8 Merknader til bestemmelsen i lovforslaget
Første ledd gir anvisning på at alle som er gitt innsyn etter § 1 jf. § 2 har rett til å inngi supplerende opplysninger, som i sin helhet legges i sakens dokumenter. Retten til inngi slike opplysninger tilkommer derved både den registrerte selv eller nærstående som er gitt innsyn etter lovens § 1 annet ledd. I de tilfellene der den registrerte har fått innsyn, men har avgått ved døden i mellomtiden, vil man kunne tillate at den avdødes nærstående inngir supplerende opplysninger. Dette forutsetter imidlertid at de nærstående er i besittelse av de dokumenter det ble gitt innsyn i. Adgangen til å inngi supplerende opplysninger innebærer i slike tilfeller med andre ord ikke noen rett til å få innsyn i avdødes dokumenter. De nærstående vil i slike tilfeller heller ikke bli underrettet, jf. nærmere om dette nedenfor, men må i så fall ha fått kunnskap om ordningen på annen måte.
Det er ikke gitt noen begrensninger med hensyn til hva slike supplerende opplysninger kan inneholde. Det er derfor også adgang til å innsende eventuell dokumentasjon eller annet skriftlig materiale. Det innsendte materiale skal i sin helhet legges i sakens dokumenter uten noen form for kontroll eller vurdering fra behandlingsorganets side. Det er videre forutsatt at behandlingen foretas av behandlingsorganets sekretariat.
Annet ledd gir anvisning på at behandlingsorganet, det vil si sekretariat, underretter alle som har fått innsyn om retten som nevnt i første ledd. Underretningsplikten gjelder derved også dersom nærstående jf. lovens § 1 annet ledd har fått innsyn. I de tilfellene der den registrerte har fått innsyn, men er avgått ved døden i tiden etter å ha fått innsyn, skal behandlingsorganet verken oppspore nærstående eller underrette dem. Begrunnelsen for dette er man ikke kan vite i hvilken grad den avdøde har underrettet sine nærstående om en slik sak. Taushetspliktreglene og hensynet til den avdødes personvern tilsier derfor at slik underretning ikke vil bli gitt.
Underretning skal gis skriftlig, og inneholder opplysninger om saksbehandlingsreglene. Ved siden av opplysninger om frist- form- og klagereglene, bør den som har fått innsyn også informeres om det nærmere innhold i retten til å kunne inngi supplerende opplysninger, jf. merknadene til første ledd.
Tredje ledd inneholder nærmere bestemmelser om formkravene og frister. Supplerende opplysninger skal alltid være skriftlig. Det vil derved ikke være anledning til å meddele disse muntlig med anmodning om at behandlingsorganets sekretariat nedskriver dem. Videre må opplysningene inneholde den registrertes navn, fødselsdato og bopelsadresse. I de tilfellene der nærstående har fått innsyn må også deres personalia oppgis. Fristen til å inngi supplerende opplysninger er to måneder fra det tidspunkt underretning som nevnt i annet ledd har kommet frem.
Fjerde ledd gir anvisning på saksbehandlingsregler dersom fristen som nevnt i tredje ledd ikke overholdes. Supplerende opplysninger som innsendes etter fristens utløp skal avvises. Begrunnelsen for denne absolutte regelen er at dokumentene etter dette tidspunkt som regel ikke lenger vil befinne seg hos behandlingsorganet, idet dets arkiv vil bli avlevert til Riksarkivet. I de tilfellene der nærstående, som ikke har fått innsyn, inngir supplerende opplysninger uten å ha avtalt en frist med behandlingsorganets sekretariat, vil avvisning blir resultatet dersom opplysningene blir inngitt etter at sakens dokumenter er avlevert til Riksarkivet. Beslutning om avvisning skal gis skriftlig og er ikke gjenstand for klagebehandling. jf. nærmere om dette i punkt 4.4.