6 Praktiske spørsmål om avviklingen av regjeringskonferansene

6.1 Innledning

Regjeringskonferansene er viktige møter for regjeringens arbeid og for avklaring av saker som er til behandling i forvaltningen. Statsrådene må derfor planlegge arbeidsdagen slik at flest mulig av regjeringens medlemmer er til stede under regjeringskonferansene. Det er også nødvendig at statsrådene i størst mulig grad får arbeidsro i forbindelse med drøftelsene.

6.2 Fravær

Dersom en statsråd ikke kan være til stede i en regjeringskonferanse, skal det umiddelbart gis beskjed til Statsministerens kontor, regjeringsrådens forværelse, tlf. nr. 22 24 40 21 eller 22 24 40 46 om fravær og årsaken til fraværet. Beskjed skal gis straks en er kjent med behovet for fravær. Dette gjelder også dersom en statsråd kommer forsinket til en konferanse, om statsråden må gå tidlig eller det er usikkert om statsråden vil kunne rekke å delta. Dersom det på konferansedagen inntrer endringer i planlagt fravær/deltakelse, må også dette meldes umiddelbart.

Samtidig varsler departementet den faste stedfortrederen (se retningslinjer «Om statsråd»), slik at stedfortrederen kan ivareta den fraværende statsrådens interesser på regjeringskonferansen. Alternativt varsles en annen statsråd som etter særskilt avtale skal ivareta den fraværende statsråds interesser. Statsråden som skal ivareta den fraværende statsrådens interesser, må gis orientering om hvilke standpunkter denne har til saker som skal behandles på regjeringskonferansen.

Dersom en statsråd ønsker å trekke et oppmeldt regjeringsnotat på grunn av fraværet (se punkt 5.4), meldes dette på tilsvarende måte til regjeringsrådens forværelse.

6.3 Beskjeder

Forkontoret til regjeringens møterom, tlf. nr. (222)44 077 er normalt betjent fra en halv time før regjeringskonferansen starter og så lenge konferansen varer.

Beskjeder og e-post kan formidles via forkontoret. Det er normalt bare en til to personer som betjener dette. Dersom de er opptatt med oppgaver for noen av regjeringens medlemmer, kan det ta noe tid før telefonen kan besvares.

6.4 Deltakelse

Fra departementene kan bare statsråden delta i regjeringskonferansen. Statssekretærer kan ikke delta i stedet for en statsråd som har forfall. Ved forfall representeres statsråden ved en annen statsråd som stedfortreder (se punkt 7.2).

Embets- eller tjenestemenn fra departementene har bare adgang til regjeringskonferansene etter innkalling fra statsministeren. Unntaket fra dette er regjeringens budsjettkonferanser, hvor Finansdepartementets statssekretærer/politiske rådgivere og embetspersoner kan være til stede etter avtale med Statsministerens kontor.