3 Organisering av bevaringsstrategiarbeidet
Vågåkyrkja er fra år 1200 og ligger i Innlandet fylke. Vernestatus: fredet.
Foto: Kirkebyggdatabasen
3.1 Styringsmodell
For å nå målene i bevaringsstrategien og -programmene, må styringsmodellen være effektiv og hensiktsmessig. Styringsmodellen må også legge til rette for et forvaltningsregime som sikrer gode kontrollrutiner og forsvarlig styring av midlene i henhold til statens økonomiregelverk og annet relevant regelverk for statlig forvaltning, samtidig som vi sikrer kirkelig og antikvarisk forankring, bred brukermedvirkning og god kompetanse i forvaltningen.
Styringsmodellen må videre sørge for god oppfølging av innsatsområdene som helhet og legge til rette for en forutsigbar gjennomføring av statens satsing i tett samvirke med kirkeeier og kommune. Kirkeeieres ulike behov for kompetanseheving, rådgivning og oppfølging i ulike faser av de konkrete istandsettingsprosjektene, må ivaretas.
Regjeringen har besluttet at bevaringsarbeidet skal organiseres gjennom en samarbeidsmodell mellom eksisterende fagmiljøer. En slik samarbeidsmodell benytter eksisterende organisasjonsstruktur og eksisterende verktøy i størst mulig grad, men vektlegger et tettere og mer formalisert samarbeid mellom partene som skal utgjøre programsekretariatet og programstyret: Riksantikvaren, Kirkerådet og Hovedorganisasjonen KA. For å sikre bred interesserepresentasjon, faglighet og brukermedvirkning, vil det i tillegg etableres et eget nasjonalt fagråd.
En forankring hos allerede etablerte fagmiljøer med spisskompetanse på sine områder, bidrar til at vi ivaretar både kulturmiljøfaglige og kirkefaglige hensyn samtidig som vi sørger for kunnskapsbasert istandsetting i alle ledd.
Figur 3.1 Illustrasjon av styringsmodellen av Kirkebevaringsfondet og de ulike instansenes hovedansvar
3.2 Lokalisering og navn
Regjeringen har besluttet at «Kirkebevaringsfondet» blir offisielt begrep som brukes for å benevne den økonomiske forpliktelsen som følger av delingen av verdiene i Opplysningsvesenets fond mellom staten og Den norske kirke (se boks med sentrale begreper i kapittel 1).
Forvaltningen av midlene skal skje ved et programstyre og et programsekretariat, i tillegg til Barne- og familiedepartementet som er programeier. Det vil også bli etablert et nasjonalt fagråd for Kirkebevaringsfondet, som skal bidra med faglig kompetanse og forankring av arbeidet.
Sekretariatet for Kirkebevaringsfondet legges til Trondheim og lokaliseres i Waisenhuset som ligger vis a vis Vestfrontplassen ved Nidarosdomen. Sekretariatet vil bestå av en sekretariatsledelse tilsatt hos Riksantikvaren og fagressurser fra de tre organisasjonene Riksantikvaren, Kirkerådet og Hovedorganisasjonen KA, se under om organiseringen. Ved oppstart vil flere av fagressursene fortsatt ha sitt hovedarbeidssted i Oslo. Over tid er det tiltenkt at også disse flyttes permanent til Trondheim. Sekretariatsledelsen nytilsettes med arbeidssted Trondheim.
Waisenhuset i Trondheim
Foto: Frank Foss
3.3 Organiseringen av Kirkebevaringsfondet
Samarbeidsmodellen legger opp til en deling av ansvar og roller mellom tre nivåer:
- Programeier
- Programstyre
- Programsekretariat
I tillegg vil det etableres et nasjonalt fagråd for Kirkebevaringsfondet. De tre nivåene vil med støtte fra fagrådet ha en felles oppgave i å forvalte statens midler i tråd med bevaringsstrategien for kulturhistorisk verdifulle kirkebygg og de underliggende bevaringsprogrammene.
Organisasjonsmodellen fremgår av figur 3.2.
3.3.1 Programeier
Programeier vil være staten ved Barne- og familiedepartementet. Programeier fastsetter overordnede mål og føringer for programstyret og programsekretariatet gjennom tildelingsbrev, instruks og bevaringsstrategien for kulturhistorisk verdifulle kirkebygg. Dette gjøres i samarbeid med Klima- og miljødepartementet, som etatsstyrer Riksantikvaren. Programeier fastsetter også forskrift med tilskuddsregelverk, foreslår finansielle rammer for Stortinget og skal føre kontroll med at tilskuddene forvaltes på en forsvarlig måte. Programeier er klageinstans på tilskuddsvedtak fattet av programstyret.
3.3.2 Programstyre
3.3.2.1 Sammensetning
Programstyret består av representanter fra de tre organisasjonene Riksantikvaren, Kirkerådet og Hovedorganisasjonen KA, i tillegg til preses i Den norske kirke. Til sammen har styret seks medlemmer, hvorav tre representerer staten (Riksantikvaren) og tre representerer kirken (preses, Kirkerådet og KA). Det ene medlemmet fra Riksantikvaren vil ha dobbeltstemme i saker der konsensus ikke er mulig.
Preses i Den norske kirke leder programstyret. Organisasjonene foreslår ellers selv sine representanter, som formelt oppnevnes av Barne- og familiedepartementet. Disse styremedlemmene vil fortrinnsvis være ledere eller mellomledere i de tre organisasjonene for å sikre tilstrekkelig forankring i sine respektive organisasjoner.
3.3.2.2 Mandat
Programstyret har ansvar for økonomisk kontroll og overvåkning av driften av bevaringsprogrammene. Programstyret har vedtakskompetanse i tilskuddssaker etter innstilling fra programsekretariatet. Programstyret har også ansvaret for at de strategiske målene i bevaringsstrategien blir nådd. Programstyret skal rapportere til Barne- og familiedepartementet og gi innspill til det årlige tildelingsbrevet. Nærmere presisering av mandat og oppgaver vil fremgå av instruks og tildelingsbrev fra Barne- og familiedepartementet som programeier.
3.3.3 Programsekretariat
3.3.3.1 Sammensetning
Programsekretariatet består av representanter fra Riksantikvaren, Kirkerådet og Hovedorganisasjonen KA. Til sammen utgjør programsekretariatet 12 årsverk ved oppstart:
- Sekretariatsledelsen: 3 årsverk. Èn leder og to controllere/økonomiansvarlige. Tilsettes hos Riksantikvaren.
- Hovedorganisasjonen KA stiller fagressurser til rådighet tilsvarende 3,5 årsverk, blant annet for å sikre bruk og drift av kirkebyggdatabasen inn i programmene og forankring inn mot de kirkelige fellesrådene.
- Kirkerådet stiller fagressurser til rådighet tilsvarende 1,5 årsverk, blant annet for å sikre kirkefaglig kunnskap og forankring inn mot menighetene og i kirken som helhet.
- Riksantikvaren stiller fagressurser til rådighet tilsvarende 4 årsverk, for blant annet å sikre antikvarisk og kulturminnefaglig kunnskap og forankring i programmene.
Ressursene i sekretariatet kan endres av programeier dersom erfaringer og evalueringer viser at det er behov for å gjøre justeringer.
3.3.3.2 Mandat
Programsekretariatsledelsen legges formelt til Riksantikvaren, og programsekretariatet mottar styringssignaler gjennom Riksantikvarens årlige tildelingsbrev. Ledelsen av programsekretariatet deltar på etatsstyringsmøter sammen med programstyret.
Programsekretariatet skal iverksette og følge opp gjennomføringen av bevaringsprogrammene i det daglige (sekretariatsfunksjoner for programstyret). Det innebærer blant annet å håndtere søknadsprosessen, gjøre faglige vurderinger av behov og prioriteringer og innstille til hvem som skal få tilskudd til forprosjekt og hovedprosjekt. Det innebærer også å veilede og gi prosjektstøtte til kirkeeier, samt å foreslå for programstyret og følge opp langsiktige og årlige planer for å nå strategiens og programmenes målsetninger. Programsekretariatet skal også utarbeide budsjettforslag for programstyret, og har ansvaret for økonomistyringen, herunder også å administrere vedtak om tilskudd.
3.3.4 Nasjonalt fagråd for Kirkebevaringsfondet
3.3.4.1 Sammensetning
For å sikre bredden i interesserepresentasjonen, brukermedvirkningen og fagkompetansen innenfor alle de fire innsatsområdene, skal det etableres et nasjonalt fagråd for Kirkebevaringsfondet. Fagrådet etableres av programstyret og skal være bredt sammensatt. Som et minimum skal følgende grupper eller instanser være representert i fagrådet:
- Kommunesektorens organisasjon KS
- Fortidsminneforeningen
- (Kultur)frivilligheten
- Museumssektoren
- Byggenæringen
- Fylkeskommunen/universitets-/høyskolesektoren
- Norges kirkevergelag
3.3.4.2 Mandat
Det nasjonale fagrådet for Kirkebevaringsfondet skal medvirke til at fagkunnskap, erfaringer og brukerinteresser ivaretas i de tre bevaringsprogrammene. Fagrådet skal gi faglige råd til utarbeidelsen av resultatmål og tiltak innenfor de fire innsatsområdene, og kan gi uttalelse om langtidsplaner og årlige satsninger. Fagrådet skal ikke inn i enkeltsaker i tilskuddsforvaltningen. Nærmere føringer kan gis i tildelingsbrev.
Figur 3.2 Figur som viser styringslinjene i organiseringen av Kirkebevaringsfondet.
3.4 Saksflyt og klagesaksbehandling
Programorganisasjonen skal sørge for en effektiv, smidig og brukerorientert programstyring. Figur 3.3 viser en skisse av hvordan prioriteringsmodellen og saksflyten vil se ut; fra prioritering og utlysning til ferdigstilt prosjekt. Det tas forbehold her om at tilskuddsregelverket skal på alminnelig høring og at det vil kunne komme justeringer i hvordan saksflyten ser ut som følge av høringsrunden.
Figur 3.3 Saksflyten ved gjennomføring av forprosjekt og hovedprosjekt. De grønne boksene viser funksjoner som ivaretas sentralt av programsekretariatet og -styret, de oransje boksene representerer de aktivitetene den lokale kirkeeieren har ansvar for.
Modellen for prioriteringer av kirkene og utlysning av midler til forprosjekt og hovedprosjekt, fremgår av teksten under innsatsområde 1 i bevaringsstrategien.
I forbindelse med forprosjektene er det viktig at kirkeeier så langt det lar seg gjøre søker om nødvendige godkjenninger av tiltakene som skal gjennomføres. Krever tiltaket at det gjøres inngrep i fredet kulturminne, må tillatelse være innhentet før tiltaket kan gjennomføres. Før det kan søkes om tilskudd til hovedprosjektet må alle nødvendige tillatelser kunne dokumenteres. Hvilke tiltak som må godkjennes og av hvem, fremgår av rundskriv Q-06/2020. Her fremgår også klageinstans for de ulike godkjenningsordningene.
Tildeling av tilskudd til forprosjekt og hovedprosjekt innenfor de tre bevaringsprogrammene er enkeltvedtak som kan påklages. Klageadgangen vil fastsettes nærmere i forskrift.
Arbeidet med å behandle søknader om nødvendige godkjenninger kan medføre økt saksmengde hos Riksantikvaren, men også hos fylkeskommunen, biskopen og til dels også Statsforvalteren i Vestfold og Telemark. Godkjenning av tiltakene hos disse instansene bør ikke ta unødvendig lang tid og bli «flaskehalser» i istandsettingsarbeidene. Det skal vurderes forenklinger i arbeidet med å sørge for nødvendige godkjenninger dersom dette oppleves som et forsinkende element i istandsettingsarbeidene.
3.5 Eiendomsdatabasens nytteområder for bevaringsprogrammene
Kirkebyggdatabasen som eies og driftes av Hovedorganisasjonen KA er under ombygging. Den «nye» databasen vil kunne tjene som et viktig verktøy inn i bevaringsprogrammene og i den videre oppfølgingen av byggene (FDVU). Denne vil omtales som Eiendomsdatabasen og vil blant annet ha følgende nytteområder for bevaringsprogrammene:
- Informasjon fra eiendomsdatabasen vil inngå i bevaringsprogrammenes kunnskapsgrunnlag for utvalg og prioritering av kirkebygg og tiltak.
- Oppfølgingsaktiviteter og observasjonsoppgaver for kirkeeier kan inngå direkte i bygningens driftsplan og omsettes i konkrete oppgaver og arbeidsordre for ansatte og eksterne leverandører.
- Tilstandsanalyser med detaljert kartlegging av materialbruk og byggeteknikker vil danne basis for forprosjektering og kalkyler.
- Prosjektmodul for forprosjektering og utføring av hovedprosjekter på kirkebyggene gir mulighet for oversikt over indikatorer og dynamisk rapportering av progresjon for prosjektet. Kalkyler og endringer i kostnader kan dokumenteres i prosjektmodulens kalkyleverktøy.
- Risikoanalyser og identifiserte risikodempende tiltak kan knyttes direkte inn i driftsplan og prosjektplan for hvert kirkebygg.
- Eiendomsdatabasen vil kunne fungere som et felles samhandlingsrom mellom eiere og programorganisasjonen, med bl.a. målrettet publisering av informasjon fra programsekretariatet til eiere av ulike grupper kirkebygg.
- Skjemamodulen gir mulighet til å samle inn målrettet informasjon fra eierne når bevaringsprogrammene får nye kartleggingsbehov.
- Sensordata fra teknisk overvåking av bygningsdeler kan leses inn i eiendomsdatabasen og knyttes til varsling av eier og fagansvarlig.
- Integrasjon mot NOARK-godkjent arkiv vil ivareta historikk og arkivkrav.
Figur 3.4 viser et utdrag av en vedlikeholdsplan slik den vil se ut i Eiendomsdatabasen.
