6 Mål- og risikostyring
6.1 Forvaltning
EØS-midlene bevilges årlig over kap. 117 EØS-finansieringsordningene (tidligere kap. 116 Deltaking i internasjonale organisasjoner). Beløpets størrelse i norske kroner vil avhenge av kursen på euro.
Utenriksdepartement har forvaltningsansvar for EØS-midlene på norsk side. Et eget sekretariat, Financial Mechanism Office (FMO), har ansvar for den daglige oppfølgingen. FMO er tilknyttet EFTA- sekretariatet og står blant annet for faglig og teknisk kvalitetssikring, utbetalinger, kontrolltiltak og informasjonsvirksomhet. Sekretariatet holder til i Brussel og har per mars 2012 om lag 50 medarbeidere. Island, Liechtenstein og Norge samarbeider om styringen av EØS-finansieringsordningen gjennom en egen styringskomité, Financial Mechanism Committee (FMC). Norge leder styringskomiteen. Administrative kostnader knyttet til finansieringsordningene dekkes av ordningene. Det er satt av 7,5 prosent av de totale midlene til å dekke utgifter til etater fra giverlandene som deltar i programsamarbeid, og givernes administrasjonskostnader.
Innovasjon Norge administrerer fondet for trepartsamarbeid og anstendig arbeidsliv. Innovasjon Norge er også operatør for programmene rettet mot grønn innovasjon i Bulgaria og Romania og programmet for maritim sektor i Romania.
I rammeavtalen med hvert mottakerland er det avtalt hvilket departement som er ansvarlig for gjennomføringen av EØS-midlene. I de fleste land er dette samme departement som har ansvaret for EU-midler. I tillegg oppnevnes det operatører for hvert sektorprogram. Dette er i mange tilfeller det ansvarlige linjeministeriet. Det vil si at det nasjonale miljøverndepartementet i mange tilfeller er operatør av miljøprogrammene. Fondene for frivillige organisasjoner administreres alltid av en ikke-statlig organisasjon.
Tidsfrist for gjennomføring av programmene er 1. april 2016.
6.2 Målsettinger som kan etterprøves
I utformingen av EØS-midlene har det blitt lagt vekt på at konkrete resultater og langsiktige virkninger av programmene skal kunne måles. For hvert programområde er det derfor definert et overordnet mål og aktuelle programmål med indikatorer for måloppnåelse. Dette utgjør rammene for mottakerlandenes planlegging av hvordan midlene skal brukes.
Boks 6.1 Mål og indikatorer for fornybar energi
Det overordnede målet for dette programområdet er å øke andelen fornybar energi. Når landene utformer sine programforslag, kan de sette ulike programmål så som «økt bruk av fornybar energi i transportsektoren» eller «utvikling av investeringsordninger for miljøvennlig industri». I programforslaget skal målene i størst mulig grad tallfestes f. eks. forventet reduksjon i CO2utslipp i tonn/år. Alle prosjektene som får støtte skal bidra til å nå det tallfestede målet.
Basert på disse rammene utarbeider mottakerlandene forslag til programmer. Det må også oppgis hvem som er målgrupper, hvem som kan søke og kriterier for utvelgelse av prosjekter. FMO vil holde kontakt med programansvarlig i planleggingsfasen og gjør en vurdering av programmets relevans, gjennomførbarhet, risiko og bærekraft. Giverne tar endelig beslutning om tildeling av midler og inngår en avtale om hvert enkelt program.
For å drøfte måloppnåelse og gjennomføring, vil giverlandene møte ansvarlig departement i hvert land minst én gang i året. Før møtene skal mottakerlandet rapportere om konkrete resultater som er oppnådd i forhold de mål som var avtalt, og om sannsynligheten for at de langsiktige målene nås på alle programområder.
Mottakerlandene skal evaluere programmer i henhold til en plan godkjent av giverlandene. Hensikten med evalueringene er å etterprøve om de fastsatte målene er nådd, vurdere om ressursene er utnyttet på en effektiv måte og systematisere erfaringene. Som for perioden 2004-09 vil giverlandene også gjennomføre evalueringer etter behov. Det tas sikte på å gjøre en midtveisevaluering og en sluttevaluering av EØS-midlene 2009-14.
6.3 Åpenhet og transparens
EØS-midlene representerer en betydelig støtte for mottakerlandene. Det ligger derfor et stort ansvar i å tildele midler til enkeltprosjekter. Det er viktig at dette skjer etter etterprøvbare kriterier og i full åpenhet. Nasjonal koordinerende myndighet er pålagt å gjøre informasjon om EØS-midlene, inkludert søkemuligheter og tildelinger, lett tilgjengelig på en egen nettside. Også FMO gjør tilgjengelig informasjon om alle programmer og resultatene av disse på sin nettside.
Habilitet er et viktig prinsipp for de som står for utvelgelsen av prosjekter. Det er mottakerlandets ansvar å påse at ingen som har egne interesser i enkeltprosjekter, er involvert i beslutningene. Giverlandene har rett til fullt innsyn i hele prosessen. De kan gripe inn når regelverket ikke følges. De norske ambassadene i mottakerlandene har god innsikt i lokale forhold, og vil være en viktig informasjonskilde. I de programmene som har en norsk programpartner, vil denne også følge utvelgelsesprosessen. Regelverket for ordningene har klare prosedyrer for hvordan tildeling skal skje.
6.4 Risikovurderinger, kontroll og revisjon
Figur 6.1 EØS-midlene har bidratt til å forbedre forholdene i en rekke fengsler i de baltiske landene. Det er gitt støtte til opplæring og rehabilitering som her ved ungdomsfengselet i Kaunas, Litauen.
Foto: Kaunas Juvenile Interrogation and Correction Facility
Forvaltningen av EØS-midlene bygger på en ansvarsdeling mellom giverne og mottakerlandene. Mottakerlandene er ansvarlig for å gjennomføre de programmene man er enige om i rammeavtalen, og for å nå de målene som er satt. Mottakerlandet har også ansvar for å forhindre, oppdage og etterforske alle uregelmessigheter. Foreligger det mistanke om lovbrudd som korrupsjon, svindel, bestikkelser o.l., skal det uten hensyn til beløpets størrelse straks rapporteres via FMO til styringskomiteen og UD. Likeledes skal mottakerlandene straks rapportere til FMO om annet misbruk eller andre forhold som kan sette bruken av midlene i fare. Mottakerlandene skal også rapportere hvilke etterforskningsskritt som er tatt ved mistanke om uregelmessigheter, og hvilke tiltak som er truffet. Oversikt over avsluttede saker om uregelmessigheter publiseres på FMOs hjemmesider hvert kvartal. Alle mottakerlandene skal etablere en varslingskanal for klager fra publikum. Mottakerlandene skal også gjennomføre revisjon av alle programmene.
FMO utbetaler støtte til programmene på grunnlag av fremdriftsrapporter. Ved mistanke om, eller påviste uregelmessigheter, kan giverne umiddelbart stoppe utbetalingene. Giverne kan kreve midler tilbakebetalt dersom avtalene misligholdes.
For giverlandene har det vært viktig å sikre at mottakerlandene har en forsvarlig forvaltning av EØS-midlene. De gjør derfor en vurdering av forvaltningsoppsettet i hvert land før utbetalingene starter. Dette innebærer også en godkjenning av hvilken instans som skal gjennomføre revisjon. Likeledes gjøres det en evaluering av styringsoppsettet for hvert program.
Mottakerlandene er ansvarlige for å følge opp og kontrollere alle programmer og prosjekter. Giverlandene vil imidlertid gjøre egne revisjoner og iverksette andre overvåkningstiltak som anses påkrevet. For alle land og alle programmer er det gjort risikoanalyser blant annet med innspill fra TI. Disse legges til grunn når giverne bestemmer hvilke kontroll- og revisjonstiltak som skal iverksettes. Dette skal sikre at kontrollene rettes inn mot land og programmer med høy risiko.
EU-kommisjonen følger tett med på medlemslandenes bruk av EU-midler. FMO har kontakt med relevante enheter i EU-kommisjonen og deler erfaringer om gjennomføringen i landene. I de fleste mottakerland er det de samme institusjonene som forvalter støtten fra EU og EØS-midlene. I 2008 suspenderte Norge, Island og Liechtenstein utbetalingene under EØS-finansieringsordningen til Bulgaria etter at EU-kommisjonen hadde oppdaget uregelmessigheter i forvaltningen av EU-støtte. Suspensjonen ble opphevet etter at Bulgaria hadde lagt ansvaret for midlene til en annen enhet og man hadde forsikret seg om gode rutiner der. Det Europeiske kontor for bedrageribekjempelse, OLAF, har delt sine erfaringer med både giverne og mottakerlandene. Det er også etablert kontakt med FNs antikorrupsjonskonvensjon, UNODC, og med Europarådets antikorrupsjonsenhet.