2 Gjennomføring av registreringsordning
2.1 Etablering
En virksomhet som vil etablere en registreringsordning, må fastsette egne retningslinjer for gjennomføring av dette.
Ved vurderingen av om en registreringsordning skal etableres, bør det legges særlig vekt på om en registreringsordning er saklig, nødvendig og forholdsmessig for å bidra til å sikre tilliten til at det ikke foreligger interessekonflikter når saker behandles i virksomheten.
2.2 Gjennomføring
Registrering av økonomiske interesser og verv i juridiske personer med økonomisk formål forutsetter at det etter en vurdering av saklige hensyn, er nødvendig og forholdsmessig for å unngå reell risiko for interessekonflikter i mer enn noen få tilfeller.
I virksomhetens retningslinjer fastsettes det hvilke stillinger som pålegges registreringsplikt og hvilke opplysninger som skal registreres. Det er overordnet fagdepartement som eventuelt kan bestemme at øverste leder i en underliggende virksomhet skal registrere sine verv og økonomiske interesser. Dersom en ansatt i en stilling som er pålagt registreringsplikt unnlater å oppfylle denne, vil dette kunne være å anse som brudd på tjenesteplikter, og vil kunne medføre sanksjoner etter statsansatteloven.
Arbeidsmiljøloven § 9-2, om drøfting med tillitsvalgte, gjelder for registreringsordningen i den enkelte virksomhet.
Retningslinjene for registreringsordningen bør inneholde nærmere bestemmelser om frist for ansattes melding eller registrering av nye eller endrede opplysninger. Retningslinjene bør også inneholde nærmere bestemmelser om på hvilken måte registrering eller melding skal skje. Arbeidsgiver bør påse at innmeldte opplysninger så snart som mulig blir registrert slik at formålet med registreringen oppnås.
2.3 Innsyn
De registrerte opplysningene er gjenstand for innsyn etter offentleglova. Hensynet til offentlig innsyn veier tungt for registrerte opplysninger. Dersom det foreligger unntak for innsyn på andre grunnlag enn taushetsplikt, skal merinnsyn derfor vurderes grundig, og det skal som utgangspunkt svært mye til før innsyn ikke skal gis. Særlig gjelder dette for nåværende verv og økonomiske interesser for arbeidstakere som fremdeles er ansatt i virksomheten.
2.4 Forhold til annet regelverk
Forvaltningsloven § 6 regulerer i hvilke tilfeller en offentlig tjenestemann er ugild. Etter § 6 annet ledd skal det, ved vurderingen av om en tjenestemann er ugild, legges særlig vekt på om avgjørelsen innebærer en særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller en person han har nær tilknytning til.
I spørsmålet om et verv eller en økonomisk interesse skal registreres, er det ikke avgjørende om vervet eller interessen vil kunne medføre inhabilitet. At interessen er registrert, fritar heller ikke den ansatte i å selv vurdere sin egen habilitet, jf. forvaltningsloven § 8.
En registreringsordning får ikke betydning for eventuelle reguleringer av retten til å inneha bierverv. En virksomhet som har slike reguleringer, må der en ansatt i en stilling som er pålagt en registreringsplikt søker om å inneha et bierverv, først vurdere om dette er tillatt etter reglene om bierverv, og om så er tilfelle, om det er en interesse som må registreres.