2 Europaparlaments- og rådsdirektiv 2003/58/EF av 15. juli 2003 om endring av rådsdirektiv 68/151/EØF med hensyn til krav om offentlighet for visse selskapsformer

EUROPAPARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPEISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om opprettelse av Det europeiske fellesskap, særlig artikkel 44 nr. 2 bokstav g),

under henvisning til forslag fra Kommisjonen 1,

under henvisning til uttalelse fra Den økonomiske og sosiale komité 2,

etter framgangsmåten fastsatt i traktatens artikkel 251 3, og

ut fra følgende betraktninger:

1. I første rådsdirektiv 68/151/EØF av 9. mars 1968 om samordning av de garantier som kreves i medlemsstatene av selskaper som definert i traktatens artikkel 58 annet ledd for å verne selskapsdeltakeres og tredjemanns interesser, med det formål å gjøre garantiene likeverdige 4, fastsettes det at selskaper med begrenset ansvar har plikt til å offentliggjøre en rekke dokumenter og opplysninger.

2. Innenfor rammen av fjerde fase av prosessen med å forenkle regelverket for det indre marked (SLIM) innledet av Kommisjonen i oktober 1998 framla en arbeidsgruppe om selskapsrett i september 1999 en rapport om forenkling av første og andre selskapsrettsdirektiv, som inneholdt visse rekommandasjoner.

3. En ajourføring av direktiv 68/151/EØF i henhold til retningslinjene fastsatt i disse rekommandasjonene bør bidra til å gjøre opplysninger om selskaper lettere og raskere tilgjengelige for berørte parter, samtidig som de formelle kravene om offentliggjøring for selskapene forenkles vesentlig.

4. Listen over selskaper som omfattes av direktiv 68/151/EØF bør ajourføres for å ta hensyn til de nye selskapsformene som er innført, eller selskapsformer som er avskaffet, på nasjonalt plan etter at direktivet ble vedtatt.

5. Siden 1968 er det vedtatt flere direktiver med henblikk på å harmonisere kravene som gjelder for de regnskapsdokumenter som skal utarbeides av selskapene, nemlig fjerde rådsdirektiv 78/660/EØF av 25. juli 1978 om årsregnskapene for visse selskapsformer 5, sjuende rådsdirektiv 83/349/EØF av 13. juni 1983 om konsoliderte regnskaper 6, rådsdirektiv 86/635/EØF av 8. desember 1986 om bankers og andre finansinstitusjoners årsregnskaper og konsoliderte regnskaper 7 og rådsdirektiv 91/674/EØF av 19. desember 1991 om forsikringsforetaks årsregnskaper og konsoliderte regnskaper 8. Henvisningene i direktiv 68/151/EØF til de regnskapsdokumenter som skal offentliggjøres i samsvar med disse direktivene, bør derfor endres.

6. I forbindelse med den ajourføring som søkes, og med forbehold for materielle krav og formaliteter fastsatt i medlemsstatenes nasjonale lovgivning, bør selskaper kunne velge å inngi sine obligatoriske dokumenter og opplysninger på papir eller elektronisk.

7. Berørte parter bør kunne få kopi fra registeret av slike dokumenter og opplysninger på papir eller elektronisk.

8. Medlemsstatene bør kunne beslutte å gi ut sitt nasjonale kunngjøringsblad, som er bestemt for offentliggjøring av obligatoriske dokumenter og opplysninger, på papir eller elektronisk, eller fastsette offentliggjøring på tilsvarende effektiv måte.

9. Tilgangen til opplysninger om selskaper over landegrensene bør bedres ved, i tillegg til den obligatoriske offentliggjøring på et anerkjent språk i selskapets medlemsstat, å tillate frivillig registrering av dokumenter og opplysninger på andre språk. Tredjemann som handler i god tro, bør kunne stole på disse oversettelsene.

10. Det bør klargjøres at de obligatoriske opplysningene fastsatt i artikkel 4 i direktiv 68/151/EØF skal framgå av alle brev og bestillingsblanketter som anvendes av selskapet, uansett om de er i papirform eller det benyttes et annet medium. I lys av den teknologiske utvikling bør det også fastsettes at disse opplysningene skal angis på selskapets hjemmesider på Internett.

11. Direktiv 68/151/EØF bør derfor endres —

VEDTATT DETTE DIREKTIV:

Artikkel 1

I direktiv 68/151/EØF gjøres følgende endringer:

1. I artikkel 1

   1. skal tredje strekpunkt lyde:

      «— I Frankrike:

      la société anonyme, la société en commandite par actions, la société à responsabilité limitée, la société par actions simplifiée,»

   2. skal sjette strekpunkt lyde:

      «— I Nederland:

      de naamloze vennootschap, de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid,»

   3. skal niende strekpunkt lyde:

      «— I Danmark:

      aktieselskab, kommanditaktieselskab, anpartsselskab,»

   4. skal fjortende strekpunkt lyde:

      «— I Finland:

      yksityinen osakeyhtiö/privat aktiebolag, julkinen osakeyhtiö/publikt aktiebolag.»

2. I artikkel 2

   1. skal nr. 1 bokstav f) lyde:

      «f) De regnskapsdokumenter for hvert regnskapsår som skal offentliggjøres i samsvar med rådsdirektiv 78/660/EØF 9, 83/349/EØF 10, 86/635/EØF 11 og 91/674/EØF 12,»

   2. oppheves nr. 2.

3. Artikkel 3 skal lyde:

   «Artikkel 3

   1. I hver medlemsstat skal det i et sentralt register eller i et handels- eller selskapsregister opprettes en saksmappe for hvert selskap som er registrert der.

   2. Alle dokumenter og opplysninger som er offentlige i henhold til artikkel 2, skal legges i saksmappen eller innføres i registeret; det saksforhold som er gjenstand for innføring i registeret skal i alle tilfeller framgå av saksmappen.

      Medlemsstatene skal sørge for at selskapene og andre personer og organer som er pliktige til å gi melding eller medvirke til dette, kan inngi alle dokumenter og opplysninger som skal offentliggjøres i henhold til artikkel 2, elektronisk senest 1. januar 2007. Dessuten kan medlemsstatene pålegge alle selskaper eller visse kategorier av selskaper å inngi alle eller visse typer av slike dokumenter og opplysninger elektronisk.

      Alle dokumenter og opplysninger nevnt i artikkel 2 som inngis senest fra 1. januar 2007, uansett om det er på papir eller elektronisk, skal oppbevares i saksmappen eller innføres i registeret elektronisk. For det formål skal medlemsstatene sørge for at alle slike dokumenter og opplysninger som inngis på papir senest fra 1. januar 2007, konverteres av registeret til elektronisk form.

      Dokumenter og opplysninger nevnt i artikkel 2 som er inngitt på papir fram til senest 31. desember 2006, skal ikke konverteres automatisk til elektronisk form av registeret. Medlemsstatene skal likevel sørge for at de konverteres til elektronisk form av registeret etter mottakelse av en anmodning om offentliggjøring i elektronisk form inngitt i samsvar med de regler som er vedtatt for å gjennomføre nr. 3.

   3. En fullstendig eller delvis kopi av alle dokumenter eller opplysninger nevnt i artikkel 2 skal være tilgjengelig på anmodning. Senest fra 1. januar 2007 kan søknader inngis til registeret på papir eller elektronisk etter søkerens valg.

      Fra og med en dato som hver medlemsstat kan velge, men som ikke kan være senere enn 1. januar 2007, skal kopier som nevnt i første ledd kunne fås fra registeret på papir eller elektronisk etter søkerens valg. Dette gjelder for alle dokumenter og opplysninger, uansett om de er inngitt før eller etter den valgte dato. Medlemsstatene kan imidlertid bestemme at alle eller visse typer av dokumenter og opplysninger som er inngitt på papir senest 31. desember 2006, ikke skal kunne fås fra registeret elektronisk dersom det har gått et visst tidsrom mellom den dato da de ble inngitt og datoen for inngivelse av søknad til registeret. Dette tidsrom kan ikke være kortere enn ti år.

      Kostnaden for å få en fullstendig eller delvis kopi av alle slike dokumenter og opplysninger som er nevnt i artikkel 2, enten på papir eller elektronisk, skal ikke overstige administrasjonskostnadene.

      Papirkopiene som oversendes, skal bekreftes å være «rett kopi», med mindre den som har bedt om dem, gir avkall på bekreftelsen. De elektroniske kopiene som oversendes, skal ikke bekreftes å være «rett kopi», med mindre den som har bedt om dem, uttrykkelig ber om det.

      Medlemsstatene skal treffe nødvendige tiltak for å sikre at bekreftelsen av elektroniske kopier garanterer både at deres opprinnelse er ekte og at deres innhold er fullstendig ved hjelp av minst én elektronisk signatur i henhold til artikkel 2 nr. 2 i europaparlaments- og rådsdirektiv 1999/93/EF av 13. desember 1999 om en fellesskapsramme for elektroniske signaturer 13.

   4. Dokumentene og opplysningene nevnt i artikkel 2 skal offentliggjøres i det nasjonale kunngjøringsblad som medlemsstaten bestemmer, enten ved fullstendig eller delvis gjengivelse eller som en henvisning til at dokumentet er lagt i saksmappen eller er innført i registeret. Det nasjonale kunngjøringsblad bestemt for dette formål kan være i elektronisk form.

      Medlemsstatene kan beslutte å erstatte offentliggjøring i det nasjonale kunngjøringsbladet med en like effektiv metode, som i det minste innebærer at det brukes et system som sikrer at de offentliggjorte opplysningene er tilgjengelige i kronologisk rekkefølge gjennom en sentral elektronisk plattform.

   5. Selskapet kan påberope seg dokumentene og opplysningene overfor tredjemann først etter at de er offentliggjort som nevnt i nr. 4, med mindre selskapet godtgjør at tredjemann kjente til dem.

      For transaksjoner som har funnet sted før den sekstende dag etter dagen for offentliggjøringen, kan dokumentene og opplysningene likevel ikke påberopes overfor tredjemann dersom vedkommende godtgjør at det var umulig for ham/henne å ha kjennskap til dem.

   6. Medlemsstatene skal treffe de tiltak som er nødvendige for å unngå manglende samsvar mellom det som offentliggjøres i henhold til nr. 4, og innholdet i registeret eller saksmappen.

      I tilfelle av manglende samsvar kan likevel ikke den tekst som er offentliggjort i henhold til nr. 4, påberopes overfor tredjemann; tredjemann kan derimot påberope seg den offentliggjorte teksten, med mindre selskapet godtgjør at tredjemann kjente til den tekst som er lagt i saksmappen eller er innført i registeret.

   7. Tredjemann kan for øvrig alltid påberope seg dokumenter og opplysninger der formalitetene for offentlighet ennå ikke er oppfylt, med mindre mangelen på offentlighet medfører at dokumentene eller opplysningene ikke får virkning.

   8. I denne artikkel menes med «elektronisk» at opplysningene sendes fra avsenderstedet og mottas på bestemmelsesstedet ved hjelp av utstyr for elektronisk behandling (herunder digital komprimering) og lagring av data, og i sin helhet overføres, rutes og mottas via tråd, radio, optiske midler eller andre elektromagnetiske midler på en måte som fastsettes av medlemsstatene.»

4. Ny artikkel 3a skal lyde:

   «Artikkel 3a

   1. Dokumenter og opplysninger som skal offentliggjøres i henhold til artikkel 2, skal opprettes og inngis på et av de språk som er tillatt etter gjeldende språkregler i den medlemsstat der saksmappen nevnt i artikkel 3 nr. 1 er opprettet.

   2. I tillegg til den obligatoriske offentliggjøringen nevnt i artikkel 3 skal medlemsstatene tillate at dokumenter og opplysninger nevnt i artikkel 2 offentliggjøres frivillig i samsvar med artikkel 3 på et hvilket som helst av Fellesskapets offisielle språk.

      Medlemsstatene kan kreve at oversettelsen av slike dokumenter og opplysninger skal være bekreftet.

      Medlemsstatene skal treffe nødvendige tiltak for å lette tredjemanns tilgang til oversettelser som er offentliggjort frivillig.

   3. I tillegg til den obligatoriske offentliggjøringen nevnt i artikkel 3 og den frivillige offentliggjøringen nevnt i nr. 2 i denne artikkel, kan medlemsstater tillate at de berørte dokumenter og opplysninger offentliggjøres i samsvar med artikkel 3, på et hvilket som helst annet språk.

      Medlemsstatene kan kreve at oversettelsen av slike dokumenter og opplysninger skal være bekreftet.

   4. I tilfelle av manglende samsvar mellom dokumenter og opplysninger offentliggjort på registerets offisielle språk og oversettelsen som er offentliggjort frivillig, kan sistnevnte ikke påberopes overfor tredjemann. Tredjemann kan derimot påberope seg oversettelser som er offentliggjort frivillig, med mindre selskapet godtgjør at tredjemann kjente til den versjon som var gjenstand for obligatorisk offentliggjøring.»

5. Artikkel 4 skal lyde:

   «Artikkel 4

   Medlemsstatene skal fastsette at brev og bestillingsblanketter, uansett om de er i papirform eller det benyttes et annet medium, skal angi følgende:

   1. de opplysninger som er nødvendige for å identifisere registeret der saksmappen nevnt i artikkel 3 er opprettet, og selskapets registreringsnummer i registeret,

   2. selskapsform, selskapets hovedkontor og eventuelt at selskapet er under avvikling.

   Dersom selskapskapitalen er nevnt i dokumentene, skal tegnet og innbetalt kapital angis.

   Medlemsstatene skal fastsette at selskapets hjemmesider på Internett minst skal inneholde de opplysninger som er nevnt i første ledd og eventuelt opplysninger om tegnet og innbetalt kapital.»

6. Artikkel 6 skal lyde:

   «Artikkel 6

   Medlemsstatene skal fastsette passende sanksjoner i det minste i tilfelle

   1. regnskapsdokumentene ikke offentliggjøres slik det er fastsatt i artikkel 2 nr. 1 bokstav f),

   2. de obligatoriske opplysninger fastsatt i artikkel 4 utelates på forretningsdokumentene eller på selskapets eventuelle hjemmeside på Internett.»

Artikkel 2

1. Medlemsstatene skal innen 31. desember 2006 sette i kraft de lover og forskrifter som er nødvendige for å etterkomme dette direktiv. De skal umiddelbart underrette Kommisjonen om dette.

   Disse bestemmelsene skal, når de vedtas av medlemsstatene, inneholde en henvisning til dette direktiv, eller det skal vises til direktivet når de kunngjøres. Nærmere regler for henvisningen fastsettes av medlemsstatene.

2. Medlemsstatene skal oversende Kommisjonen teksten til de viktigste internrettslige bestemmelser som blir vedtatt på det området dette direktiv omhandler.

3. Kommisjonen skal senest 1. januar 2012 framlegge for Europaparlamentet og Rådet en rapport, eventuelt sammen med et forslag om endring av dette direktiv i lys av erfaringene med anvendelsen av det, dets mål og den teknologiske utvikling på det tidspunktet.

Artikkel 3

Dette direktiv trer i kraft den dag det kunngjøres i Den europeiske unions tidende.

Artikkel 4

Dette direktiv er rettet til medlemsstatene.

Utferdiget i Brussel, 15. juli 2003.