6 Justisdepartementets vurdering

6.1 Nærmere om det materielle innholdet i endringsforslaget

Departementet konstaterer at alle høringsinstanser er enig i at nåværende § 3a i innsynsloven ikke lar seg gjennomføre i praksis. Man legger også vekt på at Organisasjon mot politisk overvåking (OPO) støtter forslaget, idet vedtakelsen av nåværende innsynslov § 3a nettopp var begrunnet i å beskytte de personer OPO representerer. Departementet fastholder derfor forslaget om at retten til makulering av uriktige eller ulovlig innhentede opplysninger erstattes med en rett til å inngi supplerende opplysninger, og det vises til den begrunnelse som er gitt i punkt 4.4.

Man finner likevel grunn til å knytte noen merknader til Datatilsynets anførsler i høringsuttalelsen, herunder tilsynets forslag om at departementet bør utforme et nytt lovforslag «som gjenspeiler sakens kjerne nemlig spørsmålet sletting/makulering versus videre oppbevaring» samt at spørsmålet om makulering bør knyttes til andre kriterier, jf. Datatilsynets anførsler som gjengitt i punkt. 5.

Departementet antar at Datatilsynets uttalelse på dette punkt til en viss grad synes å bero på en misforståelse, idet tilsynet synes å mene at lovforslaget bør inneholde en generell regel om sletting/makulering og som heller ikke er begrenset til uriktige opplysninger. Man ønsker i denne sammenheng å minne om at det ikke på noe tidspunkt var en aktuell problemstilling å innføre en slik regel i innsynsloven, og det er derfor heller ikke treffende å hevde at lovforslaget ikke gjenspeiler sakens kjerne. Som redegjort for tidligere var det i forbindelse med vedtakelsen av innsynsloven og den senere innføringen av innsynsloven § 3a utelukkende snakk om sletting/makulering av uriktige eller ulovlig innhentete opplysninger. På denne bakgrunn er det derfor også naturlig at endringsforslaget til innsynsloven § 3a kun tar sikte på å regulere håndteringen av slike opplysninger.

Når det er sagt, ønsker departementet å understreke at man er enig med Datatilsynet i at det er behov for generelle slettingsregler på dette område, og det vises her til at Politiregisterutvalget har foreslått slike regler i NOU 2003:21 Kriminalietsbekjempelse og personvern, som også vil gjelde opplysninger som behandles av PST. Sletting av politiets og PSTs opplysninger reiser en rekke vanskelige og komplekse spørsmål og må også vurderes i sammenheng med arkivlovens bestemmelser, jf. lov om arkiv av 4.12.1992 nr. 126, og disse vil bli undergitt en bred vurdering når departementet fremmer forslag til en ny politiregisterlov. Det vil også av den grunn verken være heldig eller hensiktsmessig å foreslå på det nåværende tidspunkt generelle slettingsregler i innsynsloven, og som derved kun vil gjelde opplysninger om personer som har fått innsyn i PSTs dokumenter. På denne måten ville man lett stå i fare for å miste helheten ut av syne, samtidig som det ville kreve en mer sammensatt lovendringsprosess. Sistnevnte er særlig begrunnet i at arkivloven § 9 normalt forutsetter at all kassasjon også er hjemlet i arkivloven selv.

Datatilsynet anfører også betenkeligheter med hensyn til forslaget om å gi adgang til å inngi supplerende opplysninger. Det anføres at det for mange kan oppfattes som en plikt, og at denne plikten kan være forankret i en følelse av at det som blir stående uimotsagt vil ha en større «sannhetsverdi» enn om man tar til motmæle. Til dette vil departementet bemerke at retting av uriktige opplysninger i form av supplerende opplysninger i dag må kunne betegnes som et alminnelig prinsipp. Prinsippet er blant annet nedfelt i lov om behandling av personopplysninger av 14.4.2000 nr. 31 § 27 annet ledd, og også foreslått av Politiregisterutvalget i forslag til § 46 til den nye politiregisterloven. Departementet betviler ikke at en rett til å inngi supplerende opplysninger kan bli oppfattet slik Datatilsynet beskriver, men denne innvendingen gjør seg gjeldende for alle typer registreringer uten at man av den grunn har unnlatt å gi den registrerte en slik rett.

6.2 Nærmere om saksbehandlingsreglene

Både Datatilsynet og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag anfører at en frist på to måneder til å kunne inngi supplerende opplysninger er for kort. I denne forbindelse er det anført at det delvis dreier seg om svært omfangsrike dokumentbunker, som det vil kunne ta tid å gjennomgå. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag anfører også at det bør åpnes for å kunne påklage et avvisningsvedtak grunnet fristoversittelse.

Som det fremgår av punkt 4.4 må forslaget om fristen for innsendelse av supplerende opplysninger og klageordningen også ses i sammenheng med at Innsynsutvalget etter planen avslutter sitt arbeid innen sommeren 2007. Departementet vurderer det slik at en frist på to måneder er tilstrekkelig. Innvendingen om at en gjennomgang av delvis store dokumentbunker vil kunne ta lengre tid hadde vært i større grad berettiget dersom vedkommende aldri før hadde sett dokumentene. I de tilfellene der her er snakk om, må det imidlertid forutsettes at den registrerte allerede har gjennomgått dokumentene, idet det er kun de personer som har fått innsyn som også har rett til å inngi supplerende opplysninger. Videre vil mange av de personer som mener at det foreligger uriktige eller ulovlige registreringer ha fremsatt et erstatningskrav. I så fall må det antas at de allerede i denne sammenheng har påpekt de forholdene som hevdes å være uriktige eller ulovlige. Det vises også til at OPO ikke hadde noen innvendinger hva gjelder fristens lengde. På denne bakgrunn opprettholder departementet forslaget om at supplerende opplysninger må inngis innen to måneder etter at vedkommende har fått underretning.

Når det gjelder den foreslåtte klageordningen, er det kun Fylkesmannen i Sør-Trøndelag som har fremsatt innvendinger. Som nevnt i punkt 4.4 er begrunnelsen for at avvisningsvedtak ikke skal være gjenstand for klage at det etter avviklingen av både Innsynsutvalget og klagenemnden ikke lenger finnes noen organer som vil kunne håndtere slike klagesaker. Departementet opprettholder derfor den foreslåtte klageordningen. At et avvisningsvedtak ikke er gjenstand for klage er på den annen side ikke ensbetydende med at det ikke lenger vil være adgang til å oversende supplerende opplysninger til Riksarkivet. Som det fremgår av Riksarkivarens høringsuttalelse praktiseres en slik ordning allerede i dag, og det er i utgangspunktet ikke noe til hinder for at en slik praksis videreføres i fremtiden. Departementet ønsker imidlertid å understreke at det må være opp til Riksarkivaren å avgjøre om slike henvendelser skal imøtekommes eller om de innsendte dokumenter skal returneres til avsenderen.

6.3 Nærmere om den videre oppbevaringen

Forslaget om endring i innsynsloven § 3a vil isolert sett ikke har noen betydning med henblikk på spørsmålet om den videre oppbevaringen av de dokumenter som befinner seg hos Innsynsutvalget, idet rutinene vil være de samme uavhengig av om det er inngitt supplerende opplysninger eller ikke. Departementet vil likevel gi en kort orientering om den videre prosessen.

På et møte i mars 2006 mellom representanter fra henholdsvis Justisdepartementet, Kultur- og kirkedepartementet, Riksarkivet, Politiets sikkerhetstjeneste (PST) og Innsynsutvalgets sekretariat ble man enig om at hovedregelen må være at alt arkivmateriale avleveres Riksarkivet. Med «alt arkivmateriale» menes i denne sammenheng både de dokumenter som Innsynsutvalget fikk tilsendt fra PST og de dokumenter som er relatert til Innsynsutvalgets behandling samt eventuelle innsendte supplerende opplysninger. Den praktiske gjennomføringen og hvilke rutiner som skal legges til grunn, vil være gjenstand for nærmere avtale mellom Riksarkivet og Innsynsutvalget.

Riksarkivet har gitt tilsagn om at materialet vil bli oppbevart på en sikker måte i egnede lokaler. Utover dette vil det oversendte materiale være underlagt det regelverk som gjelder for denne type dokumenter, jf også omtale i punkt 4.4.