4 Gjeldende rett

4.1 Frist for å fastsette årsregnskap og årsberetning

Det følger av regnskapsloven § 3-1 første og annet ledd at regnskapspliktige for hvert regnskapsår skal utarbeide årsregnskap og årsberetning i samsvar med bestemmelsene i regnskapsloven. Plikten til å utarbeide årsberetning gjelder ikke for små foretak, jf. regnskapsloven § 3-1 annet ledd annet punktum. Hvilke regnskapspliktige som er små foretak, er definert i regnskapsloven § 1-6.

Det følger videre av regnskapsloven § 3-1 tredje ledd at årsregnskapet og årsberetningen skal fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Etter revisorloven § 9-7 første ledd skal revisjonsberetningen avgis uten ugrunnet opphold etter at årsregnskapet er utarbeidet. For aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper gjelder likevel fristene i aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 7-4. Disse bestemmelsene fastsetter at revisjonsberetning skal være styret i hende senest to uker før ordinær generalforsamling. I allmennaksjeselskaper med aksjer som er opptatt til notering på regulert marked, skal revisjonsberetningen være styret i hende senest 22 dager før ordinær generalforsamling. Se punkt 4.2 for nærmere omtale av fristene for å avholde ordinær generalforsamling i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper.

Senest én måned etter fastsettelse av årsregnskapet skal regnskapspliktige sende et eksemplar av årsregnskapet til Regnskapsregisteret, jf. regnskapsloven § 8-2. Det samme gjelder eventuell årsberetning, revisjonsberetning og rapport om betalinger til myndigheter mv. etter regnskapsloven § 3-3d. Dokumentene skal følge som vedlegg til et oversendelsesbrev til Regnskapsregisteret. I brevet skal det opplyses når årsregnskapet er fastsatt. Fristen for innsending til Regnskapsregisteret følger fristen for fastsettelse av årsregnskap mv. Det er derfor ikke behov for å regulere innsendingsfristen særskilt.

Det følger av regnskapsloven § 8-3 første ledd første punktum at dersom årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning eller oversendelsesbrev som skal sendes til Regnskapsregisteret, ikke er innsendt før 1. august året etter regnskapsåret, skal den regnskapspliktige betale forsinkelsesgebyr.

For de fleste regnskapspliktige er fristene henholdsvis 30. juni for fastsettelse av årsregnskapet mv. og 31. juli for innsending til Regnskapsregisteret. Enkelte regnskapspliktige har avvikende regnskapsår. Det innebærer at fristene for fastsettelse og innsending, samt ileggelse av forsinkelsesgebyr, faller på andre tidspunkter.

I 2020 ble fristene for å utarbeide årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning, samt fristen for innsending til Regnskapsregisteret utsatt med to måneder, jf. midlertidig lov 19. juni 2020 nr. 92 om utsettelse av fristene for å fastsette årsregnskap mv. og avholde ordinær generalforsamling mv. for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19. Den midlertidige loven opphørte 1. januar 2021.

4.2 Frist for å avholde ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte

Foretakslovgivningen har krav til at ordinær generalforsamling eller ordinært årsmøte skal avholdes innen en bestemt frist. Etter aksjeloven § 5-5 første ledd og allmennaksjeloven § 5-6 første ledd skal ordinær generalforsamling avholdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. Samme frist er fastsatt i samvirkelova § 41 første ledd første punktum for samvirkeforetak med regnskapsplikt. Enkelte foretak har vedtektsfestet en tidligere frist for å avholde ordinær generalforsamling eller ordinært årsmøte enn det som følger av loven.

Aksjeloven § 5-5, allmennaksjeloven § 5-6 og samvirkelova § 41 angir hvilke saker som skal behandles og avgjøres på ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte. I aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, samt samvirkeforetak med regnskapsplikt, skal ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte godkjenne årsregnskapet og eventuell årsberetning.

Bustadbyggjelagslova, burettslagslova og eierseksjonsloven har også regler om avholdelse av ordinær generalforsamling eller årsmøte innen utgangen av juni hvert år. Det følger av bustadbyggjelagslova § 5-6 første ledd og burettslagslova § 7-4 første ledd at ordinær generalforsamling skal gjennomføres innen 1. juli. Det følger videre av eierseksjonsloven § 41 første ledd at ordinært årsmøte skal avholdes innen utgangen av juni. På ordinær generalforsamling og årsmøte skal blant annet styrets regnskap og årsberetning behandles og godkjennes, jf. bustadbyggjelagslova § 5-6, burettslagslova § 7-4 og eierseksjonsloven § 44.

Utgangspunktet etter aksjeloven, allmennaksjeloven og samvirkelova er at generalforsamling og årsmøte skal holdes som fysisk møte. I aksjeselskaper har aksjeeierne rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte, jf. aksjeloven § 5-11 b. I allmennaksjeselskaper kan styret beslutte at aksjeeierne skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, jf. allmennaksjeloven § 5-8 a. Annet kan fastsettes i vedtektene. Samvirkelova har ikke bestemmelser om elektronisk deltakelse på årsmøtet. Midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19 § 2-3 og § 3-3, åpner for at styret i aksjeselskap, allmennaksjeselskap og samvirkeforetak kan beslutte at generalforsamling eller årsmøte skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styret kan bare treffe slik beslutning dersom det anses som nødvendig for å avholde generalforsamling eller årsmøte. Den midlertidige loven oppheves 1. juni 2021. Regjeringen har i Prop. 140 L (2020–2021) Endringer i foretakslovgivningen (gjennomføring av møter og geografiske tilknytningskrav) foreslått endringer i aksjeloven, allmennaksjeloven og samvirkelova som innebærer å likestille fysiske og elektroniske møter. Det er blant annet foreslått at styret bestemmer møteformen for generalforsamling eller årsmøte, dvs. om generalforsamling eller årsmøte skal holdes som fysisk eller elektronisk møte. Dersom styret beslutter fysisk møte, skal aksjeeierne eller medlemmene ha rett til å delta elektronisk med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Etter forslaget kan styrets myndighet til å bestemme møteform begrenses i vedtektene.

Lovendringer som åpner for digitale møter i boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier, trådte i kraft 1. april 2021, jf. lov 26. mars 2021 nr. 16 om endringer i boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven (digitale møter, elektronisk kommunikasjon mv.). Lovendringene vil bidra til at mange boligselskaper kan avvikle ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte innen de lovbestemte fristene. Samtidig er det ikke alle boligselskaper som kan eller vil avholde digitale møter.