Aktsomhetsvurderinger

Hva er en aktsomhetsvurdering?

Ifølge OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, som ble oppdatert 25. mai 2011, skal aktsomhetsvurderinger forstås som en prosess der selskap kan kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet.

Aktsomhetsvurderinger bør være en integrert del av selskapets beslutningsprosesser og system for risikostyring. De bør innarbeides i selskapets alminnelige systemer for risikostyring, forutsatt at de ikke avgrenses til å kartlegge og håndtere selskapets egen interne risiko.

Innhold og omfang av aktsomhetsvurderinger bør tilpasses:

• størrelsen på foretaket/prosjektet
• det generelle risikonivået
• andre spesielle forhold knyttet til hvert enkelt prosjekt

Aktsomhetsvurderinger bør ta høyde for at risikoen knyttet til et prosjekt kan variere over tid.

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

FNs rammeverk ”Protect, Respect and Remedy” og tilhørende retningslinjer (”Guiding Principles”) gir konkret veiledning for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger med hensyn til menneskerettigheter. Retningslinjene, som i utgangspunktet gjelder på menneskerettighetsområdet, ble vedtatt av FNs menneskerettighetsråd i juni 2011.

OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper slår imidlertid fast at aktsomhetsvurderinger bør gjennomføres på alle områder knyttet til en selskaps samfunnsansvar, herunder bl.a. miljø, arbeidstakerrelasjoner og arbeid mot korrupsjon. Punktene 1-4 under gjelder derfor også for aktsomhetsvurderinger på disse områdene.

OECD Kontaktpunkt for ansvarlig næringsliv har utarbeidet en konkret veileder for risikobaserte aktsomhetsvurderinger på norsk, som gir selskaper en helhetlig tilnærming til aktsomhetsvurdering som metode, inkludert forklaringer, tips og illustrerte eksempler på hvordan aktsomhetsvurderinger kan gjennomføres i praksis.

De viktigste punktene i retningslinjene knyttet til aktsomhetsvurderinger på menneskerettighetsområdet er som følger:

1) Vurdere eksisterende og potensielle konsekvenser
Når selskaper skal vurdere risikoen på menneskerettighetsområdet, bør de kartlegge og vurdere alle eksisterende eller potensielle negative konsekvenser for menneskerettighetene som de kan være innblandet i. Dette kan enten være gjennom egen virksomhet eller som følge av forretningsforbindelser.

I denne prosessen bør selskapene benytte seg av interne og/eller uavhengige eksterne menneskerettighetseksperter.

Selskapene bør innlede meningsfylte konsultasjoner med grupper som kan bli berørt, samt andre aktuelle parter, alt etter virksomhetens størrelse, art og kontekst.

2) Innarbeide resultatene i selskapets virksomhet
Når selskaper skal forebygge og begrense negative konsekvenser på menneskerettighetsområdet, bør selskapene innarbeide resultatene av konsekvensanalysene i relevante interne funksjoner og prosesser - og iverksette nødvendige tiltak.

Effektiv innarbeiding forutsetter at ansvaret for å håndtere slike konsekvenser legges på riktig nivå i selskapet, og at interne beslutnings-, bevilgnings- og tilsynsprosesser åpner for effektiv håndtering av slike konsekvenser. Nødvendige tiltak vil variere avhengig av om selskapet er årsak, eller medvirker, til en negativ konsekvens, eller om den er innblandet gjennom en forretningsforbindelse.

Nødvendige tiltak vil også variere avhengig av hvilken påvirkningskraft selskapet har på håndtering av negative konsekvenser.

3) Overvåke selskapets prestasjoner
Selskaper må følge med på om deres egne tiltak er effektive for å kontrollere at negative konsekvenser på menneskerettighetsområdet faktisk blir utbedret. Denne overvåkingen bør bygge på egnede kvalitative og kvantitative indikatorer, og den bør dra nytte av tilbakemeldinger fra både interne og eksterne kilder, herunder berørte parter.

4) Rapportere om hvordan konsekvensene håndteres
Når selskaper skal gjøre rede for hvordan de håndterer konsekvensene av egen virksomhet på menneskerettighetsområdet, må de være forberedt på å rapportere dette eksternt, særlig når problemstillinger tas opp av eller på vegne av berørte parter. Rapporteringen bør ha en form og en hyppighet som gjenspeiler konsekvensene av selskapets virksomhet på menneskerettighetsområdet, og som passer for målgruppen.

Rapporteringen bør gi tilstrekkelige opplysninger til at det kan fastslås om selskapet har reagert tilfredsstillende, og at dette ikke medfører risiko for berørte parter og medarbeidere. Det bør tas hensyn til legitime krav til forretningsmessig fortrolighet.

Aktsomhetsvurderinger i leverandørkjeder

For ikke å forårsake eller medvirke til negative konsekvenser av egen virksomhet, bør selskaper gjennomgå sine leverandørkjeder. Forbindelser i leverandørkjeden kan anta ulike former som franchiser, lisensiering eller bruk av underleverandører.

I OECDs retningslinjer oppfordres selskaper, som har et stort antall underleverandører til å kartlegge områdene med høyest risiko for negative konsekvenser. Aktsomhetsvurderinger bør gjennomføres i forhold til de mest utsatte leverandørene.

Hvis selskapet fastslår at det er fare for at den kan medvirke til negative konsekvenser i leverandørkjeden, bør det treffe nødvendige tiltak for å stanse eller forebygge en slik medvirkning. Den bør bruke sin påvirkningskraft til i størst mulig grad å begrense skadevirkninger forårsaket av en leverandør.

Egnede reaksjonsformer overfor en leverandør kan være å:

• videreføre samarbeidet for mest effektivt å kunne påvirke leverandøren,
• avbryte forholdet midlertidig mens igangsatte risikoreduserende tiltak videreføres, eller
• i siste instans trekke seg ut av samarbeidet.I de tilfeller der leverandører har mange kunder og kan være gjenstand for motstridende krav fra ulike innkjøpere, oppmuntres selskapene til å delta i bransjeomfattende samarbeidstiltak. På denne måten kan selskapene samkjøre sine retningslinjer overfor leverandørkjeden, samtidig som det tas tilbørlig hensyn til konkurransebegrensende faktorer.
• Selskaper oppfordres til å delta i bransjespesifikke initiativ og sosial dialog om ansvarlig styring av leverandørkjeden.
• Selskapet bør ta i betraktning hvilke negative sosiale og økonomiske konsekvenser det kan få dersom den velger å trekke seg ut. Selskaper kan, sammen med andre involverte parter, innlede et samarbeid med leverandører og andre enheter i leverandørkjeden for å oppnå bedre resultater. Det kan være rettet mot opplæring av personell og andre former for kapasitetsbygging, og å støtte opp om gjennomføring av prinsippene om ansvarlig forretningsførsel.

Bransjespesifikke veiledere

Det finnes eksempler på bransjespesifikke veiledere for aktsomhetsvurderinger. En av disse er OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas.

Veilederen er resultat av et samarbeid mellom regjeringer, internasjonale organisasjoner, næringsliv og sivilsamfunn for å fremme ansvarlighet og innsyn i leverandørkjeder for mineraler fra konfliktrammede og risikoutsatte områder.

Den består av et rammeverk for detaljerte aktsomhetsvurderinger og er et grunnlag for ansvarlig styring av leverandørkjeder for mineraler. Målet er å bidra til en bærekraftig utvikling - og å bistå selskaper med å foreta ansvarlige valg av forsyningskilder i konfliktrammede og risikoutsatte områder. Det legges til rette for en konstruktiv dialog med leverandører.

Rammeverket kan brukes som en felles referanse for leverandører og andre berørte parter i mineralleverandørkjeden.

OECDs sektorveiledere

OECD har utarbeidet sektorveiledere som gir konkrete og praktiske råd tilpasset ulike bransjer. Veilederne belyser konkrete problemstillinger for ansvarlig næringsliv i de ulike bransjene. De fokuserer særlig på hvordan selskaper kan bruke sin påvirkning for å sørge for ansvarlige leverandørkjeder.

Krav til aktsomhetsvurderinger i nasjonal lovgivning: Dodd-Frank-loven i USA

Etter at den amerikanske Dodd-Frank-loven ble vedtatt i juli 2010, har den fått stor oppmerksomhet, først og fremst på grunn av den omfattende nye reguleringen av finanssektoren.

Loven stiller også krav til gjennomføring av aktsomhetsvurderinger.

I del 1502 av loven er det en bestemmelse som skal håndtere problemet med konfliktmineraler fra Den demokratiske republikk Kongo (DR Kongo). Loven krever at den amerikanske utenriksministeren utvikler en strategi for å håndtere problemet. I tillegg skal selskap som er underlagt den amerikanske børskommisjonen (Securities and Exchange Commission, SEC), årlig rapportere om de bruker mineraler fra DR Kongo eller de ni nærmeste nabolandene. Alle selskap må rapportere om aktsomhetsvurderingene de har gjennomført for å kontrollere leverandørkjeden med sikte på å unngå belastede metaller.

Loven gjelder i utgangspunktet bare selskaper som omsettes på de store amerikanske børsene, men bransjeorganisasjonene forventer at kravene raskt vil spres til hele leverandørkjeden siden elektronikkbransjen er internasjonal av natur.

Krav om aktsomhetsvurderinger kan bli tatt inn i flere lands lover og forskrifter. Det vil da være en fordel om flest mulig bruker FNs rammeverk ”Protect, Respect and Remedy” og OECDs retningslinjer som referanser. Dette vil gjøre det enklere for næringslivet å håndtere kravene, og det vil bidra til like konkurransevilkår i forskjellige land og regioner.

Nyttige lenker

• OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
• Guiding Principles on Human Rights: Implementing the United Nations "Protect, Respect and Remedy" Framework