Opplegg for registrering og kontroll av antall psykisk utviklingshemmede i kommunene

Rundskriv I-46/98

11.12.98

1. Innledning2. Endringer m.v. i forhold til rundskriv I-40/983. Nærmere om opplegget for kontroll1. Innledning (Word-dokument) 1. Innledning (Word-dokument) 1. Innledning (Excel-fil)

---

1. Innledning

Vi viser til rundskriv I-40/98, der det ble redegjort for det nye opplegget for registrering og kontroll av antall psykisk utviklingshemmede til bruk for inntektssystemet i kommunene. Opplegget er drøftet med Norges Kommune-revisorforbund. Det skal benyttes første gang ved registreringen pr. 01.01.1999.

I dette rundskrivet skal vi

• i punkt 2 orientere om enkelte endringer og presiseringer av opplegget for kommunenes registrering av antall psykisk utviklingshemmede, jf. punkt 2 i rundskriv I-40/98.
• orientere nærmere om opplegget for kontroll med kommunenes opplys-ninger om antall psykisk utviklingshemmede. Punkt 3 i rundskriv I-40/98 erstattes av punkt 3 i rundskriv I-46/98.

Alle kommunene skal fylle inn de nødvendige opplysningene om antall psykisk utviklingshemmede i eget skjema, jf. vedlegg 1. Kommunerevisjonen skal rapportere til Sosial- og helsedepartementet på eget attestasjonsskjema om resultatet fra kontrollen i et utvalg av kommunene, jf. vedlegg 2. Vedlegg 3 er en liste over de kommunene som skal kontrolleres i 1999.

Departementet er opptatt av å unngå for mange særrapporteringer fra kommunene. Det er imidlertid nødvendig å følge opp Stortingets vedtak om å innføre antall psykisk utviklingshemmede 0-15 år og 16 år og over som to kriterier i inntektssystemet med et forsvarlig registrerings- og kontrollsystem. Vi vil vurdere hvordan dette opplegget fungerer, og bl.a. se nærmere på om rapporteringen fra år 2000 kan skje ved å tilpasse pleie- og omsorgsstatistikken.

I tillegg til, men uavhengig av dette registrerings- og kontrollopplegget, vil det bli gjennomført en ny rapportering om tilbudet til psykisk utviklingshemmede fra kommunene pr. 1.1.99 (statusrapporteringen). Det vil bli et betydelig mindre omfang på statusrapporteringen i 1999 i forhold til de foregående år,og trolig blir dette siste året med en særskilt rapportering om tilbudet til psykisk utviklingshemmede.

2. Endringer m.v. i forhold til rundskriv I-40/98

• Vi gjør oppmerksom på at det kun er kommunale tjenester hvor det er fattet enkeltvedtak etter sosialtjenesteloven § 4-2 og/eller kommunehelse-tjenesteloven § 1-3 annet ledd nr. 3 og 5 (hjemmesykepleie, sykehjem og boform med heldøgns pleie og omsorg), som skal danne grunnlag for registreringen av antall psykisk utviklingshemmede. Det er ikke avgjørende når enkeltvedtakene er utformet, men at de gjelder pr. 1.1.99.
• Vi presiserer at i rundskriv I-40/98 benyttes betegnelsen utviklingshemmet synonymt med psykisk utviklingshemmet. I rundskriv I-46/98 har vi for å unngå misforståelser kun benyttet betegnelsen psykisk utviklingshemmet.
• I rundskriv I-40/98 er det vist til at kommunene skal benytte personnummer og ikke navn i registeret over psykisk utviklingshemmede. Det er nå bestemt at personene bare skal registreres med fødselsdato.
• I rundskriv I-40/98 til kommunene heter det:

For at en person skal bli regnet med til kriteriet antall psykisk utviklingshemmede i inntektssystemet, må det i enkeltvedtaket som kommunen utformer stå at ”personen har en diagnostisert utviklingshemning” eller at ”personen har en tilstand som er å forstå som en utviklingshemning”.

Etter en ny vurdering har departementet kommet til at det er tilstrekkelig at det i saksmappen/e til den enkelte tjenestemottaker, men ikke nødvendigvis i enkeltvedtaket/ene, framgår at personen er psykisk utviklingshemmet. Det avgjørende er at kontrollinstansen (kommunerevisjonen) på en enkel måte kan finne fram til denne dokumentasjonen på at personen er psykisk utviklingshemmet.

I merknadskolonnen i det registeret kommunen skal lage, må det stå nøy-aktig hvor kommunerevisjonen vil finne denne opplysningen. Dersom det i dag ikke står noe sted i sakspapirene at en person som skal med i registeret er psykisk utviklingshemmet, må det legges ved et dokument i saken som dokumenterer dette, og som revisjonen i forbindelse med ev. kontroll skal ha tilgang til. Det er som nevnt i rundskriv I-40/98 kommunen selv som i den enkelte sak må avgjøre hvem som skal regnes som psykisk utviklings-hemmet.

• Det kan være flere saksmapper/saksnumre i tilknytning til den enkelte psykisk utviklingshemmede, dersom den psykisk utviklingshemmede mottar flere tjenester etter for eksempel sosialtjenesteloven, og der det som følge av dette er fattet flere enkeltvedtak. Vi viser til at det da kan være hensiktsmessig med èn kolonne for hvert saksnummer i kommunenes register over antall psykisk utviklingshemmede.
• Kommunene og kommunerevisjonen får med dette forlenget fristen med å sende inn rapport til departementet til 15. april 1999, jf. punkt 3 nedenfor.

3. Nærmere om opplegget for kontroll

I rundskriv I-40/98 er det gitt en kortfattet og foreløpig redegjørelse for opplegget med kontroll av kommunenes opplysninger. Her skal vi gi en samlet redegjørelse, som erstatter punkt 3 i rundskriv I-40/98.

a) Kommuneadministrasjonens oppgaver

Sosial- og helsedepartementet vil hvert år initiere kontroll med registeret i 80 av landets kommuner (ikke 25 pst av landets kommuner, som det står i rundskriv I-40/98). Ingen kommuner kan utelukke at det blir foretatt kontroll det enkelte år, og heller ikke at det kan bli kontroll to eller flere år på rad. I tillegg skal det foretas ny kontroll med de kommunene hvor kommunerevisjonen avdekket avvik året før. I vedlegg 3 følger de kommunene som kommunerevisjonen skal kontrollere i 1999.

I disse kommunene skal følgende stilles til rådighet for kommunerevisjonen:

• Registeret over alle de psykisk utviklingshemmede som kommunen mener skal med ved rapporteringen til departementet.
• Vedlegg 1 skal være fylt ut på grunnlag av registeret, med en samlet oppstilling av følgende tre tallstørrelser (kriteriedataene til inntektssystemet) pr. 1.1.99: Totalt antall psykisk utviklingshemmede, antall psykisk utviklings-hemmede 0-15 år og psykisk utviklingshemmede 16 år og over som er tildelt tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 og/eller kommunehelse-tjenesteloven § 1-3 annet ledd nr. 3 og 5. I de kommunene som mottar verts-kommunetilskudd skal de psykisk utviklingshemmede som er tilflyttede, og som altså danner grunnlaget for vertskommunetilskuddet, ikke tas med når disse kommunene lager sine registre.

Skjemaet skal være underskrevet av ansvarlig person i kommunen, dvs. rådmann/administrasjonssjef, etatsjef eller tilsvarende.

Selv om kommunerevisjonen ev. avdekker avvik, skal kommune-administrasjonen ikke lage et revidert skjema.

• Sakspapirene (inkl. enkeltvedtak) i tilknytning til de personene kommunerevisjonen velger å kontrollere. I registerets kolonne for merknader, må det være angitt presist hvor i sakspapirene kommunerevisjonen finner opp-lysningen om at personen er psykisk utviklingshemmet.

De kommunene som er undergitt kontroll må stille ovennevnte opplysninger til rådighet for kommunerevisjonen innen 1. februar 1999.

De kommunene som ikke er valgt ut for kontroll, skal kun sende vedlegg 1 til SHD innen 15. april 1999.

b) Kommunerevisjonens oppgaver

Kommunerevisjonen gjennomfører følgende kontrollhandlinger i de kommunene (1) som er valgt ut for kontroll, jf. vedlegg 2 og 3:

• Det skal velges ut et antall psykisk utviklingshemmede for kontroll etter hvor mange psykisk utviklingshemmede som er ført opp i registeret:

Antall psykisk utviklings-hemmede i kommunen	Antall psykisk utviklingshemmede som skal velges ut for kontroll
1-15	Alle
16-32	16
33-99	Halvparten
100 eller flere	50

I kommuner med mer enn 16 psykisk utviklingshemmede velger kommune-revisjonen selv hvilke personer der sakspapirene skal gjennomgås.

• Kommunerevisjonen skal kontrollere at personen er gruppert i riktig alders-kategori i registeret. Det står i enkeltvedtaket når personen er født. Dersom en person er ført i feil alderskategori, skal kommunerevisjonen oppgi det i attestasjonsskjemaet.
• Kommunerevisjonen skal kontrollere at det i enkeltvedtaket står at personen er tildelt tjeneste(r) etter sosialtjenesteloven § 4-2 eller kommunehelse-tjenesteloven § 1-3 annet ledd nr. 3 eller 5. Hvis det i registeret er oppgitt å være flere enkeltvedtak knyttet til en person, er det tilstrekkelig at kommunerevisjonen kontrollerer at det foreligger ett enkeltvedtak hvor det er tildelt tjenester etter sosialtjenesteloven eller kommunehelsetjeneste-loven. Dersom det ikke foreligger noen enkeltvedtak knyttet til en person som er oppført i registeret, skal kommunerevisjonen oppgi dette i attestasjonsskjemaet.
• Kommunerevisjonen skal kontrollere at det i sakspapirene er dokumentert at personen er å regne som psykisk utviklingshemmet. Dersom det ikke fore-ligger noe dokument som viser at personen er å regne som psykisk utviklingshemmet, skal kommunerevisjonen oppgi dette i attestasjons-skjemaet.

Etter at kommunerevisjonen har utført nødvendig kontroll, sender kommune-revisjonen følgende til Sosial- og helsedepartementet:

• rapporteringsskjemaet om antall psykisk utviklingshemmede i underskrevet stand fra kommuneadministrasjonen (vedlegg 1). Selv om kommune-revisjonen ev. avdekker avvik, skal kommuneadministrasjonen som nevnt i punkt 3 a) ikke lage et revidert skjema.
• det vedlagte attestasjonsskjemaet i utfylt stand og underskrevet av kommunerevisor (vedlegg 2). Dette skjemaet bør kommunerevisjonen sende kopi av til kommuneadministrasjonen.

Frist til SHD: 15. april 1999.

Vi viser til at kommunerevisjonen vil bli tillagt en rolle også i forbindelse med oppfølgingen av de kommunene der revisjonen avdekker avvik, jf. punkt 3 c).

c) Departementets oppfølging m.v.

I tillegg til ovenstående opplegg vil departementet i 1999 også sammenstille de innsendte data om antall psykisk utviklingshemmede pr. 1.1.99 med de data om antall psykisk utviklingshemmede som kommunene har sendt inn i forbindelse med statusrapporteringen pr. 1.1.98 og vil sende inn i forbindelse med status-rapporteringen pr. 1.1.99. Det vil bli tatt kontakt med kommuner hvor det viser seg å være særlig store forskjeller i antall psykisk utviklingshemmede mellom disse rapportene, for å få en forklaring på dette (her: ikke kommuner som kommunerevisjonen foretar kontroll i). (2)

Sosial- og helsedepartementet vil kort tid etter 15. april 1999 sende brev til de kommunene der kommunerevisjonen har avdekket avvik, for å få avklart om avvik skyldes faktiske feil eller for eksempel manglende dokumentasjon.

Kommunerevisjonen vil deretter bli anmodet om å foreta en ny kontroll.

Med hilsen

Fredrik Hoffmann e.f.

Ketil Østvedt

3 vedlegg

Saksbehandler:

Rådgiver Per Eivind Hem, tlf. 22 24 85 70.

Kopi:

Landets kommune/distriktsrevisjoner Landets fylkesmenn Norges Kommunerevisorforbund Norsk Forbund for Utviklingshemmede Kommunenes Sentralforbund Vertskommunesammenslutningen

(1) I bykommuner med bydeler som er valgt ut for kontroll, velger kommunerevisjonen selv om det er hensiktsmessig å konsentrere kontrollen til èn eller få bydeler, eller om det bør gjøres et tilfeldig utvalg uavhengig av hvilke bydeler de psykisk utviklingshemmede mottar tjenestene fra.

(2) I forbindelse med statusrapporteringen er det ikke foretatt en begrensning slik som i rundskriv I-40/98 og I-46/98 knyttet til om den psykisk utviklingshemmede er tildelt tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 eller kommunehelsetjenesteloven § 1-3 annet ledd nr. 3 og 5. Det betyr at det kan være faktiske forskjeller mellom det antall personer som rapporteres i vedlegg 1 til rundskriv I-46/98 og i statusrapporteringsskjemaet som kommunene vil få tilsendt og skal svare på i 1999.

Lagt inn 14. desember 1998 v Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen