6 Innkvartering

6.1 Bakgrunn - krav fra IOC

Planene for innkvartering var ett av de fire punktene Idrettsstyret i sitt foreløpige vedtak 6. januar 2004 ønsket ytterligere utredet. I rapporten fra NIFs evalueringsgruppe, som lå til grunn for vedtaket, påpekes det at de største usikkerhetsmomentene ved Tromsøs søknad knyttet seg til innkvartering. I IOCs «Manual for Candidate Cities for the XXI Olympic Winter Games 2010»beskrives innkvarteringskravet som en av de største utfordringene for arrangører av olympiske leker (del 2, tema 13).

Til grunn for innkvarteringskonseptet i søknaden til Tromsø 2014 AS ligger kravene fra IOC. Disse er beskrevet i «Manual for Candidate Cities for the XXI Olympic Winter Games 2010». Her spesifiseres kravet til å gjelde ca. 20 000 rom for ulike gjestegrupper. 1 I tillegg kommer innkvartering for frivillige, leverandører, politi og militære. Under OL på Lillehammer utgjorde disse gruppene ca. 10 000 personer. IOCs arbeidsgruppe for evalueringen av 2010-kandidatene baserte sine konklusjoner på at rommene må ligge innenfor 50 km fra arenaene. Tellende er eksisterende romkapasitet og sannsynlig ny romkapasitet (jf. «Candidature Acceptance Procedure XXI Olympic Winter Games in 2010 - Report by the IOC Candidature Acceptance Working Group»).

Det er imidlertid behov for langt flere rom enn hva som fremgår av IOCs formelle krav, blant annet til:

• Akkrediterte gjester som ikke er inkludert i det tallfestede kravet på 20 000 rom. Totalt må det påregnes minimum 50 000 akkrediterte gjester til OL i 2014 (jf. kapittel 6.2.2).

• Ordinære tilskuere: I IOCs « Manual for Candidate Cities for the XXI Olympic Winter Games 2010» beskrives spørsmålet om innkvartering for tilskuere som følger:

«Whilst the OCOG is not responsible for providing rooms for spectators, the Host City must have sufficient rooms available, at reasonable prices, and within reasonable distance from the competition sites. It should be borne in mind that the quality of rooms available and distance from the competition sites will have an effect on ticket sales» (del 2, tema 13).

6.2 Søkers planer for innkvartering

6.2.1 Innkvartering for å dekke IOCs formelle krav

I søknaden av 2. mai 2004 redegjøres det i alt for 33 400 rom/lugarer, herunder 6 650 lugarer på skip og 3 000 på ferger. I forhold til den opprinnelige søknaden er bruk av skip og ferger betydelig redusert.

22 900 rom, inkludert 3 000 private rom til tilskuere, skal dekke IOCs formelle krav til innkvartering for de ulike gjestekategoriene. Om lag 20 000 rom dekkes i henhold til innkvarteringsplanen av 6 650 lugarer på skip og 700 på ferger, 3 000 rom i den planlagte deltakerlandsbyen, 4 000 i planlagt medielandsby, 450 rom i en dommerlandsby, 1 987 hotellrom og 1 000 studenthybler i Tromsø samt om lag 1 900 rom i hotell og hytter i Håkøybotn og på Sommarøya.

Det går frem av søknaden at det foreligger intensjonserklæringer for 2 767 lugarer i hovedsak med Hurtigruten 2 samt et «letter of interest» som skisserer en fremdriftsplan med hensyn til hvordan de minimum resterende 3 883 lugarer på skip kan avtalefestes innen høsten 2006. Det foreligger videre en intensjonserklæring for innkvartering på ferger beregnet til 3 000 sengeplasser, hvorav 700 er forutsatt disponert til en av de offisielle gjestekategoriene og 2 300 til leverandører og politi.

Av den øvrige planlagte innkvartering for gjestekategoriene dekkes 1 172 av eksisterende hotellsenger i Tromsø samt en forutsatt kapasitetsøkning på 815 rom til 1 987 rom. I søknaden opplyses det at det foreligger reguleringsendring for 350 rom, men det er ikke lagt frem informasjon om andre konkrete planer.

I tillegg kommer planer for dekning av 10 500 rom/lugarer til frivillige, leverandører, politi og militære i ferger, skoler, kaserner og hos private utleiere. Som nevnt ovenfor er det opplyst i søknaden at det foreligger intensjonsavtale for innkvartering av 3000 på ferger, hvorav 2 300 er forutsatt brukt til leverandører og politi. Det er videre forutsatt brukt 470 klasserom i sentrumsnære skoler og at Forsvaret ordner sine innkvarteringsbehov i omkringliggende militærforlegninger samt ombord på Sjøforsvarets fartøy.

6.2.1.1 Departementets vurdering

Det går frem av tabell 6.1 at av 22 900 rom/lugarer planlagt for å dekke IOCs formelle krav, er det nødvendig at en betydelig andel - 14 697 rom - skaffes til veie gjennom nybygg og avtaler med rederier om leie av skip/ferger. Det vil være opp til søker å sannsynliggjøre overfor IOC at det er mulig å realisere planene slik at et eventuelt OL kan gjennomføres.

Planene forutsetter bygging av dommer-, deltaker- og medielandsby med i alt 7 450 rom - en utbygging som må bli omfattet av den statlige garantien, jf. kapittel 2. I tillegg omtaler søknaden planer om en reiselivssatsing i Håkøybotn 16 km fra Tromsø sentrum som skal gi 1 616 rom. Av disse foreligger det i følge søknaden godkjent reguleringsplan for 140 rom, mens det for 400 hytter med 3-5 soverom i hver ennå ikke foreligger godkjente planer.

Innkvartering på skip/ferger utgjør et eget usikkerhetsmoment. I brev til Tromsø 2014 AS av 7. februar 2004 utdyper NIF vedtaket 6. januar og beskriver erfaringene ved bruk av skip slik: «Konseptet med en betydelig andel overnattende på skip er lansert og testet i ulike sammenhenger. Resultatene har nok gitt denne overnattingsløsningen et noe tvilsomt rykte - planene har alltid blitt kraftig endret og bruk av skip redusert.»Et annet element er at kostnadene ved å basere seg på denne form for innkvartering kan bli svært høye. Dette påpekes også av NIFs administrasjon i innstillingen til styrebehandling 27. mai 2004.

Deltakere og medieakkrediterte utgjør de største gruppene arrangøren skal besørge innkvartering for. Det er planlagt en felles deltakerlandsby hvor alle deltakerne skal bo. Dette anses som en styrke ved Tromsøs konsept, men det er også store utfordringer knyttet til den planlagte løsningen. Som omtalt i kapittel 2, er leilighetene forutsatt bygget og solgt i forkant av lekene. Det medfører at beboere i opptil 1 000 leiligheter må flytte ut i forbindelse med arrangementet. Planene er juridisk gjennomførbare, men de vil kunne by på praktiske utfordringer. Videre skal også utøverne i Paralympics innkvarteres i landsbyen, som skal bygges med formålet «tilgjengelighet for alle».Dette fordrer bygningsmessige løsninger utover hva som er vanlig for ordinære leilighetsprosjekter.

IOCs krav til innkvartering for media er 8 000 rom av hotellstandard. I tillegg kommer 1 000 rom til vertskringkasters gjester. Tromsøs søknad tilfredsstiller disse kravene i forhold til det antall rom som det blir redegjort for. 4 000 rom planlegges anlagt i medielandsbyen, nær 4 000 på skip, 1 000 på studenthybler og 222 privat.

Kultur- og kirkedepartementet har lagt til grunn at de formelle krav fra IOC kan ivaretas, men at det er betydlige utfordringer og usikkerheter knyttet til løsningene.

6.2.2 Øvrig innkvartering

IOCs formelle krav omfatter i liten grad tilskuere, men det er nødvendig å synliggjøre kapasitet for flere tilreisende enn de som vil bli innkvartert i de obligatoriske 20 000 rommene. Dette er særlig aktuelt for små søkerbyer, hvor det er utilstrekkelig å basere seg på at lokalbefolkningen vil utgjøre en større del av publikum til arrangementet.

Det fremgår av NIF-administrasjonens innstilling til styremøte 27. mai 2004 at det i 2014 må påregnes minst 50 000 akkrediterte totalt. 20 000 av disse dekkes av IOCs krav om 20 000 rom. Noen av de øvrige akkrediterte vil være personer bosatt i Tromsø, men det må finnes løsninger for de resterende akkrediterte. I tillegg kommer ordinære tilskuere.

Alle ordinære tilskuere vil ikke ha innkvarteringsbehov i Tromsø for hele perioden. I søknaden av 2. mai i år er ikke det totale behovet for innkvartering tallfestet. Kultur- og kirkedepartementet baserer seg på derfor på opplysninger gitt i vedlegg til opprinnelig søknad med anslått behov for innkvartering for 50 000 tilreisende. Dette anses som et minimumsanslag, gitt betraktningene ovenfor.

I søknaden av 2. mai skisseres fire hovedformer for innkvartering utover løsningene for å tilfredsstille IOCs formelle krav.

1. Kommersielle gjestesenger i Tromsø og områdene rundt Tromsø

2. Privat overnatting

3. Bosatte i Tromsø

4. Andre/spesielle tilbud

Kommersielle gjestesenger i Tromsø og områdene rundt Tromsø

I søknaden omtales informasjonen i tabell 6.2 som «tilgjengelig kommersiell sengekapasitet innenfor rimelige tids- og avstandsfaktorer fra Tromsø med henholdsvis bil, båt og fly.»(s. 117). Det fremgår imidlertid også av søknaden at «[N]år det gjelder fly, vil tilgjengelighet og landingstider på flyplassene kunne innvirke på antallet tilreisende.»(s. 117). Det fremgår av omtalen av transportplanene i kapittel 7 nedenfor at belastningen på flyplassene vil være meget stor, men det er ikke eksplisitt tatt hensyn til kapasitetsbehov som følge av dagpendlende gjester.

Privat overnatting

I søknaden presenteres resultatene fra en opinionsmåling som viser potensiell tilleggsinnkvartering gjennom privat innkvartering. Etter Kultur- og kirkedepartementets vurdering indikerer denne målingen et stort potensial, men det presiseres at en opinionsmåling ikke nødvendigvis avspeiler reelle muligheter. Selv om IOC ikke stiller de samme krav til dokumentasjon for innkvartering av tilskuere som til det formelle kravet på 20 000 rom, vil det kunne være problematisk å sikre ønsket grad av forutsigbarhet i form av forpliktende avtaler om utleie fra private huseiere.

Bosatte i Tromsø

Bosatte i Tromsø kommune og nabokommunene er også potensielle publikummere under et eventuelt OL-arrangement. Det må imidlertid påregnes at en relativt stor andel av lokalbefolkningen ved et eventuelt arrangement vil ha støttefunksjoner som hindrer dem i å være ordinære tilskuere. En annen begrensende faktor er de relativt høye billettpriser søker har lagt seg på. Denne vil kunne virke begrensende i forhold til lokalt publikumsoppmøte.

Andre/spesielle løsninger

Bruk av campingvogner og private småbåter skisseres som andre mulige innkvarteringsløsninger. Søknaden viser til at det finnes over 80 000 campingvogner i Norge per 31. desember 2002. Dersom disse tas i bruk, vil det medføre redusert press på ordinære innkvarteringsløsninger. Departementet antar at den begrensende faktoren i denne sammenheng primært er knyttet til bekvemmelighet, foruten de transportmessige utfordringer utstrakt bruk av campingvogner fører med seg i forkant og etterkant av lekene.

Til de mer eksotiske løsninger regnes lavvoleirer og ishoteller. Slike løsninger bygger opp under særpreget ved Tromsøs konsept, men kapasitetsmessig vil disse tilbudene ha marginal betydning.

6.2.3 Oppsummering innkvartering

I innstillingen til styrebehandling av saken 27. mai 2004, vurderer NIFs administrasjon de nye elementene i Tromsøs søknad:

«Ny løsning: Innkvarteringskonseptet baserer seg i mindre grad på passasjerskip. IOCs krav om 22 000 senger innen rimelig rekkevidde anser Tromsø 2014 AS som oppfylt. Spørsmålet ble reist med bakgrunn i det opprinnelige innkvarteringsforslaget. Det ble knyttet betenkeligheter til at en så stor del av sengene var plassert på skip. Videre var og er det stor usikkerhet omkring kostnadene ved å gjøre seg avhengig av cruiseskip. De tall som foreligger vurderes som troverdige, men det må anmerkes at foreliggende estimater ikke vil kunne bli verifisert før tidligst høsten 2006. Det er viktig og positivt at det synliggjøres en større andel landbaserte overnattingstilbud for de senger som IOC krever. Det er nødvendig å opplyse om at det med stor sannsynlighet vil være over 50 000 akkrediterte til stede under lekene. IOCs 22 000 senger er inkludert i disse. Noen av de akkrediterte vil være lokale (fra Tromsø), men det er et underskudd på senger til akkreditert personell.

Administrasjonen er også usikker på overnattingstilbudet for tilreisende publikum. Under lekene på Lillehammer reiste mange til og fra byen på dagen, og hadde derfor ikke behov for senger. I Tromsø er ikke dette mulig i samme skala. Mange av sengene som presenteres i søknaden er i betydelig avstand til byen, trolig for lang avstand til at det vil være den helt store interessen (...)

Konklusjon: det er positivt at flere senger er å finne på land. NIFs administrasjon mener at Tromsø 2014 AS fortsatt har en utfordring relatert til senger for akkrediterte og for tilskuere.»

Kultur- og kirkedepartementet er av den oppfatning at søknaden av 2. mai 2004 er forbedret i forhold til den første søknaden når det gjelder IOCs formelle krav til 20 000 rom. 3 Flere landbaserte tilbud er synliggjort, og avhengigheten av skip er redusert. Det er fremdeles store utfordringer knyttet til det totale innkvarteringskonseptet. Ved å redusere antall sengeplasser på skip har det blitt en større utfordring å presentere gode innkvarteringstilbud for andre besøkende i rimelig avstand fra Tromsø.

Som det går frem av kapittel 2, er investeringer knyttet til bygging av deltakerlandsbyen ikke inkludert i budsjettet fra Tromsø 2014 AS, men investeringskostnadene er estimert til 2 500 mill. kroner i vedlegg til søknaden. Det foreligger ingen intensjonsavtaler med entreprenører for bygging av landsbyen. Kultur- og kirkedepartementet legger til grunn at denne kostnaden burde vært inkludert i søknadens totalbudsjett, og at den må omfattes av en eventuell statsgaranti.

I søknaden fra Tromsø 2014 AS presenteres det ikke kostnadsbetraktninger for innkvartering utover et rammebeløp for posten som helhet. Det har av den grunn ikke vært mulig å vurdere de anslåtte kostnadene til innkvartering. På bakgrunn av ovenstående gjennomgang legges det imidlertid til grunn at kostnadsanslagene for innkvartering er beheftet med stor usikkerhet.