3 Innføring av gebyr for notarialforretninger

3.1 Innledning

Norske myndigheters kompetanse til å utføre notarialforretninger er regulert i lov om notarius publicus med tilhørende forskrift. Det følger av § 2 at notarialforretninger er de oppgaver som er lagt til notarius publicus i lov eller forskrift. Oppgavene er utføring av vigsler og å gi notarialbekreftelser. En typisk notarialbekreftelse er en bekreftelse av signatur eller en «rett kopi», med tilhørende notarialattest. Notarialbekreftelser med notarialattest kreves gjerne av utenlandske myndigheter. Domstolene gjennomfører ca. 65 000 notarialbekreftelser og ca. 8 400 vigsler årlig. I tillegg utføres det et beskjedent antall notarialforretninger hos lensmenn, namsfogdene og politistasjonssjefer med sivile rettspleieoppgaver. Etter gjeldende rett er ikke notarialforretningene vigsel og notarialbekreftelser gebyrbelagt.

Notarialforretningen vigsel drøftes særskilt, jf. punkt 3.5.

3.2 Forslaget i høringsbrevet

Domstoladministrasjonen har foreslått et gebyr på 250 kroner for notarialbekreftelser. Gebyret skal dekke utgifter til lønn for saksbehandlere og dommerfullmektiger, lokaler og drift av nødvendige systemer.

Det føres ikke statistikk over antall notarialforretninger hos lensmenn, namsfogder og politistasjonssjefer med sivile rettspleieoppgaver. Politidirektoratet har vært i kontakt med et utvalg politidistrikt. Den generelle tilbakemeldingen er at en bruker lite ressurser på notarialforretninger. Direktoratet har gjort et nøkternt anslag som viser at hvert politidistrikt bruker i underkant av fem dagsverk per år til oppgaven. Departementet ser at det er vanskelig å tallfeste antallet notarialforretninger, og legger til grunn at det utføres et beskjedent antall forretninger hos lensmenn, namsfogdene og politistasjonssjefer med sivile rettspleieoppgaver. Gebyret skal dekke utgifter til lønn for saksbehandlere, lokaler og drift av nødvendige systemer.

I høringsbrevet foreslo departementet å gebyrlegge tjenestene notarialforretninger (notarialbekreftelser mv.) og at gebyr fastsettes i forskrift, med en foreslått sats på 0,3 R (258 kroner).

Betalingstidspunktet for gebyrene var ikke omtalt direkte i høringsbrevet.

3.3 Høringsinstansenes syn

Asker og Bærum tingrett, Bergen tingrett, Follo tingrett, Sør-Trøndelag tingrett, Kristiansand tingrett, Oslo byfogdembete, Politidirektoratet og Norges Politilederlag er de høringsinstanser som har uttalt seg direkte om gebyr på notarialforretninger, og alle er positive til innføringen av gebyr når målsettingen er at gebyrene skal dekke de faktiske utgiftene. Flere har imidlertid uttrykt behov for presiseringer. Dette gjelder særlig gjennomføring av notarialbekreftelser, der det i dag ikke foreligger krav til arkivering. Norges politilederlag har fremsatt synspunkter om at det er «…viktig at notarialforretninger blir verifisert ved journalføring, noe som ikke gjøres i dag, og at ved å gebyrlegge tjenesten må en journalføre forretningen for å kunne inndrive gebyrene». De siste årene har antallet notarialbekreftelser økt betydelig, og er i mange tilfeller en tidkrevende oppgave. Videre bes det oftere om unødige notarialbekreftelser og/eller flere ekstra kopisett. Det imøteses derfor innføring av gebyr på dette, og det er viktig at det ilegges gebyr per kopisett slik at omfanget kan begrenses. Bergen tingrett foreslår at gebyret kan vurderes som «et ekspedisjonsgebyr» for henvendelsen og at det dermed påløper kun ett gebyr. Follo tingrett og Norges Politilederlag mener gebyrsatsen er urimelig, og sistnevnte foreslår en gebyrsats på 0,1 R (86 kroner).

Norges Politilederlag anfører at gebyrleggingen vil føre til vesentlig økning av ressursbruk, og Politidirektoratet fremhever at det fra sentralt hold må etableres system og rutiner for oppfølging og rapportering. Bruk av SIAN (politiets saksbehandlingssystem) vil gi notoritet og etablere en rutine for oppfølging og rapportering. Dersom eksisterende betalingssystemer benyttes, antas det at inntektene vil kunne dekke kostnadene knyttet til ordningen. Bruk av SIAN vil medføre at ansvar for inndrivelse og eventuell tvangsinndrivelse av gebyr legges til Statens innkrevingssentral, og den foreslåtte investeringsrammen på 1 mill. kroner antas å være dekkende. Domstoladministrasjonen har beregnet at engangsutgifter for domstolene vil beløpe seg til ca. 0,5 mill. kroner og de løpende kostnadene til ca. 4,3 mill. kroner årlig.

Flere av høringsinstansene, Bergen tingrett, Sør-Trøndelag tingrett, Follo tingrett og Oslo byfogdembete har uttrykt behov for presisering av hva som regnes som én notarialforretning. Sør-Trøndelag tingrett har påpekt at etter sportelloven, forløperen til rettsgebyrloven, tok en betalt per side som det ble bekreftet riktigheten av. Oslo byfogdembete «….mener at gebyrplikten bør knyttes til notarialattesten, jf. forskriften § 12, noe som også er vanlig i andre land. Det vil gi en klar og antakeligvis uttømmende presisering som i de aller fleste tilfeller er lett å praktisere.» Videre uttaler Oslo byfogdembete: «Vanligvis får ett dokument én notarialattest. Unntaksvis kan flere dokumenter få én notarialattest og ett dokument kan få flere notarialattester.» Det uttales også at dersom det bes om en ny attest fordi den første ikke ble godtatt, må det betales nytt gebyr, da notarius publicus utfører det rekvirenten ber om innenfor rammen av regelverket og ikke kan ta ansvar for bekreftelser som ikke blir godtatt.

Flere av høringsinstansene har uttalt seg om hvorvidt betaling av gebyret bør skje forskuddsvis eller etterskuddsvis. Halden tingrett,Oslo byfogdembete og Domstoladministrasjonen mener at betaling bør skje senest samtidig med at notarialforretningen utføres. Noen av høringsinstansene fremholder at det i vurderingen av inndrivelsesmåte må ses hen til at det mottas en del dokumenter per post fra skatteetaten (folkeregisteret) og fra privatpersoner.

Bergen tingrett viser til at det er praktisk å inndrive gebyrer etterskuddsvis da mye kommer per post, men ettersom dette skaper merarbeid bør det likevel kreves forskuddsbetaling med bruk av betalingssystemer knyttet direkte opp mot domstolenes felles regnskapssentral DFØ. Domstoladministrasjonen fremhever at etterskuddsvis fakturering vil medføre at innkrevingsutgiftene per transaksjon vil utgjøre hoveddelen av gebyrets størrelse. Imidlertid bør det gis rom for etterskuddsvis innkreving for virksomheter med kontoradresse i Norge som kjøper et stort antall notarialforretninger. Dette bør imidlertid ikke være en automatisk ordning for alle virksomheter som ikke er storforbrukere av denne tjenesten, da dette vil føre til store utgifter ved innkreving av lave gebyrer.

Oslo byfogdembete påpeker at det ved embetet er deponert nærmere 1 600 signaturer avgitt ved personlig fremmøte som ved senere notarialbekreftelser brukes i stedet for fremmøte. Dette gjelder særlig for «storkunder», eks. banker, adopsjonsfirmaer og lignende, som ofte sender dokumenter med bud. Forskuddsbetaling for denne brukergruppen vil medføre for mye administrasjon og tidsbruk dersom det skal sendes ut faktura og ventes på betaling før notarialbekreftelsen kan utføres.

I rettsgebyrloven § 3 sjette ledd er det hjemmel for avvisning ved manglende forskudd, men den gjelder «rettergangsskritt». Oslo byfogdembete foreslår at: «Det bør derfor gis en egen avvisningshjemmel for notarialforretninger og vigsler der det er forskuddsplikt. Dette er den mest effektive måte å inndrive gebyret.» Også Bergen tingrett foreslår en avvisningshjemmel, jf. for eksempel tvisteloven § 16-7 (1) a, jf. § 19-1 (2)a om avvisning av sivil sak fordi rettsgebyret ikke er betalt.

3.4 Departementets vurdering

Etter departementets vurdering er notarialbekreftelser myndighetshandlinger med et klart servicepreg. Det er rimelig at publikum skal betale for statens kostnader ved dette. Samtlige høringsinstanser som har uttalt seg er enige i at det innføres gebyr for tjenesten. Videre vises det til at gebyrene kan bidra til å redusere antallet unødvendige bekreftelser. Det er dessuten vanlig å ta betalt for tjenesten i utlandet.

På denne bakgrunn fastholder departementet sitt forslag fra høringsbrevet, både når det gjelder innføring av gebyr og gebyrets størrelse.

Gebyrinntektene skal dekke de gjennomsnittlige kostnadene staten har ved å produsere de aktuelle tjenestene, og ikke overstige disse. Gebyrets størrelse er derfor beregnet ut fra arbeidet som antas å ligge i utførelsen av oppgaven, basert på ressursberegninger gjort av Domstoladministrasjonen og Politidirektoratet.

Departementet definerer én notarialforretning som utstedelsen av én notarialattest, jf. notarialforskriften § 12. Notarialattesten utstedes for eksempel for hver signatur og dokument som notarius publicus bekrefter riktigheten av. Dette betyr at hvert dokument som skal bekreftes får sin attest. Det foreligger snevre unntaksmuligheter fra hovedregelen om at ett dokument får én notarialattest. Dette gjelder blant annet for adopsjonssakene, hvor enkelte land godtar at et innholdsfortegnelsesdokument over dokumenter i en mappe notarialbekreftes med én notarialattest som dermed også gjelder for alle dokumentene i mappen. Ett dokument kan også få utstedt flere notarialattester når en i samme sak skal ha signaturbekreftelser fra flere personer som bor ulike steder i landet. Her vil hver enkelt henvende seg til sin nærmeste notar som vil utstede en attest for den enkelte.

Departementet understreker at det er forskjell på tjenesten notarialbekreftelse med notarialattest som nå gebyrlegges, og den type bekreftelser som ikke krever en slik attest, det som kun er en «rett kopi». Notarialbekreftelse med notarialattest er betinget av at den som skal være mottaker av dokumentet krever dette. Vanligvis er dette noe som bare kreves fra utlandet. «Rett kopi» bekreftelsene som vanligvis brukes i Norge er ikke notarialforretninger, og det vil da ikke utstedes en notarialattest. Å få en slik «rett kopi» bekreftelse skal fortsatt være gratis.

Som hovedregel kreves personlig fremmøte for notarialbekreftelser, noe som legger til rette for at gebyret betales forskuddsvis. Inndrivelseskostnadene vil ofte overstige de beskjedne gebyrene og etterskuddsinndrivelse vil skape merarbeid. Departementet finner derfor at gebyrene som hovedregel bør betales forskuddsvis.

Forskuddsfakturering vil imidlertid ikke være egnet for «storkunder» av tjenesten som banker, adopsjonsfirmaer og lignende. Det samme gjelder for de som har deponert signaturer i domstolen ved personlig fremmøte for senere notarialforretninger. Disse virksomhetene sender ofte dokumenter med bud, og det vil gi mye ekstraarbeid om det skal innkreves gebyr forskuddsvis.

Departementet foreslår derfor at både «storkunder» og de som har deponert signaturer i domstolen gis mulighet til etterskuddsvis betaling. En forutsetning for etterskuddsbetaling må være at virksomheten har kontoradresse i Norge.

Departementet finner det hensiktsmessig å etablere en avvisningshjemmel slik at saken kan avvises i de tilfeller der det er forskuddsplikt og betaling ikke skjer senest samtidig med handlingen. Dette vurderes som den mest hensiktsmessige måten å inndrive gebyret på. Departementet går dermed bort fra det opprinnelige forslaget om etterskuddsbetaling som grunnlag for tvangsinndrivelse da det nå gis bestemmelser om avvisning ved manglende betaling.

Departementet foreslår at de nærmere bestemmelsene vedrørende gebyrsats, inndrivelsesmåte og avvisning hjemles i forskriften.

3.5 Særlig om notarialforretningen vigsel

I høringsbrevet ble det foreslått at gebyrlegging av denne tjenesten skal dekke lønn til vigsler, særskilte omkostninger knyttet til seremonirommene i domstolene og kostnadene rundt saksbehandlingen, herunder registrering samt utstedelse av dokumenter. I tillegg ble det vist til at det vil kunne påløpe merutgifter i forbindelse med vigsler utenfor kontortid. Domstoladministrasjonen foreslo en gebyrsats på 1 500 kroner. I høringsbrevet foreslo departementet at gebyret for vigsler settes til 1,75 R (1 505 kroner). Betalingstidspunktet for gebyrene var ikke omtalt direkte i høringsbrevet.

De fleste høringsinstansene som har uttalt seg spesifikt om vigsler, er enige i innføringen av gebyr. Asker og Bærum tingrett og Follo tingrett mener gebyrsatsen er for høy tatt i betraktning det relativt begrensede arbeidet som utføres nå som prøvingen er overført til folkeregisteret. Bergen tingrett fremhever at det mest krevende arbeidsmessig ved vigsler er «lørdagsvigsler» der vigsler får overtidsbetaling og at en sikkerhetsansatt må være på huset. Sør-Trøndelag tingrett etterspør en klarlegging av om forslaget innebærer en plikt til å vie på lørdag da det argumenteres med merutgifter til dette. Dersom domstolen ønsker å tilby dette, bør det følges opp av et tilleggsgebyr for vigsler utenfor tinghuset/det faste seremonirommet, for eksempel 3 ganger rettsgebyret samt reiseutgifter. Det må likevel fortsatt være opp til den enkelte domstol om det skal tilbys vigsler utenfor de faste lokaler. Oslo byfogdembete mener det offentlige bør kunne tilby borgerlige vigsler også på lørdager, men de ønsker ikke at bestemmelsen inneholder lovnad om vigsler utenfor domstolens faste lokaler.

Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet mener det medfører en uheldig forskjellsbehandling å innføre gebyr for vigsler. Ekteskap er den samlivsform som er velregulert og blir ofte fremstilt som den foretrukne samlivsform. Det er en sivilrettslig handling av forvaltningsmessig karakter og bør således være kostnadsfri. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet fremhever at gebyrlegging vil medføre en uheldig forskjellsbehandling i forhold til homofile, personer uten tros- og livssynstilknytning og gjengifte. Det anføres også at fattige kan vegre seg for å inngå ekteskap.

Flere av høringsinstansene har uttalt seg om hvorvidt betaling av gebyr for vigsler bør skje forskuddsvis eller etterskuddsvis. Kristiansand tingrett og Bergen tingrett foreslår forskuddsbetaling for vigsler, begrunnet med at etterskuddsinnkreving vil skape merarbeid.

Sør-Trøndelag tingrett, Oslo byfogdembete og Domstoladministrasjonen mener at det bør være etterskuddsbetaling for vigsler for par der minst en av partene bor i Norge, og forskuddsplikt der begge parter er bosatt i utlandet av hensyn til inndrivelsesmulighetene. Oslo byfogdembete begrunner sitt standpunkt; «Forskuddsvis betaling vil være mer arbeidskrevende ettersom det må kontrolleres at gebyret er betalt. Det vil også være en risiko for at enkelte seremonier ikke kan gjennomføres som planlagt….» Domstoladministrasjonen vektlegger at det allerede er gode løsninger for innkreving av eksisterende gebyrer og samme system kan brukes for vigsler.

Departementet fastholder forslaget i høringsbrevet, men med en differensiering av gebyret for vigsel i eller utenfor domstolens kontortid. Gebyret skal dekke kostnader ved vigselen. Dette tilsier at det bør betales et høyere gebyr for vigsler utenom kontortid, herunder på lørdager. Det vil være høyere lønnskostnader til vigsler utenom kontortid og det vil ved enkelte domstoler påløpe ekstrautgifter til åpen resepsjon eller vakthold.

Departementet foreslår derfor å sette gebyret for vigsler i kontortiden til 1 R (860 kroner), vigsler utenfor kontortid til 3R (2 580 kroner), og at gebyrsatsenes størrelse hjemles i forskriften.

Departementet mener at en slik differensiering vil gjøre gebyret overkommelig, også for de med lavest inntekt.

Departementet vil presisere at det fortsatt er opp til den enkelte domstol om de ønsker å tilby vigsler utenfor kontortid og/eller vigsler utenfor domstolens lokaler.

Departementet deler ikke oppfatningen til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet om at gebyrlegging av borgerlige vigsler vil medføre en uheldig forskjellsbehandling overfor personer som av forskjellige grunner ikke kan gifte seg i kirken. Borgerlige vigsler er åpne for alle, og en gebyrlegging retter seg ikke mot noen bestemt del av befolkningen, men mot samtlige personer som velger å vie seg borgerlig.

Departementet mener at forskuddsbetaling vil være den beste løsningen ved betaling av gebyr for vigsler, og at betalingsmåten hjemles i forskriften. Dette er samme løsning som er foreslått for notarialbekreftelser. Ved forskuddsbetaling unngår en ekstrakostnader forbundet med fakturering. Departementet mener at ved manglende betaling skal vigslene avvises, som for de øvrige notarialforretninger, jf. ovenfor. Samme avvisningshjemmel, jf. forskriften, vil da gjelde for alle notarialforretninger.

Departementet deler ikke Oslo byfogdembetes bekymring om at krav om forskuddsbetaling vil medføre en risiko for at seremonier ikke kan gjennomføres som planlagt, og mener dette kan løses ved gode informasjons- og betalingsrutiner. Parene har en plikt til å legitimere seg før vigselen gjennomføres. Det kan innføres rutiner for betaling i forkant av eller samtidig med at legitimasjonen kontrolleres, slik at kvittering vises samtidig med legitimeringen. Å inngå ekteskap er en viktig avgjørelse som i de fleste tilfeller er godt planlagt. Dersom alle domstolene får betalingsterminaler, kan ikke departementet se at det skulle være noe praktisk problem å kreve forskuddsbetaling eller betaling samtidig med at parene legitimerer seg.