4 Utvidet adgang til å gjennomføre lukket møte som fjernmøte

4.1 Gjeldende rett

Kommuneloven § 11-7 inneholder regler om fjernmøter i folkevalgte organer. Bestemmelsen fastsetter i første ledd at kommunestyret selv kan beslutte at folkevalgte organer i kommunen skal ha adgang til å holde møter som fjernmøter. Dette gjelder alle folkevalgte organer, inkludert kommunestyret. Departementet har lagt til grunn at beslutningen om å gi adgang til å holde møter i folkevalgte organer som fjernmøter kan besluttes av kommunestyret i et fjernmøte.

Ifølge andre ledd innebærer et fjernmøte at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. At loven sier at deltakerne ikke sitter i samme lokale, betyr at ikke samtlige deltakere sitter i samme lokale. Det er naturligvis adgang til at flere deltakere sitter i samme lokale i et fjernmøte.

Det at ikke samtlige deltakere sitter i samme lokale er en avgjørende forskjell fra alminnelige (fysiske) møter, hvor samtlige deltakere skal være samlet i et lokale. Også når det er tale om at bare ett medlem skal sitte i et annet lokale, vil det i så tilfelle være å anse som et fjernmøte.

For øvrig fremgår det av andre ledd at kravene som ellers gjelder for møter, også gjelder for fjernmøter.

I bestemmelsens tredje ledd fremgår det at et møte som skal lukkes etter 11-5 andre ledd, ikke kan holdes som fjernmøte. I § 11-5 bestemmes det at et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår arbeidstakers tjenstlige forhold eller når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Et kommunestyre eller et annet folkevalgt organ kan altså ikke ha fjernmøte når det skal behandle en sak hvor det er en plikt til å lukke dørene. Hvis møtet lukkes etter § 11-5 tredje ledd, så kan derimot møtet holdes som et fjernmøte. § 11-5 tredje ledd regulerer når et møte kan lukkes.

4.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo en midlertidig lovbestemmelse som gir folkevalgte organer adgang til å gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene møtet er lukket etter kommuneloven § 11-5 andre ledd.

I sin vurdering viste departementet til forarbeidene til kommuneloven hvor det ble drøftet hvilken adgang det bør være til å holde fjernmøter og hvilke hensyn som gjør seg gjeldende, se Prop. 46 L (2017–2018), pkt. 17.4.8 på side 159 og NOU 2016: 4, pkt. 16.4.5 på side 183–184.

Bakgrunnen for at kommuneloven ikke åpner for fjernmøter når organet skal behandle enten taushetsbelagte opplysninger eller en arbeidstakers tjenstlige forhold, er risikoen for at disse opplysningene skal tilflyte andre enn organets medlemmer. Dette vil for eksempel kunne skje hvis det er noen andre til stede i det rommet den folkevalgte deltar digitalt ifra, og som kan høre hva som sies under møtet. Den tekniske løsningen kan også i seg selv utgjøre en risiko ved at uvedkommende kan logge seg på fjernmøtet.

Departementet ga i høringsnotatet uttrykk for at disse risikoelementene fortsatt er relevante, men at de i seg selv ikke taler avgjørende mot en midlertidig lovendring som innebærer at også de aktuelle sakene skal kunne behandles i et fjernmøte. Departementet ga uttrykk for en forventning om at folkevalgte er sitt ansvar bevisst hvis fjernmøtet skal behandle slike saker ved å påse at ingen familiemedlemmer eller andre uvedkommende oppholder seg i samme rom som den folkevalgte under behandlingen av saken.

Når det gjelder risikoen for at uvedkommende logger seg på fjernmøtet på en uberettiget måte, pekte departementet på at dette og andre former for hacking o.l. alltid vil utgjøre en risiko for offentlige organers oppbevaring og behandling av taushetsbelagte opplysninger. Departementet ga også på dette området uttrykk for en forventning om at kommuner som ønsker å behandle slike saker i et fjernmøte benytter tekniske løsninger med høy grad av sikkerhet.

Forslaget tar sikte på å gjeninnføre § 5 i den nå opphevede fjernmøteforskriften.

4.3 Høringsinstansenes syn

Kontrollutvalget i Bergen kommune støtter departementets forslag. Utvalget understreker blant annet viktigheten av at det legges til rette for at arbeidet som gjøres i folkevalgte organer ikke stopper opp, selv om koronapandemien skulle hindre fysiske møter. Utvalget peker også på at folkevalgte organer, noen mer enn andre, stadig behandler saker som enten skal eller kan gå for lukkede dører. Dersom slike saker ikke kan behandles i fjernmøte, vil dagens smittesituasjon, i hvert fall i Bergen, kunne medføre at det skal svært lite til før et folkevalgt organ ikke er beslutningsdyktig eller at møter/saker må utsettes.

Også KS, Fylkesmannen i Rogaland, NKRF, Forum for Kontroll og Tilsyn og Kontrollutvalgssekretariatet i Vestland fylkeskommune støtter forslaget.

Revisjon Øst IKS går imot forslaget til departementet. Det viser til at rettssikkerheten til de saken handler om må ivaretas. Rettssikkerheten blir ikke tilstrekkelig ivaretatt med nettmøter der man i etterkant ikke kan dokumentere hvem som kan ha fått tilgang til opplysningene ved urettmessig å være til stede i møtene.

4.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementet vil vise til smittesituasjonen som redegjort for i kapittel 2.

Departementets forslag har fått støtte av et flertall av høringsinstansene som har uttalt seg.

For departementet er det viktig å legge til rette for at folkevalgte organer skal kunne arbeide effektivt selv i en situasjon hvor smittevernhensyn gjør det vanskelig å møtes fysisk. Det taler for at det bør være adgang til å gjennomføre lukkede møter som fjernmøter.

Departementet har registrert at én høringsinstans går imot forslaget. Revisjon Øst IKS peker på viktige hensyn. Departementet vil derfor minne om lovens normalordning, som er at slike saker behandles i et alminnelig (fysisk) møte med lukkede dører. Hensynet bak lovens normalordning bør kommunene søke å ivareta. I den forbindelse forventer departementet at de folkevalgte er sitt ansvar bevisst når de behandler saker bak lukkede dører i et fjernmøte, slik det også ble redegjort for i høringsnotatet. Departementet legger derfor til grunn at kommunene og de folkevalgte vil behandle saker uten at det innebærer at taushetsbelagte opplysninger blir spredd.

Departementet vil på denne bakgrunnen følge opp forslaget i høringsnotatet. Det betyr at departementet foreslår en midlertidig lovbestemmelse som gir folkevalgte organer adgang til å gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene møtet er lukket etter kommuneloven § 11-5 andre ledd.