Fastsatt av Kommunal- og arbeidsdepartementet den xx.yy.zz i medhold av lov om forsøk i offentlig forvaltning.

DEL I Budsjett og regnskapsføring/økonomirapportering.

"Forskrifter om kommunale og fylkeskommunale budsjetter", fastsatt 27.10.93 av Kommunal- og regionaldepartementet med hjemmel i § 46, nr. 4 og § 59. nr. 9, oppheves for fylkeskassens budsjett og regnskap.

Kap. I

Felles bestemmelser for budsjett og regnskap

§ 1

Forskriftene omfatter

Forskriftene, herunder bilagene 1 - x, gjelder for fylkeskassens budsjetter og regnskaper.

§ 2

Fellesbetegnelser og definisjoner

Fylkeskommunens budsjett og bevilgningsregnskap
I disse forskriftene gjelder følgende fellesbetegnelser og definisjoner:

Administrasjonssjef
Administrasjonssjef omfatter fylkeskommunens øverste administrative leder (rådmann).

Fagsjef for regnskap
Med fagsjef for regnskap menes lovhjemlet stilling med ansvar for regnskapsvesen.

Fylkesrevisor
Fylkesrevisor omfatter også distriktsrevisor.

Særbedrift
Særbedrift omfatter fylkeskommunale bedrifter med eget særregnskap, herunder eget balanseregnskap, men som er en del av fylkeskommunen som juridisk person. Betegnelsen omfatter ikke fylkeskommunale bedrifter som etter aksjeloven eller regnskapsloven er pålagt å føre regnskapene i samsvar med disse lovene.

Budsjett
Budsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens anskaffelse og anvendelse av midler. Budsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en kapitaldel. Budsjettet skal være bygget opp på en slik måte at det gir fylkestinget eller de organer som fylkestinget bemyndiger, anledning til å prioritere hvordan midlene ønskes anvendt i budsjettåret. Obligatoriske krav til innhold og spesifikasjon i budsjettet (bevilgningsregnskapet) er gitt i bilag 1.1.

Bevilgningsregnskap
Bevilgningsregnskapet omfatter driftsregnskapet og kapitalregnskapet. Bevilgningsregnskapet er således regnskapets motstykke til budsjettet i henhold til disse forskrifter. Obligatoriske krav til innhold og spesifikasjon i bevilgningsregnskapet er gitt i bilag 1.1.

Årsregnskap
Årsregnskap omfatter bevilgningsregnskapet og balanseregnskapet. Balanseregnskapet skal være bygget opp i tråd med spesifikasjonene i bilag 1.4.

Budsjettansvarsområde

Fylkeskommunens budsjett og bevilgningsregnskap skal være bygget opp på en slik måte at det gir fylkestinget anledning til å drøfte, og å følge opp prioriteringene som skal være grunnlag for den fylkeskommunale virksomheten i budsjettåret.

Budsjettansvarsområde
Budsjettansvarsområde er fellesbetegnelse for de ramme-, program- eller tjenesteområdene som fylkeskommunen legger til grunn for oppbygging av budsjett, og kontering av transaksjoner i bevilgningsregnskapet.

Utgifter
Utgifter er anskaffelse av produksjonsfaktorer som medfører betalingsforpliktelser. Utgifter refererer til såvel driftsutgifter, herunder renteutgifter, som investeringsutgifter.

Inntekter
Inntekter er godtgjørelse for varer og tjenester og overføringsinntekter. Inntekter refererer til såvel driftsinntektene, herunder renteinntekter, som inntekter knyttet til investeringsvirksomheten, og salgsinntekter fra fast eiendom m.v.

Eksterne finansieringstransaksjoner
Eksterne finansieringstransaksjoner er utbetalinger i form av utlån fra fylkeskommunen, kjøp av aksjer og andeler samt avdrag på lån. Det er også innbetalinger i form av mottatte avdrag på tidligere utlån, salg av aksjer og andeler, og inntektsføring bruk av lån.

Interne finansieringstransaksjoner
Interne finansieringstransaksjoner er omdisponeringer innenfor den bokførte egenkapitalen i form av avsetninger til og bruk av:

• Disposisjonsfond og ubundne kapitalfond
• Bundne drifts- og kapitalfond
• Likviditetsreserven
• Ikke disponerte avsetninger (regnskapsmessige overskudd), uinndekket bruk av driftsmidler (regnskapsmessig underskudd), inndekning av tidligere års uinndekket bruk av driftsmidler og disponering av tidligere års ikke-disponerte avsetninger.

De interne finansieringstransaksjonene inngår ikke i begrepene utgift/inntekt eller utbetaling/innbetaling, jf. likevel avsetninger til låneavdragsfond.

Avskrivninger
I fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter mv, jf § 2 nr 2, skal fylkeskommunens funksjoner jf. den fastsatte funksjonskontoplan belastes med avskrivninger for å uttrykke forbruk av varige driftsmidler i fylkeskommunens virksomhet. Avskrivninger er ikke obligatorisk i budsjett og bevilgningsregnskapet.

I Fylkeskommunens bevilgningsregnskap kan samlet belastede avskrivninger inntektsføres på eget rammeområde for avskrivninger ( i regnskapsrapporten til statlige myndigheter mv, på en egen funksjon)

Avskrivninger er ikke obligatoriske i budsjett og bevilgningsregnskap.

Ordinære avskrivninger er forbruk av varige driftsmidler vurdert i kroner (utstyr, maskiner, transportmidler, faste eiendommer og anlegg, kapitlene 2.24 - 2.29). Beløpet er en kalkyle av reduksjonen av driftsmidlets verdi i en periode på grunn av alder og slitasje m.v.

Netto gjeldsavdrag
Netto gjeldsavdrag er lik differansen i driftsregnskapet mellom avdrag på lån samt låneavdragsavsetninger, og mottatte avdrag på tidligere formidlings-utlån samt bruk av låneavdragsavsetninger.

Brutto driftsresultat
Brutto driftsresultat er lik differansen mellom driftsutgifter og driftsinntekter eksklusive renter, men inklusive utlån og mottatte avdrag på utlån vedrørende utlån fra næringsfond, eksklusive interne finansieringstransaksjoner.

Netto driftsresultat
Netto driftsresultat er lik brutto driftsresultat fratrukket summen av netto renteutgifter og netto gjeldsavdrag/avsetninger.

Resultat etter bruk av overskuddsavsetninger.
Resultat etter bruk av overskuddsavsetninger er lik netto driftsresultat tillagt lovlig bruk av avsetninger(disposisjonsfond, bundne driftsfond og likviditetsreserve drift, men fratrukket pliktige avsetninger(bundne driftsfond, inndekning av tidligere års uinndekket negativt netto driftsresultat).

Arbeidskapital
Arbeidskapitalen er i balansen lik omløpsmidler minus kortsiktig gjeld.

Fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter ( Eksterne rapportering)

Funksjon
Funksjoner uttrykker hvilke ressurser i form av grupper av aktiviteter/tjenester fylkeskommunene bruker for å ivareta bestemte behov hos innbyggerne. Den obligatoriske funksjonsinndelingen av regnskapsrapporten, samt opplisting av hvilke fylkeskommunale tjenester som tilordnes de ulike funksjonene, er gitt i bilag 2

Utgifter
Utgifter er anskaffelse av produksjonsfaktorer som medfører betalingsforpliktelser. Utgifter refererer til såvel driftsutgifter, herunder renteutgifter (art 500-509), som investeringsutgifter. Den obligatoriske inndelingen av utgifter i utgiftsarter er spesifisert i bilag 3.1

Inntektsarter
Inntekter er godtgjørelse for varer og tjenester og overføringsinntekter. Inntekter refererer til såvel driftsinntektene, herunder renteinntekter (art 900-909), som inntekter knyttet til investeringsvirksomheten og salgsinntekter fra fast eiendom m.v. Den obligatoriske inndelingen av inntekter i inntektsarter er spesifisert i bilag 3.1.

Eksterne finansieringstransaksjoner
Eksterne finansieringstransaksjoner er utbetalinger i form av utlån fra fylkeskommunen. Det er kjøp av aksjer og andeler, avdrag på lån, innbetalinger i form av mottatte avdrag på tidligere utlån, salg av aksjer og andeler, samt inntektsføring bruk av lån. De eksterne finansieringstransaksjonene omfatter artsgruppene 500 og 900 og er nærmere spesifisert i bilag 3.

Interne finansieringstransaksjoner
Interne finansieringstransaksjoner er omdisponeringer innenfor den bokførte egenkapitalen i form av avsetninger til og bruk av:

• Disposisjonsfond og ubundne kapitalfond
• Bundne drifts- og kapitalfond
• Likviditetsreserven
• Ikke disponerte avsetninger (regnskapsmessige overskudd), uinndekket bruk av driftsmidler (regnskapsmessig underskudd), inndekning av tidligere års uinndekket bruk av driftsmidler og disponering av tidligere års ikke-disponerte avsetninger.

De interne finansieringstransaksjonene (serien 530-599 og 930-990) inngår ikke i begrepene utgift/inntekt eller utbetaling/innbetaling, jf. likevel avsetninger til låneavdragsfond. Det vises til bilag 3.

Avskrivninger i regnskapsrapporten
Se pkt. 1

Netto gjeldsavdrag
Netto gjeldsavdrag er lik differansen i driftsregnskapet mellom avdrag på lån samt låneavdragsavsetninger (artene 510 og 550) og mottatte avdrag på tidligere formidlingsutlån samt bruk av låneavdragsavsetninger (artene 920 og 950).

Brutto driftsresultat
Se pkt. 1

Netto driftsresultat
Se pkt. 1

Resultat etter bruk av overskuddsavsetninger.
Se pkt. 1.

Arbeidskapital
Se pkt. 1

§ 3

Innhold og framstilling av budsjett- og regnskapsdelene og hovedoversiktene

1. Kontoklasse 1 - Driftsbudsjett /-regnskap

1.1 Driftsbudsjettet/-regnskapet skal vise:

a) driftsutgifter og driftsinntekter fylkeskommunen forventer å få/har gjennom året knyttet til de budsjettansvarsområdene som fylkes- kommunens budsjett og regnskap bygger på, herunder renter.

b) mottatte avdrag på tidligere videreutlånte midler (formidlingslån), jf. § 3 nr. 2.1 pkt. h

c) avdrag på lån herunder også avsetning til senere års gjeldsavdrag jf. forskrift om avdragstid på lån § 2, , jf. dog § 3 nr. 2.1 annet ledd om nedbetaling og innfrielse av lån.

d) utlån som har sitt grunnlag i sosiallovgivningen og utlån av næringsfond, og tilhørende tilbakebetalinger av avdrag på disse. Tilsvarende gjelder for tap på garantier som er gitt med grunnlag i sosiallovgivningen.

e) bruk av tidligere års ikke-disponerte avsetninger (regnskapsmessige overskudd ).

f) hvordan et positivt netto driftsresultat er forutsatt anvendt/er anvendt.

g) bruk av tidligere avsetninger til disposisjonsfond og bundne driftsfond som kan nyttes til finansiering av driftsbudsjettets (-regnskapets) utgiftsside herunder bruk av låneavdragsfond,

h) tap på driftsgarantier,

i) årets ikke-disponerte avsetninger (regnskapsmessige overskudd) eller årets uinndekkede bruk av driftsmidler (regnskapsmessige underskudd),

j) avskrivninger av varige driftsmidler ført på budsjettansvarsområde/ funksjon samt inntektsføring av samtlige avskrivninger på en beregningskonto. belastes de enkelte budsjettansvarsområder/funksjoner,

Inndeling av budsjett og regnskap(drift)
Driftsbudsjett og driftsregnskap skal være inndelt i budsjettansvarsområder

( jf. også § 4 nr 1.). Budsjettansvarsområdene må skille mellom områder som viser inntekter og utgifter for fylkeskommunens virksomheter, områder som viser inntekter knyttet til hhv. skatter, rammetilskudd, finansinntekter, finansutgifter og de ulike interne og eksterne finansieringstransaksjoner. Obligatoriske minimumskrav til innholdet i driftsbudsjettet er gitt i bilag 1.

Budsjettbalanse
Fylkestinget skal vedta driftsbudsjettet for kommende år i balanse. All bruk av driftsmidler skal inndekkes, og alle inntekter på driften skal anvendes. I særskilte tilfeller kan departementet samtykke i at det føres opp utgifter uten at formell inndekning foretas, jf. kommunelovens § 47 nr. 2. Se for øvrig denne forskrifts § 9 nr. 2.

Beløpskolonner
Driftsbudsjettet som framlegges for fylkestinget skal som minimum vise beløp for budsjettårets bevilgninger.

Driftsregnskapet skal vise beløp for vedkommende års regnskap og for budsjettet for samme år.

1.2 Netto driftsresultat kan benyttes til:

a) å finansiere utgifter og utbetalinger i kapitalbudsjettet/ -regnskapet, dvs. beløpene utenom de interne finansieringstransaksjonene

b) å foreta avsetninger til disposisjonsfond og bundne driftsfond, styrking av likviditetsreserven samt inndekke tidligere års bruk av driftsmidler som står ikke-inndekket (tidligere års regnskapsmessige underskudd).

c) i regnskapet å fremkomme som ikke-disponert avsetning (årets regnskapsmessige overskudd ).

Avsetninger finansiert av netto driftsresultat skal avsettes i driftsbudsjettet/ -regnskapet. Dette gjelder også den del som er budsjettert som overføring til kapitalregnskapet, men som ved årets utløp står udisponert.

2. Kontoklasse 0 - Kapitalbudsjett/ -regnskap

2.1 Kapitalbudsjettet/ -regnskapet skal vise:

a) utgifter av investeringsmessig karakter, inkl. renter på lån hvor disse er vedtatt/godkjent tillagt lånesaldoen; byggelån,

b) omkostninger knyttet til opptak av nye lån.(ikke overkurs mv.),

c) tap på andre garantier enn angitt i 1.1. h. kan vises, men kan også vises i kontoklasse 1,

d) avsetninger til ubundne kapitalfond som er finansiert ved inntekter fra salg av anleggsmidler eller avsetning av øremerkede investeringsmidler til bundne kapitalfond,

e) kjøp og salg av aksjer og andeler,

f) inntekter i tilknytning til investeringer (overføringer, tilskudd, samt fra salg av driftsmidler og eiendom),

g) mottatte avdrag på utlån (av egne midler, ekskl. lån fra næringsfond), jf. § 3, nr. 1.1 pkt. b,

h) bruk av lån,

i) nedbetaling av lån ut over vedtatt og godkjent avdragsplan samt ekstraordinær nedbetaling av utlån (av formidlingslån fra Husbanken), driftsbudsjettets/ -regnskapets bidrag til finansiering av kapitalbudsjettets/ -regnskapets utgifter og utbetalinger,

j) bruk av tidligere avsetninger til finansiering av kapitalbudsjettets/ -regnskapets utgiftsside. (Bundne og ubundne kapitalfond, disposisjonsfond).

k) Utlån av egne midler

l) Driftsbudjsettets/- regnskapets bidrag til finansiering av kapitalbudsjettets/- regnskapets utgifter og utbetalinger.

Inndeling av budsjett og regnskap(kapital)
Kapitalbudsjett og kapitalregnskap skal være inndelt i budsjettansvarsområder (jf. også § 4.1). Budsjettansvarsområdene må skille mellom områder som viser (anleggs)kapitalinntekter og (anleggs)kapitalutgifter for fylkeskommunens virksomheter. De må inkludere områder som viser finansiering av investeringer og avsetninger som ikke er fordelt på virksomhetenes budsjettansvarsområder (jf. også punkt 6.1). Obligatoriske minimumskrav til innhold av kapitalbudsjettet er gitt i bilag 1.

Nedbetaling eller innfrielse av lån
Budsjetteres eller benyttes kapitalinntekter til hel eller delvis innfrielse av lån, skal utbetalingen føres i kapitalbudsjettet/ -regnskapet. Likeens skal innfrielse av gjeld utover vedtatt og godkjent avdrags/avsetningsplan føres i kapitalregnskapet.

Budsjettbalanse
Kapitalbudsjettet skal balanseres slik at den eksterne og interne finansieringen tilsvarer kapitalbudsjettets utgifter, utbetalinger og avsetninger.

Regnskapsmessig avslutning
Kapitalregnskapet skal balanseres ved bruk av likviditetsreserven slik at den eksterne og interne finansieringen tilsvarer kapitalregnskapets utgifter, utbetalinger og avsetninger.

Beløpskolonner
Kapitalbudsjettet som fremlegges for fylkestinget skal vise beløp for budsjettårets bevilgninger.

Kapitalregnskapet (bevilgningsregnskap og eksternregnskap) skal vise beløp for vedkommende års regnskap, og for budsjettet for samme år.

2.2 Finansieringspostene
Fylkeskommunen kan velge om enkelte av finansieringspostene skal budsjetteres og regnskapsføres samlet eller direkte på budsjettansvarsområdene/funksjonene for de respektive investeringstiltakene. Avsetning til, samt bruk av bundne kapitalfond, budsjetteres og regnskapsføres på det aktuelle budsjettansvarsområde.

2.3 Investeringsprosjektene
For investeringsprosjekter som forventes å belaste to eller flere budsjett, skal det utarbeides et kostnadsoverslag med tilhørende finansiell dekning. Finansieringen skal være sikret før et investeringsprosjekt settes i gang.

Investeringsprosjektene skal være gjenstand for løpende vurdering, herunder om det har oppstått uforutsette forhold, om framdriftsplanene bør justeres, om kostnadsoverslaget må revideres, og om den finansielle dekningen er tilstrekkelig.

For investeringene skal det utarbeides egne prosjektregnskap som går over prosjektets levetid uavhengig av budsjettermin. Disse bør gi opplysninger om hvor mye som er medgått hittil, hvor mye som gjenstår i forhold til (justert) kostnadsoverslag, og eventuelt hvor mye det gjenstår å bevilge i kommende budsjetter.

3. Balanseregnskap
Balanseregnskapet skal vise status for fylkeskommunens eiendeler, gjeld og bokførte egenkapital. Aktiverte verdier på varige driftsmidler bør være gjenstand for avskrivninger. Avskrivningene kan belastes de aktuelle budsjett-ansvarsområdene i driftsbudsjett og driftsregnskap, med tilsvarende motregning på et samlet finansieringsområde i budsjett/bevilgningsregnskap, jf. Bilag 1.

I tilknytning til balanseregnskapet skal det føres obligatoriske memoriaposter for ubrukte lånemidler og opparbeidet kompensasjonskrav etter lov om kompensasjon for merverdiavgift m.v., jf. bilag 4.1.

Beløpskolonner
Balanseregnskapet skal minst vise beløp for sist avlagte regnskap i tillegg til for årets regnskap.

4. Hovedoversikter og oppstillinger

4.1 Oppstilling av budsjett- og bevilgningsregnskap

Obligatoriske krav til oppstilling av budsjett og bevilgningsregnskap er gitt i bilag 1. Den nærmere oppbygging av budsjett og bevilgningsregnskap fastsettes av fylkestinget ut fra eget behov for styring og oppfølging, innenfor de rammer som er satt i lov og forskrift.

I tillegg budsjett og bevilgningsregnskap, skal det utarbeides følgende hovedoversikter og obligatoriske oppstillinger, jfr. del 1 i forsøksforskriften:

Hovedoversikter:

Hovedoversikt driftsregnskap 1.1

Hovedoversikt kapitalregnskap 1.2

Hovedoversikt balanseregnskap 1.6

Noter:

Oversikt over anskaffelse og anvendelse av midler 1.3

Avsetninger og bruk av avsetninger 1.4

Interne overføringer og fordelinger 1.5

Kommunens garantiansvar

Kapitalkonto

Likviditetsreserve

For de tre siste punktene henvises til gjeldende ordinære budsjett- og regnskapsforskrifter, del 2.1 bilag 1.5,1.6 og 1.6b.

§ 4

Hovedinndeling for budsjetter og regnskaper

1. Kontoklasser

Det fastsettes følgende inndeling i kontoklasser:

0 Fylkeskassens kapitalbudsjett og -regnskap

1 Fylkeskassens driftsbudsjett og -regnskap

2 Fylkeskassens balanseregnskap samt obligatoriske memoriaposter

De fastsatte kontoklasser er felles for fylkeskassens budsjett (og bevilgningsregnskap) og eksternregnskap.

2. Obligatoriske dimensjoner i budsjett og bevilgningsregnskap

For fylkeskassens budsjett skal kontostrengen minst bestå av kontoklasse og budsjettansvarsområde.

For fylkeskassens bevilgningsregnskap skal kontostrengen minst bestå av kontoklasse, budsjettansvarsområde og art.

Fylkestinget bestemmer selv hvordan budsjettansvarsområdene defineres, jf. § 8 nr.1.

3. Obligatoriske dimensjoner i fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter mv.
For fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter mv skal kontostrengen minst bestå av kontoklasse (jf § 4.nr 1), funksjon og art.

3.1 Funksjon
For fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter mv. skal kontostrengen bestå av kontoklasse , jf § 4 nr 1 - funksjon og art.

Inndeling i funksjon for regnskapsrapport til statlige myndigheter (SSB) framgår av bilag 2.1.

3.2 Arter
Inndeling i arter for regnskapsrapport til statlige myndigheter (SSB) framgår av bilag 3.1.

4. Balanseregnskap
Fylkeskassens balanseregnskap inndeles i henhold til bilag 4.1.

5. Rapportering til offentlige myndigheter
Den generelle rapportering av regnskapsdata til offentlige myndigheter skal foretas i henhold til den detaljeringsgrad som er fastsatt i § 3 nr 4.1 og § 4.

§ 5

Obligatorisk budsjett- og regnskapsframstilling

1. Fylkeskassens budsjett og bevilgningsregnskap
Det er det budsjettet og regnskapet som er framstilt i henhold til § 3 og § 4 nr 1 og 2, som er å betrakte som fylkeskassens obligatoriske budsjett og årsregnskap. I dette inngår de hovedoversikter og oppstillinger som er omtalt i § 3 nr. 4.1.

Formkrav
Budsjettet skal framstilles i ett samlet dokument når det foreligger som fylkesutvalgets innstilling, og når det er endelig vedtatt.

Dersom fylkesutvalget har bedt om et fullstendig budsjettforslag fra annet organ etter kommuneloven kan dette dokument, med de endringsforslag som er fastsatt i fylkesutvalget, erstatte det dokument som ellers skal foreligge som fylkesutvalgets innstilling.

Årsregnskapet skal for den enkelte bevilgning være ledsaget av bevilgningstekst. Det obligatoriske årsregnskapet skal framstilles i ett samlet dokument når det er ferdig utarbeidet fra administrasjonens side. Dokumentet må korrigeres for eventuelle endringer som fylkestinget vedtar ved behandling av regnskapssaken.

Årsregnskapet skal for den enkelte post være ledsaget av postens kontotekst.

Dokumentene skal være tilgjengelige for alle som ønsker å gjennomgå dem.

Årsregnskapet skal være undertegnet av fylkeskommunens administrasjonssjef og fagsjef for regnskap. Fylkesrevisor skal videre gi sin påtegning med henvisning til dato for revisjonsberetningen.

1. Regnskapsrapport
I tillegg til bevilgningsregnskap skal fylkeskommunen avlegge en regnskapsrapport som viser anskaffelse og anvendelse av midler spesifisert etter kontoklasser, funksjoner og utgifts- og inntektsarter. Fylkeskommunens regnskapsrapport skal gi en fullstendig oversikt over alle utgifts- og inntektsarter (bilag 3) til hver funksjon (bilag 2) og kontoklasse (§ 4 nr 1).

Fylkeskommunen har selv ansvar for at de data som framkommer i fylkeskommunens regnskapsrapport har en tilstrekkelig kvalitet i forhold til de spesifikasjonskrav til rapporten som er stilt i denne forskrift. Dersom fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter mv, er konvertert (generert) fra fylkeskommunens bevilgningsregnskap, skal metode for slik konvertering være dokumentert og attestert av fylkesrevisor.

Fylkesrevisor skal særskilt påse at eksterne inntekter/utgifter i regnskapsrapporten stemmer overens med eksterne inntekter/utgifter i bevilgningsregnskapet.

Fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter mv, skal foreligge som elektronisk skjema. Fylkesrevisor kan kreve at rapporten i tillegg skal foreligge i papirversjon.

§ 6

Diverse bestemmelser

1. Budsjett- og regnskapsperioden
Perioden for budsjettet og årsregnskapet og regnskapsrapportering til statlige myndigheter faller sammen med kalenderåret.

2. Anordningsprinsippet
Regnskapene skal føres etter anordningsprinsippet. Alle kjente utgifter/ utbetalinger og inntekter/innbetalinger i året skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapene avsluttes.

Budsjettene settes opp etter samme periodiseringsprinsipp slik at alle forventede utgifter/ utbetalinger og inntekter/ innbetalinger i året skal medtas uavhengig av om de kan påregnes å være betalt eller ikke ved budsjettårets utgang.

3. Unntak fra anordningsprinsippet m.v.

3.1 Materialbeholdning
Dersom fylkeskommunen finner det formålstjenlig, kan det etableres et system med materialbeholdning. Det er da anledning til å registrere anskaffelser direkte i balanseregnskapet, og med utgiftsføring i bevilgningsregnskapet etterhvert som forbruket skjer.

3.2 Skatteinntekter
For skatteinntekter (skatt på formue og inntekt) gjelder at det er fylkeskommunens andel fra skatteregnskapet for perioden januar til og med desember som skal inntektsføres i fylkesregnskapet. Skatt registrert og fordelt i skatteregnskapet for desember (år t), som fylkeskommunen først får kjennskap til i januar påfølgende år (år t+1), skal inntektsføres på det foregående regnskapsår (år t). Tilsvarende gjelder for siste termin av rammetilskuddet for år t som fylkeskommunen først får kjennskap til år t+1.

I budsjettet er det fylkeskommunens forventede andel fra skatteregnskapet for perioden januar til og med desember som skal føres opp til inntekt.

3.3 Spesielt om lån
For lån gjelder det at bare den delen av lånet som forventes brukt, skal budsjetteres, mens det bare skal føres den delen av lånet som faktisk er brukt, i kapitalregnskapet i løpet av året. Den delen av lånet som ikke er brukt, registreres som memoriapost.

Dersom et eksisterende lån som tidligere er tatt til inntekt i bevilgningsregnskapet, erstattes av et nytt lån, skal dette regnskapsføres direkte i balanseregnskapet uten å føres som utbetaling og innbetaling i budsjettet eller i bevilgningsregnskapet. Dette gjelder ikke når det ved konvertering må betales overkurs eller kan inntektsføres kursgevinst.

3.4 Tap på kortsiktige fordringer
For at fordringsmassen i balanseregnskapet skal være mest mulig reell, skal denne gjennomgås årlig. Fordringer kan avskrives i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringen er erholdelig. Det må utarbeides retningslinjer for når fordringer skal kunne avskrives i balanseregnskapet. Endringer i massen av kortsiktige fordringer påvirker arbeidskapitalen. Det må derfor i budsjettet føres opp en anslagsbevilgning for kortsiktige fordringer som gjennom året forventes avskrevet.

3.5 Kompensasjon for betalt merverdiavgift.
Kompensasjonskrav fylkeskassen opparbeider i henhold til lov/forskrift om kompensasjon for fylkeskommuner for betalt merverdiavgift på visse varer og tjenester fra registrerte næringsdrivende, kan kun memoriaposteres det året anskaffelsen finner sted. Inntektsføring av kompensasjonsbeløpet skjer når beløpet mottas.

3.6 Anslag for utgifter og inntekter m.v.
I den grad enkelte utgifter eller inntekter ikke kan fastsettes eksakt ved tidspunktet for regnskapsavleggelsen, bokføres et anslått beløp i regnskapet for vedkommende år. Justering i henhold til eksakt beløp foretas i det påfølgende regnskapsår.

3.7 Anordningsprinsippet og frister for regnskapsavleggelse
Hensynet til anordningsprinsippet skal ikke medføre at avleggelsen av årsregnskapet blir forskjøvet utover de frister som er bestemt, jf. § 13.

4. Tilgang og bruk av midler
I bevilgningsregnskapet skal det framgå all tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører fylkeskassen, jf. dog unntakene i denne paragrafs nr. 3. I budsjettet skal det tilsvarende framgå forventet tilgang og bruk av midler. Regnskapsføring av slike poster bare i balanseregnskapet skal ikke forekomme.

5. Bruttoføring
Alle utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger skal budsjetteres og regnskapsføres brutto. Dette gjelder også for de interne finansieringstransaksjonene. Det skal således ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftspostene, og heller ikke skal inntektspostene framstå med fradrag for eventuelle tilhørende utgiftsposter.

Kap. II

Særskilte bestemmelser for budsjettet

§ 7

Krav til budsjettet

1. Reelt, fullstendig og oversiktlig
Budsjettet som fylkestinget fastsetter, eller som fastsettes med grunnlag i delegert myndighet fra fylkestinget, skal være reelt og fullstendig, og oppsatt på en slik måte at ressursbruken til de ulike budsjettansvarsområder vises på en oversiktlig måte. De enkelte bevilgninger skal ledsages av bevilgningstekst.

2. Budsjettet skal balanseres
Budsjettets bevilgninger skal balansere med inntekter, innbetalingsposter og bruk av tidligere avsatte midler. Det er ikke anledning til å budsjettere med bruk av driftsmidler som ikke er inndekket av løpende inntekter i året, eller bruk av tidligere års avsetninger som lovlig kan nyttes til finansiering av løpende utgifter, jf. dog § 9 nr. 2.

3. Dekning av bruk av midler som står uinndekket fra tidligere år (underskudd)
Dersom det ved regnskapsavleggelsen viser seg at det er regnskapsført utgifter som mangler inndekning, jf. nr. 2, kan slik inndekning skje i det budsjettår hvor regnskapssaken behandles, og skal senest være inndekket i det derpå følgende budsjett, jf. likevel kommunelovens § 49 nr. 2 . Etter denne bestemmelse kan fylkestinget særskilt vedta at inndekning skal skje over ytterligere to års budsjetter.

4. Vurdere og sikre likviditeten
Det påligger fylkestinget et særlig ansvar å sikre at fylkeskommunen har så god likviditet at de løpende forpliktelser kan dekkes uten bruk av likviditetslån.

Under behandlingen av budsjettet må fylkestinget foreta en særskilt vurdering av behovet for en styrking av likviditeten. Det må her også tas hensyn til en eventuell nominell økning i fylkeskommunens utgifter og utbetalinger.

Styrking av likviditetsreservene skjer i praksis ved å avsette deler av netto driftsresultat til dette formål eller ved avsetning av inntekter ved salg av anleggsmidler. I tillegg kan fylkestinget vedta, i forbindelse med vurderingen av likviditetsreservene som følge av at kapitalregnskapet er saldert med reservene, at et beløp tilsvarende salderingen kan finansieres i form av låneopptak og avsettes til styrking av likviditetsreservene.

5. Avsetning til og forbruk av fond
Forskriften innehar bestemmelser om ulike typer fond og avsetning og bruk av slike fond.

5.1 Disposisjonsfond
Etter kommunelovens § 48 nr 1 kan det i årsbudsjettet avsettes midler til bruk i senere budsjettår. Slike avsetninger kommer som et supplement til avsetninger etter nr. 4 og avsetninger som er pålagt å foreta i henhold til lov og/eller forskrift, f.eks. avsetninger til låneavdragsfond.

Avsetninger etter kl. § 48 avsettes til disposisjonsfond. Slike avsetninger kan etter fylkestingets vedtak nyttes til finansiering av utgifter i drifts- og/eller kapitalbudsjettet. Midlene er etter lov eller forskrift ikke øremerket for bestemte drifts- eller kapitalformål. Dette er likevel ikke til hinder for at fylkestinget selv kan velge å øremerke midlene for bestemte formål, men slik beslutning kan senere omgjøres.

5.2 Bundne driftsfond
I lov eller forskrift kan der være pålegg om at løpende inntekter i visse tilfeller skal være avsatt til bestemte driftsformål. Dette kan være tilfeller hvor lov eller forskrift pålegger at inntekter ut over selvkost skal avsettes til bestemte fond, selvkostfond. Et annet eksempel vil være avsetninger til senere års låneavdrag, jf. forskrift om avdragstid og andre lånevilkår gitt i medhold av kommunelovens § 50. Avsetninger i slike tilfeller skjer til bundne driftsfond.

5.3 Ubundne kapitalfond.
I henhold til kommunelovens § 48 nr. 2 kan midler innkommet ved salg av fast eiendom eller øvrige anleggsmidler ikke brukes til å dekke løpende utgifter. I den grad disse ikke fullt ut disponeres eksternt i det året de inntektsføres, må de avsettes. Avsetning foretas i så fall til ubundne kapitalfond, evt. likviditetsreserve kapital. Ubundne kapitalfond kan nyttes til å finansiere utgifter i kapitalbudsjettet senere år og er i henhold til lov eller forskrift ikke øremerket til bestemte kapitalformål. Dette er likevel ikke til hinder for at fylkeskommuner internt kan øremerke midlene for bestemte formål.

5.4 Bundne kapitalfond.
Når kapitalinntekter til bestemte formål ikke fullt ut medgår til dekning av utgifter/utbetalinger på kapitalbudsjettet på det år de inntektsføres, må disse avsettes. Dette kan f.eks. gjelde øremerkede investeringstilskudd. Avsetninger foretas i så fall til bundne kapitalfond. Bruk av slike avsetninger kan kun skje til det formål de opprinnelige kapitalinntektene var forutsatt nyttet til, dersom ikke annet angis av det eksterne organ som har foretatt øremerkingen.

§ 8

Budsjettprosedyren

1. Frister
Etter kommunelovens § 45 nr. 1 skal fylkestinget innen årets utgang vedta budsjett for kommende kalenderår.

I bilag 1.1 er det satt opp krav til hvilke elementer som minimum må framgå av forslaget til årsbudsjett og det vedtatte årsbudsjett.

Dersom fylkestinget har delegert fullmakt til å vedta detaljert budsjettfordeling på ansvarsområder til underordnet organ, må vedtaket fylkestinget selv fatter foretas så tidlig at det underordnede organet kan foreta sin budsjettfordeling før utgangen av året.

Om fylkestingets adgang til å delegere budsjettmyndighet, se § 10.

Det vises for øvrig til skattelovens om tidsfrist for fastsetting av skatteøre m.v.

2. Budsjettinnstilling.
Etter kommunelovens § 45 nr. 2 skal fylkesutvalget avgi innstilling til årsbudsjettet overfor fylkestinget.

Fylkesutvalgets innstilling til budsjett skal framstå som eget dokument, jf.

§ 5. Fylkesutvalgets innstilling skal være fullstendig og spesifisert tilsvarende det budsjett som fastsettes for fylkeskommunen av fylkestinget selv, eller av organ med delegert myndighet fra fylkestinget.

Innstillingen må videre redegjøre for det aktivitetsnivå (omfang av tjenesteproduksjon) og standard som budsjettinnstillingen forutsetter. Det er særskilt viktig at det redegjøres nærmere for forutsatte endringer i aktivitetsnivået. Dette skal gi grunnlag for å drøfte de prioriteringer som tas ved fastsettelsen av budsjettet.

3. Alminnelig ettersyn
Fylkesutvalgets innstilling til budsjett skal etter vanlig kunngjøring legges ut til alminnelig ettersyn i minst 14 dager før fylkestinget skal behandle det. Ved beregning av fristen innregnes dagen for utlegging, men ikke dagen for fylkestingets behandling. Helligdag regnes med. Dersom fristen utløper på helligdag, regnes den likevel å løpe ut den nærmeste hverdag som følger etter.

§ 9

Budsjettendringer

1. Budsjettendringer
Kommunelovens § 47 inneholder bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning.

Når det i løpet av året viser seg at en bevilgning i det fastsatte budsjettet ikke vil holde, eller at det vil oppstå svikt i forhold til en eller flere av de budsjetterte inntektsanslagene, skal den ansvarlige for vedkommende budsjettansvarsområde i god tid reise spørsmålet om budsjettendring. Bevilgningene slik de framgår av det fastsatte budsjettet, er bindende og kan ikke overskrides. Det må sørges for at en tilleggsbevilgning blir gitt dersom bevilgningen ikke er tilstrekkelig.

Ved slike budsjettendringer skal kommunelovens krav til budsjettbalanse påses overholdt.

2. Uforutsigbar svikt i budsjettbalansen
Dersom det oppstår en så betydelig og uforutsigbar svikt i budsjettbalansen at det ikke er mulig å tilfredsstille forutsetningen i denne paragrafs nr. 1, siste ledd, kan fylkestinget som et unntak vedta å balansere budsjettet uten formell dekning ved å føre opp et beløp tilsvarende den manglende inndekning i regnskapsrapport til SSB på konto 1.880.980 "Uinndekket del av negativt netto driftsresultat" (regnskapsmessig underskudd). Slik føring kan ikke finne sted før departementet har samtykket, jf. kommunelovens 47 nr. 2.

§ 10

Delegering av myndighet i budsjettsaker

1. Virkeområde
Bestemmelser om delegering av myndighet i budsjettsaker gjelder for fylkeskassens budsjett iht. § 5 nr 1.

Adgangen for fylkestinget til å delegere myndighet i budsjettsaker til andre fylkeskommunale organer følger av kommunelovens alminnelige regler om delegering av fylkestingets myndighet, med de presiseringer som er gitt i pkt. 2-4 nedenfor.

2. Fylkestingets ansvar
Etter kommunelovens § 45 nr. 1 har fylkestinget et ansvar for at det innen årets utgang vedtas et budsjett for kommende kalenderår.

Dersom fylkestinget selv ikke ønsker å foreta en detaljert fordeling av budsjettet slik det er vedtatt framstilt av fylkeskommunen, og med minimumskrav iht. til disse forskriftene, kan myndighet til å foreta en slik fordeling delegeres til andre organer etter kommuneloven eller særlover. Slik delegering kan også omfatte myndighet til å foreta endringer i budsjettet.

Myndighetsoverføring som omtalt i 2. avsnitt kan likevel ikke omfatte fastsetting og endring av budsjett som angitt i 10 nr. 3.

3. Fylkestingets enekompetanse

3.1 Driftsbudsjettet
Fylkestinget må selv fastsette inntekter og utgifter som vedrører fylkeskassen generelt, fellesinntekter og fellesutgifter, samt hovedtrekkene i bruken av fellesinntektene etter at fellesutgiftene er trukket fra. Dette medfører at fylkestinget som minimum må foreta følgende :

• Fastsette samt foreta endringer i anslag for inntekter og bevilgninger for hhv. inntekter for inntekts- og formuesskatt, eiendomsskatt, rammetilskudd, øvrige generelle statstilskudd, generelle avsetninger og bruk av slike avsetninger iht. obligatorisk inndeling av egenkapitalen i balanseregnskapet samt finansutgifter og inntekter og låneavdrag/ avdrag på utlån som ikke er fordelt på virksomhetsområder.
• Fordele gjenstående inntekter/ innbetalinger/ bruk av avsetninger fratrukket utgifter/ utbetalinger/ overføringer/ avsetninger på budsjettansvarsområder i henhold til den utvalgsstruktur som er valgt i kommunen. Dette gjelder også endringer i fordelingen. Når utvalgsstrukturen avspeiler ulike tjenesteområder, må fordeling skje til minimum tre sentrale budsjettansvarsområder. Dersom utvalgsstrukturen avspeiler en geografisk inndeling, må fylkestinget selv fastsette en rammebevilgning for hver del(budsjettansvarsområde)
• Fastsette samt foreta endringer i interne overføringer som vedrører flere av ovennevnte budsjettansvarsområder.

3.2 Kapitalbudsjettet
Fylkestinget må selv fastsette kapitalbudsjettet. Underordnede organ kan i budsjettåret vedta ytterligere bevilgninger i kapitalbudsjettet når slike er inndekket ved å overføre et tilsvarende beløp fra driftsbudsjettet eller ved å redusere tilsvarende andre bevilgninger i kapitalbudsjettet.

4. Delegasjonsreglement

Fylkestinget må selv fastsette et delegasjonsreglement hvor budsjettansvarsområdet for fylkesutvalg, fylkesråd, faste utvalg, styre for bedrift og institusjon o.l. samt administrasjonssjef, fylkesordfører, arbeidsutvalg og utvalgsledere framgår, og hvor delegert budsjettmyndighet kan utøves. Det skal også angis hvilke organer som har ansvaret for å gjennomføre pliktige strykninger, jf 13. Reglementet må videre inneholde bestemmelser om hvordan videredelegert budsjettmyndighet skal praktiseres.

§ 11

Oversendelse av budsjettet til departementet

Når budsjettet er endelig vedtatt, skal det oversendes fra fylkeskommunen til departementet til orientering.

Ved oversendelsen vedlegges:

a. Det vedtatte budsjettet med den spesifikasjonsgrad fylkestinget selv har vedtatt skal gjelde for fylkeskommunens budsjett og medtatt de krav som følger av disse forskriftene.

b. Fylkesutvalgets innstilling, inkl. kommentarer og redegjørelser, herunder forslag til budsjett fra annet organ når fylkesutvalget har bedt om slikt.

c. Utskrift av fylkestingets behandling.

Budsjettet i henhold til kommunelovens §45 nr.1, kan gjøres til gjenstand for lovlighetskontroll etter 54 nr.4 og 5.

Kap. III

Særskilte bestemmelser for regnskapet

§ 12

Regnskapsføringen

1. God kommunal regnskapsskikk
Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk både når det gjelder selve regnskapsføringen og når det gjelder den økonomiske informasjonen årsregnskapet gir. Det skal bl.a. legges vekt på at årsregnskapet gir tilstrekkelig god informasjon om ressursbruken ved de ulike aktiviteter og virksomheter.

Det må videre tilstrebes at brutto og netto driftsresultat samt framstillingen av fylkeskommunens eiendeler, fordringer, gjeld og egenkapital gir et mest mulig korrekt bilde av fylkeskommunens faktiske økonomiske situasjon.

2. Ajour regnskapsføring
Regnskapsføringen skal være tilfredsstillende ajour til enhver tid. Kontante inn- og utbetalinger skal såvidt mulig regnskapsføres samme dag de finner sted.

3. Korttidsstatistikk
Av hensyn til offentlige myndigheters innhenting av korttidsstatistikk (tertialstatistikk), plikter fylkeskommunen å være særlig ajour med regnskapsposteringene ved månedsskiftene april/mai, august/september og desember/januar.

4. Merverdiavgift og investeringsavgift
Bestemmelser om budsjettering og regnskapsføring i tilknytning til merverdi- og investeringsavgift framgår av bilag 7 (i ordinær budsjett- og regnskapsforskrift).

5. Oppbevaring og kassasjon av regnskapsmateriale
Årsregnskapet, regnskapsbilag og nødvendige regnskapsbøker (kassebok, dagbok, kontobok o.l) oppbevares på en ordnet og forsvarlig måte i minst 10 år etter utløpet av vedkommende regnskapsår eller som angitt i forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med fylkeskommunenes arkiver, jf. kommunelovens 39 nr.2.

I samme periode må den nødvendige dokumentasjonen for regnskapsføringen oppbevares slik at de enkelte poster, ved hjelp av henvisninger, kan følges fra legitimasjonen/bilaget til det avsluttede årsregnskap og den omvendte vei.

§ 13

Regnskapsavslutningen

1. Regnskapsfrister og behandling av årsoppgjøret
Hvert år avlegges det et årsoppgjør som består av årsregnskapet og årsberetningen.

Fagsjef for regnskap skal levere ferdig avlagt årsregnskap til fylkesrevisjonen. Årsregnskapet skal være fylkesrevisjonen i hende senest 15. februar. Årsregnskapet er offentlig fra det tidspunkt det oversendes revisjonen.

Administrasjonssjefen utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for fylkesutvalget, kontrollutvalget eller det organ fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal foreligge til behandling i fylkestinget samtidig med at årsregnskapet legges fram for desisjon.

Administrasjonssjefen skal senest en måned etter at årsregnskapet er oversendt fra fagsjef for regnskap fremme årsberetningen for det organ fylkestinget har bestemt. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den ligge ved regnskapssaken ved forsendelse av denne til kontrollutvalget.

Fylkesrevisor skal senest en måned etter mottak av årsregnskapet oversende årsregnskapet og revisjonsberetningen til kontrollutvalget for behandling.

Årsregnskapet, revisjonsberetningen med desisjonsforslag, eventuelt vedlagt administrasjonssjefens årsberetning samt innstilling fra kontrollutvalget, skal deretter legges fram for fylkestinget til behandling så snart som mulig.

Årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollutvalgets innstilling skal behandles av fylkestinget før 1.juli.

2. Redusere det regnskapsmessige underskuddet

2.1 Pliktige strykninger
Dersom driftsregnskapet ved regnskapsavslutningen viser seg å gi et uinndekket negativt netto driftsresultat (regnskapsmessig underskudd), skal slik manglende inndekning reduseres ved å:

A. Overføring til kapitalregnskapet
Stryke eventuelle overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter årets kapitalregnskap.

B. Avsetninger
Stryke eventuelle avsetninger til fond når disse har vært forutsatt finansiert av netto driftsresultat, jf. dog 13 nr.4. Avsetninger til fond for senere års låneavdrag er medregnet i netto driftsresultat, og omfattes derfor ikke av denne bestemmelsen.

Stryke eventuelle avsetninger til likviditetsreserven når slik avsetning har vært forutsatt finansiert av netto driftsresultat.

C. Tidligere års manglende inndekning (regnskapsmessig underskudd) underskudd)
Stryke budsjettert inndekning av tidligere års uinndekket negativt netto driftsresultat (regnskapsmessig underskudd) når dette har vært forutsatt finansiert av årets netto driftsresultat.

3. Presisering
Bestemmelsene i § 13 nr. 2.1 medfører at det ikke vil være anledning til i ett og samme år å ha et uinndekket negativt netto driftsresultat (regnskapsmessig underskudd) samtidig med at regnskapet viser:

a) at det i driftsregnskapet er inndekket tidligere års manglende inndekning (regnskapsmessige underskudd), eller

b) at det er overført beløp fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i kapitalregnskapet, eller

c) at det er avsatt midler til senere års bruk i form av avsetninger til disposisjonsfond eller styrking av likviditetsreservene eller annen form for avsetning som ikke er pliktig etter lov eller forskrift.

4. Unntatt fra strykninger
Unntatt fra bestemmelsene i § 13 nr. 2.1 er avsetninger som er begrunnet i:

a) At øremerkede tilskudd fra staten eller fra andre, herunder gaver til bestemte formål, i løpet av regnskapsåret ikke er brukt til sitt påtenkte formål.

b) At visse inntekter eller deler av de totale inntekter i driftsregnskapet i lov eller forskrift er forutsatt avsatt til fond, jf. her avsetninger til låneavdragsfond.

c) At inntektene er blitt større enn lovgivningen tillater på et område (selvkostprinsippet).

12. Gjennomføring av strykninger
Strykninger gjennomføres av fylkestinget selv eller det organ fylkestinget har gitt fullmakt. Dersom strykninger foretas av andre organer enn fylkestinget, skal slik myndighet være presisert i delegasjonsreglementet, jf. 10 nr. 4. Det skal i reglementet også framgå retningslinjer for hvordan strykninger skal gjennomføres, jf. likevel 13 nr. 2.1.

Vedtak om strykninger må være gjort før regnskapet avsluttes.

6. Balansere kapitalregnskapet
Dersom utgifter, utbetalinger og avsetninger i kapitalregnskapet ikke fullt ut kan finansieres av de forutsatte inntekter, innbetalinger og den forutsatte bruk av tidligere avsetninger (fond m.v) i kapitalregnskapet, skal kapitalregnskapet balanseres ved å registrere bruk av likviditetsreserven.

Redusere bruk av likviditetsreservene
Dersom det ved avslutningen av kapitalregnskapet viser seg nødvendig å saldere dette ved bruk av likviditetsreservene, skal slik bruk reduseres ved å:

stryke budsjetterte avsetninger finansiert av inntekter ved salg av anleggsmidler,

stryke budsjettert styrking av likviditetsreservene finansiert ved opptak av lån,

overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne kapitalfond til prosjekter med manglende finansiell dekning.

Avsetninger til bundne kapitalfond gjennomføres som forutsatt. Budsjettert, ikke disponert bruk av disposisjonsfond og bundne kapitalfond skal ikke nyttes ved saldering av kapitalregnskapet. Bruk av lån opptatt til generell finansiering av kapitalbudsjettets utgiftsside skal inntektsføres i henhold til hva som er lagt til grunn ved vektingen av samlelånet når dette ble vedtatt/godkjent. Låneopptak må minst være vedtatt og godkjent dersom bruk av lånemidler skal kunne inntektsføres

Presisering: Når lån opptas til generell finansiering av kapitalbudsjettets utgiftsside vil andeler av låneopptaket være relatert til ulike investeringsprosjekter. Denne fordelingen vil også være lagt til grunn ved fastsetting/godkjenning av avdragstid for samlelånet. Lånemidler tilordnet prosjekter med lang levetid skal derfor ikke nyttes til finansiering av investeringsprosjekter med vesentlig kortere levetid som ved regnskapsavslutning mangler finansiering.

Avsetning til likviditetsreservene
Dersom kapitalregnskapet etter de pliktige justeringer viser at det er brukt av likviditetsreservene, skal det i eget saksframlegg til fylkestinget foretas en vurdering av behovet for å styrke likviditeten. Dersom behovet for styrking er tilstede, skal saksframlegget inneholde konkret forslag til dekningsmåte, evt. med vedtak om finansiering ved opptak av lån.

Styrking av likviditeten bør vedtas med mindre fylkestinget finner det åpenbart at denne fremdeles er tilstrekkelig.

Saksframlegg som nevnt bør fortrinnsvis forelegges fylkestinget til behandling i samme møte som behandling av regnskapssaken. Dersom dette ikke lar seg gjøre, fremmes saken så snart som mulig og senest i siste møte før behandling av neste års budsjett.

Fylkestingets ansvar for likviditeten
Det påligger fylkestinget et særlig ansvar å sikre at fylkeskommunen til enhver tid har så god likviditet at de løpende forpliktelser kan dekkes.

§ 14

Intern kontroll

Intern kontroll er en prosess iverksatt av fylkeskommunens ledelse og som er utformet slik at man oppnår tilfredsstillende sikkerhet for at formålene med den interne kontroll nås. Formålene med den interne kontroll kan spesifiseres for følgende kategorier:

• effektiv, tilstrekkelig og hensiktsmessig drift (av systemer, programmer, funksjoner og aktiviteter),
• pålitelig økonomisk rapportering, og
• etterlevelse av aktuelle lover, forskrifter og andre gitte bestemmelser.

Generelt skal den interne kontrollen sikre at fylkeskommunen når de formål og målsettinger som er satt, både på overordnet nivå og for de ulike aktiviteter. En effektiv kontroll er til stede når ledelsen styrer systemene på en slik måte at det gir rimelig sikkerhet for at disse formål og målsettinger nås.

Generelt vil kategoriene for den interne kontroll være integrerte. En tilfredsstillende intern kontroll vil måtte vurderes ut fra i hvilken grad man har nådd alle formålene. I budsjett- og regnskapsmessig sammenheng vil man fokusere sterkere på om rapportering av slike data er pålitelige, og at budsjettene og regnskapene følger disse forskriftene og eventuelt andre aktuelle bestemmelser.

Budsjettene og regnskapene skal dermed gi pålitelig informasjon om forvaltningen av fylkeskommunens midler, og om fylkeskommunens økonomiske stilling og status på regnskapsavslutningstidspunktet.

Ledelsens styring av budsjett- og regnskapssystemene innebærer å fastsette formål og planlegge de økonomiske aktivitetene slik at fylkeskommunens midler blir benyttet i samsvar med forutsetningene, og godkjenne, overvåke og følge opp aktivitetenes utførelse sammenholdt mot planene og andre forutsetninger.

Aktiviteter som er vesentlige i forbindelse med økonomisk kontroll, er bl.a.:

• budsjettering og regnskapsføring, herunder rutiner for EDB-baserte informasjonssystemer,
• inn- og utbetalinger,
• kunde- og leverandørreskontro, herunder fakturerings- og betalingsrutiner,
• oppbevaring og makulering av regnskapsmateriale,
• bestilling og rekvirering av varer og tjenester, og attestasjon og anvisning.

Utarbeidde rutiner skal dokumenteres og være gjenstand for løpende oppfølging. Utarbeidelsen av rutinene bør skje i samråd med fylkesrevisor.

§ 15

Oversendelse av årsregnskapet til departementet

Når årsregnskapet med tilhørende revisjonsberetning er klar fra fylkesrevisors side, skal disse straks oversendes departementet.

Ved oversendelsen vedlegges:

a. Det årsregnskap som forelegges fylkestinget til fastsettelse.

b. Revisjonsberetningene.

c. Kontrollutvalgets innstilling og fylkestingets vedtak i forbindelse med behandling av hhv. regnskapssakene og årsberetningene skal ettersendes samlet fra fylkeskommunen så snart disse er klare.

Regnskapsrapport til statlige myndigheter mv, jf§ 5 nr 2 skal sendes til SSB innen 15 februar påfølgende år (året etter budsjettåret).

§ 16

Fagsjef for regnskap

Iht. kommunelovens § 24, nr. 2 skal det i alle fylkeskommuner ansette en regnskapskyndig person med faglig ansvar for regnskap. Anvisningsmyndighet skal i fylkeskommuner holdes adskilt fra regnskaps- og utbetalingsmyndigheter.

Etter dette kan fagsjef for regnskap og hans underordnede ikke inneha anvisningsmyndighet. Likeens kan administrasjonssjef ikke direkte eller gjennom instruksjonsmyndighet inneha regnskaps- og utbetalingsmyndighet.

Fagsjef for regnskap kan tillegges øvrige oppgaver. Ved utføring av øvrige oppgaver som ikke hører inn under regnskaps- og utbetalingsmyndigheten vil den person som ansettes som fagsjef for regnskap og hans underordnede være underlagt administrasjonssjefens generelle instruksjonsmyndighet.

§ 17

Fylkeskommunen skal innarbeide fastsatte endringer i kontoklasse, funksjoner og arter fra den tid departementet bestemmer.