(1) Formålet med denne loven er å sikre dokumentasjon om samfunnet som skal kunne brukes til å forstå samtid og fortid, og til å bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati.

(2) Loven skal særlig legge til rette for å

• a) fremme offentlighet og demokratisk deltakelse

• b) drive forsvarlig offentlig virksomhet

• c) fastsette, fremme og forsvare rettigheter og andre rettskrav

• d) utvikle kunnskap om kulturarven, kulturelt mangfold og grunnleggende samfunnsforhold

• e) legge til rette for vitenskapelig forskning og annen granskning

• f) ivareta enkeltpersoners og gruppers behov for å kjenne egen historie og kultur.

(1) Loven gjelder for:

• a) staten, fylkeskommunene og kommunene

• b) selvstendige offentlige virksomheter uavhengig av organisasjonsform

• c) selvstendige virksomheter hvor det offentlige direkte eller indirekte har en samlet eierandel på mer enn 50 prosent, eller hvor det offentlige direkte eller indirekte har rett til å velge flere enn halvparten av medlemmene i det øverste organet i virksomheten

• d) andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift.

Kongen kan i tvilstilfeller avgjøre om en virksomhet faller inn under loven. Kongen kan i forskrift helt eller delvis unnta virksomheter omfattet av bokstav c) fra plikten til å følge denne loven, dersom dette regnes som nødvendig ut fra hensynet til virksomhetens art, konkurransesituasjonen eller andre særlige forhold.

(2) Stortinget fastsetter selv regler for dokumentasjon av Stortingets virksomhet og om hvordan dokumentasjonen skal bevares og gjøres tilgjengelig for allmennheten.

(3) For domstolenes virksomhet etter rettergangslovgivningen gjelder ikke reglene om sanksjoner ved tilsyn. Kongen kan fastsette ytterligere unntak fra lovens regler for domstolene.

(4) Virksomhet omfattet av første ledd som setter ut lovpålagte oppgaver til noen som ikke er omfattet av denne loven, skal sørge for oppfølging av dokumentasjonspliktene for disse oppgavene.

(5) Kongen kan i forskrift fastsette at virksomheter som leverer tjenester som i hovedsak er offentlig finansiert, skal være helt eller delvis omfattet av loven.

Loven gjelder i Norge, inkludert Svalbard, dersom ikke annet blir fastsatt av Kongen. Kongen kan bestemme at loven også skal gjelde for Jan Mayen og de norske bilandene i Antarktis.

(1) Denne loven begrenser ikke dokumentasjonsplikt som følger av annet regelverk.

(2) For sikkerhetsgradert informasjon skal reglene i sikkerhetsloven med forskrifter i tilfelle konflikt gå foran bestemmelsene i denne loven.

I denne loven menes med:

• a) dokumentasjon: informasjon som løpende bekrefter hvordan en virksomhet, organisasjon eller person har handlet, utøvd myndighet eller utført tjenester og andre oppgaver. Dette omfatter blant annet prosesser, beslutninger, handlinger med rettslige virkninger, samt vesentlige hendelser og forhold.

• b) dokumentere: å sørge for dokumentasjon.

• c) arkiver: dokumentasjon som langtidsbevares for formål som nevnt i § 1.

• d) arkivinstitusjon: virksomhet med hovedformål å ta vare på og gjøre tilgjengelig arkiver omfattet av loven.

(1) Virksomheter skal regelmessig ajourføre en dokumentasjonsstrategi som:

• a) gjør rede for dokumentasjonsplikter som gjelder for virksomheten, og for hvilken dokumentasjon som er særlig viktig for virksomheten

• b) beskriver organiseringen av arbeidet med å ivareta dokumentasjonspliktene

• c) gjør rede for hvilke informasjonssystemer i virksomheten som skaper og tar vare på dokumentasjon omfattet av denne loven

• d) gjør rede for virksomhetens bruk av kommunikasjonskanaler, herunder sosiale medier

• e) gjør rede for hvordan virksomheten sørger for langtidsbevaring, minimering og sletting av dokumentasjon og arkiver

• f) refererer til virksomhetens styringsdokumenter for informasjonssikkerhet, personvern, anskaffelser mv. og

• g) gir en vurdering av virksomhetens etterlevelse av denne loven.

(2) Øverste organ i virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c skal vedta dokumentasjonsstrategien minst én gang hvert fjerde år.

(1) Når flere virksomheter produserer dokumentasjon som nevnt i §§ 8–13 i felles systemer, skal de avtale hvem som har ansvar for å ivareta pliktene etter denne loven. I fravær av avtale påhviler pliktene den som har behandlingsansvaret for personopplysninger, jf. § 22. I andre tilfeller har eieren av systemet dette ansvaret.

(2) Kongen kan gi forskrift om behandling, bevaring og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon ved saksbehandling og samhandling i felles system og kan bestemme hvilken virksomhet som har ansvaret når dette ikke følger av første ledd.

(1) Virksomheter skal dokumentere sin eksterne kommunikasjon.

(2) Virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c skal dokumentere virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra personer i ledende stilling.

(3) Virksomheter skal gi tilsatte tilgang til verktøy for å ivareta pliktene etter første og annet ledd på en automatisert måte.

(4) Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om gjennomføring av pliktene i første til tredje ledd, herunder i en overgangsperiode gi unntak fra pliktene i tredje ledd.

(1) Når en virksomhet tar i bruk et informasjonssystem som produserer dokumentasjon som senere skal overføres til langtidsbevaring, skal det foreligge tilstrekkelige beskrivelser av systemet, bruksrutiner, datamodell og systemegenskaper som sikrer betryggende forvaltning, drift og vedlikehold.

(2) Virksomheter som har behandlingsansvar for eller eier informasjonskilder, databaser, registre mv., skal beskrive

• a) når database- eller registerløsningen ble etablert, vesentlig endret eller omstrukturert og avviklet

• b) hvilke typer data som inngår i løsningen, om det er personopplysninger, og hvilke kilder datatypene er hentet fra

• c) bruksformålet for løsningen

• d) hvilke kategorier virksomheter eller personer som har tilgang til dataene, og

• e) hvordan dataene er beskyttet mot urettmessige endringer.

(3) Ved overføring til langtidsbevaring i arkivinstitusjon skal beskrivelsene som nevnt i første og annet ledd følge med. Arkivinstitusjonen kan uten hinder av opphavsrett oppbevare systembeskrivelser for å bevare og gjøre tilgjengelig overført dokumentasjon. Kongen kan gi utfyllende forskrift.

(1) Virksomheter som helt eller delvis automatiserer rettsanvendelse, skal dokumentere

• a) hvilke datatyper som anvendes

• b) hvilke kilder som benyttes for disse datatypene

• c) hvilke behandlingsregler som er utledet av rettsreglene og som er styrende for vedtakene, og

• d) hvilke endringer som er gjort av systemet på bakgrunn av vedtak av lover og forskrifter og andre politiske vedtak.

(2) Kongen kan pålegge at det utarbeides dokumentasjon som gir grunnlag for rekonstruksjon av kjørbar programkode, etter at systemet er tatt ut av drift.

(1) Når en virksomhet treffer avgjørelse under utøvelse av offentlig myndighet skal virksomheten sørge for dokumentasjon av

• a) hvem avgjørelsen gjelder og hva den går ut på

• b) i hvilken grad og på hvilken måte avgjørelsen er basert på automatisert rettsanvendelse

• c) hvilke lover, forskrifter og instrukser som generelt har vært styrende for avgjørelsen, og

• d) de faktiske omstendighetene som har hatt mye å si for utfallet.

(2) Andre vesentlige forhold og avgjørelser som viser hvordan en virksomhet har utført sine oppgaver, skal dokumenteres. Dette gjelder blant annet

• a) generelle instrukser

• b) delegeringsreglement og fordeling av fullmakter

• c) vesentlige planer og vesentlig intern styringsdokumentasjon og

• d) vesentlige økonomiske avgjørelser, herunder sentrale avgjørelser i budsjett- og regnskapsprosessen.

Hvert departement fører fortegnelse over lovbestemte dokumentasjons- og bevaringsplikter mv. i regelverk de har ansvar for. Fortegnelsen skal være offentlig tilgjengelig på departementets nettsider.

(1) Når det skjer vesentlige hendelser, beslutninger, prosesser og forhold ellers som ikke kommer inn under dokumentasjonspliktene i §§ 7–11, skal virksomheten dokumentere disse dersom det åpenbart vil ha interesse for ettertiden, eller dersom det ellers er nødvendig for å ivareta lovens formål.

(2) Kongen kan i forskrift gi avvikende regler for offentlige utvalg og lignende som ikke er del av organet de ble oppnevnt av.

Dersom plikter etter §§ 7–11 overlapper, velger virksomheten hvordan dokumentasjonspliktene skal etterleves. Behandlingsprotokoller og annen dokumentasjon som er utarbeidet i samsvar med personvernforordningen, kan delvis tjene som dokumentasjon etter denne loven.

Dersom sterke grunner taler for det, kan Nasjonalarkivet pålegge virksomheter å dokumentere forhold som ikke er omfattet av dokumentasjonspliktene i §§ 7–11, eller eventuelt selv dokumentere forholdet.

(1) Pliktene etter §§ 8–15 skal ivaretas fortløpende.

(2) Virksomheten skal påse at dokumentasjonen er

• a) ekte: at dokumentasjonen er beskyttet mot ikke-autoriserte tilføyelser, slettinger og endringer

• b) pålitelig: at det går fram hvem eller hvilket system som har opprettet, endret og registrert dokumentasjonen og når dette fant sted

• c) anvendbar: at dokumentasjonen er tilgjengelig for all berettiget bruk og innsyn

• d) dekkende: blant annet at dokumentasjon som blir sendt fra eller til eller lagt fram for tilsatte i virksomheten, blir behandlet som kommunikasjon til eller fra virksomheten. Det samme gjelder for kommunikasjon til eller fra den politiske ledelsen

• e) satt i sammenheng: at den blir knyttet til annen relevant dokumentasjon og virksomhetsprosess.

(3) Kongen kan gi forskrift om systematisering og behandling av dokumentasjon. Kongen kan i forskrift fastsette krav til informasjonssystemer som produserer og bevarer dokumentasjon for å oppfylle plikter etter denne loven, herunder gi regler om godkjenning, søknadsprosess og frister.

(1) Dokumentasjon som offentlige virksomheter har skapt eller besitter, skal være tilgjengelig for allmennheten såframt dette ikke strider mot lov, taushetsplikt eller andre begrensninger i eller i medhold av lov. Ikke-digital dokumentasjon gjøres tilgjengelig på den måten virksomheten finner forsvarlig.

(2) Det kan ikke erverves privat eiendomsrett til dokumentasjon som skapes i eller av virksomheter som er omfattet av § 2 bokstav a og b.

(1) Dokumentasjon omfattet av kapittel II kan bare slettes med hjemmel i denne loven eller forskrift gitt med hjemmel i loven eller når plikt til å slette følger av annen lov eller forskrift.

(2) Virksomheten skal dokumentere hva som er slettet, det rettslige grunnlaget for slettingen og sammenhengen den slettede dokumentasjonen ble brukt i.

(3) Kongen gir forskrift om sletting. Når særlige grunner foreligger, kan Kongen gi særskilt tillatelse til sletting, retting og supplering.

Virksomheter skal vedlikeholde dokumentasjon og hindre utilsiktet informasjonstap ved konvertering til nye formater eller ved annen behandling. Som informasjonstap regnes også redusert mulighet for sammenstilling eller søking i dokumentasjonen eller etterprøving av dokumentasjonens ekthet.

(1) Ikke-digital dokumentasjon kan ikke føres ut av landet. Unntatt fra dette er midlertidig utførsel i forbindelse med forvaltningsmessig eller rettslig bruk.

(2) Nasjonalarkivet kan samtykke til og sette vilkår for midlertidig utførsel i forbindelse med mediekonvertering. I andre særlige tilfeller kan Nasjonalarkivet gjøre unntak fra forbudet i første ledd.

(1) Digital dokumentasjon omfattet av loven kapittel II og V kan, hvis vilkårene i personvernforordningen artikkel 44 og 45 er oppfylt, overføres til EØS-land og tredjestater som kommisjonen i EU har fastslått sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Følgende vilkår må dessuten også være oppfylt:

• a) Det foreligger en oppdatert risikovurdering som særlig gjør rede for risiko for tap av nasjonal råderett over dokumentasjonen, tap av data, rikets sikkerhet, kriminelle handlinger og uautorisert tilgang, sammenholdt med lagring i Norge.

• b) Databehandleravtalen skal gi tilsynsmyndigheten rett til å vite hvor dokumentasjonen kan eller vil bli lagret, samt rett til å kreve at det settes i gang tilsyn på aktuelle steder for å påse at krav i denne loven og i databehandleravtaler blir etterlevd.

• c) Ved langtidsbevaring i utlandet skal en kopi av arkivene være i Norge.

(2) Nasjonalarkivet kan inngå avtale med arkivmyndighet i en annen stat eller med en annen kvalifisert oppdragstaker, om at det skal gjennomføres tilsyn med norsk digital dokumentasjon som er overført til utlandet. Tilsynet skal i så fall skje i henhold til instruks fra Nasjonalarkivet.

Virksomheter plikter å identifisere all behandling av personopplysninger som de har ansvaret for og som har arkiv- eller dokumentasjonsformål. Dersom behandlingsansvaret er delt med andre, skal det inngås avtale om dette ansvaret i samsvar med personvernforordningen artikkel 26 nr. 1. Informasjon om behandlingsansvar for personopplysninger etter denne loven og eventuell avtale om felles behandlingsansvar skal være offentlig tilgjengelig på virksomhetens nettsider.

Opplysning om en avdød person anses som en personopplysning etter denne loven til det er gått 20 [10] år fra dødsfallet. Er tidspunktet for dødsfallet ikke kjent, skal opplysningen håndteres som en personopplysning inntil den er 110 år gammel. Kongen kan i forskrift eller enkeltvedtak gi avvikende bestemmelser.

(1) Nasjonalarkivet, kommuner, fylkeskommuner og offentlig eide arkivinstitusjoner kan være behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse. Også andre virksomheter kan ha slikt behandlingsansvar når dette er godkjent av Datatilsynet i samsvar med personvernforordningen artikkel 36 nr. 5. Nasjonalarkivet skal veilede slike andre virksomheter om spørsmålet. Før Datatilsynet treffer vedtak, skal det innhentes uttalelse fra Nasjonalarkivet.

(2) Personopplysninger som nevnt i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e kan behandles av arkivinstitusjon som nevnt i nr. 1, uten samtykke fra den registrerte dersom behandlingen er nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse. Behandlingen skal være omfattet av nødvendige garantier i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1.

(3) Særlige kategorier personopplysninger som nevnt i personvernforordningen artikkel 9 nr. 1 kan behandles av arkivinstitusjon som nevnt i nr. 1, uten samtykke fra den registrerte dersom behandlingen er nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse, og der samfunnets interesse i at behandlingen finner sted, klart overstiger ulempene for den enkelte. Behandlingen skal være omfattet av nødvendige garantier i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1.

(4) Før det foretas behandling i arkivinstitusjon på grunnlag av tredje ledd, skal den behandlingsansvarlige arkivinstitusjonen rådføre seg med personvernombudet etter personvernforordningen artikkel 37 eller med en annen person som oppfyller vilkårene i personvernforordningen artikkel 37 nr. 5 og 6 og artikkel 38 nr. 3 første og annet punktum. Ved rådføringen skal det vurderes om behandlingen vil oppfylle kravene i personvernforordningen og øvrige bestemmelser fastsatt i eller med hjemmel i denne loven. Rådføringsplikten gjelder likevel ikke dersom det er utført en vurdering av personvernkonsekvenser etter personvernforordningen artikkel 35.

(5) Kongen kan gi forskrift om behandling av særlige kategorier av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse.

(6) Kongen kan gi utfyllende forskrift for å ivareta nødvendige garantier etter personvernforordningen artikkel 89 nr. 1.

Når behandling av personopplysninger skjer for arkivformål i allmennhetens interesse og det er iverksatt tiltak i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 og behandlingen ikke får rettsvirkninger eller direkte faktiske virkninger for den registrerte, kan den behandlingsansvarlige gjøre unntak fra

• a) registrertes rett til innsyn etter personvernforordningen artikkel 15 i den utstrekning innsyn vil kreve en uforholdsmessig stor innsats

• b) registrertes rettigheter etter artikkel 16 i den utstrekning rettighetene sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at formålene med behandlingen nås.

(1) Såframt det ikke er plikt til å slette, skal dokumentasjon bevares varig og trygt når dokumentasjonen eller systemet den er skapt i, går ut av bruk, eller når virksomheten legges ned.

(2) Virksomheten skal minst hvert fjerde år vurdere om dokumentasjon er gått ut av bruk.

(3) Kongen kan fastsette at enkelte virksomheter eller typer virksomheter skal overføre dokumentasjon for bevaring på et bestemt tidspunkt, herunder at overføring kan utsettes i lang tid.

(4) Kongen kan i forskrift stille krav til langtidsbevaringen og gjøre de samme kravene gjeldende for virksomheter som selv tar vare på dokumentasjonen utover 10 år.

(1) Før statlig virksomhet overfører dokumentasjon til langtidsbevaring, skal den avtale med Nasjonalarkivet i hvilken grad personopplysninger og andre opplysninger skal minimeres i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1, på hvilken måte dette skal skje, og hvem som skal gjennomføre minimeringen.

(2) Metoden som er anvendt for å minimere dokumentasjonen, skal beskrives og følge med arkivet. Minimering kan blant annet foregå ved sammenfatning eller annen form for aggregering av dokumentasjonen eller ved at det foretas et systematisk utvalg av opplysninger.

(3) Bestemmelsene i denne paragrafen gjelder også andre virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c, men slik at melding til Nasjonalarkivet trer i stedet for avtale.

(4) Kongen kan gi utfyllende forskrift om minimering av personopplysninger.

(1) Kommuner og fylkeskommuner skal sørge for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver fra kommunal eller fylkeskommunal virksomhet. Det samme gjelder arkiver fra interkommunale selskaper eller andre virksomheter som på grunn av kommunens og fylkeskommunens eierandel omfattes av loven, jf. § 2 bokstav b og c.

(2) Statlige virksomheters arkiver langtidsbevares og tilgjengeliggjøres hos Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet skal tilby kommuner og fylkeskommuner langtidsbevaring av digitale arkiver til selvkost. Slik avtale kan også inkludere tilgjengeliggjøring.

(3) Selvstendige virksomheter som nevnt i § 2 bokstav b til d regnes som kommunale eller statlige etter deres hovedsakelige tilknytning. Kongen avgjør i tvilstilfelle om en virksomhet skal anses som kommunal eller statlig.

(4) Arkiver fra virksomheter med flere eiere langtidsbevares der eierne bestemmer.

(5) Første til fjerde ledd er ikke til hinder for at det kan inngås avvikende avtale mellom Nasjonalarkivet og kommunale eller fylkeskommunale arkivinstitusjoner.

(1) Lagringsmedier og -formater skal være holdbare og muliggjøre bruk av dokumentasjonen.

(2) Arkiver fra 1950 eller tidligere skal bevares på sitt opprinnelige medium.

(3) Arkiver fra 1951 eller senere på ikke-digitale lagringsmedier kan konverteres til digitale lagringsmedier og det ikke-digitale mediet destrueres. Dette gjelder ikke dersom dokumentasjonen blir mindre tilgjengelig eller originalen har særskilt historisk verdi. Ved sletting av ikke-digital dokumentasjon skal det tas vare på en prøve.

(4) Kongen kan gi regler om langtidsbevaring av digital dokumentasjon for å unngå informasjonstap, om konvertering av dokumentasjon på ikke-digitale lagringsmedier og om bevaring av prøve av ikke-digital dokumentasjon.

(1) Statlige arkiver skal overføres på digitale formater til Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet kan i særskilte tilfeller gjøre unntak.

(2) Ved overføring av statlige arkiver overtar Nasjonalarkivet råderetten.

(3) Kongen kan fastsette krav til teknisk format, systematisering og gjennomføring av overføring til langtidsbevaring. Kongen kan stille krav til mediekonvertering av ikke-digital dokumentasjon.

(4) Nasjonalarkivet kan kreve refusjon for merkostnader dersom det viser seg at dokumentasjonen tidligere ikke er blitt behandlet i samsvar med gjeldende regler.

(1) Ikke-digitale arkiver skal oppbevares i lokaler som gir vern mot skade fra vann og fukt, brann og annen skadelig påvirkning fra klima, miljø og skadedyr. Lokalene skal også være vernet mot skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang.

(2) Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om lokaler hvor det oppbevares ikke-digitale arkiver.

(1) Langtidsbevarte arkiver registreres i en felles, allment tilgjengelig og nettbasert katalog forvaltet av Nasjonalarkivet.

(2) Arkiver som langtidsbevares hos Nasjonalarkivet og andre arkivinstitusjoner skal så langt det ikke bryter med lov og andres rettigheter, være tilgjengelige for forskning, kulturvirksomhet, lokalhistorisk arbeid, næringsutvikling, for å dokumentere rettigheter og annen bruk i tråd med § 1. Det samme gjelder arkiver som langtidsbevares hos kommuner og fylkeskommuner.

(3) Ikke-digitale arkiver skal så langt det ikke bryter med lov og andres rettigheter, være tilgjengelige hos en arkivinstitusjon eller i annet hensiktsmessig lokale.

(4) Brukere av arkiver skal kunne få hjelp og veiledning.

(5) Nasjonalarkivet veileder offentlige virksomheter om å gjøre arkiver tilgjengelig.

(6) Nasjonalarkivet og offentlig eide arkivinstitusjoner kan kreve gebyr når de på forespørsel utfører særlig omfattende arbeid med å finne fram overført dokumentasjon. Kongen fastsetter vilkår og satser.

(1) Etter overføring til langtidsbevaring i Nasjonalarkivet gjelder bestemmelsene om taushetsplikt som er fastsatt i forvaltningsloven. For innsyn gjelder bestemmelsene i offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningsloven. Kongen kan fastsette forskrift om at Nasjonalarkivet skal vurdere innsyn etter andre regler.

(2) Innsynsrett med grunnlag i en ervervet status som part eller annen særskilt innsynsrett, opprettholdes etter overføring av arkiver til Nasjonalarkivet.

(3) Nasjonalarkivet kan gi innsyn i taushetsbelagte opplysninger i statlige arkiver dersom det foreligger saklig grunn og ikke medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser, samt sette vilkår for innsynet og for videre bruk. Kongen kan gi forskrift om innsyn og unntak fra taushetsplikt ved digital tilgjengeliggjøring.

(4) Nasjonalarkivet kan nekte innsyn selv om taushetsplikten har falt bort, dersom sterke personvernhensyn tilsier det. Dersom særlov fastsetter lengre taushetsplikt enn forvaltningsloven, blir Nasjonalarkivets taushetsplikt forlenget tilsvarende.

(1) Nasjonalarkivet har nasjonalt ansvar for å koordinere langtidsbevaring av private arkiver. Nasjonalarkivet sørger for langtidsbevaring av private arkiver av vesentlig nasjonal betydning.

(2) Fylkeskommunen har ansvar for å koordinere arbeidet med private arkiver av regional betydning. Fylkeskommunen sørger for langtidsbevaring av private arkiver av vesentlig regional betydning.

(3) Nasjonalarkivet fører tilsyn med offentlig finansiert arbeid med private arkiver i samsvar med §§ 41 og 42.

Private arkiver i offentlig finansiert arkivinstitusjon langtidsbevares etter arkivfaglige prinsipper og registreres i en felles, allment tilgjengelig og nettbasert katalog forvaltet av Nasjonalarkivet.

(1) Dersom private arkiver blir overført til eller deponert i Nasjonalarkivet eller annen arkivinstitusjon, kan eieren fastsette særskilte, saklige avgrensninger i tilgangen. Slike vilkår gjelder ikke ut over hundre år etter at overføringen eller deponeringen har skjedd.

(2) Den som har deponert et privat arkiv i Nasjonalarkivet eller annen arkivinstitusjon, beholder eiendomsretten til arkivet. Eiendomsretten går likevel over til oppbevaringsinstitusjonen hundre år etter deponeringen.

(1) Nasjonalarkivet kan vedta at et arkiv av stor nasjonal betydning er særskilt verneverdig. Melding om vedtaket sendes eieren. Eieren plikter å gi melding til Nasjonalarkivet dersom arkivet skifter eier, helt eller delvis blir planlagt ført ut av landet eller står i fare for å gå tapt.

(2) Uten samtykke fra Nasjonalarkivet kan særskilt verneverdige arkiver ikke deles opp, føres ut av landet, skades eller ødelegges. I nevnte situasjoner kan Nasjonalarkivet kreve å få kopiert dokumentasjon i særskilt verneverdige arkiver, uten vederlag.

(3) Dersom den som har deponert et særskilt verneverdig privat arkiv krever å få det tilbake, kan Nasjonalarkivet kopiere det uten vederlag. Eventuelle vilkår for tilgangen i samsvar med § 36 gjelder også for kopien.

(1) Nasjonalarkivet er nasjonal arkivmyndighet.

(2) Samisk arkiv og Norsk helsearkiv inngår i Nasjonalarkivet.

(3) Nasjonalarkivet kan kreve framlagt ordinær politiattest ved tilsetting.

(4) Nasjonalarkivet kan, uten hinder av taushetsplikt, hente inn taushetsbelagte personopplysninger fra Folkeregisteret når det er nødvendig for å løse Nasjonalarkivets oppgaver.

På forespørsel fra Nasjonalarkivet plikter virksomheter å gi opplysninger som gjelder oppfyllelsen av plikter etter loven.

Massemedier og organisasjoner for massemedia kan klage på brudd på §§ 7–11, 13 og 16 første ledd til overordnet forvaltningsorgan etter reglene i forvaltningsloven § 28. Gjelder det kommuners og fylkeskommuners etterlevelse, går klagen til departementet.

(1) Nasjonalarkivet fører tilsyn med etterlevelsen av loven kapittel II, III, V, VI og VII. Taushetsplikt er ikke til hinder for innsyn og undersøkelser.

(2) Nasjonalarkivet kan gi pålegg om å rette forhold som er i strid med loven. Nasjonalarkivet kan pålegge rekonstruksjon av dokumentasjon tapt som følge av brudd på plikter i eller i medhold av denne loven.

(3) Kongen kan bestemme at fylkesmannen skal føre tilsynet med kommuner og fylkeskommuner i samsvar med første og annet ledd.

(4) Datatilsynet fører tilsyn med etterlevelsen av hvordan personopplysninger blir behandlet, jf. loven kapittel IV.

(1) Nasjonalarkivet kan ilegge overtredelsesgebyr ved overtredelse av loven kapittel II, III, V, VI og VII. Forvaltningsloven § 44 gjelder tilsvarende. Kongen gir forskrift om utmåling.

(2) Nasjonalarkivet kan fastsette en løpende tvangsmulkt for hver dag, uke eller måned som går etter utløpet av fristen som er satt for oppfyllelse av pålegget etter § 41 annet ledd. Forvaltningsloven § 51 første til fjerde ledd gjelder tilsvarende.

(3) Datatilsynet kan ilegge sanksjoner etter personopplysningsloven kapittel 7 for brudd på reglene i loven kapittel IV.

(4) Sanksjoner skal stå i rimelig forhold til ulovligheten. Dersom det utferdiges flere ulike typer sanksjoner for samme overtredelse, må disse samordnes slik at virksomheten ikke rammes på en urimelig måte.

Den som forsettlig eller grovt uaktsomt handler i strid med bestemmelser i loven eller i medhold av den, kan straffes med bøter.

Loven gjelder fra den tid Kongen bestemmer. Fra samme tidspunkt oppheves lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven). Kongen kan sette i kraft og oppheve de enkelte bestemmelsene til forskjellig tid.

Dersom en virksomhet har etablert oversikt over behandling av personopplysninger i samsvar med § 22, og har utarbeidet en dokumentasjonsstrategi i samsvar med § 6, og kommet frem til at det er stor sannsynlighet for at virksomheten helt eller delvis ikke vil kunne etterleve kravene i denne loven, kan Nasjonalarkivet gi utsatt frist for oppfyllelse av lovens krav basert på framlagt plan for når de ulike vilkårene skal være oppfylt.

Digitalt arkivmateriale omfatta av lova kan, dersom vilkåra i personvernforordninga artikkel 44 og 45 er oppfylte, overførast til EØS-land og tredjestatar som kommisjonen i EU har fastslått at sikrar eit tilstrekkeleg tryggingsnivå. Dessutan må dei følgjande vilkåra vere oppfylte:

• a) Det finst ei oppdatert risikovurdering som særleg greier ut om risikoen for å tape nasjonal råderett over dokumentasjonen, å tape data og om risikoen for tryggleiken til riket, kriminelle handlingar og uautorisert tilgang samanlikna med om lagringa skjer i Noreg.

• b) Databehandlaravtalen skal gi tilsynsstyresmakta rett til å vite kvar dokumentasjonen kan eller vil bli lagra, og rett til å krevje at det blir sett i gang tilsyn på aktuelle stader for å sjå til at krava i denne lova og i databehandlaravtalar blir følgde.

• c) Ved langtidsbevaring i utlandet skal ein kopi av arkiva vere i Noreg.

Arkivverket kan inngå avtale med arkivstyresmakta i ein annan stat eller med ein annan kvalifisert oppdragstakar om at det skal gjennomførast tilsyn med norsk digital dokumentasjon som er overført til utlandet. Tilsynet skal i så fall skje i samsvar med instruks frå Arkivverket.

Personopplysninger kan behandles på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e dersom det er nødvendig for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål. Behandlingen skal være omfattet av nødvendige garantier i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1.

Personopplysninger som nevnt i personvernforordningen artikkel 9 nr. 1 kan behandles uten samtykke fra den registrerte dersom behandlingen er nødvendig for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål og samfunnets interesse i at behandlingen finner sted, klart overstiger ulempene for den enkelte. Behandlingen skal være omfattet av nødvendige garantier i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1.

Før det foretas behandling på grunnlag av første ledd, skal den behandlingsansvarlige rådføre seg med personvernombudet etter personvernforordningen artikkel 37 eller en annen som oppfyller vilkårene i personvernforordningen artikkel 37 nr. 5 og 6 og artikkel 38 nr. 3 første og annet punktum. Ved rådføringen skal det vurderes om behandlingen vil oppfylle kravene i personvernforordningen og øvrige bestemmelser fastsatt i eller med hjemmel i loven her. Rådføringsplikten gjelder likevel ikke dersom det er utført en vurdering av personvernkonsekvenser etter personvernforordningen artikkel 35.

Kongen kan gi forskrift om behandling av særlige kategorier av personopplysninger for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål.

Retten til innsyn etter personvernforordningen artikkel 15 gjelder ikke for behandling av personopplysninger for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 så langt

• a) det vil kreve en uforholdsmessig stor innsats å gi innsyn eller

• b) innsynsrett sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås.

Retten til retting og begrensning av behandling etter personvernforordningen artikkel 16 og 18 gjelder ikke for behandling for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 så langt rettighetene sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås.

Første og annet ledd gjelder ikke dersom behandlingen får rettsvirkninger eller direkte faktiske virkninger for den registrerte.

Unntak for den registrertes rettigheter ved behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse, følger av arkivloven.

(1) Formålet med denne lova er å sikre dokumentasjon om samfunnet som skal kunne brukast til å forstå samtida og fortida og til å bevare og vidareutvikle Noreg som rettsstat og demokrati.

(2) Lova skal særleg leggje til rette for å

• a) fremje offentlegheit og demokratisk deltaking

• b) drive forsvarleg offentleg verksemd

• c) fastsetje, fremje og forsvare rettar og andre rettskrav

• d) utvikle kunnskap om kulturarven, kulturelt mangfald og grunnleggjande samfunnsforhold

• e) leggje til rette for vitskapeleg forsking og anna gransking

• f) hjelpe enkeltpersonar og grupper å kjenne si eiga historie og sin eigen kultur.

(1) Lova gjeld for:

• a) staten, fylkeskommunane og kommunane

• b) sjølvstendige offentlege verksemder uavhengig av organisasjonsforma

• c) sjølvstendige verksemder der det offentlege direkte eller indirekte har ein samla eigardel større enn 50 prosent, eller der det offentlege direkte eller indirekte har rett til å velje fleire enn halvparten av medlemmene i det øvste organet i verksemda

• d) andre verksemder når dei treffer enkeltvedtak eller utferdar forskrifter.

Kongen kan ved tvil avgjere om ei verksemd fell inn under lova. Kongen kan i forskrift heilt eller delvis gjere unntak for verksemder omfatta av bokstav c frå plikta til å følgje denne lova dersom dette blir rekna som nødvendig ut frå omsynet til arten til verksemda, konkurransesituasjonen eller andre særlege forhold.

(2) Stortinget fastset sjølv reglar for dokumentasjon av Stortingets verksemd og om korleis dokumentasjonen skal takast vare på og gjerast tilgjengeleg for allmenta.

(3) For verksemd i domstolane etter rettargangslovgivinga gjeld ikkje reglane om sanksjonar ved tilsyn. Kongen kan for domstolane fastsetje ytterlegare unntak frå reglane i lova.

(4) Verksemder omfatta av første ledd som set ut lovpålagde oppgåver til nokon som ikkje er omfatta av denne lova, skal sørgje for oppfølging av dokumentasjonspliktene for desse oppgåvene.

(5) Kongen kan i forskrift fastsetje at verksemder som leverer tenester som i hovudsak er offentleg finansierte, skal heilt eller delvis vere omfatta av lova.

Lova gjeld i Noreg, inkludert Svalbard, dersom ikkje anna blir fastsett av Kongen. Kongen kan bestemme at lova òg skal gjelde for Jan Mayen og dei norske bilanda i Antarktis.

(1) Denne lova avgrensar ikkje dokumentasjonsplikt som følgjer av anna regelverk.

(2) For tryggleiksgradert informasjon skal reglane i sikkerhetsloven med forskrifter i tilfelle konflikt gå framfor føresegnene i denne lova.

I denne lova er meint med:

• a) dokumentasjon: informasjon som fortløpande stadfestar korleis ei verksemd, ein organisasjon eller person har handla, utøvd makt ved avgjerder eller utført tenester og andre oppgåver. Dette omfattar mellom anna prosessar, avgjerder, handlingar med rettslege verknader og vesentlege hendingar og forhold.

• b) dokumentere: å sørgje for dokumentasjon.

• c) arkiv: dokumentasjon som skal takast vare på i lang tid for formål nemnde i § 1.

• d) arkivinstitusjon: verksemd med hovudformål å ta vare på og gjere tilgjengeleg arkiv omfatta av lova.

(1) Verksemder skal regelmessig oppdatere ein dokumentasjonsstrategi som:

• a) greier ut om dokumentasjonsplikter som gjeld for verksemda, og om kva for dokumentasjon som er særleg viktig for verksemda

• b) beskriv korleis arbeidet med å ta hand om dokumentasjonspliktene er organisert

• c) greier ut kva informasjonssystem verksemda bruker til å skape og ta vare på dokumentasjon omfatta av denne lova

• d) greier ut om korleis verksemda bruker kommunikasjonskanalar, som sosiale medium

• e) greier ut om korleis verksemda sørgjer for langtidsbevaring, minimering og sletting av dokumentasjon og arkiv

• f) refererer til verksemda sine styringsdokument for informasjonstryggleik, personvern, anskaffingar mv. og

• g) gir ei vurdering av om verksemda rettar seg etter denne lova.

(2) Øvste organet i verksemder omfatta av § 2 første ledd bokstav a til c skal vedta dokumentasjonsstrategien minst éin gong kvart fjerde år.

(1) Når fleire verksemder produserer dokumentasjon som nemnd i §§ 8–13 i felles system, skal dei avtale kven som har ansvaret for å ta hand om pliktene etter denne lova. I fråvær av avtale er det den som har behandlingsansvaret for personopplysningar, som har pliktene, jf. § 22. Elles har eigaren av systemet dette ansvaret.

(2) Kongen kan gi forskrift om behandling, bevaring og tilgjengeleggjering av dokumentasjon ved saksbehandling og samhandling i felles system og kan bestemme kva for verksemd som har ansvaret når dette ikkje følgjer av første ledd.

(1) Verksemder skal dokumentere den eksterne kommunikasjonen sin.

(2) Verksemder omfatta av § 2 første ledd bokstav a til c skal dokumentere kommunikasjon som gjeld verksemda, til og frå personar i leiande stilling.

(3) Verksemder skal gi tilsette tilgang til verktøy for å ta hand om pliktene etter første og andre ledd på ein automatisert måte.

(4) Kongen kan i forskrift gi nærare føresegner om gjennomføring av pliktene i første til tredje ledd og kan i ein overgangsperiode gi unntak frå pliktene i tredje ledd.

(1) Når ei verksemd tar i bruk eit informasjonssystem som produserer dokumentasjon som seinare skal takast vare på i lang tid, skal det vere for handa tilstrekkelege beskrivingar av systemet, bruksrutinar, datamodell og systemeigenskapar som sikrar forsvarleg forvaltning, drift og vedlikehald.

(2) Verksemder som har behandlingsansvar for eller eig informasjonskjelder, databasar, register mv., skal beskrive

• a) når database- eller registerløysinga blei etablert, vesentleg endra eller omstrukturert og avvikla

• b) kva typar data som inngår i løysinga, om det er personopplysningar der, og kva kjelder datatypane er henta frå

• c) bruksformålet for løysinga

• d) kva kategoriar verksemder eller personar som har tilgang til dataa, og

• e) korleis dataa er verna mot urettkomne endringar.

(3) Ved overføring til langtidsbevaring i arkivinstitusjon skal beskrivingane nemnde i første og andre ledd følgje med. Arkivinstitusjonen kan utan hindring av opphavsrett halde på systembeskrivingar for å ta vare på og gjere tilgjengeleg dokumentasjonen som er overført. Kongen kan gi utfyllande forskrift.

(1) Verksemder som heilt eller delvis automatiserer rettsbruk, skal dokumentere

• a) datatypane som blir brukte

• b) kjeldene som blir brukte for desse datatypane

• c) behandlingsreglane som er utleidde frå rettsreglane, og som er styrande for avgjerdene, og

• d) endringane av systemet som er utførte på bakgrunn av vedtak av lover og forskrifter og andre politiske vedtak.

(2) Kongen kan påleggje at det blir utarbeidd dokumentasjon som gir grunnlag for rekonstruksjon av køyrbar programkode etter at systemet er tatt ut av drift.

(1) Når ei verksemd treffer ei avgjerd når dei utøver offentleg makt, skal verksemda sørgje for dokumentasjon av

• a) kven avgjerda gjeld, og kva ho går ut på

• b) i kva grad og på kva måte avgjerda er basert på automatisert rettsbruk

• c) lover, forskrifter og instruksar som generelt har vore styrande for avgjerda, og

• d) dei faktiske omstenda som har hatt mykje å seie for utfallet.

(2) Andre vesentlege forhold og avgjerder som viser korleis ei verksemd har utført oppgåvene sine, skal dokumenterast. Dette gjeld mellom anna

• a) generelle instruksar

• b) delegeringsreglement og fordeling av fullmakter

• c) vesentlege planar og vesentleg intern styringsdokumentasjon og

• d) vesentlege økonomiske avgjerder, mellom anna sentrale avgjerder i budsjett- og rekneskapsprosessen.

Kvart departement fører ei liste over lovpålagde dokumentasjons- og bevaringsplikter mv. i regelverka dei har ansvaret for. Lista skal vere offentleg tilgjengeleg på nettsidene til departementet.

(1) Når det skjer vesentlege hendingar, avgjerder, prosessar og andre forhold som ikkje kjem inn under dokumentasjonspliktene i §§ 7–11, skal verksemda dokumentere desse dersom dei openbert vil ha interesse for ettertida, eller dersom det elles er nødvendig for å oppnå formålet med lova.

(2) Kongen kan i forskrift gi avvikande reglar for offentlege utval og liknande som ikkje er del av organa dei er oppnemnde av.

Dersom plikter etter §§ 7–11 overlappar, vel verksemda korleis dokumentasjonspliktene blir følgde. Behandlingsprotokollar og annan dokumentasjon som er utarbeidd i samsvar med personvernforordninga, kan delvis tene som dokumentasjon etter denne lova.

Dersom sterke grunnar taler for det, kan Nasjonalarkivet påleggje verksemder å dokumentere forhold som ikkje er omfatta av dokumentasjonspliktene i §§ 7–11, eller eventuelt sjølve dokumentere forholdet.

(1) Pliktene etter §§ 8–15 skal takast hand om fortløpande.

(2) Verksemda skal sjå til at dokumentasjonen er

• a) ekte: at dokumentasjonen er beskytta mot ikkje-autoriserte tilføyingar, slettingar og endringar

• b) påliteleg: at det går fram kven eller kva system som har oppretta, endra og registrert dokumentasjonen, i tillegg til når dette skjedde

• c) brukande: at dokumentasjonen er tilgjengeleg for all rettkommen bruk og innsyn

• d) dekkjande: mellom anna at dokumentasjon som blir send frå eller til eller lagd fram for tilsette i verksemda, blir behandla som kommunikasjon til eller frå verksemda. Det same gjeld for kommunikasjon til eller frå den politiske leiinga.

• e) sett i samanheng: at han blir knytt til annan relevant dokumentasjon og andre prosessar i verksemda.

(3) Kongen kan gi forskrift om systematisering og behandling av dokumentasjon. Kongen kan i forskrift fastsetje krav til informasjonssystem som produserer og tar vare på dokumentasjon for å oppfylle plikter etter denne lova, mellom anna gi reglar om godkjenning, søknadsprosess og fristar.

(1) Dokumentasjon som offentlege verksemder har eller har skapt, skal vere tilgjengeleg for allmenta såframt dette ikkje strir mot lov, teieplikt eller andre reglar i eller i medhald av lov. Ikkje-digital dokumentasjon skal gjerast tilgjengeleg på den måten verksemda finn forsvarleg.

(2) Det kan ikkje ervervast privat eigedomsrett til dokumentasjon som blir skapt i eller av verksemder som er omfatta av § 2 bokstav a og b.

(1) Dokumentasjon omfatta av kapittel II kan berre slettast med heimel i denne lova eller forskrift gitt med heimel i lova eller når plikt til å slette følgjer av anna lov eller forskrift.

(2) Verksemda skal dokumentere kva som er sletta, det rettslege grunnlaget for slettinga og samanhengen den sletta dokumentasjonen blei brukt i.

(3) Kongen gir forskrift om sletting. Når særlege grunnar taler for det, kan Kongen gi særskilt løyve til sletting, retting og supplering.

Verksemder skal halde ved like dokumentasjonen og hindre utilsikta informasjonstap ved konvertering til nye format eller ved anna behandling. Som informasjonstap reknar ein òg reduserte høve for samanstilling eller søking i dokumentasjonen eller etterprøving av om dokumentasjonen er ekte.

(1) Ikkje-digital dokumentasjon kan ikkje førast ut av landet. Unntatt frå dette er mellombels overføring til utlandet i samband med forvaltningsmessig eller rettsleg bruk.

(2) Nasjonalarkivet kan samtykkje til og setje vilkår for mellombels overføring til utlandet i samband med mediekonvertering. I andre særlege tilfelle kan Nasjonalarkivet gjere unntak frå forbodet i første ledd.

(1) Digitalt arkivmateriale omfatta av lova kan, dersom vilkåra i personvernforordninga artikkel 44 og 45 er oppfylte, overførast til EØS-land og tredjestatar som kommisjonen i EU har fastslått sikrar eit tilstrekkeleg tryggingsnivå. Dessutan må dei følgjande vilkåra vere oppfylte:

• a) Det finst ei oppdatert risikovurdering som særleg greier ut om risikoen for å tape nasjonal råderett over dokumentasjonen, å tape data og om risikoen for tryggleiken til riket, kriminelle handlingar og uautorisert tilgang samanlikna med om lagringa skjer i Noreg.

• b) Databehandlaravtalen skal gi tilsynsstyresmakta rett til å vite kvar dokumentasjonen kan eller vil bli lagra, og rett til å krevje at det blir sett i gang tilsyn på aktuelle stader for å sjå til at krava i denne lova og i databehandlaravtalar blir følgde.

• c) Ved langtidsbevaring i utlandet skal ein kopi av arkiva vere i Noreg.

(2) Nasjonalarkivet kan inngå avtale med arkivstyresmakta i ein annan stat eller med ein annan kvalifisert oppdragstakar om at det skal gjennomførast tilsyn med norsk digital dokumentasjon som er overført til utlandet. Tilsynet skal i så fall skje i samsvar med instruks frå Nasjonalarkivet.

Verksemder pliktar å identifisere all behandling av personopplysningar som dei har ansvaret for, og som har arkiv- eller dokumentasjonsformål. Dersom behandlingsansvaret er delt med andre, skal dei gjere avtale om dette ansvaret i samsvar med personvernforordninga artikkel 26 nr. 1. Informasjonen om behandlingsansvar for personopplysningar etter denne lova og eventuell avtale om felles behandlingsansvar skal vere offentleg tilgjengeleg på nettsidene til verksemda.

Ei opplysning om ein avdød person skal reknast som ei personopplysning etter denne lova til det er gått 20 [10] år frå dødsfallet. Er tidspunktet for dødsfallet ikkje kjent, skal opplysninga handterast som ei personopplysning inntil ho er 110 år gammal. Kongen kan i forskrift eller enkeltvedtak gi avvikande føresegner.

(1) Nasjonalarkivet, kommunar, fylkeskommunar og offentleg eigde arkivinstitusjonar kan vere behandlingsansvarlege for behandling av personopplysningar for arkivformål til nytte for allmenta. Andre verksemder kan òg ha slikt behandlingsansvar når dette er godkjent av Datatilsynet i samsvar med personvernforordninga artikkel 36 nr. 5. Nasjonalarkivet skal rettleie slike andre verksemder om spørsmålet. Før Datatilsynet treffer vedtak, skal det innhentast fråsegn frå Nasjonalarkivet.

(2) Personopplysningar som nemnde i personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e kan bli behandla av arkivinstitusjon som nemnd i nr. 1 utan samtykke frå den registrerte dersom behandlinga er nødvendig for arkivformål til nytte for allmenta. Behandlinga skal vere omfatta av nødvendige garantiar i samsvar med personvernforordninga artikkel 89 nr. 1.

(3) Særlege kategoriar personopplysningar som nemnde i personvernforordninga artikkel 9 nr. 1 kan bli behandla av arkivinstitusjon som nemnd i nr. 1 utan samtykke frå den registrerte dersom behandlinga er nødvendig for arkivformål til nytte for allmenta, og dersom nytten samfunnet har av at behandlinga skjer, klart overstig ulempene for den enkelte. Behandlinga skal vere omfatta av nødvendige garantiar i samsvar med personvernforordninga artikkel 89 nr. 1.

(4) Før behandling av personopplysningar i arkivinstitusjon på grunnlag av tredje ledd, skal den behandlingsansvarlege arkivinstitusjonen rådføre seg med personvernombodet etter personvernforordninga artikkel 37 eller med ein annan person som oppfyller vilkåra i personvernforordninga artikkel 37 nr. 5 og 6 og artikkel 38 nr. 3 første og andre punktum. Ved rådføringa skal det vurderast om behandlinga vil oppfylle krava i personvernforordninga og andre føresegner fastsette i eller med heimel i denne lova. Rådføringsplikta gjeld likevel ikkje dersom det er gjort ei vurdering av personvernkonsekvensar etter personvernforordninga artikkel 35.

(5) Kongen kan gi forskrift om behandling av særlege kategoriar av personopplysningar for arkivformål til nytte for allmenta.

(6) Kongen kan gi utfyllande forskrift om nødvendige garantiar etter personvernforordninga artikkel 89 nr. 1.

Når behandling av personopplysningar skjer for arkivformål til nytte for allmenta og det er sett i verk tiltak i samsvar med personvernforordninga artikkel 89 nr. 1 og behandlinga ikkje får rettsverknader eller direkte faktiske verknader for den registrerte, kan den behandlingsansvarlege gjere unntak frå

• a) registrerte sin rett til innsyn etter personvernforordninga artikkel 15 i den utstrekning innsyn vil krevje ein uforholdsmessig stor innsats

• b) registrerte sin rettar etter artikkel 16 i den utstrekning rettane sannsynlegvis vil gjere det umogleg eller i alvorleg grad hindre at formåla med behandlinga blir nådde.

(1) Såframt det ikkje er plikt til å slette, skal dokumentasjon takast vare på varig og trygt når dokumentasjonen eller systemet han er skapt i, går ut av bruk, eller når verksemda blir lagd ned.

(2) Verksemda skal minst kvart fjerde år vurdere om dokumentasjon er gått ut av bruk.

(3) Kongen kan fastsetje at enkelte verksemder eller typar verksemder skal overføre dokumentasjon for bevaring på eit bestemt tidspunkt, mellom anna at overføringa kan utsetjast i lang tid.

(4) Kongen kan i forskrift stille krav til langtidsbevaringa og gjere dei same krava gjeldande for verksemder som sjølve tar vare på dokumentasjonen utover 10 år.

(1) Før ei statleg verksemd overfører dokumentasjon til langtidsbevaring, skal ho avtale med Nasjonalarkivet i kva grad personopplysningar og andre opplysningar skal minimerast i samsvar med personvernforordninga artikkel 89 nr. 1, på kva måte dette skal skje, og kven som skal gjennomføre minimeringa.

(2) Metoden som er brukt for å minimere dokumentasjonen, skal beskrivast og følgje med arkivet. Minimering kan mellom anna skje ved samanfatting eller anna form for aggregering av dokumentasjonen eller ved eit systematisk utval av opplysningar.

(3) Føresegnene i denne paragrafen gjeld òg andre verksemder omfatta av § 2 første ledd bokstav a til c, men med melding til Nasjonalarkivet i staden for avtale.

(4) Kongen kan gi utfyllande forskrift om minimering av personopplysningar.

(1) Kommunar og fylkeskommunar skal sørgje for langtidsbevaring og tilgjengeleggjering av arkiv frå kommunal eller fylkeskommunal verksemd. Det same gjeld arkiv frå interkommunale selskap eller andre verksemder som på grunn av kommunen og fylkeskommunen sin eigardel er omfatta av lova, jf. § 2 bokstav b og c.

(2) Arkiva til statlege verksemder blir langtidsbevarte og gjorde tilgjengelege hos Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet skal tilby kommunar og fylkeskommunar langtidsbevaring av digitale arkiv til sjølvkost. Slik avtale kan òg inkludere tilgjengeleggjering.

(3) Sjølvstendige verksemder som nemnde i § 2 bokstav b til d blir rekna som kommunale eller statlege etter den hovudsakelege tilknytinga dei har. Kongen avgjer i tvilstilfelle om ei verksemd skal reknast som kommunal eller statleg.

(4) Arkiv frå verksemder med fleire eigarar blir langtidsbevarte der eigarane bestemmer.

(5) Første til fjerde ledd er ikkje til hinder for at det kan gjerast avvikande avtale mellom Nasjonalarkivet og kommunale eller fylkeskommunale arkivinstitusjonar.

(1) Lagringsmedium og -format skal vere haldbare og gjere det mogleg å bruke dokumentasjonen.

(2) Arkiv frå 1950 eller tidlegare skal takast vare på på dei opphavlege media.

(3) Arkiv frå 1951 eller seinare på ikkje-digitale lagringsmedium kan konverterast til digitale lagringsmedium og dei ikkje-digitale media destruerast. Dette gjeld ikkje dersom dokumentasjonen blir mindre tilgjengeleg eller originalen har særskild historisk verdi. Ved sletting av ikkje-digital dokumentasjon skal det takast vare på ein prøve.

(4) Kongen kan gi reglar om langtidsbevaring av digital dokumentasjon for å unngå informasjonstap, om konvertering av dokumentasjon på ikkje-digitale lagringsmedium og om bevaring av prøve av ikkje-digital dokumentasjon.

(1) Statlege arkiv skal bli overførte på digitale format til Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet kan i særskilde tilfelle gjere unntak.

(2) Ved overføring av statlege arkiv tar Nasjonalarkivet over råderetten.

(3) Kongen kan fastsetje krav til teknisk format, systematisering og gjennomføring av overføringa til langtidsbevaring. Kongen kan stille krav til mediekonvertering av ikkje-digital dokumentasjon.

(4) Nasjonalarkivet kan krevje refusjon for meirkostnader dersom det viser seg at dokumentasjonen tidlegare ikkje har blitt tatt vare på i samsvar med gjeldande reglar.

(1) Ikkje-digitale arkiv skal takast vare på i lokale som gir vern mot skade frå vatn og fukt, brann og annan skadeleg påverknad frå klima, miljø og skadedyr. Lokala skal òg vere verna mot skadeverk, innbrott og uautorisert tilgang.

(2) Kongen kan i forskrift gi nærare føresegner om lokale der ikkje-digitale arkiv blir oppbevarte.

(1) Langtidsbevarte arkiv skal registrerast i ein felles, allment tilgjengeleg og nettbasert katalog forvalta av Nasjonalarkivet.

(2) Arkiv som blir langtidsbevarte hos Nasjonalarkivet og andre arkivinstitusjonar, skal så langt det ikkje bryt med lov og andre sine rettar, vere tilgjengelege for forsking, kulturverksemd, lokalhistorisk arbeid, næringsutvikling, for å dokumentere rettar og annan bruk i tråd med § 1. Det same gjeld arkiv som blir langtidsbevarte hos kommunar og fylkeskommunar.

(3) Ikkje-digitale arkiv skal så langt det ikkje bryt med lov og andre sine rettar, vere tilgjengelege hos ein arkivinstitusjon eller i anna tenleg lokale.

(4) Brukarar av arkiv skal kunne få hjelp og rettleiing.

(5) Nasjonalarkivet rettleie offentlege verksemder om å gjere arkiv tilgjengelege.

(6) Nasjonalarkivet og offentleg eigde arkivinstitusjonar kan krevje gebyr når dei på førespurnad gjer særleg omfattande arbeid med å finne fram overført dokumentasjon. Kongen fastset vilkår og satsar.

(1) Etter overføring til langtidsbevaring i Nasjonalarkivet gjeld føresegnene om teieplikt som er fastsette i forvaltningsloven. For innsyn gjeld føresegnene i offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningslova. Kongen kan gi forskrift om at Nasjonalarkivet skal vurdere innsyn etter andre reglar.

(2) Retten til innsyn med grunnlag i ein erverva status som part eller annan særskild innsynsrett gjeld vidare etter overføringa av arkiv til Nasjonalarkivet.

(3) Nasjonalarkivet kan gi innsyn i opplysningar det er teieplikt om i statlege arkiv, dersom det er sakleg grunn for å gjere det og det ikkje medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser, og setje vilkår for innsynet og for den vidare bruken. Kongen kan gi forskrift om innsyn og unntak frå teieplikta ved digital tilgjengeleggjering.

(4) Nasjonalarkivet kan nekte innsyn sjølv om teieplikta har falle bort, dersom sterke personvernomsyn tilseier det. Dersom særlov fastset lengre teieplikt enn forvaltningsloven, blir Nasjonalarkivets teieplikt forlengd tilsvarande.

(1) Nasjonalarkivet har nasjonalt ansvar for å koordinere langtidsbevaringa av private arkiv. Nasjonalarkivet sørgjer for langtidsbevaring av private arkiv av vesentleg nasjonal verdi.

(2) Fylkeskommunen har ansvar for å koordinere arbeidet med private arkiv av regional verdi. Fylkeskommunen sørgjer for langtidsbevaring av private arkiv av vesentleg regional verdi.

(3) Nasjonalarkivet fører tilsyn med offentleg finansiert arbeid med private arkiv i samsvar med §§ 41 og 42.

Private arkiv i offentleg finansiert arkivinstitusjon skal langtidsbevarast etter arkivfaglege prinsipp og registrerast i ein felles, allment tilgjengeleg og nettbasert katalog forvalta av Nasjonalarkivet.

(1) Dersom eit privat arkiv blir overført til eller deponert i Nasjonalarkivet eller annan arkivinstitusjon, kan eigaren fastsetje særlege, saklege avgrensingar i tilgangen. Slike vilkår gjeld ikkje ut over hundre år etter overføringa eller deponeringa har skjedd.

(2) Den som har deponert eit privat arkiv i Nasjonalarkivet eller annan arkivinstitusjon, beheld eigedomsretten til arkivet. Eigedomsretten går likevel over til oppbevaringsinstitusjonen hundre år etter at deponeringa har skjedd.

(1) Nasjonalarkivet kan vedta at eit arkiv av stor nasjonal verdi er særskilt verneverdig. Melding om vedtak skal sendast til eigaren. Eigaren pliktar å gi melding til Nasjonalarkivet dersom arkivet skiftar eigar, heilt eller delvis blir planlagt ført ut av landet eller står i fare for å gå tapt.

(2) Utan samtykke frå Nasjonalarkivet kan særskilt verneverdige arkiv ikkje delast opp, førast ut av landet, skadast eller øydeleggjast. I nemnde situasjonar kan Nasjonalarkivet krevje å få kopiere dokumentasjonen i særskilt verneverdige arkiv, utan vederlag.

(3) Dersom den som har deponert eit særskilt verneverdig privat arkiv, krev å få det tilbake, kan Nasjonalarkivet kopiere det utan vederlag. Eventuelle vilkår for tilgangen i samsvar med § 36 gjeld òg for kopien.

(1) Nasjonalarkivet er den nasjonale arkivstyresmakta.

(2) Samisk arkiv og Norsk helsearkiv inngår i Nasjonalarkivet.

(3) Nasjonalarkivet kan krevje å få framlagd ordinær politiattest ved tilsetjing.

(4) Nasjonalarkivet kan hente inn personopplysningar omfatta av teieplikt frå Folkeregisteret når det er nødvendig for å løyse Nasjonalarkivets oppgåver.

På førespurnad frå Nasjonalarkivet pliktar verksemder å gi opplysningar som gjeld oppfyllinga av plikter etter lova.

Massemedium og organisasjonar for massemedia kan klage på brott på §§ 7–11, 13 og 16 første ledd til overordna forvaltningsorgan etter reglane i forvaltningsloven § 28. Gjeld det kommunar og fylkeskommunar si etterleving, skal klagen gå til departementet.

(1) Nasjonalarkivet fører tilsyn med etterlevinga av lova kapittel II, III, V, VI og VII. Teieplikt er ikkje til hinder for innsyn og undersøkingar.

(2) Nasjonalarkivet kan gi pålegg om å rette forhold som er i strid med denne lova. Nasjonalarkivet kan påleggje rekonstruksjon av dokumentasjon tapt som følgje av brott på plikter i eller i medhald av denne lova.

(3) Kongen kan bestemme at fylkesmannen skal føre tilsynet med kommunar og fylkeskommunar i samsvar med første og andre ledd.

(4) Datatilsynet fører tilsyn med etterlevinga av korleis personopplysningar blir behandla, jf. lova kapittel IV.

(1) Nasjonalarkivet kan vedta å gi den som bryt lova kapittel II, III, V, VI og VII, lovbrottsgebyr. Forvaltningsloven § 44 gjeld tilsvarande. Kongen gir forskrift om utmåling.

(2) Nasjonalarkivet kan fastsetje ei løpande tvangsmulkt for kvar dag, veke eller månad som går etter at fristen for oppfylling av pålegget etter § 41 andre ledd har gått ut. Forvaltningsloven § 51 første til fjerde ledd gjeld tilsvarande.

(3) Datatilsynet kan vedta sanksjonar etter personopplysningsloven kapittel 7 for brott på reglane i lova kapittel IV.

(4) Sanksjonar skal stå i rimeleg forhold til lovbrottet. Dersom det er utferda fleire ulike typar sanksjonar for det same lovbrottet, må desse samordnast slik at verksemda ikkje blir ramma på ein urimeleg måte.

Den som forsettleg eller grovt aktlaust handlar i strid med føresegner i denne lova eller i medhald av henne, kan straffast med bøter.

Lova gjeld frå den tida som Kongen bestemmer. Frå same tidspunktet blir lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova) oppheva. Kongen kan setje i kraft og oppheve dei enkelte føresegnene til forskjellig tid.

Dersom ei verksemd har etablert oversikt over behandling av personopplysningar i samsvar med § 22 og har utarbeidd ein dokumentasjonsstrategi i samsvar med § 6 og komme fram til at det er svært sannsynleg at verksemda heilt eller delvis ikkje vil kunne etterleve krava i denne lova, kan Nasjonalarkivet gi utsett frist for oppfylling av krava i lova basert på ein framlagd plan for kva tid dei ulike vilkåra skal vere oppfylte.