6 Effektivitet og kvalitet i oppgaveløsingen – data og metode
I avsnitt 15.3.1. beskrives hvilke metoder som er anvendt for å innhente informasjon som danner grunnlaget for kapittel 15. Dette vedlegget vil nærmere redegjøre for de metoder og kilder som danner grunnlaget for våre analyser, herunder kort knytte noen kommentarer til informasjonens gyldighet og pålitelighet.
Databaser
Politiet har en rekke databaser for lagring av informasjon. Informasjon som ligger til grunn for våre analyser er hentet fra følgende dataregistre:
SAP – lønns- og personalopplysninger
TTA – tjeneste, turnus og arbeidstidsplanlegging
PO – politiets operasjonslogg
Strasak – politiets straffesaksregister
PSV – politiets styringsverktøy
KO:DE – politiets intranett for deling av kompetanse.
Politiets ulike registre føres i det vesentlige lokalt ved det enkelte politidistrikt/særorgan uten klare nasjonalt forankrede rutiner for registrering av opplysninger. Vi har erfart at politidistriktene operer med ulike rutiner for bl.a. prioritering av operative oppgaver i PO, og bruk av avgjørelseskode i Strasak, noe som gjør det krevende å gjøre sammenlikninger mellom politidistriktene. For å sikre kvaliteten i datagrunnlaget som er innhentet fra de ulike datasystemene har det derfor vært nødvendig å supplere med informasjon fra andre kilder. Nedenfor gis en summarisk gjennomgang av ulike kilder som er brukt for å etablere et bredere informasjonsgrunnlag for analysene:
For å kvalitetssikre data om personalressurser i politiets operasjonssentraler og tilgjengelige operative ressurser, samt ressursbruken tilknyttet administrative støttefunksjoner ble det gjennomført spørreundersøkelser og intervjuer i politidistriktene og særorganene. Prosessen som ble fulgt for å gjøre dette, var som følger:
Utvalgets sekretariat utarbeidet sammen med Politidirektoratet et spørreskjema og en Excel-mal for innhenting av informasjon fra politidistriktene og særorganene.
Spørreskjemaet og malen ble oversendt til administrasjonssjefen i hvert enkelt politidistrikt/særorgan, etterfulgt av en kort samtale med hver enkelt administrasjonssjef for å forsikre om at oppgaven, spørreskjemaet og malen var forstått.
Administrasjonssjefen innhentet nødvendig informasjon i eget politidistrikt/særorgan og rapporterte inn til sekretariatet i form av en utfylt mal.
Sekretariatet, sammen med Politidirektoratet, gjennomførte en 30 minutter lang gjennomgang av innrapporterte data per telefon med hvert enkelt politidistrikt/særorgan. Sekretariatet stilte kontrollspørsmål for hver personalkategori, samt i de tilfellene der innrapporterte data fra politidistriktet/særorganet viste vesentlige avvik i forhold til andre.
I etterkant av samtalen gjennomførte administrasjonssjefene en dobbeltsjekk og kontroll av de punktene som kom opp i diskusjonen, og gjorde endringer basert på denne gjennomgangen i egen organisasjon.
Endelig innrapportering ble så sendt inn til sekretariatet.
I tillegg ble det gjennomført intervjuer/samtaler med:
Politidirektoratet om ulike analyseprodukter – formål/kvalitet/bruk
Kripos om ulike analyseprodukter – formål/kvalitet/bruk
Hordaland politidistrikt om bruk av analyseprodukter i virksomhetsstyringen
Østfold politidistrikt om bruk av analyseprodukter i virksomhetsstyringen
Kriminalitetsforebyggende råd om forebygging
Politidirektoratet om forebygging
Manglerud politistasjon om forebygging
Romerike politidistrikt om straffesaksbehandling
Hedmark politidistrikt om straffesaksbehandling
Oslo statsadvokatembeter om straffesaksbehandling
Intervjuene alene eller i kombinasjon med spørreundersøkelsen har, i tillegg til å gi ny informasjon, virket som et korrektiv til data innhentet fra politiets dataregistre. Samlet har denne prosessen gitt oss et godt bilde av politiets ressursbruk knyttet til løsing av ulike oppgaver.
Disse opplysningene er igjen gjort til gjenstand for sammenlikning med sammenliknbare organisasjoner. Utvalget har rettet formelle henvendelser til politimyndigheten i Danmark, Sverige og Finland for å innhente opplysninger om hvilken ressursbruk som legges til grunn i disse landene for å bemanne en døgnkontinuerlig turnus. I analysen av ressursbruk tilknyttet administrative støttefunksjoner er det i tillegg innhentet informasjon fra konsulentselskapet McKinsey sin database; «McKinsey Overhead Benchmarking Initiative». Denne databasen inneholder data om bemanning i administrative funksjoner i en rekke organisasjoner på tvers av næring/virksomhet, både nasjonale og internasjonale.
I tillegg har følgende kilder dannet grunnlag for analysene:
Tidsbruksundersøkelse for 2010 fra Politidirektoratet
Politidirektoratets årsverksrapport desember 2012
Politiets data- og materielltjeneste «Bilbestilling per distrikt 2009–2012»
Statistisk sentralbyrå (SSB)
Riksadvokatens rundskriv
Arbeidstidsbestemmelser for politi- og lensmannsetaten
Samlet gir disse informasjonskildene oss godt innblikk i hvilken grad politiets virksomhetsutøvelse fremmer effektiv oppgaveutførelse med høy kvalitet. Undersøkelsen omfatter ikke alle sider ved politiets kjerneoppgaver, men utvalget mener å ha behandlet et tilstrekkelig antall funksjoner til å få et helhetlig bilde av situasjonen i norsk politi. Tross vår omfattende og systematiske innhenting og bearbeiding av data, vil det kunne være innslag av unøyaktigheter i datagrunnlaget. Ulik organisering av virksomheten sammen med forskjellig registreringspraksis gjør at datakvaliteten i politiet ikke er den beste. Utvalget har gjennom utstrakt bruk av intervjuer og innhenting av egen informasjon søkt å gjøre datagrunnlaget så godt som mulig.