3 Gjeldande rett
3.1 Om Einingsregisteret og Føretaksregisteret
Brønnøysundregistra er den sentrale forvaltningsetaten som har ansvar for ei rekkje nasjonale kontroll- og registreringsordningar for næringslivet. Både Einingsregisteret og Føretaksregisteret er ein del av Brønnøysundregistra.
Både Einingsregisteret og Føretaksregisteret tilbyr i dag nettbasert registrering til dei fleste føretak. Alle innsende opplysningar blir lagra elektronisk. Ei rekkje opplysningar er også tilgjengelege på nettsidene til Brønnøysundregistra, i hovudsak i form av kunngjeringar og nøkkelopplysningar.
Einingsregisteret vart oppretta i 1995 og høyrer inn under Nærings- og handelsdepartementet. Verksemda til registeret er nærmare regulert i lov 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret (einingsregisterlova) og i forskrift 9. februar 1995 nr. 114 om registrering av juridiske personer m.m. i Enhetsregisteret (forskrift om registrering i Einingsregisteret).
Hovudformålet med Einingsregisteret er å fremje effektiv utnytting og samordning av offentlege opplysningar om dei ulike einingane. Registeret inneheld grunndata om alle juridiske personar og andre einingar som har registreringsplikt i NAV Aa-registeret, Føretaksregisteret, Stiftelsesregisteret, Konkursregisteret, Meirverdiavgiftsmanntalet, Statistisk sentralbyrås Bedrifts- og føretaksregister og i Skattedirektoratet sitt register over etterskotspliktige skatteytarar (desse registra er også kalla tilknytte register). Plikt til å registrere seg i Einingsregisteret gjeld blant anna for staten, fylkeskommunar, kommunar, selskap, samvirkeføretak, foreiningar, stiftingar, verdipapirfond, enkeltpersonføretak og tingsrettslege sameiger (regulert i einingsregisterlova § 4).
Krav om registrering kan også følgje av særskild føresegn som er gitt i eller i medhald av lov. I tillegg kjem einingar som registrerer seg frivillig.
Gjennom registrering i Einingsregisteret blir registreringseiningane identifiserte ved eit unikt organisasjonsnummer. Det har vore ein stor auke i talet på registrerte einingar i Einingsregisteret dei siste åra, og behovet for organisasjonsnummeret som identifikator aukar både i det offentlege og i det private. Ved årsskiftet 2009-2010 var det registrert 922 700 einingar i Einingsregisteret.
Føretaksregisteret vart oppretta i 1988 og høyrer òg inn under Nærings- og handelsdepartementet. Registeret si verksemd er nærmare regulert i lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak (føretaksregisterlova). Utfyllande reglar er gitt i forskrift 18. desember 1987 nr. 984 om registrering av foretak (føretaksregisterforskrifta).
Føretaksregisteret har ansvar for å registrere alle norske og utanlandske føretak som driv næringsverksemd i Noreg, med unntak av ein del enkeltpersonføretak. Registeret skal sikre rettsvern og oversikt over aktørane i norsk næringsliv, og er ei viktig kjelde for alle som treng korrekte opplysningar om desse. Ved inngangen til 2010 var det registrert 415 461 føretak i Føretaksregisteret. Talet på aksjeselskap som var registrerte per 31. desember 2009, var 213 224, noko som utgjorde 51,4 prosent av alle registrerte føretak.
Alle næringsdrivande føretak med både avgrensa og uavgrensa ansvar pliktar å registrere seg i Føretaksregisteret, jf. føretaksregisterlova § 2-1. Det same gjeld enkeltpersonføretak som driv handel med varer dei har kjøpt inn, eller som har meir enn fem fast tilsette i hovudstilling. Andre enkeltpersonføretak kan registrere seg på frivillig basis, jf. § 2-2.
3.2 Om meldeplikt og rett til å signere meldingar til Einings- og Føretaksregisteret
Reglane om når meldingar skal sendast inn, kven som pliktar å sørgje for at meldingar blir sende inn, og kven som kan signere sjølve meldinga, er regulerte i høvesvis einingsregisterlova og føretaksregisterlova kapittel 4. Kva slags opplysningar som skal meldast, er regulert i einingsregisterlova kapittel 2 og føretaksregisterlova kapittel 3. Dette er nærmare omtala i punkt 3.3. Registreringspliktige føretak skal meldast til Føretaksregisteret før næringsverksemda begynner (føretaksregisterlova § 4-1). Ei registreringseining skal meldast til Einingsregisteret seinast samtidig med at ho blir registrert i tilknytt register (einingsregisterlova § 12).
Meldeplikt er ei plikt til å sørgje for at registra til kvar tid er så korrekte og oppdaterte som mogleg. Endringar om føretaka skal meldast til registra for at tredjemann på ein enkel måte skal kunne finne korrekte opplysningar om føretaket. Dette medfører at den som er pålagd meldeplikt, må sørgje for at endringar blir melde til registra så fort som mogleg. I føretaksregisterlova er dette regulert i § 4-2, som seier at meldingar skal leverast inn utan ugrunna opphald.
Plikta til å melde eit føretak registrert for første gong og seinare til å melde endringar er i lova pålagd fysiske personar med tilknyting til eininga. I einingsregisterlova er meldeplikta pålagd innehavaren av eit enkeltpersonføretak og for alle andre einingar dagleg leiar, forretningsførar eller tilsvarande kontaktperson, jf. einingsregisterlova § 14 første ledd. Lova blir tolka slik at dersom eininga har ein dagleg leiar, er han/ho å betrakte som kontaktperson for eininga. Det tilsvarande gjeld for forretningsførar dersom eininga ikkje har dagleg leiar. For enkeltpersonføretak blir innehavaren alltid sedd på som kontaktperson. I § 14 tredje ledd kan også andre personar ha ei meldeplikt dersom dette følgjer av reglane for eit tilknytt register.
I føretaksregisterlova § 4-2 er meldeplikta i eit enkeltpersonføretak lagd til innehavaren. For kommandittselskap og ansvarlege selskap er meldeplikta lagd til kvar enkelt ansvarleg deltakar dersom ikkje selskapet er organisert med eit styre. I så fall har kvar enkelt styremedlem meldeplikt. I europeiske økonomiske føretaksgrupper har kvar enkelt ansvarleg deltakar eller forretningsførar meldeplikt. I alle andre føretak er meldeplikta lagd til kvar enkelt styremedlem.
Krav om å signere meldingane til registra betyr at ein står inne for at opplysningane som blir melde, er riktige. I praksis inneber dette å skrive under på/signere meldinga anten fysisk eller elektronisk. Einingsregisterlova og føretaksregisterlova har ulike reglar for kven som skal signere meldingar til registeret, men signeringskravet er det same for meldingar som blir sende inn på papir, og for elektroniske meldingar som blir sende via Altinn.
Etter føretaksregisterlova § 4-3 første ledd skal alle meldepliktige signere melding til registeret. I tillegg har den med signaturrett i selskapet ein slik rett. For enkeltpersonføretak er det dermed innehavar åleine som signerer meldinga. For alle andre organisasjonsformer må meldingane i utgangspunktet signerast av fleire personar, dersom ikkje føretaket har einestyre eller det er vedteke ei særskild signaturføresegn som gjer at signaturretten kan utøvast åleine. For å kunne nytte den elektroniske meldingsløysinga i Altinn må dermed alle som skal signere meldinga, lærast opp i å bruke systemet.
Etter einingsregisterlova § 8 første ledd må dagleg leiar, forretningsførar, innehavar eller tilsvarande kontaktperson gi ei skriftleg erklæring om at dei opplysningane som blir melde til Einingsregisteret, er riktige.
Omgrepet signaturrett er ein rett til å representere selskapet utetter og å forplikte føretaket – altså ein rett til å forplikte føretaket økonomisk eller på annan måte. Reglar om signaturrett er blant anna lovfesta i aksjelova § 6-30 og i selskapslova § 2-21. Kven som har signaturrett for eit føretak, går fram av registrerte opplysningar i Brønnøysundregistra. Omgrepet signaturrett må ikkje forvekslast med omgrepa meldeplikt og signering. Det er ikkje, og er heller ingen grunn til at det skal vere like reglar for signaturretten til selskapet og signering på meldingar til Einings- og Føretaksregisteret. Formåla med dei to regelsetta er forskjellige, og det er dermed behov for reglar som kan oppfylle formålet på best mogleg måte. For eit aksjeselskap er for eksempel hovudregelen at styret i fellesskap har signaturrett. For det same selskapet er det tungvint og unødvendig at heile styret skal måtte signere ei endringsmelding til Brønnøysundregistra.
Det er straffesanksjonar mot dei som let vere å oppfylle meldeplikta til høvesvis Einingsregisteret og Føretaksregisteret. Etter einingsregisterlova § 16 og føretaksregisterlova § 4-5 andre ledd kan den meldepliktige ileggjast tvangsmulkt dersom han/ho forsømmer meldeplikta, og etter føretaksregisterlova § 10-4 kan dei meldepliktige straffast med bøter.
Meldeplikt og straffansvar heng saman fordi den meldepliktige kan straffast viss den lovpålagde plikta ikkje blir oppfylt. I utgangspunktet skal den meldepliktige signere meldingar til registra, og ansvaret for å sørgje for at meldinga blir send inn, ligg alltid hos den meldepliktige. Dette gjeld også for elektroniske meldingar.
I 2007 vart det vedteke forskriftsheimlar i dei to lovene med høve til å gjere unntak frå krava til signering for meldingar om adressedata (postadresse, forretningsadresse) og kontaktdata (telefonnummer, telefaksnummer, mobiltelefonnummer, e-postadresse og heimeside), jf. Ot.prp. nr. 67 (2005-2006). Forskriftsheimlane opnar for at færre av dei meldepliktige skal måtte signere denne typen meldingar. Desse opplysningane er ofte førehandsutfylte i elektroniske skjema, og formålet med endringa var å gjere det lettare å rette opp feil. Men det har vist seg at det er relativt få endringsmeldingar som berre dreier seg om kontaktinformasjon. Slike forskriftsreglar vil derfor gi liten effekt og har ikkje vorte gitt.
Med heimel i einingsregisterlova § 12 tredje ledd og føretaksregisterlova § 4-1 fjerde ledd kan departementet òg gi reglar som pålegg registreringspliktige å sende meldingar til registeret elektronisk. Det er per i dag ikkje gitt slike forskrifter.
3.3 Nærmare om kva slags opplysningar som skal registrerast i Einingsregisteret og Føretaksregisteret
Einingsregisteret
Einingsregisterlova §§ 5 og 6 fastset at ved første gongs registrering skal meldinga innehalde opplysningar om blant anna namn eller føretaksnamn på eininga, adresse og organisasjonsform. Dersom dei finst skal meldinga òg innehalde opplysningar om styremedlemmer, revisor, rekneskapsførar, kven som har signaturrett o.l. For at Einingsregisteret skal ha ein fysisk person det kan kontakte, og ein som kan stå inne for at dei melde opplysningane er riktige, skal det etter § 5 bokstav f alltid givast opp anten dagleg leiar, forretningsførar, innehavar eller tilsvarande kontaktperson.
Einingsregisterlova § 8 fastset òg at dersom eininga ikkje skal registrerast i Føretaksregisteret, må erklæring frå revisor eller rekneskapsførar om at vedkomande tek på seg oppdraget, leggjast ved, dersom slike opplysningar blir melde. Reglane blir praktiserte slik at erklæringane må liggje føre i original. På same måte som for underskrifter på sjølve meldinga kan elektronisk innsending «stoppe opp» dersom vedkomande som skal signere vedlegget, ikkje ønskjer å signere elektronisk.
Føretaksregisteret
Føretaksregisterlova kapittel 3 stiller ei rekkje krav til kva slags opplysningar som skal registrerast i registeret for dei forskjellige organisasjonsformene. For aksjeselskap, allmennaksjeselskap, samvirkeføretak, foreiningar og stiftingar, europeiske selskap og europeiske samvirkeføretak skal selskapsvedtekter, stiftingsdato, forretningskommune, adresse, styremedlemmer, dagleg leiar og kven som har signaturrett, registrerast. For enkeltpersonføretak skal registeret innehalde opplysningar om føretaksnamn, innehavar, kva slags næringsverksemd som blir driven, forretningskommune og adresse, og dagleg leiar viss føretaket har det. Føretaksregisterlova kapittel 3 inneheld også reglar for kva slags opplysningar som skal registrerast for kommandittselskap, utanlandske føretak, statsføretak, helseføretak, regionale helseføretak og kommunale og fylkeskommunale føretak som er etablerte etter kommunelova.
3.4 Nærmare om bruk av elektronisk signatur og sikkerheitsløysinga i Altinn
Elektronisk signatur er eit felles omgrep som dekkjer fleire metodar eller teknikkar for å sikre at den personen som sender det elektroniske dokumentet, er den vedkomande gir seg ut for å vere. Formålet er å sikre at partar som ikkje kjenner kvarandre, kan kommunisere elektronisk og få verifisert identiteten til kvarandre. Ein elektronisk signatur kan òg brukast når ein skal inngå bindande avtalar. Teknikkane som blir brukte ved elektronisk signering i dag, er elektroniske nøklar og sertifikat, og PIN-kodar eller passord.
Lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur (e-signaturlova) har som formål å leggje til rette for ein sikker og effektiv bruk av elektronisk signatur. Lova inneheld først og fremst krav til kvalifiserte sertifikat og dei som skriv ut slike (nivå 4, jf. nedanfor).
Altinn er tilrettelagt for bruk av elektronisk autentisering og signatur på fire sikkerheitsnivå (der nivå 4 er det høgaste). Ved dei fleste av tenestene i Altinn, deriblant for meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, blir det nytta ein enkel elektronisk signatur, basert på ei løysing med PIN-kode eller passord (nivå 2). Det er opp til tenesteeigarane (i dette tilfellet Brønnøysundregistra) i Altinn å avgjere kva slags sikkerheitsnivå ein skal ha når ein bruker dei elektroniske tenestene deira.