10 Hvem har ansvaret for forberedelse av saker som fremmes for statsråd?
10.1 Departementenes ansvar for forberedelse av saker til statsråd
Siden Kongen i statsråd er det øverste forvaltningsorganet i Norge, er det særlig viktig at saker som skal behandles er lovlige, riktige og uten feil. Et departement som fremmer en sak for statsråd har alene ansvaret for at saksforberedelsen sikrer at saken er riktig, både formelt og materielt, når den behandles av Kongen i statsråd. Det innebærer blant annet at departementet må påse at den kongelige resolusjonen utgjør et riktig og fullstendig grunnlag for avgjørelsen, se punkt 12.1. For å ivareta dette ansvaret, bør departementene fastsette egne interne rutiner for å sikre at sakene blir forberedt, kvalitetssikret og godkjent på et tilstrekkelig høyt nivå.
Hvis det ved forberedelse av statsrådssaker oppstår spørsmål innenfor andre departementers fagområder, tar departementet på vanlig måte kontakt med det aktuelle fagdepartementet, jf. punkt 11.6.
10.2 Særlig om Statsministerens kontors rolle
Når Statsministerens kontor fremmer en sak for statsråd, har kontoret samme ansvar for saken som et departement som fremmer en sak, se punkt 10.1. I tillegg er Statsministerens kontor sekretariat for Kongen i statsråd. Det innebærer at kontoret har følgende funksjoner og oppgaver knyttet til statsråd:
- Regjeringsråden, Statsministerens kontors øverste administrative leder, er statsrådssekretær og bistår kongen og statsministeren med å forberede og gjennomføre statsrådsmøtene.
- Statsrådssekretariatet i Administrativ og konstitusjonell avdeling på Statsministerens kontor ivaretar blant annet oppgaver knyttet til praktiske forberedelser til gjennomføringen av statsrådsmøtene og etterarbeid knyttet til vedtaksprotokollen, signering og stempling av dokumenter, oversendelse av dokumenter til Stortinget og returnering av dokumenter til departementene, se rutinebeskrivelsen i vedlegg I.
- Juridisk stab i Administrativ og konstitusjonell avdeling på Statsministerens kontor kan bistå departementene med juridisk veiledning knyttet til utforming av kongelige resolusjoner, krav til innhold i resolusjonene og konstitusjonelle spørsmål. Slik bistand endrer imidlertid ikke ansvarsdelingen mellom departementet og Statsministerens kontor. Departementet som fremmer en sak har alltid ansvaret for saksforberedelsen og sakens innhold, se punkt 10.1. Saksbehandlere som utarbeider kongelige resolusjoner skal først søke juridisk bistand i eget departement, før Juridisk stab ved Statsministerens kontor eventuelt konsulteres. Juridisk stab foretar en overordnet gjennomgang av sakene som er meldt opp til statsråd. Kontrollen er ikke fullstendig og faktum og faglige vurderinger undersøkes ikke. Dersom det oppdages feil eller mangler, meldes dette til ansvarlig departement. Rettinger, endringer eller suppleringer må alltid foretas av ansvarlig departement, se rutinebeskrivelsen i vedlegg I. Departementet må i slike tilfeller selv sende inn dokumentene på nytt til Statsministerens kontor, selv om feilen eller mangelen er liten. Dette er viktig for å fastholde prinsippet om at det er det enkelte departement som fullt ut er ansvarlig for egne statsrådsaker og dokumenter til statsråd.
- Statsministerens kontor fastsetter retningslinjer for forberedelse av saker som skal behandles i statsråd («Om Kongen i statsråd», dette dokumentet).