2 Finansprotokoll
Utferdiget i samsvar med artikkel 13 i konvensjon om forliksbehandling og voldgift innenfor KSSE
Artikkel 1
Domstolens kostnader
1. Alle kostnader ved Domstolen som er opprettet ved Konvensjon om forliksbehandling og voldgift innenfor KSSE (heretter kalt «konvensjonen»), skal dekkes av statene som er parter i konvensjonen. Kostnader i forbindelse med forliks- og voldgiftsmenn skal være Domstolens kostnader.
2. Vertsstatens forpliktelser med hensyn til utgifter i forbindelse med lokaler og inventar til Domstolens bruk, vedlikehold, forsikring og sikkerhet for disse, samt offentlige servicefunksjoner, skal fastsettes i brevveksling mellom Domstolen, med samtykke fra og på vegne av statene som er parter i konvensjonen, og vertsstaten.
Artikkel 2
Bidrag til Domstolens budsjett
1. Bidrag til Domstolens budsjett skal fordeles mellom statene som er parter i konvensjonen, i samsvar med den fordelingsskala som gjelder i KSSE, justert i forhold til forskjellen mellom antall deltakerstater i KSSE og antall stater som er parter i konvensjonen.
2. Dersom en stat ratifiserer eller tiltrer konvensjonen etter at den er trådt i kraft, skal statens bidrag for inneværende regnskapsår være lik en tolvdel av dens andel av den justerte skala, som fastsatt i nr. 1, for hver hele gjenværende måned av regnskapsåret etter den dato da konvensjonen trer i kraft for staten.
3. Dersom en stat som ikke er part i konvensjonen, henviser en tvist til Domstolen i henhold til bestemmelsene i konvensjonens artikkel 20 nr. 2 eller artikkel 26 nr. 1, skal den yte bidrag til Domstolens budsjett mens forhandlingene pågår, som om den var part i konvensjonen.
Ved anvendelse av dette nummer, skal forliksbehandlingen forutsettes å begynne på den dag da justissekretæren mottar underretning om partenes overenskomst om å opprette en kommisjon, og å slutte på den dag da kommisjonen underretter partene om sin rapport. Dersom en part trekker seg fra forhandlingene, skal forhandlingene anses som avsluttet på underretningsdagen for rapporten angitt i konvensjonens artikkel 25 nr. 6. Voldgiftsforhandlingene skal forutsettes å begynne på den dag da justissekretæren mottar underretning om partenes overenskomst om å opprette en voldgiftsrett, og slutte på den dag da voldgiftsretten avgir sin kjennelse.
Artikkel 3
Regnskapsår og budsjett
1. Regnskapsåret skal være fra 1. januar til 31. desember.
2. Justissekretæren skal i samarbeid med Domstolens byrå hvert år utarbeide et budsjettforslag for Domstolen. Budsjettforslaget for påfølgende regnskapsår skal før 15. september fremlegges for de stater som er parter i konvensjonen.
3. Budsjettet skal godkjennes av representantene for de stater som er parter i konvensjonen. Behandling og godkjennelse av budsjettet skal finne sted i Wien, med mindre statene som er parter i konvensjonen, er enige om noe annet. Når budsjettet for regnskapsåret er godkjent, skal justissekretæren anmode statene som er parter i konvensjonen, om å overføre sine bidrag.
Dersom budsjettet ikke er godkjent innen 31. desember, vil Domstolen fungere på grunnlag av det forrige budsjettet, og uten at senere justeringer berøres, skal justissekretæren anmode statene som er parter i konvensjonen om å overføre sine bidrag i samsvar med dette budsjettet.
Justissekretæren skal anmode statene som er parter i konvensjonen, om å stille femti prosent av sine bidrag til rådighet 1. januar og de gjenværende femti prosent 1. april.
4. Med forbehold for at representantene for statene som er parter i konvensjonen bestemmer noe annet, skal budsjettet utarbeides i sveitsiske francs, og bidragene fra statene skal utbetales i denne valuta.
5. En stat som ratifiserer eller tiltrer konvensjonen etter at den er trådt i kraft, skal innbetale sitt første bidrag til budsjettet innen to måneder etter anmodning fra justissekretæren.
6. Stater som, uten å være parter i konvensjonen, har henvist en tvist til Domstolen, skal innbetale sine bidrag innen to måneder etter anmodning fra justissekretæren.
7. Det år konvensjonen trer i kraft skal de stater som er parter i konvensjonen, innbetale sitt bidrag til budsjettet innen to måneder etter den dag det tolvte ratifikasjonsdokument er deponert. Dette budsjettet fastsettes foreløpig til 250.000 sveitsiske francs.
Artikkel 4
Forpliktelser, utbetalinger og revidert budsjett
1. Det godkjente budsjettet skal være fullmakt til at justissekretæren, innenfor ansvarsområdet til Domstolens byrå, kan inngå forpliktelser og foreta utbetalinger inntil de beløp og for de formål som er godkjent.
2. Justissekretæren har, innenfor ansvarsområdet til Domstolens byrå, fullmakt til å foreta overføringer mellom poster og underposter på inntil 15 prosent av postene/underpostene. Alle slike overføringer må rapporteres av justissekretæren i forbindelse med det årsoppgjør som er nevnt i artikkel 9 i denne protokoll.
3. Forpliktelser som er uoppgjort ved utløpet av regnskapsåret, skal føres over til neste regnskapsår.
4. Dersom omstendighetene gjør det nødvendig, og etter grundig gjennomgåelse av tilgjengelige ressurser med henblikk på å finne fram til besparelser, har justissekretæren fullmakt til å fremlegge et revidert budsjett, som kan medføre anmodninger om tilleggsbevilgninger og som skal godkjennes av representantene for statene som er parter i konvensjonen.
5. Et eventuelt overskudd for et gitt regnskapsår skal trekkes fra de fastsatte bidrag for det regnskapsår som følger etter regnskapsåret der regnskapet er godkjent av representantene for statene som er parter i konvensjonen. Et eventuelt underskudd skal belastes det påfølgende regnskapsåret, med mindre representantene for statene som er parter i konvensjonen, vedtar tilleggsbidrag.
Artikkel 5
Fond til driftskapital
Det kan opprettes et fond til driftskapital dersom statene som er parter i konvensjonen, anser det nødvendig. Det vil bli finansiert av statene som er parter i konvensjonen.
Artikkel 6
Dagpenger og nominelle honorarer
1. Medlemmer av Domstolens byrå, forlikskommisjonene og voldgiftsrettene skal motta dagpenger for hver dag de utøver sine funksjoner.
2. Medlemmer av Domstolens byrå skal i tillegg motta et nominelt årlig honorar.
3. Dagpengene og det nominelle årlige honoraret skal fastsettes av representantene for statene som er parter i konvensjonen.
Artikkel 7
Lønn, trygd og pensjon
1. Justissekretæren og eventuelt annet sekretariatspersonale oppnevnt i samsvar med artikkel 9 i konvensjonen, skal motta lønn som skal fastsettes av representantene for statene som er parter i konvensjonen.
2. Sekretariatspersonalet skal være begrenset til det minimum som er strengt nødvendig for å sikre Domstolens drift.
3. Representantene for statene som er parter i konvensjonen, skal påse at justissekretæren og sekretariatspersonalet omfattes av en tilstrekkelig trygdeordning og pensjon.
Artikkel 8
Reiseutgifter
1. Reiseutgifter som er helt nødvendige for utøvelsen av deres funksjoner, skal dekkes for medlemmene av Domstolens byrå, forlikskommisjonene og voldgiftsrettene, og for justissekretæren og sekretariatspersonalet.
2. Reiseutgifter skal omfatte faktiske transportkostnader, herunder tilleggsutgifter som normalt påløper ved transport, og dagpenger som skal dekke alle måltider, overnatting, gebyrer og drikkepenger og andre personlige utgifter. Dagpengene skal fastsettes av representantene for statene som er parter i konvensjonen.
Artikkel 9
Journaler og regnskaper
1. Justissekretæren skal etter fullmakt fra Domstolens byrå, påse at det føres nødvendige journaler og regnskaper for transaksjonene og at alle utbetalinger er foretatt med behørig fullmakt.
2. Justissekretæren skal etter fullmakt fra Domstolens byrå, senest 1. mars fremlegge for statene som er parter i konvensjonen, et årsoppgjør som for foregående regnskapsår viser:
inntekter og utgifter i tilknytning til alle regnskaper,
situasjonen med hensyn til budsjettmidlene,
finansielle aktiva og passiva ved utgangen av regnskapsåret.
Artikkel 10
Revisjon
1. Domstolens regnskaper skal revideres av to revisorer av forskjellig nasjonalitet, oppnevnt for perioder på tre år, som kan fornyes, av representantene for statene som er parter i konvensjonen.
Personer som står eller har stått på listene over forliks- eller voldgiftsmenn eller som har mottatt betaling fra Domstolen i henhold til artikkel 7 i denne protokoll, kan ikke være revisorer.
2. Revisorene skal foreta årlig revisjon. De skal særlig kontrollere nøyaktigheten i bøkene, oversikten over aktiva og passiva, samt regnskapene. Regnskapene skal være tilgjengelig for den årlige revisjonen og kontrollen senest 1. mars.
3. Revisorene skal foreta den revisjon de mener er nødvendig for å bekrefte:
at det årsoppgjør som forelegges dem, er korrekt og i samsvar med Domstolens bøker og journaler,
at de økonomiske transaksjonene som er postert i dette oppgjøret, er utført i samsvar med de aktuelle regler, budsjettbestemmelser og andre direktiver som måtte gjelde, og
at innskuddsmidler og kontante midler er verifisert ved attester mottatt direkte fra depositarene eller ved konkret opptelling.
4. Justissekretæren skal gi revisorene den bistand og det utstyr som er nødvendig for at de tilfredsstillende kan utføre sine oppgaver. Revisorene skal særlig ha fri adgang til de regnskapsbøker, journaler og dokumenter som etter deres mening er nødvendig for revisjonen.
5. Revisorene skal hvert år utarbeide en beretning som attesterer regnskapet og som inneholder de merknader som revisjonen gir grunnlag for. De kan i denne forbindelse også anføre de synspunkter de anser nødvendig angående effektiviteten i de finansielle prosedyrene, regnskapssystemet og den interne finansielle styringen.
6. Beretningen skal fremlegges for representantene for statene som er parter i konvensjonen, senest fire måneder etter utløpet av det regnskapsår regnskapet gjelder. Beretningen skal oversendes justissekretæren på forhånd, slik at han har minst 15 dager til å gi de forklaringer og begrunnelser han mener er nødvendig.
7. I tillegg til den årlige revisjonen vil revisorene til enhver tid ha fri adgang til å kontrollere bøkene, oversikten over aktiva og passiva, og regnskapene.
8. På grunnlag av revisjonsberetningen skal representantene for statene som er parter i konvensjonen, tilkjennegi om de godtar årsregnskapet eller treffe andre tiltak de måtte anse hensiktsmessig.
Artikkel 11
Konto for spesielle utbetalinger
1. Statene som er parter i konvensjonen, kan opprette en konto for spesielle utbetalinger med sikte på å redusere saksomkostningene for de stater som er parter i tvister som er henvist til Domstolen og som har problemer med å betale disse omkostningene. Kontoen vil bli finansiert ved frivillige bidrag fra statene som er parter i konvensjonen.
2. En stat som er part i en tvist som er henvist til Domstolen, og som ønsker å motta midler fra kontoen for spesielle utbetalinger, skal sende søknad til justissekretæren, med en detaljert oppstilling over beregnede saksomkostninger.
Domstolens byrå skal behandle søkanden og gi sin anbefaling til representantene for statene som er parter i konvensjonen, som skal avgjøre om, og i hvilken grad, søknaden skal innvilges.
Etter at saken er avsluttet, skal staten som har mottatt midler fra kontoen for spesielle utbetalinger, oversende justissekretæren, for gjennomgåelse ved byrået, en detaljert oppstilling over saksomkostninger som faktisk er påløpt, og skal om nødvendig tilbakebetale de beløp som overstiger de faktiske omkostningene.
Artikkel 12
Beslutningstaking
Alle beslutninger som tas av statene som er parter i konvensjonen eller deres representanter i henhold til denne protokoll, skal tas ved alminnelig enighet.
Artikkel 13
Endringer
Endringer i denne protokoll skal vedtas i samsvar med bestemmelsene i konvensjonens artikkel 35. Domstolens byrå kan avgi sin uttalelse om de foreslåtte endringer til KSSEs sekretariat, for oversendelse til deltakerstatene i KSSE.
Denne protokoll, utferdiget på engelsk, fransk, tysk, italiensk, russisk og spansk, med samme gyldighet for alle seks språk, som er vedtatt av Embetsmannskomitéen i Praha, 28. april 1993 i samsvar med artikkel 13 i Konvensjon om forliksbehandling og voldgift innenfor KSSE, er deponert hos Sveriges regjering.