Oppsummeringsbrev - FylkesKOSTRA-spørsmål

Spørsmål mottatt t.o.m. mars 2002

Fra Aust-Agder fylkeskommune v/ Emma Smeland Nygårdseter

1.Har et spørsmål til endringer i funksjon 685 som i 2001 heter sosial rådgivning og veiledning, men som fra 2002 skal hete familierådgivning. Endringen er forsåvidt grei, men hvor skal vi gjøre av en del tilskudd som faktisk går til organisasjoner som driver med sosial rådgivning og veiledning? Eksempler på organisasjoner vi gir tilskudd til er: AAN-rådgivningskontor for gravide, støttesenteret mot incest, Kirkens SOS, Aust-Agder krisesenter, handikapforbundet avd. Aust-Agder osv.

Svar: Funksjon 685 har endret navn til Familieverntjenesten og skal nå kun inneholde regnskapstall for denne tjenesten. Årsaken til dette er behovet for informasjon om utviklingen innenfor familieverntjenesten isolert. "Rest-utgiftene" som tidligere ble ført på denne funksjonen må nå fordeles på andre aktuelle funksjoner der de mest naturlig hører hjemme. Det finnes i dag ingen funksjon som dekker utgifter/inntekter som ligger utenfor ordinært fylkeskommunalt ansvarsområde. Departementet vil i brev til SSB og regnskapsgruppa foreslå at det opprettes en slik funksjon fra 2003. For utgifter som i dag ikke kan henføres til en funksjon kan en vurdere å benytte funksjon 673 Særskilte funksjoner som en midlertidig løsning. Funksjon 673 er imidlertid en funksjon innunder spesialisthelsetjeneste, og denne vil falle bort fra 2003.

2. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder er i ferd med å avslutte et prosjekt med å vurdere om en har brukt riktig art etter at vi gikk over til bruk av KOSTRA i regnskapet for 2001. I den forbindelse er det bl.a. stilt spørsmål ved føring av utgifter til renovasjon som ikke inngår i de kommunale avgiftene som betales til kommunene. For noen virksomheter betales det for renovasjon direkte til interkommunale avfallsselskaper m.v.

På KRDs KOSTRA-sider kan en søke på ulike arter og finne spørsmål og svar som relaterer seg til dette. På art 370 ligger det et svar merket KRD-KOSTRA-SPM 01-019. Spørsmålet er stilt fra Sykkylven kommune via fylkesmannen i Møre og Romsdal. I svaret fremgår det at kjøp av renovasjonstjenester skal føres på 300-serien. Vi antar at dette gjelder kommunene og ikke fylkeskommunene. Forskjellen etter vår oppfatning ligger i at det er en kommunal (og ikke en fylkeskommunal) oppgave å utføre renovasjonen. For fylkeskommunen bør vel KOSTRA-art 195 være den riktige.

Hvis dette er riktig bør vel også utgifter i forbindelse med spesialavfall føres på art 195.

I de fleste tilfeller utfører renovasjonsselskapet transporten av avfallet. I noen tilfeller kjøper fylkeskommunen denne tjenesten fra rene transportselskaper. Etter vår oppfatning blir det riktig å føre også slike utgifter på art 195, og ikke på f.eks. 170 som heter transport/drift av egne transportmidler. Sistnevnte oppfattes mer å skulle brukes til persontransport i utførelsen av våre primæroppgaver.

Svar: Utgifter til transport av spesialavfall bør føres på art 170. Når det gjelder eventuell kostnad/avgift ved tømming av avfall vil art 195 være korrekt.

Fra Buskerud fylkeskommune v/ Gunnar Jensen

1. Nå som funksjon 540 er falt bort, hvor skal man føre utgifter som det ikke er praktisk og kanskje heller ikke mulig å fordele på studieretninger, f.eks. ei faktura på en ball til gym, eller en palle med papir? Det blir for mye arbeid å fordele en slik faktura på mange studieretninger. Hvis man f.eks. skal postere det på studieretningen som er størst på skolen vil denne studieretningen få alt for stor belastning.

2. Nå som funksjon 580 er falt bort, hvor skal man føre fellesutgifter vedr. VO/ressurssentervirksomhet, som f.eks. en leder for et senter som driver med dette og andre fellesutgifter?

Svar: 1. Bruk av såkalte "sekkeposter" og fellesfunksjoner som tidligere funksjonene 540, gir ingen god styringsinformasjon. Bruken av slike funksjoner vil variere fra fylkeskommune til fylkeskommune avhengig av hvordan man har organisert seg. Disse funksjonene ble derfor fjernet fra 01.01.01 Disse utgiftene må fordeles på de funksjonene der de naturlig hører hjemme. Vi viser til Håndbok i bruk av kontoplan i KOSTRA, del 3 Prinsipp om fordeling.

2. Tidligere funksjon 580 ble splittet opp i funksjon 581 og 582 da denne funksjonen inneholdt utgifter til så forskjellige grupper av elever og lærlinger at kvaliteten på nøkkeltallene ikke ble gode. Fellesutgifter tilknyttet VO og ressurssentervirksomhet må dermed fordeles på funksjon 581 og 582.

Fra Møre og Romsdal fylkeskommune v/Gro Kosberg

1.Jeg har mottatt følgende spørsmål fra Fylkesrevisjonen og er i tvil om det er å betrakte som en overføring eller en refusjon.

"Frå 2002 vil fylkskommunen få refusjon frå staten for arbeidstakakarar som blir igjen i fylkeskomunen etter sjukehusreforma, dvs. dei som staten eg. skulle ha overtatt, men som av ulike grunnar blir igjen og blir løna av fylkeskommunen som før. Refusjonen vil bestå av løn/lønsrelaterte utgifter og driftsutgifter elles.

Skal eg budsjettere med denne refusjonen på art 810?"

Svar: Etter departementets syn vil art 700 være riktig da dette er ein refusjon av konkrete lønnsutgifter.

2. Vi har et lønnssystem som gjør det svært vanskelig og tidkrevende å fordele lærerlønn på studieretninger løpende gjennom året. For regnskapsåret 2002, har departementet sagt at det er tilstrekkelig at vi fordeler lønn på studeieretninger direkte i regnskapet i forbindelse med årsavslutning. Kan vi regne med at at vi kan foreta en slik fordeling på etterskudd også for påfølgende regnskapsår.

Svar: Det er ikke noe krav om at KOSTRA-funksjonene skal benyttes i kommunens/fylkeskommunens interne regnskap gjennom året. Når det gjelder fordeling av lønn er det fastsatt prinsipper og rutiner for slik fordeling. Det er avgjørende at fordelingen skjer korrekt, uavhengig av valgt teknisk metode.

3. Vi har nå hatt en gjennomgang når det gjelder bruken av 290/790 i vår fylkeskommune, og avdekket at bruken er svært utbredt. Når det gjelder salg av kurs fra en skole/ressurssenter til en annen skole/institusjon har ofte 29/79 vært benyttet. Dette medfører jo at de faktiske kursutgiftene på skolen ikke kan leses direkte ut av regnskapet på art 150, man må også ta hensyn til eventuelle kostnader som ligger på art 290.

Vi mener derfor at utgiftene bør føres på 150, men så kommer spørsmålet. Skal inntekten føres på 690 eller på 600/620.

Svar: Bruk av art 690 er hovedregelen ved interne transaksjoner i kommunen. Ved bruk av artene 600/620 blir ikke de interne tjenestene eliminert i kommunens eksternregnskap, og disse bør dermed ikke benyttes til interne transaksjoner i kommunen.

Med de nye momsreglene som innebar en utvidelse av momsområdet fra 01.07.01, er en rekke nye tjenester som utføres internt i kommunen i prinsippet moms-pliktige. Bruk av art 690 i disse tilfellene skaper problemer i forhold til avstemming av momsregnskapet. Departementet ser behovet for gjennomgang av håndtering av disse transaksjonen og vil be regnskapsgruppen behandle artsbruken ved interne momspliktige tjenester.

Fra fylkesrevisjonen i Troms v/ Max Kaspersen

1. For noen måneder siden gjorde vi en henvendelse pr. mail i forbindelse med arts- og funksjonsinndelingen i KOSTRA, og som vi for lengst har fått svar på. Vi spurte bl.a. om innleie av arbeidskraft (f.eks leger og sykepleiere) skulle føres på art 120. Departementet svarte da at "Vi kan ikke se at de øvrige artene dekker leie av arbeidskraft, og anbefaler således bruk av art 120."

På internettsidene til KRD er det ifølge brev av 16.7.01 fra Fylkesmannen i Hordaland stilt følgende spørsmål: "Når en kommune kjøper til dømast sjukepleiefaglig teneste frå firma som leige ut slik arbeidskraft skal denne utgifta då førast på art 120 ? .............

I det tifellet vi snakkar om her går sjukepleiarane inn i drifta på den kommunale sjukeheimen." Svaret fra departementet er: "Når ein kommune kjøper sjukepleiefaglig teneste frå eit firma bør dette førast på art 270 konsulenttjenester o.l.".

Etter dette er vi blitt noe i tvil om innleie av arbeidskraft skal føres på art 120 eller art 270. I noen tilfelle kan det være vanskelig å skille innleie av arbeidskraft fra konsulenttjenester. I så måte synes vi vel at innleie av arbeidskraft mer naturlig hører inn under art 270.

Svar: KOSTRA-regnskapsgruppen har i møte 28.05.01 kommet fram til at art 270 bør brukes ved vikartjenester/ leie av arbeidskraft. Bruken av art 120 bør være minst mulig. Dette er en generell art, og den gir ingen god informasjon om hvilke varer og tjenester som blir brukt.

2. Kjøp av "handelsvarer": Fylkeskommunen foretar et visst innkjøp av ulike varer for videresalg innenfor ulike sektorer. Eksempelvis kjøper sykehusapoteket inn varer for videresalg. Tannklinikkene kjøper inn diverse artikler (tannbørster, fluor, tanntråd etc.) for videresalg. Sykehusene kjøper inn telekort som de selger til pasienter osv. Disse innkjøpene blir kontert etter hvilken art de tilhører, men burde ha vært kontert som varer for videresalg (handelsvarer). Artskontoplanen i KOSTRA gir ingen veiledning.

Svar: Salg av varer vil ikke være en stor aktivitet innenfor kommer og fylkeskommuner (sykehusapotek er falt bort fra 2002). Vi vil derfor ikke foreslå noen egen art for varer for videresalg

3. Konferanseutgifter: Fylkeskommunen har avholdt en større konferanse i Tromsø hvor utgiftene fordeles artsmessig på bevertning/kost, dagpakker hotell, forelesningsutgifter osv. Fordelingen av utgiftene artsmessig går relativt greit. Konferansedeltagerne betaler imidlertid en konferanseavgift til fylkeskommunen (som langt på vei dekker utgiftene med konferansen). På hvilken art skal denne konferanseavgiften inntektsføres?

Svar: Konferanseavgiften må her anses som en salgsinntekt. Hvis det dreier seg om et arrangement som omfattes av avgiftsplikt vil art 650 være korrekt. Ikke avgiftspliktig salg skal knyttes til art 620.

4. OPUS (opplærings- og utviklingssenter): OPUS er i Troms fylkeskommune organisert som et fylkeskommunalt foretak, og skal være selvfinansierende gjennom salg av kurs- og opplæringspakker på det åpne markedet. Kjøper av tjenestene kan være både det offentlige og det private næringsliv. OPUS arrangerer bl.a. kurs for Arbeidsmarkedsetaten (AMO-kurs som ikke er en fylkeskommunal oppgave). Arbeidsmarkedsetaten dekker kursutgiftene iht. avtale. Utdanningsetaten i Troms fylkeskommune mener at inntektene fra Arbeidsmarkedsetaten bør posteres på art 700, mens OPUS mener at riktig art er 600. Ettersom OPUS skal leve av å selge tjenester, blir det kunstig å postere inntektene som en refusjon. Jeg mener vel at riktig art er 620. Hva mener du? Nå har det seg slik at videregående skoler i Troms også kan gjennomføre kurs (AMO-kurs) på oppdrag fra f.eks. Arbeidsmarkedsetaten. Jeg mener at da selger skolene (i likhet med OPUS) en tjeneste og hvor inntekten bør konteres på art 620. Synspunkter?

Svar: For et fylkeskommunalt foretak som skal finansiere sin virksomhet ved salg av kurs- og opplæringspakker til eksterne vil også artene 620/650 være korrekt for salg av opplæringstjenestene avhengig av om omsetningen er avgiftspliktig. For salg fra OPUS til Troms fylkeskommune må arten 880 Overføring fra egne særbedrifter benyttes, med motpost art 380 Fra egne særbedrifter i fylkeskommunens regnskap. Disse artene må benyttes av hensyn til elimineringer ved konsernpublisering i KOSTRA.

Grensedragningen mellom en salgsinntekt (600-serien) og refusjonsinntekt (700-serien) kan være ”flytende” i enkelte tilfeller. Skal inntektene karakteriseres som en refusjon, må den refunderende part ha ansvaret for tjenesten og refundere de påløpte kostnadene ved aktiviteten. For videregående skoler som gjennomfører AMO-kurs på oppdrag fra Arbeidsmarkedsetaten, vil betalingen fra Arbeidsmarkedsetaten dermed kunne karakteriseres som en refusjon dersom fylkeskommunen får refundert sine konkrete utgifter og A-etat står som ansvarlig for tjenesten

5. Inntektsføring/utgiftsføring av lærlingetilskudd til bedrifter og offentlig sektor: Fylkeskommunene gir hver halvår tilskudd til lærebedrifter. Staten dekker utgiftene (via fylkeskommunen) til "de statlige lærlingene", mens fylkeskommunen dekker utgiftene til "fylkeskommunale lærlinger". Troms fylkeskommune inntektsfører og utgiftsfører lærlingetilskudd innenfor 7- og 3-artene, dvs refusjoner - og kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon. I "Håndboka for bruk av kontoplanen i KOSTRA" er det sagt, del 1.2, pkt 3 : "På artene 300-380 føres alle utgifter som er knyttet til kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon". Kan lærlingetilskuddet defineres på denne måten? Jeg har vært i kontakt med en annen fylkeskommune som sier at de regnskapsfører lærlingetilskuddet innenfor 4- og 8-artene. I "Håndboka for bruk av kontoplanen i KOSTRA" er det sagt, del 1.3: pkt 4: "Artsgruppe 400-480 inneholder tilskudd og overføringer som ikke er knyttet til kjøp eller avtale om produksjon av konkrete tjenester. Med produksjon av konkrete tjenester menes her tjenester som inngår i kommunens produksjon eller som erstatter kommunens egenproduksjon. Videreformidling av tilskudd til andre føres også her...". Tilskuddet fra staten (via fylkeskommunen) til lærebedriftene synes å kunne defineres som videreformidling (?) (se også del 1.3 i "Håndboka": art 810: "Statlige tilskudd som gjelder ren videreformidling"). Jeg er kommet frem til at statlig lærlingetilskudd som gis til fylkeskommunen bør posteres på art 8. Lærlingetilskudd som fylkeskommunen gir til bedrifter, kommuner og eventuelt andre fylkeskommuner blir på art 4. Synspunkter?

Svar: For føring av lærlingetilskudd vises til å KOSTRA-SPM F01-12.