4.VED1 Undersøkelse vedrørende kontrollkomiteens arbeid 1

Kredittilsynet har med utgangspunkt i diskusjonen i Banklovkommisjonen vedrørende sammensetningen og oppbygningen av bankenes organer ønsket å kartlegge kontrollkomiteens arbeid i et utvalg av banker. Det ble sendt ut spørreskjema til de største sparebankene, et utvalg av de mindre sparebankene, alle forretningsbankene og Norges Postbank, i alt 40 institusjoner.

Rapporten tar for seg spørsmålene i samme rekkefølge som i spørreskjemaet. Sparebankene er inndelt i små og store sparebanker etter størrelsen på forvaltningskapitalen. Store sparebanker har forvaltningskapital over 1 milliard kroner. De fire største forretningsbankene og Norges Postbank blir behandlet som egen gruppe.

4.VED1.1 Antall møter i kontrollkomiteen i 1993

Antall møter i kontrollkomiteen, møtenes varighet og fravær av komiteenes faste medlemmer varierer mellom de ulike grupper av banker. Kontrollkomiteen i de store sparebankene og de største forretningsbankene hadde flest antall møter. Kontrollkomiteene i de samme bankene hadde i tillegg størst fravær av komiteens faste medlemmer. Fravær er målt i absolutte fravær, og de største bankene med flest møter har flest fravær. Alternativt kunne fravær blitt målt relativt, dvs antall fravær i forhold til antall møter. I gjennomsnitt var det ikke store forskjeller mellom bankene vedrørende møtetid. I gjennomsnitt varte et kontrollkomitemøte i 4 timer i 1993.

Store sparebanker

I gjennomsnitt hadde de store sparebankene 11 møter i kontrollkomiteen i 1993.

Antall møter i kontrollkomiteen i de store sparebankene varierte fra 16 til 7 møter i 1993.

Et kontrollkomitemøte varte i gjennomsnitt i 4 timer i de store sparebankene i 1993.

Kontrollkomitemøtene i de store sparebankene varte i gjennomsnitt fra 3 til 6 timer hver gang i 1993.

Sparebankenes kontrollkomitemøter hadde gjennomsnittlig 3,5 fravær av faste medlemmer i 1993.

Kontrollkomitemøtene i de største sparebankene hadde hovedsaklig 5 eller mindre fravær i 1993. Kontrollkomiteen i en sparebank hadde hele 11 fravær av komiteens faste medlemmer i sine møter i 1993.

Små sparebanker

I gjennomsnitt hadde de små sparebankene 6 møter i kontrollkomiteen i 1993.

Det synes vanlig å avholde mellom 4 og 6 møter i kontrollkomiteen i året i de små sparebankene. Kontrollkomiteen i en mindre sparebank hadde kun 2 møter i 1993. En annen sparebank opplyste at komiteen hadde hatt 11 møter i løpet av 1993.

Kontrollkomitemøtene varte i gjennomsnitt 4 timer hver gang.

Kontrollkomitemøtenes gjennomsnittlige varighet ligger i intervallet 2,5 time til 5 timer.

Gjennomsnittlig hadde kontrollkomiteen i de små sparebankene 0,7 fravær i 1993.

Kontrollkomitemøtene i de små sparebankene hadde lite fravær i 1993. Kun kontrollkomiteen i en sparebank hadde mer enn et fravær i 1993.

De fire største forretningsbankene og Norges Postbank

Kontrollkomiteen i de fire største forretningsbankene og Norges Postbank hadde gjennomsnittlig 10 møter i 1993.

I de største institusjonene varierte antall møter i kontrollkomiteen fra 13 til 6 møter i 1993.

Møtene i kontrollkomiteen varte i gjennomsnitt 5 timer i 1993.

Møtenes gjennomsnittlige varighet varierte fra 6 til 3 timer i 1993.

Gjennomsnittlig fravær fra kontrollkomiteens møter i disse institusjonene var 7,5 i 1993.

To av forretningsbankene hadde stort fravær blant kontrollkomiteens faste medlemmer i 1993, h.h.v. 14 og 15 fravær. En annen av de store institusjonene opplyste at kun 2 av komiteens faste medlemmer hadde vært fraværende i 1993.

Forretningsbanker

De resterende forretningsbankene hadde i gjennomsnitt 8 møter i kontrollkomiteen i 1993.

En forretningsbank opplyste at kontrollkomiteen hadde 27 møter i 1993. Antall møter i kontrollkomiteen varierer fra 27 til kun 4 møter i 1993.

I gjennomsnitt varte kontrollkomitemøtene i forretningsbankene i 3,5 time.

Gjennomsnittlig møtetid i kontrollkomiteen varierte fra 5,5 timer til 2 timer i 1993.

De resterende forretningsbankene hadde gjennomsnittlig 3 fravær av komiteens faste medlemmer i 1993.

En bank opplyste at kontrollkomiteen hadde 13 fravær av kontrollkomiteens faste medlemmer i 1993. Ellers hadde forretningsbankene 6 eller færre fravær av komiteens medlemmer.

4.VED1.2 Satser for honorarer til komiteens medlemmer og faktisk utbetalte honorarer i 1993

Kontrollkomiteene i de tre største forretningsbankene opererer med de høyeste satsene for honorarer til medlemmene av komiteen. Disse bankene hadde dermed de største faktiske utbetalte honorarer i 1993. De resterende bankene har betydelig lavere satser for honorarer, og dermed lavere totale faktiske utgifter til kontrollkomiteens medlemmer.

Store sparebanker

Kontrollkomiteens formann i de store sparebankene mottok i gjennomsnitt 50 000 kroner i 1993 for sitt arbeid i komiteen. Det er store variasjoner i utbetalingene mellom bankene. En sparebank betalte sin kontrollkomiteformann 100 000 kroner i året, mens formannen for kontrollkomiteen i en annen sparebank mottok 24 000 kroner i 1993.

Komiteens medlemmer mottok i gjennomsnitt 32 000 kroner i 1993. Honorarene til kontrollkomiteens medlemmer i de større sparebankene varierer fra 70 000 kroner i året i en sparebank til 18 000 kroner i en annen.

Faktisk utbetalte honorarer til kontrollkomiteens medlemmer i de store sparebankene var gjennomsnittlig 142 000 kroner i 1993. Sparebankene med de største honorarutgifter utbetalte h.h.v. 240 000 kroner og 230 600 kroner til kontrollkomiteens medlemmer i 1993. Sparebanken som hadde de laveste honorarer til komiteens medlemmer betalte 69 000 kroner i 1993.

Små sparebanker

Kontrollkomiteformannen i de små sparebankene mottok i gjennomsnitt 10 000 kroner i honorarer i 1993. Utbetalte honorarer til komiteformannen i de små sparebankene var betydelig mindre enn honorarene som formannen mottok i de større sparebankene i 1993. Banken med størst utbetalte honorarer til komiteens formann betalte 30 000 kroner i 1993. En av de minste sparebankene betalte sin formann kun 150 kroner pr. møte, og med kun 2 kontrollkomitemøter i 1993 ble samlet honorarer til formannen 300 kroner.

De øvrige medlemmene i kontrollkomiteen mottok i gjennomsnitt 7 500 kroner i 1993. Sparebanken med høyest satser for honorar til kontrollkomiteens medlemmer utbetalte 25 000 kroner til disse i 1993. En av de mindre sparebankene benyttet de samme satsene for honorarer til komiteens medlemmer som til formannen, 150 kroner pr. møte.

De små sparebankenes samlet utbetalte honorarer var i gjennomsnitt 28 000 kroner i 1993. Sparebanken med størst honorarutgifter utbetalte 80 000 kroner til komiteens medlemmer i 1993. Kontrollkomiteens medlemmer i en av de mindre sparebankene mottok totalt kun 900 kroner i vederlag. Alle de små sparebankene, med unntak av en sparebank, hadde honorarutgifter under 35 000 kroner i 1993.

Fire største forretningsbankene og Norges Postbank

De fire største forretningsbankene benyttet høyere satser for utbetaling av honorarer til kontrollkomiteens medlemmer enn det som er vanlig i de andre bankene.

Forretningsbanken med de høyeste satsene for honorarer til komiteens formann og medlemmer utbetalte i 1993 150 000 kroner til formannen og 90 000 kroner til medlemmene.

Denne banken hadde de høyeste faktiske utbetalte honorarer til kontrollkomiteens medlemmer i 1993, nemlig 660 000 kroner.

Forretningsbanker

I gjennomsnitt var satsene for honorar til kontrollkomiteens formann i forretningsbankene 33 500 kroner i året. Det er store variasjoner i satsene som benyttes. En forretningsbank utbetalte komiteens formann 100 000 kroner i 1993, mens en annen forretningsbank utbetalte 6 000 kroner i honorar til kontrollkomiteens formann.

Kontrollkomiteens medlemmer mottok i gjennomsnitt 22 000 kroner i honorar i forretningsbankene. Honorarstørrelsen til komiteens medlemmer i forretningsbankene varierte fra 60 000 kroner til 5 000 kroner i 1993.

I gjennomsnitt utbetalte forretningsbankene 84 000 kroner i honorarer i 1993. Spesielt en forretningsbank trakk gjennomsnittet opp ved å utbetale 230 500 kroner i totale honorarer i den gitte periode. Laveste totale honorar blant forretningsbankene var 23 400 kroner i 1993. 10 av forretningsbankene hadde i 1993 faktisk utbetalte honorarer til kontrollkomiteens medlemmer på under 100 000 kroner.

4.VED1.3 Deltagelse fra bankens ledelse i kontrollkomiteens møter

Deltakelse fra bankens ledelse i kontrollkomiteens møter varierer mellom grupper av institusjoner. I forretningsbankene er det vanlig at bankens ledelse deltar i kontrollkomiteens møter. I kontrollkomitemøtene i sparebankene er det mer vanlig at bankens ledelse innkalles ved behov.

Store sparebanker

Hos de store sparebankene synes det ikke vanlig at ledelsen deltar fast på alle møtene. Kun en sparebank opplyste at bankens ledelse deltar på hvert kontrollkomitemøte. De fleste sparebankene opplyste at bankens ledelse deltar i kontrollkomiteens møter etter behov, og ved gjennomgang av bankens regnskap.

Små sparebanker

Hos de mindre sparebankene er det vanlig at bankens ledelse deltar på møtene i kontrollkomiteen etter behov. Ledelsen er som regel tilstede ved gjennomgang av bankens regnskap. En sparebank opplyste at representanter for bankens ledelse orienterer om bankens drift i hvert kontrollkomitemøte.

De fire største forretningsbankene og Norges Postbank

To av de største forretningsbankene opplyste at styrets formann og administrerende direktør deltar minimum to ganger i året i kontrollkomiteens møter. I de andre bankene deltar ledelsen på hvert kontrollkomitemøte.

Forretningsbankene

Det er vanlig at bankens ledelse deltar fast i kontrollkomiteens møter.

To av forretningsbankene opplyste at ledelsen som regel er tilstede 1/2 til 1 time av møtene.

4.VED1.4 Ekstern/intern arbeidshjelp

Kontrollkomiteen har etter normalinstruksen § 3 adgang til å be om arbeidshjelp fra banken eller engasjere ekstern bistand. Hoveddelen av kontrollkomiteene engasjerer arbeidshjelp fra banken. Arbeidshjelpen består som regel av sekretærfunksjoner, ofte ivaretatt av bankens interne revisor. Få kontrollkomiteer har engasjert ekstern sakkyndig hjelp i sitt arbeid. Den eksterne arbeidshjelpen har i hovedsak bestått av advokatbistand.

Store sparebanker

De fleste store sparebankene benytter intern revisor som kontrollkomiteens sekretær. Intern revisor utarbeider sakslister, fører protokoll og utfører andre sekretærfunksjoner. Omfanget av denne type bistand varierer fra bank til bank, fra 500 til 18 timer i året. Kontrollkomiteen i en sparebank benytter i tillegg representanter fra markedsavdelingen til forberedelse og saksfremleggelse.

Kun kontrollkomiteen i en sparebank har engasjert eksternt sakkyndige. Disse er benyttet for utarbeidelse av takster på eiendom.

En sparebank opplyste at kontrollkomiteen verken har benyttet arbeidshjelp fra banken eller engasjerte eksternt sakkyndige i 1993.

Små sparebanker

Det er vanlig at kontrollkomiteen i de små sparebankene har benyttet bankens interne revisor som komiteens sekretær. Omfanget har variert fra 30 timer til 100 timer i 1993. Tre av kontrollkomiteene i de små sparebankene opplyste at de hadde engasjert arbeidshjelp fra banken ved vurdering av tapsengasjement/mislighold eller til rent skrivearbeid. Dette var kun i lite omfang, dvs noen få timer i året.

Kun en sparebank opplyste at kontrollkomiteen hadde engasjert eksternt sakkyndig ekspertise i 1993. Disse hadde utarbeidet arbeidsplan for kontrollkomiteen. Omfanget av dette arbeidet er oppgitt til 6 timer i løpet av året.

Det var kun en sparebank som opplyste at kontrollkomiteen verken benytter arbeidshjelp fra banken eller engasjert ekstern sakkyndige.

De fire største forretningsbankene og Norges Postbank

Tre av de største forretningsbankene har opplyst at kontrollkomiteen bruker konsernrevisjonen som sekretær. Omfanget av arbeidet oppgitt til å tilsvare fra 1/2 til 2 årsverk. I en annen forretningsbank er det administrasjonen som tilrettelegger grunnlagsmateriell og lånesaker for kontroll for kontrollkomiteen. En bank har opplyst at kontrollkomiteen har benyttet arbeidshjelp fra banken til sekretærfunksjoner i et omfang av 80 timer i året.

To forretningsbanker opplyste at kontrollkomiteen har engasjerte eksterne sakkyndige i form av advokatbistand i 1993. Denne bistanden utgjorde h.h.v. ca 70 og 100 timer i 1993.

Forretningsbanker

Flere av kontrollkomiteene i forretningsbankene benytter bankens interne revisor som sekretær. Men flere banker har oppgitt at bankens administrasjon yter sekretærbistand for kontrollkomiteen. Omfanget av intern arbeidshjelp varierer fra 12 til 350 timer.

En forretningsbank har opplyst at kontrollkomiteen har engasjert eksternt sakkyndig i form av advokatbistand for tolkning av bestemmelsene vedrørende boliglån til ansatte. Dette utgjorde 5 timer i 1993. En annen kontrollkomite benyttet ekstern revisor til utarbeidelse av komiteens arbeidsplan.

4.VED1.5 Samarbeid med intern/ekstern revisor

Samarbeidet med intern/ekstern revisor varierer lite mellom de ulike bankene, og mellom grupper av banker. Normalt møter intern revisor på alle møter i kontrollkomiteen dersom han har funksjon som komiteens sekretær. Ekstern revisor møter som regel i forbindelse med fremleggelse av regnskaper, årsplaner og ellers ved behov.

Store sparebanker

Bankenes interne revisor er som regel kontrollkomiteens sekretær, og deltar dermed på alle møtene i komiteen. Intern revisor forbereder og tilrettelegger komitemøtene, og orienterer om enkeltsaker.

Ekstern revisor møter som regel ved behov. Ekstern revisor er pålagt å møte i kontrollkomiteen ved gjennomgang av kvartal- og årsregnskap. I tillegg er det vanlig at ekstern revisor møter i kontrollkomiteen etter anmodning fra komiteens formann.

En sparebank har opplyst at ekstern revisor deltar på alle møter i kontrollkomiteen. Intern revisor gir skriftlig rapport til komiteen to ganger i året. I en av de største sparebankene deltok ekstern revisor på alle møtene i 1993, sammen med intern revisor som er komiteens sekretær. Ekstern revisor gir kommentarer til saker tatt opp på møtet, i tillegg til at han orienterer om årsberetningen. To sparebanker har opplyst at begge revisorer møter fast på alle møtene i kontrollkomiteen.

Små sparebanker

I de små sparebankene er det vanlig at intern revisor deltar på alle møtene i kontrollkomiteen, dersom han har funksjon som komtiteens sekretær. Dersom intern revisor ikke fungerer som komiteens sekretær blir han innkalt til møtene etter behov.

Ekstern revisor innkalles som regel til utvalgte møter i kontrollkomiteen. Det er normalt at ekstern revisor er til stede ved gjennomgang av årsregnskapet.

En sparebank opplyste at det er vanlig at ekstern revisor deltar på alle møtene i kontrollkomiteen, mens intern revisor er kun til stede på ett kontrollkomitemøte i året. I en annen sparebank har revisor kun deltatt på et møte. Ellers er det vanlig med kontakt pr.telefon.

De fire største forretningsbankene og Norges Postbank

Hos de tre største forretningsbankene og i Norges Postbank møter intern revisor på alle møtene i kontrollkomiteen. Intern revisor deltar som komiteens sekretær. En forretningsbank opplyste at banken ikke har ansatt intern revisor.

Bankenes eksterne revisor deltar på alle møter i kontrollkomiteen. Hos en forretningsbank møter ekstern revisor i kontrollkomiteen ved presentasjon av årsplan og regnskaper.

Forretningsbanker

Dersom intern revisor har funksjon som kontrollkomiteens sekretær deltar han på alle møtene i komiteen.

Det er vanlig at ekstern revisor deltar etter behov, spesielt ved gjennomgang av kvartals/årsregnskapet. To forretningsbanker har opplyst at ekstern revisor deltar på alle møtene i kontrollkomiteen. Bankene har ikke ansatt intern revisor. Dette gjelder også en annen forretningsbank hvor ekstern revisor blir innkalt etter behov. En forretningsbank opplyste at det er vanlig at ekstern revisor deltar på alle møter i kontrollkomiteen, og fører komiteens møteprotokoll.

4.VED1.6 Fordelingen av saker behandlet av kontrollkomiteen i 1993

Kontrollkomiteen i de ulike bankene har oppgitt fordelingen av saker behandlet i 1993. Enkelte banker har summert opp hver enkeltsak under hver post, mens andre har oppgitt alle enkeltsaker innen samme post som en sak. Dermed blir tallmaterialet ikke sammenlignbart og det er vanskelig å aggregere tallene.

4.VED1.7 Skriftlige merknader til styret, jfr. normalinstruksen § 6

I følge normalinstruksens § 6 kan kontrollkomiteen gi skriftlige merknader til styret. Slike merknader skal protokolleres. Kun kontrollkomiteen i to banker har avgitt skriftlige merknader til styret i 1993.