10 Arkivering, arkivavgrensning og kassasjon

10.1 Forslaget i høringsnotatet

Høringsforslaget § 6 inneholdt en bestemmelse om kassasjon av materiale som ikke skal arkiveres etter reglene i arkivlova med tilhørende forskrift. I høringsnotatet ble det gitt følgende redegjørelse for forholdet til arkivregelverket:

«Departementet viser til at personvernforordningen i artikkel 17 nr. 3 bokstav b fastsetter at den registrerte ikke kan kreve sletting av personopplysninger når behandling er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Dette omfatter for eksempel arkiveringsplikt.

Dokumenter som faller inn under arkiveringsplikten etter arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, kan ikke kasseres. For alle andre dokumenter foreslår departementet å lovfeste at disse skal kasseres når kommisjonen har avsluttet sitt arbeid. Det vil derfor ikke være behov for å utarbeide egne kassasjonsregler for kommisjonen. Det forutsettes at kommisjonen vil ta kontakt med Arkivverket i forbindelse med avleveringen av arkivmaterialet.»

10.2 Høringsinstansenes syn

Arkivverket har kommet med innspill til forslaget. Det uttales her:

«Departementets forslag skiller ikke mellom materiale som er arkivpliktig og bevaringsverdig og materiale som er arkivpliktig, men som ikke er bevaringsverdig for ettertiden og kan kasseres etter en fastsatt frist. Det å definere kassasjonsfrister for materiale som ikke er bevaringsverdig for ettertiden, er ikke bare viktig for å sikre at det som bevares for ettertiden faktisk er bevaringsverdig, men også for å sikre at man ikke bevarer personopplysninger i et større omfang enn det som er nødvendig for å ivareta arkivformålene. Arkivverket merker seg at departementet bruker begrepet kassasjon om å slette materiale som ikke inngår i arkivet. Dette medfører ikke riktighet. Inngår ikke materiale i arkivet, er det tale om arkivavgrensing. Kassasjon er det kun tale om når materiale i utgangspunktet er arkivpliktig. Det vises til definisjonen i Riksarkivarens forskrift § 7-2 bokstav j:

«Kassasjon: å ta ut og destruere arkivmateriale som ikke skal bevares»

Vi skiller således mellom materiale som kan arkivbegrenses (dvs materiale som det ikke er arkivplikt for i det hele tatt), materiale som kan kasseres etter en viss tid, og materiale som er bevaringsverdig for ettertiden.»

Videre er det påpekt at det vil være nødvendig å gjennomgå kommisjonens materiale med tanke på kassasjon, og det er vist til de vanlige reglene i forskrift om offentlege arkiv § 21 fjerde ledd første punktum at offentlige utvalg som danner eget arkiv, skal overføre arkivet til oppdragsgiveren i ordnet stand når arbeidet er avsluttet, mens det så senere skal gjennomføres en avlevering fra oppdragsgiveren til arkivdepot.

10.3 Departementets vurderinger

Departementet har ut fra Arkivverkets innspill kommet til at avleveringen, arkivavgrensningen og kassasjon av Koronakommisjonens materiale bør reguleres nærmere i loven, siden denne prosessen skiller seg noe fra de vanlige reglene for håndtering av arkivet til offentlige utvalg.

Det følger som nevnt av forskrift om offentlege arkiv § 21 fjerde ledd første punktum at offentlige utvalg som danner eget arkiv, skal overføre arkivet til oppdragsgiveren i ordnet stand når arbeidet er avsluttet, mens det så senere skal gjennomføres en avlevering fra oppdragsgiveren til arkivdepot. Etter departementets vurdering er det i dette tilfellet derimot mest hensiktsmessig at kommisjonens arkivmateriale avleveres direkte til Arkivverket og ikke sendes til oppdragsgiverorganet, som vil være SMK. Departementet foreslår derfor i § 6 første ledd andre punktum en bestemmelse som sier at kommisjonens arkivmateriale skal avleveres til arkivdepot når kommisjonen har levert sin utredning. Avleveringen til arkivdepot skal for øvrig skje etter reglene i arkivlova med tilhørende forskrifter.

Før det kan gjennomføres avlevering, må det gjennomføres en arkivavgrensing, slik Arkivverket tar opp. Departementet viser her til forskrift om offentlege arkiv § 14, der det går fram at dette skal gjennomføres senest før avlevering. Materiale som kommisjonen besitter, men som ikke omfattes av deres arkiv, skal da sorteres ut og holdes utenfor arkivmaterialet som skal avleveres. Departementet har kommet til at dette bør komme til uttrykk direkte i loven, blant annet fordi de ulike prosessene i forbindelse med arkivering er lite kjent for mange. Det foreslås derfor å ta inn i § 6 første ledd første punktum at når kommisjonen har avsluttet arbeidet sitt, skal det gjennomføres en arkivavgrensning av kommisjonens dokumentmateriale.

Departementet foreslår for øvrig at forslaget i høringsnotatet videreføres, men med enkelte språklige justeringer. Det foreslås å lovfeste at materiale som i utgangspunktet inngår i kommisjonens arkiv, men som ikke skal arkiveres eller bevares etter reglene i arkivlova med tilhørende forskrifter, jf. forskrift om offentlege arkiv §§ 14 og 15, skal kasseres etter at kommisjonen har avsluttet arbeidet sitt. Meningen vil da komme bedre fram, slik Arkivverket har etterlyst. Departementet viser for øvrig til forskrift om offentlege arkiv § 16 om slik kassasjon. Bestemmelsen tas etter forslaget inn i § 6 andre ledd.