5 Adgang til fjernmøter og elektronisk signatur i interkommunale selskaper

5.1 Gjeldende rett

5.1.1 Adgang til fjernmøter

Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) regulerer blant annet organiseringen av og saksbehandlingen i organer i interkommunale selskaper.

Et interkommunalt selskap skal både ha et representantskap og et styre, jf. IKS-loven §§ 6 og 10. Representantskapet er selskapets øverste myndighet, og behandler blant annet selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan. Selskapet skal også ha et styre som blant annet har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Dersom et interkommunalt selskap skal avvikles, skal representantskapet oppnevne et avviklingsstyre.

Saksbehandling i representantskapet, styret og avviklingsstyret skal gjennomføres i møter, jf. IKS-loven §§ 8, 11 og 33. Loven gir ikke hjemmel for å gjennomføre fjernmøter. I forarbeidene til IKS-loven forutsettes det at møter i representantskapet skal være fysiske møter med alle representantene til stede. Departementet har i en tolkningsuttalelse åpnet for at styremøter kan gjennomføres ved fjernmøter, men altså ikke innfortolket samme åpning for representantskapet.

Midlertidig lov om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19) § 4 første ledd ga unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020 slik at møter frem til da kunne avholdes som fjernmøter.

5.1.2 Adgang til elektronisk signatur

Det er krav om at det skal føres protokoll for møtene, jf. IKS-loven §§ 9, 12 og 33. For protokoller fra møter i representantskapet er det krav om at den underskrives av møteleder og to av representantskapets medlemmer. For protokoller fra møter i styret er det krav om at protokollen underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer.

Midlertidig lov om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19) § 4 andre ledd ga unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020 slik at protokoll i perioden fra 17. april til 16. september kunne signeres med elektronisk signatur.

5.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo å gjeninnføre den midlertidige lovbestemmelsen som gir organer i interkommunale selskaper adgang til å holde fjernmøter, og til å signere møteprotokoller elektronisk. Departementet viste til vurderingene som ble foretatt i Prop. 69 L (2019–2020) side 13 og 14, og ga uttrykk for at disse fortsatt er dekkende.

Departementet pekte også på at det for enkelte IKS-er fortsatt vil kunne være behov for å holde fjernmøter av hensyn til å begrense risikoen for smittespredning. Det samme gjelder for adgangen til å benytte elektronisk signatur, hvor det fremstår som urimelig tungvint å kreve at protokollene må signeres fysisk.

5.3 Høringsinstansenes syn

Forslaget støttes av KS, Fylkesmannen i Rogaland, Kontrollutvalget i Bergen kommune, Forum for Kontroll og Tilsyn, Revisjon Øst IKS og Samfunnsbedriftene. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) støtter også forslaget. NKRF mener at det midlertidige unntaket har fungert godt og har fra sine medlemmer ikke hørt om noen ulemper knyttet til møteformen.

Ingen høringsinstanser har gått imot forslaget.

5.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementets forslag har fått støtte fra alle høringsinstanser som har uttalt seg om det.

Det er viktig at også organer i interkommunale selskaper har adgang til å holde fjernmøter av hensyn til å begrense risikoen for smittespredning. Departementet kan heller ikke se noen betenkeligheter ved at disse organene får en slik adgang. Det samme gjelder for forslaget om elektronisk signatur, hvor det synes urimelig tungvint å kreve fysisk signatur av møteprotokoller.