6. Myter om offentlige anskaffelser

Reglene for offentlige anskaffelser er ikke så rigide som mange tror. Det finnes et handlingsrom som også offentlige virksomheter og sosiale entreprenører kan utnytte. Men det offentlige må passe på likebehandlingen av leverandørene. Her er en gjennomgang av noen oppfatninger og myter om regelverket, og hva regelverket faktisk sier.

Mange tror at alle innkjøp må på anbud. Det er ikke riktig. Det er verdien på anskaffelsen som bestemmer hvilke deler av regelverket som må følges. Anskaffelser under 100 000 kroner er unntatt kravene. For alle anskaffelser gjelder likevel.

• Oppdragsgiver, dvs. den som kjøper en tjeneste, skal alltid sørge for effektiv ressursbruk og bidra til at allmenheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.
• Den som kjøper en tjeneste i det offentlige, skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
• Vinneren av en konkurranse skal få tilslaget basert på objektive og ikke-diskriminerende kriterier.

Mange tror at alle anskaffelser over 100 000 kroner må kunngjøres. Det er ikke riktig.

Ny lov og forskrift om offentlige anskaffelser trådte i kraft 1. januar 2017. Da ble den nasjonale terskelverdien hevet fra 500 000 kroner til 1 100 000 kroner. Det betyr at det ikke er et entydig krav til at anskaffelser under 1,1 millioner kroner må kunngjøres.

Bestemmelsene i anskaffelsesforskriftens del I gjelder likevel, dvs. at oppdragsgiver for eksempel må føre protokoll og følge reglene om taushetsplikt, habilitet, frister, etc. Det er et krav om at den som skal kjøpe inn en tjeneste, skal arrangere en konkurranse. Det betyr normalt at oppdragsgiveren må henvende seg til minst tre leverandører.

Mange tror at offentlige virksomheter som vil anskaffe en tjeneste, ikke kan snakke med potensielle leverandører. Det er feil. Det er ingenting i veien for at offentlige virksomheter kan snakke med leverandører. Før en konkurranse er kunngjort, er det ikke satt noen begrensninger i å ha kontakt med markedet/leverandørene. Kontakt med leverandørene kan tvert imot være svært nyttig. Oppdragsgiver kan på den måten få mer kunnskap om den teknologiske utviklingen og mulighetene, og det kan hjelpe til å få bedre innblikk i leverandørmarkedet. Men det forutsetter likevel at oppdragsgiver hele tiden er oppmerksom på at de skal:

• sikre likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet
• ikke røpe leverandørenes forretningshemmeligheter for andre
• sikre at de leverandører som har gitt råd, ikke får en urimelig konkurransefordel i gjennomføringen av konkurransen.

Det er ingen bestemmelser som sier at det offentlige skal velge større leverandører. Offentlige virksomheter kan kjøpe fra alle som tilfredsstiller vilkårene som beskrives i utlysningen. Men hvis oppdragsgiver stiller strenge krav til leverandørene, kan det bli vanskelig for små eller nye virksomheter å levere tilbud. Dette gjelder for eksempel om det kreves regnskap for siste tre år. En virksomhet som har eksistert kortere, kan ikke innfri et slikt krav. Oppdragsgiver bør ikke stille slike krav dersom det ikke er nødvendig eller relevant for innholdet i anskaffelsen.

Nyetablerte virksomheter kan ha behov for å få testet sine løsninger i reelle situasjoner. Det er ingenting i veien for å inngå kontrakter om midlertidige utviklingssamarbeid med sosiale entreprenører, men det er viktig at den offentlige virksomheten da vurderer hvordan kravene i anskaffelsesregelverket skal oppfylles. Innkjøper og leverandøren kan bli enige om å gjennomføre en test, med en kontrakt som bare gjelder i en testperiode. Så kan det eventuelt bli aktuelt med en anskaffelse senere, dersom det er aktuelt å sette tjenesten i drift i større skala.

Entreprenører kan også involveres i såkalte innovative anskaffelser, som det står mer om i kapittel 3 Samarbeidsformer.

Offentlige virksomheter får ofte tips og idéer fra leverandører og andre om nye måter å løse oppgavene på. Slike forslag kommer ikke sjelden uten at den offentlige virksomheten arbeider med en konkret anskaffelse. Kommunen kan følge opp slike innspill for eksempel med å invitere til en leverandørkonferanse, eller etablere andre møteplasser der leverandørene får anledning til å vise frem nye løsninger, produkter og tjenester. En annen mulighet er å samle innspillene fortløpende, og så gå i dialog med de aktuelle leverandørene når det er aktuelt å planlegge en konkurranse.

Det er ingenting som hindrer en offentlig virksomhet i å starte en konkurranse etter initiativ fra en potensiell leverandør. I en slik situasjon er det imidlertid viktig at oppdragsgiver er bevisst initiativtakerens/ leverandørens rolle i den videre prosessen.

Den potensielle leverandøren må ikke få en urimelig konkurransefordel. Hvis en slik urimelig fordel oppstår i prosessen, må leverandøren avvises.

Det er derfor svært viktig at oppdragsgiver sørger for at alle som ønsker å levere et tilbud, behandles likt når konkurransen skal gjennomføres.

Kilde: Direktoratet for forvaltning og IKT, statens fagorgan for offentlige anskaffelser