4 Dokumentasjon

Kravet til dokumentasjon av kostnader har flere sider. For det første sikrer dokumentasjon et godt grunnlag for fastsettelse av gebyrer. For det andre sikrer dokumentasjon etterprøvbarhet og kontroll med kommunenes beregning og fastsettelse av gebyrer. For det tredje bidrar det til overføring av kunnskap fra en generasjon av ansatte i byggesaksavdelingen til neste. Overordnet bidrar dokumentasjon også til å oppnå forvaltningsrettslige prinsipper som transparens, forutsigbarhet, legitimitet og tillitt.

Kommunene har i henhold til selvkostforskriften § 9 plikt til å dokumentere hvordan samlet selvkost er beregnet. Det følger av den generelle veilederen til forskriften at dokumentasjonen må vise hvilke drifts- og kapitalkostnader som er inkludert i selvkostregnskapet, hvilke fordelingsnøkler som er brukt og hvordan disse er utledet. Dokumentasjonen må også vise gebyrinntekter, overskudd og underskudd og hvordan disse er fremført (saldo på selvkostfond og framførte underskudd). Informasjon om dette gis gjerne i forbindelse med kommunens årsregnskap. I henhold til god kommunal regnskapsskikk bør kommunene vise «resultatene for gebyrfinansierte selvkosttjenester der kommunene fastsetter betalingen etter lov og forskrift, gjerne over flere år. Opplysningene bør omfatte inntekter, kostnader, over-/underskudd og budsjettert versus faktisk dekningsgrad», i tillegg til «saldo på selvkostfond og bruk av/avsetning til fondene».4

Selvkostforskriftens krav til dokumentasjon begrenser seg til beregningen av samlet selvkost. For byggesaksområdet oppstår det imidlertid et utvidet dokumentasjonskrav som følge av at gebyrene skal gjenspeile gjennomsnittlig kostnad for en sakstype og til en viss grad også selvkost i enkeltsak. Her må vi skille mellom to ulike situasjoner.

For det første er det et krav om dokumentasjon i alminnelige saker der gebyrene er standardisert. Loven oppstiller ikke et dokumentasjonskrav i den enkelte sak i disse tilfellene, men Sivilombudet har i en uttalelse lagt til grunn krav om «at forvaltningen kan dokumentere snittkostnadene som ligger til grunn for fastsettelsen av gebyrsatsene i den enkelte sakstype.»5 Dokumentasjon kan for eksempel skje gjennom fremleggelse av utførte tidsstudier.

For det andre vil det i såkalte atypiske saker gjelde et krav om synliggjøring av selvkost i den enkelte sak. Atypiske saker er, som nevnt over, en konkret sak der beregningsmåten i gebyrforskriften gir et gebyr for tiltaket som åpenbart ikke gjenspeiler faktisk ressursbruk i kommunens saksbehandling. Dette kan for eksempel skje når kommunen velger lineære gebyrbestemmelser. Bruk av for eksempel tiltakets areal som utgangspunkt for gebyrfastsettelse kan gi seg utslag i gebyrer som er for store i forhold til hvor arbeidskrevende de er for kommunen ved behandling av søknaden. I slike saker vil det være visse krav til synliggjøring av de faktiske kostnadene.

Som nevnt over bør det fremgå av kommunens gebyrforskrift at kommunen reduserer ulovlige høye gebyrer på eget initiativ. Det bør også fremgå at tiltakshaver kan søke om redusert gebyr dersom han mener at gebyret er åpenbart urimelig. I slike tilfeller må kommunen kunne synliggjøre at det gebyret som kreves i saken er et resultat av kommunens behandling av den. En måte å synliggjøre dette på kan være at kommunen viser hvor omfattende saksbehandlingen har vært ved for eksempel å redegjøre for hvilke avklaringer som har vært nødvendige og hvilke oppgaver/aktiviteter de har utført i saken. Det kan være antall brev de har måtte skrive, antall møter de har hatt med søker/tiltakshaver underveis, avklaringer de har måttet gjøre med andre myndigheter, hvor mange personer som har vært involvert i drøftelser av saken mv. En annen måte kostnadene kan dokumenteres på er at kommunen fører en oversikt over timebruk og eventuelle andre påløpte kostnader som har vært reelle og relevante.

Det er altså et krav om at kommunen må synliggjøre hvilken ressursbruk som ligger til grunn for kommunens beregning av selvkost i slike atypiske saker. Det kommunen skal gjøre i slike tilfeller, er å synliggjøre at det gebyret som kreves i saken er et resultat av kommunens behandling av den. Dette betyr at det ikke er noe i veien for at en kommune ilegger fullt gebyr i en sak der gebyrforskriften bruker lineære gebyrsatser, så lenge kommunen synliggjør arbeidet.

Eksempel:

I en såkalt «atypisk sak» synliggjør kommunen at det har vært behov for mange ulike vurderinger. For eksempel kan det tenkes at flere like bygg i en byggesak allikevel må vurderes hver for seg, fordi plasseringene krever en særskilt vurdering for hvert bygg.

Dersom kommunene i en atypisk sak ikke kan synliggjøre at gebyret ligger innenfor selvkost, skal det reduseres, se KMDs uttalelse 14.11.2019 i sak 19/4726.6

Dokumentasjon om selvkost for byggesakstjenesten må i henhold til selvkostforskriften oppbevares i minst fem år. Dersom et selskap håndterer selvkostregnskapet på vegne av kommunen, følger det av veilederen til forskriften at dokumentasjonskravet hviler på selskapet. Dokumentasjonskravet gjelder ikke bare for kommuner som har vedtatt gebyrer med sikte på tilnærmet full selvkostdekning. I tilfeller der kommunen mener at gebyrene er satt lavere enn selvkost, må kommunen likevel være i stand til å dokumentere at selvkostprinsippet er i varetatt. Dette kan dokumenteres ved å legge frem et selvkostregnskap som viser kommunens samlede gebyrinntekter og kostnader på selvkostområdet.