1 Agreement between the Government of the Republic of Estonia, the Government of the Republic of Finland, the Government of the Federal Republic of Germany, the Government of the Republic of Iceland, the Government of the Republic of Latvia, the Government of the Republic of Lithuania, the Government of the Kingdom of Norway, the Government of the Republic of Poland, the Government of the Russian Federation, and the Government of the Kingdom of Sweden on the Establishment of the Secretariat of the Northern Dimension Partnership in Public Health and Social Well-Being, NDPHS
The Government of the Republic of Estonia, the Government of the Republic of Finland, the Government of the Federal Republic of Germany, the Government of the Republic of Iceland, the Government of the Republic of Latvia, the Government of the Republic of Lithuania, the Government of the Kingdom of Norway, the Government of the Republic of Poland, the Government of the Russian Federation and, the Government of the Kingdom of Sweden, hereinafter referred to as «the Parties,»
TAKING INTO ACCOUNT that the NDPHS, as defined in the Declaration Concerning the Establishment of a Northern Dimension Partnership in Public Health and Social Wellbeing (the Oslo Declaration), adopted at the Ministerial Meeting in Oslo on 27 October 2003, has since 2004 been served by the highly appreciated secretariat service hosted by the Council of the Baltic Sea States Secretariat,
HAVING REGARD to the Oslo Declaration of 2003 and the Memorandum of Understanding Concerning the Establishment of a Secretariat of the Northern Dimension Partnership in Public Health and Social Well-being signed at the ministerial-level Annual Partnership Conference in Oslo on 25 november 2009, in both of which the Partners expressed the intent and interest to establish a permanent Secretariat,
AFFIRMING that all references to the Partnership’s structures and procedures shall be interpreted according to the Oslo Declaration, and, in particular, that the «Partners» refers to the eligible partners as defined in Article 2 of the Oslo Declaration and the «CSR» refers to the Committee of Senior Representatives, the regular co-ordination mechanism of the Partnership, consisting of senior representatives appointed by each Partner.
The Parties have agreed as follows:
Article 1
Establishment
The Parties hereby establish the Secretariat of the Northern Dimension Partnership in Public Health and Social Well-being (hereinafter referred to as the Secretariat) as an international legal entity.
Article 2
Juridical Personality
The Secretariat shall possess full juridical personality in the Host Country and enjoy such capacities as may be necessary to exercise its functions and fulfil its objectives, including the capacity to contract, to acquire and dispose of movable and immovable property and to institute and participate in legal proceedings.
Article 3
Decision Making
All decisions shall be made by consensus between the Parties, unless otherwise provided for in this Agreement.
Article 4
Seat
The seat of the Secretariat shall be in Sweden.
Article 5
Host Country Agreement
A separate agreement shall be concluded between the Secretariat and the Host Country (hereinafter referred to as the Host Country Agreement). The Host Country Agreement shall determine privileges and immunities of the Secretariat as deemed necessary for the exercise of its functions.
Article 6
Aims and Functions of the Secretariat
The main function of the Secretariat is to provide administrative, analytical and other support to the NDPHS Committee of Senior Representatives (CSR) and to ensure the continuity and coordination of the work of the Northern Dimension Partnership in Public Health and Social Well-being. In addition, the Parties may assign the Secretariat with other tasks, as appropriate.
Detailed aims and functions of the Secretariat are set out in the Terms of Reference.
Article 7
Personnel
The Secretariat shall be composed of a Director and, within the financial resources available, such number of other Staff Members as the successful performance of its tasks will require.
The Director of the Secretariat shall be appointed by the Parties. The CSR Chair is authorized to sign the employment contract with the Director of the Secretariat on behalf of the Parties. Other Staff Members of the Secretariat shall be appointed by the Director of the Secretariat at the approval of the Parties.
The Director of the Secretariat and other Staff Members shall be appointed on the basis of merits in a manner which takes account of geographical balance, gender and of the principle of rotation.
Detailed Staff Rules, Administrative Manual and Regulations are to be set out in a Personnel Handbook of the Secretariat, to be developed by the Director of the Secretariat and approved by the Parties.
Article 8
Financial Contributions
The financial year of the Secretariat is the calendar year.
The Director of the Secretariat shall every budget year prepare a financial report and a draft budget to be approved by the Parties.
The Secretariat shall be audited by an independent Auditor appointed by the CSR.
Detailed regulations on the financial matters shall be set out in the Financial Rules of the Secretariat, to be developed by the Director of the Secretariat and approved by the Parties.
The Parties shall provide annual financial contributions required for the Secretariat according to the following payment formula: a larger contribution shall be 2.6 times a smaller contribution. Larger contributors are: Finland, Germany, Norway, Poland, the Russian Federation and Sweden; and smaller contributors are: Estonia, Iceland, Latvia and Lithuania. Before approving a new Party to the Agreement, the existing Parties shall agree with that Party on the contribution level.
Article 9
Settlement of Disputes
Any dispute regarding the interpretation or application of this Agreement shall be resolved by consultations between the Parties.
Article 10
Amendments
This Agreement may be amended by the Parties. A proposal to amend the Agreement shall be done in writing and communicated to the Depositary. The proposed amendment shall be communicated to all the Parties by the Depositary.
The amendment shall be adopted by consent by the Parties and shall enter into force on the sixtieth day after the notification of all Parties to the Depositary of the completion of national legal procedures necessary for the amendment to enter into force.
Article 11
Accession
Any Partner of the NDPHS may at any time, after the entry into force of this Agreement, make a request to the Depositary to accede to this Agreement. The Depositary shall inform all Parties of such a request. If the request is approved by the Parties, the Agreement shall enter into force for the Partner in accordance with the procedure laid down in Article 12.1.
Article 12
Entry into Force
The Parties shall notify in writing the Depositary of the completion of national legal procedures necessary for this Agreement to enter into force. The Agreement shall enter into force on the sixtieth day following the date of the receipt by the Depositary of the sixth such notification. For each Party expressing its consent to be bound by the Agreement after the date of receipt of the sixth such notification by the Depositary, the Agreement shall enter into force on the sixtieth day after the deposit by such Party of its notification of the completion of national legal procedures.
The Depositary shall inform the Parties of the date of entry into force of the Agreement.
Article 13
Withdrawal
Any Party may withdraw from this Agreement by a written notice submitted to the Depositary. A withdrawal from the NDPHS shall consequently result in a withdrawal from the Agreement. The withdrawal shall take effect at the end of the financial year following the year in which the Depositary received the notice.
The remaining Parties shall consult on the future existence and structure of the Secretariat.
Article 14
Depositary
Russian Federation shall be the Depositary of this Agreement.
In witness whereof the undersigned, being duly authorised by their respective Governments, have signed this Agreement.
Done at Sankt Peterburg, in one original copy in English to be kept by the Depositary. The Depositary shall issue authenticated copies to all the Parties.
For the Government of the Republic of Estonia,
For the Government of the Republic of Finland,
For the Government of the Federal Republic of Germany,
For the Government of the Republic of Iceland,
For the Government of the Republic of Latvia,
For the Government of the Republic of Lithuania,
For the Government of the Kingdom of Norway,
For the Government of the Republic of Poland,
For the Government of the Russian Federation,
For the Government of the Kingdom of Sweden
Avtale mellom Republikken Estlands regjering, Republikken Finlands regjering, Forbundsrepublikken Tysklands regjering, Republikken Islands regjering, Republikken Latvias regjering, Republikken Litauens regjering, Kongeriket Norges regjering, Republikken Polens regjering, Den russiske føderasjons regjering og Kongeriket Sveriges regjering om opprettelse av sekretariatet for Den nordlige dimensjons partnerskap for helse og livskvalitet (NDPHS)
Republikken Estlands regjering, Republikken Finlands regjering, Forbundsrepublikken Tysklands regjering, Republikken Islands regjering, Republikken Latvias regjering, Republikken Litauens regjering, Kongeriket Norges regjering, Republikken Polens regjering, Den russiske føderasjons regjering og Kongeriket Sveriges regjering, heretter kalt «partene»,
SOM TAR I BETRAKTNING at NDPHS, som definert i Erklæring om opprettelse av Den nordlige dimensjons partnerskap for helse og livskvalitet (Oslo-erklæringen), vedtatt på ministermøtet i Oslo 27. oktober 2003, fra 2004 er blitt bistått av den høyt verdsatte sekretariattjenesten som Østersjørådets sekretariat har stått for,
SOM VISER til Oslo-erklæringen av 2003 og Programerklæring om opprettelse av et sekretariat for Den nordlige dimensjons partnerskap for helse og livskvalitet undertegnet på ministernivå under den årlige partnerskapskonferansen i Oslo 25. november 2009, og i begge disse uttrykte partnerne sin intensjon om og interesse i å opprette et fast sekretariat,
SOM BEKREFTER at alle henvisninger til partnerskapets strukturer og framgangsmåter skal tolkes i henhold til Oslo-erklæringen, og særlig at «partnere» viser til de berettigede partnerne som definert i artikkel 2 i Oslo-erklæringen, og «embetskomiteen» viser til den vanlige samordningsmekanismen i partnerskapet, som består av ledende representanter oppnevnt av hver partner.
Partene er blitt enige om følgende:
Artikkel 1
Opprettelse
Partene oppretter herved Sekretariatet for Den nordlige dimensjons partnerskap for helse og livskvalitet (heretter kalt sekretariatet) som en internasjonal rettslig enhet.
Artikkel 2
Rettssubjekt
Sekretariatet skal være et eget rettssubjekt i vertslandet og ha den rettslige handleevnen som er nødvendig for å utøve sine funksjoner og oppfylle sine målsettinger, herunder retten til å inngå kontrakter, kjøpe og selge løsøre og fast eiendom og å innlede og delta i rettslige prosesser.
Artikkel 3
Beslutningstaking
Alle beslutninger skal treffes ved enighet mellom partene, med mindre noe annet framgår av denne avtalen.
Artikkel 4
Hovedsete
Sekretariatets hovedsete skal ligge i Sverige.
Artikkel 5
Vertslandsavtale
Det skal inngås en egen avtale mellom sekretariatet og vertslandet (heretter kalt Vertslandsavtalen). Vertslandsavtalen skal fastsette privilegier og immunitet for sekretariatet som er nødvendig for at det skal kunne utøve sine funksjoner.
Artikkel 6
Sekretariatets mål og funksjoner
Hovedfunksjonen til sekretariatet er å gi administrativ, analytisk og annen støtte til NDPHS' embetskomité og å sikre kontinuitet og samordning av arbeidet i Den nordlige dimensjons partnerskap for helse og livskvalitet. I tillegg kan partene tildele sekretariatet andre oppgaver etter behov.
Detaljerte mål og funksjoner for sekretariatet er fastsatt i mandatet.
Artikkel 7
Personell
Sekretariatet skal bestå av en direktør, og innenfor de tilgjengelige finansielle rammene, det antall andre ansatte som er nødvendig for å utføre de påkrevde oppgavene.
Sekretariatets direktør skal oppnevnes av partene. Lederen for embetskomiteen har fullmakt til å undertegne arbeidsavtalen med sekretariatets direktør på vegne av partene. Andre ansatte i sekretariatet skal oppnevnes av sekretariatets direktør etter godkjenning fra partene.
Sekretariatets direktør og andre ansatte skal oppnevnes på grunnlag av kvalifikasjoner på en måte som tar hensyn til geografisk balanse, kjønn og rotasjonsprinsippet.
Detaljert arbeidsreglement, administrativ håndbok og regler skal fastsettes i en personalhåndbok for sekretariatet, og denne skal utarbeides av sekretariatets direktør og godkjennes av partene.
Artikkel 8
Finansielle bidrag
Sekretariatets regnskapsår skal være et kalenderår.
Sekretariatets direktør skal hvert budsjettår sørge for at det blir utarbeidet en årsberetning og et budsjettutkast som skal godkjennes av partene.
Sekretariatet skal revideres av en uavhengig revisor oppnevnt av embetskomiteen.
Detaljerte regler om finansielle forhold skal fastsettes i de finansielle reglene for sekretariatet, og skal utarbeides av sekretariatets direktør og godkjennes av partene.
Partene skal gi årlige finansielle bidrag som er påkrevd for sekretariatet i henhold til følgende betalingsformel: et stort bidrag skal være 2,6 ganger større enn et lite bidrag. Store bidragsytere er: Finland, Tyskland, Norge, Polen, Den russiske føderasjon og Sverige, og mindre bidragsytere er: Estland, Island, Latvia og Litauen. Før en ny part i avtalen godkjennes, skal de eksisterende partene komme til enighet med denne parten om bidragsnivået.
Artikkel 9
Tvisteløsning
Enhver tvist om fortolkning eller anvendelse av denne avtalen skal løses gjennom samråd mellom partene.
Artikkel 10
Endringer
Denne avtalen kan endres av partene. Et forslag om å endre avtalen skal framsettes skriftlig og meddeles depositaren. Den foreslåtte endringen skal meddeles av depositaren til alle parter.
Endringen skal vedtas etter samtykke fra partene, og trer i kraft den 60. dag etter at alle parter har underrettet depositaren om ferdigstilling av nasjonale juridiske prosedyrer som er nødvendige for at endringen skal tre i kraft.
Artikkel 11
Tiltredelse
Alle NDPHS-partnere kan til enhver tid, etter denne avtalens ikrafttredelse, rette en anmodning til depositaren om å tiltre denne avtalen. Depositaren skal underrette alle parter om en slik anmodning. Dersom anmodningen er godkjent av partene, skal avtalen tre i kraft for partneren etter framgangsmåten fastsatt i artikkel 12 nr. 1.
Artikkel 12
Ikrafttredelse
Partene skal meddele depositaren skriftlig om fullføringen av nasjonale juridiske prosedyrer som er nødvendige for at denne avtalen skal tre i kraft. Avtalen trer i kraft den 60. dag etter datoen da depositaren mottok den sjette av disse meddelelsene. For hver part som gir sitt samtykke til å være bundet av avtalen, etter datoen da depositaren mottok den sjette av disse meddelelsene, skal avtalen tre i kraft den 60. dag etter denne partens deponering av sin meddelelse om fullføringen av nasjonale juridiske prosedyrer.
Depositaren skal underrette partene om datoen for avtalens ikrafttredelse.
Artikkel 13
Oppsigelse
Partene kan si opp denne avtalen ved skriftlig underretning til depositaren. En utmelding av NDPHS vil dermed føre til oppsigelse av avtalen. Oppsigelsen skal få virkning etter utløpet av det regnskapsåret etter det året da depositaren mottok underretning om oppsigelsen.
De gjenstående partene skal rådføre seg med hverandre om sekretariatets framtidige eksistens og struktur.
Artikkel 14
Depositar
Den russiske føderasjon skal være depositar for denne avtalen.
Som bekreftelse på dette har de nedenstående befullmektigede undertegnet denne avtale.
Utferdiget i St. Petersburg den 25. november 2011 i ett originaleksemplar på engelsk, som skal deponeres hos depositaren. Depositaren skal sende bekreftede gjenparter til alle parter.
For Republikken Estlands regjering
For Republikken Finlands regjering
For Forbundsrepublikken Tysklands regjering
For Republikken Islands regjering
For Republikken Latvias regjering
For Republikken Litauens regjering
For Kongeriket Norges regjering
For Republikken Polens regjering
For Den russiske føderasjons regjering
For Kongeriket Sveriges regjering