4 Forslag til lov om notarius publicus
4.1 Hvem skal være notarius publicus?
4.1.1 Bør notarialforretninger være en domstolsoppgave?
I NOU 1999:22 Domstolene i første instans redegjøres det blant annet for hvilke oppgaver som bør ligge til domstolene i fremtiden. Det anføres at notarialforretninger eventuelt kunne vært lagt til fylkesmannen eller politiet. Det påpekes at oppgaven reiser en del vanskelige spørsmål som tilsier at den legges til et organ som har nødvendig kompetanse. Hensynet til publikum tilsier dessuten en desentralisert løsning. På denne bakgrunn foreslo utvalget at notarialforretninger inntil videre bør utføres av domstolene. Få av høringsinstansene hadde kommentarer til dette punktet utover å si seg enige med utvalget. I St.meld. nr. 23 (2000-2001) Førsteinstansdomstolene i fremtiden vises det til utredningen og at det tas sikte på å fremme en ot.prp. om spørsmålet.
Utredningen foreslår å ikke endre den nåværende ordning at notarialforretninger som hovedregel skal høre under domstolene i første instans.
De fleste høringsinstansene støtter eller forutsetter denne løsning. Trondheim byrettog Indre Follo herredsrett mener at notarialforretninger er en forvaltningsoppgave som burde tas ut av domstolene. Det tilføyes dog at dette ikke bør gjøres før en alternativ notarialordning eventuelt kan etableres i forbindelse med den fremtidige organisering av den sivile rettspleie på grunnplanet.
Departementet støtter utredningens forslag om at notarialforretninger foreløpig skal fortsette å være en domstolsoppgave.
4.1.2 Politimestrene i Rjukan, Vestoppland og Sør-Varanger
Utredningen foreslår at notarialmyndigheten til de tre politimestrene oppheves. Dette begrunnes med at det i dagens samfunn ikke lenger synes å være behov for å opprettholde ordningen med at tre utvalgte politidistrikter har kompetanse som notarius publicus, idet kommunikasjonene er blitt bedre og behovene for notarialbekreftelser er endret. Det påpekes videre at opphevelse av ordningen vil gi en ryddigere organisering av notarialordningen, og at lensmennenes begrensede notarialkompetanse vil ivareta behovet for de fleste notarialbekreftelser.
Høringsinstansene som uttaler seg om dette støtter forslaget, med unntak for Sør-Varanger politidistrikt. Uttalelsen synes imidlertid ikke å ta i betraktning at lensmennenes notarialmyndighet opprettholdes, idet de praktiske innvendinger forutsetter at alle notarialforretninger for fremtiden må utføres ved en domstol.
Departementet mener ut fra hensynet til enhetlig organisering av notarius publicus-funksjonen at ordningen med full notarialkompetanse til de tre politimestrene bør oppheves. Departementet slutter seg derfor til utredningens forslag, og vil ikke foreslå ordningen videreført i loven eller den tilhørende forskrift.
4.1.3 Lensmennene
Utredningen foreslår å opprettholde ordningen med at lensmennene skal ha begrenset notarialkompetanse. Det anføres spesielt at ordningen gjør det enkelt å få utført praktisk viktige notarialforretninger.
Norges lensmannslag:
«Når det spesielt gjelder behandlingen av lensmennenes oppgaver som notarius publicus, noterer vi med tilfredshet at ordningen foreslås videreført.»
Oslo byfogdembete og Trondheim byfogdembete støtter også forslaget.
Ingen av høringsinstansene sier at lensmennenes notarialkompetanse bør oppheves, men Tønsberg byrett og sorenskriveren i Stjør- og Verdal uttaler at ordningen bør vurderes nærmere. Tønsberg byrett uttaler videre:
«Byretten er enig i at lensmennenes kompetanse er lite kjent. Ordningen er med på å gi uoversiktlige regler og uklare linjer, og byretten er ikke overbevist av Elstads argumentasjon for å bevare ordningen.»
Flere høringsinstanser uttaler seg om alternative ordninger for organiseringen av lensmennene som notarius publicus. Oslo politidistrikt:
«Det synes verken åpenbart eller hensiktsmessig at alle lensmenn skal ha notarialkompetanse. En reduksjon av antallet basert på geografiske og kommunikasjonsmessige kriterier vil gi bedre muligheter for nødvendig instruksjon og opplæring, og bidra til at en del dommerembeter vil få større tilgang på notarialforretninger og dermed øke sin kompetanse.»
Politimesteren i Vadsø:
«Jeg støtter også forslaget om at lensmennene skal kunne utføre enkelte notarialforretninger, men jeg mener at primærkompetansen bør legges til politimestrene som så bør gis adgang til å delegere oppgaven til sine underliggende lensmenn. Politimestrene er i dag administrativt foresatt for lensmennene, men ikke deres faglige foresatt på alle områder. Det mener jeg er svært uheldig...»
Departementet slutter seg til forslaget om å opprettholde lensmennenes notarialkompetanse. Departementet mener videre at notarialmyndigheten ikke bør tillegges politimestrene, og viser i den forbindelse til utredningen Utkast til fremtidig organisering av den sivile rettspleie på grunnplanet av Knut Helge Reinskou s. 41:
«Under tiden høres tanker om at loven bør utpeke politimesteren, eller rett og slett politiet, som namsmann og hovedstevnevitne og eventuelt sekretær for forliksrådet m.v. Politimesteren kunne i så fall delegere oppgavene for de forskjellige delen av politidistriktet. Foruten å bryte radikalt med dagens oppbygging av den sivile rettspleien på grunnplanet, ville en slik løsning medføre stor uklarhet for publikum og dessuten føre til forsinkelser og komplikasjoner i kommunikasjonen mellom utøvende driftsenhet og de private partene i de tilfeller der partene henvendte seg til den myndighet som loven utpekte, det vil si politimesteren.»
Departementet ønsker å videreføre dagens ordning ved at lensmennenes notarialkompetanse fastsettes i forskrift i medhold av loven.
4.1.4 Utenrikstjenesten og Sysselmannen
Utredningen foreslår at Sysselmannen og utenrikstjenestemenn fortsatt skal ha notarialkompetanse.
Høringsinstansene kommenterer ikke dette, med unntak for Tønsberg byrett:
«Også spørsmålet om notarialmyndighet for utenrikstjenestemenn bør i det minste utredes nærmere.»
Departementet slutter seg til utredningens forslag. Utenrikstjenestens notarialkompetanse foreslås videreført i sin nåværende form ved at utenrikstjenestemenn i lov om notarius publicus gis alminnelig notarialmyndighet, dog uten å oppheve utenrikstjenesteloven §§ 20 og 21. Dermed vil disse bestemmelser ikke lenger være hjemmel for notarialmyndigheten, men vil i kraft av å være en lovbestemmelse om notarialoppgaver i særlovgivningen fungere som en innskrenkning i den alminnelige notarialkompetanse. Rettstilstanden vil på denne måten opprettholdes.
4.2 Notarius publicus' kompetanse og arbeidsoppgaver
4.2.1 Notarius publicus' kompetanse
4.2.1.1 Grensen for notarius publicus' saklige kompetanse
Utredningen foreslår å ikke gjøre endringer i notarius publicus' saklige kompetanse og tar ved lovforslaget sikte på å videreføre praksis slik vi kjenner den i dag. Det anses ikke å være noe behov for å endre praksis.
I forbindelse med spørsmålet om å innføre civil law-notarialsystemet i Norge, hvilket ville innebære en betydelig utvidelse av notarialkompetansen, uttaler høringsinstansene blant annet følgende:
Indre Follo herredsrett:
«Etter herredsrettens oppfatning foreligger det ikke tilstrekkelige grunner for å innføre civil law notarialsystemet i Norge. Herredsretten viser til at civil law notarialsystemet finnes i en rekke land som er og/eller har vært viktige handelspartnere for norsk næringslov uten at dette har medført krav fra næringslivet om innføring av en tilsvarende ordning i Norge. Til orientering kan det opplyses at herredsretten ikke har mottatt forespørsel om notarialforretning som går ut over den kompetansen notarius publicus har i dag.»
Bergen byfogdembete:
«Avslutningsvis vil byfogdembetet tillate seg å gi uttrykk for at flere forhold med tyngde kan synes å tilsi at Norge bør overveie å innføre Civil Law notarialsystemet, jfr. særlig utredningens pkt. 12.4. Det bør ved vurderingen av dette spørsmål formodentlig legges vekt på blant annet antatte fordeler ved å ha et system som samsvarer godt med de systemer man finner i land som er viktige handelspartnere. Et annet og gjerne viktig moment er at den sannsynlige utvikling innen informasjonsteknologi og elektronisk handel m.v. kan komme til å stille adskillig større krav til spesialkompetanse m.v. hos notarius publicus enn hva tilfellet er i dag.»
Departementet finner ikke grunn til på det nåværende tidspunkt å fremsette forslag til endringer i notarius publicus' saklige kompetanse, og vi slutter oss til at utgangspunktet for en lovregulering bør være lovfesting av gjeldende notarialpraksis der denne er klar. Praksis er imidlertid på mange områder varierende og preget av usikkerhet. Ved en lovfesting av notarialfunksjonen vil man derfor nødvendigvis måtte ta valg når det gjelder hva man reelt mener er den beste løsning.
Departementet anser det imidlertid som ønskelig at grensen for notarius publicus' saklige kompetanse angis på en tydeligere måte, og fremsetter forslag om dette.
Hvorvidt notarius publicus innenfor sin kompetanse har en plikt til å utføre en notarialforretning vil også måtte klargjøres. Oslo byfogdembete:
«Praksis ved Oslo byfogdembete er at den som skal ha et dokument notarialbekreftet, må dokumentere eller i det minste sannsynliggjøre at dokumentet må notarialbekreftes. Ved reklameinnslag er ikke notarialbekreftelse nødvendig, og det vil ikke bli gitt notarialbekreftelser i reklamesammenheng hos oss.»
4.2.1.2 Lensmennenes saklige kompetanse
Utredningen foreslår at ordningen med lensmennenes begrensede notarialkompetanse videreføres i sin nåværende form.
Politimesteren i Vadsø:
«Jeg synes den kompetanse som er foreslått tillagt lensmennene er for snever - selv om den er en videreføring av dagens ordning. Mange eksportbedrifter er lokalisert langt fra den lokale domstol. For best å kunne betjene næringslivet i utkantstrøk, bør politimesteren/lensmannen tillegges kompetanse til å utføre flere typer notarialforretninger enn i dag, så som bekrefte rett kopi og bekrefte kompetanse. En forutsetning for å utvide kompetansen til lensmennene som notarius publicus bør være at primærkompetansen tillegges politimesteren som vil kunne etablere rutiner for kvalitetskontroll i disse sakene...»
Departementet anser det som hensiktsmessig at lensmennenes notarialkompetanse utvides slik at de i tillegg til å kunne bekrefte riktigheten av underskrifter på dokumenter og utferdige leveattester samt i den forbindelse motta forsikring gis kompetanse til å bekrefte rett kopi. Lensmennene vil dermed ha myndighet til å ivareta behovet for de fleste ukompliserte notarialbekreftelser. Departementet tar sikte på å gi forskrift om dette i medhold av loven.
4.2.2 Notarius publicus' arbeidsoppgaver
Utredningen vurderer ikke å gjøre endringer i oppgavene som pålegges notarius publicus i lov og forskrift.
Tønsberg byrett:
«I utredningen er pekt på spredte lov- og forskriftsbestemmelser som legger nærmere oppgaver til notarius publicus. Også disse bør vurderes nærmere. Spesielt synes oppgaven med å registrere politiske partier å ligge nokså fjernt fra det domstolene og notarius publicus ellers har som oppgaver ...»
Departementet ser at det kunne være behov for en vurdering av notarius publicus' lovpålagte arbeidsoppgaver. Dette er imidlertid et arbeid som kan utføres uavhengig av den foreslåtte lovfesting av reglene for notarius publicus' alminnelige virksomhet. Vi anser det derfor ikke nødvendig i denne sammenheng å foreta en nærmere gjennomgang av de spesifikke arbeidsoppgaver som pålegges notarius publicus i særlovgivningen.
Utredningen uttaler at det ikke er noe behov for å endre notarialpraksis. Av dette følger at notarius publicus utenfor de lovpålagte oppgaver skal utføre de samme typer notarialforretninger som i dag.
Departementet slutter seg til dette utgangspunktet. Vi ønsker imidlertid å fastsette klarere grenser for notarius publicus' generelle kompetanse og kriterier for hvorvidt notarius publicus innenfor sin kompetanse har en plikt til å utføre notarialforretninger. Regler for dette vil bli gitt i lovforslagets § 3.
4.3 Gebyr for notarialforretninger
Utredningen foreslår at det innføres gebyrplikt for notarialforretninger. Det sies at en mulig sats vil kunne være en tiendedel av rettsgebyret.
Om dette uttaler høringsinstansene:
Oslo politidistrikt:
«Det fremgår av utredningen at det foreslås å gebyrbelegge notarialtjenestene, knyttet opp mot rettsgebyret. Gebyret som er foreslått synes relativt beskjedent, og skal i hovedsak dekke utgifter til kopiering. Det er i utgangspunktet ikke urimelig å gebyrbelegge slike tjenester, men så vidt vites har notarialtjenestene tidligere vært gebyrbelagt, uten at ordningen har vært opprettholdt. Bakgrunnen skal ha vært at ordningen med å innkreve og administrere gebyret ble uforholdsmessig kostbart og ressurskrevende i forhold til inntektene.»
Oslo byfogdembete:
«Sett med tanke på våre erfaringer fra andre land, fremstår en tidel av rettsgebyret som svært beskjedent. Eventuelle sideutgifter bør av praktiske hensyn dekkes av gebyret.»
Politiet i Asker og Bærum:
«Etter vårt syn er det ikke nødvendig å innføre gebyrer for forretningene som foretas hos lensmannen. Disse forretningene er ikke tidkrevende, med unntak av vekselprotester. De foretas med en gang og krever som regel ingen forberedelser. Det kan fremstå som unødvendig å ta 60 kroner for at lensmannen skal kontrollere en underskrift.»
Sysselmannen på Svalbard:
«Det er... etter Sysselmannens vurdering ikke noe til hinder for å innføre et slikt gebyr, men det understrekes at notarialfunksjonen ikke tar mye av vår tid.»
Departementet finner ikke tilstrekkelig grunn til å fremme forslag om å gebyrbelegge notarialforretninger.
4.4 Utredningens øvrige forslag
Utredningens øvrige forslag, om inhabilitet og kjæremål, er i sitt innhold en videreføring av gjeldende rett. Høringsinstansene gir ikke uttrykk for at reglene bør endres.
Departementet foreslår å opprettholde gjeldende rett på området, dog slik at inhabilitetsreglene i forvaltningsloven, ikke domstolloven, kommer til anvendelse. Dette vil ikke innebære noen innholdsmessig endring av betydning, ut over unntaksregelen i forvaltningsloven § 6 fjerde ledd:
«Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.»
Departementet antar at denne regel vil ha gode grunner for seg i forhold til notarius publicus. Notarialforretninger er til en stor del enkle bekreftelser av faktiske forhold hvor notarius publicus' eventuelle tilknytning til rekvirenten ikke svekker tilliten til at bekreftelsen er riktig.
Ordlyden i rettergangsordningens ikrafttredelseslov § 8, «avgjørelser under notarialforretninger», kan forstås slik at også prosessledende beslutninger omfattes, for eksempel krav om å fremlegge ytterligere dokumentasjon. Det kan reises spørsmål om dette har vært tilsiktet. Etter tvistemålsloven er det ikke adgang til å påkjære prosessledende avgjørelser etter at saken er tatt opp til doms, jf. tvistemålsloven § 396, og prosessledende beslutninger under hovedforhandlingen kan som hovedregel ikke påkjæres, jf. tvistemålsloven § 397. Etter forvaltningsloven er hovedregelen at prosessledende avgjørelser ikke kan påklages, siden slike ikke er «enkeltvedtak», jf. forvaltningsloven § 28 første ledd og § 3 første ledd, sammenholdt med § 2 første ledd bokstav a og b. Det gir etter dette liten konsekvens i lovverket dersom prosessledende avgjørelser under notarialforretninger skal kunne påkjæres. Departementet ønsker å klargjøre at prosessledende beslutninger som hovedregel ikke skal kunne påkjæres.
4.5 Lovreguleringen
Utredningen foreslår en ny lov om notarius publicus med tilhørende forskrift. Høringsinstansene slutter seg i det vesentlige til dette.
Sorenskriveren i Stjør- og Verdalønsker av praktiske hensyn at forskriften innarbeides i loven.
Departementet slutter seg i likhet med de fleste høringsinstansene til utredningens forslag. Departementet anser at lovreguleringen av notarius publicus' virksomhet må skje ved en egen lov, ikke ved bestemmelser i domstolloven. Domstolloven er i første rekke ment å inneholde alminnelige regler om domstolenes virksomhet. De enkelte sakstyper reguleres vanligvis ved særkilt lov, for eksempel tinglysingsloven og tvangsfullbyrdelsesloven. Det må videre legges vekt på at notarialfunksjonen er en oppgave som ikke utelukkende utføres av domstolene.
Departementet mener videre at de grunnleggende regler bør samles i lov, og at den nærmere regulering av notarialvirksomheten fastsettes i forskrift. Reglenes plassering på henholdsvis lov- og forskriftsnivå er for øvrig i samsvar med nåværende lovregulering.