5 Individuell avtale

5.1 Innleiing

Desentralisert arbeid kan vere særskilt aktuelt i samband med utlysing av nye stillingar, men det kan òg vere aktuelt for eksisterande tilsette. I begge tilfella må arbeidsgivaren og arbeidstakaren inngå ei individuell avtale. Avtala bør anten vere ei ordinær arbeidsavtale eller ei tilleggsavtale til den ordinære arbeidsavtala.

Dersom arbeidsgivaren og arbeidstakaren ønskjer ei fast og tidsuavgrensa avtale om desentralisert arbeid, kan dei inngå ei ordinær arbeidsavtale. Dette kan vere særleg aktuelt ved nyrekrutteringar der desentralisert arbeid er tenkt å vere ei fast ordning. Arbeidsavtala må oppfylle krava i arbeidsmiljølova §§ 14-5 og § 14-6.

Ei tilleggsavtale om desentralisert arbeid er eit supplement til den ordinære arbeidsavtala. Tilleggsavtala kan følgje mal for individuell fjernarbeidsavtale. Ei tilleggsavtale føreset at både arbeidsgivaren og arbeidstakaren skal kunne seie opp ordninga, utan dermed å seie opp det underliggjande arbeidsforholdet. Avtala vil ikkje gripe inn i dei andre tilsetjingsvilkåra til den tilsette eller det ordinære arbeidsforholdet. Tilleggsavtala må likevel bli avslutta automatisk når tilsetjingsforholdet i verksemda tek slutt.

Uavhengig av om det blir inngått ei tilleggsavtale eller ei ordinær arbeidsavtale, må avtala som eit minimum avklare dei følgjande forholda:

• arbeidsstad
• tidsrommet og omfanget av avtala
• tilgjengelegheit
• arbeidstid
• utstyr og tryggingsreglar
• reglar om prøvetid
• opphøyr av avtala

Forstørr bilete

5.2 Utlysing av stilling med moglegheit for desentralisert arbeid

Dersom arbeidsgivaren lyser ut ei stilling der arbeidsoppgåvene kan bli utførte desentralisert, skal det som hovudregel gå fram av utlysingsteksten kva former for desentralisert arbeid som er aktuelle:

1. arbeid frå eit kontorfellesskap utanfor kontorstrukturen til verksemda
2. arbeid innanfor kontorstrukturen til verksemda, men frå ein annan kontorstad enn den kontorstaden arbeidstakaren organisatorisk høyrer til
3. arbeid frå heimekontor fordi arbeidstakaren er busett så langt frå kontorstaden eller kontorstadene til verksemda at dagpendling ikkje er realistisk

Viss arbeidet kan bli utført desentralisert, bør det stå i utlysingsteksten kva kontorfellesskap eller lokale som er aktuelle. Dersom dette ikkje kjem fram av utlysingsteksten, bør det presiserast at det er arbeidsgivaren som endeleg avgjer spørsmålet. Utlysingsteksten bør òg avklare om det kan vere aktuelt å arbeide frå heimekontor som ei fast eller mellombels ordning.

Tilsetjing i stillinga må i alle tilfelle følgje kvalifikasjonsprinsippet, jf. statstilsettelova § 3.

5.3 Nærare om avtalevilkåra

5.3.1 Avklaring av arbeidsstad

Før det blir inngått avtale om desentralisert arbeid, må arbeidsgivaren og arbeidstakaren avtale kvar arbeidet skal bli utført. Dette er særleg viktig ved nytilsetjingar.

Dersom arbeidstakarar som allereie er tilsette i verksemda, skal arbeide desentralisert, må dette skje frivillig. Det inneber at verken arbeidsgivaren eller arbeidstakaren einsidig kan krevje ei slik ordning.

Arbeidsstaden for desentralisert arbeid kan vere både innanfor og utanfor kontorstrukturen til verksemda, sjå punkt 5.2. For verksemder som har fleire kontorstader spreidde over heile landet, kan det vere aktuelt å tilby arbeidstakaren moglegheit for desentralisert arbeid frå ein annan kontorstad, innanfor kontorstrukturen til verksemda. Denne kontorstaden kan anten vere like sentral som hovudkontoret, eller mindre sentral. Arbeid utanfor kontorstrukturen til verksemda kan vere frå kontorfellesskap der kontorplassen blir leigd eller lånt av tilsette frå fleire ulike verksemder. Arbeidet kan òg utførast frå arbeidstakaren sin eigen heim dersom arbeidet skal bli utført som heimearbeid.

5.3.2 Tidsrom og omfang

Tidsrom

Partane må avklare lengda på avtaleperioden, anten tidsavgrensa eller tidsuavgrensa.

Ei tidsavgrensa avtale kan vere aktuelt dersom ein arbeidstakar ønskjer å arbeide desentralisert i ein gitt periode. Ved å tidsavgrense avtaleperioden har partane større høve til å evaluere og eventuelt endre ordninga ved slutten av avtaleperioden. I desse tilfella er det nærliggjande å inngå avtala som ei tilleggsavtale til den ordinære arbeidsavtala, sjå punkt 5.1.

I andre tilfelle kan det vere formålstenleg å inngå ei tidsuavgrensa avtale. Dette kan til dømes vere i tilfelle der arbeidsgivaren og arbeidstakaren er samde om at det ikkje er aktuelt for arbeidstakaren å arbeide fast frå den ordinære kontorstaden, til dømes dersom det er ekstra lang avstand mellom kontoradressa for verksemda og bustaden til arbeidstakaren. I desse tilfella bør partane inngå ei ordinær arbeidsavtale, sjå punkt 5.1.

Omfang

Avtala som blir inngått, bør avklare kor stor del av arbeidet som skal bli utført som desentralisert arbeid, og eventuelt kor stor del som skal bli utført frå den ordinære kontorstaden. Det kan til dømes bli avtalt desentralisert arbeid på bestemde dagar i veka, at det i ein viss prosent av det totale arbeidsforholdet skal bli arbeidd desentralisert, eller at heile arbeidsforholdet skal bli utført som desentralisert arbeid.

Dersom arbeidet skal bli utført vekselvis mellom den ordinære kontorstaden og den desentraliserte arbeidsstaden, bør det bli avtalt når (dag/veke/månad) den tilsette skal vere til stades på kvar stad.

5.3.3 Tilgjengelegheit

På kva måte og når arbeidstakaren skal vere tilgjengeleg, må bli avtalt. Ein arbeidstakar som arbeider desentralisert, skal gi melding om fråvær (sjukdom, sjuke barn, kundebesøk osb.) i samsvar med gjeldande reglar i verksemda. Arbeidsgivaren bør òg halde på retten til å be arbeidstakaren møte fysisk på den ordinære kontorstaden til nødvendige møte eller liknande.

Arbeidstakaren sin faste arbeidsstad eller stader er definerte i arbeidsavtala, eventuelt i ei tilleggsavtale som omtalt i punkt 5.1. Når arbeidsgivaren pålegg arbeidstakaren å møte fram på andre stader enn den avtalte arbeidsstaden, er dette å rekne som ei tenestereise. Dersom tenestereise blir pålagd av arbeidsgivaren, vil arbeidstakaren få dekning av utgifter etter særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innanlands.

Tilgjengelegheit kan avklarast i avtala ved at det blir spesifisert

• kva tidsrom og på kva stader arbeidstakaren skal vere tilgjengeleg
• på kva måte arbeidstakaren skal vere tilgjengeleg (til dømes på telefon, e-post, videokonferansar eller liknande)
• kva aktivitetar/møte arbeidstakaren skal delta på gjennom fysisk nærvær på den ordinære kontorstaden (til dømes fellesmøte)
• korleis annan type kontakt med arbeidsgivaren skal gå føre seg (til dømes digitale verktøy arbeidstakaren skal nytte)

5.3.4 Arbeidstid

Arbeidstid er den tida arbeidstakaren står til disposisjon for arbeidsgivaren, jf. arbeidsmiljølova § 10-1 (1). Både arbeidsmiljølova og heimekontorforskrifta regulerer spørsmål om arbeidstid. Den alminnelege arbeidstida i staten er òg regulert ved tariffavtaler mellom staten og organisasjonane.

Reglane i arbeidsmiljølova og hovudtariffavtalene om arbeidstid gjeld òg ved desentralisert arbeid. Overtid, nattarbeid og søndags- og helgedagsarbeid kan berre påleggjast i samsvar med reglane i arbeidsmiljølova, eventuelt i samsvar med tariffavtale som fråvik arbeidsmiljølova eller hovudtariffavtalene. Reglane for meirarbeid gjeld på same måte som når slikt arbeid blir utført frå hovudarbeidsplassen.

Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten (fleksitidsavtala) gjeld ved desentralisert arbeid. Ei fleksitidsordning må gjelde alle arbeidstakarane i verksemda, driftseininga eller delar av ei driftseining. Unntak kan berre gjerast for arbeidstakarar som av tenestlege grunnar ikkje kan komme inn under ordninga. Skal nokon få fritak, må det skje etter ei drøfting med dei tillitsvalde. Fleksitidsavtala er ei gjennomsnittsberekna arbeidstidsordning over ein tidsperiode, som ved slutten av perioden skal vise eit tilnærma nullrekneskap. Avtala gir arbeidstakaren høve til å innarbeide meirtid – utanom ordinær arbeidstid – som seinare kan avspaserast. Avtala fastset at kjernetida i staten – det tidsrommet alle må vere til stades – er frå kl. 09:00 til kl. 14:30. Arbeidsgivaren har den same retten til å organisere, leie, kontrollere og fordele arbeidet innanfor ramma av det arbeidsforholdet som er inngått, sjølv om arbeidstakaren arbeider desentralisert.

5.3.5 Utstyr, informasjonstryggleik osb.

Teieerklæringar og dei til kvar tid gjeldande reglane for bruk og oppbevaring av teiepliktig informasjon i verksemda, gjeld òg ved desentralisert arbeid.

Arbeidsgivaren har ansvaret for at nødvendig tryggleik for dokument og opplysningar kan varetakast av arbeidstakaren på arbeidsstaden, slik som skjerming av informasjon, moglegheit for å ta telefonsamtaler-/møte på lukka rom og liknande. Arbeidstakaren er sjølv ansvarleg for å følgje dei til kvar tid gjeldande tryggingsreglane i verksemda. Arbeidsgivaren og arbeidstakaren må avklare korleis oppbevaring av dokument og annan informasjon kan skje i tråd med dei gjeldande teiepliktreglane.

Spørsmål knytte til arbeidsutstyr, ansvar og kostnader bør òg vere klarlagde før det blir avtalt at arbeidet skal bli utført som desentralisert arbeid. Det bør til dømes bli spesifisert i avtala dersom arbeidstakaren får særleg utstyr til bruk i arbeidet.

5.3.6 Reglar om prøveperiode og opphøyr av avtala

Dersom arbeidsgivaren og arbeidstakaren inngår ei ordinær arbeidsavtale om desentralisert arbeid, må reglane i statstilsettelova om oppseiingsfristar, prøvetid osb. blir følgde. Oppseiing av arbeidsavtala inneber at arbeidsforholdet blir avslutta.

Ei tilleggsavtala om desentralisert arbeid vil kunne seiast opp, utan at det underliggjande arbeidsforholdet òg blir avslutta, sjå punkt 5.1. I desse tilfella kan det vere naturleg å ha ein prøveperiode for ordninga, til dømes slik at dei tre første månadene blir rekna som ein prøveperiode. Eksempelvis kan dei avtale at kvar av partane kan seie opp avtala i prøveperioden med eit varsel på to veker. Når dei seier opp tilleggsavtala, fell partane tilbake på den ordinære arbeidsavtala. Tilleggsavtala vil bli avslutta automatisk når tilsetjingsforholdet i verksemda tek slutt.

5.3.7 Ansvar og forsikringar

Staten er sjølvassurandør, og arbeidsgivaren skal ikkje teikne særskilde forsikringar for arbeidstakarar som arbeider desentralisert. Ved eventuelle skadetilfelle som oppstår i samband med desentralisert arbeid, nyttar ein dei generelle reglane om erstatning og forsikring som elles gjeld for tilsette i staten.