Rutiner for oppfølging av sykmeldte

Bakgrunn

Det fremgår av St meld nr 35 (1994 - 95), Velferdsmeldingen, at Regjeringen vil arbeide for å få sykefraværet ytterligere ned. Det legges opp til at det fraværsforebyggende arbeidet målrettes mer mot tiltak som vil gi varig effekt i form av arbeidsmiljøutvikling, tiltak rettet mot risikogrupper og tidlig oppfølging og tiltak rettet mot langtidssykmeldte.

Etter flere års nedgang har sykefraværet hatt en sterk økning etter 1994. 1 andre halvår 1994 begynte sykeftaværet å stige og økningene har vært spesielt store i 1996 og 1997. Økningen i langtidsfraværet (utover 8 uker) har siden 1995 vært sterkere enn økningen i fraværet under ett.

Målet med rutinen:

Målet med rutiner for oppfølging av sykemeldte er å hindre at sykefraværet blir av lengre varighet enn det sykdommen/skaden tilsier, samt gjøre det lettere for sykmeldte å vende tilbake til arbeidsplassen etter langvarig fravær.

Rutinene gir veiledning om hva det er viktig å være oppmerksom på ved oppfølging av sykemeldte. Det skal også lages lokale tilpasninger til rutinene, se punktet om dette nedenfor.

Ansvar for oppfølging av den sykmeldte

Etter arbeidsmiljølovens § 13 nr 2 har arbeidsgiver hovedansvaret for attføring av egne tilsatte. Myndighetene har imidlertid ikke ønsket å utdype denne generelle plikten, og det finnes ikke forskrifter til § 13 nr 2. 1 stedet har man innført en ny regel i folketrygdloven 25-2 annet ledd som må anses som en presisering av arbeidsmiljølovens bestemmelse. Arbeidsgivere ansvarliggjøres ved at de etter denne bestemmelsen har en plikt til å gi trygdekontoret redegjørelse i konkrete sykepengesaker der trygdekontoret ber om det. Her skal arbeidsgiver gjøre rede for mulighetene for tilrettelegging på arbeidsplassen slik at den sykmeldte kan komme raskere tilbake i arbeid. Det er viktig at ledere med personalansvar gis opplæring og tid til å mestre dette. Bruk verne- og helsepersonalet (VHP) som rådgivere og ikke som problemløsere.

Lokal tilpasning

Det forutsettes at det lokalt i kriminalomsorgen utarbeides lokale tilpasninger til disse generelle rutinene. Oppfølging av den sykmeldte forutsetter et tett samarbeid mellom den attføringsansvarlige og den personalansvarlige. Med attføringsansvarlig forstår vi den personen som har ansvaret for oppfølging av attføringssakene i virksomheter med attføringsutvalg. Personalansvarlig er den sykmeldtes nærmeste leder med personalansvar.

For å unngå pulverisering av ansvaret bør det avtales på forhånd hvem som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte.

Oppfølging av sykmeldte

Oppfølging av sykmeldte er virksomhetens planmessige arbeid med å få den sykmeldte raskest mulig tilbake i arbeid. Med arbeid menes fortrinnsvis tidligere arbeid eller

arbeidsplass - Arbeidet må tilpasses slik at den tar hensyn til de begrensninger den sykmeldte har på grunn av sykdom og de utfordringer vedkommende kan mestre.

Viktige metodiske prinsipper for oppfølging av sykmeldte

• Den sykmeldte må trekkes aktivt med i hele prosessen
• Tidlig oppstart - unngå passivitet

Jevnlig oppfølging

• Oppfølging er en tverrfaglig prosess - viktig med gode samarbeidsrutiner i forhold til interne og eksterne samarbeidspartnere
• Den sykmeldte bør ha en fast kontaktperson
• Hvis aktuelt - opprette gjensidig forpliktende attføringsplan. Attføringen bør foregå under mest mulig realistiske forhold.

Et av de viktigste virkemidlene i oppfølgingsarbeidet er kontakten med den sykmeldte. Hensikten med kontakten er ved siden av å vise oppmerksomhet og opprettholde kontakten, å få opplysninger om den sykmeldtes tilstand. Det er viktig at den primære kontakten foregår mellom den sykmeldte og den personalansvarlige og ikke den

attføringsansvarlige. Grunnen til dette er at det er den personalansvarlige som har ansvaret for den daglige oppfølgingen av vedkommende.

Oppsummering av kontakten:

Hva er avtalt videre ? Hvem gjør hva ? Når ? Avtalt ny samtale ?

Fravær første dag

Den sykmeldte plikter å gi beskjed til den personalansvarlige om fravær første dag. Det kan allerede på dette tidspunkt i noen tilfeller være naturlig å avtale når neste kontakt skal finne sted, f eks hvor det er klart av sykefraværet vil bli langvarig.

Arbeidsgiveren kan kreve skriftlig egenmelding første arbeidsdag etter sykefraværet. Sykefravær utover tre kalenderdager skal legitimeres ved legeerklæring. Fravær fra en arbeidsøkt som strekker seg over et døgnskille, skal regnes som en egenmeldingsdag. Ved lengre sykefravær skal legeerklæring fornyes hver 14. dag, med mindre legen finner det unødvendig på grunn av sykdommens art eller når arbeidstakeren er innlagt på sykehus.

14 dager

Når det er klart at den tilsatte vil bli sykmeldt i lengre tid, skal den personalansvarlige innen 14 dager ta kontakt med den sykmeldte, fortrinnsvis på telefon. Denne samtalen skal ta sikte på å avklare om det bør treffes tiltak for at den sykmeldte kan komme tilbake på arbeidsplassen så fort som mulig. Det er viktig at det vises stor respekt for den sykmeldte og for den vanskelige situasjonen som den sykmeldte befinner seg i.

Arbeidsgiver har ansvar for å informere om ordningen med "Aktiv sykmelding", og hvis ordningen brukes, tilrettelegge arbeidsoppgaver slik at aktivisering og arbeidstrening kan bli gjennomført. Aktiv sykemelding innebærer at en sykmeldt arbeidstaker for en periode på inntil 12 uker kan få sykepenger også under aktivisering og arbeidstrening i egen bedrift. Det er en forutsetning at arbeidet blir konkret tilrettelagt og tilpasset den sykmeldtes medisinske tilstand og muligheter på arbeidsplassen. Den sykmeldte bestemmer selv om han/hun ønsker aktiv sykmelding. Dersom den sykmeldte ønsker å være på arbeidsplassen i arbeidstiden i sykelønnsperioden, skal daglig leder legge forholdene til rette for dette. Hvis det ikke finnes jobbtilbud, skal saken legges frem for attføringsansvarlig.

6 uker

Ved sykefravær utover seks uker, skal arbeidsgiver vurdere å sende sykmeldte et brev. I brevet bør sykmeldte oppfordres til å ta kontakt med bedriftshelsetjenesten for en samtale. Arbeidsgiver skal sende nødvendig melding til bedriftshelsetjenesten. Det kan også være naturlig med en telefonsamtale med den sykmeldte på dette tidspunkt.

Dersom et sykefravær kan antas å være arbeidsmiljøbetinget, skal arbeidsgiver vurdere tiltak, eventuelt i samarbeid med bedriftshelsetjenesten.

8 uker

Når en arbeidstaker har vært sykemeldt utover 8 uker, skal legen uoppfordret sende sykemelding 11 (RTV-blankett 3.12) til trygdekontoret. Arbeidsgiver skal på dette tidspunktet også underrette trygdekontoret (RTV-blankett 3.14 A). Når arbeidstakeren gjenopptar arbeidet, må arbeidsgiveren straks underrette trygdekontoret (RTV-blankett 3.14 13). Sykemelding 11 har ikke innvirkning på reglene i hovedtariffavtalen om lønn under sykdom i staten. Lønnen skal imidlertid stoppes dersom arbeidsgiverens eksemplar av RTV-blankett 3.01 (dvs. arbeidsgivers eksemplar av sykmeldingsattest 1) uteblir. Før lønn under sykdom stoppes, skal arbeidsgiveren kontakte arbeidstakeren og underrette om følgene av at sykemeldingen uteblir.

12-ukers vedtak

Dersom det skal utbetales sykepenger utover 12 uker skal trygdekontoret fatte skriftlig vedtak om dette. Vedtaket inneholder to hovedelementer:

• godkjenning av at de generelle vilkårene for sykepenger er oppfylt
• plan for videre aktivitet, enten i form av medisinsk behandling, aktivisering eller yrkesrettede tiltak

Arbeidsgiver har ansvar for å følge opp trygdekontorets vedtak, eventuelt ved å stoppe sykelønnen dersom trygdekontoret finner at de generelle vilkår for sykepenger ikke er oppfylt.

7 måneder

Arbeidsgiver som har tilsatte på sykepermisjon med lønn, bør ta spørsmålet om overgang til uførepensjon fra Statens Pensjonskasse opp med vedkommende 4 til 5 måneder før siste dag for utbetaling av sykelønn. Dette er viktig for å unngå at tjenestemannen får et opphold i utbetalingene ved utløpet av sykelønnsperioden på grunn av den tid det tar før pensjonssøknaden er ferdig behandlet. Arbeidsgiver skal levere søknadsskjema om uførepensjon til den sykmeldte, og samtidig sende PT-6 skjema til Statens Pensjonskasse. Arbeidsgiverdelen på registreringsskjemaet skal fylles ut av arbeidsgiver før det overleveres til arbeidstakeren. Søkeren plikter å fylle ut søknadsskjemaet og levere hele skjemaet til sin lege. Legen fyller ut legeerklæringen og sender så skjemaet samlet til Statens Pensjonskasse. I tillegg skal søkeren fylle ut et registreringsskjema og returnere dette til pensjonskassen.

Arbeidsgiver bes orientere den sykmeldte muntlig om dette, gjerne i et møte, før det eventuelt sendes ut brev.

Informasjon til den sykmeldte

Det er viktig for den sykmeldte at det gis anledning til å holde seg oppdatert om hva søm skjer på arbeidsplassen.

Relevant informasjon som bør sendes arbeidstaker er f eks info om eventuell omorganisering på arbeidsplassen, stillinger som blir ledige, nyopprettede stillinger, internblad, samt sosiale tiltak som arrangementer i arbeidsgivers regi.

Tjenestemannsorganisasjonene har også et ansvar for å holde den sykmeldte orientert om hva som skjer på arbeidsplassen under fraværet, og bør for eksempel invitere den sykmeldte til medlemsmøter.

Oppfølging av friskmeldt arbeidstaker

Den personalansvarlige bør raskt ta kontakt med friskmeldt arbeidstaker som er tilbake i arbeid etter lengre sykefravær, og følge vedkommende opp en periode etter friskmeldingen.