5 Bruk av elektronisk signatur

5.1 Gjeldende rett

Det er krav om at det skal føres protokoll for møtene i organene i interkommunale selskaper, jf. IKS-loven §§ 9, 12 og 33. For protokoller fra møter i representantskapet er det krav om at den underskrives av møteleder og to av representantskapets medlemmer. For protokoller fra møter i styret er det krav om at protokollen underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Midlertidig lov 17. april 2020 nr. 27 om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19) § 4 andre ledd innførte et unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020. Unntaket innebar at protokollene kunne signeres med elektronisk signatur.

Denne første midlertidige loven varte i perioden fra 17. april til 16. september. I dag følger unntaket av midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19) § 2 andre ledd, som gjelder fram til 1. juni 2021. Departementet viser i forarbeidene til den midlertidige lovgivningen til at elektronisk signatur er tillatt for selskaper regulert i aksjeloven.

5.2 Forslaget i høringen

I høringsnotatet foreslo departementet å videreføre bestemmelsen i den midlertidige loven gjennom endring i IKS-loven, slik at det blir varig adgang til å benytte elektronisk signatur for å signere protokollene fra møter i representantskapet, styret og eventuelle avviklingsstyrer.

5.3 Høringsinstansenes syn

Det er ikke mange høringsinstanser som kommenterer dette forslaget særskilt, men det får eksplisitt støtte fra KS, Samfunnsbedriftene, Grenlandssamarbeidet interkommunale politiske råd, Revisorforeningen og Norges Kommunerevisorforbund. I tillegg er det syv høringsinstanser som gir sin generelle støtte til departements forslag i høringsnotatet. Samfunnsbedriftene viser blant annet til at bruk av elektronisk signering er bra, og en naturlig følge av at det er mulig å ha digitale møter. Revisorforeningen og Samfunnsbedriftene tar også opp at IKS-ene ikke kan benytte samordnet registermelding digitalt hos Brønnøysundregisteret, og at samhandlingen mellom registrene og selskapene oppfattes som tungvint. Særlig nå som protokoller kan signeres elektronisk bør selskapene kunne få tilgang til bedre digital kommunikasjon med Brønnøysundregistrene.

5.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementet foreslår at IKS-loven endres i samsvar med forslaget i høringsnotatet, og viser til at forslaget fikk bred støtte blant høringsinstansene som uttalte seg om dette spørsmålet. Elektronisk signatur har nå vært mulig etter hjemmel i midlertidige lover over lange perioder siden april 2020. Adgangen til elektronisk signatur synes å ha fungert godt, og å være ønsket av blant annet selskapene og relevante aktører.

Når det gjelder innspillene om bruk av samordnet registermelding, så har departementet merket seg forslaget. For å kunne endre loven og videreføre unntakene i den midlertidige loven innen 1. juni, har det ikke vært anledning til å utrede dette tilstrekkelig nå.