(Meddelt under nummer C(2008) 789) (bare den bulgarske, tsjekkiske, danske, nederlandske, engelske, estiske, finske, franske, tyske, greske, ungarske, italienske, latviske, litauiske, maltesiske, polske, portugisiske, rumenske, slovakiske, slovenske, spanske og svenske teksten er gyldige tekster) (2008/456/EF)

Kommisjonen for de europeiske fellesskap har –

under henvisning til traktaten om opprettelse av Det europeiske fellesskap,

under henvisning til europaparlaments- og rådsvedtak nr. 574/2007/EF av 23. mai 2007 om opprettelse av fondet for de ytre grenser for perioden 2007 til 2013 innenfor rammen av det alminnelige programmet «Solidaritet og forvaltning av migrasjonsstrømmer« 1 , særlig artikkel 25, artikkel 33 nr. 5, artikkel 35 nr. 6 og artikkel 37 nr. 4 og

ut fra følgende betraktninger:

1. Det er nødvendig å fastsette på hvilke vilkår medlemsstatene bør gjennomføre tiltak innenfor fondets ramme, og særlig under hvilke omstendigheter ansvarlig myndighet kan gjennomføre prosjekter direkte. Det bør også gis ytterligere bestemmelser for myndigheter med delegert ansvar.

2. Det må settes opp en liste over framgangsmåter og/eller praktiske ordninger som de forskjellige utpekte myndigheter bør fastlegge og følge i forbindelse med gjennomføringen av fondet.

3. Det må fastsettes hvilke forpliktelser ansvarlig myndighet bør ha, på den ene siden overfor endelige støttemottakere i fasen fram mot utvelging og godkjenning av prosjekter som skal få støtte, og på den andre siden med hensyn til de ulike aspektene ved kontroll av utgifter oppgitt av den endelige støttemottakeren og/eller prosjektpartnerne, herunder administrativ kontroll av søknader om refusjon og kontroll på stedet av enkeltprosjekter.

4. For å sikre behørig revisjon av de årlige programutgiftene, må det fastsettes hvilke krav revisjonssporingen bør oppfylle for å kunne anses som tilfredsstillende.

5. Revisjon av prosjekter og systemer utføres på revisjonsmyndighetens ansvar. For å sikre at revisjonen er tilstrekkelig omfattende og effektiv og utføres etter de samme standarder i alle medlemsstater, må det fastsettes vilkår for revisjonen, herunder grunnlaget for stikkprøver.

6. Medlemsstatene må legge en beskrivelse av sine forvaltnings- og kontrollsystemer fram for Kommisjonen sammen med sitt flerårige program. Ettersom dette dokumentet er et av de sentrale elementer som Kommisjonen baserer seg på i forbindelse med den delte forvaltningen av Fellesskapets budsjett for å forvisse seg om at medlemsstatene bruker den aktuelle finansielle støtten i samsvar med de regler og prinsipper som får anvendelse for å beskytte Fellesskapets finansielle interesser, må det presiseres hvilke opplysninger et slikt dokument bør inneholde.

7. For å kunne harmonisere standarder for programplanlegging, sikre oppfølgingen av fondets gjennomføring og revidere og attestere utgifter, må det klart framgå hva som skal inngå i det flerårige programmet, det ettårige programmet, framdriftsrapporten, sluttrapporten og betalingsanmodningene, samt i revisjonsstrategien, den årlige revisjonsrapporten, gyldighetserklæringen og utgiftsattesteringen.

8. Ettersom medlemsstatene har plikt til å rapportere og overvåke uregelmessigheter og innkreve beløp som er urettmessig utbetalt i forbindelse med finansieringen fra fondet, er det nødvendig å fastlegge hvilke krav som skal stilles til de data som oversendes Kommisjonen.

9. Erfaringene har vist at borgerne i Den europeiske union ikke har tilstrekkelig kjennskap til Fellesskapets rolle i forbindelse med programfinansiering. Det er derfor hensiktsmessig med en detaljert angivelse av hvilken informasjon og offentliggjøring som må til for å bøte på denne mangelen på kommunikasjon og informasjon.

10. Av hensyn til åpenheten, og for å sikre at informasjon om eventuelle finansieringsmuligheter blir gjort kjent for alle interesserte parter, bør det fastsettes nødvendige minimumstiltak for å kunne informere potensielle endelige støttemottakere om hvilke finansieringsmuligheter som Fellesskapet og medlemsstatene sammen kan tilby gjennom fondet. For å gi større åpenhet om bruken av fondets midler, bør listen over endelige støttemottakere, prosjektnavn og størrelsen på den offentlige støtten til prosjektene offentliggjøres.

11. På bakgrunn av Europaparlaments- og rådsdirektiv 95/46/EF av 24. oktober 1995 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger 2 og europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 45/2001 av 18. desember 2000 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger i Fellesskapets institusjoner og organer og om fri utveksling av slike opplysninger 3 er det nødvendig å fastsette at Kommisjonen og medlemsstatene må hindre enhver uautorisert utlevering av eller innsyn i personopplysninger i forbindelse med informasjon, offentliggjøring og revisjon i henhold til dette vedtak, og presisere til hvilket formål Kommisjonen og medlemsstatene kan behandle slike opplysninger.

12. Elektronisk utveksling av informasjon og finansielle data mellom medlemsstatene og Kommisjonen innebærer forenkling, økt effektivitet, åpenhet og spart tid. For å kunne utnytte disse fordelene fullt ut og samtidig garantere en sikker datautveksling kan Kommisjonen opprette et felles datasystem.

13. For å sikre at fondet gjennomføres på en effektiv måte og i samsvar med prinsippene for forsvarlig økonomistyring i medlemsstatene, bør det vedtas en rekke felles regler om utgifter som gir rett til støtte gjennom fondet. For å minske den administrative byrden for endelige støttemottakere og utpekte myndigheter bør indirekte kostnader på visse vilkår kunne dekkes etter faste satser.

14. Det må fastsettes detaljerte regler for gjennomføringen av støtten til den særlige transittordningen som er innført ved rådsforordning (EF) nr. 693/2003 4 og rådsforordning (EF) nr. 694/2003 5 .

15. I samsvar med artikkel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, som følger som vedlegg til traktaten om Den europeiske union og til traktaten om opprettelse av Det europeiske fellesskap, er Danmark ikke bundet av dette vedtak og det får ikke anvendelse der. Ettersom vedtak nr. 574/2007/EF bygger på Schengen-regelverket etter bestemmelsene i tredje del avdeling IV i traktaten om opprettelse av Det europeiske fellesskap, skal Danmark, i samsvar med artikkel 5 i nevnte protokoll, innen seks måneder etter at vedtaket er vedtatt, beslutte om landet skal gjennomføre det i sin nasjonale lovgivning.

16. Dette vedtak utgjør en videreutvikling av bestemmelser i Schengen-regelverket der Det forente kongerike ikke deltar, i samsvar med rådsbeslutning 2000/365/EF av 29. mai 2000 om anmodningen fra Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland om å delta i visse bestemmelser i Schengen-regelverket 6 og den påfølgende rådsbeslutning 2004/926/EF av 22. desember 2004 om iverksettelse av deler av Schengen-regelverket i Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland 7 . Det forente kongerike er derfor ikke bundet av vedtaket, og det får ikke anvendelse der.

17. Dette vedtak utgjør en videreutvikling av bestemmelser i Schengen-regelverket der Irland ikke deltar, i samsvar med rådsbeslutning 2000/192/EF av 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om å delta i visse bestemmelser i Schengen-regelverket 8 . Irland er derfor ikke bundet av vedtaket, og det får ikke anvendelse der.

18. Hva angår Island og Norge utgjør vedtak nr. 574/2007/EF en videreutvikling av bestemmelsene i Schengen-regelverket i henhold til avtalen som Rådet for Den europeiske union har inngått med Republikken Island og Kongeriket Norge om de sistnevnte statenes tilknytning til gjennomføringen, anvendelsen og videreutviklingen av Schengen-regelverket 9 , som hører inn under områdene omhandlet i artikkel 1, bokstav A og B i rådsbeslutning 1999/437/EF av 17. mai 1999 om visse gjennomføringsbestemmelser til den avtale som Rådet for den europeiske union har inngått med Republikken Island og Kongeriket Norge om disse to staters tilknytning til gjennomføringen, anvendelsen og videreutviklingen av Schengen-regelverket 10 .

19. Hva angår Sveits utgjør vedtak nr. 574/2007/EF en videreutvikling av bestemmelsene i Schengen-regelverket i samsvar med den avtale som Rådet for Den europeiske union og Det europeiske fellesskap har inngått med Det sveitsiske edsforbund om denne stats tilknytning til gjennomføringen, anvendelsen og videreutviklingen av Schengen-regelverket, som hører inn under områdene omhandlet i artikkel 4 nr 1 i rådsbeslutningen 11 om undertegning på vegne av Det europeiske fellesskap, og om midlertidig anvendelse av visse bestemmelser i avtalen.

20. Tiltakene fastsatt i dette vedtak er i samsvar med uttalelse fra fondets styringskomité –

Gjort dette vedtak:

Innholdsfortegnelse

Del I

Innledning

Kapittel I

Formål og definisjoner

Artikkel 1

Formål

1. Dette vedtak fastsetter gjennomføringsbestemmelser for fondet med hensyn til

   1. utpekte myndigheter

   2. forvaltnings- og kontrollsystemer,

   3. opplysninger fra medlemsstatene til Kommisjonen om bruken av fondet,

   4. rapportering av uregelmessigheter,

   5. informasjon og offentliggjøring,

   6. personopplysninger,

   7. elektronisk utveksling av dokumenter.

2. Bestemmelsene nedenfor får anvendelse uten at de berører rådsforordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 av 11. november 1996 om Kommisjonens kontroller og inspeksjoner på stedet for å beskytte De europeiske fellesskaps finansielle interesser mot svindel og andre uregelmessigheter 12 .

Artikkel 2

Definisjoner

I dette vedtak menes med:

• «grunnleggende rettsakt»: vedtak nr. 574/2007/EF,

• «fond»: fondet for de ytre grenser, opprettet ved den grunnleggende rettsakten,

• «de fire fondene»: Det europeiske flyktningfondet, Fondet for de ytre grenser, Det europeiske fondet for retur og Det europeiske fondet for integrering av borgere fra tredjestater, opprettet ved europaparlaments- og rådsvedtak nr. 573/2007/EF 13 , europaparlaments- og rådsvedtak nr. 574/2007/EF, europaparlaments- og rådsvedtak nr. 575/2007/EF 14 og rådsvedtak 2007/435/EF 15 , innenfor rammen av det alminnelige programmet «Solidaritet og forvaltning av migrasjonsstrømmer«»,

• «ansvarlig myndighet»: organ utpekt av en medlemsstat etter artikkel 27 nr. 1 bokstav a) i den grunnleggende rettsakten,

• «attesteringsmyndighet»: organ utpekt av en medlemsstat etter artikkel 27 nr. 1 bokstav b) i den grunnleggende rettsakten,

• «revisjonsmyndighet»: organ utpekt av en medlemsstat etter artikkel 27 nr. 1 bokstav c) i den grunnleggende rettsakten,

• «myndighet med delegert ansvar»: organ utpekt av en medlemsstat etter artikkel 27 nr. 1 bokstav d) i den grunnleggende rettsakten,

• «utpekte myndigheter»: alle myndigheter utpekt av en medlemsstat etter artikkel 27 i den grunnleggende rettsakten,

• «tiltak»: tiltak innenfor rammen av fondet, som dem som er oppført under de spesifikke målene angitt i artikkel 4 og som definert i artikkel 6 i den grunnleggende rettsakten,

• «prosjekt»: konkrete, praktiske midler som endelige støttemottakere benytter for helt eller delvis å gjennomføre et tiltak,

• «endelig støttemottaker»: det rettssubjekt som har ansvar for prosjektgjennomføring, f.eks. frivillige organisasjoner, føderale, nasjonale, regionale eller lokale myndigheter, andre ideelle organisasjoner, privatrettslige eller offentligrettslige foretak eller internasjonale organisasjoner,

• «prosjektpartner»: et rettssubjekt som gjennomfører et prosjekt i samarbeid med en endelig støttemottaker ved å tilføre prosjektet ressurser, og ved å motta en del av Fellesskapets bidrag gjennom den endelige støttemottakeren,

• «strategiske retningslinjer»: rammen for finansiering fra fondet, vedtatt ved kommisjonsvedtak 2007/599/EF 16

• «prioritert område»: et sett med tiltak som er definert som et prioritert område i de strategiske retningslinjene,

• «spesifikk prioritering»: et sett med tiltak som er definert som en spesifikk prioritering i de strategiske retningslinjene, og som gir mulighet for en høyere sats for samfinansiering, i samsvar med artikkel 16 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten,

• «første administrative eller rettslige konklusjon»: den første skriftlige vurderingen fra en kompetent administrativ eller rettslig myndighet, som på grunnlag av konkrete fakta kommer til at det foreligger en uregelmessighet, uten at dette berører muligheten for at det senere kan bli nødvendig å revidere denne konklusjonen eller trekke den tilbake under den administrative eller rettslige prosedyrens gang,

• «uregelmessighet»: ethvert brudd på en bestemmelse i fellesskapsretten som en følge av en handling eller unnlatelse begått av en økonomisk aktør, og som har eller kan ha negative virkninger for Den europeiske unions alminnelige budsjett ved at en utgift urettmessig belastes det alminnelige budsjett,

• «antatt svindel»: en uregelmessighet som fører til at det tas administrative eller rettslige skritt på nasjonalt plan med sikte på å fastslå om det foreligger forsettlig atferd, særlig svindel som definert i artikkel 1 nr. 1 bokstav a) i den konvensjon som er utarbeidet med hjemmel i artikkel K.3 i traktaten om Den europeiske union, om beskyttelse av De europeiske fellesskaps finansielle interesser 17 ,

• «konkurs»: insolvensbehandling som definert i artikkel 2 bokstav a) i rådsforordning (EF) nr. 1346/2000 18 ,

• «tilskuddsavtale»: en avtale eller et tilsvarende juridisk instrument som er grunnlaget for støtte fra medlemsstatene til den endelige støttemottakeren med sikte på prosjektgjennomføring innenfor fondets ramme.

Del II

Felles bestemmelser for de fire fondene

Kapittel 1

Utpekte myndigheter

Artikkel 3

Felles myndigheter

Medlemsstatene kan utpeke den samme ansvarlige myndighet, revisjonsmyndighet eller attesteringsmyndighet for to eller flere av de fire fondene.

Artikkel 4

Myndighet med delegert ansvar

1. Enhver delegering av oppgaver skal være i samsvar med prinsippet om forsvarlig økonomistyring, noe som forutsetter en effektiv internkontroll, og skal sikre samsvar med prinsippet om ikke-diskriminering og synliggjøring av fellesskapsfinansieringen. Gjennomføringsoppgaver som delegeres, kan ikke gi opphav til interessekonflikter.

2. Omfanget av oppgaver som ansvarlig myndighet har delegert til den andre myndigheten, og de detaljerte framgangsmåtene for gjennomføring av delegerte oppgaver, skal registreres formelt og skriftlig.

   Dokumentet om delegering skal minst inneholde:

   1. henvisninger til de relevante bestemmelser i Fellesskapets regelverk,

   2. opplysning om hvilken oppgave som delegeres til myndigheten,

   3. opplysning om rettigheter og plikter for en myndighet med delegert ansvar, og hvilket ansvar den påtar seg,

   4. opplysning om at en myndighet med delegert ansvar har plikt til å innføre og opprettholde en organisasjonsstruktur og et forvaltnings- og kontrollsystem som gjør at den kan utføre sine oppgaver,

   5. opplysning om hvilken forsikring som skal gis med hensyn til forsvarlig økonomistyring og de delegerte oppgavenes lovlighet og korrekthet.

3. Ivaretakelsen av kommunikasjonen med Kommisjonen etter artikkel 27 nr. 1 bokstav a) i den grunnleggende rettsakten skal ikke delegeres. En myndighet med delegert ansvar skal kommunisere med Kommisjonen via ansvarlig myndighet.

4. Dersom myndigheten som har fått delegert ansvar, ikke er en offentlig forvaltning eller et privatrettslig organ i medlemsstaten som driver offentlig tjenesteyting, kan ansvarlig myndighet ikke delegere gjennomføringsmyndighet til den når dette innebærer stor grad av skjønn med hensyn til politiske valg,

5. Delegering av oppgaver til en myndighet berører ikke det ansvar som hviler på ansvarlig myndighet, som fortsatt skal stå til ansvar for oppgaver den har delegert.

6. Når ansvarlig myndighet har delegert oppgaver til en myndighet, får alle bestemmelser i dette vedtak om ansvarlig myndighet tilsvarende anvendelse på den myndighet som har fått delegert ansvar.

Artikkel 5

Utsetting av oppgaver

Utpekte myndigheter kan sette ut en del av sine oppgaver, men skal fortsatt være ansvarlige for de utsatte oppgavene i samsvar med det ansvar som er fastlagt i artikkel 29, 31 og 32 i den grunnleggende rettsakten.

Kapittel 2

Forvaltnings- og kontrollsystemer

Artikkel 6

Prosedyrehåndbok

Medlemsstatene skal, i samsvar med artikkel 33 nr. 2 i den grunnleggende rettsakten og samtidig som de tar hensyn til forholdsmessighetsprinsippet, utarbeide en håndbok over prosedyrer og praktiske ordninger for:

1. utpekte myndigheters oppgaver,

2. ordninger som sikrer et nødvendig skille mellom funksjoner,

3. eventuell kontroll med myndigheter med delegert ansvar, og med andre utsatte oppgaver,

4. fastsettelse av flerårige og ettårige programmer,

5. fastsettelse av revisjonsstrategi og årlige revisjonsplaner,

6. utvelging av prosjekter, tildeling av støtte og overvåking og økonomisk styring av prosjekter,

7. håndtering av uregelmessigheter, finansielle korrigeringer og innkreving,

8. forberedelse og gjennomføring av bokettersyn,

9. utarbeidelse av revisjonsrapporter og erklæringer,

10. utgiftsattestering,

11. programevaluering,

12. rapportering til Kommisjonen,

13. revisjonssporing.

Artikkel 7

Ansvarlig myndighets gjennomføring av fondet

1. Ansvarlig myndighet kan fungere som tildelingsorgan og/eller som utøvende organ med sikte på gjennomføring av fondet.

2. Ansvarlig myndighet fungerer som tildelingsorgan i tilfeller da den gjennomfører prosjektene, og det skjer som hovedregel på grunnlag av åpen utlysning av midler hvert år.

   Verken ansvarlig myndighet eller en myndighet med delegert ansvar kan søke om midler i forbindelse med en slik utlysning.

   I behørig begrunnede tilfeller kan det tildeles støtte uten utlysning, blant annet ved videreføring av flerårige prosjekter i samsvar med artikkel 16 nr. 6 i den grunnleggende rettsakten, valgt ut etter en tidligere utlysning av midler, eller i nødsituasjoner.

3. Ansvarlig myndighet fungerer som utøvende organ i tilfeller da den vedtar å gjennomføre prosjektene direkte fordi de er av en slik art at det ikke finnes andre muligheter for gjennomføring, f.eks. av hensyn til sikkerheten eller når det rettslig sett er en monopolsituasjon. I slike tilfeller skal reglene om endelig støttemottaker gjelde tilsvarende for ansvarlig myndighet.

Artikkel 8

På hvilke vilkår ansvarlig myndighet fungerer som utøvende organ

1. De forhold som fikk ansvarlig myndighet til å fungere som utøvende organ for prosjektgjennomføringen, skal fastslås og meddeles Kommisjonen innenfor rammen av det aktuelle ettårige programmet.

2. I forbindelse med prosjektgjennomføringen skal ansvarlig myndighet sikre prinsippet om best mulig ressursutnyttelse og hindre interessekonflikter.

3. Ansvarlig myndighet kan gjennomføre prosjekter som er valgt ut i samsvar med artikkel 7 nr. 3, direkte og/eller sammen med en nasjonal myndighet som er kompetent i kraft av sin faglige ekspertise, sin høye grad av spesialisering eller sin forvaltningsmyndighet. De nasjonale myndigheter som især deltar i gjennomføringen, skal også angis i det aktuelle ettårige programmet.

4. Et administrativt vedtak om å samfinansiere et prosjekt innenfor rammen av fondet skal inneholde de opplysninger som er nødvendige for å kunne følge opp samfinansierte produkter og tjenester og kontrollere utgifter. Alle relevante bestemmelser om tilskuddsavtaler i artikkel 10 nr. 2 skal spesifiseres i et tilsvarende juridisk instrument.

5. Sluttrapporten om gjennomføringen av det ettårige programmet skal inneholde opplysninger om de prosedyrer og den praksis som er fulgt for å sikre tilfredsstillende skille mellom funksjoner, effektiv kontroll og tilfredsstillende beskyttelse av De europeiske fellesskaps finansielle interesser, og skal redegjøre for hva som er gjort for å unngå interessekonflikter.

6. Når det er ventet at ansvarlig myndighet jevnlig skal være utøvende organ for prosjekter som samfinansieres av fondet,

   1. skal revisjonsmyndigheten ikke være en del av samme organ som ansvarlig myndighet, med mindre dens uavhengighet med hensyn til revisjon er garantert, og den rapporterer til et annet organ enn det organ som den selv og ansvarlig myndighet er en del av,

   2. skal ansvarlig myndighets oppgaver som definert i artikkel 29 i den grunnleggende rettsakten ikke berøres når denne myndighet også gjennomfører prosjekter direkte.

7. Når det er ventet at en myndighet med delegert ansvar skal være utøvende organ for prosjekter som samfinansieres av fondet, kan denne myndighet ikke være den eneste endelige mottaker av de bevilgninger som den har fått til oppgave å forvalte.

Artikkel 9

Utvelging og tildeling når ansvarlig myndighet fungerer som tildelingsorgan

1. Utlysning av midler som definert i artikkel 7 nr. 2 skal skje på en slik måte at den når ut til så mange potensielle støttemottakere som mulig. Enhver endring av innholdet i en utlysning skal også kunngjøres på samme vilkår.

   I en utlysning av midler skal følgende angis:

   1. mål,

   2. utvelgingskriterier, som skal være i tråd med artikkel 16 nr. 5 i den grunnleggende rettsakten, og relevante underlagsdokumenter,

   3. nærmere bestemmelser om fellesskapsfinansiering og eventuelt nasjonal finansiering,

   4. nærmere bestemmelser om og frist for innsending av forslag.

2. For det formål å velge ut prosjekter og tildele støtte skal ansvarlig myndighet sørge for at potensielle støttemottakere informeres om følgende særlige vilkår i tilknytning til prosjektene:

   1. regler om utgifter som gir rett til støtte,

   2. frist for gjennomføring, og

   3. finansielle og andre opplysninger som skal oppbevares og formidles.

      Før det gjøres vedtak om tildeling, skal ansvarlig myndighet forvisse seg om at den endelige støttemottakeren og/eller prosjektpartnerne er i stand til å oppfylle disse vilkårene.

3. Ansvarlig myndighet skal sørge for at prosjekter som får støtte, har vært gjenstand for en formell, teknisk og budsjettmessig analyse og en kvalitativ vurdering etter kriterier fastlagt i utlysningen av midler. Grunnene til at de øvrige prosjektene ble avvist, skal registreres.

4. Medlemsstatene skal avgjøre hvem som skal ha myndighet til å tildele støtte til prosjekter, og skal sørge for at interessekonflikter aldri oppstår, særlig når søkerne er nasjonale organer.

5. Vedtaket om støtte skal som et minimum inneholde den endelige støttemottakerens og/ eller prosjektpartnernes navn, de viktigste opplysningene om prosjektet og dets operative mål, maksimalt beløp for samfinansiering fra fondet og maksimal sats for samfinansiering av de totale utgifter som gir rett til støtte.

6. Alle søkere skal informeres skriftlig om resultatene av utvelgingsprosessen, med en redegjørelse for de valg som er tatt. Dersom nasjonal lovgivning åpner for ny vurdering, skal den relevante prosedyren oppgis.

Artikkel 10

Tilskuddsavtaler med endelige støttemottakere når ansvarlig myndighet fungerer som tildelingsorgan

1. Ansvarlig myndighet skal fastsette detaljerte prosedyrer for prosjektstyring, som blant annet omfatter:

   1. undertegning av tilskuddsavtaler med endelige, utvalgte støttemottakere,

   2. oppfølgingsavtaler med eventuelle endringer, ved at det innføres et system for administrativ kontroll med prosjekter (brevveksling, utarbeidelse og oppfølging av endrings- og purrebrev, mottak og behandling av rapporter, osv.).

2. Tilskuddsavtalene skal blant annet fastsette:

   1. maksimalt støttebeløp,

   2. maksimalt bidrag fra Fellesskapet i prosent, i samsvar med artikkel 16 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten,

   3. en detaljert beskrivelse av og tidsskjema for prosjektet som støttes,

   4. eventuelt den del av oppgavene og tilknyttede kostnader som den endelige støttemottakeren ønsker å sette ut til tredjeparter,

   5. godkjent foreløpig budsjett og finansieringsplan for prosjektet, herunder den faste prosentsatsen for indirekte kostnader fastlagt i vedlegg XI om regler om utgifter som gir rett til støtte,

   6. tidsskjema for og bestemmelser om gjennomføringen av avtalen (rapporteringsplikter, endringer og opphør),

   7. operative prosjektmål og indikatorer,

   8. definisjon av kostnader som gir rett til støtte,

   9. vilkår for utbetaling av støtte og bokføringskrav,

   10. vilkår for revisjonssporing,

   11. relevante bestemmelser om datavern,

   12. relevante bestemmelser om offentliggjøring.

3. Endelige støttemottakere skal eventuelt sørge for at alle prosjektpartnere har de samme forpliktelser som de selv har. Partnerne skal være ansvarlige via den endelige støttemottakeren, som i siste instans har ansvar for at den selv og alle prosjektpartnere overholder avtalevilkårene.

   Endelige støttemottakere skal oppbevare attesterte kopier av regnskapsdokumenter som viser partnernes inntekter og utgifter i forbindelse med det aktuelle prosjektet.

4. Tilskuddsavtalene skal uttrykkelig gi Kommisjonen og Revisjonsretten fullmakt til å foreta dokumentkontroll og kontroll på stedet hos alle endelige støttemottakere, prosjektpartnere og underleverandører.

Artikkel 11

Gjennomføringskontrakter

Med forbehold for gjeldende regler om offentlige innkjøp i Fellesskapet og nasjonalt, skal det fastsettes i tilskuddsavtalen at endelige støttemottakere og/eller prosjektpartnere, når de gjennomfører prosjektene, etter en anbudsrunde skal inngå innkjøpskontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og at interessekonflikter skal unngås. Med forbehold for gjeldende regler om offentlige innkjøp i Fellesskapet og nasjonalt kan det imidlertid tildeles kontrakter til en verdi under 5 000 euro på grunnlag av et enkelt tilbud uten anbudsrunde.

Artikkel 12

Fastsettelse av det endelige bidraget fra Fellesskapet

Når den endelige utbetalingen til den endelige støttemottakeren beregnes, skal det totale bidraget fra Fellesskapet til hvert enkelt prosjekt være det laveste av følgende tre beløp:

1. maksimumsbeløpet oppført i tilskuddsavtalen,

2. maksimal samfinansiering, som framkommer ved at de totale støtteberettigede kostnadene for det aktuelle prosjektet multipliseres med den prosentsats som er fastsatt i artikkel 16 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten (dvs. 50 % eller 75 %), og

3. det beløp som følger av prinsippet om at virksomheten skal drives uten fortjeneste, slik dette er definert i punkt 1.3.3 i vedlegg XI.

Artikkel 13

Teknisk bistand

1. Teknisk bistand på initiativ fra Kommisjonen, slik dette er definert i artikkel 17 i den grunnleggende rettsakten, kan finansieres av fondet med inntil 100 %.

2. Teknisk bistand på initiativ fra medlemsstatene, slik dette er definert i artikkel 18 i den grunnleggende rettsakten, kan finansieres av fondet med inntil 100 %.

3. Teknisk bistand på initiativ fra Kommisjonen eller medlemsstatene kan gis i form av innkjøpskontrakter, eksperthonorarer og/eller administrative utgifter som gir rett til støtte etter reglene i del III kapittel 1.

Artikkel 14

Utgifter til teknisk bistand når myndigheten er felles

1. Når en eller flere utpekte myndigheter er felles for to eller flere av de fire fondene, kan bevilgningene til teknisk bistand til hvert av de aktuelle ettårige programmene helt eller delvis slås sammen.

2. Utgiftene til teknisk bistand skal fordeles på de aktuelle fondene, fortrinnsvis på grunnlag av enkle og representative fordelingsnøkler. Bruken av fordelingsnøkler skal ikke føre til økt maksimumsbeløp for utgifter til teknisk bistand i hvert av de aktuelle ettårige programmene.

Artikkel 15

Kontroll utført av ansvarlig myndighet

1. Kontroll som etter artikkel 29 nr. 1 bokstav g) i den grunnleggende rettsakten skal utføres av ansvarlig myndighet eller på dens ansvar, skal omfatte administrative, finansielle, tekniske og fysiske sider ved prosjektene, alt etter som.

   Kontrollene skal sikre at de oppgitte utgiftene er reelle og berettigede ut fra prosjektets formål, at prosjekter med støtte er gjennomført i samsvar med tilskuddsavtalene, at Fellesskapets bidrag er i samsvar med reglene, særlig reglene om finansieringsstruktur i artikkel 16 i den grunnleggende rettsakten, at søknadene om refusjon fra den endelige støttemottakeren er korrekte, at prosjekter og utgifter er i samsvar med reglene i Fellesskapet og nasjonalt, og at dobbeltfinansiering fra andre fellesskapsordninger eller nasjonale ordninger eller andre programperioder unngås.

   Det skal dessuten gjennomføres:

   1. administrativ og finansiell kontroll av alle søknader om refusjon fra endelige støttemottakere,

   2. kontroll, som et minimum på grunnlag av en representativ stikkprøve av underlagsdokumenter for alle poster i budsjettet som følger som vedlegg til tilskuddsavtalen, med at utgifter, inntekter og kostnader som dekkes ved inntekter avsatt til spesielle formål og oppgitt av de endelige støttemottakere, er relevante, nøyaktige og gir rett til støtte,

   3. kontroll av enkeltprosjekter på stedet, som et minimum på grunnlag av en stikkprøve som representerer prosjekter av ulik type og størrelse, samtidig som alle kjente risikofaktorer tas med i betraktningen, med sikte på å oppnå en rimelig garanti for at de underliggende transaksjonene er lovlige og korrekte, og det skal da tas hensyn til det risikonivået som er fastslått av ansvarlig myndighet.

      Det er ikke nødvendig å gjennomføre kontrollene angitt i bokstav a) og b) dersom den endelige støttemottakeren har plikt til å legge fram et revisjonssertifikat fra en uavhengig revisor som dekker alle aspekter i bokstav a) og b).

2. Hver enkelt kontroll skal registreres, med angivelse av utført arbeid, tidspunkt, resultater og tiltak truffet for å rette opp påviste feil. Ansvarlig myndighet skal sørge for at alle underlagsdokumenter knyttet til kontrollene som er gjennomført, er tilgjengelige for Kommisjonen og Revisjonsretten i en periode på fem år etter at prosjektet er avsluttet. Denne perioden skal avbrytes ved rettsforfølgning eller på behørig begrunnet anmodning fra Kommisjonen.

3. Når ansvarlig myndighet fungerer som utøvende organ innenfor rammen av det ettårige programmet som fastsatt i artikkel 7 nr. 3, skal kontrollene nevnt i nr. 1 gjennomføres i samsvar med prinsippet om et tilfredsstillende skille mellom funksjoner.

Artikkel 16

Revisjonssporing

1. For de formål som er angitt i artikkel 29 nr. 1 bokstav k) i den grunnleggende rettsakten, skal en revisjonssporing anses som tilstrekkelig dersom den oppfyller følgende kriterier:

   1. den gjør det mulig å kontrollere at beløp som er attestert overfor Kommisjonen, stemmer med detaljerte regnskaper og underlagsdokumenter hos attesteringsmyndighet, ansvarlig myndighet, myndigheter med delegert ansvar og endelige støttemottakere for prosjekter som samfinansieres av fondet,

   2. den gjør det mulig å kontrollere utbetaling av offentlig støtte til den endelige støttemottakeren, tildeling og overføring av fellesskapsmidler fra fondet, samt prosjektets samfinansieringskilder,

   3. den gjør det mulig å kontrollere at utvelgingskriteriene for det ettårige programmet er fulgt,

   4. den inneholder for hvert enkelt prosjekt tekniske spesifikasjoner og finansieringsplan, dokumenter vedrørende tildeling av støtte, anbudsdokumenter og rapporter om utført kontroll og revisjon, alt etter som.

2. Ansvarlig myndighet skal sørge for at det finnes en oversikt over hvor alle dokumenter som gjelder de konkrete utbetalinger innenfor rammen av fondet, befinner seg.

Artikkel 17

Systemrevisjon og prosjektrevisjon

1. De forvaltnings- og kontrollsystemer som medlemsstatene har innført, samt stikkprøver av prosjekter, tatt ut etter en metode som revisjonsmyndigheten har godkjent, skal revideres som nevnt i artikkel 32 nr. 1 bokstav a) og b) i den grunnleggende rettsakten.

   Stikkprøvemetoden skal:

   1. omfatte prosjekter av ulik type og størrelse,

   2. ta hensyn til alle risikofaktorer som er oppdaget i forbindelse med nasjonal kontroll eller felleskapskontroll, og kontrollens nytte-kostnad.

      Stikkprøven skal, i det minste på et forholdsmessig grunnlag, også omfatte prosjekter der ansvarlig myndighet fungerer som utøvende organ.

      Metoden som benyttes til å ta ut stikkprøver, skal dokumenteres.

2. Revisjonen av forvaltnings- og kontrollsystemene skal minst én gang før 2013 omfatte følgende prosesser: programplanlegging, delegering av oppgaver, utvelging og tildeling, prosjektoppfølging, betaling, utgiftsattestering, rapportering til Kommisjonen, påvisning av og tiltak mot mulige uregelmessigheter og programevaluering.

3. Revisjonen av prosjektene skal utføres på stedet, på grunnlag av dokumentasjon og andre opptegnelser hos den endelige støttemottakeren og/eller prosjektpartnerne. Ved revisjonen skal det kontrolleres

   1. at prosjektet oppfyller utvelgingskriteriene for det ettårige programmet, er gjennomført i samsvar med tilskuddsavtalen og oppfyller alle gjeldende vilkår for funksjonalitet og bruk, eller de mål som er satt,

   2. at de oppgitte utgiftene motsvarer støttemottakerens og/eller prosjektpartnernes regnskaper og underlagsdokumenter, og at regnskapene motsvarer de underlagsdokumenter som oppbevares hos ansvarlig myndighet eller en myndighet med delegert ansvar,

   3. at utgiftspostene er i samsvar med kravene til støtteberettigelse i vedlegg XI, de spesifiserte kravene i forbindelse med den nasjonale utvelgingen, vilkårene i tilskuddsavtalen og det arbeid som faktisk er utført, og eventuelt andre fellesskapsregler og nasjonale regler,

   4. at bruken eller den forutsatte bruken av prosjektet er i tråd med de mål, den innsats eller de tiltak som er oppført i artikkel 3, 4, 5, 6 og 18 i den grunnleggende rettsakten,

   5. at den offentlige eller private støtten er utbetalt til den endelige støttemottakeren i samsvar med artikkel 16 nr. 2 i den grunnleggende rettsakten,

   6. at det finnes en tilfredsstillende revisjonssporing,

   7. at det ikke foreligger noen interessekonflikter, og at kostnadseffektiviten er tilfredsstillende, særlig i tilfeller der ansvarlig myndighet fungerer som utøvende organ for prosjektet.

4. Bare utgifter som omfattes av en revisjon utført i henhold til nr. 3 skal tas med i det utgiftsbeløpet som revideres etter artikkel 31 nr. 1 bokstav b) i den grunnleggende rettsakten. Dersom revisjonen utføres før prosjektet er avsluttet, er det bare faktisk reviderte utgifter som inngår i beregningen av dekningsgraden.

5. Når det oppdages problemer som ser ut til å være av systemisk art og derfor kan innebære en risiko for andre prosjekter, skal revisjonsmyndigheten sørge for ytterligere utredning, og om nødvendig ytterligere revisjoner, for å fastslå problemenes omfang. Nødvendige forebyggende og korrigerende tiltak skal treffes av de relevante myndigheter.

6. Revisjonsmyndigheten skal konkludere på grunnlag av resultatene av revisjonen av de utgifter som er oppgitt til Kommisjonen, og skal legge konklusjonene fram for Kommisjonen i den årlige revisjonsrapporten. I ettårige programmer der feilprosenten ligger over signifikansterskelen på 2 % av Fellesskapets bidrag, skal revisjonsmyndigheten analysere betydningen av denne feilen og treffe nødvendige tiltak, herunder hensiktsmessige anbefalinger som i det minste skal legges fram i den årlige revisjonsrapporten.

Artikkel 18

Kontroll utført av attesteringsmyndigheten

1. Dersom revisjonsmyndigheten avgir en forbeholden eller negativ uttalelse om hvordan forvaltnings- og kontrollsystemet virker, skal attesteringsmyndigheten kontrollere at disse opplysningene er sendt til Kommisjonen. Den skal også sørge for at ansvarlig myndighet har gjennomført en tilfredsstillende handlingsplan for å gjenopprette effektiviteten i forvaltnings- og kontrollsystemene, og for å vurdere hvilke følger ineffektiviteten har hatt for utgiftsmeldingen.

2. Dersom betalingsanmodningen eller erklæringen om refusjon ikke godkjennes av revisjonsmyndigheten i forbindelse med sluttrapporten om gjennomføringen av det ettårige programmet, skal attesteringsmyndigheten sørge for at det uten opphold utarbeides en korrekt betalingsanmodning eller erklæring om refusjon.

Kapittel 3

Opplysninger som skal gis om bruken av fondet

Artikkel 19

Forholdsmessighetsprinsippet

1. I henhold til artikkel 10 nr. 2 i den grunnleggende rettsakten kan størrelsen på Fellesskapets bidrag til en medlemsstat avgjøre i hvilket omfang denne medlemsstat skal oversende sine opplysninger om bruken av fondet til Kommisjonen, i de dokumenter som er nevnt i dette kapittel, og disse opplysningene kan eventuelt gis i form av et sammendrag.

2. Medlemsstaten skal likevel legge fram mer detaljerte opplysninger når Kommisjonen ber om det. Kommisjonen kan be om slike opplysninger dersom den mener det er nødvendig for å kunne oppfylle sine forpliktelser på en effektiv måte i henhold til den grunnleggende rettsakten og Finansreglementet.

Artikkel 20

Beskrivelse av forvaltnings- og kontrollsystemer

1. Beskrivelsen av forvaltnings- og kontrollsystemer nevnt i artikkel 33 nr. 4 og artikkel 34 nr. 2 i den grunnleggende rettsakten skal gis i samsvar med malen i vedlegg I.

2. Ansvarlig myndighet skal godkjenne beskrivelsen av systemer som er innført av en myndighet med delegert ansvar. Hver utpekt myndighet skal bekrefte at beskrivelsen av de forvaltnings- og kontrollsystemer som vedrører den, er korrekte. I tillegg til dette skal revisjonsmyndigheten også bekrefte at beskrivelsen er fullstendig.

3. Når Kommisjonen går gjennom beskrivelsen, kan den be om avklaringer og foreslå tiltak for å oppfylle bestemmelsene i den grunnleggende rettsakten. Om nødvendig kan tjenestemenn fra Kommisjonen eller bemyndigede representanter for Kommisjonen gjennomføre besøk på stedet.

4. Dersom ansvarlig myndighet er den samme for to eller flere av de fire fondene, eller det benyttes felles systemer for to eller flere av fondene, kan det legges fram en beskrivelse av de felles forvaltnings- og kontrollsystemene, der eventuelle særtrekk blir spesielt nevnt.

Artikkel 21

Revisjon av beskrivelsen av forvaltnings- og kontrollsystemer

1. Ansvarlig myndighet skal:

   1. når den legger fram utkastet til ettårig program, rapportere om det er foretatt endringer i forvaltnings- og kontrollsystemer,

   2. senest når endringen er trådt i kraft, gi Kommisjonen melding om alle vesentlige endringer,

   3. på anmodning fra Kommisjonen gi en revidert beskrivelse dersom det er foretatt flere vesentlige endringer.

2. Vesentlige endringer er endringer som vil kunne innvirke på skillet mellom funksjoner, på effektiviteten i mekanismene for utvelging, tildeling, kontroll og betaling, og på kommunikasjonen med Kommisjonen. Det gjelder særlig endringer vedrørende en utpekt myndighet, regnskapssystemet og betalings- og attesteringsprosessene.

3. Revisjon av forvaltnings- og kontrollsystemer skal følge den framgangsmåte som er fastsatt i artikkel 20.

Artikkel 22

Programdokumenter

1. Medlemsstatene skal legge et flerårig program fram for Kommisjonen, som nevnt i artikkel 21 i den grunnleggende rettsakten, og i samsvar med malen i vedlegg II.

2. Medlemsstatene skal legge ettårige programmer fram for Kommisjonen, som nevnt i artikkel 23 i den grunnleggende rettsakten, og i samsvar med malen i vedlegg III.

3. Finansieringsplanene for det flerårige programmet skal angi en fordeling av de budsjetterte beløpene etter prioritet, som definert i de strategiske retningslinjene.

Finansieringsplanene for de ettårige programmene skal angi en fordeling av de budsjetterte beløpene etter type tiltak som definert i artikkel 3 nr. 1 i den grunnleggende rettsakten, med henvisning til de prioriterte områdene.

Artikkel 23

Revisjon av den finansielle fordelingen i ettårige programmer

1. For å kunne revidere et ettårig program som er godkjent av Kommisjonen i henhold til artikkel 23 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten, skal den berørte medlemsstat legge et revidert utkast til ettårig program fram for Kommisjonen innen 1. mai i året etter referanseåret. Kommisjonen skal gjennomgå og snarest mulig godkjenne det reviderte programmet etter framgangsmåten fastlagt i artikkel 23 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten.

2. Endringer av den finansielle fordelingen uten at det ettårige programmet revideres i henhold til nr. 1, skal ikke overstige 10 % av det totalet bidraget fra fondet, og skal være tillatt bare under omstendigheter som skyldes forhold utenfor ansvarlig myndighets kontroll. En tilfredsstillende redegjørelse for slike endringer skal gis i framdriftsrapporten og/eller i sluttrapporten om gjennomføringen av det ettårige programmet.

Artikkel 24

Framdriftsrapport og sluttrapport om gjennomføringen av ettårige programmer

1. Medlemsstatene skal legge en framdriftsrapport om gjennomføringen av det ettårige programmet og betalingsanmodning som nevnt i artikkel 41 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten fram for Kommisjonen, i samsvar med malen i vedlegg IV.

2. Medlemsstatene skal legge en sluttrapport om gjennomføringen av det ettårige programmet og betalingsanmodning som nevnt i artikkel 42 nr. 1 bokstav b) i den grunnleggende rettsakten fram for Kommisjonen, i samsvar med malen i vedlegg V.

3. Finansieringsoversiktene knyttet til framdriftsrapporter og sluttrapporter skal angi en fordeling av beløpene, både etter prioritet som definert i de strategiske retningslinjene, og etter prosjekt for hver type tiltak som definert i artikkel 3 nr. 1 i den grunnleggende rettsakten.

Artikkel 25

Dokumenter utarbeidet av revisjonsmyndigheten

1. Den revisjonsstrategi som er nevnt i artikkel 32 nr. 1 bokstav c) i den grunnleggende rettsakten, skal utarbeides i samsvar med malen i vedlegg VI.

2. Med mindre hvert av de to siste ettårige programmene vedtatt av Kommisjonen svarer til et årlig fellesskapsbidrag som er under 1 million euro, skal revisjonsmyndigheten hvert år fra 2009 legge fram en årlig revisjonsplan innen 15. februar. Revisjonsplanen skal utarbeides som et vedlegg til revisjonsstrategien i samsvar med malen i vedlegg VI. Ved en kombinert revisjonsstrategi som nevnt i artikkel 32 nr. 2 i den grunnleggende rettsakten kan det legges fram en kombinert årlig revisjonsplan.

3. Den revisjonsrapport og den uttalelse som er nevnt i artikkel 32 nr. 3 bokstav a) og artikkel 32 nr. 3 bokstav b) i den grunnleggende rettsakten, skal være basert på den systemrevisjon og prosjektrevisjon som er utført i samsvar med revisjonsstrategien, og skal utarbeides i samsvar med malene i vedlegg VII.A og VII.B.

4. Den gyldighetserklæring som er nevnt i artikkel 32 nr. 3 bokstav c) i den grunnleggende rettsakten, skal være basert på alt revisjonsarbeid som revisjonsmyndigheten har utført, og om nødvendig på flere kontroller. Gyldighetserklæringen skal utarbeides i samsvar med malen i vedlegg VII.C.

5. Dersom gjennomgangen har vært begrenset, eller dersom det er påvist så mange uregelmessigheter i utgiftene at det ikke kan avgis en uttalelse uten forbehold, enten i forbindelse med den årlige uttalelsen nevnt i artikkel 32 nr. 3 bokstav b) i den grunnleggende rettsakten, eller i forbindelse med erklæringen nevnt i bokstav c) i samme artikkel, skal revisjonsmyndigheten oppgi grunnene til dette og anslå problemets omfang og dets finansielle følger.

Artikkel 26

Dokumenter utarbeidet av attesteringsmyndigheten

1. Den attesterte utgiftsmeldingen knyttet til anmodningen om en andre forhåndsfinansiering som nevnt i artikkel 41 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten skal utarbeides og oversendes til Kommisjonen i det format som er angitt i vedlegg VIII.

2. Den attesterte utgiftsmeldingen knyttet til anmodningen om endelig betaling som nevnt i artikkel 42 nr. 1 bokstav a) i den grunnleggende rettsakten, skal utarbeides og oversendes til Kommisjonen i det format som er angitt i vedlegg IX.

Kapittel 4

Rapportering av uregelmessigheter

Artikkel 27

Første rapportering – unntak

1. I samsvar med malene i vedlegg IV og V skal medlemsstatene gi Kommisjonen rapport om enhver uregelmessighet som har vært gjenstand for en første administrativ eller rettslig konklusjon i framdriftsrapporter eller sluttrapporter om gjennomføring av ettårige programmer.

   Rapporten skal inneholde opplysninger om:

   1. fondet, det ettårige programmet og det aktuelle prosjektet,

   2. hvilken bestemmelse som er brutt,

   3. tidspunktet for og kilden til de første opplysningene som ga grunn til å anta at det forelå en uregelmessighet,

   4. hvilke metoder som ble benyttet i forbindelse med uregelmessigheten,

   5. eventuelt om metoden gir grunn til å anta at det foreligger svindel,

   6. hvordan uregelmessigheten ble oppdaget,

   7. størrelsen på det aktuelle fellesskapsbidraget.

      Det er imidlertid ikke nødvendig å rapportere følgende tilfeller, unntatt ved antatt svindel:

   1. tilfeller der uregelmessigheten gjelder beløp under 10 000 euro over De europeiske fellesskaps alminnelige budsjett,

   2. tilfeller der uregelmessigheten utelukkende består i at et prosjekt i det ettårige programmet helt eller delvis ikke er gjennomført fordi endelig støttemottaker har gått konkurs,

   3. tilfeller som endelig støttemottaker frivillig melder fra om til ansvarlig myndighet før ansvarlig myndighet blir oppmerksom på forholdet, enten det skjer før eller etter at den offentlige støtten er utbetalt,

   4. tilfeller som ansvarlig myndighet oppdager og korrigerer før den offentlige støtten utbetales til endelig støttemottaker, og før den aktuelle utgiften tas med i en utgiftsmelding som legges fram for Kommisjonen.

2. Medlemsstatene skal, når Kommisjonen ber om det, i alle tilfeller gi ytterligere opplysninger om:

   1. de øvrige medlemsstater og tredjestater som eventuelt er involvert,

   2. tidsrommet eller tidspunktet da uregelmessigheten fant sted,

   3. de nasjonale myndigheter eller organer som har utarbeidet den offisielle rapporten om uregelmessigheten, og de myndigheter som har ansvar for administrativ eller rettslig oppfølging,

   4. datoen for den første administrative eller rettslige konklusjonen om uregelmessigheten,

   5. hvilke fysiske og juridiske personer som er involvert, eller hvilke andre enheter som deltar, unntatt når disse opplysningene ut fra uregelmessighetens art er irrelevante for arbeidet med å bekjempe uregelmessigheter,

   6. det samlede budsjettet og den offentlige støtten som er godkjent for prosjektet, og samfinansieringens fordeling mellom fellesskapsbidrag og nasjonale bidrag,

   7. hvor stor offentlig støtte som berøres av uregelmessigheten, og det tilsvarende fellesskapsbidraget som er i fare,

   8. dersom de identifiserte personer eller andre enheter ikke har fått utbetalt den offentlige støtten nevnt i bokstav g), hvilke beløp som ville blitt urettmessig utbetalt om uregelmessigheten ikke var oppdaget,

   9. eventuell betalingsinnstilling, og mulighetene for innkreving,

   10. hvilken type uregelmessig utgift det dreier seg om.

3. Når enkelte opplysninger nevnt i nr. 2 ikke foreligger, særlig opplysninger om hvilke metoder som ble fulgt da uregelmessigheten fant sted og hvordan den ble oppdaget, skal medlemsstatene så langt som mulig levere de manglende opplysningene i sine senere rapporter om uregelmessigheter til Kommisjonen.

Artikkel 28

Rapportering om oppfølging – beløp som ikke innkreves

1. Medlemsstatene skal, med henvisning til eventuell tidligere rapportering i henhold til artikkel 27, underrette Kommisjonen om hvilke prosedyrer som er innledet i forbindelse med tidligere meldte uregelmessigheter, og om viktige endringer som følge av dette. Disse opplysningene skal gis i en framdriftsrapport eller sluttrapport om gjennomføring av de ettårige programmene i samsvar med malene i vedlegg IV og V.

   Rapporten skal angi hvilke beløp som er eller ventes innkrevd.

2. På anmodning fra Kommisjonen skal medlemsstatene i alle tilfeller gi flere opplysninger om:

   1. eventuelle midlertidige tiltak som er truffet av medlemsstatene for å sikre innkreving av urettmessig utbetalte beløp,

   2. eventuelle rettslige og administrative prosedyrer som er innledet med sikte på innkreving av urettmessig utbetalte beløp og ileggelse av sanksjoner,

   3. grunnene til å oppgi innkreving,

   4. grunnene til å oppgi rettsforfølgning.

Medlemsstatene skal gi Kommisjonen en rapport om alle administrative eller rettlige avgjørelser som avslutter slike prosedyrer, eller om deres hovedpunkter, og skal særlig angi om forholdene er slik at svindel antas å foreligge.

Artikkel 29

Kontakt med medlemsstatene

1. Kommisjonen skal holde nødvendig kontakt med de berørte medlemsstater for å få supplert innsendte opplysninger om de uregelmessigheter som er nevnt i artikkel 27, og om de prosedyrer som er nevnt i artikkel 28 om muligheten for innkreving.

2. Uavhengig av de kontakter som er nevnt i nr. 1, skal Kommisjonen underrette medlemsstatene i tilfeller der uregelmessigheten er av en slik art at det er grunn til å tro at identiske eller liknende metoder vil kunne forekomme i andre medlemsstater.

Artikkel 30

Bruk av opplysningene

1. Kommisjonen kan bruke alle generelle eller praktiske opplysninger oversendt av medlemsstatene i henhold til dette vedtak til å foreta risikovurderinger, og den kan på grunnlag av de innhentede opplysningene utarbeide rapporter og systemer for tidlig varsling, slik at det blir lettere å oppdage risiko.

2. Kommisjonen skal jevnlig underrette de berørte medlemsstater om bruken av opplysninger i henhold til nr. 1.

Kapittel 5

Informasjon og offentliggjøring

Artikkel 31

Informasjon til potensielle endelige støttemottakere

1. Ansvarlig myndighet skal sørge for at nøkkelopplysninger om de flerårige og ettårige programmene får så stor spredning som mulig, med nærmere opplysninger om hvilke finansielle bidrag som er aktuelle, og at de er tilgjengelige for alle interesserte parter.

   Ansvarlig myndighet kan imidlertid av hensyn til offentlig sikkerhet beslutte at interne forvaltningsordninger fastsatt i det flerårige programmet eller i de ettårige programmene, og eventuell annen informasjon knyttet til gjennomføringen av fondet, skal behandles som fortrolige opplysninger.

2. Ansvarlig myndighet skal som et minimum gi potensielle endelige støttemottakere følgende opplysninger:

   1. vilkårene for å komme i betraktning for finansiering innenfor rammen av et ettårig program,

   2. en beskrivelse av saksgangen for ved behandling av søknader om midler, og opplysning om hvilke frister som gjelder,

   3. kriterier for utvelging av prosjekter som skal finansieres,

   4. kontaktpersoner som kan gi informasjon om de ettårige programmene.

Ansvarlig myndighet skal dessuten informere potensielle endelige støttemottakere om offentliggjøring som nevnt i artikkel 33 nr. 2 bokstav b).

Artikkel 32

Informasjon til endelige støttemottakere

Ansvarlig myndighet skal informere endelige støttemottakere om at de ved å ta imot støtten, også godtar å stå oppført på en liste over endelige støttemottakere som er offentliggjort i samsvar med artikkel 33 nr. 2 bokstav b).

Artikkel 33

Ansvarlig myndighets ansvar for informasjon og offentliggjøring rettet mot allmennheten

1. Ansvarlig myndighet skal sørge for at informasjons- og offentliggjøringstiltak gjennomføres med sikte på å oppnå størst mulig mediedekning, ved hjelp av forskjellige kommunikasjonsformer og -kanaler på passende nasjonalt nivå.

2. Ansvarlig myndighet skal som et minimum legge til rette for følgende informasjon og offentliggjøring:

   1. minst én informasjonsaktivitet i året, som fra 2008 presenterer igangsettingen av det flerårige programmet eller resultatene av ett eller flere ettårige programmer,

   2. årlig offentliggjøring, i det minste på et nettsted, av listen over endelige støttemottakere, prosjektnavnene og hvor mye de får tildelt av offentlige midler og fellesskapsmidler. Nettstedets adresse skal meldes til Kommisjonen.

Artikkel 34

Endelig støttemottakers ansvar for informasjon og offentliggjøring rettet mot allmennheten

1. Endelig støttemottaker skal, ved hjelp av tiltakene fastlagt i nr. 2, 3 og 4, ha ansvar for å informere allmennheten om støtte fra fondet,

2. Endelig støttemottaker skal sette opp et lett synlig, permanent skilt av betydelig størrelse innen tre måneder etter sluttføringen av et prosjekt som oppfyller følgende vilkår:

   1. det totale bidraget fra Fellesskapet til prosjektet er over 100 000 euro, og

   2. operasjonen består i å kjøpe en fysisk gjenstand eller å finansiere infrastruktur eller byggeprosjekter.

      På skiltet skal prosjektets navn og type oppgis. I tillegg skal opplysningene nevnt i artikkel 35 oppta minst 25 % av plassen på skiltet.

3. Når et prosjekt mottar midler innenfor rammen av et ettårig program som samfinansieres av fondet, skal den endelige støttemottakeren sørge for at prosjektdeltakerne er informert om disse midlene.

4. I alle dokumenter som gjelder slike prosjekter, herunder deltakerbevis eller andre bekreftelser, skal det opplyses om at prosjektet samfinansieres av fondet.

Artikkel 35

Tekniske krav til informasjon og offentliggjøring i forbindelse med operasjonen

All informasjon og offentliggjøring rettet mot endelige støttemottakere, potensielle endelige støttemottakere og allmennheten, skal inneholde:

1. Den europeiske unions emblem, i samsvar med de grafiske standarder som er oppført i vedlegg X, og en referanse til Den europeiske union,

2. en referanse til fondet,

3. en erklæring valgt av ansvarlig myndighet om den merverdi som er tilført gjennom Fellesskapets bidrag.

Nr. 1 og 3 skal ikke gjelde for små markedsføringsartikler eller for markedsføringsartikler knyttet til to eller flere av de fire fondene.

Kapittel 6

Personopplysninger

Artikkel 36

Personvern

1. Medlemsstatene og Kommisjonen skal treffe alle tiltak som er nødvendige for å hindre at uvedkommende får utlevert eller får urettmessig innsyn i opplysninger nevnt i artikkel 29 nr. 1 bokstav h) i den grunnleggende rettsakten, opplysninger innhentet av Kommisjonen i forbindelse med dens kontroller på stedet, samt opplysninger nevnt i kapittel 4.

2. Opplysninger nevnt i kapittel 4 kan ikke sendes til andre enn personer i medlemsstatene eller i Fellesskapets organer som har behov for innsyn i forbindelse med tjenesten, med mindre det foreligger uttrykkelig samtykke fra medlemsstaten som har gitt opplysningene.

Kapittel 7

Elektronisk utveksling av dokumenter

Artikkel 37

Elektronisk utveksling av dokumenter

I tillegg til de behørig undertegnede papirversjonene av dokumentene omhandlet i kapittel 3, skal opplysningene om mulig også sendes elektronisk.

Artikkel 38

Datasystem for utveksling av dokumenter

1. Dersom Kommisjonen utvikler et datasystem for sikker datautveksling mellom Kommisjonen og den enkelte medlemsstat i forbindelse med gjennomføringen av fondet, skal medlemsstatene underrettes om dette og være med på å utvikle et slikt datasystem dersom de ber om det.

2. Kommisjonen og de utpekte myndigheter, samt de organer som har fått delegert oppgavene, skal registrere dokumentene omhandlet i kapittel 3 i datasystemet nevnt i nr. 1.

3. Medlemsstatene kan dessuten oppfordres til å legge fram opplysningene nevnt i artikkel 27 og 28 på frivillig basis, gjennom det spesielle systemet som Kommisjonen benytter til å innhente opplysninger om uregelmessigheter som oppdages innenfor rammen av strukturfondene.

4. Alle kostnader forbundet med et grensesnitt mellom det felles datasystemet og nasjonale, regionale og lokale datasystemer, og alle kostnader forbundet med å tilpasse nasjonale, regionale og lokale systemer til de tekniske kravene i det felles systemet, skal gi rett til støtte etter artikkel 18 i den grunnleggende rettsakten.

Del III

Særlige bestemmelser for fondet for de ytre grenser

Kapittel 1

Regler om rett til støtte

Artikkel 39

Regler om rett til støtte

1. Reglene i vedlegg XI skal legges til grunn for om utgifter til tiltak finansiert innenfor rammen av ettårige programmer nevnt i artikkel 37 nr. 4 i den grunnleggende rettsakten, gir rett til støtte.

2. Disse reglene gjelder for endelige støttemottakere, og skal gjelde tilsvarende for prosjektpartnere.

3. Medlemsstatene kan anvende nasjonale regler om rett til støtte som er strengere enn reglene i dette vedtak.

Det skal være opp til Kommisjonen å vurdere om gjeldende nasjonale regler om rett til støtte oppfyller dette vilkåret.

Kapittel 2

Den særlige transittordningen

Artikkel 40

Støtte til gjennomføring av den særlige transittordningen

1. Støtten til gjennomføring av den særlige transittordningen som er nevnt i artikkel 6 i den grunnleggende rettsakten, skal innføres innenfor rammen av Republikken Litauens flerårige program og gjennomføres på grunnlag av Republikken Litauens ettårige programmer. Reglene i den grunnleggende rettsakten og i dette vedtak om gjennomføringen av ettårige programmer skal derfor gjelde tilsvarende for støtten til gjennomføring av den særlige transittordningen. Fondet skal dekke alle ekstra kostnader som påløper i forbindelse med gjennomføringen av den særlige bestemmelsen i fellesskapsretten om denne transitten.

2. For hvert ettårige program skal beløpet som avsettes til denne støtten, fastsettes i samsvar med artikkel 6 i den grunnleggende rettsakten og innenfor grensene av de bevilgninger som er fastsatt i artikkel 14 nr. 12 i den grunnleggende rettsakten.

3. Med hensyn til tapte avgifter skal tiltakene løpe fra 1. januar det år som er nevnt i beslutningen om finansiering og godkjenning av det ettårige programmet, og til 31. desember samme år.

   Med hensyn til ekstra kostnader skal tiltakene løpe fra 1. januar det år som er nevnt i beslutningen om finansiering og godkjenning av det ettårige programmet,

   1. og til 31. desember samme år, for lønn til personalet som spesifikt skal gjennomføre den særlige transittordningen,

   2. og til 31. desember påfølgende år, for alle andre ekstra kostnader.

4. Beløpet som avsettes til denne støtten innenfor rammen av hvert ettårige program, skal ikke benyttes til andre tiltak.

Del IV

Sluttbestemmelser

Artikkel 41

Adressater

Dette vedtak er rettet til Kongeriket Belgia, Republikken Bulgaria, Den tsjekkiske republikken, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Republikken Hellas, Kongeriket Spania, Den franske republikk, Republikken Italia, Republikken Kypros, Republikken Latvia, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriket Nederland, Republikken Østerrike, Republikken Polen, Republikken Portugal, Romania, Republikken Slovenia, Republikken Slovakia, Republikken Finland og Kongeriket Sverige.

Utferdiget i Brussel, 5. mars 2008.

For Kommisjonen

Franco Frattini

Visepresident

Vedlegg XI

Regler om utgifter som gir rett til støtte – fondet for de ytre grenser

I. Generelle prinsipper

I.1 Grunnprinsipper

1. I henhold til den grunnleggende rettsakten må utgifter for å gi rett til støtte være:

   1. innenfor rammen av fondets virkeområde og mål, slik dette er beskrevet i artikkel 1 og 3 i den grunnleggende rettsakten,

   2. innenfor rammen av de støtteberettigede tiltak som er oppført i artikkel 4 og 6 i den grunnleggende rettsakten,

   3. nødvendige for å kunne utføre aktivitetene i det prosjekt som utgjør en del av de flerårige og ettårige programmene som er godkjent av Kommisjonen,

   4. fornuftige og i samsvar med prinsippene for forsvarlig økonomistyring, særlig prinsippet om best mulig ressursutnyttelse og kostnadseffektivitet,

   5. oppstått hos den endelige støttemottakeren og/eller prosjektpartnerne, og disse skal være etablert og registrert i en medlemsstat, unntatt når det dreier seg om internasjonale mellomstatlige organisasjoner med samme målsetting som i den grunnleggende rettsakten. Med hensyn til artikkel 39 i dette vedtak får regler som gjelder for den endelige støttemottakeren, tilsvarende anvendelse på prosjektpartnerne,

   6. oppstått i samsvar med de særlige bestemmelsene i tilskuddsavtalen.

2. Ved flerårige tiltak i henhold til artikkel 16 nr. 6 i den grunnleggende rettsakten anses bare den del av tiltaket som samfinansieres gjennom et ettårig program, som et prosjekt som kommer inn under disse regler om støtteberettigelse.

3. Prosjekter med støtte fra fondet skal ikke finansieres av andre kilder via Fellesskapets budsjett. Prosjekter med støtte fra fondet skal samfinansieres av offentlige eller private kilder.

I.2 Prosjektbudsjett

Et prosjektbudsjett skal presenteres på følgende måte:

Budsjettet skal balansere: totale kostnader som gir rett til støtte, skal tilsvare totale inntekter.

I.3 Inntekter og prinsippet om at virksomheten skal drives uten fortjeneste

1. Prosjekter med støtte fra fondet skal drives uten fortjeneste. Dersom inntektene ved prosjektets avslutning, herunder innbetalinger fra prosjektet, overstiger utgiftene, skal bidraget til prosjektet fra fondet reduseres tilsvarende. Alle prosjektets inntektskilder må være oppgitt i den endelige støttemottakerens regnskaper eller skattedokumenter, og må kunne identifiseres og kontrolleres.

2. Prosjektinntektene skal komme fra alle finansielle bidrag til prosjektet fra fondet, fra offentlige eller private kilder, inkludert den endelige støttemottakerens eget bidrag, og fra eventuelle innbetalinger fra prosjektet. Med «innbetalinger» menes her inntekter som et prosjekt har hatt i perioden for støtteberettigelse som beskrevet i punkt I.4, av salg, utleie, tjenester, innskrivingsgebyrer eller andre tilsvarende inntekter.

3. Fellesskapets bidrag som en følge av anvendelsen av prinsippet om at virksomheten skal drives uten fortjeneste, som nevnt i artikkel 12 bokstav c) i dette vedtak, vil være de «totale kostnader som gir rett til støtte» minus «bidrag fra tredjeparter» og «innbetalinger fra prosjektet».

I.4 Periode for støtteberettigelse

1. Prosjektkostnader må ha oppstått og de tilsvarende betalinger (med unntak av avskrivning) være foretatt etter 1. januar det år som er nevnt i beslutningen om finansiering og godkjenning av medlemsstatenes ettårige programmer. Perioden for støtteberettigelse går fram til 31. desember år N 19 +1, noe som betyr at prosjektkostnadene må ha oppstått før dette tidspunktet.

2. Det gjøres unntak fra denne perioden for støtteberettigelse for:

   1. prosjekter med støtte fra det ettårige programmet for 2007, i samsvar med artikkel 37 nr. 3 i den grunnleggende rettsakten,

   2. teknisk bistand til medlemsstatene (se punkt V.3).

I.5 Utgiftsføring

1. Utgiftene skal svare til den endelige støttemottakerens utbetalinger. Utbetalingene må skje i form av finansielle (kontante) transaksjoner, med unntak av avskrivning.

2. Regelen er at utgiftene skal dokumenteres med offisielle fakturaer. Når dette ikke er mulig, skal utgiftene dokumenteres ved hjelp av regnskapsdokumenter eller underlagsdokumenter med tilvarende bevisverdi.

3. Utgiftene må være identifiserbare og kontrollerbare. De må særlig

   1. oppføres i den endelige støttemottakerens regnskaper,

   2. fastsettes i samsvar med gjeldende standarder for regnskapsførsel i staten der den endelige støttemottakeren er etablert, og i samsvar med den endelige støttemottakerens vanlige praksis for kostnadsføring, og

   3. oppgis i samsvar med kravene i gjeldende skatte- og sosiallovgivning.

4. Når det er aktuelt, har endelige støttemottakere plikt til å oppbevare attesterte kopier av regnskapsdokumenter som viser partnernes inntekter og utgifter i forbindelse med det aktuelle prosjektet.

5. Disse opplysningene må oppbevares og behandles i samsvar med nasjonal lovgivning om personvern.

I.6 Territorialt virkeområde

1. Utgifter til tiltak omhandlet i artikkel 4 og 6 i den grunnleggende rettsakten må være oppstått på medlemsstatenes territorium, hos endelige støttemottakere som definert i punkt I.1 e), med unntak av:

   • utgifter til gjennomføring av tiltak knyttet til det alminnelige mål som er fastlagt i artikkel 3 nr. 1 bokstav d) i den grunnleggende rettsakten. Utgifter til slike tiltak kan oppstå på medlemsstatenes territorium og i tredjestater,

   • tiltak som gjelder overvåking av de ytre grenser. Slike tiltak kan finne sted både innenfor og utenfor medlemsstatenes territorium.

2. Prosjektpartnere som er registrert og etablert i tredjestater, kan delta i prosjekter, men uten finansiering, med unntak av internasjonale mellomstatlige organisasjoner. Disse partneres kostnader gir derfor ikke rett til støtte.

II. Kostnadskategorier som gir rett til støtte (på prosjektnivå)

II.1. Direkte kostnader som gir rett til støtte

Direkte prosjektkostnader som gir rett til støtte, er kostnader som, med behørig hensyn til de generelle vilkårene for rett til støtte som er angitt i del I, kan identifiseres som spesifikke kostnader direkte knyttet til prosjektgjennomføringen. Direkte kostnader skal tas med i det anslåtte totale prosjektbudsjettet.

Følgende direkte kostnader gir rett til støtte:

II.1.1 Personalkostnader

II.1.1.1 Generelle regler

1. Direkte personalkostnader gir rett til støtte bare for personer som har en nøkkelrolle og er direkte involvert i prosjektet, slik som prosjektledere og annet personale som har operative prosjektoppgaver, for eksempel planlegging av prosjektaktiviteter, gjennomføring (eller overvåking) av operative aktiviteter, levering av tjenester til prosjektets endelige målgruppe, osv.

   Kostnader til øvrig personale som bare har en støttefunksjon i den endelige støttemottakerens organisasjon (slik som administrativ leder, regnskapsfører, støtte til anskaffelser, støtte til menneskelige ressurser og støtte til informasjonsteknologi, kontorassistent, resepsjonist osv.) gir ikke rett til støtte som direkte kostnader, men anses som indirekte kostnader (se punkt II.2).

2. Personalkostnader skal spesifiseres i det foreløpige budsjettet, med angivelse av funksjoner, antall ansatte og navn.

   Dersom navnene ennå ikke er kjent eller ikke kan utleveres, skal faglig og teknisk kompetanse angis for de personer som skal ivareta de aktuelle funksjoner/oppgaver i prosjektet.

3. Personalkostnader til prosjektet, dvs. lønn og trygdeavgift og andre reglementerte kostnader, skal gi rett til støtte, forutsatt at dette ikke overstiger de gjennomsnittlige satsene i den endelige støttemottakerens vanlige lønnspolitikk. Dette tallet kan eventuelt omfatte alle avgifter som arbeidsgiveren normalt betaler, men ikke bonuser, belønninger eller ordninger med overskuddsdeling. Skatter og avgifter (nærmere bestemt direkte skatt og trygdeavgift) i forbindelse med prosjekter som samfinansieres av fondet, gir rett til støtte først når de faktisk blir betalt av den endelige støttemottakeren.

II.1.1.2 Særlige vilkår for offentlige organers personalkostnader

Personalkostnader for offentlige organer med ansvar for prosjektgjennomføring anses som direkte kostnader som gir rett til støtte, men bare i følgende tilfeller:

1. I samsvar med de oppgaver som utføres i forbindelse med prosjektet, og prosjektets varighet, anses personalkostnader i medlemsstatenes konsulære og andre tjenester i tredjestater med kompetanse til å forvalte strømmer av tredjestatsborgere inn på medlemsstatenes territorium, slik som konsulære tjenestemenn, luftfartsselskapenes kontaktpersoner og kontaktpersoner med ansvar for innvandringssaker, som direkte kostnader som gir rett til støtte, forutsatt at prosjektets formål er å bedre samarbeidet mellom medlemsstatene og innebærer deling av oppgaver og ansvar, og at det kommer mer enn to deltakerstater til gode.

2. Personalkostnader hos andre myndigheter og tjenester i medlemsstatene som berøres av den grunnleggende rettsakten, for eksempel grensekontrollører, forutsatt at:

   1. prosjektet ikke i først og fremst gjelder innkjøp av utstyr eller fast eiendom som nevnt i punkt II.1.3 og II.1.4, og

   2. prosjektet hovedsakelig består av oppgaver som krever aktiv og vedvarende innsats fra personalets side, for eksempel organisering av møter og forvaltningsprosedyrer for utveksling av informasjon eller anbefalt praksis, innføring av konsultasjons- og koordineringsmekanismer, personalopplæring og programmer for utsending og utveksling av personale.

   I slike tilfeller anses personalkostnadene som direkte kostnader som gir rett til støtte for:

   • en person som er ansatt av den endelige støttemottakeren utelukkende i den hensikt å gjennomføre prosjektet,

   • en person som er fast ansatt hos den endelige støttemottakeren, og som:

     1. utfører oppgaver som er spesifikt knyttet til prosjektgjennomføringen på grunnlag av overtidsbetaling, eller

     2. ved en behørig dokumentert beslutning i organisasjonen er stilt til rådighet for å utføre oppgaver som er spesifikt knyttet til prosjektgjennomføringen, og som ikke inngår i hans/hennes normale arbeidsoppgaver, og hans/hennes vanlige oppgaver utføres av en annen som organisasjonen har ansatt.

II.1.2 Reise- og diettkostnader

1. Reise- og diettkostnader gir bare rett til støtte som direkte kostnader for:

   1. personale hos den endelige støttemottakeren hvis kostnader gir rett til støtte i henhold til punkt II.1.1,

   2. i eksepsjonelle og behørig begrunnede tilfeller, personale hos den endelige støttemottakeren som har en støttefunksjon som angitt i punkt II.1.1,

   3. andre som ikke er ansatt hos den endelige støttemottakeren, og som deltar i prosjektet. I disse tilfeller skal lister over tilstedeværelse oppbevares som bevis.

2. Reisekostnader skal gi rett til støtte for faktiske, påløpte kostnader. Godtgjøringssatsene skal baseres på billigste offentlige transportmulighet, og regelen skal være at flyginger kun tillates for reiser over 800 km (returreise), eller når reisemålets geografiske beliggenhet tilsier bruk av fly. Ombordstigningskortet må oppbevares. Ved bruk av privatbil er godtgjøringen vanligvis beregnet enten ut fra prisen for offentlig transport, eller ut fra kilometersatser i samsvar med offentliggjorte, offisielle regler i den berørte medlemsstat eller den endelige støttemottakerens regler.

3. Diettkostnader skal gi rett til støtte for reelle kostnader eller etter en daglig diettsats. Når en organisasjon har sine egne dagsatser (godtgjøring for kost og losji), skal de anvendes innenfor de tak som er fastsatt av medlemsstaten i samsvar med nasjonal lovgivning og praksis. Godtgjøring for kost og losji skal normalt dekke lokal transport (herunder taxi), innkvartering, måltider, lokale telefonsamtaler og diverse.

II.1.3. Utstyr

II.1.3.1 Generelle regler

1. Kostnader forbundet med anskaffelse av utstyr (leie, leasing eller innkjøp basert på hele eller deler av kostnaden, eller avskrivning av innkjøpte aktiva) gir rett til støtte bare dersom de er av vesentlig betydning for prosjektgjennomføringen. Utstyret skal ha de tekniske egenskaper som er nødvendige i prosjektet, og være i samsvar med gjeldende regler og standarder.

2. Kostnader forbundet med administrativt utstyr i daglig bruk (som skriver, bærbar pc, faks, kopimaskin, telefon, kabler osv.) gir ikke rett til støtte som direkte kostnader, og skal anses som indirekte kostnader (se punkt II.2).

II.1.3.2 Leie og leasing

Utgifter til leie og leasing kan samfinansieres, med forbehold for gjeldende regler i medlemsstaten, nasjonal lovgivning og praksis og varigheten av leien eller leasingen i forbindelse med prosjektet.

II.1.3.3 Kjøp

1. Kostnader forbundet med anskaffelse av utstyr (systemer, driftsutstyr, transportmidler osv., som nevnt i artikkel 5 nr. 1 bokstav c)-f) i den grunnleggende rettsakten) gir rett til støtte i samsvar med nasjonale regler. Slike kostnader kan samfinansieres basert på hele eller deler av innkjøpskostnaden dersom:

   1. de er direkte knyttet til gjennomføringen av prosjektet,

   2. de er oppstått i samsvar med nasjonale regler om offentlige anskaffelser i medlemsstaten,

   3. utstyret har de tekniske egenskaper som er nødvendige i prosjektet, og er i samsvar med gjeldende regler og standarder,

   4. utstyret fortsatt vil bli brukt for de samme formål som i prosjektet, også etter at prosjektet er avsluttet, i minst

      • tre år eller mer for IKT-utstyr,

      • fem år eller mer for annet utstyr, slik som driftsutstyr og transportmidler, med unntak av de transportmidler som er angitt under,

      • ti år for helikoptre, fartøyer og luftfartøyer.

2. Kostnader forbundet med utstyret nevnt over kan gi rett til støtte basert på avskrivning i samsvar med nasjonale regler. I så fall skal vilkårene a), b) og c) over gjelde. I tillegg må også følgende vilkår være oppfylt:

   1. når utstyret kjøpes inn før eller i løpet av prosjekttiden, gir bare den del av avskrivningen av utstyret rett til støtte som tilsvarer den tid det benyttes i prosjektet og hvor mye det faktisk brukes,

   2. utstyr som ble innkjøpt før prosjektet ble igangsatt, men som brukes i prosjektet, gir rett til støtte basert på avskrivning. Disse kostnadene gir imidlertid ikke rett til støtte dersom utstyret opprinnelig ble innkjøpt ved hjelp av tilskudd fra Fellesskapet,

   3. utstyrets innkjøpskostnader skal tilsvare vanlig markedspris, og verdien av de aktuelle gjenstandene skal avskrives i samsvar med de skatte- og regnskapsregler som gjelder for den endelige støttemottakeren.

II.1.4 Fast eiendom

II.1.4.1 Generelle regler

Ved kjøp av fast eiendom, oppføring eller renovering av fast eiendom, eller leie av fast eiendom, skal eiendommen ha de tekniske egenskaper som er nødvendige i prosjektet, og være i samsvar med gjeldende regler og standarder.

II.1.4.2 Kjøp, oppføring eller renovering

1. Dersom anskaffelse av fast eiendom er av vesentlig betydning for gjennomføringen av prosjektet og er klart knyttet til dets mål, gir kjøp av fast eiendom, dvs. allerede oppførte bygninger, eller oppføring av fast eiendom, rett til samfinansiering basert på hele eller deler av kostnaden, eller på avskrivning, på de vilkår som er angitt under, og uten at dette skal berøre anvendelsen av strengere nasjonale regler:

   1. det skal innhentes bekreftelse fra en uavhengig kvalifisert takstmann eller et behørig bemyndiget offisielt organ om at prisen ikke ligger over markedsverdien, og som enten bekrefter at eiendommen er i samsvar med nasjonale forskrifter eller angir eventuelle mangler som den endelige støttemottakeren planlegger å utbedre som en del av prosjektet,

   2. eiendommen er ikke på noe tidspunkt før prosjektets gjennomføring innkjøpt ved hjelp av tilskudd fra Fellesskapet,

   3. eiendommen skal i minst ti år etter prosjektets sluttdato benyttes utelukkende til det formål som er oppgitt i prosjektet, med mindre Kommisjonen gir særlig tillatelse til noe annet, ved samfinansiering av hele eller deler av kostnaden. Ved samfinansiering basert på avskrivning reduseres denne perioden til fem år,

   4. ved kjøp av fast eiendom skal prinsippene om best mulig ressursutnyttelse og kostnadseffektivitet følges, og kjøpet skal anses å stå i forhold til prosjektets mål,

   5. ved samfinansiering basert på avskrivning gir bare den del av avskrivningen av disse aktiva rett til støtte som tilsvarer den tid de benyttes i prosjektet, og hvor mye de faktisk brukes. Avskrivning skal beregnes etter nasjonale regnskapsregler.

2. Utgifter til renovering av fast eiendom gir rett til samfinansiering basert på hele eller deler av kostnaden eller basert på avskrivning. For kostnader til renovering gjelder bare bokstav c) og e).

II.1.4.3 Leie

Leie av fast eiendom gir rett til samfinansiering når leien er klart knyttet til det aktuelle prosjektets mål, på de vilkår som er angitt under, og uten at dette skal berøre anvendelsen av strengere nasjonale regler:

1. den faste eiendommen skal ikke være kjøpt med tilskudd fra Fellesskapet,

2. den faste eiendommen skal bare brukes i forbindelse med prosjektgjennomføringen. I motsatt fall gir bare den del av kostnadene som tilsvarer bruk i forbindelse med prosjektet, rett til støtte.

II.1.4.4 Kontorlokaler for endelig støttemottaker

Kostnader til kjøp, oppføring, renovering eller leie av kontorlokaler til den endelige støttemottakerens vanlige virksomhet gir ikke rett til støtte. Slike kostnader anses som indirekte kostnader (se punkt II.2).

II.1.5 Forbruksvarer, forsyninger og generelle tjenester

1. Kostnader forbundet med forbruksvarer, forsyninger og generelle tjenester gir rett til støtte dersom de kan identifiseres og er direkte nødvendige for å kunne gjennomføre prosjektet.

2. Kontormateriell og alle typer mindre administrative forbruksvarer, forsyninger, forpleining og generelle tjenester (som telefon, internett, post, kontorrenhold, offentlige tjenester, forsikring, personalopplæring, rekruttering osv.) er imidlertid ikke direkte kostnader som gir rett til støtte; de inngår i de indirekte kostnadene som nevnt i punkt II.2.

II.1.6 Underleveranser

1. Regelen skal være at endelige støttemottakere selv må ha kapasitet til å utføre virksomheten i prosjektet. Utsetting til underleverandører må derfor begrenses og skal ikke overstige 40 % av de direkte prosjektkostnader som gir rett til støtte, med mindre det er behørig begrunnet og godkjent på forhånd av ansvarlig myndighet.

2. Følgende utgifter gir ikke rett til samfinansiering fra fondet:

   1. utsetting av oppgaver knyttet til den overordnede forvaltningen av prosjektet,

   2. utsetting som øker prosjektkostnadene uten å tilføre det en tilsvarende verdi,

   3. utsetting til mellommenn eller konsulenter der betalingen defineres som en prosentsats av de totale prosjektkostnadene, med mindre endelig støttemottaker kan begrunne en slik betaling ved å vise til den faktiske verdien av arbeidet eller tjenestene som leveres.

3. Ved all underentreprise skal underleverandører forplikte seg til å gi alle revisjons- og kontrollorganer alle nødvendige opplysninger om underleveransene.

II.1.7 Kostnader som er en direkte følge av krav knyttet til samfinansieringen fra EU

Kostnader som er nødvendige for å kunne oppfylle krav knyttet til samfinansiering fra EU, for eksempel offentliggjøring, åpenhet, prosjektevaluering, ekstern revisjon, bankgarantier, oversettelseskostnader osv., gir rett til støtte som direkte kostnader.

II.1.8 Eksperthonorarer

Honorarer for juridisk rådgivning, notarialgebyrer og utgifter til tekniske og finansielle eksperter gir rett til støtte.

II.2 Indirekte kostnader som gir rett til støtte

1. Indirekte kostnader tilhører utgiftskategorier som ikke kan identifiseres som konkrete kostnader direkte knyttet til prosjektet. En fast prosentsats av de totale direkte kostnader som gir rett til støtte, kan komme i betraktning som indirekte kostnader, forutsatt at:

   1. de indirekte kostnadene holdes på et minimum og den eksakte prosentsatsen for indirekte kostnader fastsettes av medlemsstaten ut fra behovet,

   2. de indirekte kostnadene er tatt med i prosjektets foreløpige budsjett,

   3. de indirekte kostnadene ikke omfatter kostnader som hører under et annet avsnitt i prosjektbudsjettet,

   4. de indirekte kostnadene ikke har andre finansieringskilder. Organisasjoner som mottar driftstilskudd fra EUs budsjett og/eller fra medlemsstatene, kan ikke ta indirekte kostnader med i sitt foreløpige budsjett,

   5. den faste prosentsatsen for indirekte kostnader i forhold til de totale kostnader som gir rett til støtte, som en hovedregel ikke overstiger 5 %. Den faste prosentsatsen for indirekte kostnader skal imidlertid ikke overstige 2,5 % i følgende tilfeller:

      • når ansvarlig myndighet fungerer som utøvende organ som definert i artikkel 7 nr. 3, eller

      • når det totale beløpet for underleveranser (punkt II.1.6) og anskaffelser (punkt II.1.3 og II.1.4) overstiger 40 % av direkte kostnader som gir rett til støtte.

2. Den prosentdel som er avsatt til indirekte kostnader, skal særlig dekke følgende kostnader:

   1. personalkostnader som ikke gir rett til støtte som direkte kostnader i henhold til punkt II.1.1.1 1),

   2. utgifter til administrasjon og forvaltning, slik som kostnader angitt i punkt II.1.5.2,

   3. bankgebyrer og -avgifter (unntatt bankgarantier som definert i punkt II.1.7),

   4. kostnader forbundet med fast eiendom og vedlikeholdskostnader dersom de er knyttet til daglig administrasjon, slik som de kostnader som er angitt i II.1.4.4,

   5. alle kostnader som er knyttet til prosjektet, men som ikke kommer inn under avsnitt II.1 – «Direkte kostnader som gir rett til støtte».

III. Utgifter som ikke gir rett til støtte

Følgende kostnader gir ikke rett til støtte:

1. Merverdiavgift, unntatt når endelig støttemottaker kan dokumentere at han ikke kan få den tilbakebetalt,

2. kapitalavkastning, gjelds- og gjeldsbetjeningsgebyrer, debetrente, valutavekslingsgebyrer og kurstap, avsetninger til dekning av tap eller eventuelt fremtidig betalingsansvar, skyldige renter, usikre fordringer, bøter, økonomiske sanksjoner, kostnader forbundet med rettssaker, og urimelige eller uforsvarlige utgifter,

3. utgifter til representasjon som bare er beregnet på prosjektpersonalet. Utgifter til rimelig forpleining ved sosiale arrangementer som er berettiget i lys av prosjektet, for eksempel et arrangement ved prosjektavslutning eller møter i prosjektets styringsgruppe, kan godkjennes,

4. kostnader oppgitt av den endelige støttemottakeren som dekkes i forbindelse med et annet prosjekt eller arbeidsprogram med tilskudd fra Fellesskapet,

5. kjøp av jord,

6. personalkostnader til tjenestemenn som bidrar til prosjektgjennomføringen ved å utføre oppgaver som er en del av deres vanlige arbeid,

7. ytelser in natura.

IV. Kostnader som dekkes ved inntekter avsatt til spesielle formål

1. I behørig begrunnede tilfeller kan endelig støttemottakers og prosjektpartneres bidrag til samfinansiering av prosjektet delvis utgjøres av arbeid utført av tjenestemenn som er fast ansatt hos dem, og som deltar i prosjektet. I et slikt tilfelle anses disse kostnadene ikke som direkte eller indirekte personalkostnader som definert i punkt II.1.1 og II.2, men som kostnader som dekkes ved inntekter avsatt til spesielle formål.

2. Slike bidrag skal ikke overstige 50 % av det totale bidraget fra den endelige støttemottakeren. I så fall skal følgende regler gjelde:

   1. de offentlige tjenestemennenes oppgaver er spesifikt knyttet til prosjektgjennomføringen og er ikke en del av den offentlige myndighetens lovfestede ansvarsområder,

   2. offentlige tjenestemenn som er betrodd arbeidet med å gjennomføre et prosjekt, er stilt til rådighet for dette formål ved en behørig dokumentert beslutning truffet av kompetent myndighet,

   3. verdien av bidragene kan revideres og kan ikke overstige de kostnader som faktisk er påløpt og er behørig dokumentert ved hjelp av den offentlige myndighetens regnskapsdokumenter.

V. Teknisk bistand på initiativ fra medlemsstatene

1. På initiativ fra den enkelte medlemsstat gir følgende tekniske bistand rett til støtte i forbindelse med hvert ettårige program, innenfor de grenser som er satt i artikkel 18 i den grunnleggende rettsakten:

   1. utgifter til forberedelse, utvelging, vurdering, styring og overvåking av tiltak (herunder pc-utstyr og forbruksvarer),

   2. utgifter til revisjon og kontroll på stedet av tiltak eller prosjekter,

   3. utgifter til evaluering av tiltak eller prosjekter,

   4. utgifter til informasjon, formidling og åpenhet i forbindelse med tiltak,

   5. utgifter til anskaffelse, installasjon og vedlikehold av edb-baserte systemer til forvaltning, overvåking og evaluering av fondene,

   6. utgifter til møter i overvåkingskomiteer og underkomiteer om gjennomføring av tiltak. Disse utgiftene kan også omfatte utgifter til eksperter og andre deltakere i disse komiteene, herunder deltakere fra tredjestater, når deres tilstedeværelse er nødvendig for å kunne gjennomføre tiltakene på en effektiv måte,

   7. utgifter til lønn, herunder trygdeavgifter, men bare i følgende tilfeller:

      • offentlige tjenestemenn som ved en behørig dokumentert beslutning truffet av kompetent myndighet er stilt til rådighet for å utføre de oppgaver som er nevnt i bokstav a)-f),

      • annet personale som er ansatt for å utføre de oppgaver som er nevnt i bokstav a)-f),

      • personale kan ikke stilles til rådighet eller ansettes for et tidsrom som går ut over sluttdatoen for støtteberettigelse fastlagt i vedtaket om godkjenning av bistand.

2. Teknisk bistand kan finansiere følgende organers utgifter: ansvarlig myndighet, myndighet med delegert ansvar, revisjonsmyndighet, attesteringsmyndighet.

3. Aktiviteter knyttet til teknisk bistand må være utført og de tilsvarende betalinger være foretatt etter 1. januar det år som er nevnt i beslutningen om finansiering og godkjenning av medlemsstatenes ettårige programmer. Perioden for støtteberettigelse går fram til slutten av juni år N 20 + 2, eller til en senere dato som er forenlig med fristen for innlevering av sluttrapport om gjennomføringen av det ettårige programmet.

4. Alle anskaffelser må gjennomføres i samsvar med nasjonale regler om offentlige anskaffelser i medlemsstaten.

5. Medlemsstatene kan gjennomføre tiltak for teknisk bistand til dette fondet sammen med tiltak for teknisk bistand til enkelte eller samtlige av de fire fondene. I så fall skal imidlertid bare den andel av kostnadene som benyttes til gjennomføring av det felles tiltak som svarer til dette fondet, gi rett til finansiering innenfor dette fondets ramme, og medlemsstatene skal sørge for at:

   1. andelen kostnader forbundet med felles tiltak belastes det rette fondet på en fornuftig og kontrollerbar måte, og

   2. det ikke forekommer at kostnader dobbeltfinansieres.

VI. Den særlige transittordningen

Følgende særlige bestemmelser skal gjelde i forbindelse med den særlige transittordningen:

1. perioden for støtteberettigelse skal være i samsvar med artikkel 40 nr. 3 i dette vedtak,

2. i henhold til artikkel 6 nr. 2 bokstav c) i den grunnleggende rettsakten anses kostnader forbundet med personale som spesifikt gjennomfører den særlige transittordningen, som direkte kostnader som gir rett til støtte i samsvar med de generelle reglene som er angitt i punkt II.1.1.1 nr. 2 og 3,

3. i henhold til artikkel 6 nr. 2 bokstav c) i den grunnleggende rettsakten anses reise- og diettkostnader for personale som spesifikt gjennomfører den særlige transittordningen, som direkte kostnader som gir rett til støtte,

4. punkt II.1.3.1 nr. 2 skal ikke gjelde,

5. punkt II.1.4.4 skal ikke gjelde,

6. punkt II.1.5 nr. 2 skal ikke gjelde,

7. indirekte kostnader (avsnitt II.2) skal ikke gi rett til støtte,

8. avsnitt III punkt f) skal ikke gjelde.