Del 6
Kunnskapsbehov, konsekvenser og merknader

23 Kunnskap, statistikk og forskning

Utvalget har avdekket mangel på kunnskap om arkivsektoren og utfordringene framover. Mer kunnskap vil være avgjørende for langsiktig måloppnåelse og for å kunne utvikle politikken og reglene på området. Utvalget tilrår at det etableres et felles forskningsprogram under Norges forskningsråd med finansiering fra blant annet Kulturdepartementet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet. Arkivsektoren og Nasjonalarkivet bør trekkes inn for å bidra til å formulere forskningsbehov og hvilke langsiktige trekk som et slikt program bør analysere.

Det bør utarbeides nye regler om sletting. Utvalget peker på flere momenter som bør med i en utredning av disse spørsmålene.

23.1 Innledning. Departementets forskningsansvar

Sektoransvarsprinsippet innebærer at departementene har et ansvar for forskning. Utvalget viser til Kunnskapsdepartementets Veileder for sektoransvaret for forskning av 22.08.2017, se boks 23.1, som sier at departementene systematisk skal vurdere forskning som virkemiddel for å nå sektorpolitiske mål og bidra til forskning og kompetanseoppbygging for sine respektive sektorer.

Arkivsektoren ivaretar sentrale samfunnsverdier, og den videre utvikling av sektoren, regelverket og virkemidlene bør baseres på kunnskap og forskning. Det er vesentlig at staten vet nok om sektorens og enkeltinstitusjonenes leveranse på samfunnsoppdraget. Utvalget peker særlig på enkelte spørsmål som må utredes videre for å kunne utvikle regelverket.

Utfordringene for norsk arkivsektor gjelder etter utvalgets erfaring også i resten av Norden. Utvalget oppfordrer til å gjøre offentlig dokumentasjonsforvaltning og langtidsbevaring til Kulturdepartementets hovedtema for det norske formannskapet i Nordisk ministerråd fra 2022.

23.1.1 Avgrensninger

Utvalget har ikke vurdert om det er behov for mer økonomisk styringsinformasjon i arkivsektoren, for eksempel gjennom KOSTRA.

Utvalget har ikke vurdert om historiefaglig forskning med utgangspunkt i bevarte arkiver bør være en oppgave for Nasjonalarkivet og andre arkivinstitusjoner.

Utvalget har ikke vurdert behov for langtidsbevaring, digitalisering og formidling av audiovisuelt materiale spesielt, men viser til oppdraget som Kulturdepartementet ga til Nasjonalbiblioteket 25. mai 2018 om å gjennomføre en kartlegging.

23.1.2 Utvalgets vurdering av kunnskapssituasjonen

Utvalget fikk et omfattende mandat og har underveis savnet oppdatert kunnskap. Det har dessverre vært for lite tid til rådighet til å skaffe til veie kunnskapen som manglet. Utvalgets vurdering er at det ikke er tilstrekkelig kunnskapsproduksjon om og i arkivsektoren. I tillegg til den løpende kunnskapsproduksjonen, jf. boks 23.1, kan det være grunn til å se på behovet for mer akademisk forskning og forskerstillinger i akademiske institusjoner.

23.2 Kunnskapsbehov for sektorpolitisk måloppnåelse

23.2.1 Systematisk evaluering av nytt regelverk

Ny arkivlov bør evalueres noen få år etter at den har tatt til å gjelde. Departementet bør forplikte seg til slik evaluering i proposisjonen til Stortinget. Også endringer i forskriftene bør evalueres systematisk. En evaluering av arkivsektorens tilpasning til personvernforordningen bør gjøres i et nordisk perspektiv fordi den gjelder i alle landene.

Som grunnlag for utvikling av det norske arkivregelverket kan det være tjenlig om departementet følger aktivt med på regelverksutviklingen i Norden og tar initiativ til forskningsbaserte sammenligninger av løsninger og erfaringer.

23.2.2 Bred undersøkelse hvert fjerde år?

Arkivverket henter inn statistikk årlig («Arkivstatistikken»). Utvalget har ikke evaluert Arkivstatistikken, men vil stille spørsmål ved om alle dataene behøver hentes inn årlig. Et alternativ er å rullere hvilke spørsmål som stilles, og eventuelt prioritere å gå dypere inn i de mest aktuelle spørsmålene. Utvalget viser til rapporten Kommunalorganisering som modell. Denne rapporten kommer hvert fjerde år og går dypere inn i spørsmål. Kommunal- og moderniseringsdepartementet setter dette oppdraget ut til forskningsmiljøer, som dermed også bygger kompetanse hos seg. Spørsmålene kan med fordel utformes i dialog med arkivsektoren.

23.2.3 Nøkkeltall

Utvalget tilrår at departementet tar initiativ til å utarbeide nøkkeltall (key performance indicators) egnet til å si noe om måloppnåelsen i arkivsektoren og dermed følge utviklingen på nasjonalt, regionalt og kommunalt nivå, eventuelt også på virksomhetsnivå. Slike nøkkeltall kan være grunnlag for offentlig statistikk.

23.2.4 Kostnadseffektivitet

Effektiv ressursutnyttelse på alle nivåer i arkivsektoren er avgjørende for samlet måloppnåelse. Kartlegging og analyse av ressursbruk og produktivitet er avgjørende for å ta kunnskapsbaserte valg. Det er en oppgave for departementet som forvalter av arkivloven å sørge for et godt kunnskapsgrunnlag. Et eksempel kan være spørsmålet om hvordan en mest kostnadseffektivt sørger for mediekonvertering (digitalisering) av dokumentasjon skapt i offentlig forvaltning. Et annet spørsmål er hvordan en kan effektivisere langtidsbevaringen av ikke-digital dokumentasjon slik at Nasjonalarkivet og andre virksomheter i arkivsektoren kan bruke ressurser på andre oppgaver enn forvaltning av bygningsmasse.

En trend i forvaltningen er sentralisering av arkivfunksjoner, slik som i regjeringskvartalet, helsesektoren og hos fylkesmennene. Det vil være rimelig med tiden å evaluere konsekvensene av disse sentraliseringene og om det har gitt besparelser.

23.2.5 Kompetansesituasjonen. Utdanningstilbudet

Utvalget mener det er av stor betydning at vi i Norge har arkivarutdanning flere steder i landet. Arbeidet i arkivsektoren krever tverrfaglighet, og det bør være mulig å kombinere en rekke ulike fag inn i en grad som er kvalifiserende for arbeid i arkivsektoren. Det kan være behov for å se nærmere på hvordan arkivarutdanningen utruster kandidatene til å møte digital dokumentasjonsforvaltning, og etablere dialog med digitaliserings- og teknologimiljøer i Norge. En kompetansekartlegging i arkivsektoren som grunnlag for dialog med utdanningsinstitusjonene er en naturlig oppgave for departementet.

23.2.6 Offentlig digital dokumentasjonsforvaltning

Valgene som tas i digitaliseringsprosjekter og ved anskaffelse og utvikling av nye løsninger, har stor betydning for etterlevelsen av både sektorlovverk og arkivloven. Det bør være en oppgave for Nasjonalarkivet å ha en tilstrekkelig oversikt over systemene som er i bruk i forvaltningen, og virksomhetsprosessene de understøtter.

Den teknologiske utviklingen går så raskt at det rettslige rammeverket kan bli utfordret. I samarbeid med organisasjoner i arkivsektoren vil det være en naturlig oppgave for Nasjonalarkivet å sørge for oppdatert kunnskap om teknologi som tilbys og tas i bruk, og konsekvensene dette har på kort og lang sikt. I forlengelsen av dette kan Nasjonalarkivet ta initiativ overfor departementet når nye teknologier kan tilsi behov for nye regler.

23.2.7 Langtidsbevaring

Digital langtidsbevaring er teknisk krevende, og den teknologiske utviklingen skjer raskt. Det er en oppgave for departementet å sørge for kunnskapsutvikling og erfaringsdeling slik at norsk arkivsektor tar gode valg. Dette kan med fordel skje på bakgrunn av nordiske og internasjonale erfaringer.

23.2.8 Tilgang, gjenbruk og tilgjengeliggjøring

Arkivsektoren bidrar til å nå digitaliseringspolitiske mål, blant annet om åpne data og «kun én gang». Videre kan dokumentasjon som arkivsektoren forvalter, være grunnlag for næringsutvikling. Potensialet kan være stort. Dokumentasjon som framtidig aktivum bør undersøkes.

Tilgjengeliggjøring av arkiver er nødvendig for at publikum og forskere skal kunne bruke arkivene. Formidling av dokumentasjon er utadrettet kommunikasjon av innholdet. Det kan skje på mange måter. Noen former for dokumentasjon er langt på vei selvforklarende, som yngre fotografier av steder publikum kjenner eller kan kjenne igjen, med nokså få metadata.1 Annen dokumentasjon må transkriberes, oversettes eller forklares for at publikum skal forstå betydningen og innholdet. Ny teknologi åpner for nye muligheter for at leseren selv kan finne fram i dokumentasjonen, og gjør det mulig å presentere historisk dokumentasjon på engasjerende måter.2

Utvalget mener at nye teknologier bør brukes og utvikles for å formidle arkiver som folkeopplysning og som invitasjon til å benytte den til egne undersøkelser. Det bør settes av ressurser for å utvikle teknologi til formidling av bevart dokumentasjon, også private arkiver, som kan benyttes i arkivinstitusjoner, museer og biblioteker.

23.2.9 Forskningsprogram

Gjennom arbeidsperioden har utvalget fått økt forståelse av kompleksiteten i utfordringene vi som samfunn står overfor når det gjelder dokumentasjon og arkiver. Det vi vanligvis kaller demokratisk deltakelse og offentlig innsyn, er i kraftig endring i vår digitale tidsalder. Samfunnets arkiver gjennomgår nå den kanskje største endringsprosessen siden innføringen av journalplikten i 1740. I denne situasjonen er det på sin plass å reise noen grunnleggende og overordnede spørsmål som går ut over det vi må regne med at Nasjonalarkivet og andre offentlige og private arkiver kan håndtere: Hva ønsker vi at arkivene i samfunnet vårt skal være, og hvor tilgjengelige bør de være? Oppløsningen av dokumentformen, samtaler på sosiale medier, halv- og helautomatiske beslutninger, algoritmer og kobling av fagsystemer reiser grunnleggende utfordringer. Endringen fra «originaler» til at vi i den digitale tid bare opererer med «kopier», skaper både utfordringer og muligheter for informasjons- og arkivbehandling:

• Hvilke alternative måter kan samfunnet organisere sine arkiver på – og er det i det hele tatt hensiktsmessig å kalle dem arkiver?

• Hvordan kan en sikre den demokratiske adgangen til viktige beslutninger uten at en drukner i ugjennomtrengelig digital informasjon?

• Hvilke utfordringer reiser private digitale arkiver som del av samfunnsdokumentasjonen? Hvordan skal de langtidsbevares? Og hva skal tas vare på?

• Hva er viktig samfunnsdokumentasjon i en digital tidsalder?

• Hvordan håndteres dette i andre land, og hvilke utfordringer og muligheter ser de?

Dette er store og tverrsektorielle spørsmål som det er behov for forskning for å svare på. Utvalget tilrår at det etableres et felles forskningsprogram under Norges forskningsråd med finansiering fra blant annet Kulturdepartementet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet.

Etter utvalgets vurdering har arkivsektoren opparbeidet en forståelse som gjør det mulig å avgrense et forskningsprogram, både fra å omhandle alt som har med digitalisering å gjøre, på den ene siden, og fra det som må være sektorens daglige forskningsbehov, på den andre. Programmet burde gå over tilstrekkelig mange år og sørge for god kompetanseoppbygging på et felt som nå er svært internasjonalt orientert. Programmet må sikre lærerkrefter til framtidige arkivutdanninger og drive både anvendt forskning og langsiktig grunnforskning knyttet til dette feltet. Slik kan forskningen bidra til ytterligere profesjonalisering i arkivsektoren. Forskningen må være internasjonalt forankret og involvere et bredt fagtilfang i tillegg til det rent arkivfaglige. Digitaliserings- og teknologi-kompetanse, statsvitenskap, jus, historie, dokumentasjonsvitenskap osv. må involveres. Arkivsektoren og Nasjonalarkivet bør trekkes inn for å bidra til å formulere forskningsbehov og hvilke langsiktige trekk som et slikt program bør analysere.

23.3 Kunnskapsgrunnlag for utvikling av regelverket

23.3.1 Sletting og bevaringsomfang

Utvalget har pekt på at det bør utarbeides nye regler om sletting, se kapittel 19. Mandatet for utredning av nye slettingsregler bør utformes i dialog med arkivsektorens interesseorganisasjoner og sentrale fagmiljøer utenfor sektoren.

Utvalget har gjennom besøk i Danmark og Sverige oppfattet at det er ulik grad av langtidsbevaring i Norden. Det er vanskelig å vurdere om bevaringsprosentene en får oppgitt, er sammenlignbare. Generelt vil det være nyttig å sammenligne grad av langtidsbevaring i Norden, blant annet når det gjelder rettighetsinformasjon. Dette vil være vesentlig i vurderingen av kostnadseffektiviteten i arkivsektoren, men vil også kunne gi innsikt i hvilke særlige ressurser Norge sitter på i sine arkiver som følge av vår bevaringspraksis. Slettingsreglene, herunder adgangen til merbevaring, bør også sammenlignes som grunnlag for utvikling av nye norske regler.

Et arbeid med nye regler om sletting bør etter utvalgets vurdering ta følgende momenter i betraktning:

• Forslaget til ny formålsbestemmelse formulerer i større bredde formålet med å ta vare på dokumentasjon, hvilket bør legges til grunn for de konkrete slettingsbestemmelsene.

• En bør gå gjennom særlovgivning som setter egne oppbevaringsfrister, særlig med tanke på bevaring i felles systemer.

• Det bør vurderes om det overhodet bør tillates omfattende sletting av dokumentasjon som er nødvendig for å kunne dokumentere forvaltningens myndighetsutøvelse og tjenesteyting. For det første tegner eksisterende og ny teknologi til å kunne skape verdier av data i et hittil ukjent omfang. For det andre går kostnadene ved digital lagring ned, og bruk av ny teknologi vil trolig redusere de samlede kostnadene til langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring.

• Forholdet til personvernforordningen må utredes. Mange typer personopplysninger vil ikke kunne slettes uten at vesentlige deler av samfunnets hukommelse svekkes, og det kan få konsekvenser for den enkeltes rettssikkerhet. Samtidig er mengden dokumentasjon om enkeltpersoner som i dag genereres, så omfattende at sletting er nødvendig for å ivareta personvernet. Antakelig bør bevaringsplikter formuleres relativt tydelig i nytt regelverk. For en del personopplysninger vil tiltak kunne redusere belastningen for personen ved bevaringen, jf. personvernforordningen artikkel 89. Dette bør belyses teknologisk og rettslig, med vekt på å finne effektive mekanismer til ikke bare å bygge inn personvern i informasjonssystemene forvaltningen bruker, men også i systemene for langtidsbevaring. For personopplysninger som skal slettes, kan uttrykkelige oppbevaringsfrister være tjenlige.

23.3.2 Innsyn

Utvalget mener det kan være grunn til å se nærmere på om forskere og journalister har et tilstrekkelig omfattende og tilstrekkelig klart regulert innsyn i arkiver til langtidsbevaring, se kapittel 20. Det kan videre være behov for en gjennomgang av all særlovgivning som regulerer (vilkår for) innsynet i overførte arkiver. Som ledd i dette bør det utredes hvordan spørsmål om innsyn fra forskere i kommunale og fylkeskommunale arkiver kan behandles betryggende og effektivt.

Utvalget foreslår at journalføringsplikten bør følge av offentleglova hvis den skal videreføres. Som grunnlag for utvikling av innsynsreglene og samspillet med dokumentasjonsforvaltningen i hverdagen, bør det gjennomføres en nordisk sammenligning av rettslig regulering av allmennhetens innsyn. Sammenligningen bør blant annet omfatte nettbasert tilrettelegging for innsyn, de reelle mulighetene for innsyn og faren for tap av dokumentasjon som forvaltningen ser behov for å unnta.

23.3.3 Forskningsdata

Utvalget har inntrykk av at offentlig ansatte forskeres data ikke blir systematisk bevart i universitetenes eller høgskolenes arkivsystemer. Arkivverket har inngått en avtale med Norsk senter for forskningsdata (NSD) som gir NSD adgang til å arkivere arkivpliktige forskningsdata, jf. gjeldende arkivlov § 10 andre ledd. Det kan være grunn til å se nærmere på om data forskere samler inn og analyserer med offentlige midler, bør bevares samlet, systematisk og varig.

24 Økonomiske og administrative konsekvenser

Målet med arkivloven er å sikre dokumentasjon om samfunnet for å forstå samtid og fortid. Det er med på å bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati. Dette er mål og verdier nedfelt i Grunnloven.

Lovutkastet tar konsekvensene av digitaliseringen som har funnet sted og vil finne sted. Det ligger store muligheter for økt samlet effektivitet og høyere måloppnåelse i arkivsektoren ved å ta i bruk ny teknologi, men dette forutsetter investeringer og kompetanse.

24.1 Konsekvenser for rettsstat, demokrati og tillit

Bevilgningene til arkivsektoren må ses i lys av overordnede samfunnsmål om åpenhet, etterprøvbarhet, rettsstat og demokrati. Det er vanskelig å tallfeste den betydning pålitelig dokumentasjon og arkiver har for tillitsnivået i samfunnet og for tilhørende økonomiske effekter av lavere transaksjonskostnader. Det er neppe meningsfullt å beskrive rettsstats- og demokrativerdier som samfunnsøkonomisk lønnsomt eller ikke.

Etterprøvbarhet er en sentral forvaltningsverdi. Offentlig ansatte vet at de ikke forvalter myndighet og ressurser på vegne av seg selv. Derfor skal det være mulig å etterprøve det som foregår i offentlig forvaltning. Det skal være mulig for ledere, folkevalgte, revisorer, journalister og allmennheten å finne ut hvorfor ting gikk som de gikk, og vedtakene ble som de ble. Arkivsektoren er infrastruktur for etterprøvbarhet i forvaltningen.

For den enkelte innbygger som står overfor en offentlig sektor med store ressurser og omfattende hjemler, gir det trygghet å vite at det som skjer, kan ettergås. Arkivsektoren tar vare på dokumentasjon av både sterk og svak forvaltningsetikk, gyldige og ugyldige vedtak, godt og dårlig skjønn, vilkårlige og rettsriktige vedtak. Det er mer som går riktig for seg enn som går galt. Å kunne vise hva som skjedde når ting gikk galt, er en rettssikkerhetsverdi. Å kunne dokumentere at ting har gått riktig for seg, bygger tillit. For å få det til må en ta vare på dokumentasjon.

24.2 Konsekvenser for digitaliseringen

24.2.1 Digitalisering koster

Digitaliseringen er villet politikk. Den kommer imidlertid ikke av seg selv eller uten kostnader. Arkivsektoren har vært nødt til å tilpasse seg nye arbeidsmåter i forvaltningen og helt ny teknologi. Uten tilpasning vil sektoren ikke nå sine samfunnsmessige mål. Digitaliseringen og tilpasningen til den er ikke kostnadsfri. Eventuelle effektiviseringsgevinster kan kanskje tas ut gjennom nedbemanning ved bortfall av manuelle prosesser ute i forvaltningen, men samtidig øker mengden dokumentasjon som produseres sammen med den teknologiske kompleksiteten. Det er en lang vei fra digitalisering til innsparing, også i arkivsektoren.

24.2.2 Skjulte kostnader

Saksbehandlere utfører i dag operasjoner i sakarkivsystemene som den interne arkivtjenesten gjorde før. Utvalget har ikke beregnet omfanget av kostnader som er skjøvet fra administrasjon (arkivtjenesten) til fagavdelinger (saksbehandlere), men vil vise til at dagens situasjon ikke fungerer. For lite blir bevart (særlig av e-post), og ansattes tidsbruk og innsats ved full etterlevelse av gjeldende journalføringsplikt er for høy. Hverken skjulte kostnader eller arkivtap innebærer effektivisering.

Manglende innovasjon og fornyelse av informasjonssystemene fører til ansatte som produserer mindre effektivt, hvilket innebærer potensielt store, men skjulte, kostnader. Antakelig bør det investeres i nye systemer og stilles høyere krav ved innkjøp. Dette kan øke produktiviteten, men vil kunne koste mer ved anskaffelsen.

24.2.3 Nye muligheter

Arkivsektoren bidrar til å nå digitaliseringspolitiske mål, blant annet om åpne data og «kun én gang». Potensialet i å bevare og gjøre tilgjengelig offentlig dokumentasjon og arkiver, kan være stort. Dokumentasjon og arkiver som framtidig aktivum og næringsutvikling bør undersøkes.

Digitaliserte arbeidsprosesser skaper muligheter for bedre dokumentasjon dersom informasjonssystemene også er tilrettelagt for å tilføre og bevare metadata underveis. Utvalget tilrår å arbeide videre med sikte på såkalt innebygd arkivering.

24.2.4 Norsk forvaltning har teknisk gjeld

Statlig og kommunal sektor har et etterslep av papirdokumentasjon som ikke er overført til langtidsbevaring. De har digital dokumentasjon som det ikke er gjort uttrekk fra og teknologiske utfordringer som ikke er løst. Dette kan kalles teknisk gjeld. Lovutkastet er ment som bidrag til å løse disse og andre utfordringer i arkivsektoren. Utvalget har imidlertid ikke beregnet kostnadene knyttet til å nå mål som allerede ligger i gjeldende arkivlov.

Fordi dette er spørsmål som er kjente, men uløste, legger utvalget til grunn at arkivsektoren til nå ikke har hatt tilstrekkelige ressurser. Driften av kommunale, fylkeskommunale og statlige arkivinstitusjoner, blant annet Arkivverket, er med andre ord ikke tilstrekkelig finansiert. Skal en unngå tap av betydelige mengder digital dokumentasjon, må arkivsektoren settes i stand til å løse sine oppgaver. Det må skje gjennom økte bevilgninger fra kommuner, fylkeskommuner og Stortinget.

24.3 Effektivisering som følge av lovutkastet

24.3.1 Enklere å forstå

Lovutkastet gir en mer samlet og klarere regulering av dokumentasjon og arkiver enn det gjeldende lov gjør. At loven er lettere å forstå, styrker og effektiviserer etterlevelsen. At forholdet til personvernforordningen kan bli avklart som følge av lovarbeidet, kan forenkle hverdagen i arkivsektoren. Generelt er klarhet mer effektivt enn rettsuvisshet. Disse effektiviseringsgevinstene er det neppe mulig å kvantifisere.

24.3.2 Automatisering

Lovutkastet § 8 pålegger virksomhetene å automatisere fangsten av e-post og annen kommunikasjon. Teknologiske løsninger krever investeringer, men disse kan dekkes inn når de ansatte slipper manuelle operasjoner for å ta vare på e-post.

Kravet om at lederes virksomhetsrelaterte kommunikasjon skal dokumenteres, innebærer at virksomhetene må etablere systemer. Virksomhetsrettet ekstern kommunikasjon er i dag omfattet av journalføringsplikten, selv om praksis varierer. Intern kommunikasjon er det valgfritt å journalføre. Utvalget legger til grunn at virksomhetene gjennom å etablere systemer for fangst av slik kommunikasjon, vil forenkle dokumentasjonsarbeidet til lederen og til virksomhetens arkivtjeneste. Dette kravet vil således neppe ha økonomiske og administrative konsekvenser av betydning.

For å kunne ha reell innsikt i grunnlaget for avgjørelsene (etterprøvbarhet) og ivareta den enkeltes rettssikkerhet, stiller lovutkastet krav om at systemet bak helt eller delvis automatisert rettsanvendelse skal dokumenteres. Dette vil kreve merarbeid, men antakelig svært begrenset sammenholdt med utviklingskostnadene til slike systemer.

24.3.3 Felles systemer

Ulike forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter samarbeider i økende grad om oppgaveløsningen. Lovutkastet § 7 åpner for avtaler som klargjør ansvarsforholdene og muliggjør mer effektivt arbeid med dokumentasjon og arkiver. Ved at én virksomhet får ansvaret, unngås dobbeltarbeid, for eksempel at både avsender og mottaker må ta vare på de samme opplysningene.

Nasjonalarkivet skal etter lovutkastet § 28 tilby kommuner og fylkeskommuner langtidsbevaring av deres digitale arkiver. Med felles tjenester unngår samfunnet ekstra kostnader til ulike parallelle løsninger. I modellen vil den enkelte virksomhet ha full råderett over sitt eget materiale. Analyser utført av Arkivverket viser at det er potensiale for 210 millioner kroner i årlige besparelser i kommunal sektor ved etablering av en felles infrastruktur for langtidsbevaring av digitale arkiver. Betalingen skal begrenses til selvkost. Det er således ikke aktuelt å gjøre noen omfordeling av ressurser mellom Nasjonalarkivet og inntektssystemet for kommuner og fylkeskommuner.

24.3.4 Utførselsforbudet. Skytjenester

Lovutkastet § 21 åpner for bruk av skytjenester, men setter samtidig vilkår som ivaretar blant annet sikkerhets- og bevaringshensyn. Liberaliseringen vil gi muligheter for effektiviseringsgevinster, både når det gjelder tjenester og pris, men utvalget har ikke regnet på verdien av disse. Kostnadene virksomhetene vil ha med å etterleve vilkårene (kostnadene ved ikke å liberalisere helt), må veies mot verdien av nasjonal sikkerhet, informasjonssikkerhet og beskyttelse mot arkivtap.

24.3.5 Digital overføring til Nasjonalarkivet

Statlig dokumentasjon skal etter lovutkastet § 30 overføres på digitale formater til Nasjonalarkivet. Dette innebærer at statlig forvaltning må digitalisere papirer som ennå ikke er overført. Massedigitalisering er rimeligere enn skanning av mindre mengder papir, men det kreves teknologisk ekspertise å sikre at metadata følger med. Nasjonalarkivet vil måtte ta et ansvar for å veilede statlige virksomheter om hvordan § 30 kan oppfylles på en rimelig måte. Kostnadene vil måtte bæres av virksomhetene. Gevinsten hos Nasjonalarkivet vil være at det ikke må bygges nye fjellhaller. Disse hallene er ikke finansiert og kan dermed ikke trekkes fra bevilgningen til Nasjonalarkivet. Samfunnsøkonomiske analyser utført av Arkivverket viser imidlertid at det er mer lønnsomt å massedigitalisere papirarkiver enn å bygge nye fjellhaller for å bevare dem der. For samfunnet fører massedigitalisering til at arkivene blir tilgjengelige på et helt annet nivå, fordi de kan publiseres på Internett. Utvalget har ikke beregnet kostnadene for statlige virksomheter ved å massedigitalisere.

24.3.6 Sammenhengen med andre interne prosesser

Pålegget om en dokumentasjonsstrategi i lovutkastet § 6 gir virksomhetene mulighet til å se dokumentasjonsforvaltningen i sammenheng med internkontroll, informasjonssikkerhet og etterlevelsen av personvernforordningen. At alt ses i sammenheng, kan gi bedre etterlevelse av alle regelverkene og effektivisere interne prosesser.

Lovutkastet § 15 gir virksomhetene anledning til å velge hvordan overlappende dokumentasjonsplikter skal etterleves. Behandlingsprotokoller og annet som er utarbeidet etter krav i personvernforordningen, kan delvis tjene som dokumentasjon etter arkivloven.

24.4 Økonomiske og administrative konsekvenser av øvrige forslag

24.4.1 Forslag uten vesentlige økonomiske og administrative konsekvenser

Det kan ikke utledes handleplikter av lovens formålsbestemmelse (§ 1), men den vil trolig kommunisere bredere ut hva som er hensikten med virksomheten i arkivinstitusjonene og bakgrunnen for lovens handleplikter.

Utvalget foreslår at arkivloven går bort fra begrepet journalføring fordi det har utspilt sin rolle. Spørsmålet om hvordan offentleglova skal sikre allmennheten rett til innsyn, hører inn under Justis- og beredskapsdepartementet.

Utvalget tilrår at det arbeides med en ytterligere forenklet og mer presis Noark-standard.

Reguleringen av organisatoriske forhold i lovutkastet binder i begrenset grad opp plasseringen av oppgaver og myndighet. Målet er å gi spillerom for endringer og tilpasninger i organiseringen av arkivsektoren.

Lovutkastet § 31 krever at langtidsbevarte arkiver registreres i en felles, allment tilgjengelig og nettbasert katalog forvaltet av Nasjonalarkivet. Det må bli et etterfølgende arbeid å utrede hvordan denne katalogen kan etableres, men det er nærliggende at statlige bevilgninger som i dag går til Stiftelsen Asta (om lag 1,2 millioner kroner i 2019), kan inngå i dette arbeidet.

Lovutkastet § 33 gir klarhet om hvilke regler som gjelder for behandling av krav om innsyn i arkivene hos Nasjonalarkivet, hvilket vil redusere ressursbruken noe i de mange innsynskravene som kommer hvert år.

Fylkeskommunen får i lovutkastet § 34 ansvar for å koordinere arbeidet med private arkiver av regional betydning. Det må kunne forventes at fylkeskommunene bruker frie midler til arbeidet med private arkiver, for eksempel i samspill med andre kultur- og kulturminneoppgaver etter kulturloven.

Utvalget foreslår å samle midlene som går til arkivsektoren over statsbudsjettet i én pott som forvaltes av Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet vil som tilskuddsforvalter kunne koordinere innsatsen i sektoren.

24.4.2 Virkeområdet

Kostnadene ved å følge gjeldende arkivlov er vanskelig å skille fra kostnader som uansett vil påløpe som følge av alminnelige krav til forsvarlig drift og god dokumentasjonsforvaltning. En god del av virksomhetene som etter lovutkastet vil bli omfattet av arkivloven, har allerede plikter etter offentleglova, forvaltningsloven og annet offentligrettslig regelverk. Det er dermed vanskelig beregne om en bestemt avgrensning av lovutkastets virkeområde vil være samfunnsøkonomisk lønnsom.

Virksomheter som for første gang omfattes av arkivloven, vil måtte sette seg inn i reglene. Å etterleve arkivlova vil også kunne kreve en viss ressursinnsats. Gjeldende Noark-krav kan løses på enkle måter for mindre virksomheter. Overføring til langtidsbevaring vil kunne kreve noe ressursinnsats. De økonomiske og administrative konsekvensene vil kunne være følbare i enkeltvirksomheter i en overgangsperiode. Veiledning fra Nasjonalarkivet og bransjeorganisasjoner, som KS Bedrift, kan forenkle gjennomføringen av en lovendring om utvidet virkeområde. Både nye veiledningsoppgaver og mottak av dokumentasjon fra nye statlige virksomheter vil medføre kostnader for Nasjonalarkivet. Det tilsvarende vil gjelde kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjoner.

24.4.3 Personvernforordningen

Personvernforordningen er et stort og komplisert regelverk. For eksempel har artikkel 89 nr. 1 et utilgjengelig innhold som gir opphav til mange tvilsspørsmål. Selv for kyndige offentlige virksomheter med de beste intensjoner, vil det være uoverskuelig hva som kreves av tiltak for å gi de «nødvendige garantier» som artikkel 89 nr.1 krever, og som det er vist til et stort antall steder i forordningen. Lovutkastet §§ 22 til 25 vil gi regler i nasjonal rett som klargjør hva som kreves eller bør vurderes for å etterleve personvernforordningens krav. Fleksibiliteten i personvernforordningen er ønskelig fordi den åpner for enkelte nasjonale tilpasninger. Samtidig skapes rettsuvisshet om nasjonale løsninger er gode nok. Utvalgets forslag legger opp til avklaring, noe som vil innebære at færre offentlige ressurser vil gå med til å håndtere juridiske tvilsspørsmål.

Utvalget legger til grunn at de økonomiske og administrative konsekvensene av personvernforordningen ble håndtert av Justis- og beredskapsdepartementet da den ble norsk lov. Utvalget vil uansett peke på at det antakelig er behov for høyt kvalifisert juridisk ekspertise på alle nivåer i forvaltningen for å håndtere spørsmålene personvernforordningen reiser, blant annet for å svare på krav fra innbyggere og personvernombud og for å håndtere klagesaker hos Datatilsynet. Samtidig må det understrekes at personvernforordningen mest sannsynlig vil gi bedre personvern, i alle fall generelt.

Lovutkastet snevrer i mindre grad inn rettigheter etter personvernforordningen enn gjeldende personopplysningslov. Dette antas å ha begrensede økonomiske og administrative konsekvenser.

24.4.4 Etterlevelse og tilsyn

Det er uvisst hvor mange saker som vil utløses av adgangen til å klage ved manglende etterlevelse av arkivloven (lovutkastet § 40). Klageretten er relativt avgrenset, og de rettslige vurderingene neppe krevende. Departementet vil behandle klager som gjelder kommuner og fylkeskommuner, og bør ventes å bære egne kostnader.

Overtredelsesgebyr og tvangsmulkt tilfaller statskassen. Det antas å bli få saker per år.

Dersom fylkesmannen skal føre tilsyn etter arkivloven med kommuner og fylkeskommuner, vil departementet måtte følge dette opp i budsjettprosessen i samsvar med eventuelle føringer for tilsynsvolum.

Utvalget foreslår at det utredes et Digitaliseringstilsyn til å føre tilsyn med offentleglova, forvaltningsloven og arkivloven. Utredningen vil kreve ressurser og bør også avdekke bevilgningsbehovet ved styrket kontroll med etterlevelsen av forvaltningsloven og offentleglova.

24.4.5 Kunnskap, statistikk og forskning

Etablering av et felles forskningsprogram om dokumentasjon og arkiver under Norges forskningsråd vil kreve finansiering fra blant andre Kulturdepartementet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet.

I tillegg er det behov for ny kunnskap både for å bidra til sektorpolitisk måloppnåelse og effektivisering og som grunnlag for å utvikle regelverket. For eksempel vil nye regler om sletting, kreve utredning. Utvalget tilrår jevnlig evaluering av nytt regelverk om dokumentasjon og arkiver.

24.5 Balanse mellom mål og ressurser

Arkivsektoren står overfor store utfordringer. For å løse sine kjerneoppgaver i dag og i framtiden må arkivsektoren være innstilt på omstilling, slik også andre sektorer har måttet tilpasse seg digitaliseringen. Endringsvilje og evne til å prioritere vil derfor være viktig for arkivsektoren framover. Samtidig må det være samsvar mellom bevilgningene og ambisjonene som departementet og Stortinget setter.

25 Merknader til bestemmelsene i lovutkastet

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 7.

Første ledd fastsetter at lovens formål er å sikre dokumentasjon om samfunnet. I begrepet sikre ligger en forpliktelse til å fortsette å ta vare på allerede skapte og overførte arkiver, men også å påse at dokumentasjon blir skapt. Formuleringen gjenspeiler utvalgets forslag til regler om dokumentasjonsplikt i lovutkastet kapittel II. Formålet er at virksomheter og innbyggerne skal kunne bruke dokumentasjonen og arkivene til å forstå, ikke bare fortiden, men også samtiden, for å lære og videreutvikle samfunnet. Når det står at dokumentasjonen «skal kunne brukes», ligger det en klar forutsetning om at det legges til rette for bruk gjennom å holde orden på og gjøre dokumentasjonen tilgjengelig. Dette er forutsetninger for at dokumentasjonen skal være anvendelig og forståelig for innbyggerne og allmennheten.

Formuleringen «bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati» er valgt for å understreke at loven også har som formål å legge til rette for det løpende innsynet i forvaltningens dokumentasjon for å sikre informasjons- og ytringsfrihet, demokratisk deltakelse, rettssikkerhet for den enkelte, tillit til det offentlige og kontroll fra allmennheten. Dette er formål som er nevnt i offentleglova. Det samme ligger også i målet om at dokumentasjonen skal være et bidrag til å forstå samtiden. Samtiden kan forstås både i lys av fortiden og i lys av de prosesser som foregår i dag.

Formålet er å sikre «dokumentasjon om samfunnet». I dette ligger at utvalget og omfanget av dokumentasjonen må være tilstrekkelig og hentet fra både offentlig og privat sektor. Dokumentasjonen skal være tilgjengelige for alle, for alle typer bruk – personlige formål, forskning, annen type gransking, kunnskapsinnhenting, viderebruk osv.

Annet ledd angir mer konkret hensyn som er viktige for at de overordnede målene kan nås. De to leddene spiller sammen. Personvernforordningen bruker uttrykket «vitenskapelig eller historisk forskning». Uttrykket vitenskapelig forskning i bokstav e omfatter også historisk forskning.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 8.

Virkeområdet er utvidet sammenlignet med gjeldende arkivlov. Paragrafen følger samme mønster som offentleglova § 2, men er formulert annerledes for å være noe enklere å forstå og anvende. Virkeområdene er i hovedsak sammenfallende. I motsetning til offentleglova må det først gis en forskrift før det kan gjøres unntak for virksomheter som hovedsakelig driver næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private. På samme måte som i gjeldende arkivlov er det heller ikke unntak for domstolene og andre organers virksomhet etter rettsstellovene i egenskap av rettsstellorgan, eller for gjøremål som politi og påtalemyndighet har etter straffeprosessloven. Fjerde og femte ledd i lovutkastet finnes ikke i offentleglova.

Første leddbokstav a fastsetter at staten, fylkeskommunene og kommunene er omfattet av loven, som i dag. Dette omfatter alle virksomheter som er del av staten, som departementer, direktorater, helseforetak osv. I kommuner og fylkeskommuner omfatter det administrasjonen, etatene og det folkevalgte nivået samt kommunale og fylkeskommunale foretak og interkommunale samarbeid som er del av kommunen og ikke egne rettssubjekter.

Selvstendige offentlige virksomheter er også omfattet uavhengig av organisasjonsform, jf. bokstav b. Selvstendige virksomheter er ikke del av staten og kommunen som rettssubjekt. Bokstav b har antakelig begrenset selvstendig betydning ved siden av bokstav a og c.

I henhold til bokstav c omfattes private rettssubjekter hvor det offentlige har avgjørende eierinnflytelse ved at de har over halvparten av stemmene i virksomhetens øverste organ, eller ved at de kan velge flere enn halvparten av medlemmene til dette organet.

Bokstav d skal sikre dokumentasjon fra virksomheter som treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Virksomhetene er allerede omfattet av forvaltningsloven og offentleglova. Etter bokstav d vil de også bli forpliktet til å følge relevante deler av arkivloven for den delen av sin virksomhet som er knyttet til å treffe enkeltvedtak eller utferdige forskrift. Det er vesentlig å slå fast prinsippet om at offentlig myndighetsutøvelse skal dokumenteres uansett hvem som har fått kompetanse til å utøve slik myndighet.

Gjennomgående taler lovutkastet om virksomheter. Dette sikter til alle som er omfattet av loven, og skal med andre ord leses om «virksomheter omfattet av loven». Dette gjelder dermed også «stat, kommune og fylkeskommune», som språklig sett ikke alltid er like naturlig å betegne som virksomheter. Der virkeområdet er avgrenset, er det særskilt nevnt.

Første ledd annen setning gir Kongen hjemmel til avgjøre om en virksomhet faller inn under loven. Kompetansen er avgrenset til tvilstilfeller.

Første ledd tredje setning gir Kongen adgang til å fastsette at private rettssubjekter som er omfattet av loven jf. første ledd bokstav c, likevel ikke skal være omfattet. Vilkårene er de samme som i offentleglova § 2 annet ledd, men vurderingen av hensynene og om unntak må regnes som nødvendig, vil kunne slå ut ulikt. Det å være underlagt plikt til å dokumentere vil kunne ha ganske andre konsekvenser for en virksomhet enn å ha plikt til å gi innsyn i dokumentasjonen.

Annet ledd fastsetter at Stortinget har plikt til å dokumentere sin virksomhet. Stortinget fastsetter selv regler for hvordan de skal bevare dokumentasjonen og gjøre den tilgjengelig. Stortinget fastsetter også selv hvordan arkiver skal langtidsbevares. I dag tar Stortingsarkivet seg av dette.

Tredje ledd fastsetter enkelte unntak og særtilpasninger for domstolene av hensyn til maktfordelingsprinsippet. Kongen gis generell myndighet til å fastsette ytterligere unntak for domstolene fra lovens regler.

Fjerde ledd tar sikte på å løse utfordringer som oppstår når offentlige myndigheter overlater utførelsen av oppgaver til virksomheter som faller utenfor arkivlovens virkeområde, men hvor det like fullt er ønskelig å sikre dokumentasjon. Organet som har overført oppfølgingen av lovpålagte oppgaver til private, skal sørge for oppfølging av dokumentasjonspliktene. Det vil si at det skal dokumenteres på samme nivå som om virksomheten selv hadde ivaretatt oppgaven. Det vil måtte bli opp til det delegerende organ å fastsette nærmere og konkrete krav til dokumentasjonen. Hvem som i praksis skal dokumentere i slike situasjoner, vil kunne variere avhengig av volum, omfang, varighet av oppgaveutsettingen. Hvordan virksomheten jobber med å følge opp andre som på denne måten ivaretar dokumentasjonsplikter på dens vegne, vil kunne være en del av arbeidet med dokumentasjonsstrategien, jf. § 6 første ledd bokstav a og g.

Femte ledd gir Kongen adgang til å fastsette forskrift om at virksomheter som leverer tjenester som i hovedsak er offentlig finansiert, helt eller delvis skal være omfattet av loven. Forskriften kan utformes slik at den gjelder hele lovområder, slik at for eksempel de samme regler om dokumentasjon vil gjelde både private og kommunale barnehager. Samskipnader og fagskoler kan også omfattes av arkivlova etter denne hjemmelen dersom de ikke er omfattet av loven etter en annen del av § 2. Forskriftshjemmelen kan for eksempel benyttes til å gi regler om at friskoler skal sørge for bevaring av dokumentasjon av eksamen (vitnemål) i elevens antatte levetid.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 8. Svalbard inkluderes i lovens geografiske virkeområde. Sysselmannen på Svalbard vil være omfattet som statlig virksomhet. Justis- og beredskapsdepartementet har i Prop. 43 L (2018–2019) foreslått at arkivlova skal gjelde for Longyearbyen lokalstyre som for kommunene.

Bestemmelsen er ny og omtalt i kapittel 8.3.7.

Første ledd regulerer situasjonen ved eventuell motstrid mellom arkivloven og annet regelverk. For klarhets skyld slås det fast et utgangspunkt som trolig også ville fulgt av alminnelige tolkningsprinsipper (lex specialis). Leddet regulerer ikke motstrid mellom ulike pålegg om sletting, se § 18. Personvernforordningen går foran annen norsk lov, se EØS-loven § 2 og personopplysningsloven § 2 fjerde ledd.

Annet ledd regulerer eventuell motstrid med reglene i sikkerhetsloven med forskrifter. Sikkerhetsloven går foran arkivloven i slike tilfeller.

Ordvalg og definisjoner er omtalt i kapittel 4 og 13.2.8. Paragrafen er kortere enn definisjonsparagrafen i gjeldende arkivlov og har et helt annet innhold. Lovutkastet benytter ikke begrepet dokument som i offentleglova og dagens arkivlov, se diskusjon i kapittel 4.

Bokstav a definerer dokumentasjon. Begrepet avløser det upresise og mangetydige arkiv i dagens arkivlov, som igjen bygger på dokumentbegrepet i arkivlova og offentleglova. Definisjonen er ment å favne vidt og ikke snevrere enn de begreper som er i bruk for det samme i arkivloven og offentleglova. Den omfatter informasjon fra alle som kan tenkes å utøve myndighet eller utføre oppgaver og tjenester, både offentlige og private virksomheter, organer, organisasjoner og personer. Dokumentasjonen er blant annet informasjon som fungerer som bekreftelse på eller belegg for prosesser (såkalt prosessbundet informasjon), beslutninger, handlinger med rettslige virkninger og vesentlige hendelser og forhold. At dokumentasjon skal være «løpende bekreftelse», er ment å tydeliggjøre at dokumentasjon ikke kun dokumenterer resultater og beslutninger, men også selve prosessen og aktiviteter underveis.

Definisjonen av verbet dokumentere i bokstav b er en speiling av bokstav a.

Bokstav c definerer begrepet arkiv på en annen måte enn arkivlova gjør i dag. I lovutkastet brukes arkiver om dokumentasjon som langtidsbevares for å ivareta formålene i § 1. Utvalget har hatt behov for å skille mellom dokumentasjon som primært forvaltes for å ivareta dokumentasjonsbehovet til virksomheten, organisasjonen eller personen som har skapt den, og dokumentasjon som forvaltes fordi samfunnet i et kortere eller lengre tidsperspektiv har bruk for den til andre formål, det vil normalt innebære langtidsbevaring. Utvalget har valgt å kalle den siste typen dokumentasjon arkiv. Dette er en praktisk tilnærming. Bruken av arkiv i denne betydningen er nær bruken av ordet i dagligtale og den er i samsvar med forståelsen av arkiv som er lagt til grunn for «arkivformål i allmennhetens interesse» i personvernforordningen.

Bokstav d definerer arkivinstitusjon som virksomheter som tar vare på arkiver og gjør dem tilgjengelig. I samsvar med definisjonen av arkiver i bokstav c er det tale om å ta vare på dokumentasjon etter at primærformålet er opphørt. En arkivinstitusjon kan også være en organisatorisk enhet i en virksomhet, slik for eksempel et byarkiv eller kommunearkiv er en del av kommunen. Arkivinstitusjon tilsvarer langt på vei oppbevaringsinstitusjonar og mottakarinstitusjonen som i dag brukes i gjeldende arkivlov §§ 13, 16 og 17, og arkivdepot slik det brukes i arkivforskrifta §§ 18 til 24. Med hovedformål siktes det til virksomhetens hovedsakelige begrunnelse fra eiernes side. Dette vil ofte sammenfalle med hovedsakelig virksomhet, men er ment å ekskludere virksomheter som har profitt som formål. Arkivinstitusjoner vil jevnt over ha en rettslig forpliktelse etter arkivloven § 2 og øvrige bestemmelser «til å innhente, bevare, vurdere, organisere, beskrive, kommunisere, fremme, spre og gi tilgang til fortegnelser av varig verdi i allmennhetens interesse», se fortalepunkt 158 til personvernforordningen. Se også personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e og omtale i kapittel 10.

Bestemmelsen er ny og omtalt i kapittel 9.

Det å sørge for at virksomheten dokumenterer, er et ledelsesansvar. Dokumentasjonsstrategien er et styringsdokument som fastsettes av virksomhetens øverste ledelse. Formålet er å bidra til at virksomheten skal ta bevisste valg om bevaring av dokumentasjon som oppstår og mottas. Strategien dreier seg om virksomhetens eget behov for dokumentasjon og må ses i sammenheng med dens generelle internkontroll og risikostyring.

Prosessen internt i virksomheten er vesentlig: Arkivkompetansen kommer i dialog med ledelsen og enhetene i virksomheten; mellomledere og medarbeidere bevisstgjøres; IKT-kompetansen involveres og ansvarliggjøres. Kravet om dokumentasjonsstrategi skal bidra til etterlevelse av arkivloven gjennom bevisstgjøring om egne behov og interne prosesser.

Dokumentasjonsstrategien vil være egnet som styringsdokument for denne delen av internkontrollen. Innholdet og omfanget tilpasses virksomhetens risikoforhold. Dokumentasjonsforvaltningen må ses i sammenheng med ansvaret for informasjonssikkerhet, anskaffelser og personvern. Fordi dokumentasjonsforvaltning er integrert i de alminnelige internkontrollkravene, pålegger ikke lovutkastet uttrykkelig såkalt internkontrollplikt. Arbeidet med dokumentasjonsstrategien gir øverste ledelse mulighet til å evaluere, forbedre og kommunisere internkontrollen med dokumentasjonsforvaltningen.

Første ledd bokstav a til g gjør rede for temaer som skal omtales i dokumentasjonsstrategien, men virksomhetene er frie til å ta opp andre spørsmål. Enkelte spørsmål i oppregningen dekker deler av det som i dag skal omtales i arkivplanen, jf. arkivforskrifta § 14. Utvalget foreslår ikke å videreføre kravet om særskilt arkivplan. Dette er ikke til hinder for at virksomheter som har gode erfaringer med arkivplanarbeid, kan vedlikeholde og utvikle den, eventuelt som del av dokumentasjonsstrategien.

Bokstav a: Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for dokumentasjonsplikter som gjelder for virksomheten, både dem som følger av lov, og internt fastsatte. Med særlig viktig dokumentasjon er det tenkt på dokumentasjonen som virksomheten produserer eller behandler, og som er særlig viktig for at virksomheten skal nå sine mål (eller unngå ansvar eller lovbrudd) (virksomhetskritisk). Dette krever en risikovurdering.

Bokstav b: Den interne organiseringen og kompetansen påvirker hvor vidt organisasjonen når sine mål og etterlever lovkrav. Dette omfatter også utsetting av tjenester. Strategien skal beskrive organiseringen av arbeidet med å ivareta dokumentasjonspliktene etter loven og hvilke fullmakter som er delegert utover i organisasjonen. Som en del av beskrivelsen av organiseringen kan det være nærliggende å beskrive kompetansesituasjonen og hva virksomheten gjør for å sørge for kompetanse på et nivå som gjør det mulig å etterleve lovens krav.

Bokstav c: Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for hvilke av virksomhetens informasjonssystemer som er av direkte betydning for etterlevelsen av arkivloven. Det er tale om systemer som produserer, behandler eller lagrer dokumentasjon omfattet av loven. Å ha slik oversikt er også viktig for å ivareta informasjonssikkerheten. Eventuell bruk av skytjenester og tilhørende risikovurderinger kan være et relevant tema her.

Bokstav d: Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for virksomhetens bruk av ulike kanaler i sin kommunikasjon, som sosiale medier. De valgene virksomheten tar om bruk av blant annet sosiale medier, vil danne grunnlaget for hvordan virksomheten sørger for å dokumentere denne kommunikasjonen. Ved at virksomheten i dokumentasjonsstrategien velger ut enkelte kommunikasjonskanaler, gis et signal til organisasjonen og omverdenen om at virksomheten ikke kommuniserer offisielt i andre kanaler. Kravet er utformet for å ikke være begrenset til slike sosiale medier og chat-funksjoner en kjenner i dag. Kravet bør ses i sammenheng med virksomhetens kommunikasjonsstrategi.

Bokstav e: Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for hvordan virksomheten sørger for langtidsbevaring, minimering og sletting av dokumentasjon og arkiver, jf. §§ 18, 26 til 28. Virksomheter med ansvar for langtidsbevaring skal gjøre rede for langtidsbevaringen sin, typisk kommuner og statlige etater med tillatelse til å ta vare på dataene sine selv. Kommuner og fylkeskommuner kan henvise til det interkommunale arkivsamarbeidet de eventuelt er deltakere i, og avtalen som er inngått. Kommuner som langtidsbevarer i egenregi, bør redegjøre for hvordan lovens krav blir ivaretatt. Eventuell minimering og sletting vil normalt skje ved overgangen fra løpende drift til langtidsbevaring. Strategien skal gjøre rede for hvordan organisasjonen ivaretar disse kravene. Sletting skal skje i samsvar med slettingsreglene som gjelder for virksomheten. Det bør gjøres rede for eventuelle interne regler om oppbevaringstid som ivaretar virksomhetens dokumentasjonsbehov.

Bokstav f: Dokumentasjonsstrategien skal referere til, men trenger ikke gjengi, virksomhetens styringsdokumenter for informasjonssikkerhet, personvern, anskaffelser mv. Paragrafen krever ikke at det utarbeides en særskilt dokumentasjonsstrategi dersom kravene kan ivaretas gjennom arbeid med andre styringsdokumenter. At virksomheten arbeider med dokumentasjonsstrategien parallelt med internkontrollen på andre tilgrensende områder, kan stimulere den interne samordningen av ulike forpliktelser som hviler på virksomheten.

Bokstav g: Dokumentasjonsstrategien skal inneholde en vurdering av virksomhetens etterlevelse av arkivloven. Prosessen med å utarbeide og ajourføre dokumentasjonsstrategien vil inngå i virksomhetens kontinuerlige utviklings- og forbedringsarbeid ved at det pekes på forhold som kan, bør eller må forbedres. Ved at etterlevelsen skal vurderes, får virksomheten plikt og anledning til å sette forbedringsarbeidet på dagsordenen og i en sammenheng. Det stilles ikke krav om fullstendig gjennomgang av etterlevelsen av alle krav i arkivloven eller forskriftene (eller ekstern forvaltningsrevisjon), men det må forventes at avvik blir synliggjort og en plan for å lukke dem blir lagt i samsvar med internkontrollen. En vurdering som besvares med ja eller nei, vil åpenbart ikke være tilstrekkelig – og langt mindre nyttig for virksomheten selv. Nasjonalarkivet kan ta initiativ til å utvikle redskaper til å gjennomføre slike vurderinger.

Annet ledd krever at øverste organ i virksomheten skal behandle dokumentasjonsstrategien minst hvert fjerde år. Det vil blant annet si at kommunestyret og fylkestinget skal behandle den minst én gang i valgperioden. Dette kan ikke delegeres. Behandling vil her si at det har skjedd en realitetsbehandling av strategien. Det er ikke tilstrekkelig å ta strategien til orientering. Første ledd krever at strategien skal ajourføres regelmessig. Det kan gjøres av administrativ ledelse, et styre eller annet organ i virksomheten. Kravet om behandling i øverste organ gjelder ikke «andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift», jf. at annet ledd bare gjelder virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c.

I staten vil øverste organ være styret, generalforsamlingen/representantskapet eller direktør/daglig leder, alt etter hvordan virksomheten er organisert. I virksomheter omfattet av § 2 bokstav b og c vil det være selskaps- eller organisasjonsformen som peker ut hva som er virksomhetens øverste organ. I departementer vil det være departementsråden.

Paragrafen er ny og er omtalt i kapittel 14.

Første ledd fastsetter at forvaltningsorganer som bruker og skaper dokumentasjon som er nevnt i §§ 8 til 13, i et felles informasjonssystem, skal avtale seg imellom hvem av dem som har ansvaret for at pliktene etter loven blir oppfylt. Er det ikke inngått noen avtale, hviler ansvaret på den som har behandlingsansvaret for personopplysninger, jf. § 22. I andre tilfeller (for eksempel hvor det ikke behandles personopplysninger) har eieren av systemet dette ansvaret, det vil si den som har bestemmelsesrett eller eierbeføyelsene over systemet. Ofte vil dette være den som har tatt initiativ til å utvikle systemet eller til å få andre offentlige virksomheter til å bruke det for å samordne og effektivisere forvaltningen.

Annet ledd hjemler forskrift med nærmere krav til behandling, bevaring og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon ved saksbehandling og samhandling i slike felles informasjonssystemer. Eksempler på slike løsninger er fellestjenester for administrative formål, Doffin, konkurransegjennomføringsverktøy osv. Forskriftsmyndigheten ligger til Kongen. Kongen kan i tvilstilfeller bestemme hvilket organ som har ansvaret. Dette kan være aktuelt i situasjoner hvor kommuner eller private eier det aktuelle informasjonssystemet.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14. Se også kapittel 15 om fangst av e-post.

Første ledd gjelder virksomhetens kommunikasjon med eksterne. Dette er blant annet den tradisjonelle korrespondansen. Med ekstern kommunikasjon siktes ikke bare til brev og e-post, men også til budskap som kommuniseres inn eller ut av virksomheten på andre plattformer som internettsider, chat, dialoger på Facebook og andre sosiale medier osv. Det mest praktiske er om virksomheten sørger for automatisk høsting av denne typen kommunikasjon, jf. tredje ledd. Dokumentasjonsplikten etter første ledd gjelder virksomhetsrelatert kommunikasjon, jf. ordet «sin», ikke kommunikasjon som utelukkende har privat eller personlig innhold. Intern kommunikasjon innad i virksomheten er ikke omfattet.

Lovutkastet viderefører ikke plikten til journalføring av virksomhetens inn- og utgående korrespondanse som i dag følger av arkivforskrifta § 9, se kapittel 16. Dokumentasjonsplikten etter dette leddet innebærer ikke plikt til å føre bestemte typer registre. Dette er ikke til hinder for at en slik plikt kan tas inn i og følge av annet regelverk. Retten til innsyn er regulert i offentleglova.

Annet ledd gjelder virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c. Det vil si tradisjonell statlig og kommunal forvaltning, selvstendige offentlige virksomheter og virksomheter det offentlige eier større deler av. Unntatt er «andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift», jf. § 2 første ledd bokstav d. Virksomhetene som er omfattet, skal dokumentere all virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra personer i ledende stillinger, både ekstern og intern. Lederes kommunikasjon er sentral dokumentasjon for virksomheten. Dermed er den potensielt viktigere for allmennheten og av den grunn viktigere å dokumentere enn andre ansattes.

Personer i ledende stillinger vil omfatte dem som er «arbeidstakere i ledende stilling» etter arbeidsmiljøloven hvor samme kriterium benyttes. Personer i ledende stillinger vil også omfatte dem som organisatorisk er overordnet arbeidstakerne i ledende stillinger uten å være arbeidstakere. Dette vil typisk omfatte folkevalgte på heltid, som ordførere, byråder og statsråder i heltidsverv samt heltidspolitikere ellers i stat, kommune og fylkeskommune. Å være medlem eller representant i eierorganer eller styret i et selskap, vil være et verv, ikke en stilling. Disse personene er ikke omfattet av dokumentasjonsplikten.

Dokumentasjonsplikten omfatter blant annet brev, e-post og kommunikasjon i andre meldingsverktøy, det vil si elektroniske og andre meldinger i etablerte systemer. Formålet er at virksomheten selv og eventuelt andre skal kunne gå tilbake og finne fram i lederens kommunikasjon. Dokumentasjonen må lagres og skjermes i samsvar med forskrift 2. juli 2018 nr. 1108 om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale. Dette regelverket beskytter alle ansatte, også arbeidstakere i ledende stillinger. Det er nødvendig at det foretas grundige vurderinger av forholdet til offentleglova før bestemmelsen tar til å gjelde. Det må være full klarhet om hvilke regler som skal gjelde for offentlighetens rett til innsyn. Utvalgets forslag er begrunnet i arkivfaglige hensyn. Innsyn i dokumentasjonen er et annet spørsmål, som må løses med utgangspunkt i offentleglova.

Det er et mål å unngå å dokumentere kommunikasjon om lederes private forhold. Annet ledd presiserer at den gjelder «virksomhetsrelatert kommunikasjon». Det meste av det bestemmelsen peker på, vil være omfattet av arkivplikten allerede i dag. Det vil også være fanget opp av forslag til andre bestemmelser i lovutkastet, jf særlig § 11 om plikt til å dokumenter avgjørelser mv. Det understrekes at det ikke er tale om plikt til å dokumentere andre typer kommunikasjon som krever transkribering, lydopptak eller lignende.

Fangst av lederes virksomhetsrelaterte kommunikasjon etter andre ledd er også omfattet av kravet i tredje ledd om automatiserte løsninger.

Tredje ledd skal underlette de ansattes etterlevelse av dokumentasjonspliktene etter første og annet ledd. Virksomhetene pålegges å gi ansatte og ledelse tilgang til automatiserte verktøy til støtte for dokumentasjonsaktiviteten. Automatisering og støtte fra et IKT-verktøy vil gjøre det lettere å etterleve lovens krav. Verktøyet bør blant annet legge til rette for at den ansatte selv skiller virksomhetsrelatert kommunikasjon fra privat.

Fjerde ledd gir Kongen hjemmel til å gi utfyllende forskrifter. Det vil kunne være behov for å trekke opp noen nærmere, mer konkrete regler for forvaltningen av denne dokumentasjonen, for eksempel i lys av den raske utviklingen i digitale kommunikasjonsplattformer. Ett tema som kan være aktuelt å regulere i forskrift, er dokumentasjon av kalenderoppføringer i Outlook knyttet til møter med eksterne deltakere, hvilket kan bidra til ytterligere åpenhet om prosesser i forvaltningen. Teknologi for automatisert fangst vil ikke nødvendigvis være tilgjengelig ved lovens ikrafttredelse. Derfor gir siste del av leddet hjemmel for å gjøre unntak fra pliktene i tredje ledd til å sørge for at de ansatte har verktøy for å ivareta pliktene etter første og annet ledd på en automatisert måte. Kongen kan ikke gjøre unntak fra kravene i første og annet ledd. Kongens forskriftsfullmakt til å gjøre generelle unntak gjelder i en overgangsperiode eller etter søknad. Unntak fra tredje ledd begrenser ikke pliktene etter første og annet ledd.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14. Se også kapittel 17.5.6.

Nesten all dokumentasjonen skapes i dag digitalt. Automatisering av dokumentasjonsforvaltningen vil gjøre det lettere for ansatte og virksomheter å etterleve lovens krav. Hvordan en utformer informasjonssystemene vil være avgjørende for å sikre dokumentasjon og for å kunne ivareta personers og virksomheters rettigheter. Store mengder offentlig informasjon finnes i databaser og registre. Virksomheten pålegges å dokumentere forvaltningen av denne informasjonen, og dens rolle som dokumentasjon. I tillegg til betydningen av å ha oversikt over dokumentasjon som er omfattet av plikter etter loven, vil det ha betydning for virksomhetens eget arbeid med internkontroll, informasjonssikkerhet og personvern.

Personvernforordningen artikkel 30 stiller krav om at behandlingsansvarlige fører protokoll over behandlingsaktiviteter som utføres under deres ansvar. Det legges til grunn at virksomhetene finner hensiktsmessige måter å samordne utførelsen av disse pliktene på hvor dokumentasjonen inneholder personopplysninger.

Første ledd gjelder plikt til å beskrive informasjonssystemer som skal produsere dokumentasjon som virksomheten senere vil ha plikt til å overføre til langtidsbevaring. Når en virksomhet tar i bruk et slikt system, må den også påse at systemet er beskrevet med bruksrutiner, datamodell og systemegenskaper på et nivå som gjør at virksomheten kan forvalte, drifte og vedlikeholde systemet på betryggende måte. Dokumentasjonspliktene etter denne bestemmelsen vil også gjelde informasjonssystemer for automatisert rettsanvendelse, se § 10. Paragraf 9 gjelder innholdet i systemene, mens § 10 gjelder logikken som styrer innsamling, tolkning og bruk.

Annet ledd gjelder plikt til å dokumentere informasjonskilder som benyttes i virksomhetsprosessene og oppgaveløsningen. Det vil være en behandlingsansvarlig for kilden, basen eller registret uansett om den kun er til bruk for den behandlingsansvarlige selv eller også andre. Datakilder osv. uten personopplysninger vil ikke ha behandlingsansvarlig, men en eier. Virksomheten er etter dette leddet pålagt å dokumentere informasjonen som er oppregnet i bokstav a til e. Bokstav a til e konkretiserer dokumentasjonsplikten etter første ledd, men er ikke ment å være uttømmende.

Tredje ledd fastsetter at beskrivelser av informasjonssystemer, informasjonskilder, databaser osv. etter første og annet ledd skal overføres til arkivinstitusjonen samtidig med overføringen til langtidsbevaring av dokumentasjonen i systemet. Arkivinstitusjonen må settes i stand til å forvalte og tilgjengeliggjøre dokumentasjonen, ellers vil overføringen kunne ha begrenset verdi. Dersom dokumentasjonen skal være anvendelig og tilgjengelig også i ettertid, må tekniske beskrivelser av systemene være tilgjengelige for arkivinstitusjonene. Dette må gjelde uavhengig av eventuelle begrensninger som følge av opphavsrett. Mange systemer vil være utviklet av kommersielle aktører. Arkivinstitusjonen vil selvsagt ikke ha anledning til å utnytte systemopplysninger beskyttet av opphavsrett til annet enn å gjøre dokumentasjonen tilgjengelig. Etter omstendighetene vil opplysningene antakelig også kunne være underlagt taushetsplikt som forretningshemmelighet.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14.

Bestemmelsen gjelder for virksomheter som har utviklet eller anskaffet fagsystemer som helt eller delvis automatiserer rettsanvendelse. Det antas at dette med tiden vil omfatte stadig større deler av offentlig forvaltning. Systemene skal dokumenteres som andre informasjonssystemer i henhold til § 9. I tillegg skal det dokumenteres hvilke juridiske valg som er tatt i forbindelse med automatiseringen. Begrunnelsen ligger i hensynet til rettssikkerheten og til at det skal være mulig å ettergå både avgjørelsesprosessen og innholdet i de avgjørelsene som kommer ut av systemet. De automatiserte avgjørelsene vil i mange tilfeller erstatte avgjørelser som tidligere har vært foretatt manuelt, og hvor forvaltningsloven har stilt krav til avgjørelsenes form og innhold. Disse prosessuelle kravene og særlovgivningens materielle regler vil være operasjonalisert i systemet.

Første ledd bokstav a til d angir konkrete dokumentasjonskrav, men er ikke uttømmende. For at prosessen skal være betryggende dokumentert, stiller bokstav a krav om at det skal dokumenteres hva slags datatyper som mates inn som beslutningsgrunnlag. I bokstav b stilles krav om at det skal dokumenteres hvor disse dataene er hentet fra, altså hva som er kilden for dataene. Utkastet har unngått å bruke begrepet «opplysninger» for å ikke skape misforståelser, fordi det her ikke bare vil være snakk om personopplysninger, men også annen type informasjon. Det må videre i henhold til bokstav c framgå hvilke behandlingsregler som skal anvendes på dataene, samt hvordan de behandlingsgrunnlagene er implementert i systemet. Opplysningene skal vedlikeholdes slik at større og mindre endringer blir dokumentert. Det kan ha betydning for å vurdere likebehandling av innbyggere som får sine saker behandlet før og etter systemoppdateringer. Større endringer hvor det materielle regelgrunnlaget er endret, skal dokumenteres. Dette er omtalt i bokstav d.

Dokumentasjonen skal være utformet slik at den er forståelig for personer som ikke har god kjennskap til programmering, og kan f.eks. framkomme som strukturert naturlig norsk («pseudokode»), brukerhistorier, flytdiagrammer og prosessbeskrivelser mv. Utvalget legger til grunn at forsvarlig utvikling av fagsystemer krever at det blir utarbeidet spesifikasjoner av hvilke rettsregler som skal implementeres i systemløsningen og på hvilken måte. Når det kan bekreftes at systemet er utviklet i samsvar med spesifikasjonen, eller at man kan vise til god dokumentasjon og versjonsrutiner ved systemutvikling som sikrer sammenheng mellom spesifikasjon og system, kan denne dokumentasjonen i stor grad fylle funksjonen som dokumentasjon her. Under disse forutsetningene vil ikke dokumentasjonsplikten i § 10 innebære en stor tilleggsinnsats.

Bestemmelsen gjelder hel eller delvis automatisert rettsanvendelse. Også beslutningsstøtte-verktøy skal dokumenteres, det vil si informasjonssystemer som bistår i behandlingen av formelle og materielle vilkår, herunder skjønnsutøvelse. Dokumentasjonsplikten omfatter også eventuell bruk av maskinlæring og annen kunstig intelligens.

Kravene kommer i tillegg til pliktene til å dokumentere avgjørelser i § 11. Med andre ord innebærer § 10 ingen lempning av krav etter § 11, men § 11 kan etter omstendighetene etterleves gjennom å kombinere dokumentasjon etter de to paragrafene.

Annet ledd gir Kongen fullmakt til å skjerpe dokumentasjonskravet utover det som følger av første ledd. Kongen kan pålegge at dokumentasjonen virksomhetene utarbeider gir grunnlag for rekonstruksjon av kjørbar programkode etter at systemet er tatt ut av drift. Dette stiller krav til detaljeringsgraden og kvaliteten på dokumentasjonen. Bestemmelsen innebærer at dokumentasjonen må inneholde algoritmene som har styrt den automatiserte rettsanvendelsen. For å kunne ettergå automatisert rettsanvendelse i ettertid, er dette et viktig krav å stille.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14.

At det offentlige fortløpende dokumenterer sin virksomhet, ligger som forutsetninger i både arkivlova og offentleglova. Denne dokumentasjonen legger til rette for en åpen og gjennomsiktig offentlig forvaltning som er gjenstand for allmennhetens kontroll. Bestemmelsen gjentar regler som er nedfelt i forvaltningsloven, dels kodifiserer den uskreven rett, det vil si plikter for offentlige organer og andre med vedtaksmyndighet som i dag følger av «god forvaltningsskikk». Målet er at virksomhetene dokumenterer det som er relevant og av betydning for avgjørelsen.

Første ledd gjelder ved avgjørelser truffet under utøvelse av offentlig myndighet. Bokstav a til d knytter dokumentasjonsplikten til innhold, ikke form. Bokstav a stiller krav om at virksomheten dokumenterer hva avgjørelsen går ut på, og hvem den gjelder. Bokstav b stiller krav om å dokumentere i hvilken grad og på hvilken måte avgjørelsen er basert på automatisert rettsanvendelse, jf. § 10. Det kan henvises til annen dokumentasjon for å oppfylle bokstav b. Bokstav c pålegger virksomheten å dokumentere hva som har vært styrende for avgjørelsen, blant annet instrukser om rettsanvendelse og skjønnsutøvelse. Dette kan gjøres for den enkelte sak eller for hver virksomhetsprosess eller hvert virksomhetsområde. Særlige instrukser i den enkelte sak skal dokumenteres. Bokstaven krever ikke gjengivelse av lover og forskrifter, men det må henvises til bestemte regler og ved behov gjøres rede for forståelsen anvendt på den konkrete situasjonen. Henvisninger i form av lenker bør benyttes med varsomhet på grunn av lenkeråte, særlig bør interne regler og føringer henvises til på måter som ikke går til grunne. Interne rutiner det vises til, bør dateres, eller det bør opplyses om versjon.

Bokstav d stiller krav om dokumentasjon av de faktiske omstendighetene som har hatt mye å si for utfallet. Formuleringen er hentet fra Forvaltningslovutvalgets lovutkast § 48 om kravet til begrunnelse av enkeltvedtak. Dette innebærer at den som følger forvaltningsloven i arbeidet med enkeltvedtak, også har oppfylt arkivloven. Leddet her gjelder imidlertid mer enn enkeltvedtak. Avgjørelser er et bredt begrep. Begrunnelsesplikten kan opplagt ikke være like omfattende for avgjørelser som er mindre inngripende enn enkeltvedtak. For andre avgjørelser enn enkeltvedtak, må bestemmelsen i bokstav d forstås uavhengig av forvaltningsloven, og som en selvstendig, skjønnsmessig regel i lys av § 1. Gjeldende rett kan kaste lys over kravet. Virksomheten bør sørge for å ta vare på dokumentasjon som viser hvilke faktiske omstendigheter som har inngått i saksbehandlingen og som egner seg til å dokumentere den. Dette er imidlertid en ny lov. Bokstav d gir virksomhetene et relativt stort rom til å utøve et selvstendig skjønn om hva som skal tas vare på for dokumentere saksbehandlingen, avgjørelsene og de sentrale prosessene og dermed gjøre dem etterprøvbare.

Informasjon som interne e-poster og annen intern kommunikasjon i virksomheten vil ofte være del av det faktiske grunnlaget en avgjørelse bygger på. Slik intern kommunikasjon skal i så fall dokumenteres etter bokstav d.

Annet ledd er ikke avgrenset til utøvelse av offentlig myndighet og utfyller første ledd, jf. ordet «forhold». Formålet er å supplere pliktene etter første ledd for å gi et samlet bilde av hvordan en virksomhet har utført sine oppgaver, for eksempel innkjøp, ansettelser eller avgjørelser tatt under utøvelse av privat autonomi. Interne e-poster og annen intern kommunikasjon vil ofte utgjøre en del av dokumentasjonen for slike forhold og skal følgelig dokumenteres.

Bokstav a til d er eksempler på forhold som skal dokumenteres etter annet ledd. Bokstav a gjelder generelle instrukser, enten interne eller fra overordnet organ. Instrukser om rettsanvendelse eller skjønnsutøvelse er uttrykkelig omfattet av første ledd bokstav c. Bokstav b krever at virksomheten dokumenterer delegeringsreglement og fordeling av fullmakter. Dette gjør det mulig å kontrollere at myndighet er utøvd av rett person eller rett nivå. Bokstav c gjelder vesentlige planer og vesentlig intern styringsdokumentasjon. Dette kan omfatte plandokumenter som ikke er myndighetsutøvelse, jf. første ledd. Større organisasjonsendringer vil være omfattet sammen med konklusjoner etter interne gjennomganger (ledelsens gjennomgang) eller etter eksternt tilsyn eller forvaltningsrevisjon. Ordet vesentlig åpner for et skjønn om hva som skal dokumenteres. Skjønnet utøves i lys av § 1. Bokstav d gjelder virksomhetens vesentlige økonomiske avgjørelser, som sentrale avgjørelser i budsjett- og regnskapsprosessen. Større investeringer vil også komme inn her.

Bestemmelsen er ny.

Første setning pålegger departementene plikt, som overordnet forvaltningsmyndighet for sektorene, til å holde oversikt over eget regelverk. Det offentlige stiller en rekke dokumentasjonskrav til både private og offentlige virksomheter. Hvert departement skal føre fortegnelse over lovbestemte dokumentasjons- og bevaringsplikter mv. innen departementets ansvarsområde. Oversikten skal inneholde plikter og krav til både offentlige og private og også omfatte denne typen regler vedtatt av underliggende etater.

Bestemmelsen er for det første tenkt som en hjelp til brukergrupper som via departementenes oversikt kan orientere seg om dokumentasjonsplikter. For det andre vil det muligens kunne virke disiplinerende på innføring av nye spesialreguleringer med dokumentasjonsplikter.

Annet setning stiller krav om at fortegnelsen er tilgjengelig på departementets nettsider, det vil si på regjeringen.no. Kravet om «offentlig tilgjengelig» innebærer at det bør være rimelig enkelt for en interessert og kyndig bruker å finne informasjonen.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14.

Første ledd er nødvendig på grunn av lovteknikken i kapittel II hvor bestemmelsene i §§ 7 til 11 angir positive dokumentasjonsplikter. Det vil kunne forekomme forhold som ikke er angitt i disse bestemmelsene, men som likevel bør dokumenteres. Virksomheter skal dokumentere vesentlige hendelser, beslutninger, prosesser og forhold som ikke faller inn under de alminnelige dokumentasjonspliktene i §§ 7 til 11, hvis det er åpenbart at det vil ha interesse for ettertiden eller det ellers er nødvendig for å ivareta lovens formål.

Det aller meste av den daglige virksomheten vil være dekket av de alminnelige reglene i §§ 7 til 11. Bestemmelsen er tenkt som et unntak for spesielle hendelser og begivenheter som virksomheten vil måtte forstå at det åpenbart vil ha betydning å dokumentere for ettertiden.

Annet ledd gir hjemmel til å gi særlige regler for midlertidige utvalg og lignende som ikke skal inngå i organet som har oppnevnt dem, se gjeldende arkivforskrift §§ 1 til 3. Hjemmelen gir myndighet til å fravike lovens regler, blant annet ved å gi enklere regler eller unnta fra bestemte krav. Dokumentasjon etter utvalg bør ikke bli mindre dekkende for arbeidsprosessen enn det som følger av gjeldende rett.

Paragrafen er ny og er omtalt i kapittel 14.

Pliktene i §§ 7 til 11 vil kunne overlappe. Det vesentlige er at forhold dokumenteres, og at virksomheten er i stand til å finne fram til dokumentasjonen. Første setning lar det derfor være opp til virksomhetene å finne ut hvordan dokumentasjonspliktene skal etterleves i slike tilfeller.

Annen setning slår fast at dokumentasjonsplikter etter personvernforordningen samtidig kan innebære oppfyllelse av krav etter denne loven.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14.

Lovens formål er å sikre dokumentasjon i og fra vår tid som det kan være av betydning å ha tilgang til i både samtid og ettertid. Nasjonalarkivet har et særskilt og overordnet ansvar for å påse at hensynet til bredde og helhet i dokumentasjonen blir ivaretatt. Når sterke grunner taler for det, kan Nasjonalarkivet gi virksomheter pålegg om å bevare dokumentasjon som ikke er omfattet av pliktene i §§ 7 til 11. Kun virksomheter omfattet av lovens virkeområde kan pålegges slik plikt. Det er et vilkår at det foreligger sterke grunner. Antakelig vil det i slike tilfeller ofte også foreligge plikt til å dokumentere etter en konkret vurdering i tråd med § 13. Imidlertid vil en kunne tenke seg at Nasjonalarkivet ut fra et overordnet blikk ser dokumentasjonsbehov som ikke er åpenbart for den enkelte virksomhet. Nasjonalarkivet kan selv dokumentere slike forhold. Vilkåret er fortsatt sterke grunner. Ordet «eventuelt» viser at adgangen skal brukes bare i særlige tilfeller. Dokumentasjon etter bestemmelsen overføres til langtidslagring på vanlig måte.

Bestemmelsen er ny, men viderefører delvis regler i arkivforskrifta. Krav til dokumentasjonsforvaltning er omtalt generelt i kapittel 4. Tilgjengelighet er omtalt generelt i kapittel 20.

Første ledd slår fast at dokumentasjonspliktene i loven kapittel II skal ivaretas fortløpende. Dette er innfortolket for enkelte av pliktene etter gjeldende rett, men sies uttrykkelig i lovutkastet. Paragrafene 6 og 7 er ikke tatt med i oppregningen fordi disse pliktene er av en annen art enn de øvrige i kapitlet ved at de stiller krav til prosess og avtaler, ikke til oppfølging i hverdagen.

Annet ledd viderefører langt på vei arkivforskrifta § 12 i lovs form. Kravene er virkemidler for å ivareta sentrale arkivfaglige verdier. Verdiene er referert til med kjente, norske ord: ekte, pålitelig, anvendbar, dekkende og satt i sammenheng. Lovutkastet tar ikke stilling til arkivfaglige diskusjoner eller ordvalg, og formuleringene i oppregningen fra a til e må ikke betraktes som nye definisjoner av fagtermer innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning eller informasjonssikkerhet. Verdiene pålitelig, anvendbar osv. er knyttet til virkemidler som utvalget anser er viktige for oppnåelsen av verdiene.

Bokstav a bruker ordet ekte i betydningen «autentisk». Virksomheten kan gjennom sine systemer (som tilgangsstyring og loggfunksjoner) beskytte dokumentasjonen mot ikke-autoriserte endringer. Virksomheten skal påse at dokumentasjonen er beskyttet. Dette er en videreføring av gjeldende arkivlov § 9 bokstav d og arkivforskrifta § 12 bokstav a.

Bokstav b bruker ordet pålitelig knyttet til et krav om at det må foreligge metadata om dokumentasjonens opphav. Dette har blant annet betydning for å kunne fastslå proveniens. Dette er en videreføring av arkivforskrifta § 12 bokstav a.

Bokstav c bruker ordet anvendbar knyttet til et krav om at dokumentasjonen skal være mulig å gjøre tilgjengelig for all berettiget bruk og gi innsyn i. Om innsyn i arkiver, se § 33. Dette stiller krav til hvordan innholdet i dokumentasjonen er strukturert, at det ikke er foretatt formatkonverteringer eller minimering som begrenser framtidig bruk. Dette er en videreføring av krav i arkivforskrifta § 12 bokstav c. Bokstav c legger til rette for at allmennhetens innsyn skal være mulig. Retten til innsyn er regulert i offentleglova. Bestemmelsen presiserer at dokumentasjonen skal være tilgjengelig for all «berettiget» bruk. I dette ligger et implisitt krav om at dokumentasjon også må skjermes mot uberettiget bruk, tilgang og innsyn. Dette dreier seg om tilgangskontroll internt i virksomheten og om informasjonssikkerhet. Konfidensialitet er et grunnleggende krav, jf. også forvaltningsloven og personvernforordningen.

Bokstav d bruker ordet dekkende som generelt krav. Eksemplet i bokstav d er en videreføring av arkivforskrifta § 12 bokstav d. Dette er en konkretisering av et generelt krav om å sørge for at virksomhetsrettet dokumentasjon ikke blir «underslått», men kan brukes til å vise hva som faktisk foregår av prosesser i virksomheten.

Bokstav e bruker uttrykket sattisammenheng om et krav om at dokumentasjon ikke skal være fragmentert, men koples sammen med annen relevant dokumentasjon og til virksomhetsprosessene som dokumentasjonen er skapt i. Dette er et virkemiddel for å ivareta proveniens og en videreføring av arkivforskrifta § 12 første ledd annen setning. Virksomheten velger selv måter eller teknologier for å sette dokumentasjon i sammenheng på, men det kan stilles krav i forskrift etter tredje ledd. Lovutkastet viderefører ikke arkivforskriftas uttrykkelig krav til ordning (§ 1) eller klassifikasjon (§ 5). Virksomheten velger selv hvordan den vil sørge for gjenfinning. Det kan gjøres via tradisjonelle metoder eller ved å ta i bruk nye muligheter som teknologisk og arkivfaglig utvikling vil gi.

Tredje ledd første setning hjemler forskrift om systematisering og behandling av dokumentasjon. Annen setning hjemler forskrift med krav til informasjonssystemer som produserer og bevarer dokumentasjon for å oppfylle plikter etter loven her. Hjemmelen vil omfatte normer som Noark-standarden, se nærmere kapittel 17. Kongen kan gi forskrift rettet mot både statlige og kommunale virksomheter eller ulike regler for de ulike forvaltningsnivåene. Annen setning sier uttrykkelig at det kan gis forskrift om godkjenning, søknadsprosess og frister.

Dersom Kongen gir forskrift om hvordan dette nærmere skal ivaretas, må det også ligge innenfor kompetansen å kunne gi bestemmelser som skal ivareta pliktene på en annen måte, for eksempel utprøving eller forsøk i enkelte virksomheter. Forsøk er noe annet enn dispensasjon. Rekkevidden av forskriftshjemmelen må forstås i lys av det som står foran. Det kan ikke gis en forskrift som leder til at for eksempel krav til ekthet eller pålitelighet ikke ivaretas. En forskrift kan supplere bestemte funksjonelle krav med å åpne for at virksomheter kan gå fram på annen måte etter tilnærmingen «følg eller forklar». En forskrift kan for eksempel åpne for at Nasjonalarkivet kan godkjenne at en virksomhet løser oppgavene på annen måte enn forskriften anviser, hvis virksomheten godtgjør at løsningen arkivfaglig vurdert vil være like god.

Tilgjengelighet er generelt omtalt i kapittel 20. Bestemmelsen er i hovedsak en videreføring av gjeldende rett.

Første ledd gjelder tilgjengelighet mens virksomheten har dokumentasjonen hos seg. Første setning er ny. Den knesetter en plikt for virksomheter til å ha sin dokumentasjon tilgjengelig for allmennheten slik at målsettingene i loven § 1 kan nås. For at private virksomheter ikke skal pålegges en slik plikt i produksjonsfasen, er bestemmelsen avgrenset til å gjelde offentlige virksomheter. Første ledd begrenser ikke rettigheter etter offentleglova. Lovutkastet § 32 gjelder tilsvarende for arkivinstitusjoner som langtidsbevarer arkiver.

Reglene kan ses som utslag av en ambisjon om deling av data. Tilgjengeliggjøringen avgrenses av begrensninger som følger av lov, taushetsplikt eller andres rettigheter. Rettsforholdet mellom opphavsmannen og den som oppsøker dokumentasjon hos det offentlige, er ikke regulert i loven. Første setning målbærer et prinsipp om allmennhetens bruk i nåtid av forvaltningens dokumentasjon, men innebærer ikke plikt til å gjøre bestemte mengder dokumentasjon tilgjengelig.

Bestemmelsen innebærer ikke konkrete handleplikter, men må leses som en ambisjon om at offentlig forvaltning ikke nøyer seg med kun å gjøre dokumentasjon tilgjengelig på forespørsel eller i ikke-digital form (som må oppsøkes på kontorstedet). Ikke-digitalt materiale må gjøres tilgjengelig på måter som er forsvarlige og som ikke skader det.

Annet ledd viderefører bestemmelsen i gjeldende arkivlov § 21 første ledd, men går direkte ut på å avskjære privat eiendomsrett. Det åpnes ikke for unntak fra dette. Utgangspunktet er at kommuner og fylkeskommuner beholder eiendomsretten til dokumentasjon de overfører til et interkommunalt arkivsamarbeid (arkivinstitusjon). Leddet forbyr ikke at eiendomsrett til kommunale eller statlige arkiver overføres til andre offentlige arkivinstitusjoner.

Sletting er omtalt i kapittel 19.

Første ledd viderefører forbudet mot sletting i gjeldende arkivlov § 9 bokstav c. Forbudet mot sletting innebærer at dokumentasjon omfattet av loven kapittel II (som virksomheten har plikt til å sørge for å ha) bare kan slettes hvis det finnes positiv hjemmel. Sletting er med andre ord regelstyrt. Dette er samme grunnleggende lovteknikk som i arkivlova, med unntak av at dokumentasjonspliktene i loven kapittel II er langt mer presise enn gjeldende arkivlov § 6. En fortolkning av dokumentasjonspliktene i loven kapittel II kan imidlertid innebære mindre bevaringsomfang enn arkivlova § 6. Dokumentasjonspliktene i loven kapittel II er relativt presise og formålsorientert. De kan neppe tolkes slik at virksomheten har plikt til å bevare dokumentasjon uten betydning. Lovutkastet rommer derfor ingen regel om såkalt arkivbegrensning, jf. arkivforskrifta § 14.

Hjemmel til å slette kan finnes i arkivloven eller forskrift gitt med hjemmel i loven, men også annen lov eller forskrift kan gi plikt til å slette. Personvernforordningen kan være et eksempel. Ikke enhver regel om sletting går foran arkivlovens underliggende bevaringspåbud. Hjemmelen i særlov eller forskrift til særlov må være tydelig og presis. Hvis ikke vil det ikke gjelde en «plikt til å slette». En lov som hjemler en forskrift om «dokumentasjon» eller lignende, vil ikke være tilstrekkelig.

Sletting kan innebære helt eller delvis bortfall av informasjonsverdi. Som sletting regnes også informasjonstap, tap av mulighet for sammenstillinger, tap av søkemuligheter og tap av muligheter for å fastslå autentisitet, jf. lovutkastet § 19 annen setning. Forbudet mot sletting innebærer at det vil være ulovlig å fjerne for eksempel søkemulighet eller mulighet til å identifisere enkeltpersoner hvis det ikke er hjemlet. Tap av digitale arkiver trenger ikke være resultat av en aktiv eller forsettlig handling, men heller en typisk konsekvens av manglende vedlikehold, tap av data i forbindelse med konvertering, lagring i formater som har redusert gjenbruksverdi, osv. Også mangelfulle uttrekk vil kunne være ulovlig sletting. Se nærmere lovutkastet § 19 og plikten til vedlikehold.

Annet ledd er nytt. Sletting er en endelig og alvorlig handling. Annet ledd pålegger virksomheten å dokumentere hva som er slettet, og sammenhengen dokumentasjonen ble brukt i. Også det rettslige grunnlaget for slettingen skal framgå. Det vil avhenge av dokumentasjonens omfang og art hvor mange opplysninger skal bevares om det som er slettet.

Tredje ledd hjemler forskrift om sletting. Regler som tillater sletting, klargjør også plikten til å langtidsbevare dokumentasjon (ikke slette) og kan angi oppbevaringsfrister for dokumentasjon som kan slettes. Se kapittel 23.3 om behovet for nye regler om sletting. Sletting i forbindelse med overføring til langtidsbevaring må ses i sammenheng med plikten til minimering etter lovutkastet § 27. Kongen kan etter annen setning tillate sletting i tilfeller hvor det ellers er forbudt. Vilkåret er særlige grunner.

Bestemmelsen er ny, men viderefører et ansvar som arkivinstitusjonene og pliktsubjektene allerede har etter gjeldende arkivlov. Se kapittel 19.

Første setning pålegger virksomheten å sikre og vedlikeholde dokumentasjonen. Det er opp til virksomheten selv å finne ut hvordan den best sikrer og vedlikeholder dokumentasjonen, men første setning innebærer et krav om at det skal gjennomføres tiltak. Slike tiltak vil antakelig langt på vei sammenfalle med god informasjonssikkerhet og faglig god dokumentasjonsforvaltning. Pålegget gjelder alle former for behandling av dokumentasjonen. Eksemplene er konvertering til nye formater og systemer. Noe dokumentasjon vil påregnelig gå tapt som en tilsiktet følge av slik behandling. Det er utilsiktede informasjonstap virksomheten skal hindre. Dette innebærer en forventning om at virksomheten skal ha kontroll på prosessen: hva som skal og vil bli borte, og hva som skal og vil bli igjen.

Annen setning presiserer forståelsen. For senere bruk kan det være avgjørende at mulighet for sammenstilling, søking og fastsettelse av dokumentasjonens ekthet er i behold.

Overføring til utlandet er omtalt i kapittel 18. Paragrafen er en delvis videreføring av forbudet mot utførsel av arkiver i gjeldende arkivlov § 9 bokstav b. Utførsel av digital dokumentasjon er regulert i § 21.

Første ledd forbyr utførsel av ikke-digitalt arkivmateriale, det vil si papir, mikrofilm osv. Utførsel er fortsatt tillatt hvis det skjer i forbindelse med forvaltningsmessig eller rettslig bruk. Forvaltningsmessig bruk omfatter primært forvaltningens kontakt med andre lands myndigheter. Det omfatter også bruk som er knyttet til avtaler om samarbeid med andre lands arkivmyndigheter og arkivinstitusjoner. Kravet til midlertidighet innebærer at det før utførsel må fastsettes hvor lenge materialet skal være ute av landet, eventuelt hvilke kriterier som er avgjørende for varigheten av utførselen.

Annet ledd åpner for videreføring av dagens praksis for å tillate overføring til utlandet for digitalisering.

Overføring til utlandet er omtalt i kapittel 18. Paragrafen åpner for utførsel av digital dokumentasjon med en rekke forbehold. Ikke-digital dokumentasjon er regulert i § 20, som viderefører forbudet mot utførsel.

Første ledd tillater utførsel av digital dokumentasjon under forutsetning av at det skjer til et nærmere angitt, avgrenset område. Området er primært avgrenset til EØS-området, det vil si EU- og noen av EFTA-landene. I tillegg kan digital dokumentasjon overføres til tredjeland som EU-kommisjonen har godkjent. Det er bare tale om hele land, ikke territorier eller organisasjoner. Personvernforordningen kapittel V gir regler om overføring av personopplysninger til tredjestater. Artikkel 45 regulerer kommisjonens godkjenning av tredjeland. Dette området omfatter per februar 2019 flere land. Hvilke land som er godkjent, vil kunne endres. Om et land skulle miste sin godkjenning, må dokumentasjonen tilbakeføres til Norge eller et annet godkjent land.

Det er et vilkår for overføring at vilkårene i personvernforordningen artikkel 44 og 45 er oppfylt. Kravet gjelder overføring av alle typer dokumentasjon omfattet av arkivloven, også dokumentasjonen som ikke inneholder personopplysninger. Kravene i personvernforordningen antas å være hensiktsmessige, ikke bare ved utførsel av personopplysninger, men også ved utførsel av annen type dokumentasjon som er omfattet av arkivloven.

Artikkel 44 stiller krav om at både den behandlingsansvarlige og databehandleren oppfyller vilkår i forordningen. Om disse vises det til juridisk litteratur om personvernforordningen. Begrensningene i adgangen til overføring til utlandet som følger av sikkerhetsloven og annet regelverk, gjelder uavkortet. Annen setning har tre bokstavpunkter med vilkår for overføring. Alle vilkår må være oppfylt.

Bokstav a krever at det foreligger en risikovurdering, og gir eksempler på forhold som skal være vurdert. Andre forhold bør vurderes ut fra virksomhetens og dokumentasjonens art. Risikoen skal vurderes opp mot lagring i Norge. Det forutsettes at overføring ikke skjer hvis risikoen ikke er akseptabel.

Bokstav b krever en bestemt klausul i databehandleravtalen for at overføring skal være lovlig. Den norske tilsynsmyndigheten må gjennom avtalen sikres adgang til å kunne sette i gang tilsyn, for eksempel gjennom tredjepartsrevisjon. Tilsynet skal kunne ta rede på om krav i denne loven og i avtalen med leverandøren blir fulgt. Tilsynet kan ved behov snevres inn tematisk og dermed gå i dybden på etterlevelsen av spesifikke vilkår eller krav. Bestemmelsen fastsetter at databehandleravtalen skal gi tilsynsmyndigheten i Norge rettigheter. Den norske virksomheten må således påse at databehandleravtalen inneholder en klausul som forplikter skyleverandøren til å akseptere slike rettigheter som angitt i bokstav b. Nasjonalarkivet har adgang til å inngå avtale om at andre skal forestå tilsynet på sine vegne, se annet ledd.

Bokstav c krever at det skal være en kopi (klone eller tvilling på fagspråket) av langtidsbevart digital dokumentasjon (arkiver) i Norge. Det stilles krav om minst én kopi. (Leddet regulerer ikke hva som er tilstrekkelig informasjonssikkerhet eller om data bør lagres på flere lokasjoner mv.) Kravet gjelder dokumentasjon som er overført til langtidsbevaring, eller som har gått ut av administrativ bruk, og som dermed langtidsbevares for arkivformål, se nærmere §§ 26 og 28. Vilkåret er uten betydning ved overføring av dokumentasjon som fortsatt er i aktiv administrativ bruk i virksomheten (den såkalte produksjonsfasen). Kravet til nasjonal kontroll er dermed strengere for langtidsbevart dokumentasjon (arkiver).

Annet ledd viser et handlingsrom Nasjonalarkivet har som tilsyns- og arkivmyndighet til å følge opp dokumentasjon og arkiver omfattet av denne loven som er overført til utlandet. Avtale om tilsyn med norsk digital dokumentasjon kan inngås med arkivmyndighet i annen stat eller annen kvalifisert oppdragstaker. Tilsynet skal skje i henhold til instruks fra Nasjonalarkivet.

Forholdet til personvernforordningen er omtalt i kapittel 10. Bestemmelsen er omtalt i kapittel 10.5.6. Personvernforordningen gjelder som norsk lov. Den har et høyt abstraksjonsnivå og er tungt tilgjengelig. Det er derfor gode rettspedagogiske grunner til å regulere praktisk viktige spørsmål i loven her. Lovutkastet kapittel IV (§§ 22 til 25) må leses i lys av personvernforordningen. Etterfølgende europeiske rettavklaringer som innebærer autoritativ tolkning av personvernforordningen, for eksempel en fortolkning fra EU-domstolen, vil kunne få direkte betydning for denne loven.

Første setning gjengir med enklere ord forpliktelser alle virksomheter omfattet av denne loven vil ha direkte etter personvernforordningen. På denne måten understrekes at virksomheter omfattet av denne loven må forholde seg til og etterleve personvernforordningen. Personvernforordningen artikkel 30 stiller krav om at den som er behandlingsansvarlig for personopplysninger skal føre protokoll over behandlingsaktiviteter. Dermed kan virksomheten sørge for å ha oversikt over egne behandlingsaktiviteter og eget ansvar. På den måten kan virksomheten også ta rede på om den forvalter dokumentasjon som ikke inneholder personopplysninger og hvor personvernforordningen følgelig ikke gjelder.

Annen setning gjengir forpliktelsen til å avklare behandlingsansvaret i samarbeidsrelasjoner. Dette er særlig aktuelt for kommuner og fylkeskommuner som samarbeider om dokumentasjons- og arkivoppgaver.

Tredje setning forplikter virksomheter omfattet av arkivloven til å informere på nettsidene sine om forholdene omtalt i første og annen setning. Dette omfatter protokoller etter artikkel 30. Virksomheter som ikke har nettsider, har ingen slik forpliktelse. Kravet om «offentlig tilgjengelig» innebærer at det bør være rimelig enkelt for en interessert og kyndig bruker å finne informasjonen.

Forholdet til personvernforordningen er omtalt i kapittel 10. Bestemmelsen er omtalt i kapittel 10.5.2.

Personvernforordningen gir medlemslandene anledning til å gi bestemmelsene i forordningen helt eller delvis anvendelse for opplysninger som gjelder døde personer, se fortalepunkt 27. I Norge er det foreløpig ikke vedtatt slike bestemmelser. Begrunnelsen for forslaget er for det første at de foreslåtte grensene gir et bedre vern for personene det gjelder. For det andre vil en da alltid være på «den sikre siden» av hva som skal regnes som personopplysning etter personvernforordningen artikkel 4 nr. 1.

Første setning utvider vernet for opplysninger om personer til 20 år etter at den registrerte døde. Forvaltningslovutvalget foreslår at taushetsplikten for opplysninger om noens personlige forhold skal gjelde i 20 år etter personen er død, se NOU 2019: 5 Ny forvaltningslov og deres lovutkast § 35 annet ledd. Hvis regelen vedtas, vil den også gjelde for opplysninger i dokumentasjon som er overført til Nasjonalarkivet. Utvalget har i kapittel 10 drøftet hvor lenge personopplysninger bør betraktes som det etter at vedkommende er avgått ved døden. Isolert sett mener utvalget at tidsgrensen passende kunne vært satt til 10 år etter dødsfallet. Dette er angitt i hakeparentes i lovutkastet. Utvalget anser imidlertid at harmoniseringshensyn bør ha stor vekt. Hensett til forslaget fra Forvaltningslovutvalget er grensen i lovutkastet her derfor satt til 20 år.

Annen setning gjelder for tilfeller hvor dødsdato ikke er kjent, for eksempel fordi det ikke er kjent om personen fortsatt lever, vedkommende er utenlandsk statsborger, bor utenlands, eller fordi opplysningene er vanskelig tilgjengelige av andre grunner. I slike tilfeller skal opplysningen behandles som en personopplysning inntil opplysningen er 110 år gammel. Da er det rimelig sikkerhet for at vedkommende er død. Er dødsdato kjent, gjelder først setning.

Tredje setning hjemler avvikende bestemmelser. Kongen kan gi slike i forskrift eller enkeltvedtak, med de krav og virkninger som følger av forvaltningsloven. Hjemmelen kan benyttes til å gi nærmere regler om opplysninger om avdøde som samtidig vil kunne være personopplysninger om nålevende personer. Dette kan være tilfelle for opplysninger om gener, sykdommer osv.

Forholdet til personvernforordningen er omtalt i kapittel 10. Bestemmelsen er omtalt i kapittel 10.5.4 og 10.5.7. Personvernforordningen gjelder for den – i et arkivfaglig perspektiv – relativt korte perioden på 110–120 år mens vernet av det enkelte individ er spesielt viktig. Den varige verdien i allmennhetens interesse av slik dokumentasjon som spesielt nevnes i fortalepunkt 158, må ikke ødelegges i denne tiden, se også lovutkastet § 1. Effektiv beskyttelse i perioden kan utmerket godt kombineres med å ta vare på de langsiktige og varige verdiene av et slikt historisk materiale. Derfor er det grunn til å unngå alle irreversible tiltak, det vil si unngå sletting og anonymisering av dokumentasjon med stor verdi for realiseringen av formålene med arkivlovgivningen.

Første ledd første setning slår fast at Nasjonalarkivet, kommuner, fylkeskommuner og offentlig eide arkivinstitusjoner har rettslig grunnlag for å være behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse. Personvernforordningen er ikke utformet slik at dette kan slås fast med endelig klarhet, men det er opplagt behov for at nasjonal rett gir arkivinstitusjoner som følger arkivloven, trygghet for at de har behandlingsgrunnlag for opplysninger, dokumentasjon eller arkiver de er pålagt, eller har i oppgave, å ta vare på. Første setning gir en presumsjon for at personvernforordningens krav til rettslig grunnlag for behandlingen er oppfylt. Arkivinstitusjoner er definert i § 5. Interkommunale arkivsamarbeid vil normalt være databehandlere ved langtidsbevaring av kommunale og fylkeskommunale arkiver, og vil normalt være behandlingsansvarlige ved langtidsbevaring av overførte private arkiver.

Annen setning fastslår at andre virksomheter må ha godkjenning fra Datatilsynet for å kunne ha behandlingsansvar for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse. Personvernforordningen artikkel 36 nr. 5 hjemler et slikt krav i nasjonal rett. Annen setning innebærer at det bare er Nasjonalarkivet, kommuner, fylkeskommuner og offentlig eide arkivinstitusjoner som uten videre kan påberope seg dette behandlingsgrunnlaget, jf. første setning.

Tredje setning gir Nasjonalarkivet et veiledningsansvar. Det er nærliggende at Nasjonalarkivets veiledning utarbeides i samråd med Datatilsynet, og at den er rettet mot hyppig forekommende tilfeller. For eksempel kan en tenke seg aktører i sivilsamfunnet, som lokalhistorielag eller mindre museer, som neppe vil kunne forventes å bruke advokat til å avklare sitt forhold til personvernforordningen.

Fjerde setning fastsetter at Nasjonalarkivet skal få uttale seg før Datatilsynet treffer vedtak. Dette innebærer en plikt for Datatilsynet til å høre Nasjonalarkivet i sin saksbehandling, med rimelige frister. Sletting av dokumentasjon og arkiver er uopprettelig.

Annet ledd refererer hovedregelen i personvernforordningen om arkiver. Hvis det er sørget for nødvendige garantier (artikkel 89 nr. 1), trenger arkivinstitusjoner (lovutkastet § 5 bokstav d) ikke samtykke fra den enkelte for å behandle personopplysninger såframt behandlingen er nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse (det vil si i samsvar med krav og påbud i arkivloven). Se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e.

Tredje ledd gjelder spesielle typer personopplysninger, såkalte særlige kategorier personopplysninger, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1. Disse kan være særlig følsomme eller belastende for individet. For behandling av slike opplysninger gjelder et tilleggsvilkår sammenlignet med annet ledd: Samfunnets interesse i at behandlingen finner sted, skal klart overstige ulempene for den enkelte, jf. personopplysningsloven § 9.

Fjerde ledd stiller prosedyrekrav for behandling av slike særlige kategorier personopplysninger som omtalt i tredje ledd. Det første alternativet er å gjøre vurdering av personvernkonsekvenser etter personvernforordningen artikkel 35. Det andre alternativet er å rådføre seg med personvernombudet etter personvernforordningen artikkel 37 (eller annen nærmere bestemt funksjon) for å vurdere om behandlingen vil oppfylle kravene i personvernforordningen og øvrige bestemmelser fastsatt i eller med hjemmel i denne loven.

Femte ledd hjemler forskrift om behandling av særlige kategorier av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse.

Sjette ledd hjemler forskrift som klargjør hva som kreves eller bør vurderes for å etterleve kravene i personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 om nødvendige garantier. Artikkel 89 nr. 1 har et utilgjengelig innhold som gir opphav til mange tvilsspørsmål. Selv for kyndige offentlige virksomheter med de beste intensjoner vil det kunne oppstå usikkerhet med hensyn til hva som kreves.

Forskriften kan fylle ut paragrafens regler for å ivareta nødvendige garantier etter personvernforordningen artikkel 89 nr. 1. Eksempler på forhold som kan reguleres nærmere i en slik forskrift, er hvilke tiltak som bør vurderes, hva disse nærmere kan gå ut på (for eksempel hvordan pseudonymisering kan skje), når tiltak må være etablert (ved lagringen eller ved utleveringen), og eventuelt også forholdsmessighetsvurdering av tiltakets kostnader og vernehensynets tyngde (ulike kategorier personopplysninger og omfang i den aktuelle dokumentasjonen). En eventuell forskrift bør utarbeides i dialog med Datatilsynet og Nasjonalarkivet.

Forholdet til personvernforordningen er omtalt i kapittel 10. Bestemmelsen er omtalt i kapittel 10.5.5. Personopplysningsloven § 17 gjør dag om unntak fra den registrertes rettigheter etter personvernforordningen artikkel 15 og 16 ved behandling av personopplysninger for blant annet arkivformål i allmennhetens interesse. Bestemmelsene foreslås overført til arkivloven når det gjelder arkivformål, for å gi bedre systematikk og sammenheng i regelverket.

Personvernforordningen artikkel 89 nr. 3 hjemler at nasjonal rett, for arkivformål i allmennhetens interesse, kan gjøre unntak fra seks av artiklene som gir rettigheter for registrerte personer. Dette gjelder artikkel 15 om innsyn, artikkel 16 om korrigering, artikkel 18 om begrenset behandling, artikkel 19 om underretningsplikt knyttet til retting og sletting, artikkel 20 om dataportabilitet og artikkel 21 om rett til å protestere mot behandling av personopplysninger. Ved gjennomføringen i norsk rett ble det ikke gitt begrensninger i rettighetene etter artiklene 19 til 21, se Prop. 56 LS (2017–2018). Lovutkastet her gjør heller ikke unntak for rettighetene etter artikkel 18.

Vilkåret om at behandlingen ikke får rettsvirkninger eller direkte faktiske virkninger for den registrerte, følger i dag av personopplysningsloven § 17 siste ledd. Ifølge Prop. 56 LS (2017–2018) sikter vilkåret til tilfeller der behandlingen får virkninger for den registrerte utover opplevelsen av inngrep i personvernet.

Se generell omtale i kapittel 21. I samsvar med definisjonen i § 5 brukes arkiver om dokumentasjon som langtidsbevares.

Første ledd stiller overordnede krav til langtidsbevaring av dokumentasjon: varig og trygg. Leddet fastsetter at dokumentasjonen skal overføres til langtidsbevaring når den er gått ut av bruk i virksomheten der den er skapt, eller om virksomheten legges ned. Plikten til å overføre til langtidsbevaring er ikke knyttet til dokumentasjonens alder.

Annet ledd forplikter virksomheter omfattet av loven til regelmessige vurderinger av om dokumentasjonen er gått ut av bruk og om den kan overføres til langtidsbevaring. Slik vurdering skal senest foretas minst hvert fjerde år.

Formålet med bestemmelsen er for det første bevaring: at dokumentasjon som ikke lenger er i bruk, ikke skal bli stående og forfalle. Risikoen for forfall er større for digital dokumentasjon enn for papirer fordi forvaltningen har mindre erfaring med å forvalte digital dokumentasjon over lang tid. Det andre formålet er aktiv forvaltning: at virksomhetene skal vurdere om dokumentasjon de velger å ha stående er underlagt egnet informasjonssikkerhetsregime. Dette formålet kan ses i sammenheng med dokumentasjonsstrategien i § 6. Det er opp til virksomheten om den vil koble sammen fireårssyklusene.

Tredje ledd hjemler forskrifter hvor Kongen kan fastsette at enkelte typer virksomheter skal overføre dokumentasjon for langtidsbevaring på et bestemt tidspunkt, herunder at overlevering skal utsettes i lang tid. Det siste åpner for at virksomheter kan få tillatelse til å forvalte sin dokumentasjon i lang tid selv, for eksempel statlige virksomheter hvis data ikke naturlig går ut av bruk etter for eksempel 10, 20 eller 40 år. Forskriftshjemmelen er generell, men vil antakelig i hovedsak bli brukt om statlig dokumentasjon. Hvis for eksempel Kartverket får tillatelse til å forvalte sine data i lang tid, vil det gjerne være en kombinasjon av primærformålet og arkivformål. Desto viktigere vil det være at Nasjonalarkivet stiller krav til langtidsbevaringen, det vil si kvalitative krav til bevaringsmåten.

Fjerde ledd gir Kongen hjemme til å stille krav til langtidsbevaringen. Krav kan stilles til både statlige og kommunale arkivinstitusjoner. Kongen kan videre gjøre disse kravene til langtidsbevaringen gjeldende for virksomheter som for eksempel etter tredje ledd, selv tar vare på dokumentasjonen utover 10 år.

Paragrafen er ny. Minimering er omtalt sammen med sletting i kapittel 19 og i kapittel 10 om personvernforordningen.

Første ledd knytter minimering til arbeidet med sletting før overføring til langtidsbevaring, se forbudet mot sletting i § 18. Personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 krever at prinsippet om dataminimering (artikkel 5 nr. 1 bokstav c) skal overholdes ved behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse, men er ikke konkret. Artikkelen peker på tekniske og organisatoriske tiltak som særlig relevante. Første ledd pålegger statlige virksomheter å avtale med Nasjonalarkivet hvordan disse pliktene skal ivaretas før overføring til langtidsbevaring. Hvilke tiltak som er aktuelle eller nødvendige, avhenger av dokumentasjonens innhold. Etter hvert som en vinner klarhet om hva personvernforordningen krever, kan kravene til minimering innarbeides i slettingsregler. I så fall vil behovet for særskilt avtale være begrenset såframt slettingsreglene følges, se også fjerde ledd.

I samsvar med lovutkastets regler om sletting og prinsippet om dataminimering kan virksomheten selv fastsette minimumskrav til oppbevaringstid, det vil si hvor lenge virksomheten minst skal ta vare på ulike typer dokumentasjon (engelsk: retentionschedules). Slike interne regler danner grunnlag både for prosesser med oppsett av systemer og for slettingsprosedyrer, men setter også rammene for innbyggernes og allmennhetens tilgang.

Annet ledd krever at en beskrivelse av minimeringen (metoden) skal langtidsbevares sammen med dokumentasjonen. Det er viktig for brukere av arkivene å vite hva som ikke finnes der, og hvorfor. Annen setning nevner måter minimering kan skje på, men begrenser ikke hva som kan kreves etter personvernforordningen eller av avtalen mellom virksomheten og Nasjonalarkivet.

Tredje ledd utvider virkeområdet for paragrafen til andre virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c. For disse er det ikke et krav om avtale med Nasjonalarkivet, men det skal gis melding om minimeringen. Både melding etter tredje ledd og avtale etter første ledd kan være relevant for tilsynsmyndigheten.

Fjerdeledd hjemler adgang for Kongen til å gi forskrift om minimering av personopplysninger. Forskriften kan gjelde generelt, det vil si både for Nasjonalarkivet, kommuner, fylkeskommuner og kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjoner. Forskriften kan være grunnlag for standardiserte avtaler mellom virksomheten og arkivinstitusjonen, det vil si at virksomheten ikke trenger gjøre mer enn å bekrefte overfor Nasjonalarkivet at forskriften er fulgt. Personvernforordningens krav er selvstendige og kan komme i tillegg til forskriften.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 21 og viderefører deler av gjeldende arkivlov § 10.

Første ledd viderefører uttrykkelig kommunenes og fylkeskommunenes ansvar for langtidsbevaring, se likevel tredje ledd for tvilstilfeller. Ansvaret for å gjøre arkiver tilgjengelige er gjort eksplisitt. Annen setning fastsetter et felles ansvar for eierkommunene for langtidsbevaring av dokumentasjonen fra ulike kommunale samarbeidsordninger. Se fjerde ledd om hvor arkivene skal langtidsbevares.

Annet ledd viderefører deler av gjeldende arkivlov § 10 første ledd. Annen setning er ny og gir Nasjonalarkivet i oppgave å tilby kommuner og fylkeskommuner digitale lagringstjenester. Kommunene og fylkeskommunene skal ikke betale mer enn selvkost for eventuell bruk av lagringsløsningene. Andre oppgaver knyttet til langtidsbevaring, som testing, arkivbeskrivelse og bistand ved uttrekk, er ikke oppgaver som er omfattet av annet ledd. Avtalen kan omfatte tjenester knyttet til tilgjengeliggjøring. Nasjonalarkivet er ikke pålagt å tilby slike tjenester til selvkost.

Tredje ledd er nytt og formulerer et utgangspunkt for vurderingen av om en virksomhet er statlig eller kommunal. Annen setning gir Kongen myndighet til å avgjøre i tvilstilfelle om en virksomhet skal anses som kommunal eller statlig med tanke på ansvaret for langtidsbevaring. Formålet er å kunne løse tvilstilfeller som kan oppstå som resultat av fragmentering eller innovasjon i offentlig organisering.

Fjerde ledd gjelder virksomheter omfattet av loven som har flere eiere. Arkivene langtidsbevares der eierne bestemmer. Virksomheten har plikt til å bevare dokumentasjon, jf. lovutkastet § 26 første ledd, i tilfeller hvor eierne ikke har tatt avgjørelse om sted for langtidsbevaringen.

Femteledd åpner for avtaler mellom Nasjonalarkivet og kommunale eller fylkeskommunale arkivinstitusjoner som avviker fra reglene i første til fjerde ledd. Dette må ses i sammenheng med utvalgtes tilrådning i kapittel 11.3.2 om å fortsette utprøvingen av nye regionale samarbeidsmodeller med sikte på å få best mulig publikums- og arkivtjenester ut av budsjettmidlene.

Paragrafen viderefører i hovedsak gjeldende regulering i arkivforskrifta og riksarkivarens forskrift, men i lovs form og med nye ord. Bestemmelsen er omtalt i kapittel 21.

Første ledd viderefører arkivforskrifta § 6 første ledd i lovs form med noe andre ord. Regelen løftes fra forskrift til lov fordi dette er et helt sentralt krav til all langtidsbevaring av dokumentasjon.

Annet ledd forbyr mediekonvertering av materiale eldre enn fra 1950. Leddet viderefører arkivforskrifta § 6 annet ledd første setning. Med mediekonvertering menes blant annet digitalisering av dokumentasjonen og destruksjon av originalmediet. Digitalisering uten destruksjon er tillatt, men det må selvfølgelig vurderes om originalmediet tåler digitaliseringsprosessen. Det kan videre være nødvendig å digitalisere eller lignende av konserveringshensyn, det vil si i tilfeller hvor materialet er i ferd med å gå til grunne.

Tredje ledd viderefører i lovs form hovedtrekkene i riksarkivarens forskrift kapittel 8. Detaljene kan videreføres i forskrift hjemlet i fjerde ledd. Det er imidlertid ikke lenger fastsatt som et vilkår at dokumentasjonen må være registrert i elektronisk journal eller tilsvarende elektroniske registre, men fravær av registrering vil være relevant i vurderingen av om dokumentasjonen gjennom digitaliseringen blir mindre tilgjengelig. Mediekonvertering krever tilførsel av metadata for å kompensere for tapet av proveniens (visshet om opphavet) som følger med. Originaler av særskilt historisk verdi kan ikke destrueres. Ordet «særskilt» klargjør at originaldokumenter av alminnelig historisk verdi kan destrueres.

Fjerde ledd hjemler forskrift. Det vil trolig være behov for at forskriften etablerer noen kriterier for hva som ligger i særskilt historisk verdi, særlig for materiale fra før 1990. Slike kriterier vil falle inn under punktet «om konvertering av dokumentasjon» i fjerde ledd. Kriteriene kan utformes som faste rammer eller, kanskje mest hensiktsmessig, som retningslinjer eller vurderingstemaer.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 21.

Første ledd er nytt og stiller krav om at statlige virksomheter som hovedregel skal konvertere ikke-digitale arkiver (hovedsakelig papirarkiver) før overføring digitalt til Nasjonalarkivet, se kapittel 21.4.6. Bakgrunnen er at langtidsbevaring er kostnadskrevende uansett format, men digitale arkiver er lettere å gjøre tilgjengelig enn ikke-digitale. Første ledd innebærer at virksomhetene selv vil måtte konvertere sine arkiver før overføring såframt det ikke er gjort unntak etter annen setning. Annen setning gir Nasjonalarkivet hjemmel til å gjøre unntak fra kravet om digital overføring. Unntak kan være aktuelt for materiale som skal til Norsk helsearkiv, fordi de er del av Arkivverket som selv står for digitaliseringen. Et annet eksempel er hvis kostnadene ved konvertering er svært høye. Normalt vil statlig dokumentasjon i forvaltningen i dag ikke inneholde originaler som har særlig historisk verdi som gjenstand, men hvis så skulle være tilfelle, kan Nasjonalarkivet gjøre unntak fra kravet om digital overføring. Digitalisering av foto, film og kart kan være ønskelig med tanke på tilgjengeliggjøring, men ofte vil det være grunn til å langtidslagre originalen. Formkrav i annet regelverk kan hindre mediekonvertering, men slike regler bør søkes endret.

Annet ledd viderefører gjeldende arkivlov § 10 fjerde ledd. Motsetningsvis beholder kommuner og fylkeskommuner rådigheten over sine arkiver selv.

Tredje ledd første setning hjemler forskrift med krav til forberedelsen av overleveringen til Nasjonalarkivet og hjemler forskrift om tekniske formater, systematisk orden, overføringen, lagringsmåte og arkivlokaler, se arkivforskrifta § 20 fjerde ledd. Annen setning er ny og gir hjemmel til å stille andre krav i denne sammenheng enn etter lovutkastet § 29.

Fjerde ledd viderefører gjeldende arkivlov § 11.

Paragrafen viderefører arkivforskrifta § 7 i lovs form. Teknologien for bevaring av arkiver på ikke-digitale informasjonsbærere er kjent og velprøvd. Utvalget har derfor videreført gjeldende rett som fastslår plikt til å oppbevare arkivene slik at de er vernet mot skadelig påvirkning fra omgivelsene, skadeverk osv. Fordi reglene er viktige for å sikre disse arkivene, men også kostnadskrevende, mener utvalget at reglene bør framgå av lov.

Paragrafen er ny og er omtalt i kapittel 20, men viderefører et ansvar arkivinstitusjoner har fra før.

Første ledd forplikter arkivinstitusjoner som langtidsbevarer arkiver, til å registrere denne i en felles, allment tilgjengelig og nettbasert katalog forvaltet av Nasjonalarkivet. Dette gjelder både offentlig og private arkivinstitusjoner. En slik katalog vil gi oversikt over hvilke arkiver som befinner seg i ulike arkivinstitusjoner, biblioteker, museer og eventuelt andre virksomheter. Dette muliggjør allmenn informasjon om innholdet i arkivene og hvor publikum kan få tilgang til dem. Dette har stor betydning for å sikre allmenn tilgang til arkivene. Plikten stiller krav til at funksjonalitetene i katalogen er egnet for arkivinstitusjonene.

Annet ledd slår fast et prinsipp om åpne data. Opphavsrett, andre rettigheter og regler setter grenser for bruken av arkiv under langtidsbevaring hos Nasjonalarkivet og andre arkivinstitusjoner, se tilsvarende § 17 om tilgjengelighet i dokumentasjonsfasen. Næringsutvikling og forskning er ment som eksempler på etterbruk av arkiv og innebærer ingen avgrensning av mulige bruksmåter. Ny teknologi vil åpne for nye bruksområder.

Annet ledd annen setning slår fast at det samme utgangspunktet gjelder for arkiver under langtidsbevaring hos kommuner og fylkeskommuner som ikke nødvendigvis vil være å regne som arkivinstitusjoner.

Tredje ledd gjelder ikke-digitale arkiver. Som hensiktsmessige lokaler for å gjøre ikke-digitale arkiver tilgjengelige vil en også regne biblioteker og museer.

Fjerde ledd fastsetter at den som vil gjøre bruk av arkiver skal kunne forvente hjelp og veiledning. Dette gjelder både digitale og ikke-digitale arkiver. Det er nødvendig at arkivinstitusjonene har kjennskap til de enkelte arkivene sine, sammenhengen mellom dem og organisasjonen de oppsto i. Ovenfor brukere av digitale arkiver vil det ofte være tilfredsstillende å gi hjelp og veiledning over nettet, mens det overfor ikke-digitale arkiver også vil være tale om personlig hjelp og veiledning. Det må legges til grunn at hjelpen og veiledningen tilpasses spørsmålets art og viktighet og at arkivinstitusjonen vil legge til rette for å prioritere noen henvendelser framfor andre, for eksempel slik at henvendelser som gjelder å fastsette, fremme og forsvare rettigheter kan prioriteres framfor andre mer trivielle henvendelser.

Femte ledd gir Nasjonalarkivet en veiledningsoppgave.

Sjette ledd gjelder betaling for innsyn. Det er rimelig at den som etterspør offentlig dokumentasjon, i noen situasjoner bærer kostnadene, for eksempel framfinning i arkiver. Vilkåret er at arbeidet må være særlig omfattende. Kongen gir forskrifter. Gebyrhjemmelen gjelder Nasjonalarkivet og offentlig arkivinstitusjoner. Offentlige arkivinstitusjoner er slike som kommune eller stat eier. Private arkivinstitusjoner er ikke omfattet av denne regelen, men kan sette egne priser og vilkår i kraft av privatautonomi.

Innsyn i dokumentasjon overført til langtidsbevaring er omtalt i kapittel 20.

Første ledd slår fast at overføring til Nasjonalarkivet har som konsekvens at taushetsplikt reguleres av forvaltningslovens taushetspliktregler og innsyn av offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningsloven (personvernforordningen artikkel 13 til 15), det vil si reglene som gjelder for Nasjonalarkivet som forvaltningsorgan. Dermed er utgangspunktet at særlovsbestemmelser om innsyn og taushetsplikt ikke skal legges til grunn av Nasjonalarkivet. Dette er en klar og tydelig regel som vil være ressurseffektiv å praktisere. Kongen kan etter tredje setning gir forskrift med avvikende regler. Klageinstans for Nasjonalarkivets vedtak er overordnet departement, for tiden Kulturdepartementet. Selv om dokumentasjonen kan gjelde en bestemt sektor, er det Kulturdepartementet som er overordnet departement for Nasjonalarkivets saksbehandling.

Innsyn i langtidsbevarte kommunale arkiver er fortsatt under kommunens eller fylkeskommunens rådighet. Dermed vurderes innsyn etter de samme reglene som gjelder for kommunen og fylkeskommunen i utgangpunktet.

Annet ledd slår fast at selv om råderetten over arkivet er overført til Nasjonalarkivet, gjelder partsinnsynet. Partsstatus må ha foreligget før overføringen. Også andre særlige innsynsretter videreføres, hvis dette er hjemlet i særlovgivningen. Rammene for den særlige innsynsretten følger av forvaltningsloven eller den aktuelle særloven. Annet ledd hjemler ikke alminnelig innsyn etter offentleglova eller særlov.

Tredje ledd gjelder innsyn for forskere, journalister og andre. Nasjonalarkivet får en omfattende fullmakt til å gi innsyn til tross for at taushetsplikt gjelder. Grupper som kan tenkes å ha saklig grunn kan være forskere, journalister og andre som ivaretar oppgaver som kan begrunne å gi disse videre innsyn enn det som ellers gjelder. Fullmakten gjelder statlige arkiver som Nasjonalarkivet langtidsbevarer. Kulturdepartementet er klageinstans. Utvalget har ikke gått nærmere inn og utredet spørsmålet om innsyn for forskere i kommunalt og fylkeskommunalt materiale, se kapittel 23.3.2.

Tredje ledd annen setning hjemler forskrift ved digital tilgjengeliggjøring. Ved slik tilgjengeliggjøring kan Kongen gi innsyn og gjøre unntak for taushetsplikt. En samlet avgjørelse for et helt arkiv eller en bestemt informasjonsmengde kan innebære en sjablongmessig eller forenklet vurdering av innholdet. Dermed forenkles arbeidet med å legge massedigitalisert dokumentasjonen samlet ut på internett.

Fjerde ledd gir Nasjonalarkivet adgang til å nekte innsyn selv om taushetsplikt har falt bort, på grunn av sterke personvernhensyn. Sammenlignet med gjeldende regulering i forvaltningslovforskriften § 11, innebærer dette en skjerping. Etter gjeldende rett kan Arkivverket forlenge taushetsplikt (nekte innsyn) når hensynet til personvern tilsier det. Lovutkastet innebærer at innsyn bare kan nektes når sterke personvernhensyn tilsier det. Dette innebærer økt åpenhet.

Fjerde ledd annen setning forlenger taushetsplikten for Nasjonalarkivet i de tilfellene hvor særlovgivningen fastsetter lengre taushetsplikt enn forvaltningsloven. I så fall gjelder ikke forvaltningslovens frister for taushetspliktens lengde, men særlovgivningens. For øvrig gjelder reglene i forvaltningsloven.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 22.

Første ledd viderefører koordineringsansvaret Riksarkivaren har etter gjeldende arkivlov § 13 første ledd. Annen setning er ny og synliggjør at det skal finne sted bevaring av private arkiver som et sørge-for-ansvar for Nasjonalarkivet. Dette innebærer ikke nødvendigvis at langtidsbevaringen av arkivene må skje hos Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet kan inngå avtaler med andre arkivinstitusjoner, biblioteker og museer på nasjonalt nivå. Uttrykket «av vesentlig nasjonal betydning» gir rom for skjønn og for at Nasjonalarkivet kan ta hensyn til bevilgningssituasjonen.

Annet ledd er nytt og fastsetter fylkeskommunens parallelle ansvar for å koordinere bevaring av private arkiver av regional betydning. Fylkeskommunens ansvar erstatter de gjeldende fylkeskoordinerende leddene for arbeidet med private arkiver. Dette åpner for i større grad å se private arkiver i sammenheng med fylkeskommunens øvrige oppgaver innenfor bibliotek, museum og kulturminnevern samt regional utvikling generelt.

Annet ledd annen setning er ny og synliggjør at det skal finne sted bevaring av private arkiver regionalt som et sørge-for-ansvar for fylkeskommunen. Dette innebærer ikke nødvendigvis at arkivene må langtidsbevares i regi av fylkeskommunen. Fylkeskommunen kan inngå avtaler med andre arkivinstitusjoner, biblioteker og museer i regionen. Uttrykket «av vesentlig regional betydning» gir et rom for skjønn og for at fylkeskommunen kan ta hensyn til bevilgningssituasjonen.

Tredje ledd gir Nasjonalarkivet hjemmel til å føre tilsyn med arbeidet med private arkiver som skjer med offentlig finansiering, det vil si både tilskudds- og driftsbevilgninger. Statlig tilsyn gjelder bare lovlighet. Nasjonalarkivets veiledning om arbeidet med private arkiver er ikke gitt som forskrifter, og det føres derfor ikke tilsyn med at veiledningen følges.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 22.

Paragrafen er ny. Enkelte føringer for langtidsbevaringen av private arkiver kan tidligere ha vært gitt i retningslinjer etter gjeldende arkivlov § 14.

Pålegget om at bevaringen skal skje etter arkivfaglige prinsipper, stiller blant annet krav til bevaring av indre sammenheng i materialet. Nasjonalarkivet kan utdype dette i veiledning. Pålegget om å registrere i en felles, allment tilgjengelig og nettbasert katalog stiller krav til at funksjonalitetene i katalogen er egnet også for museer og biblioteker som langtidsbevarer private arkiver. Pålegget gjelder ikke private personers eller bedrifters dokumentasjon, men er avgrenset til langtidsbevaring av arkiver i arkivinstitusjoner etter at opprinnelig bruksformål er oppnådd. Pålegget omfatter offentlige biblioteker og museer som langtidsbevarer private arkiver. Avgrensningen til offentlig finansierte arkivinstitusjoner innebærer at private bedriftsmuseer ikke er omfattet. Arkivinstitusjoner med hovedsakelig offentlig finansiering er derimot forpliktet til å følge bestemmelsen, for eksempel arkivinstitusjoner som mottar betydelige statstilskudd (som Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek) eller som er del av en offentlig virksomhet, som et universitet.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 22.

Paragrafen viderefører gjeldende arkivlov § 16 med andre ord. Første ledd første setning sier uttrykkelig at eventuelle vilkår som givere fastsetter for tilgangen til private arkiver, må være saklige. Dermed kan oppbevaringsinstitusjonen ikke ta imot private arkiver med usaklige vilkår for tilgangen. Vilkår som er stilt før loven tar til å gjelde, må likevel overholdes dersom arkivet fortsatt skal beholdes. For øvrig gjelder de alminnelige reglene om taushetsplikt for opplysninger som ville vært taushetsbelagt om de hadde befunnet seg i et arkiv fra en offentlig instans. Avgrensninger i tilgangen gjelder bare i 100 år.

Andre ledd viderefører arkivlova § 16 annet ledd med andre ord.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 22.

Paragrafen viderefører gjeldende arkivlov §§ 13 annet ledd, 15, 17 og 18. Det er nytt at Nasjonalarkivet kan vedta at arkiver av både privat og offentlig opphav gis status som særskilt verneverdige.

Første ledd første setning åpner for et fritt og vidt skjønn i spørsmålet om å registrere arkiver som særskilt verneverdige. Det lar seg ikke gjøre å definere presist hva slags dokumentasjon det kan være snakk om, eller hvor den kan stamme fra. Loven er dermed ikke stedet å fastsette kriterier for hvilke typer private arkiver som bør kategoriseres og bevares som særskilt verneverdige. Dette overlates til fagmiljøene og kan omtales i planer og strategier.

Er det aktuelt at et særskilt verneverdig arkiv deles opp, føres ut av landet eller står i fare for å skades, ødelegges eller gå tapt, kan Nasjonalarkivet etter annet ledd kopiere dokumentasjonen uten å måtte betale vederlag for innholdet. Nasjonalarkivet bærer kostnadene med å kopiere.

Nasjonalarkivet har også rett til å kopiere etter tredje ledd dersom et deponert arkiv kreves tilbake. Det kan ikke stilles nye, strengere vilkår for tilgangen til kopien enn til den deponerte doku mentasjonen. Eieren kan alltid lempe på vilkårene.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 11. Paragrafen viderefører deler av gjeldende arkivlov §§ 4, 21 annet ledd og 21 a. Arkivverket omtales i lovutkastet som Nasjonalarkivet. De regionale enhetene omtales ikke fordi denne delen av § 4 i gjeldende arkivlov ikke har rettslig betydning.

Førsteledd slår fast Nasjonalarkivets rolle som nasjonal myndighet i sektoren, det vil si fagdirektorat med ansvar for oppfølging av arkivloven og arkivsektoren. Slik arkivsektoren er organisert i dag, er Nasjonalarkivets hovedoppgaver å gi veiledning, drive utviklingsarbeid, føre tilsyn, samt forestå langtidsbevaring av statlige og private arkiver og gjøre dem tilgjengelige. Andre bestemmelser i loven gir Nasjonalarkivet flere oppgaver. Det vil være opp til departementet eventuelt å gi Nasjonalarkivet myndighet til å gi autoritative fortolkninger av lov og forskrift.

Paragrafen viderefører gjeldende arkivlov § 8. Virksomheter omfattet av loven må gi opplysninger som gjelder oppfyllelsen av plikter etter loven, for eksempel til statistikkformål. Plikten gjelder bare opplysninger som kan framskaffes uten å bryte taushetsplikt. For å redusere rapporteringsbyrden videreføres ikke hjemmelen i arkivlova til å kreve regelmessig rapportering.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 12.4.5. Retten til å klage på manglende etterlevelse er ny. Klageretten gjelder for massemedier og organisasjoner for massemedia, det vil si presse- og ytringsfrihetsorganisasjoner. Massemedia og organisasjoner for massemedia vil ha særlig aktuell interesse i etterlevelsen av arkivloven, men lovteksten legger ikke opp til en streng vurdering av hva som skal defineres som massemedia og dermed kunne klage. Om redaktørstyrte journalistiske mediers særlige funksjon, se Kulturdepartementets høring av ny medieansvarslov 9. mai 2018 punkt 7.1.2 side 104 flg.

Klageretten er avgrenset til brudd på visse bestemmelser. Klageinstansen vil kunne konstatere brudd på arkivlovens regler og dermed være rettsavklarende. Klargjøring av plikter vil kunne øke etterlevelse og gi massemedia argumenter i dialog med forvaltningen, selv om klageinstansens vedtak i den enkelte sak kan komme etter at det aktuelle tilfellet har mistet sin nyhetsverdi.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 12. Paragrafen viderefører gjeldende arkivlov § 7 med nye ord, mer presis regulering og nye sanksjoner. Den nye kommuneloven har i kapittel 30 Statlig tilsyn bestemmelser som pålegger statlige tilsynsmyndigheter å samordne tilsyn med kommuner og fylkeskommuner med andre statlige tilsyn. Fylkesmannen har ansvar for samordningen (§ 30-6). Før det vedtas pålegg om retting eller andre reaksjoner med vesentlige virkninger for kommunen eller fylkeskommunen, skal det være dialog om slike pålegg eller reaksjoner og om kommunens eller fylkeskommunens oppfølging (§ 30-7). Disse bestemmelsene vil også gjelde for Nasjonalarkivet som tilsynsorgan. Tvisteloven § 1-4 a innførte fra 2017 søksmålsadgang for kommuner og fylkeskommuner for blant annet tilsynspålegg.

Første ledd avgrenser tilsynshjemmelen til visse kapitler av loven. Tilsyn er kontroll av lovlighet. Annen setning gir tilsynsobjektene plikt til å gi opplysninger og gi tilgang til systemer mv. uten begrensninger av taushetsplikt.

Annet ledd hjemler pålegg og reaksjoner på lovbrudd. Når Nasjonalarkivet kan gi pålegg om retting, kan de samtidig sette frist. Det er ikke klagerett for offentlige organer på pålegg eller reaksjoner etter dette leddet. Forvaltningslovens og kommunelovens særlige regler om klage er ikke gjort gjeldende. I tillegg til å pålegge retting kan Nasjonalarkivet også pålegge tilsynsobjektet å rekonstruere data som har gått tapt som følge av regelbruddet. Rekonstruksjon er aktuelt når forholdet ikke kan rettes ved ordinære handlinger i virksomheten fordi dokumentasjonen er tapt. Pliktsubjektet bærer kostnadene ved rekonstruksjonen. Rekonstruksjon kan være kostnadskrevende, men vil kompensere arkivtapet. Sanksjonen kan bare benyttes der rekonstruksjon er mulig og ikke uforholdsmessig kostbart sammenholdt med dokumentasjonens verdi og lovbruddets art.

Tredje ledd åpner for at fylkesmannen fører tilsynet med etterlevelse av arkivloven med kommuner og fylkeskommuner. Fylkesmannen kan i så fall også gi pålegg om retting og rekonstruksjon etter annet ledd. Nasjonalarkivet vedtar eventuelle sanksjoner etter § 42.

Fjerde ledd hjemler tilsyn fra Datatilsynet med loven kapittel IV fordi de underliggende reglene følger av personvernforordningen. Se nærmere i kapittel 10. Reguleringen av Datatilsynets tilsynsvirksomhet følger av personopplysningsloven.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 12. Se den innledende merknaden til § 42 om Nasjonalarkivets plikt til å innrette seg etter bestemmelsene i kommuneloven kapittel 30, jf. særlig § 30-7, og om søksmålsadgang etter tvisteloven § 1-4 a.

Første ledd hjemler overtredelsesgebyr. Dette er ment som en straff og skal bare benyttes ved gjentatte eller alvorlige lovbrudd. Med andre ord skal overtredelsesgebyr ilegges sjelden og i bare særlige tilfeller. Før overtredelsesgebyr ilegges, må Nasjonalarkivet blant annet vurdere hvor alvorlig virksomheten har krenket de interesser loven verner, om det foreligger gjentakelse, om virksomheten har hatt eller kunne ha oppnådd noen fordel ved overtredelsen og om virksomheten ved retningslinjer, instruksjon, opplæring, kontroll eller andre tiltak kunne ha forebygget overtredelsen.

Forvaltningslovens regler om overtredelsesgebyr er gjort gjeldende. Det er ikke klagerett for offentlige organer som ilegges overtredelsesgebyr. Bestemmelsen regulerer ikke nivået på gebyret, men Kongen gir forskrift om utmålingen. Lovbruddets alvor og virksomhetens økonomiske evne bør reflekteres i utmålingen.

Annet ledd hjemler tvangsmulkt. Dette er en sanksjon som løper til pålegget ilagt ved tilsyn, er gjennomført. Siktemålet er å kunne tvinge fram lukking av avvik. Bruken av tvangsmulkt skal ikke kunne påvirke offentlige virksomheters evne til å levere samfunnskritiske tjenester til innbyggere og næringsliv. Enkelte av forvaltningslovens regler om tvangsmulkt er gjort gjeldende. Det er ikke klagerett for offentlige organer som ilegges tvangsmulkt.

Ved at tilsynsmyndigheten kan benytte sanksjonsmidlene overtredelsesgebyr og tvangsmulkt, kan en unngå situasjonen som i dag oppstår hvor Arkivverket må avslutte tilsyn uten at tilsynsobjektet har vist vilje og/eller evne til å lukke avviket og rettet opp det lovstridige forholdet. Utgangspunktet er imidlertid at sanksjoner ikke skal være nødvendige, men at interne prosesser skal sikre etterlevelse, og at avvik påpekt i tilsyn blir lukket uten videre.

Tredje ledd gir Datatilsynet hjemmel til å ilegge sanksjoner etter personopplysningsloven kapittel 7 for brudd på reglene i loven kapittel IV.

Fjerde ledd er skrevet etter mønster fra plan- og bygningsloven § 32-10.

Bestemmelsen er omtalt i kapittel 12. Grov uaktsomhet er i dag ikke straffbart etter gjeldende arkivlov § 22, men foreslås gjort straffbart.

Det foreslås en helt ny arkivlov. Paragrafen åpner for en gradvis ikraftsetting. Kongen kan benytte fleksibiliteten til ikke å sette i kraft regler som krever mer utredning, eller som krever mer omfattende tilpasning i arkivsektoren.

Paragrafen er ny. Overgangsregler kan være nødvendig dersom lovutkastet tar til å gjelde raskt og alle bestemmelsene iverksettes samtidig. Særlig for mindre virksomheter som ikke tidligere har vært omfattet av arkivloven, vil det kunne bli utfordrende å etterleve kravene til dokumentasjon. Overgangsregler kan bidra til at virksomheter ikke kommer i situasjoner hvor de har plikter de ikke realistisk kan klare å etterleve.

Nasjonalarkivet gis adgang til å inngå avtale med en virksomhet i denne situasjonen. Nasjonalarkivet bør vurdere om virksomheten gjennom veiledning eller med rimelig egen innsats kan makte å oppfylle lovens krav. Det er en forutsetning for avtalen at virksomheten selv har tatt kontakt med Nasjonalarkivet og at den har lagt fram en plan for når de ulike vilkårene skal være oppfylt. Det er videre en forutsetning at virksomheten har gjort et forarbeid med å avklare sine behandlinger av personopplysninger og også har utarbeidet dokumentasjonsstrategi. Avtalen innebærer ikke dispensasjon eller tillatelse til å drifte med avvik, men innebærer at Nasjonalarkivet ikke vil vedta pålegg eller sanksjoner så lenge avtalt plan følges opp.

Utvalget har ikke foretatt en systematisk gjennomgang av hvilke endringer i andre lover som vil måtte foretas for å harmonisere disse med lovutkastet. Utvalget har begrenset seg til en endring i gjeldende arkivlov som det kan være grunn til å gjennomføre raskt, samt til endringer i personopplysningsloven som er en direkte konsekvens av at reglene om behandling av personopplysninger til arkivformål i allmennhetens interesse er foreslått overflyttet til den foreslåtte nye loven om samfunnsdokumentasjon og arkiv.

Endringen i nr. 1 gjelder overføring til utlandet, som er omtalt i kapittel 18. Utvalget ønsker å legge til rette for å fjerne unødige hindre for fornyelse av hvordan forvaltningen arbeider. Derfor har utvalget foreslått en endring i gjeldende arkivlov for å kunne legge til rette for en raskere gjennomføring av dette punktet. Forslaget gjennomfører lovutkastets regulering av bruk av skytjenester, tilpasset til den någjeldende arkivlova. Ny § 9a tillater overføring til utlandet som gjeldende § 9 bokstav b i utgangspunktet forbyr. Et forslag i denne retningen har allerede vært på offentlig høring fra oktober 2016 til januar 2017 med forslaget til ny arkivforskrift. Det kan derfor argumenteres med at utredningsinstruksens krav til offentlig høring er ivaretatt.

Endringene i nr. 2 gjelder forholdet til personopplysningsloven, se særlig kapittel 10.5.3. Endringene i personopplysningsloven §§ 8, 9 og 17 flytter reguleringen av dokumentasjon og arkiver til lovutkastet, se blant annet lovutkastet § 25. Dette innebærer å ta «arkivformål i allmennhetens interesse» ut av personopplysningsloven §§ 8, 9 og 17. Endringene gjør lovutkastet til en oversiktlig og sammenhengende dokumentasjonslov. Av rettspedagogiske grunner foreslås et nytt siste ledd i personopplysningsloven § 17 som gjør oppmerksom på reguleringen i arkivloven.