3 Funksjonalitet i regjeringskvartalet

Gode og effektive løsninger for departementenes arbeid og gode vilkår for faglig og politisk utviklingsarbeid er et viktig hensyn i utviklingen av nytt regjeringskvartal. Rom- og funksjonsprogrammet for nytt regjeringskvartal ble fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet i mars 2017 etter en grundig prosess med medvirkning fra alle de fremtidige brukerdepartementene, bedriftshelsetjeneste, vernetjeneste og de ansattes organisasjoner. Til grunn for arbeidet lå bl.a. følgende føringer:

• Det nye regjeringskvartalet skal være arealeffektivt.

• Fremtidens regjeringskvartal skal planlegges med ambisiøse miljømål og høy grad av energieffektivitet.

• Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for fleksible arbeidsplasser og økt samhandling på tvers av departementene.

3.1 Arealnorm

For å sikre et godt grunnlag for beslutning om konseptvalg for prosjektet, ble det tidlig i planleggingen utredet en generell arealramme/-norm. Dette var helt nødvendig av hensyn til den fremtidige reguleringsprosessen (volumer, utnyttelsesgrad, hensyn til byrom osv.) og av hensyn til kostnader.

I konseptvalgsutredningen (KVU) for nytt regjeringskvartal (juni 2013), ble det gjort noen relativt grove estimater av arealbehovet i det fremtidige regjeringskvartalet. For å få et bredere erfaringsmateriale enn KVU-en, etablerte Kommunal- og moderniseringsdepartementet i oktober 2013 en arbeidsgruppe som fikk i mandat å innhente erfaringer med nye arbeidsformer. Dette skulle være et av grunnlagene for utformingen av rom- og funksjonsprogrammet. Arbeidsgruppen gjennomførte studieturer og gjorde befaringer av sammenlignbare nyere departementsbygg i flere land og nyere kontorbygg i Norge. Arealtallene lå der i størrelsesorden 20–22 m² brutto per person, og arbeidsgruppen anbefalte på det grunnlaget at det fremtidige regjeringskvartalet burde etableres med en arealramme på 23–25 m² brutto per person.1 Basert på disse utredningene og faglige råd fra Statsbygg, har regjeringen så langt i prosjektet lagt til grunn en arealnorm på 23 m² BTA per ansatt for utviklingen av rom- og funksjonsprogrammet.

Arealnormen på 23 m² BTA/person bygger på to størrelser/begreper:

• Bruttoareal (BTA) = alt areal/alle funksjoner, inklusive yttervegger og tekniske rom, men ikke parkering i kjeller/bilrelaterte arealer og tilsvarende2

• Antall ansatte i departementene3

I prosjekt nytt regjeringskvartal har arealnormen på 23 m² blitt operasjonalisert slik at arealet fordeler seg på fire arealkategorier: arbeidsplassareal, fellesareal, øvrig kommunikasjonsareal og tekniske rom og konstruksjon, se figur 3.1.

Hver fargede rute utgjør 1 m².

Kilde: Statsbygg

Dagens departementslokaler er gjennomgående lite arealeffektive. Arealbruken varierer mellom 28 m² og 68 m² BTA/person. Nytt regjeringskvartal er et svært kostbart prosjekt og regjeringen har en klar målsetting om å bygge de nye regjeringsbygningene med høyere arealeffektivitet enn i dag. Samtidig skal det kunne etableres gode arbeidsplasser for de ansatte som skal ha sin fremtidige arbeidsplass i byggene. Sammenlignet med dagens situasjon gir en arealnorm på 23 m² opp mot 30 pst. mindre arealbruk per ansatt. Skulle man økt arealet i nytt regjeringskvartal med 1 m² per ansatt fra 23 til 24, ville det samlede arealet økt med 4700 m² og kostnadene ville ifølge Statsbyggs beregninger øke med et sted mellom 300 og 400 mill. kroner. Samtidig representerer 23 m² per ansatt en arealnorm som er høyere enn enkelte departementsbygg i andre land og sammenlignbare nyere norske kontorbygg i privat sektor.

3.2 Arbeidsplasskonseptet

Rom- og funksjonsprogrammet for nytt regjeringskvartal bygger på et arbeidsplasskonsept med aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Aktivitetsbaserte kontorløsninger er utformet med utgangspunkt i aktivitetene til den organisasjonen som skal bruke løsningen. I den aktivitetsbaserte løsningen tilbys de ansatte rom og funksjoner som er tilpasset og understøtter de ulike aktivitetene som skal utføres i løpet av en arbeidsdag. Rom og funksjoner er tilpasset de ansattes forskjellige behov og arbeidsstil – enten de trenger ro og konsentrasjon eller samarbeid. Arbeidsplasskonseptet baserer seg på tre hovedgrep: stor fleksibilitet når det gjelder endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer; stor variasjon og valgfrihet, og deling av areal.

Arbeidsformene i departementene vil endre seg i fremtiden. Departementsfellesskapet trenger derfor lokaler som er fleksible når det gjelder endring av struktur og oppgavefordeling. En løsning med standardiserte kontorareal og aktivitetsbaserte arbeidsplasser gir stor fleksibilitet. Slik kan man med enkle grep tilpasse lokalene når det skjer endringer i departementsstrukturen eller oppgaver flyttes fra ett departement til et annet4. Arbeidsplasskonseptet tar også høyde for at departementsarbeid krever ulike arbeidsformer og at disse vil utvikle og endre seg over tid.

Aktivitetsbaserte arbeidsplasser gir stor valgfrihet til den enkelte arbeidstaker til å variere arbeidsplass ut fra hvilken type arbeidsoppgaver vedkommende skal utføre. Alle ansatte skal tilhøre en hjemmebase, altså et fast område sammen med sin organisatoriske enhet (f.eks. seksjon eller avdeling) og sine nærmeste kolleger. Skal man jobbe med konsentrasjonsarbeid, f.eks. i forbindelse med utredningsarbeid, meldingsarbeid eller arbeid med lovtekster, så skal det finnes tilstrekkelig med stillerom og/eller stillesoner der den type arbeid kan utføres. Skal man arbeide sammen i team eller grupper i prosjekter så skal det være rikelig tilgang på multirom og samhandlingsarealer som passer til den type arbeidsprosesser.

Kilde: Statsbygg/Team Urbis

Et standard kontorareal i nytt regjeringskvartal skal etableres med ulike funksjonelle soner:

• En hovedsone med individuelle arbeidsplasser og rikelig med multirom og stillekontor

• En buffersone med møterom og interne tilpasningsarealer som plasseres strategisk som buffer mot lyd og gangtrafikk inn mot arbeidssonen

• En sosial sone som skal være et naturlig samlingspunkt med mulighet for sosialisering, kaffepauser, uformelle sammenkomster osv.

Støttefunksjoner som garderober, WC, personlige skap osv. plasseres i tilknytning til den sosiale sonen. I tillegg er det for hvert departement satt av 5 pst. av arealet til lokalt delt arbeidsplassareal. Hvert enkelt departement kan bestemme hvordan man vil utnytte dette. Det kan f.eks. brukes til flere stillerom, lesesal, prosjektrom eller andre typer rom det er behov for.

Kilde: Statsbygg/Team Urbis

I tillegg til det arealet hvert enkelt departement får tildelt, er det i skisseprosjektet satt av ca. 5 pst. av det samlede arealet til det som kalles sentralt delte arbeidsplasser. Dette er ulike typer arbeidsplasser som er spredt rundt i byggene, særlig i tilknytning til fellesfunksjonene på plan 2 (kantine, felles møteromsavdeling, felles pressefasiliteter osv.). Disse arbeidsplassene vil være tilgjengelige for alle ansatte i alle departementene.

Rom- og funksjonsprogrammet for nytt regjeringskvartal bygger på et fleksibelt arbeidsplasskonsept hvor hovedanbefalingen er aktivitetsbaserte arbeidsplasser med free seating og underdekning, dvs. at antallet ordinære arbeidsstasjoner skal utgjøre 75 pst. av de ansatte som har hjemmebase i kontorarealet, og at ingen har fast plass. Dette alternativet er anbefalt bl.a. på bakgrunn av en kartlegging av tilstedeværelse i utvalgte departementer. Kartleggingen viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 55 pst.5

Selv med underdekning på 25 pst. ordinære arbeidsstasjoner, vil alle ansatte i en normalsituasjon finne en kontorplass i egen hjemmebase. Velger man dette alternativet, så gir det både muligheter for å etablere konsentrasjonsarbeidsplasser og meget gode variasjons- og valgmuligheter for øvrig for den enkelte, som beskrevet ovenfor. Arbeidsplasskonseptet er imidlertid så fleksibelt at det også gir rom for å kunne velge fast plass til deler av eller alle ansatte i et departement. Velger man fast plass til alle, vil det gi klart mindre variasjonsmuligheter i form av konsentrasjonsarbeidsplasser og multirom. Anbefalingen i det godkjente rom- og funksjonsprogrammet er derfor helt klart å velge en løsning med free seating og underdekning av ordinære arbeidsstasjoner. Arbeidsplasskonseptet og den fastsatte arealrammen åpner imidlertid ikke for cellekontor til alle. Statsbygg har beregnet at fast plass til alle og 50 pst. cellekontor vil kreve opp mot 20 000 m² ekstra areal til en merkostnad på rundt 1,5 mrd. kroner.

3.3 Samhandling og fellestjenester

Det er en helt sentral målsetting for arbeidet med nytt regjeringskvartal at nye lokaler skal gi økt samhandling mellom departementene, og internt i departementene. Dette krever også målrettet arbeid med organisasjonsutvikling, nye arbeidsformer mv. Nytt regjeringskvartal vil også kunne legge til rette for bedre kontakt med publikum og eksterne brukere. Det overordnede konseptet for byggeprosjektet med bygningsorganisering, romfunksjoner og teknisk støtte er designet slik at det skal gi et godt fysisk rammeverk for samhandling. Det mest konkrete uttrykket for dette, er at det vil bli etablert en sentral samhandlingssone på plan 2, der alle bygningene bindes sammen med broer.

Kilde: Statsbygg/Team Urbis

I samhandlingsstrøket planlegges det felles møte- og konferanseavdeling, felles pressefasiliteter, service- og brukerstøttefunksjoner, kantiner og kaffebarer samt en god del sentralt delte arbeidsplasser som er åpne for alle departementene. En viktig målsetning fra regjeringens side er minst mulig dublering av fellesfunksjoner. Det vil for eksempel bety at det ikke vil bli kantiner i alle byggene, og at det etableres ett felles område med pressefasiliteter. Å ikke dublere slike fellesfunksjoner er et meget viktig bidrag til å holde kostnadene nede, samtidig som det bidrar til å tilrettelegge for bedre samhandling mellom departementene.

For øvrig legges det opp til at mest mulig av administrative støttefunksjoner skal legges til omkringliggende bygg som ikke er en del av selve regjeringskvartalet, trolig R5, jf. kap. 2.5. Samlokalisering av departementene er en viktig forutsetning for å få til en mer effektiv drift av departementene. Samtidig er arbeidet med mer effektive fellestjenester og innføringen av Forsvarsdepartementets to-nivåløsning, felles IKT-plattform for departementene, en viktig forutsetning for å få mest mulig gevinster ut av nytt regjeringskvartal.6 Parallelt med planleggingen av nytt regjeringskvartal pågår det et utviklingsarbeid med sikte på å effektivisere de administrative funksjonene i departementsfellesskapet ved at flere administrative oppgaver som departementene utfører hver for seg i dag, i framtida skal utføres sentralt av en felles tjenesteleverandør (DSS).