4 Videreføring av den midlertidige forskriften i midlertidig lov
4.1 Gjeldende rett
4.1.1 Krav til fysisk møte
Boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven krever at generalforsamling og årsmøte gjennomføres med fysisk oppmøte. Dette fremgår ikke direkte av lovene, men følger forutsetningsvis av bestemmelsene om gjennomføring av generalforsamling og årsmøte. Lovene åpner ikke for at møtene avholdes på annen måte. I koronaforskriften ble det gjort et midlertidig unntak fra kravet om fysisk oppmøte i perioden 8. april til 27. mai 2020.
4.1.2 Krav om fysisk signatur på møteprotokoller
Boligbyggelagsloven § 5-17 tredje ledd, borettslagsloven § 7-9 annet ledd og eierseksjonsloven § 53 krever at protokoller fra generalforsamling og årsmøte undertegnes skriftlig. Lovene åpner ikke for elektronisk signatur. I koronaforskriften ble det gjort et midlertidig unntak fra kravet om fysisk signatur i perioden 8. april til 27. mai 2020.
4.1.3 Krav om forhåndssamtykke for elektronisk kommunikasjon
Boligbyggelagsloven § 1-5 og borettslagsloven § 1-6 hindrer lagene i å kommunisere elektronisk med andelseiere som ikke har gitt forhåndssamtykke til dette. I koronaforskriften ble det gjort et midlertidig unntak fra kravet om forhåndssamtykke i perioden 8. april til 27. mai 2020.
Eierseksjonsloven har verken generelle bestemmelser om elektronisk kommunikasjon eller spesielle bestemmelser om forhåndssamtykke. Lovens § 43 tredje ledd har imidlertid en bestemmelse som positivt sier at elektronisk kommunikasjon regnes som «skriftlig» innkalling til årsmøte. Da eierseksjonsloven ble vedtatt i 2017, var det ikke det samme behovet for å regulere adgangen til å bruke elektronisk kommunikasjon som da borettslovene ble vedtatt i 2003. Dette, sammenholdt med den positive reguleringen i eierseksjonsloven § 43 tredje ledd, kan tale for at lovgiver må ha ment at elektronisk kommunikasjon alltid kan aksepteres når eierseksjonsloven krever skriftlighet. På den annen side, kan det argumenteres med at når andre bestemmelser i loven ikke har tilsvarende regler, så må den positive reguleringen i § 43 tredje ledd medføre at adgang til elektronisk kommunikasjon ikke kan innfortolkes i lovens øvrige regler. Den manglende reguleringen kan tilsi begge deler, og spørsmålet er rettslig sett uklart.
4.2 Departementets høringsforslag
4.2.1 Innledning
Forslaget departementet sendte på høring 30. april 2020 om unntak fra krav til fysiske møter mv., var et forslag til permanente lovendringer. Som nevnt i punkt 2.5, viste høringsinnspillene at enkelte problemstillinger krever mer utredning. Departementet fremmer i denne proposisjonen derfor i stedet forslag om en midlertidig lov, som bygger på koronaforskriften. På denne bakgrunn gjentar departementet her bare de delene av høringsforslaget som er relevante for den midlertidige loven som fremmes i denne proposisjonen.
4.2.2 Unntak fra krav til fysiske møter
Departementet foreslo å oppheve boliglovenes absolutte krav om fysisk oppmøte for å gjennomføre generalforsamling og årsmøte, og i stedet innføre bestemmelser om at styret bestemmer hvordan møtet skal gjennomføres. Departementet presiserte at fjernmøteteknologi og møteapplikasjoner bare kan brukes når det er forsvarlig. Departementet presiserte også at de valgte løsningene må ha funksjonalitet som gjør at møtet kan gjennomføres uten å sette noen av lovens krav til møter til side. Departementet foreslo at reglene om gjennomføring av årsmøte og generalforsamling skulle gjelde tilsvarende for ekstraordinære årsmøter og generalforsamlinger.
4.2.3 Unntak fra krav om fysisk signatur på møteprotokoller
Siden oppmøte for fysisk signering av dokumenter kan medføre fare for virusspredning, har koronautbruddet medført et behov for i forskrift midlertidig å akseptere at møteprotokoller kan signeres elektronisk. Departementet foreslo derfor å likestille elektronisk signatur og vanlig underskrift, på protokoller fra årsmøte og generalforsamling.
4.2.4 Unntak fra krav om forhåndssamtykke for elektronisk kommunikasjon
Departementet foreslo unntak fra de reglene i boligbyggelagsloven og borettslagsloven som begrenser bruken av elektroniske kommunikasjonsløsninger, det vil si kravet om forhåndssamtykke. Videre foreslo departementet å presisere at også styret i eierseksjonssameier kan kommunisere elektronisk med seksjonseierne uten forhåndssamtykke.
4.3 Høringsinstansenes syn
4.3.1 Innledning
Som nevnt i punkt 2.5, fremmer departementet i denne proposisjonen kun en midlertidig lov. Høringsinstansenes syn vil derfor bli noe kortere gjengitt enn om det var tale om permanente lovendringer.
4.3.2 Unntak fra krav til fysiske møter
24 høringsinstanser har uttalt seg om forslaget om å gjøre unntak fra kravet til fysisk møte.
Asker og Bærum boligbyggelag (ABBL), Bate boligbyggelag, Boligbyggelaget USBL, Boligmentoren – Norges Huseierforbund, Brønnøysundregistrene, Eiendom Norge, Forsvarsdepartementet, Huseierne, Norges Eiendomsmeglerforbund, NBBL, OBOS og Revisorforeningen støtter forslaget.
Advokatforeningen og Datatilsynet opplyser at de på grunn av den korte høringsfristen ikke har kunnet gi gjennomarbeidede høringsinnspill. Advokatforeningen mener videre at forslaget ikke er tilstrekkelig utredet, og foreningen kan derfor ikke slutte seg til forslaget i sin nåværende form. Datatilsynet nøyer seg med å vise til at personvernforordningen stiller krav til elektronisk behandling av personopplysninger, og å peke på at borettslag og eierseksjonssameier som benytter elektroniske løsninger og fjernmøteteknologi for å avholde digitale møter, må forholde seg til disse kravene.
Hwang Flater Analyse mener høringsfristen har vært for kort, og at forslaget ikke er godt nok utredet.
Oslo Byfogdembete viser til at tingretten (i Oslo; Oslo byfogdembete) har plikt til, på begjæring, å innkalle til årsmøte og generalforsamling, dersom styret ikke oppfyller sin plikt til dette. Byfogdembetet ber om at det presiseres i loven at retten ved medhjelperen i disse tilfellene trer inn i styrets myndighet til å bestemme gjennomføringen av årsmøtet og generalforsamlingen.
Pensjonistforbundet støtter forslaget, så lenge det ivaretar analoge brukere. Dersom styret beslutter å ta i bruk digitale møter (enten midlertidig som følge av koronapandemien, eller permanent bruk i fremtiden), må det sørge for at beboere som ikke behersker eller har tilgang til digitale hjelpemidler, gis mulighet til å velge andre måter å delta på.
Syv privatpersoner har uttalt seg om forslaget. To av disse har innspill til andre temaer enn høringen omhandler, og gjengis derfor ikke her.
Liv Eli Brynhildsvoll uttaler at hun ikke generelt er skeptisk til digitale møter, men at det er viktig ikke å undervurdere den fysiske møteplassen som en generalforsamling er.
En anonym privatperson er opptatt av problemstillingen om tekniske løsninger og hva disse betyr for beslutningsprosessene i borettslag og eierseksjonssameier. Han tror det har liten betydning om årsmøtet eller generalforsamlingen blir gjennomført fysisk eller på en digital plattform, så lenge det er mulig å føre en diskusjon om sakene som tas opp.
Fredrik S. Ruud er kritisk til den korte høringsfristen, og mener at høringsforslaget er «for overfladisk». Han mener boliglovene legger opp til maktmisbruk, og at forslag til nye regler legger enda mer makt til styrene og forretningsfører. Han fremholder at de aller fleste styrene mangler kompetanse til å gjøre de vurderingene som skal til for å håndtere digitale medier på en god måte. Videre peker han på personvernhensyn og datasikkerhet, og anfører at før det tilrettelegges for bruk av elektroniske løsninger, må det legges sterkere føringer for hvordan boligselskapenes løsninger kan brukes.
Thor Olaf Tengesdal er redd for at forslaget vil gi styre og forretningsfører for stor innflytelse, og at det vil oppstå «maktforskyvning og maktmisbruk i boligselskaper på bekostning av eiere og beboere».
Else Marie Aa mener at «den ene gangen i året må alle få lov til å komme sammen under normale omstendigheter». Hun viser til at det i mange borettslag og sameier bor mennesker som ikke kan bruke, eller ønsker å bruke, digitale plattformer.
4.3.3 Unntak fra krav om fysisk signatur på møteprotokoller
10 høringsinstanser har uttalt seg om forslaget. ABBL, Bate Boligbyggelag, Boligmentoren – Norges Huseierforbund, Eiendom Norge, Forsvarsdepartementet, Huseierne, NBBL, Norges Eiendomsmeglerforbund, OBOS og Revisorforeningen støtter forslaget.
ABBL fremhever at å «likestille elektronisk signatur med skriftlig signatur er etterspurt for «boliglovene»». Videre skriver de at «[e]lektronisk signatur brukes på flere områder i samfunnet, blant annet innen aksjelovgivningen, hvilket tilsier at det også bør gjelde for «boliglovene»».
4.3.4 Unntak fra krav om forhåndssamtykke for elektronisk kommunikasjon
13 høringsinstanser har uttalt seg om forslaget.
ABBL, Bate Boligbyggelag, Boligbyggelaget USBL Boligmentoren – Norges Huseierforbund, Eiendom Norge, Forsvarsdepartementet, Huseierne, NBBL, Norges Eiendomsmeglerforbund, OBOS og Revisorforeningen støtter forslaget.
NBBL fremhever at de er positive til forslaget om at elektronisk kommunikasjon skal være hovedregelen. De viser til at en slik regel «har stor praktisk betydning, da dagens regelverk har blitt opplevd som unødvendig tungvint i en hverdag hvor de fleste kommuniserer digitalt».
OBOS viser til at «elektronisk kommunikasjon har blitt hovedregelen i de aller fleste sammenhenger både offentlig og privat, det er miljømessige fordeler knyttet til det å slippe å utferdige og distribuere materiale på papir». De påpeker videre at «så lenge det finnes en mulighet for å reservere seg er det er vanskelig å se noen rasjonelle argumenter mot å endre loven som foreslått».
Pensjonistforbundet skriver at de i utgangspunktet er enig i at hovedregelen for kommunikasjon med beboere i 2020 bør foregå elektronisk. De fremhever imidlertid at det «bør være styrets plikt å innhente samtykker for elektronisk kommunikasjon eller reservasjoner mot det».
Fredrik S. Ruud opplyser at han ikke kjenner til at GDPR åpner for «negativ aksept» i denne sammenhengen, og at negativ aksept uansett er en dårlig ide, spesielt for eldre beboergrupper. Han mener det må lages mye bedre regler for hvordan en eventuell reservasjon skal håndteres.
4.4 Departementets vurderinger
4.4.1 Innledning
Som nevnt i punkt 2.5, har departementet forståelse for at enkelte av høringsinstansene –Advokatforeningen, Datatilsynet, Hwang Flater Analyse og Fredrik S. Ruud – synes at høringsfristen var for kort. Departementet har som nevnt besluttet at det vil se nærmere på noen av de innspillene som har kommet, og sende et revidert forslag på ny høring.
Noen av høringsinnspillene diskuterer forslagene til permanente lovendringer, som departementet ikke foreslår å ta med i den midlertidige loven. Et eksempel på dette er forslaget om å likestille fysisk og elektronisk signatur på stiftelsesdokumenter. Et annet eksempel er forslaget om at minst to seksjonseiere eller andelseiere i borettslag og eierseksjonssameier, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte. Departementet vil ikke i dette kapitlet drøfte innspill som relaterer seg til forslag som ikke skal inntas i den midlertidige loven. Departementet vil i stedet komme tilbake til disse innspillene i den kommende proposisjonen om permanente teknologinøytrale regler.
4.4.2 Unntak fra krav til fysiske møter
Ordinære årsmøter og generalforsamlinger skal avholdes årlig. Boliglovene bygger på en forutsetning om at møtene skal gjennomføres med fysisk deltakelse.
At beboerne i borettslagene og eierseksjonssameiene fysisk møter opp på årsmøte og generalforsamling, har flere fordeler. For mange beboere forutsetter en reell diskusjon om viktige saker at de møter de andre beboerne ansikt til ansikt. At folk som bor tett i eierseksjonssameier og borettslag møtes, øker også bevisstheten om hvem naboene er. Dette kan bidra til et bedre bomiljø, slik Liv Eli Brynhildsvoll og Else Marie Aa er inne på.
Departementet mener likevel at det er en svakhet ved dagens boliglover at de ikke gjenspeiler den teknologiske utviklingen og boligselskapenes behov for effektive, fleksible og digitale møter. Slik departementet ser det, er det liten tvil om at nye teknologiske muligheter kan forenkle beslutningsprosessene. Flere høringsinstanser, blant annet ABBL, Bate boligbyggelag, Eiendom Norge, Huseierne, NBBL og OBOS, støtter et slikt utgangspunkt.
Å fjerne de rettslige hindrene for digitale møter, vil ikke innebære noe forbud mot å holde tradisjonelle fysiske møter, for de som ønsker å fortsette med det. Det vil imidlertid gi et alternativ for de som vil prøve digitale møter.
Høringsinnspillene viser at enkelte vegrer seg for å delta digitalt. I forlengelsen av dette hevder noen at digitale løsninger svekker beboerdemokratiet. Departementet har respekt for at noen foretrekker fysiske møter, men mener samtidig at befolkningens digitale kompetanse ikke bør undervurderes. Hensynet til beboerdemokratiet trekker uansett ikke bare i én retning. Slik departementet ser det, gir digitale løsninger også mer fleksibilitet og større mulighet for flere til å delta, siden de kan være åpne over et lengre tidsrom. Dette fører til økt beboerdemokrati. Digitale møter kan også senke terskelen for mange for å si sin mening og avgi sin stemme. OBOS viser i sin uttalelse til at deltakelsen på de digitale møtene som har vært avviklet i medhold av koronaforskriften, har vært høy. OBOS har registrert et gjennomsnittlig oppmøte på 41 pst., noe som er «langt høyere enn gjennomsnittlig deltakelse på tradisjonelle fysiske møter».
Ingen vet hvor lenge påleggene og anbefalingene om hvor mange som kan samles for å minske smittespredning vil vare. Selv om restriksjonene ble lempet noe i mai, vil det, særlig for de større boligbyggelagene, borettslagene og eierseksjonssameiene, fortsatt kunne være vanskelig å gjennomføre generalforsamling og årsmøte samtidig som smittevernhensyn skal ivaretas. Enkelte andels- og seksjonseiere vil også kunne vegre seg for å delta i fysiske møter med mange deltakere selv om smittesituasjonen i Norge kommer mer under kontroll. Dette vil særlig være aktuelt for personer som er i faresonen med tanke på smitte. Selv om behovet for unntak fra kravet om fysisk møte ikke er like stort som i de åtte ukene koronaforskriften gjaldt, mener departementet at behovet for regler som gir det enkelte borettslag og sameie rett til selv å bestemme møteform, fortsatt er såpass stort at koronaforskriftens regler bør videreføres i en kort periode. Som det fremgår av kapittel 3 i denne proposisjonen, foreslår departementet at fristen for gjennomføre møtene forlenges til 31. august. Store deler av fristforlengelsen vil dermed være i skolens sommerferie, når det kanskje er lite praktisk å gjennomføre møter, selv om det kan skje digitalt. Departementet mener likevel at det har en verdi at lovgiver gir aktørene en mulighet, og departementet ser ikke bort fra at flere vil velge å gjennomføre digitalt møte for eksempel i siste halvdel av august.
Departementet er enig med Datatilsynet og Fredrik S. Ruud i at det er sider ved bruk av digitale løsninger, som må utredes noe mer før departementet fremmer lovforslag om permanente bestemmelser som likestiller fysiske og digitale møter. Departementet vil også vurdere om det er behov for å gi flere føringer for hva slags applikasjoner og hvilken teknologi som kan brukes enn de føringene departementet ga i høringsnotatet 30. april. Samtidig mener departementet at det er viktig at lovbestemmelser ikke står i veien for bruk av nye teknologiske løsninger ved å detaljregulere løsningene i for stor grad.
Departementet foreslår å gi styret kompetanse til å beslutte å gjennomføre årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte. Styret må avveie ulike momenter når det skal velge møteform. Ett viktig moment vil være om årsmøtet eller generalforsamlingen skal behandle saker som etter sin karakter er egnet til å behandles i et digitalt møterom. Dersom det for eksempel er en eller flere saker av stor viktighet som skal behandles, kan dette i noen tilfeller tale for å holde møtet fysisk. På den annen side; er det kun enkle saker og/eller «formalia», taler det for at møtet med fordel kan gjennomføres digitalt. Et annet moment kan være om det i sameiet eller borettslaget bor mange eldre, eller andre, som har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte. Fjernmøteteknologi og møteapplikasjoner bør bare kunne brukes når møtet kan gjennomføres på en betryggende måte. Det må være en forutsetning at løsningene har funksjonalitet som gjør at møtet gjennomføres uten å sette noen av lovens øvrige krav til side.
Videre må de løsningene som tas i bruk ha funksjonalitet som gjør at stemmegivning skjer på like premisser og ut fra det samme faktagrunnlaget. Slike forhold kan vanskelig detaljreguleres i loven. Departementet mener imidlertid at kravet om betryggende gjennomføring blant annet skal innebære at løsningen må ha funksjonalitet som enten ikke tillater å avgi stemme før diskusjonen er avsluttet, eller som åpner for at stemmen kan endres dersom nye synspunkter, nye faktaopplysninger eller nye argumenter gjør at noen ønsker å skifte standpunkt. Innspill departementet fikk til den midlertidige koronaforskriften viser at flere av de løsningene som har vært brukt i perioden unntak fra kravet om fysisk møte gjaldt, ikke hadde slik funksjonalitet. Departementet legger til grunn at løsningene vil forbedres etter hvert som man får praktisk erfaring med bruken av digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøte.
I de tilfellene retten innkaller til generalforsamling og årsmøte etter reglene i boligbyggelagsloven § 5-8 annet ledd, borettslagsloven § 7-6 annet ledd og eierseksjonsloven § 43 annet ledd, vil retten ved medhjelperen ha samme myndighet som styret til å bestemme gjennomføringen av årsmøtet og generalforsamlingen. Departementet er enig med Oslo Byfogdembete i at dette bør presiseres i loven.
4.4.3 Unntak fra krav om fysisk signatur på møteprotokoller
Møteprotokoller kan sirkulere for fysisk undertegning, men det kan i noen tilfeller være ressurs- og tidkrevende. Det løper også en viss risiko for smitte ved sirkulasjon av dokumenter.
Etter departementets vurdering er det derfor nødvendig å åpne for midlertidig bruk av elektronisk signatur ved undertegning av møteprotokoller. Elektronisk signering vil etter departementets vurdering være effektivt og tidsbesparende for boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier mens de håndterer konsekvensene av covid-19-utbruddet. Det vil legge til rette for funksjonelle signaturløsninger som ikke krever oppmøte med fysisk signering av dokumenter. Dette vil bidra til å minimere smitterisikoen.
Ingen av høringsinstansene har motsatt seg forslaget om at møteprotokoller kan signeres ved bruk av elektronisk signatur.
Departementet foreslår at møteprotokoller som skal utarbeides etter boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven kan signeres ved bruk av betryggende elektronisk signatur. Det er vanskelig å gi en uttømmende definisjon av hva som kan være en elektronisk signatur. Ved innføringen av teknologinøytrale bestemmelser i aksjelovene i 2017 ble dette heller ikke regulert, jf. Prop. 112 L (2016–2017) punkt 4.2.4. Imidlertid vil eID og elektronisk signatur, som er i samsvar med kravene i lov 15. juni 2018 nr. 44 om elektroniske tillitstjenester med forskrifter, alltid tilfredsstille kravet om «betryggende» elektronisk signatur. Dette gjelder blant annet både BankID, eID og e-signatur fra Buypass og Commfides.
Departementet foreslår også å åpne for en løsning som innebærer å undertegne på et fysisk dokument, som deretter skannes inn eller lastes opp som et bilde. Forslaget viderefører tilsvarende bestemmelse i den midlertidige forskriften, og departementet har ikke mottatt noen negative innspill knyttet til denne. Departementet mener at det er å foretrekke at møteprotokoller som ikke signeres fysisk, signeres ved bruk av betryggende elektronisk signatur. Det er imidlertid ikke alle som har tilgang til elektroniske signaturløsninger. For at disse skal ha et reelt alternativ til fysisk signatur med sirkulering av dokumenter, foreslår derfor departementet å åpne for en slik forenklet løsning.
4.4.4 Unntak fra krav om forhåndssamtykke for elektronisk kommunikasjon
Regelen om samtykke for elektronisk kommunikasjon i borettslagsloven og boligbyggelagsloven må sees i lys av at lovene er fra 2003. I løpet av de 17 årene som har gått siden lovene ble vedtatt, har det skjedd en stor omveltning i hvordan både det offentlige og private kommuniserer. Hovedregelen i forvaltningsloven har siden tidlig på 2000-tallet vært at forvaltningsorganer kan kommunisere elektronisk med innbyggerne. Privatpersoner kan imidlertid reservere seg mot at enkelte meddelelser kommuniseres elektronisk. De moderne reglene har gjort at innbyggerne er vant til å motta og forholde seg til viktig informasjon elektronisk. Tilsvarende lovendringer er gjort i selskapslovgivningen, og innebærer blant annet at styret kan bestemme at aksjeselskapene kan kommunisere elektronisk med aksjonærene uten forhåndssamtykke.
For å unngå virusspredning, mener departementet at unødvendig distribusjon av papir bør unngås. Departementet mener at det er et behov for midlertidig å akseptere at boligbyggelagene og borettslagene kommuniserer elektronisk med andelseierne, uten å måtte innhente forhåndssamtykke til dette. Departementet foreslår følgelig at kravet om forhåndssamtykke midlertidig fjernes. Eierseksjonsloven har ikke tilsvarende krav om å innhente forhåndssamtykke. Det bør etter departementets mening være like muligheter for elektronisk kommunikasjon også i eierseksjonssameier, og foreslår derfor å presisere at tilsvarende gjelder for eierseksjonssameier. Departementet foreslår følgelig en midlertidig bestemmelse som tillater elektronisk kommunikasjon uten forhåndssamtykke. Departementet presiserer i den forbindelse at i tilfeller hvor det ikke er mulig å gi informasjon eller kommunisere elektronisk med andels- eller seksjonseieren, må styret formidle informasjonen eller kommunisere på annen måte. Departementet har merket seg synspunktet fra Fredrik S. Ruud om at det må lages bedre regler for hvordan en eventuell reservasjon skal håndteres. Departementet vil se nærmere på problemstillingen i forbindelse med det videre lovarbeidet om permanente endringer for å gjøre boliglovene teknologinøytrale.