1 Measure 1 (2003) Secretariat of the Antarctic Treaty

The Representatives,

Recalling the Antarctic Treaty and the Protocol on Environmental Protection to the Antarctic Treaty (the Protocol);

Recognizing the need for a secretariat to assist the Antarctic Treaty Consultative Meeting (the ATCM) and the Committee for Environmental Protection (the CEP) in performing their functions;

Recalling Decision 1 (2001) of the XXIV ATCM on the establishment of the Secretariat of the Antarctic Treaty (the Secretariat) in Buenos Aires, Argentina;

Recommend to their Governments the following Measure for approval in accordance with paragraph 4 of Article IX of the Antarctic Treaty:

Article 1

Secretariat

The Secretariat shall constitute an organ of the ATCM. As such it shall be subordinated to the ATCM.

Article 2

Functions

1. The Secretariat shall perform those functions in support of the ATCM and the CEP which are entrusted to it by the ATCM.

2. Under the direction and supervision of the ATCM, the Secretariat shall, in particular:

   1. Provide, with assistance from the host government, secretariat support for meetings held under the Antarctic Treaty and the Protocol and other meetings in conjunction with the ATCM. Secretariat support shall include:

      1. Collation of information for ATCM / CEP meetings e.g. environmental impact assessments and management plans;

      2. Preparatory work for and distribution of the meeting agendas and reports;

      3. Translation of meeting documents;

      4. Provision of interpretation services;

      5. Copying, organizing and distributing meeting documents; and

      6. Assisting the ATCM, in drafting the meeting documents including the final report;

   2. Support intersessional work of the ATCM and the CEP by facilitating the exchange of information, organizing meeting facilities and providing other secretariat support as directed by the ATCM;

   3. Facilitate and coordinate communications and exchange of information amongst Parties on all exchanges required under the Antarctic Treaty and the Protocol;

   4. Under guidance from the ATCM, provide the necessary coordination and contact with other elements of the Antarctic Treaty system and other relevant international bodies and organizations as appropriate;

   5. Establish, maintain, develop and, as appropriate publish, databases relevant to the operation of the Antarctic Treaty and the Protocol;

   6. Circulate amongst the Parties any other relevant information and disseminate information on activities in Antarctica;

   7. Record, maintain and publish, as appropriate, the records of the ATCM and CEP and of other meetings convened under the Antarctic Treaty and the Protocol;

   8. Facilitate the availability of information about the Antarctic Treaty system;

   9. Prepare reports on its activities and present them to the ATCM;

   10. Assist the ATCM in reviewing the status of past Recommendations and Measures adopted under Article IX of the Antarctic Treaty;

   11. Under the guidance of the ATCM, take responsibility for maintaining and updating an Antarctic Treaty system «Handbook»; and

   12. Perform such other functions relevant to the purposes of the Antarctic Treaty and the Protocol as may be determined by the ATCM.

Article 3

Executive Secretary

1. The Secretariat shall be headed by an Executive Secretary who shall be appointed by the ATCM from among candidates who are nationals of Consultative Parties. The procedure for the selection of the Executive Secretary shall be determined by a Decision of the ATCM.

2. The Executive Secretary shall appoint staff members essential for the carrying out of the functions of the Secretariat and engage experts as appropriate. The Executive Secretary and other staff members shall serve in accordance with the procedures, terms and conditions set out in the Staff Regulations which shall be adopted by a Decision of the ATCM.

3. During the intersessional periods the Executive Secretary shall consult in a manner to be prescribed in the Rules of Procedure.

Article 4

Budget

1. The Secretariat shall operate in a cost-effective manner.

2. The budget of the Secretariat shall be approved by the Representatives of all Consultative Parties present at the ATCM.

3. Each Consultative Party shall contribute to the budget of the Secretariat. One half of the budget shall be contributed equally by all Consultative Parties. The other half of the budget shall be contributed by the Consultative Parties based on the extent of their national Antarctic activities, taking into account their capacity to pay.

4. The method for calculating the scale of contributions is contained in Decision 1 (2003) and the Schedule attached to it. The ATCM may amend the proportion in which the abovementioned two criteria shall apply and the method for calculating the scale of contributions by means of a Decision.

5. Any Contracting Party may make a voluntary contribution at any time.

6. Financial Regulations shall be adopted by a Decision of the ATCM.

Article 5

Legal capacity and privileges and immunities

1. The legal capacity of the Secretariat as an organ of the ATCM as well as its privileges and immunities and those of the Executive Secretary and other staff members in the territory of the Argentine Republic shall be provided for in the Headquarters Agreement for the Secretariat of the Antarctic Treaty (the Headquarters Agreement) hereby adopted and annexed to this Measure, to be concluded between the ATCM and the Argentine Republic.

2. The ATCM hereby authorizes the person who holds the office of the Chair to sign the Headquarters Agreement on its behalf at the time this Measure becomes effective.

3. The Secretariat may exercise its legal capacity as provided for in Article 2 of the Headquarters Agreement only to the extent authorized by the ATCM. Within the budget approved by and in accordance with any other decision of the ATCM, the Secretariat is hereby authorized to contract, and to acquire and dispose of movable property in order to perform its functions as set out in Article 2 of this Measure.

4. The Secretariat may not acquire or dispose of immovable property or institute legal proceedings without the prior approval of the ATCM.

Tiltak 1 (2003) Antarktissekretariatet

Representantane,

som minner om Antarktistraktaten og protokollen om miljøvern til Antarktistraktaten (protokollen),

som erkjenner at det trengst eit sekretariat til å hjelpe Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten og Miljøvernkomiteen med å utføre funksjonane deira,

som minner om vedtak 1 (2001) på det XXIV samrådsmøtet etter Antarktistraktaten om oppretting av Antarktissekretariatet (sekretariatet) i Buenos Aires i Argentina,

tilrår regjeringane sine å godkjenne følgjande tiltak i samsvar med Antarktistraktaten artikkel IX nr. 4:

Artikkel 1

Sekretariat

Sekretariatet skal vere eit organ for Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten. Som eit slikt organ skal det vere underordna Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten.

Artikkel 2

Funksjonar

1. Sekretariatet skal utføre dei funksjonane til støtte for Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten og for Miljøvernkomiteen som blir overlatne til det av Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten.

2. Under leiing og tilsyn av Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten skal sekretariatet særleg:

   1. med hjelp frå vertsregjeringa yte sekretariatstøtte i samband med møte som vert haldne etter Antarktistraktaten og protokollen og andre møte i samband med Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten. Sekretariatstøtta skal omfatte:

      1. samanstilling av informasjon til samrådsmøte etter Antarktistraktaten og møte i Miljøvernkomiteen, til dømes miljøkonsekvensanalysar og forvaltningsplanar,

      2. førebuande arbeid med og utsending av møtesaklister og rapportar,

      3. omsetjing av møtedokument,

      4. levering av tolketenester,

      5. kopiering, organisering og utsending av møtedokument, og

      6. hjelp til Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten med å utarbeide møtedokument, mellom anna sluttrapporten,

   2. støtte arbeidet som går føre seg mellom møta i Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten og Miljøvernkomiteen ved å leggje til rette for informasjonsutveksling, å skaffe møtelokale og å yte anna sekretariatstøtte slik Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten gjev pålegg om,

   3. leggje til rette for og samordne meldingar og informasjonsutveksling mellom partane når det gjeld alle utvekslingar som krevst etter Antarktistraktaten og protokollen,

   4. etter rettleiing frå Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten sørgje for naudsynt samordning og kontakt med andre element i antarktistraktatsystemet og eventuelt andre relevante internasjonale organ og organisasjonar,

   5. opprette, halde ved like, utvikle og eventuelt offentleggjere databasar som er relevante for verkemåten til Antarktistraktaten og protokollen,

   6. sende ut til partane eventuell annan relevant informasjon og spreie informasjon om aktivitetar i Antarktis,

   7. føre, halde ved like og eventuelt offentleggjere møteprotokollar frå Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten, møte i Miljøvernkomiteen og andre møte som vert haldne etter Antarktistraktaten og protokollen,

   8. gjere informasjon om Antarktistraktatsystemet lettare tilgjengeleg,

   9. utarbeide rapportar om aktivitetane sine og leggje dei fram for Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten,

   10. hjelpe Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten med å gjennomgå status for tidlegare tilrådingar og tiltak som er vedtekne i samsvar med artikkel IX i Antarktistraktaten,

   11. etter rettleiing frå Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten ta ansvar for å halde ved like og ajourføre ei «handbok» om Antarktistraktatsystemet, og

   12. utføre andre funksjonar som er relevante for føremåla med Antarktistraktaten og protokollen, slik Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten fastset.

Artikkel 3

Eksekutivsekretær

1. Sekretariatet skal leiast av ein eksekutivsekretær, som skal utnemnast av Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten blant eit utval av kandidatar som er borgarar av samrådspartane. Framgangsmåten for å velje eksekutivsekretær skal fastsetjast ved vedtak i Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten.

2. Eksekutivsekretæren skal utnemne dei medarbeidarar som trengst for å utføre funksjonane til sekretariatet, og eventuelt engasjere sakkunnige. Eksekutivsekretæren og andre medarbeidarar skal rette seg etter framgangsmåtane og vilkåra som er fastsette i personalreglementet, som skal fastsetjast ved vedtak i Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten.

3. Mellom sesjonane skal eksekutivsekretæren rådføre seg slik det vert fastsett i vedtektene.

Artikkel 4

Budsjett

1. Sekretariatet skal drivast på ein kostnadseffektiv måte.

2. Budsjettet for sekretariatet skal godkjennast av representantane for alle samrådspartane som er til stades på Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten.

3. Kvar samrådspart skal yte tilskot til budsjettet for sekretariatet. Ein halvpart av budsjettet skal ytast som like tilskot frå alle samrådspartane. Den andre halvparten av budsjettet skal ytast som tilskot frå samrådspartane i høve til dei nasjonale aktivitetane dei driv i Antarktis, samstundes som det skal takast omsyn til betalingsevna deira.

4. Metoden for å rekne ut tilskotsskalaen går fram av vedtak 1 (2003) og av tillegget til vedtaket. Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten kan ved vedtak endre tilhøvet mellom dei to kriteria ovanfor, og metoden for å rekne ut tilskotsskalaen.

5. Kvar traktatpart kan når som helst gje eit frivillig tilskot.

6. Finansreglementet skal fastsetjast ved vedtak i Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten.

Artikkel 5

Rettsevne, privilegium og immunitet

1. Rettsevna til sekretariatet som organ for Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten, og likeins privilegia og immuniteten til sekretariatet og til eksekutivsekretæren og andre medarbeidarar på territoriet til Republikken Argentina, skal fastsetjast i hovudseteavtalen for Antarktissekretariatet (hovudseteavtalen), som med dette blir vedteken og vedlagd dette tiltaket, og som skal inngåast mellom Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten og Republikken Argentina.

2. Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten gjev med dette den som har formannsvervet, fullmakt til å skrive under hovudseteavtalen på vegner av møtet idet dette tiltaket får verknad.

3. Sekretariatet kan berre utøve si rettsevne som fastsett i artikkel 2 i hovudseteavtalen så langt det har fått fullmakt til det av Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten. Innanfor budsjettet som er godkjent av Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten, og i samsvar med eventuelle andre vedtak i Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten, har sekretariatet med dette fått fullmakt til å inngå kontraktar og til å kjøpe og avhende lausøyre for å utføre funksjonane sine som fastsett i artikkel 2 i dette tiltaket.

4. Sekretariatet kan ikkje kjøpe eller avhende fast eigedom eller reise søksmål utan førehandsgodkjenning frå Samrådsmøtet etter Antarktistraktaten.