4 Kommisjonens gjennomføringsforordning (EU) nr. 607/2012 av 6. juli 2012 om nærmere regler for ordningen for tilbørlig aktsomhet samt hyppigheten og arten av den kontroll med overvåkingsorganisasjoner som skal føres i henhold til europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 995/2010 om fastsettelse av forpliktelser for virksomheter som bringer tømmer og treprodukter i omsetning

EUROPAKOMMISJONEN HAR –

under henvisning til traktaten om Den europeiske unions virkemåte,

under henvisning til europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 995/2010 av 20. oktober 2010 om fastsettelse av forpliktelser for virksomheter som bringer tømmer og treprodukter i omsetning1, særlig artikkel 6 nr. 2 og artikkel 8 nr. 8, og

ut fra følgende betraktninger:

• 1) Forordning (EU) 995/2010 pålegger virksomhetene å benytte et sett framgangsmåter og tiltak (heretter kalt «ordning for tilbørlig aktsomhet») for å redusere risikoen for å bringe ulovlig avvirket tømmer og treprodukter framstilt av slikt tømmer i omsetning på det indre marked.

• 2) Det er nødvendig å tydeliggjøre i hvilke tilfeller det skal foreligge opplysninger om treslagenes fulle vitenskapelig navn, regionen i staten der tømmeret ble avvirket, og avvirkningsrettigheter.

• 3) Det er nødvendig å angi nærmere hyppigheten og arten av den kontroll med overvåkingsorganisasjoner som vedkommende myndigheter må gjennomføre.

• 4) Personvernet i forbindelse med behandling av personopplysninger innenfor denne forordnings virkeområde, særlig med hensyn til behandling av personopplysninger innhentet i forbindelse med kontroller, er underlagt kravene i europaparlaments- og rådsdirektiv 95/46/EF av 24. oktober 1995 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger2 og europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 45/2001 av 18. desember 2000 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger i fellesskapsinstitusjoner og -organer og om fri utveksling av slike opplysninger3,

• 5) Tiltakene fastsatt i denne forordning er i samsvar med uttalelse fra Komiteen for rettshåndheving, god forvaltningspraksis og handel i skogsektoren.

VEDTATT DENNE FORORDNING:

Artikkel 1

Formål

Denne forordning fastsetter nærmere regler for ordningen for tilbørlig aktsomhet og for hyppigheten og arten av kontroll med overvåkingsorganisasjoner.

Artikkel 2

Anvendelse av ordningen for tilbørlig aktsomhet

• 1. Virksomhetene skal anvende ordningen for tilbørlig aktsomhet på hver enkelt type tømmer eller treprodukt som leveres av en gitt leverandør i løpet av en periode på inntil 12 måneder, forutsatt at treslaget, avvirkningsstaten(e) eller eventuelt avvirkningsregionen(e) i staten og avvirkningsrettigheten(e) er de samme.

• 2. Første nummer berører ikke virksomhetens plikt til å opprettholde tiltak og framgangsmåter som gir tilgang til opplysningene nevnt i artikkel 6 nr. 1 bokstav a) i forordning (EU) nr. 995/2010 for hver forsendelse av tømmer eller treprodukter som virksomheten bringer i omsetning.

Artikkel 3

Opplysninger om virksomhetens leveranser

• 1. Opplysningene om virksomhetens leveranser av tømmer og treprodukter nevnt i artikkel 6 nr. 1 bokstav a) i forordning (EU) nr. 995/2010 skal gis i samsvar med nr. 2, 3 og 4.

• 2. Det fulle vitenskapelige navn til treslagene nevnt i første strekpunkt i artikkel 6 nr. 1 bokstav a) i forordning (EU) nr. 995/2010 skal angis i de tilfeller der det oppstår tvetydighet ved bruk av det vanlige navn.

• 3. Opplysninger om regionen i staten nevnt i artikkel 6 nr. 1 bokstav a) i forordning (EU) nr. 995/2010 skal gis i de tilfeller der risikoen for ulovlig avvirkning varierer fra en region til en annen i staten.

• 4. Opplysningene om avvirkningsrettigheten nevnt i artikkel 6 nr. 1 bokstav a) i forordning (EU) nr. 995/2010 skal gis dersom risikoen for ulovlig avvirkning varierer fra en avvirkningsrettighet til en annen i en stat eller i en region i en stat.

I henhold til første ledd skal enhver avtale om overføring av rettigheten til å avvirke tømmer i et gitt område, betraktes som en avvirkningsrettighet.

Artikkel 4

Risikovurdering og risikoreduserende tiltak

Framgangsmåtene for risikovurdering og risikoreduserende tiltak kan ta hensyn til sertifiseringsordninger eller andre ordninger med tredjemannskontroll nevnt i artikkel 6 nr. 1 bokstav b) annet ledd og artikkel 6 nr. 1 bokstav c) i forordning (EU) nr. 995/2010 som oppfyller følgende kriterier:

• a) de har fastsatt og gjort tilgjengelig for tredjemann et offentlig tilgjengelig kravsystem som minst skal omfatte alle relevante krav i den aktuelle lovgivning,

• b) de fastsetter at hensiktsmessige kontroller, herunder besøk på stedet, gjøres av tredjemann med regelmessige mellomrom på høyst 12 måneder for å kontrollere at gjeldende lovgivning overholdes,

• c) de omfatter metoder, som er kontrollert av tredjemann, for å spore tømmer som er avvirket i samsvar med gjeldende lovgivning, og treprodukter av slikt tømmer, i ethvert ledd i forsyningskjeden før slikt tømmer eller slike treprodukter bringes i omsetning,

• d) de omfatter kontroller, som er kontrollert av tredjemann, for å sikre at tømmer eller treprodukter av ukjent opprinnelse, eller tømmer eller treprodukter som ikke er avvirket i samsvar med gjeldende lovgivning, ikke kommer inn i forsyningskjeden.

Artikkel 5

Virksomhetenes registreringer

• 1. Opplysninger om virksomhetens leveranser i henhold til artikkel 6 nr. 1 bokstav a) i forordning (EU) nr. 995/2010 og anvendelsen av framgangsmåter for risikoreduserende tiltak skal dokumenteres i hensiktsmessige registre, som skal oppbevares i fem år og gjøres tilgjengelig for kontroll av vedkommende myndighet.

• 2. Ved anvendelsen av ordningen for tilbørlig aktsomhet skal virksomhetene kunne vise hvordan de innsamlede opplysninger er kontrollert mot risikokriteriene fastsatt i artikkel 6 nr. 1 bokstav b) i forordning (EU) nr. 995/2010, hvordan beslutninger om risikoreduserende tiltak er truffet, og hvordan virksomheten har fastsatt graden av risiko.

Artikkel 6

Hyppigheten og arten av kontroll med overvåkingsorganisasjoner

• 1. Vedkommende myndigheter skal sikre at de regelmessige kontrollene nevnt i artikkel 8 nr. 4 i forordning (EU) nr. 995/2010 gjennomføres minst én gang annethvert år.

• 2. Kontrollene nevnt i artikkel 8 nr. 4 i forordning (EU) nr. 995/2010 skal særlig utføres i følgende tilfeller:

  • a) dersom en vedkommende myndighet under sin kontroll av virksomhetene oppdager mangler med hensyn til effektiviteten eller gjennomføringen av ordningen for tilbørlig aktsomhet fastsatt av en overvåkingsorganisasjon,

  • b) dersom Kommisjonen har underrettet vedkommende myndigheter om at en overvåkingsorganisasjon senere har blitt endret i samsvar med artikkel 9 nr. 2 i delegert kommisjonsforordning (EU) nr. 363/2012 av 23. februar 2012 om saksbehandlingsregler for godkjenning og tilbakekalling av godkjenning av overvåkingsorganisasjoner i henhold til europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 995/2010 om fastsettelse av forpliktelser for virksomheter som bringer tømmer og treprodukter i omsetning4.

• 3. Kontrollene skal utføres uten forvarsel, unntatt i de tilfeller der overvåkingsorganisasjonen må varsles på forhånd for at kontrollene skal kunne gjennomføres på en effektiv måte.

• 4. Vedkommende myndigheter skal gjennomføre kontrollene i samsvar med dokumenterte framgangsmåter.

• 5. Vedkommende myndigheter skal gjennomføre kontroller for å sikre overholdelse av forordning (EU) nr. 995/2010, som særlig, ved behov, skal omfatte følgende aktiviteter:

  • a) stikkprøver, herunder revisjon på stedet.

  • b) undersøkelse av overvåkingsorganisasjonenes dokumentasjon og registre,

  • c) intervjuer med overvåkingsorganisasjonens ledelse og ansatte,

  • d) intervjuer med virksomheter og forhandlere og andre relevante personer,

  • e) undersøkelse av virksomhetenes dokumentasjon og registre,

  • f) undersøkelse av prøver av leveranser fra virksomheter som anvender den berørte overvåkingsorganisasjons ordning for tilbørlig aktsomhet.

Artikkel 7

Rapporter om kontrollene av overvåkingsorganisasjonene

• 1. Vedkommende myndigheter skal utarbeide rapporter om hver enkelt kontroll de har utført, som skal inneholde en beskrivelse av framgangsmåten og metodene som er anvendt, samt resultat og konklusjoner.

• 2. Vedkommende myndigheter skal meddele en overvåkingsorganisasjon som har vært gjenstand for kontroll, resultatene og konklusjonene i utkastet til rapport.

  Overvåkingsorganisasjonen kan legge fram merknader til vedkommende myndigheter innenfor fristen fastsatt av vedkommende myndigheter.

• 3. Vedkommende myndigheter skal utarbeide rapportene nevnt i artikkel 8 nr. 4 i forordning (EU) nr. 995/2010 på grunnlag av rapporten fra hver enkelt kontroll.

Artikkel 8

Ikrafttredelse

Denne forordning trer i kraft den 20. dag etter at den er kunngjort i Den europeiske unions tidende.

Denne forordning er bindende i alle deler og kommer direkte til anvendelse i alle medlemsstater.

Utferdiget i Brussel, 6. juli 2012.

For Kommisjonen

José Manuel BARROSO

President