1 Notarius publicus i norsk rett

Av Erik Elstad

Naar livets vexel blir af døden protesteret - han er en streng notar

(Henrik Wergeland)

1.1 Innledning

Rettergangsordningens ikrafttrædelseslov § 6 lyder slik:

Utførelsen av notarialforretninger hører under herreds- eller byretten, hvis ikke andet er bestemt ved lov eller av Kongen.

Notarius kan motta forsikring etter reglene i domstolloven § 141 når dette kreves til ivaretagelse av interesser i utlandet.

Nærmere forskrifter om utførelse av notarialforretningene kan Kongen gi.

Dette er hjemmelsloven for notarius publicus i Norge. Bortsett fra bestemmelsen om mottakelse av forsikring når det kreves for ivaretakelse av interesser i utlandet, sier loven intet om hvilke oppgaver notarius publicus har og hvordan oppgavene skal utføres. Av litteratur om emnet finnes det lite, og mange herreds- og byretter har derfor følt usikkerhet med hensyn til oppgavene som notarius publicus. Hva kan bekreftes og hvordan skal sakene behandles i praksis? Det har også vist seg i praksis at like tilfelle har blitt behandlet ulikt og bekreftelser som gis ved ett embete, kan bli nektet ved et annet.

Betegnelsen notarius publicus kommer fra latin og institusjonen har også sine røtter i romerretten. Siden den gang har institusjonen utviklet seg, men utviklingen har ikke vært lik i alle land. I land som Frankrike, Tyskland, Italia, Spania, Nederland, Belgia og Latin-Amerikanske stater, hvis rettssystemer bygger på romersk-germansk rett, har notarius publicus i dag en særlig viktig posisjon i det judisielle system. I de nordiske landene, som tidlig utviklet sine egne rettssystemer, har ikke notarialfunksjonen samme betydning. Det gjelder også Storbritannia og USA, hvis rettstradisjoner bygger på common law, men her har likevel notarius publicus fått en viktigere plass i det judisielle system enn i Norden. Men for alle land gjelder det at vi kan følge sporene tilbake til romerretten.

I norsk rett må notarius publicus i dag karakteriseres som en oppgave som hovedsakelig er lagt til domstolene i første instans, men som få kjenner bakgrunnen for og hvor det er knyttet adskillig usikkerhet til hvilke oppgaver som skal utføres. Men notarius publicus også «høyst oppegående» og ved enkelte spesialdomstoler som Oslo og Bergen byfogdembeter, innebærer den en forholdsvis arbeidskrevende oppgave.

Alle førsteinstansdomstoler kjenner notarius publicus som vigsler etter ekteskapsloven og den som foretar registreringer etter partnerskapsloven. Noen domstoler har også vekselprotester, som i flere hundreår har vært en oppgave for notarius publicus. Ut over det har ikke notarius publicus i norsk rett noen viktig funksjon og kunne for så vidt vært avskaffet. Det er de behov som oppstår som følge av landets internasjonale tilknytning som gjør at institusjonen fortsatt må beholdes, og det er også i arbeidet med disse sakene at de mange tvilsspørsmål oppstår. Det gjelder både med hensyn til oppgavenes innhold og den praktiske gjennomføring. Oppgaven som vigsler reiser av og til problemstillinger knyttet til prøvingen av ekteskapsvilkår for utenlandske statsborgere. Om dette er det også behov for en nærmere utredning og drøftelse, men jeg lar det ligge urørt i denne utredningen.

Bortsett fra en artikkel av byrettsdommer Håkon Børresen i Lov og Rett, 1 noen forklarende bemerkninger i forarbeidene til loven av 1918 2 og spredte bemerkninger i noen bøker, finnes det intet om notarius publicus i norsk juridisk litteratur. Noen samlet fremstilling av emnet finnes så vidt vites heller ikke i Sverige eller Danmark. Sverige vedtok i 1981 en egen lov om notarius publicus, en revisjon av en tidligere lov fra 1964, men forarbeidene til loven sier lite om selve institusjonen notarius publicus. I Danmark har man mer utførlige forskrifter til gjeldende lov, og en innstilling fra en arbeidsgruppe som har utredet forslag til endringer i forskriften. Sverige og Danmark omtales nedenfor under pkt 7.3 og 7.4. Av utenlandsk litteratur finnes det imidlertid atskillig, og i den utstrekning jeg har benyttet meg av slike kilder, er det gitt henvisninger i fotnoter. Av språkmessige grunner har jeg ikke kunnet sette meg inn i den litteratur som måtte finnes på fransk, tysk eller spansk, men jeg antar at det her er mye relevant informasjon å finne.

På domstolledermøtet 1995 i Bergen ble det spurt om justisdepartementet ville ta et initiativ til en nærmere avklaring av hvilke oppgaver notarius publicus har. Departementet svarte at de ville vurdere det. På et senere møte for lederne av spesialdomstolene, bl a de fire byfogdembetene, var det enighet om at de som satt med den fremste kompetansen på området, burde ta initiativet til å få notarialspørsmålene utredet. Ved brev av 07 05 96 tilskrev jeg justisdepartementet og tilbød meg å lage en utredning om oppgaver og praksis til notarius publicus. Departementet svarte positivt og gav meg følgende oppdrag:

Justisdepartementet er av den oppfatning at det er stort behov for en grundig gjennomgang av Notarius Publicus' rolle, og at man i denne forbindelse foretar en kartlegging av praksis. Dagens regelverk er svært mangelfullt og praksis er derfor meget varierende. Flere domstoler har etterspurt en slik gjennomgang med sikte på en eventuell revisjon av dagens regler. Vi er derfor meget takknemlig for å få tilbud om en slik utredning fra en kompetent fagperson som er kjent med de praktiske problemer som kan oppstå i tilknytning til notarialbekreftelser.

I 1997 hadde jeg studiepermisjon og brukte mesteparten av tiden til arbeidet med utredningen om notarius publicus. Dessverre ble jeg ikke ferdig før studiepermisjonen var forbi og i konkurranse med utfordringer i nytt embete som byrettsjustitiarius og andre oppgaver jeg påtok meg, har det dessverre tatt tid å få avsluttet arbeidet. Det har også vist seg at arbeidet med utredningen ble mer omfattende enn forventet, men fordi det et behov for en slik utredning, har jeg etter sterkt påtrykk fra Justisdepartementet tatt et siste krafttak for å få den ferdig.

Formålet med min utredning er å gi en samlet fremstilling av den norske notarius publicus, gjennomgå og beskrive hvilke oppgaver notarius publicus har og hvordan disse bør utføres for å tilfredsstille de krav som stilles. For å gi et lite bilde av institusjonens utvikling gjennom 1500 år har jeg gitt en historisk oversikt i kapittel 2. I kapittel 4 og 5 gjennomgås gjeldende lover og forskrifter som angår notarius publicus. Jeg foretok videre i 1997 en kartlegging av praksis gjennom en spørreundersøkelse til alle landets domstoler som har notarialsaker, samt til de tre politimestrene som har notarialsaker. Resultatet av spørreundersøkelsen er omtalt nedenfor under kapittel 6 og vist i vedlegg 3 - 6. I kapittel 8 drøfter jeg en del generelle problemstillinger, mens jeg i kapittel 10 tar for meg de enkelte sakstyper slik vi kjenner dem fra praksis.

I kapittel 7 har jeg gått utenfor Norges grenser for å beskrive hovedforskjellene i notarialordningen i ulike land. Det er viktig for å forstå hvorfor nordmenn som ber om bekreftelse fra en norsk notarius publicus ikke alltid føler at de får det de trenger for sitt bruk i et annet land. Det skyldes som regel at vår notarialpraksis langt fra samsvarer med ordningen i de landene som har sin rettstradisjon fra romersk-germansk rett, såkalt civil law. Med økende internasjonalisme kan det faktisk reises spørsmål om ikke vi i Norge burde hatt et tilsvarende system for å lette samhandel og rettslig kontakt over landegrensene.

Etter min mening bør det også gis en egen lov om notarius publicus. Nåværende hjemmelslov er svært godt gjemt i lovsamlingen og er meget kortfattet. Loven burde bl a angi hva som er notarius publicus' oppgaver. I tillegg bør det som forskrift gis mer utførlige saksbehandlingsregler. Forskriftsformen er mer praktisk å bruke på saksbehandlingsreglene fordi det da vil være enklere å gjøre endringer når det er behov for tilpasning til f eks endret teknologi eller behov for endret praksis. Jeg har utarbeidet et forslag til lov og forskrift om notarius publicus som følger som vedlegg 1 og 2 til denne utredning.

1.2 Historisk oversikt 3

1.2.1 Fra Romerriket til Katedralskolen i Bologna

For forståelsen av oppgavene og myndighetsområdet til notarius publicus kan en historisk oversikt ha interesse. En slik oversikt vil utdype forståelsen av emnet og vise at dagens oppgaver faller inn i en mer enn 1500 år gammel tradisjon. Fremstillingen blir bare en oversikt, men emnet er interessant og kunne fortjene en grundigere behandling. Jeg håper det vil bli mulig å komme tilbake til det ved en senere anledning.

I den første perioden av romerriket var det en del skrivekyndige personer som var kjent som scribae. Deres oppgaver var å skrive og kopiere dokumenter. De fikk etter hvert som følge av sine kunnskaper, en viktig posisjon i utførelsen av offentlige og private handlinger. Noen av dem var knyttet til Senatet eller domstolene, hvor de førte protokollene og skrev juridiske dokumenter og dommer. Andre tok oppdrag for private og skrev kontrakter, testamenter og andre viktige dokumenter. De hadde også slaver som skrev kopier av dokumentene, tok notater og utførte andre oppdrag.

I senere tid, på den tiden Cicero levde, ble det funnet opp et system med stenografi kalt sigla, hvor de spesielle tegnene som ble benyttet ble kalt notae. Slike tegn erstattet de mest vanlige ordene som ble benyttet. En som behersket dette systemet ble kalt notarius. I utgangspunktet var derfor notarius en person som skrev referater og erklæringer ned med hurtigskrift og skrev deretter dette ut som dokumenter eller referater. Men over tid forandret dette seg slik at notarius ble brukt som tittel på kvalifiserte sekretærer ved domstolene, hos keiserne og innenfor det øverste statsapparatet.

I tillegg til å skrive rettsreferater og dommer, skrev også notariene dokumenter for private, dokumenter som ble forseglet i nærvær av magistraten og forsynt med et offentlig segl. På denne måten fikk dokumentene en offentlig bekreftelse eller notoritet i motsetning til vanlige private dokumenter som kontrakter, skjøter og testamenter som ofte ble skrevet og attestert av tabelliones, profesjonelle skrivere som drev dette som egen næring. De fikk sine oppdrag på torgene eller markedsplassene, og deres oppgaver var regulert ved lov. Dokumenter skrevet av en tabellio fikk på denne måten også en større troverdighet enn rent private dokumenter. Slike dokumenter hadde likevel ikke særlig bevisverdi i retten, slik at det i en sak kunne bli nødvendig å kalle inn som vitne vedkommende tabellio eller de vitner som hadde attestert dokumentene. Over tid ble det imidlertid åpnet adgang til å registrere eller deponere dokumentene i offentlige arkiver og på den måten fikk dokumentene status som instrumentum publicum.

Selv om det vestromerske riket falt i 476, levde mye av romerretten videre og ved domstolene var det fortsatt notarer. Senere, på 800 - tallet, tok keiser Karl den store inn notarer i sin tjeneste og i 803 påla han biskoper, abbeder og grever å gjøre det samme. I løpet av det 12 århundre fikk notarene og tabbeliones, betegnelser som nå var blitt synonyme, etter hvert de oppgaver og den myndighet som de har i dag i de land i Europa der romerretten er den viktigste rettstradisjonen, jf pkt 7.2 nedenfor.

Utviklingen skjøt fart etter at romerrettsstudiene begynte ved katedralskolen i Bologna i Italia. 4 Juristene her var bl a opptatt av dokumenters troverdighet, publica fides,eller den offentlige troverdighet som notarialakter har. Bekreftelsen var bare knyttet til hva notarius selv hadde hørt eller sett - visu et auditu suis sensibus. Bare det han hadde direkte kunnskap om av det juridiske forhold mellom partene, kunne han bekrefte. Men på grunnlag av et dekret fra pave Alexander III fikk notarialakter samme status som dokumenter som bar autentiske segl.

Skolen i Bologna satte opp strenge krav til de juridiske og tekniske kvalifikasjonene til de som skulle være notarier, og det ble satt opp formularer for å sikre at notarialakter ble korrekte i henhold til loven. Det er som et resultat av studiene til de rettslærde i Bologna at notaren stod frem som kvalifisert jurist og dette la grunnlaget for den videre utvikling av notarialsystemet i Europa. Bartolos de Sassoferrato (1314-1357), en de mest betydelige i Bologna både som lærer og kommentator, var opptatt av at dokumenter oppsatt innenfor en jurisdiksjon, også måtte ha virkning innenfor andre jurisdiksjoner. Dokumenter satt opp av en notar måtte ha full troverdighet og bli akseptert også utenfor det territorium der de ble satt opp. Gjengitt på engelsk fra hans kommentar til cunctos populos, heter det:

It was important that the status of notaries was clear because, as we have seen their forms and styles were in use throughout Europe, and were one of the unifying factors in the ius commune. There were also a great many of them; in thirteenth century Bologna there are said to have been some 2,000, and in Padua 600. 5

Både verdslige og kirkelige myndigheter utnevnte notarier og gav dem myndighet. Derfor fantes det både keiserlige og pavelig utnevnte notarier. I England der utviklingen var annerledes enn den som er beskrevet foran, fikk man den første notar etter at pave Nicholas III hadde gitt erkebiskopen av Canterbury, John Pecham, fullmakt til å utnevnte tre notarier innen ett år, jf nedenfor under pkt 7.5.

1.2.2 Utviklingen i Norge

Det foreligger så vidt vites ingen samlet historisk fremstilling som omfatter notarius publicus i Norge, derfor kan jeg bare gi et forenklet bilde av utviklingen. Formålet med denne utredning gjør det heller ikke nødvendig å gi en fullstendig fremstilling av utviklingen i Norge, men noen trekk kan være av interesse.

Norsk rett har tidlig utviklet seg selvstendig, derfor har rollen som notarius publicus fått et annet innhold hos oss enn i Sentral-Europa. 6 Rettsutviklingen i Europa har naturligvis spilt en viktig rolle også hos oss, men romerretten har ikke hatt den samme avgjørende betydning som i Sentral-Europa. Som det vil fremgå av kapittel 7 har notarius publicus, eller notarene, fått en mye viktigere plass i det judisielle system i disse landene.

Verken Magnus Lagabøtes landslov fra 1274 eller tidligere lover nevner noe om notarius publicus, men det betyr ikke at det ikke har vært notarier i virksomhet i Norge i middelalderen. I Regesta Norvegica 7 og Norske middelalder dokumenter 8 er inntatt en rekke dokumenter som har vært opprettet av eller med medvirkning fra notarius publicus. Et eksempel kan være et dokument fra 10. april 1309: 9

Notarialinstrument, ustedt av Olav Sigvatsson, kalt Suidlunger, fra Stavanger bispedømme, keiserlig utnevnt notar: Bevitner at biskop Arne fra Bergen og kannikene Peter Håkonsson, Nikolas Sigvaldsson, Fredrik Styrlaksson, Peter Bårdsson, Jon Øyvindsson og Finn Torkjellsson lot lese opp en appell til paven mot erkebiskop Jørund av Nidaros i anledning av besettelsen av bispestolen på Færøyene. I tillegg opplyste biskopen at det, siden så få kanniker var til stede og p g a fiendens angrep på Norge, ikke var mulig å sende flere fullmektiger og så hurtig som saken krevde. Av det faste antall på 12 kanniker var nemlig bare 6 til stede: to var på studium i Paris og én i England, to i fast tjeneste hos kongen og én opptatt med erkebiskopens saker. Av de 6 gjenværende sto dessuten flere i ferd med å dra på pilgrimsferd til St. Thomas i England, bundet av et løfte.

Utstederen bekrefter alle disse opplysningene. Vitner: Einar, abbed i Munkeliv, Peter, abbed i Jonsklosteret og Eirik, abbed i Halsnøy kloster.

I et notarialinstrument fra 21 oktober 1334 betegnes Tore Jonsson som «notarius og tabellio publicus for biskop Eirik av Stavanger». 10 I en appell fra 29 oktober 1334 til pave Johannes XXII fra abbeden i Utstein, ble appellen beseglet med to klosterkommuniteters segl fordi det «på disse kanter ikke finnes noen notarius publicus». 11

Betegnelsen notarius ble også benyttet på en kongelig skriver. Ett eksempel er fra 29 august 1297: 12

Påbod frå kong Eirik Magnusson til Eiliv lagmann i Nidaros og Eirik Skvadre: Eiliv lagmann skal bere fram vitnemål for kannikane i Nidaros om Magnus Dyllas testamente, og Eiliv Skvadre får påbod om å fullbyrde testamentet etter lova.

Vår kanslar herr Bård [Serksson] besegla, Jon notarius skreiv.

I Norske middelalder dokumenter der dette dokumentet også er inntatt, er «notarius» sagt å være «kongelig skriver, antagelig med høyere rang enn skrivere med betegnelsen klerk». 13 Det er nok også betydningen av ordet når kong Håkon Magnusson i 1302 gir regler om tronfølgen og et eventuelt formynderstyre etter ham. Formynderstyret skal bestå av 12 mann, hvoran 4 av de 12 skal sitte i kongsgården med barnet. En av de 4 skal være kansleren. Det sies videre at «hver av de tre skal ha tre sveiner og en notarius, men kansleren tre sveiner og to notarier». 14

I et dokument fra 17 juni 1308 kalt «Skipan fra kong Håkon Magnusson om hird og tjenestemenn», er det fastsatt betaling for notarens skrivearbeid. 15

I Kulturhistoriskt Lexikon 16 er det opplyst at notarenes virke i Norge de første hundreår (1300-1400) har vært beskjedent, og det vises til et dokument fra 3 oktober 1438 17 der notarius publicus omtales som rari uel pauci (sjeldne eller kun få). Men i et dokument fra 14 november 1445 18 tilføyes det nec eis creditur (og man fester ikke lit til dem). Hvor mye man skal legge i det siste er ikke godt å si, men det er å håpe at troverdigheten har bedret seg frem til i dag.

Rasmus Ærboe (1685-1744) ble i 1715 utnevnt til et embete som notarius publicus. Han forteller i sin selvbiografi 19 at utnevnelsen kom uventet. Han var utdannet dansk teolog, hadde vært mye ute og reist og behersket russisk, fransk, tysk, hollandsk og latin. Han hadde gjort kongen av Danmark flere tjenester og ventet seg et presteembete i belønning. Uten å ha søkt om det og uten å vite hva notarialsaker var, ble han utnevnt til notarius publicus. I en note til hans selvbiografi er det antatt at når han ble utnevnt til notarius var det på grunn hans gode språkkunnskaper. Notarius hadde som en viktig oppgave å være innen- og utenlandske kjøpmenn og skippere behjelpelige med oversettelse, attestasjon og udferdigelse av kontrakter o l. I følge Børsordinansen av 18 juni 1692 skulle notarius publicus innfinne seg på børsen i åpningstiden for å stå til rådighet for dem som hadde behov for hans tjenester. 20

I Christian Den Femtes Norske Lov av 1687 var det i NL 1-8-2 inntatt en bestemmelse om at notarius publicus skulle [have en igiennem dragen Protocol med «Kongens Statholders] Segl», og i 5-13-11 en bestemmelse om vekselprotest for notarius publicus. I en anordning fra 31 januar 1738 gav Christian VI bestemmelser om hva notarius kan kreve i betaling for sine tjenester. Tidligere hadde det berodd på praksis og det hadde ført til en del vanskeligheter. 21

Ved en forordning av 11 juni 1788 gav Christian VII et nytt sportellreglement der han bl a fastsatte sportlene for notarius publicus. Av samme reglement fremgår det at oppgaven som notarius publicus i Norge var lagt til sorenskriverne på landet og byskriver eller byfogd i byene.

Etter frigjøringen fra Danmark, ble det i Norge vedtatt en egen sportellov i 1830. 22 Den bygger åpenbart på reglementet fra 1788 og betalingen gjaldt stort sett de samme oppgaver. I 1897 23 ble det gitt en ny sportellov hvor også notarialsakene er omhandlet.

1.2.3 Arbeidsoppgavene til notarius publicus i historisk perspektiv

Som det fremgår av foranstående, har også notariusembetet i Norge (og Danmark) utviklet seg fra behovet for skrivekyndighet, men på grunn av behovet for å skaffe visse handlinger notoritet, har notarius etterhvert fått mer myndighet. Det kan synes som om dette behovet var knyttet til kirken og kongens makt og myndighet. For å sikre autoritet og autensitet ble det også benyttet segl som bare bestemte personer hadde myndighet til å bruke.

Behovet for skrivehjelp vises også ved at notarius på Rasmus Ærboes tid (1715) hadde viktige oppgaver knyttet til oppsetting av kontrakter og andre dokumenter og oversettelse av disse til fremmede språk. Etter at Ærboe ble utnevnt til notarius publicus, lærte han seg engelsk som han ikke behersket fra før. 24 I forordningen fra 31 januar 1738 er det fastsatt at den som ber om oversettelse av et dokument på fremmed språk til dansk, skal betale en halv riksdaler for arket og 24 skilling arket for gjenparten. For øvrig er det i anordningen angitt betalingen for vekselprotester og for andre beskikkelser eller protester, samt betaling for notarialbekreftelse av kopier av originaldokumenter som andre har latt avskrive.

Sportelreglementene og -lovene gir ellers et godt bilde av notarius» oppgaver. I reglementet fra 1788 er først nevnt vekselprotestene, deretter i § 44 «andre Protester, Beskikkelser, Stevningers notariale Forkynnelse, og deslige». I § 47 er sportler for oversettelse av «Document af fremmed Sprog» og bekreftelse og gjenpart av slike dokumenter. Videre skal det betales for «Havarie-Forretning eller en Søe-Protest, naar derunder tillige indtages Skibs-Journaler, Skibs-folkenes Forklaring, eller naar derunder skeer nogen Besiktigelse eller Beskrivelse» (§ 46). Det skal også etter samme bestemmelse betales dersom notarius forfatter et testament. § 49 har bestemmelser om godtgjørelse i tilfelle oppdraget krever at notarius må reise mer enn en mil fra bopel eller kontor.

Sportelloven av 1830 videreførte reglementet fra 1788 og betalingen gjelder de samme oppgaver, men her er det føyet til (§ 74) «for notarialiteter at forfatte og renskrive et Testament, eller en Kodicil ved et Testament, og at attestere, at Testator har erklæret Samme at være sin sidste Villie, betales 2 Spd». I tillegg er også kommet «at forfatte General-Beregninger i Anledning af Havari eller Søskade, Vedtagelse af de deri indførte Regningers Rigtighed af Udstederne, samt paategne Regningerne og samtlige til Havariet henhørende Akter og Dokumenter, saavelsom for at udfærdige en fuldstændig Havari-Akt» (§ 76).

I sportelloven av 1897 var det kommet inn betaling for ekteskapsstiftelser.Ved lov 16 juli 1845 fikk man borgerlig vielse for dissentere og ved lov 22 juni 1863 ble det bestemt at ekteskap mellom «Ikke-Christne eller imellem Personer, af hvilke den Ene ikke er Christen» skulle inngås for notarius publicus. Videre ble det fastsatt betaling for «Udfærdigelse af en Attest, saasom Bekræftelse af Underskrift paa et Dokument, Bevidnelse om en Persons Stilling eller lignende».

I de land som har sin rettstradisjon fra romerretten, de sentral-europeisk landene, har notarius viktige oppgaver ved bl a utferdigelse av visse dokumenter knyttet til fast eiendom, salg, pant m v, jf nedenfor pkt 7.2. Slik har det ikke vært i Norge, og i sportellreglementet fra 1788 er det i § 16 inntatt bestemmelse om hvilken betaling sorenskriveren kan kreve dersom han skriver og forfatter «Skiøder, Contracter, Obligationer, Aftale og andre Breve». 25 Dette kommer også klart frem i forbindelse med forarbeidene til den nåværende lovhjemmel om notarius publicus, rl ikrl § 6, jf nedenfor pkt 3.4.

I sin kommentarutgave til Christian den femtes danske og norske lov, jf nedenfor pkt 3.1, skriver Christian Brorson at notarius publicus «beskikkes til med offentlig Troværdighed at oversætte Documenter, verificere Afskrifter, besørge Beskikkelser og Protester, modtage Vedkommendes Declarationer uden for Retten, og andre saadanne Forhandlinger». Under pkt 3.2 nedenfor er også gjengitt A. M. Schweigaards omtale av notarialbevitnelser. Han anfører at notarius kan gi bevitnelse om «alt han efter Opfordring af nogen Vedkommende har erfaret».

1.3 Hvilke oppgaver har notarius publicus?

1.3.1 Eksempler på definisjoner om notarius publicus

De spørsmål som oftest blir stilt er: Hvilke oppgaver har egentlig notarius publicus? Er det noen begrensninger i myndigheten som innebærer at vi må eller kan nekte å imøtekomme en begjæring om en notarialforretning?

Jeg har søkt i tilgjengelig litteratur for å se om det var sagt noe om det der, men ble ikke så mye klokere av det. Definisjonene er upresise og sier lite om oppgavene ut over hva man vanligvis mener de omfatter. Nedenstående eksempler viser det:

Justisdepartementets lærehefte, Arbeidet med rettssakene:

Formålet med notarialforretningene er å gi et dokument eller en underskrift en offentlig troverdighet eller offentlig stadfestelse. I mange tilfeller kreves det at underskriften på dokumenter skal være bekreftet på en bestemt måte eller av bestemte personer. En notarialbekreftelse er en offentlig forretning som har en sterkere bevisverdi.

Mathiesen: Arbeidet ved dommerkontorene:

En notarialforretning har til formål å gi et dokument eller en underskrift en offentlig troverdighet eller en offentlig stadfestelse.I mange relasjoner kreves det at underskriften på dokumenter skal være bekreftet på en bestemt måte eller av bestemte personer, se f.eks. testamentsformene i arvelovens § 49 og bekreftelse av underskrift på dokumenter som skal tinglyses i tinglysingslovens § 17 jfr. tinglysingsforskriftenes § 3. Kravet til bekreftelsen av underskriften går i disse tilfeller ikke så langt som til en notarialbekreftelse. En notarialbekreftelse er en offentlig forretning som har en sterkere bevisverdi.

Aschehoug og Gyldendals Store Norske Leksikon, 2 utgave 1988,s 410:

Notarius publicus(lat. notarius, en som opptegner en talendes ord, hurtigskriver) i norsk rett embetsmann som utfører notarialforretninger, dvs som ved sin underskrift sikrer beviset for visse rettslige handlinger, f. eks. borgerlig vigsel, vekselprotest og attestasjoner. Notarius Publicus er som regel byfogden i byene og sorenskriveren på landet.

Kr Fr Brøgger: Lov og Rett (juridisk oppslagsbok):

Notarius publicus,embetsmann som utfører notarialforretninger.

Notarialforretning,en offentligrettslig akt hvorved der sikres bevis for en rettslig handling, f. eks. borgerlig vigsel, vekselprotest m.v. Utførelsen av n. hører vanligvis under herreds- eller byretten (byfogeden, sorenskriveren), se l. 14. aug. 1918 nr. 4 § 6. Etter Kgl. res . 10. juli 1931 kan også en lensmann innen sitt distrikt som notarius publicus bekrefte riktigheten av underskrifter på dokumenter og utferdige attester samt i den forbindelse motta ed eller forsikring på ære og samvittighet.

Christian Brorson:26

Notarius publicus er en Embedsmand, som beskikkes til med offentlig Troværdighed at oversætte Documenter, verificere Afskrifter, besørge Beskikkelser og Protester, modtage Vedkommendes Declarationer uden for Retten, og andre saadanne Forhandlinger. Hans Forretninger ere ofte vigtige; Protocollerne bør derfor til Vedkommendes Underretning vidne om Tildragelsen.

Den siste definisjonen er for så vidt interessant fordi den sier at notarius på den tiden da Brorson skrev sin kommentar, hadde som oppgave å oversette dokumenter. Det er i hvertfall en oppgave som dagens notarius ikke har.

1.3.2 Annen litteratur om oppgavene til notarius

Anton Martin Schweigaard: Den norske Proces, bind 1 (1854) 27 gikk mer systematisk til verks og har et kapittel kalt «Særskilt om Notarialbevidnelser». I kapittelet foran drøfter han offentlige dokumenters troverdighet, deres fides publica, og sier at når visse offentlige dokumenter eller bekreftelser har troverdighet er det som en følge av at en offentlige tjenestemann har utstedt eller bekreftet dokumentet innenfor sitt myndighetsområde. Troverdigheten blir således en avledet følge av hans tjenestestilling:

Om Notarialembedet gjælder forsaavidt noget særskilt, som dette er anordnet i den ene og ublandede hensigt at give Borgerne et Middel i hænde til at udføre Akter, hvorved Rettigheder stiftes eller Ansvar forebygges, paa saadan Maade, at Beviset bliver til med Gjerningen selv, af hvilken Hensikt det igjen er en Følge, at Notariens facultas attestandi med Hensyn til Gjenstandene faaer en større Udstrækning og Alsidighed end den, der tilkommer andre Betjente.

Om oppgavene til notarius publicus skriver Schweigaard: 28

Om Grændserne for de Gjenstande, der retteligen kunne bevidnes ved Notarialattester, opstaaer der ikke lettelig Spørgsmaal. I Almindelighed kan Notarius med fuld Beviiskraft afgive Bevidnelse om Alt, hvad han efter Opfordring af nogen Vedkommende har erfaret. Hertil hører først alle Slags Erklæringer, der gjælde som Forføielser over Ens egne Rettigheder, saasom Contracter, Afhændelser, Testamenter m. v. Fremdeles Ærkjendelser, Tilstaaelser, Benegtelser og overhoved Svar eller Undladelse af Svar paa Beskikkelser. Selv om Erklæringen gjælder anden Mands Sag, saa at den, beediget efter lovlig Omgang, vilde blive til et Vidnesbyrd, er der ingen Tvivl om, at der tilkommer Notarii publici Bevidnelse om; hvad der er forklaret fuld Troværdighed.

Schweigaard sier videre: 29

Naar kun Notarii Erfaring er gjort efter Opfordring af nogen Vedkommende, er det just ikke nødvendigt, skjønt vistnok det sædvanlige, at den skal bestaae i en Opfattelse af hvad en Anden har sagt. (Jfr. Sprtll. § 78 «at overvære en eller anden Handling og at attestere at den er foregaaet»). Med Hensyn til Facta, som denne Embedsmand uden Opfordringog tilfældigviis har erfaret, og som altsaa ved Opfattelsen ikke kunde gjøres til Gjenstand for en Notarialforretning, har han Intet forud for et andet Vidne. Hans skriftlige Bevidnelse f. Ex. om et Slægtskabsforhold er saaledes at bedømme fra samme Synspunct, som en lignende Ærklaring var medeelt af en anden troværdig Mand. Ligeledes forstaaer det sig, at Bedømmelser og Skjøn ligge udenfor Grændserne af Notarialbevidnelser, dog hertil ikke henregnet Paaskjønnelse af saadanne Omstændigheder, i Henseende til hvilke almindelige Vidners Formening bliver afgjørende, saasom af en Testators Sindsforfatning paa den Tid da han gjorde sin sidste Villie.

1.3.3 Forarbeidene til rettergangsordningens ikrafttrædelseslov §§ 6-8.

Ot prp nr 32 (1918) gir ingen nærmere omtale av hva som er arbeidsoppgavene til notarius publicus bortsett fra en omtale av spørsmålet om å motta ed, jf nedenfor under pkt 5.1. Det vises imidlertid til et tidligere lovforslag som ble fremlagt i 1911 gjennom Ot prp nr 38 «Om utfærdigelse av civilprocesreformens bilove». I forbindelse med arbeidet med den nye sivilprosessordningen tok man sikte på å gi en «lov om den borgerlige retspleie utenfor tvistemål» som var ordningen av prosessuelle emner utenfor den egentlige rettergang. Loven skulle bl a omfatte notarialforretningene og reglene om dem var inntatt i lovforslagets 8. kapittel. Om forslaget sies det bl a:

Det er ikke tanken med nærværende utkast at foreta nogen utvidelse av omraadet for notarialforretninger. I denne henseende er vor retsbruk meget forskjellig fra de fleste fremmede lovgivninger, hvor notariatvæsenet spiller en langt større rolle end hos os, navnlig fordi oprettelsen av private dokumenter i stor utstrækning foregaar ved mellemkomst av en notar. Denne notariatinstitutionens opgave opfyldes imidlertid i vort land væsentlig av sakførerstanden, og der er ikke av hensyn til den nye procesmaate behov for at søke gjennemført en ordning som den, der gjælder i fremmede lande. Hos oss er medvirkning av notarius publicuskun i faa tilfælde foreskrevet i loven. Men selv om notarialforretningerne ikke i nogen særlig grad lægger beslag paa vore tjenestemænd, vil det vistnok være hensiktsmæssig - som forutsatt av civilproceskommisionen - at gi endel regler om fremgangsmaaten ved disse forretningers utførelse, hvorved selvfølgelig de forskrifter, som er lagt til grund for de øvrige dele av civilprocesreformen, bør tjene som forbillede. Særlig vil det være ønskelig at opta, hvad der angaar fremgangsmaaten ved vekselprotester, i dette utkast, idet man da i sin helhet kan ophæve vekselprocesloven av 17de juni 1880. 30

De konkrete oppgavene er ikke beskrevet, de var tydeligvis kjent, loven skulle bare videreføre den tidligere ordning. Omtalen av hva notarius ikke beskjeftiger seg med, nemlig opprettelse av private dokumenter, er imidlertid interessant fordi den klart viser kjernen i forskjellen mellom vårt notarialsystem og systemet i land som bygger sin rettstradisjon på romerretten, det jeg nedenfor under pkt 7. 2 har kalt civil law notarene.

I Danmark ble det i 1977, jf nedenfor pkt 7.4, nedsatt en arbeidsgruppe som gjennomgikk de danske bestemmelser om notarius publicus. Deres anbefalinger er så langt ikke blitt gjennomført i praksis, men i arbeidsgruppens forslag til forskrifter er notarens saklige kompetanse definert slik:

Notaren har til opgave at overvære eller selv foretage handlinger af retlig betydning for ved sin bekræftelse at sikre en dokumentation, der efter lovgivning eller praksis tillægges særlig beviskraft.

1.3.4 Oppgavene til notarius publicus - hovedkonklusjon

Betydningen av en bekreftelse fra notarius publicus, ligger i den særlige bevisverdi og troverdighet en notarialbekreftelse har. Når notarius publicus har bekreftet en underskrift, et fullmaktsforhold eller et annet faktisk forhold, kan mottaker av bekreftelsen legge til grunn at dette er korrekt inntil det motsatte måtte bli bevist. Det er her kjernen i notarialfunksjonen ligger. På denne bakgrunn kan jeg ikke se at det er hensiktsmessig å oppstille klart definerte saklige begrensninger i hva som kan bekreftes. Jeg er også enig i det den danske arbeidsgruppen anførte om samme problemstilling i Danmark, jf nedenfor pkt 7.4. Så lenge notarius ved selvsyn eller med enkel og betryggende kontroll, kan innestå for riktigheten av det som søkes bekreftet, må notarialbekreftelse kunne gis. Der notarius publicus ikke kan innestå for riktigheten av det som søkes bekreftet, enten det skyldes praktiske eller juridiske problemstillinger, må begjæringen om notarialbekreftelse avslås. Notarius må være sikker på at det som bekreftes er korrekt. Det må også være slik at det som utgangspunkt er den som ber om bekreftelsen som skal fremskaffe de nødvendige opplysninger for den kontroll notarius må foreta. Uten tilfredsstillende dokumentasjon eller legitimasjon kan ikke notarialforretningen utføres. Av servicehensyn må likevel notarius selv kunne innhente manglende opplysninger om det praktisk lar seg gjennomføre. I noen tilfelle kan det ligge begrensninger i innholdet i det som søkes bekreftet, f eks ordre public betraktninger, eller at begjæringen må avslås fordi notarialbekreftelsen skal brukes på en måte som er utilbørlig eller ikke er akseptabel, f eks i reklame eller salgsøyemed. En begrensning bør også ligge i omfanget av arbeidet med notarialforretningen. Står ikke omfanget i rimelig forhold til resultatet, må notarius publicus kunne avslå å medvirke.

Nedenfor under pkt 8.2 drøfter jeg nærmere den saklige kompetanse til notarius publicus. Skulle jeg allerede nå forsøke å formulere en definisjon av oppgavene til notarius publicus, vil jeg i tråd med den danske definisjonen, gjøre det slik:

Notarius publicus har som oppgave å foreta handlinger eller gi bekreftelser som etter lovgivning eller praksis tillegges særlig beviskraft, spesielt i forbindelse med dokumenter som skal benyttes for ivaretakelse av interesser i utlandet.

1.4 Hvem utfører notarialforretninger?

1.4.1 Hovedregel - herreds- og byrettene

Etter rl ikrl § 6 er oppgaven som notarius publicus er lagt til herreds- og byrettene. I praksis finner vi oppgavene igjen ved alle landets sorenskriverembeter, samt ved byfogdembetene i Oslo, Stavanger, Bergen og Trondheim. Det er imidlertid åpnet for at det ved lov også kan bestemmes at andre skal utføre notarialforretninger, og med hjemmel i rl ikrl § 6 første ledd kan Kongen ved forskrift gi andre notarialmyndighet. Jeg skal i det følgende gjennomgå hvem disse er, pkt 4.2 - 4.7.

1.4.2 Politimestrene i Rjukan, Vestoppland og Sør-Varanger

Politimestrene i Rjukan, Vestoppland og Sør-Varanger politidistrikter har fått myndighet som notarius publicus. Begrunnelsen for dette må trolig søkes i praktiske behov for slik desentralisert kompetanse.

Politimesteren i Vestoppland fikk notarialmyndigheten overført fra sorenskriveren i Toten ved kgl res 3 juni 1927, og den gjelder for Gjøvik by. I framlegget til Kongen var begrunnelsen for overføring av kompetansen denne:

Efter den nuværende ordning er sorenskriveren i Toten notarius publicus også for Gjøviks by, men da sorenskriveren ikke er bosatt i byen utføres vekselprotestene der av hovedstevnevitnet som oppebærer gebyrene for disse forretninger. Ved å legge utførelsen av notarialforretningene til en embedsmann i byen vil disse sportler, som for tiden kan anslåes til omkr. kr. 5.000,- tilfalle statskassen.

Politimesteren i Vestopland har erklært sig villig til å overta notarialforretningene mot en godtgjørelse av kr. 500,- årlig.

Hovedstevnevitnet har mottatt meddelelse om at ordningen vil bli gjennomført fra 1 juli d.å. da han i mellemtiden har hat anledning til å skaffe sig andre inntekter. Han vil også efter 1 juli beholde de ordinære inntekter som hovedstevnevitne.

Politimesteren har etter den tid utført alle typer notarialforretninger, men vigselsmyndigheten ble antakelig i begynnelsen av 1960-årene tilbakeført sorenskriveren i Toten. Det har ikke lykkes justisdepartementet å finne nærmere opplysninger om dette.

I 1972 flyttet sorenskriveren sine kontorer til Gjøvik, men justisdepartementet besluttet at politimesteren inntil videre skulle beholde kompetansen som notarius publicus for Gjøvik.

Politimesteren i Rjukan fikk visstnok sin kompetanse som notarius publicus ved kgl res 7 juli 1913. Det har ikke lykkes meg å få nærmere opplysninger om årsaken til dette, men politimester Knut Erik Huseby har opplyst at han antar forklaringen må ligge i etableringen av Norsk Hydro i Rjukan. Det var en eksportbedrift med behov for notarialbekreftelser, bl a på produksjonsvolumet på tungtvann. Det var også behov for å kunne foreta vigsler i et samfunn i sterk vekst.

Ved opprettelsen av Tinn og Heddal sorenskriverembete i 1920 var man inne på spørsmålet om å overføre notarialkompetansen til sorenskriveren, men man fant ikke å ville gjøre noen forandring fordi sorenskriverens boligforhold var usikre.

Det har ikke lykkes meg å finne ut når politimesteren i Sør-Varanger fikk sin myndighet som notarius publicus, men han har i dag full kompetanse.

Etter min oppfatning bør i dag spesialordningen med at tre politimestre har notarialmyndighet avskaffes og kompetansen overføres sorenskriverne, jf nedenfor under kapittel 13.

1.4.3 Lensmennene

Lensmennene fikk ved kgl res av 10 juli 1931 slik myndighet:

Når det kreves av hensyn til varetakelse av interesser i utlandet, kan også en lensmann innen sitt distrikt som notarius publicus bekrefte riktigheten av underskrifter på dokumenter og utferdige leveattester samt i den forbindelse motta ed eller forsikring på ære og samvittighet.

Det er ikke gjort endringer i fullmakten etter 1931, heller ikke med hensyn til bestemmelsen om å motta ed eller forsikring på ære og samvittighet, jf tilsvarende endringer i rl ikrl § 6. 31

Jeg har forespurt Norges lensmannslag om dette er en funksjon som fortsatt er en del av lensmennenes oppgaver. I brev av 19 11 97 uttaler lensmannslaget v/ generalsekretær Svein Stuberg:

Jeg har [...] foretatt en undersøkelse av forholdet og det viser seg at ordningen i høyeste grad er «levende». Flere av de lensmenn som er kontaktet opplyser at de jevnlig har henvendelser om underskrift i forbindelse med f eks utenlandske pensjoner, adopsjoner og leveattester. Det synes etter dette som om det vil være et tilbakeskritt å oppheve ordningen.

I tillegg til denne begrensete notarialmyndighet, kan lensmennene etter vl § 87 oppta vekselprotester. Av praktiske grunner antar jeg at lensmennene fortsatt bør beholde sin notarialkompetanse. For folk som bor langt fra en domstol, vil det da være lettere å få utført praktisk viktige notarialforretninger. Men delegasjonen bør tilpasses den ordning som besluttes for organiseringen av den sivile rettspleie på grunnplanet på grunnlag av Reinskouutredningen 32 og Strukturutvalgets innstilling. 33

1.4.4 Utenrikstjenesten

Lov om utenrikstjenesten 18 juli 1958 nr 1 § 20:

For så vidt norsk lov, overenskomst med vedkommende fremmede land eller dettes lovgivning ikke er til hinder for det, kan utenrikstjenestemann eller annen tjenestemann som midlertidig bestyrer eller er konstituert i slik tjenestemanns stilling, utføre enhver forretning som notarius publicus i Norge kan utføre, dersom det skjer til fordel for norsk borger eller forholdet ellers har tilknytning til Norge eller norske interesser. Forsikring etter reglene i domstolloven § 141 kan likevel bare mottas av utenrikstjenestemann som Kongen har gitt fullmakt til det, eller ved forfall, av dennes stedfortreder. For mottakelse av forsikring gjelder ikke det vilkår som er nevnt i lov 14 august 1918 nr 4 om rettergangsordningens ikrafttreden § 6 annet ledd.

Etter samme lovs § 21 kan utenriks tjenestemann få fullmakt fra Kongen til å utføre vigsler. Regler for utenrikstjenestens utførelse av disse oppgavene er inntatt i Utenriksinstruksen av 1991, kapittel 8 §§ 2 og 3

1.4.5 Sysselmannen på Svalbard

Sysselmannen på Svalbard har i h t lov 17 juli 1925 nr 11 (Svalbardloven) § 5 myndighet som bl a notarius publicus på Svalbard.

1.4.6 Registerføreren for registerenheten i Brønnøysund

Direktøren for Registerenheten i Brønnøysund og den han bemyndiger, fikk ved kgl res 10 oktober 1997 «myndighet til å bekrefte rett utskrift av Brønnøysundregistrenes elektroniske registre samt rett kopi av dokumenter i Brønnøysundregistrenes papirbaserte registre». Kompetanse gitt til registerføreren for Foretaksregisteret i 1989 ble samtidig tilbakekalt.

1.4.7 Registerføreren og kontorsjefen for skipsregistrene

Registerføreren og kontorsjefen ved Skipsregistrene fikk ved kgl res 1 oktober 1993 begrenset notarialmyndighet. De har myndighet til å notarialbekrefte sertifikater og attester som registrene selv utsteder. Registrene er Norsk Internasjonalt Skipsregister (NIS) og Norsk Ordinært Skipsregister (NOR). Skipsregistrene ble i 1992 utskilt fra domstolene og opprettet som eget forvaltningsorgan.

1.5 Gjeldende lover og forskrifter for notarius publicus

1.5.1 Rettergangsordningens ikrafttrædelseslov §§ 6-8

Lovforslaget fra 1911 opprettholdt ordningen med at notarialforretningene skulle ligge under sorenskriverne på landet og i byene under byskriveren. I Oslo, Bergen og Trondheim lå notarialforretningene under byfogden og i Drammen under borgermesteren. Intensjonen om å innta regler om vekselprotester ble fulgt opp, ellers var det bestemmelser om verneting, vitner og habilitet. Det ble også foreslått at notarialforretninger som ikke utelukkende besto i utferdigelse av en attest eller bekrefte gjenpart av et dokument, skulle innføres i en egen protokoll.

Forslaget til egen lov om rettspleien utenfor tvistemål ble senere trukket tilbake og for notarialforretningene ble bestemmelser inntatt i forslaget til lov om den nye prosessordningens ikrafttreden. Ot prp nr 32 (1918) følger i en viss utstrekning forslaget fra 1911, men regler om vekselprotester foreslås tatt opp i vekselloven. Det opplyses videre at den norske legasjon i Washington har påpekt at det er mange norske borgere som mottar pensjoner eller mottar arvemidler fra utlandet og i den forbindelse hadde behov for bekreftelse av underskrifter og utferdigelse av leveattester. Disse personer ville kunne spares for besvær og ulemper om lensmennene fikk myndighet til å bekrefte underskrifter og utstede leveattester. Utenriksdepartementet sluttet seg til henstillingen og det ble vist til den erfaring departementet hadde for dette «i de talrike pensions- og arvesaker, i hvilket Utenriksdepartementets bistand har været begjært».

Legasjonen i Washington hadde også påpekt at norske borgere på grunn av strenge norske prosessuelle regler ikke kunne få utferdiget de beedigete dokumenter som de måtte i ha i utlandet for å kunne fremme sine krav. Etter dagjeldende lovbestemmelser hadde ikke notarius publicus adgang til å motta ed eller forsikring. I tilfelle der en borger hadde hatt behov for å avlegge ed for å vareta sin rettigheter i utlandet, var de henvist til å avlegge eden under et Thingsvidne. Dette var, særlig på Vestlandet, til adskillig ulempe for befolkningen.

Ønskene fra legasjonen i Washington ble imøtekommet gjennom adgang for Kongen til å gi andre enn herreds- og byrettene adgang til å utføre notarialforretninger. Med hjemmel i denne bestemmelse fikk lensmennene ved kgl res 10 juli 1931 innenfor sitt distrikt, myndighet som notarius publicus til å bekrefte underskrifter, utferdige leveattester og motta ed og forsikring når det kreves for ivaretakelse av interesser i utlandet.

Rl ikrl § 6 annet ledd gav også notarius publicus myndighet til å motta ed eller forsikring når det krevdes for ivaretakelse av rettigheter i utlandet. Det drøyet imidlertid en del med ikrafttredelse av denne bestemmelsen og allerede i 1920 ble edfestelse hos notarius publicus ansett som så viktig at man fremmet en egen lov om det, lov 2 juli 1920 om edsavleggelse for notarius publicus. I denne loven ble uttrykket «rettigheter» i rl ikrl § 6 annet ledd byttet ut med «interesser» fordi det favnet videre og dekket bedre det behov som var for slike tjenester. Ved lov 17 juli 1925 nr 6 ble rl ikrl § 6 annet ledd endret slik at man endret «rettigheter» til «interesser». Da denne loven trådte i kraft, ble loven av 1920 opphevet.

Ved lov 22 mai 1981 opphevet man kravet om bruk av vitner ved notarialforretninger. I samsvar med de endringer som ble gjort i prosesslovgivningen, ble adgangen til edfestelse tatt bort ved lov 14 juni 1985 nr 71, og ved lov 7 april 1995 nr 15 ble kravet om at forsikring skulle skje «på ære og samvittighet» tatt bort.

Den som mente seg forurettet ved en avgjørelse av notarius publicus kunne etter rl ikrl § 8 bringe spørsmålet inn for departementet til avgjørelse eller la spørsmålet avgjøre av domstolene. Ved lov 9 mars 1962 ble dette endret til at spørsmålet bare kunne forelegges departementet, men ved lov 29 juni 1990 ble det bestemt at «avgjørelser under notarialforretninger [kan] påkjæres til lagmannsretten». For avgjørelser truffet av norsk notarius i utlandet er Eidsivating lagmannsrett, etter lovendring ved lov 23 juni 1995 nr. 34 Borgarting lagmannsrett, kjæremålsinstans.

Rettergangsordningens ikrafttrædelseslov §§ 6-8 lyder i dag slik:

§ 6Utførelsen av notarialforretninger hører under herreds- eller byretten, hvis ikke andet er bestemt ved lov eller av Kongen.

Notarius kan motta forsikring etter reglene i domstolloven § 141 når dette kreves til ivaretagelse av interesser i utlandet.

Nærmere forskrifter om utførelse av notarialforretningene kan Kongen gi.

§ 7Om ugildhet [for panteboksfører og] for notarius gjælder de samme regler som for rettsskrivere efter lov om domstolene §§ 110-113 og 118-121.

Samme lovs § 109 faar tilsvarende anvendelse.

§ 8Dersom ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov kan avgjørelser under notarialforretninger påkjæres til lagmannsretten. For den som har fått underretning om avgjørelsen, er fristen for å erklære kjæremål to uker fra den dag vedkommende mottok underretningen. For andre er fristen to uker fra den dag da vedkommende har fått eller burde ha skaffet seg kjennskap til avgjørelsen, likevel ikke utover tre måneder fra det tidspunkt avgjørelsen ble truffet. Tinglysningslovens § 3 annet ledd og § 10 annet til fjerde ledd gjelder tilsvarende. For avgjørelser truffet av norsk notarius i utlandet er Borgarting lagmannsrett kjæremålsinstans.

1.5.2 Lovbestemte arbeidsoppgaver

Om oppgavene til notarius publicus er det gitt spredte bestemmelser, hvorav de viktigste er veksel- og sjekklovens bestemmelser om protest:

1.5.2.1 Vekselloven, lov 27 mai 1932 nr 2 § 87:

Protest tas opp av den embetsmann som notarialforretningene hører under. I lensmannsdistrikt kan protest tas opp av lensmannen. Ellers kan protest også tas opp av hovedstevnevitnet, når enten Kongen gjør vedtak om det eller notarius publicus ikke har kontor i kommunen.

1.5.2.2 Sjekkloven, lov 27 mai 1932 nr 3 § 65:

Offentlig protest skal i mangel av annen avtale optas i vedkommende banks forretningslokale i den almindelige banktid. For øvrig kommer reglene i lov om veksler §§ 87-92 til anvendelse.

Vekselprotestene har notarius hatt i 4-500 år og de blir alltid nevnt først når arbeidsoppgavene skal beskrives. Protest av sjekker er av nyere dato og er omtalt i sportelloven av 1897 som protest av anvisninger. I våre dager er disse protestforretningene på det nærmeste forsvunnet, noe som har sammenheng med endrete betalings- og kredittordninger.

1.5.2.3 Ekteskapsloven, lov 4 juli 1991 nr 47

Ekteskapsloven §12 litra b angir som vigsler notarius publicus. Vigslene er i dag den viktigste notarialoppgave for sorenskriverne og byfogdene. Ved forskrift 23 juni 1995 nr 577 § 5 er det bestemt at notarius publicus ved vigsler som hovedregel skal bruke rettskappe. Vigsel hos notarius publicus skal føres i embetets protokoll, forskrift 20 november 1992 nr 854.

1.5.2.4 Partnerskapsloven, lov 30 april 1993 nr 40

Partnerskapsloven med tilhørende forskrift 10 juli 1993 nr 748 bestemmer at notarius publicus er registreringsmyndighet ( forskriftens § 15) og registreringen skal føres i embetets protokoll.

1.5.2.5 Valgloven, lov om stortingsvalg, fylkestingsvalg og kommunestyrevalg 1 mars 1985 nr 3

Registrering av politiske partier.

§ 17.Et politisk parti kan søke notarius publicus i Oslo om å bli registrert med et bestemt partinavn. Søknadene må være underskrevet av medlemmene av partiets hovedstyre. Som vedlegg til søknaden må følge utskrift av møteboken for det møtet hvor partiet ble opprettet. Av denne må fremgå hvem som på møtet er valgt til medlemmer av partiets hovedstyre. Utskriften må være bekreftet av disse medlemmene. Underavdeling av politisk organisasjon kan ikke bli registrert.

Sammen med søknad om registrering må det legges frem for notarius publicus egenhendig underskrevet erklæring fra minst 5.000 personer som har stemmerett ved stortingsvalg, om at de ønsker partiet registrert. Stemmerettsalderen må være nådd innen utgangen av det kalenderår søknaden er fremsatt. Hver underskrift må være datert, og dateringen må ikke være mer en ett år eldre enn søknaden. Hver underskrivers postadresse og fødselsdato må være påført. Det skal legges til grunn at de oppførte underskrivere selv har skrevet under på erklæring som nevnt, og at de gitte erklæringer og opplysninger er riktige, med mindre særlige forhold tilsier noe annet.

Et parti kan ikke bli registrert dersom partinavnet er utsatt for å bli forvekslet med partinavn som allerede er registrert. Partiet kan heller ikke registreres dersom navnet er utsatt for å bli forvekslet med navn på parti som tidligere er søkt registrert, med mindre sistnevnte søknad er endelig avslått. Et registrert partinavn blir fritt fire år etter at partiet er oppløst eller har skiftet navn. Navnet blir også fritt når partiet ved to påfølgende stortingsvalg ikke har stilt valgliste i noe fylke.

Om saksbehandlingen gjelder reglene i forvaltningsloven uten hinder av dennes § 4.

Klage over vedtak som treffes av notarius publicus avgjøres av en nemnd som oppnevnes av departementet. Vedtak av notarius publicus eller av nemnda om registrering av partier skal kunngjøres i Norsk lysingsblad.

Søknad om registrering må være kommet inn til notarius publicus senest 1. februar i valgåret for at registreringen skal ha virkning ved valget.

Et parti som allerede er registrert kan søke notarius publicus om å få endre det registrerte navnet. I så fall gjelder bestemmelsene i denne paragrafs første, tredje, fjerde, femte og sjette ledd tilsvarende, likevel slik at den utskrift som er nevnt i første ledd erstattes av utskrift av møteboken fra det møtet hvor det ble vedtatt å endre navnet på partiet.

Bestemmelsene i første til sjette ledd om registrering av et nytt partinavn gjelder tilsvarende dersom to eller flere registrerte partier går sammen i et parti under et nytt navn.

1.5.3 Lovbestemmelser om bekreftelser

1.5.3.1 Domstolloven lov 13 august 1915 nr 5 § 162

Alle eksemplarer av skriftet maa være forsynt med en bevidnelse om, at de er likelydende og alle avskrifter med en bevidnelse om, at de er rigtige. Bevitnelsen må være gitt av en offentlig tjenestemann eller advokat.

Rettsskriver, notarius og stevnevidne pligter at gi bevidnelse, naar nogen kræver det.

1.5.3.2 Tvistemålsloven, lov 13 august 1915 nr 6 § 46 tredje ledd

Kommer retten i tvil om en fullmakt er ekte eller gyldig, kan den forlange at fullmakten skal bekreftes for notarius, eller foreta hvad den ellers finner hensiktsmessig for å bringe saken på det rene. Er ikke fullmaktsforholdet tilstrekkelig godtgjort, kan saksbehandlingen fremmes hvis utsettelse vilde medføre skade.

1.5.3.3 Tjenestetvistloven, lov 18 juli 1958 nr 2 § 4

Melding som viser at vilkårene for vedkommende hovedsammenslutningers eller organisasjoners forhandlingsrett er til stede, sendes det departement som statens lønnssaker hører under til registrering. Melding skal på nytt sendes inn hvert år innen 1. april. Medlemstallet kan forlanges bekreftet ved attest fra notarius publicus.

1.5.4 Forskrifter om bekreftelser

1.5.4.1 Forskrift om registrering av varemerker, 4 august 1961 nr 9911 § 26, jf endringsforskrift 5 juni 1981

Forskriften gjelder bekreftelse av underskrift.

1.5.4.2 Forskrift om registrering av mønstre, 9 oktober 1970 nr 102 § 7, jf endringsforskrift 5 juni 1981

Forskriften gjelder bekreftelse av underskrift.

1.5.4.3 Forskrift om patentsøknad, 12 oktober 1979 nr 6 § 9

Forskriften gjelder bekreftelse av underskrift.

1.5.4.4 Forskrift om underskrift på eksigible gjeldsbrev, 4 desember 1992 nr 896 § 1

Forskriften gjelder bekreftelse av underskrift. Bekreftelse kan gis både av norsk og utenlandsk notarius publicus.

1.5.4.5 Forskrift om tinglysing ved bruk av EDB, 3 november 1995 nr 875 § 3

Forskriften gjelder bekreftelse av underskrift. Bekreftelse kan gis både av norsk og utenlandsk notarius publicus.

1.5.4.6 Forskrift om registrering av skip i norsk internasjonalt skipsregister (NIS), 30 juli 1992 nr 592, endret ved forskrift 13 september 1996 nr 909, §§ 18 og 19

Her gis notarius publicus myndighet til å bekrefte underskrifter der det kreves og å bekrefte gjenparter. For utenlandsk selskap «skal notaren også bekrefte at den eller de som underskriver har myndighet til å forplikte vedkommende selskap mv». 34

1.5.4.7 Forskrift om registrering av skip i norsk ordinært skipsregister (NOR), 30 juli 1992 nr 593, endret ved forskrift 13 september 1996 nr 910, §§ 18 og 19

Her gis notarius publicus myndighet til å bekrefte underskrifter der det kreves og å bekrefte gjenparter. For utenlandsk selskap «skal notaren også bekrefte at den eller de som underskriver har myndighet til å forplikte vedkommende selskap mv.» 35

1.5.5 Mottakelse av forsikring (edfestelse):

1.5.5.1 Forskrift om gjennomføring av EØS-avtalen vedlegg XVI punkt 3 om tildeling av kontrakter om offentlig varekjøp, 4 desember 1992 nr 908, endret ved forskrift 1 juli 1994 nr 541 - § 27 Avvisningsgrunner

Forskriften gir innkjøper adgang til å be leverandør som vil delta i anbudskonkurranse om å dokumentere at visse krav knyttet til handel og vandel er oppfylt. Leverandører som ønsker å delta i anbudskonkurranser utenfor Norge, kan bli møtt med tilsvarende dokumentasjonskrav fra innkjøpsmyndighet i EU- land. Dersom leverandøren ikke fremskaffer de aktuelle dokumentene kan vedkommende bli utelukket fra konkurranse om anbudet. Kan vedkommende land ikke utstede slike attester, kan attesten erstattes med en erklæring avgitt under ed eller forsikring for notarius publicus. 36

1.5.5.2 Forskrift om gjennomføring av EØS-avtalen vedlegg XVI punkt 2 om tildeling av offentlige bygge- og anleggskontrakter, 4 desember 1992 nr 909, endret ved forskrift 1 juli 1994 nr 542 § 32 nr. 3

Bestemmelsen er tilsvarende foregående forskrift.

1.5.5.3 Forskrift om gjennomføring av EØS-avtalens vedlegg XVI punkt 5b om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp, 1 juli 1994 nr. 540 § 32

Bestemmelsen er tilsvarende de to foregående forskrifter.

1.5.6 Andre lovbestemmelser:

1.5.6.1 Straffeloven, lov 22 mai 1902 nr 10 § 163 annet ledd

Den som for retten gir falsk forklaring under avgitt forsikring, straffes med fengsel inntil 5 år.

På samme måte straffes den som utenfor retten gir falsk forklaring under avgitt forsikring i tilfeller hvor bruk av forsikring er lovhjemlet.

1.5.6.2 Straffeloven § 166

Med bøder eller med Fængsel indtil 2 Aar straffes den, som afgiver falsk Forklaring for Retten eller for Notarius eller i Fremstillinger, som han som Part eller Retsfuldmægtig i en Sag fremlægger for Retten, eller som mundtlig eller skriftlig afgiver falsk Forklaring til nogen offentlig Myndighed i Tilfælde, hvor han er pligtig til at forklare sig til denne, eller hvor Forklaringen er bestemt til at afgive Bevis.

Paa samme Maade straffes den, der bevirker eller medvirker til, at en ham vitterlig usand Forklaring i noget af de ovennævnte Tilfælde afgives af en anden.

1.5.6.3 Forvaltningsloven, lov 10 februar 1967 § 4 første ledd 37

Med mindre annet er særskilt bestemt, gjelder loven ikke

1. domstolenes virksomhet, derunder registrerings- og notarialforretninger og lignende som utføres ved et dommerkontor,

2. ..............

1.5.6.4 Forskrift til offentlighetsloven, (lov 19 juni 1970 nr 69 § 11 første og annet ledd) 14 februar 1986 nr. 351 IV og VI 38

IV

1. Loven gjelder ikke for domstolenes virksomhet etter rettspleielovene. Deres virksomhet forøvrig, herunder registrerings- og notarialforretninger og liknende som utføres ved dommerkontorene, omfattes av loven.

2. Lovens unntak for saker som behandles etter rettspleielovene omfatter straffeprosesslovene, domstolloven, tvistemålsloven, tvangsfullbyrdelsesloven, skjønnsloven eller lover som knytter seg til disse lovene (konkursloven, skifteloven), jordskifteloven og rettsgebyrloven.

3. Loven gjelder ikke Rikslønnsnemnda og Arbeidsretten.

VI

1. Journaler for følgende saker er unntatt fra offentlighet:

a) ekteskaps-, separasjons-, skilsmisse-, farskaps-, nedstammings-, barnefordelings- og bidragssaker.

...........................

1.5.6.5 Forskrift til personregisterloven, (lov 9 juni 1978 nr 48) av 21 desember 1979, endret 2 desember 1996 nr 1135 § 2-18 39

Domstolens registre

Personregistre som opprettes i forbindelse med domstolenes virksomhet (herunder registrerings- og notarialforretninger og lignende som utføres ved et dommerkontor) unntas fra konsesjonsplikten etter personregisterloven § 9 første ledd.

Registrene må bare brukes innenfor rammene av domstolenes virksomhet.

1.6 Kartlegging av dagens praksis i notarialsaker

Justisdepartementet ba i sitt brev av 17.06.96 om at det i forbindelse med gjennomgangen av notarius publicus' rolle også ble foretatt en kartlegging av praksis. Dette er gjort ved at samtlige domstoler som har notarialoppgaver, samt de tre politimestrene som har slik myndighet, ble tilskrevet og bedt om å besvare et spørreskjema. Spørreskjemaet er lagt ved som vedlegg 3. 67 domstoler og de 3 politimestrene besvarte spørreundersøkelsen, herunder de største domstolene. Det gir en svarprosent på 78, som skulle gi et representativt bilde av dagens praksis. Tallene er fra 1996, men det har neppe vært store endringer i etterfølgende år.

I spørsmål 1 ble det tatt utgangspunkt i 12 typer notarialsaker Bergen byfogdembete og de andre større embetene i dag har og spurt om vedkommende domstol har slike saker og i tilfelle i hvilket antall. Spørsmålet om antall voldte som ventet problemer, fordi de færreste domstoler fører egen notarialprotokoll eller annen statistikk over notarialsakene, bortsett fra vigslene som skal fremgå av forretningsstatistikken. Det ble derfor bedt om anslag over antallet for å gi et bilde av omfanget.

Svarene fremgår av vedlegg 4. Som tabellen viser, er det stor spredning i antall saker ved embetene. Det er de store embetene, særlig Oslo og Bergen byfogdembete, som har alle kategorier saker og i tildels stort antall. Sorenskriverembetene har svært få saker og det er mange sakstyper de ikke har. Bekreftelse av underskrifter og rett kopi er de sakstyper som er mest vanlig. De enkelte sakstypene i spørreundersøkelsen gjennomgås nedenfor under kapittel 10.

Spørsmål 2 a) - d) var knyttet til konkrete eksempler på bekreftelser, herunder bekreftelse av underskrift kombinert med bekreftelse av signaturrett og edfestelser (forsikring). Eksemplene følger som vedlegg til selve spørreundersøkelsen, vedlegg 3. Bekreftelse av kompetanse sammen med bekreftelse av underskrift reiser flere problemstillinger og det kan synes som om noen embeter nekter å gi slike bekreftelser av denne grunn. Flere embeter har svart nei på spørsmålet om de har slike saker. Problemstillinger knyttet til bekreftelse av kompetanse drøftes nedenfor under pkt 8.13.

Spørsmålene knyttet til edfestelse eller forsikring ble tatt med fordi kravet om edfestelse i tillegg til underskrift ofte kommer fra land der det er utarbeidet et eget skjema med trykt tekst. Fra USA kjenner vi skjemaer der den trykte teksten angir «Sworn before me», og når det i Norge ikke lenger mottas ed, men forsikring, kan spørsmål reises om ikke teksten i skjemaet burde vært endret. På den annen side kan tenkes at en slik endring av teksten vil kunne skape problemer for vedkommende som skulle returnere skjemaet til utlandet. Spørsmålet om bruk av «på ære og samvittighet» var en misforståelse og berodde på at lovendringen i 1995 var oversett. Problemstillinger knyttet til edfestelse og forsikring drøftes nedenfor under pkt 8.14 og 10.7.

Under spørsmål 2 e) ble det spurt om embetene ville gitt bekreftelse på konkrete eksempler vedlagt spørreundersøkelsen. Eksemplene var valgt blant notarialsaker fra praksis ved Bergen byfogdembete og tanken var å få et inntrykk av hvordan slike konkrete saker blir behandlet. Vedlegg 2 var en «Power of Attorney» på engelsk, tettskrevet over 3 sider. Den trykte bekreftelsen som notarius skulle gi, lød slik:

I, the Notary, certify that the Powers granted are in within the corporate purposes of the company, within the authorities of the Appearer who holds the full exercise of his duties.

THUS the Appearer states and executes in my presence and after I have read over this deed in full to the Appearer, after he has waived his stated rights to read it for himself, he approves the same, ratifying the contents thereof, and sign in with me, all of which I certify, as I also certify that I have sufficiently identified the Appearer, as to all the contents of this deed and that in the execution hereof the legal formalities have been observed.

Vedlegg 3 til spørreskjemaet var en like lang og innviklet «Limited Power of Attorney», men med en noe enklere bekreftelse:

The undersigned Notary certifies that he has reviewed corporate documents that evidence that Fish and Ferry AS is duly incorporated and currently in force in accordance with the laws of Norway, and that its representative has the appropriate authorities to execute and deliver this power of attorney.

Vedlegg 4 til spørreskjemaet var en engelskspråklig bekreftelse fra en arving på at han hadde mottatt et arveoppgjør fra USA. Teksten var innviklet, men notarius ble bedt om å gi følgende bekreftelse:

On the day of 1996, before me personally came PEDER AAS, to me personally known to be the individual described in and who executed the foregoing instrument, and acknowledged that he executed the same.

Svarene på denne delen av spørreundersøkelsen, jf vedlegg 6, viser et noe variert bilde, men i de fleste tilfelle ville det bli avslått å gi slike bekreftelser. Kommentarene som ble gitt viser også godt at slike saker oppleves som problematiske. Min kommentar til eksemplene vil være at vedlegg 2 går for langt, mens vedlegg 3 og 4 ligger innenfor det som kan bekreftes. Problemet med vedlegg 3 var den lange og innviklete teksten som måtte leses nøye for å unngå at notarialbekreftelsen kunne tas til inntekt for noe mer enn det som fremgikk av bekreftelsen til slutt på dokumentet.

I spørsmål 3 ble det spurt om det er behov for nærmere retningslinjer for virksomheten som notarius publicus. Svarene bekrefter at det er behov for en gjennomgang av hvordan notarialsaker skal behandles i praksis. De enkelte sakene er oftest ikke så vanskelige, men usikkerheten knytter seg til hvor langt man kan gå i å gi bekreftelser og hvordan det bør gjøres i praksis.

I spørsmål 4 ble det spurt om noen av embetene hadde hatt kjæremål over sine avgjørelser i notarialsaker, jf rl ikrl § 8, men ingen av embetene hadde hatt slike kjæremål. Det var for så vidt ikke overraskende, fordi når det er usikkerhet om en bekreftelse kan gis eller ikke, finner man som regel frem til løsninger som tilfredsstiller kundens behov og kan bekreftes av notarius. Dermed kommer spørsmålet om avslag sjelden på spissen.

1.7 Internasjonalt perspektiv

1.7.1 Innledning

Bortsett fra vigsler og noen spesielle særoppgaver angitt i lovgivningen, har som nevnt foran, ikke notarius publicus noen funksjon i norsk rett. Det er når dokumenter skal krysse landegrenser og benyttes i andre land at behovet for notarialbekreftelser melder seg. 40 Men det er også i slike situasjoner at en norsk notarius kan oppleve at en begjæring om notarialbekreftelse ikke kan imøtekommes fordi det ligger utenfor norsk notarialpraksis. Så hender det at begjæringen må avvises eller man «forhandler» seg frem til en løsning som begge parter kan akseptere.

Denne situasjonen er ikke særegen for norske notarer. I de landene som tilhører vår tradisjon innenfor dette området, særlig Sverige og Danmark, er problemstillingene og løsningene oftest de samme. Det samme gjelder også notary publics i USA. Men hvorfor er det slik? Hvorfor blir en norsk notarius stilt overfor ønsker om notarialbekreftelser som ikke kan imøtekommes? Hva er det som gjør at vår notarialpraksis ikke alltid er tilstrekkelig når dokumentet skal presenteres i utlandet?

Forklaringen er for så vidt enkel: Kravet til notarialbekreftelser og den praktiske gjennomføringen av disse, varierer fra land til land, avhengig av det enkelte lands interne rett. I mange land har notarialbekreftelsene en langt større betydning enn i Norge og uten slik bekreftelse kan følgen være at dokumentet ikke er gyldig opprettet. For en norsk notarius kan det derfor være interessant å vite litt mer om ordningen i andre land for bedre å forstå hvorfor kravene til notarialbekreftelser varierer og hvorfor den norske notarius ikke alltid kan imøtekomme de begjæringer som mottas. Fremstillingen kan også forklare noe om hvilke problemer norske borgere kan møte når deres dokumenter skal benyttes i utlandet. Jeg vil derfor nedenfor gi en beskrivelse av ordningen i noen andre land og legger hovedvekten på den viktige forskjellen mellom land som bygger sin rettstradisjon på romersk-germansk rett, civil law, og de som bygger på common law, den anglo-saxiske rettstradisjon.

1.7.2 Common law og civil law

I engelskspråklig litteratur finner man omtalt to hovedkategorier notarialordninger, common law notariesog civil law notaries. Noen norsk betegnelse finnes naturlig nok ikke, og jeg har ikke selv klart å finne noen passende norsk betegnelse. Jeg velger derfor å bruke de engelske betegnelsene uten norsk oversettelse.

Common law kjenner vi fra rettsutviklingen i England etter 1066. Normannerne som erobret England innførte ikke fransk rett i sitt nye hjemland. I stedet utviklet de kongelige domstolene en rett basert på rettspraksis, som etter hvert ble gjeldende i hele landet. Denne retten ble betegnet common law og er fortsatt basis for det engelske rettssystem. I de land som gjennom historien har vært under engelsk innflytelse, bl a USA, finner vi igjen den samme rettstradisjon. Civil law er betegnelsen på rettstradisjonen som har sitt utspring i romerretten. Til land med denne rettstradisjon hører bl a Spania, Italia, Frankrike, Tyskland og Latin-Amerikanske land. Norge, Sverige og Danmark hører til en tredje gruppe fordi disse landene tidlig etablerte sin egen rettstradisjon, jf foran under kapittel 2. I common law og civil law har notarordningen utviklet seg ulikt og det er her vi finner forklaringen på at det er så store forskjeller i dag. Det vil føre for langt å gå i detalj om dette, men noen hovedlinjer kan være nyttig.

Common law betegner som nevnt retten som ble utviklet i England fra 1100-tallet. Den ble utviklet i rettspraksis og ikke gjennom lovgivning fra Parlamentet. På samme måten utviklet notarialfunksjonen seg, først gjennom at kirken benyttet seg av notarer, senere også i rettslivet utenfor kirken. Først i 1801 ble det gitt en lov som delvis regulerte profesjonen som Notary Public, som er den engelske betegnelsen. Nedenfor under 6.5 og 6.6, under omtalen av Storbritannia og USA, er oppgavene til en common law notary nærmere beskrevet.

Civil law notaries er notarene i landene som fører sin rett tilbake til romerretten. Notarialvesenet i disse landene har en sentral plass i deres rettssystem. 41 Historisk kan deres oppgaver føres tilbake til romernes tabelliones, jf foran pkt 2.1. De er høyt utdannete jurister som gjennom sin utdannelse, spesielle eksamener og praksis, har kvalifisert seg. De autoriseres av statlige myndigheter og deres virksomhet er underlagt strenge regler og statlig kontroll. De er ikke offentlige tjenestemenn som en del av et statlig byråkrati, men har likevel en offisiell status innenfor sitt lands rettssystem på linje med domstolene og dommere. Civil law notaries kalles også Latin notaries, en betegnelse som markerer tilknytningen til romerretten. Civil law notaries har sin egen internasjonale organisasjon, Unión Internacional del Notariado Latino, stiftet i 1948, som avholder årlige kongresser der bl a felles faglige spørsmål blir drøftet. Utøvere av notarialprofesjonen kalles i Tyskland Notar, i Frankrike Notaire, i spansktalende land Notario Publico.

Civil law notarene har som sin fremste funksjon å være rådgivere i rettslige spørsmål. De utarbeider dokumenter som på engelsk betegnes «notarial acts», notarialakter, som bl a omfatter «public instruments». Det gjelder særlig dokumenter som omfatter overdragelse av fast eiendom eller løsøre, fullmakter, gavebrev og testamenter. I de fleste slike tilfelle er slike dokumenter ikke gyldig uten at de er utarbeidet og bekreftet av notaren, som dermed også garanterer at innhold og form er juridisk holdbart. 42 I tillegg skal notaren gi råd slik at klienten oppnår den beste juridiske og økonomiske løsning i sin sak. Det fremheves i fremstillinger om oppgavene til civil law notarene at deres funksjon innbærer en særlig rettssikkerhet for privatpersoner, forbrukere, utlendinger, personer med dårlig økonomi mv, som ikke er rettskyndige eller lett kan skaffe seg juridisk assistanse.

Dokumenter utferdiget av en civil law notar har spesiell bevisverdi i retten og skal anses som korrekt og gyldig inntil det motsatte bevises. Det forenkler bevisføring om det skulle komme til sak for domstolene. Notaren fører register over utførte notarialforretninger og har kopi av de dokumenter som er utferdiget.

Notarens tjenester betales av dem som søker hans bistand. Der notaren har monopol ved utarbeidelse av «public instruments», er det ved lov fastsatt hva som skal betales. Betalingen skal ikke være så høy at det hindrer privatpersoner i å få utført sine tjenester. I tillegg kan notarene tas seg betalt for annen rådgivning. Det fremheves i de fleste fremstillinger om emnet at denne typen notarer hører til blant de fremste jurister i sitt land, med god økonomi og betydelig prestisje.

I en konklusjon fra drøftelsene i 2 studiekommisjon under årsmøtet i The International Association of Judges i Macao i 1989 heter det:

In view of the fact that, in civil law countries with notaries of Latin tradition

1. a notary has an official position and, through his neutral advice, the persons involved are informed about the nature and legal consequences of the transactions which they are proposing to conclude and, in this function, he has the effect that disputes are avoided;

2. the official deeds prepared by a notary simplify evidentiary proceedings;

3. a notary represents the parties in court in matters of voluntary jurisdiction

4. a notary is also entrusted by the courts with judicial matters, such as the preparation of inventories, financial statements, sealings, etc.;

it is desirable that the position of notary is firmly established and that the assistance of the work of a notary is recognized and supported in the administration of justice.

Innenfor EU har de fleste statene tradisjonen med civil law notarer. Fra en konferanse i 1990 for slike notarer i EU-land, ble det vedtatt en felles uttalelse som peker på at notarene har en offisiell status gitt dem av staten. De skal utarbeide dokumenter som lovgivningen krever, garantere det rettslige innholdet i dokumentene og sikre at de er gyldige og tvangskraftige. Notaren skal opptre med objektivitet og uavhengighet og skal være en høyt kvalifisert jurist. 43

Selv om det er enighet om hovedprinsippene, er selve notarialfunksjonen organisert ulikt også innenfor landene i EU. Det skyldes rettstradisjonene i det enkelte medlemsland, men fordi EU nettopp har som formål å forenkle samhandlingen innenfor unionen, er det et behov for lik praksis også for notarialfunksjonene. Dette vil særlig berøre EU-land som representerer en annen rettstradisjon, Storbritannia, Danmark, Sverige og Finland. Ved ytterligere utvidelser av EU blir vel dette bildet enda mer uensartet.

Med de grunnleggende forskjellene mellom common law notarer og civil law notarer, kan det lett oppstå problemer når dokumenter fra et land med det ene systemet skal benyttes i et land der det andre systemet råder. Problemene kan først og fremst skyldes manglende forståelse for hverandres systemer, men kan også føre til at dokumentet ikke kan få den notarialbekreftelse mottaker krever. Dokumentene må kanskje utferdiges på nytt eller bekreftes på nytt i mottakerlandet. Her vil norske borgere være avhengige av bistand fra sine advokater.

En interessant utvikling har funnet sted i Florida. I USA er notarialfunksjonen basert på common law, jf nedenfor pkt 7.6, med noe ulik lovgivning i de enkelte delstater. Florida har på grunn av beliggenhet og næringsvirksomhet et nært forhold til land i Latin-Amerika og Karribien og har en betydelig handel med disse landene. Landene i Sør-Amerika og Karribien har i sitt rettssystem civil law notarer. For å forenkle forbindelsen og samhandling med disse landene ble det i 1997 i Florida vedtatt en lov om «The International Notary». Loven etablerer en ordning med civil law notaries i Florida ved siden av den eksisterende ordning etter common law. «The International Notary» skal utarbeide dokumenter og bekrefte disse, og skal kunne bekrefte affidavits og Powers of Attorney. Med samme notarialsystem som i land i Sør-Amerika vil samhandlingen kunne gli lettere. Flere stater i USA arbeider med tilsvarende lovgivning og kanskje er dette en utvikling vi også vil se i andre land, f eks innenfor EU?

Forskjellene som eksisterer mellom notarialfunksjonen i andre land, kan illustreres gjennom en nærmere omtale ordningen i noen land som jeg har fått nærmere kjennskap til.

1.7.3 Sverige

Sverige hører til den skandinaviske rettstradisjonen og deres notarialfunksjon har mye til felles med den norske. Sverige har siden 1882 hatt en egen lov om notarius publicus, denne ble erstattet av en lov fra 1945 og senere i 1964. I 1981 fikk Sverige sin nåværende lov, Lag (1981:1363) om notarius publicus. Med hjemmel i denne lov er det gitt omfattende forskrifter, Förordning 1982:327.

Lovteksten er relativt kortfattet:

1 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får uppdra åt enskild person att som notarius publicus gå almänheten till handa med att

1. bestyrka namnunderskrifter, avskrifter, översättningar och andra uppgifter om innehållet i handlingar,

2. närvara som vittne då förvaringsrum tillsluts eller öppnas eller då förseglingar sätts på eller bryts,

3. kontrollera lotteridragningar och lotta ut eller makulera obligationer, aktier eller andra värdehandlingar,

4. efter annan kontroll eller undersökning lämna redogörelse för sina iakttagelser,

5. ta upp förklaringar om förhållanden av rättslig eller ekonomisk betydelse och överlämna sådana förklaringar till tredje man,

6. bekräfta att en myndighet eller en person är behörig att vidta vissa tjänsteåtgärder eller att någon har en viss tjänesteställning eller kompetens eller är behörig att företräda någon annan.

2 § Innehåller en annan lag någon bestämmelse om att notarius publicus får eller skall uträtta något, gäller den bestämmelsen.

I forskriftene er oppgavene til notarius angitt slik:

5§Notarius publicus skall inom sitt verksamhetsområde ta upp protester enligt växellagen och checklagen och fullgöra de uppgifter som ankommer på honom enligt särskilda bestämmelser i andra författningar.

Länsstyrelsen kan befria notarius publicus från skyldigheten att ta upp protester.

6§Notarius publicus skall inom sitt verksamhetsområde videre gå allmänheten till handa med att

1. bestyrka namnsunderskrifter, avskrifter, översättningar och andra uppgifter om innehållet i handlingar,

2. närvara som vittne då förvaringsrum tilsluts eller öpnas eller då förseglingar sätts på eller bryts,

3. kontrollera lotteridragningar och lotta ut eller makulera obligationer, aktier eller andra värdehandlingar,

4. efter annan kontroll eller undersökning lämna redogörelse för sina iakttagelser,

5. ta upp förklaringar om förhållanden av rättslig eller ekonomisk betydelse och överlämna sådana förklaringar til tredje man,

6. bekräfta at en myndighet eller en person är behörig att vidta vissa tjänsteåtgärder eller att nogån har en viss tjänesteställning eller kompetens eller är behörig att företräda någon annan.

Han får också bestyrka översättningar i den mån hans språkkunskaper medger det.

7§Notarius publicus får inte på grund av 6§ utføra sådant

1. som är förbehållet en myndighet,

2. som är otillbörligt eller lätt kan utnyttjas på ett otillbörligt sätt i reklam eller annat sammanhang.

8§Notarius publicus är inte skyldig att

1. ombesörja delgivning av handlingar

2. utföra sådant som inte rimligen kan begäres av honom.

Hvert län i Sverige skal ha minst en notarius publicus som utnevnes av länsstyrelsen. Det kan også utnevnes biträdande notarius. De som utnevnes må ha avlagt juridisk embetseksamen, ha tilstrekkelig språkkunnskaper og være økonomisk vederheftig. Ledige oppdrag som notarius publicus lyses ut og kan søkes av dem som oppfyller kvalifikasjonskravene. Halvparten notarene er praktiserende advokater, de øvrige er som regel kommuneansatte jurister eller statstjenestemenn, dommere eller jurister i påtalemyndigheten. I de større byene som Stockholm og Göteborg er det alltid praktiserende advokater, og i Stockholm er det fire advokater som har slike oppdrag.

Det betales for hver notarialforretning, men det er ikke fastsatt noe reglement for dette utover at forskriftene sier at «notarius publicus har rätt att ta ut skälig ersättning av den som anlitar honom». For veksel- og sjekkprotester er det en fastsatt betaling.

Den praktiske gjennomføring av notarialforretningene er meget lik den vi praktiserer i Norge.

1.7.4 Danmark

I Danmark hørte notarialforretningene i og utenfor København inntil 1 april 1973 under forskjellige myndigheter. Mens notarialforretningene utenfor København hørte under vedkommende underrett, var de i København lagt til et eget notarialembete med en notar og undernotarer. Ordningen i København var regulert i en lov fra 1910. Notarens virksomhet i København var videre regulert gjennom instruks nr 288 av 24 november 1924. For notarene utenfor København ble ble det i 1942 gitt en egen instruks, men instruksen fra 1924 var blitt brukt analogisk av alle notarer. Ved en endring i retsplejeloven i 1972 ble notarialvesenet i hele landet lagt til byrettene, jf retsplejelovens § 14. Etter denne bestemmelse kan justisministeren fastsette regler om notarialforretningene, men fordi slike regler er ikke gitt, gjelder fortsatt instruksen fra 1924. En arbeidsgruppe nedsatt av Justitsministeriet gikk grundig gjennom notarialfunksjonen og fremla i 1981 et forslag til endringer i instruksen, et forslag som hittil ikke har blitt til realitet.

I tillegg til lovbestemte oppgaver som medvirkning til opprettelse av testament og veksel- og sjekkprotester, nevner arbeidsgruppen følgende oppgaver som ivaretas av notarius publicus:

Attestation af underskrifter

Attestation af tegningsberettigelse

Optagelse av søprotester

Medvirken ved lodtrækninger

Åbning av bokse

Opbevaring af dokumenter

Udskrifter af notarialprotokoller (notarialarkiv)

Leve og bopælsattester

Bekræftelse af afskrifter

Bekræftelse af kompetence (fuldmagter)

Faktiske konstateringer

Attestation af protokoller

Arbeidsgruppen drøftet om det ville være hensiktsmessig å gi nærmere bestemmelser om hva som går inn under begrepet «notarialforretning», fordi en slik bestemmelse ville gjøre det enklere for notaren å avgjøre om en begjæring skulle imøtekommes. Det ble påpekt at det var sjelden det oppstod slik tvil, som bare ville knytte seg til mer sjeldent forekommende notarialforretninger eller det kunne dreie seg om dokumenter som ikke bør få notarialbekreftelse, f eks fordi innholdet stred mot lov eller ærbarhet. Arbeidsgruppen fortsatte:

Imod en bindende og udtømmende regel taler bl.a., at varetagelsen af hvervet som notar ofte stiller betydelige krav til smidighed og konduite. Dette skyldes ikke mindst den særlige stilling, som notaren indtager i mange andre lande, og som ofte får myndigheder eller private i disse lande til at forlange notarbekræftelser i tilfælde, hvor den danske notars attestation og indholdet af denne må afgøres helt konkret og ofte under et betydeligt tidspress. En praktisk og forsvarlig løsning af sådanne sager, der ofte indeholder betydelige handelsmæssige og dermed økonomiske aspekter, kan vanskeliggøres ved en egentlig regeldannelse eller udvande en regeldannelse i en sådan grad, at dens værdi bliver stærkt begrænset.

Arbejdsgruppen finder, at der på denne baggrund må lægges afgørende vægt på det forhold, at en række notarialforretninger har en sådan konkret karakter, at det vil være mindre hensigtsmæssigt i en kommende bekendtgørelse 44 at medtage regler, der udtømmende opregner, hvad der hører under notarens saglige kompetence.

Arbejdsgruppen foreslår derfor, at notarens saglige kompetence i bekendtgørelsen alene beskrives i følgende generelle bestemmelse:

«(§ 1).Notaren har til opgave at overvære eller selv foretage handlinger af retlig betydning for ved sin bekræftelse at sikre en dokumentation, der efter lovgivning eller praksis tillægges særlig beviskraft.»

Den foreslåtte regel kan efter arbejdsgruppens opfattelse omfatte alle kendte og herunder de forannævnte notarialforretninger.

Den gjeldende instruks fra 1924 inneholder detaljerte saksbehandlingsregler, 45 og arbeidsgruppens forslag var også detaljert og gir god anvisning på hvordan notarialsakene skal behandles. Arbeidsgruppen foreslo også en utvidet adgang til delegasjon av notarialoppgaver til funksjonærer ved domstolen, jf nedenfor under pkt 8.3.3.

1.7.5 Storbritannia 46

Som nevnt foran under 7.2, utviklet man i England fra 1100-tallet det som kalles common law, en rett basert på domstolpraksis med lite skreven rett. Notarer var bare sporadisk kjent gjennom besøk av notarer fra utlandet, særlig fra Italia, men notarer ble lite brukt i England. De første notarene kom i kirkelig sammenheng da Erkebiskopen av Canterbury i 1279 fikk tillatelse fra paven til å autorisere notarer. De ble kalt tabelliones eller notarii sacrosanctae Romanae ecclesiae auctoritate. Notarene fikk etter hvert stor betydning, men fikk aldri samme status som notarene i Sentral-Europa. De ble for det vesentligste benyttet innenfor kirken frem til reformasjonen, men hadde også oppgaver for Kongen, spesielt i oppgaver som gjaldt forholdet til kirken.

I 1373 ble The Company of Scriveners of the City of London etablert. Scriveners var skrive- og rettskyndige personer som utferdiget juridiske dokumenter. De etablerte et monopol hvor medlemmene hadde enerett innenfor en sirkel på 3 miles fra City til utferdigelse av deeds, charters og andre dokumenter som common law eller vanlig praksis krevet bekreftet eller attestert med segl. Først i 1760 fikk advokater innenfor dette området samme rett til å utferdige slike dokumenter. Scriveners» Company eksisterer fremdeles, og fortsatt må den som praktiserer som Notary Public innenfor grensen på 3 miles fra City, godkjennes av og være medlem av Scriveners» Company. I motsetning til kravene som ellers stilles for å få autorisasjon som Notary Public i Storbritannia, krever Scriveners» Company at deres medlemmer også skal ha kjennskap til romerrett.

Reformasjonen gjorde slutt på Erkebiskopen av Canterburys rett til å autorisere notarer. Ansvaret gikk over på Kongen og ble lagt til The Masters of the Court of Faculties. Kvalifikasjonene var praksis hos en notar og funksjonen ble tildels utøvd innenfor domstolene. Etter hvert beveget både oppgavene til medlemmene av Scriveners» Company og andre notarer seg bort fra eiendomsoverdragelser og mer i retning av internasjonal handel, finansiell virksomhet, lånetransaksjoner, utferdigelse av dokumenter til bruk i utlandet. Advokater overtok oppgavene med eiendomsoverdragelser.

I 1801 ble de etablerte ordningene lovfestet. I 1808 ble det foreslått lovfestet tillatelse for alle praktiserende advokater å praktisere som notarer utenfor området til Scriveners» Company, men motstanden var så stor at forslaget ble droppet. I 1833 ble det lovfestet en ordning med district notaries, som kunne praktisere innenfor et avgrenset geografisk område, mens general notaries kunne praktisere i hele England. Gjennom en lov fra 1875 fikk man etablert en profesjon med advokater, solicitors, men notarene fortsatte som egen profesjon. Imidlertid kan solicitors kvalifisere seg til autorisasjon som notary public. Ved lov av 1990 ble ordningen med district notaries fjernet.

Den offisielle tittel for en engelsk notar er Notary Public eller public notary. En notary public har offisiell status, autorisasjon gis til søkere som oppfyller kvalifikasjonskravene. Det er noe forskjellige kvalifikasjonskrav til solicitor notaries, scrivener notaries, ecclesiastical notaries og andre. Solicitors som ønsker å få autorisasjon som notar, må avlegge en egen eksamen. Personer som ikke er solicitors (og praktiserer utenfor området til Scriveners» Company) må dokumentere adekvat akademisk utdannelse eller praktisk erfaring i jus, ha studert tingsrett og familie- og arverett og i tillegg ha bestått en spesiell eksamen. For å bli notar innenfor Scriveners» Company må vedkommende ha praksis i fem år hos en av selskapets notarer, ett år kan være hos en advokat eller notar i utlandet. I tillegg må avlegges en eksamen bestående av tingsrett, kontraktsrett, handelsrett, romersk privatrett og ferdigheter i et utenlandsk språk som gjør det mulig for ham å oversette fra engelsk juridiske tekster. Den siste gruppen, ecclesiastical notaries, utnevnes av kirkelige myndigheter og oppgavene som notar omfatter bekreftelser knyttet kirkelige handlinger og valg innenfor kirken.

Det er gitt utførlige regler om displinære reaksjoner ved misbruk av myndighet.

Oppgavene til de engelske notarene har aldri vært lovfestet. En engelsk notar utferdiger, attesterer eller bekrefter for bruk i utlandet, skjøter (deeds) og andre dokumenter, inkludert testamenter og dokumenter for overdragelse av fast eiendom og løsøre. Han utferdiger og bekrefter powers of attorney, opptar affidavits, protester og bekrefter transaksjoner knyttet til negotiable dokumenter, mottar ed eller forsikringer. Notaren fører et register og oppbevarer kopier av sine notarialforretninger.

For et dokument som skal brukes i utlandet, kan notaren utarbeide notarialbekreftelse eller utarbeide selve dokumentet slik at det fyller kravene til å være et «public instrument» i henhold til fremmed lands rett. Vanligvis utarbeides dokumentet i språket til det aktuelle land. For dokumenter utferdiget av et selskap, bekreftes det at den som undertegner har den nødvendige kompetanse etter selskapets vedtekter og at dokumentets innhold er innenfor selskapets vedtekter. Noen notarer står også for oversettelser av dokumenter til et fremmed språk.

En engelsk notar kan gi en notarialbekreftet erklæring om engelsk lov innenfor et aktuelt område eller gi råd om rettslige spørsmål innenfor engelsk eller utenlandsk rett.

For Skottland er det regler som på enkelte punkt avviker fra bestemmelsene for notarene i England.

For de som er interessert i flere opplysninger om engelske notarer, vises det til N P Ready: Brooke's Notary, 11th ed., Sweet & Maxwell, London 1992. De kan også besøke hjemmesiden til notarialfirmaet Cheeswrights på http://www.cheeswrights.euro-index.co.uk

1.7.6 USA 47

Alle delstater i USA har lovgivning om notarialvesenet i sin stat. Lovgivningen varierer noe fra stat til stat, både med hensyn til hva en notary public kan bekrefte og hvor detaljert lovreglene er om hvordan oppgavene skal utføres. Noen lover angir også innholdet i notarens bekreftelser. I hovedtrekk er det likevel likhet når det gjelder kvalifikasjonskravene for å bli notary public og om deres oppgaver. Det er utarbeidet en Uniform Law on Notarial Acts, som flere stater har valgt å benytte. Den finnes i flere utgaver, siste utgave er fra 1982. Det er også utarbeidet The Model Notary Act, som har hatt betydning som mønster. National Notary Association er en organisasjon med 140.000 medlemmer som bl a driver opplæring av notarer. Andre organisasjoner som også har undervisning for notarer er American Society of Notaries, Notary Law Institute og Center for Legal Education Ltd.

I de fleste stater i USA må den som får autorisasjon som notary public ha fylt 18 år, ha fast bopel i vedkommende stat, hederlig vandel, kunne skrive og lese engelsk og bestå en særskilt eksamen. Noen stater har høyere aldersgrense og krever ikke særskilt eksamen, men en erklæring om at vedkommende kjenner de rettslige regler on notarialvirksomheten. Det skal avlegges ed eller forsikring, og vedkommende må stille sikkerhet i form av en forsikring for mulige erstatningskrav som følge av feil i utøvelsen av virket som notary public. Det stilles ikke krav om juridisk utdannelse, derfor har en notary public ikke lov å gi råd i juridiske spørsmål. Advokater som har autorisasjon som notary public, kan som advokat gi juridisk bistand.

Autorisasjon som notary public gis av myndighetene i den enkelte delstat. De som ønsker slik autorisasjon må søke om det og betale en fastsatt avgift. Når vedkommende har fått sin autorisasjon, stilles det strenge krav til utførelsen av oppgaven. Større selskaper har ofte av praktiske grunner ansatte som har autorisasjon som notary public, og disse kan nekte å utføre notarialforretninger for andre enn selskapet og dets ansatte. For øvrig kan ikke en notary public nekte å medvirke når noen ber om en notarialbekreftelse.

I USA er det omkring 4,3 millioner notary publics. Disse kan være advokater, kontorfunksjonærer, husmødre, pensjonister osv. Deres bevilling er begrenset i tid, vanligvis 4 år, derfor skal det alltid i notarialbekreftelsen opplyses når bevillingen utløper. For bekreftelsene betales i henhold til tariffer fastsatt av delstaten. Betalingen er rimelig og går fra $2 og oppover. Den som vil drive dette som egen næring, må stå på og være tilgjengelig, derfor bruker de bl a Internett for å annonsere sine tjenester. Medlemmer av National Notary Association kan også søkes på http://findanotary.com.ZZ/

USAs notarialvesen følger i utgangspunktet common law-tradisjonen, men hjemmel for deres virke er gitt i lov. Retten til å motta ed eller forsikring følger f eks ikke av common law, men av dagens lovhjemmel. Oppgavene til en U S Notary er klart avgrenset og avviker klart fra civil law notaries, 48 hvilket bl a betyr at en U S Notary aldri innestår for dokumentets innhold. Hovedoppgaven er å gi bekreftelser for å sikre mot forfalskninger, og amerikansk lovgivning krever i stor utstrekning slike bekreftelser. Notarialbekreftelsene har også betydning når dokumenter krysser delstatsgrensene. Noen særskilt angitte typer affidavits, deeds knyttet til overdragelse av fast eiendom og andre dokumenter, er heller ikke rettslig bindende før de på behørig vis har fått en notarialbekreftelse, men normalt er ikke notarialbekreftelsen avgjørende for gyldigheten. I mange tilfelle kreves det notarialbekreftelse uten at det er nødvendig etter loven. 49

Den mest vanlige notarialbekreftelsen er bekreftelse av underskrift, Acknowledgments. Den som skal ha sin underskrift bekreftet må personlig foran notaren enten underskrive eller bekrefte sin underskrift. I noen tilfelle kreves det at det avlegges ed eller forsikring i tillegg. Underskriver må kunne legitimere seg på tilfredsstillende måte. Dersom vedkommende undertegner på vegne av en juridisk person, angis det i bekreftelsen at NN har undertegnet som direktør/styreformann/president osv. Noen delstatslover krever ikke at notaren skal undersøke riktigheten av dette, andre delstatslover krever kontroll i form av generalforsamlingsprotokoll, partnerskapsavtale o l.

Andre notarialforretninger er bekreftelse av kopier, men ikke alle delstater tillater det. Dokumenter som er utskrifter av offentlige registre, f eks fødselsattester, og dokumenter som skal registreres i et offentlig register, kan under ingen omstendighet bekreftes. Sjøprotester og bankprotester forekommer, men i liten utstrekning. En U S Notary kan også motta såkalte depositions, som innebærer at en persons forklaring om et faktum skrives ned og bekreftes. I tre delstater kan notarene utføre vigsler, i noen stater kan notarene medvirke ved åpning av bankbokser.

Et viktig krav til en U S Notary er den protokollen som alle skal føre. Av denne skal det fremgå dag og tid for notarialforretningen, hvilken type notarialforretning som ble utført, dokumentets dato og type, navn og adresse på den som har underskrevet dokumentet og hvordan vedkommende har identifisert seg. Den som får sin underskrift bekreftet, signerer også i protokollen. I noen protokoller er det også plass for fingeravtrykket til den hvis underskrift bekreftes. Fingeravtrykk brukes dersom delstatslovgivningen krever det. Hva som er betalt for forretningen skal også fremgå av protokollen.

Den praktiske utførelsen av notarialforretningene i USA har mye til felles med norsk praksis, noe som kan være lærerikt for oss. Med den plass notarialforretningene har i USA er det mye erfaringsmateriale og praktiske løsninger å hente der.

I staten Louisiana er lovgivningen ulik andre staters, i det man her har en rettstradisjon som innebærer likhet med civil law notaries. Lovgivningen i Louisiana bygger på fransk lovgivning, Code Napoleon. Ikke-jurister som består en særskilt eksamen kan få bevilling som civil law notary, og staten har opprettet en Notary officer som gjennom en særskilt bekreftelse, jurat, innestår for riktigheten av notarialbekreftelsen.

Florida har som nevnt foran gjennom sin lovgivning opprettet en ordning med civil law notaries. For å få bevilling som civil law notary må vedkommende være advokat og ha praktisert i minimum 5 år. I tillegg må de avlegge en særskilt eksamen. I 1998 ble første eksamen avholdt, og da ble 63 advokater med fra 15 til 40 års praksis som advokat autorisert som civil law notary. Med slik autorisasjon har vedkommende samme myndighet som andre notarer, men kan i tillegg utferdige «Authentic acts» som innebærer en bekreftelse ikke bare av underskriften på et dokumentet, men også dokumentets innhold, herunder at det er rettslig korrekt. 50 Gjennom denne ordningen, har man sikret at dokumentet lettere blir akseptert i mottakerlandet. I delstaten Alabama er det nylig vedtatt en lov om civil law notary identisk med lovgivningen i Florida, og andre delstater vurderer å gjøre det samme. Florida og Alabama samarbeider også med Union Internacional del Notariado Latino i et arbeid for å utarbeide en standard civil law notary-lovgivning som tilfredsstiller kravene som denne organisasjonen har satt.

I USA er det også foreslått å innføre noe som kalles CyberNotaries, notarer som skal notarialbekrefte elektroniske dokumenter. De skal også få kompetanse som civil law notaries. Om dette vises til pkt 12.4 nedenfor.

1.7.7 Tyskland 51

I Tyskland hører notarialsystemet til i gruppen civil law notarer, jf foran pkt 7.2. Det er utviklet gjennom en rettstradisjon fra det 11 århundre hvor skrivekyndighet og kunnskap om rettsregler var utgangspunktet. I dag er notarene en viktig del av det judisielle systemet i Tyskland og skal sikre borgerne rettssikkerhet i visse typer rettshandlinger. Tyske notarer får autorisasjon fra delstatsmyndighetene og har gjennom det en offentlig rolle, men de driver sin virksomhet som selvstendig næring. Deres virksomhet innenfor rettssystemet blir derfor en blanding av offentlig virksomhet og et uavhengig liberalt yrke. Betalingen for tjenestene fastsettes av myndighetene i eget regulativ. I forhold til klientene skal de opptre nøytralt og uavhengig og innenfor de etiske retningslinjer som er gjelder. Deres plass innenfor rettssystemet sammenlignes derfor ofte med dommerrollen.

Hjemmel for notarsystemet er føderal lov, Bundesnotarordnung, som bl a har regler om kvalifikasjonskrav, utnevnelse, notarens plikter og oppgaver, disiplinærordning mv. I tillegg er det hjemmel for de enkelte delstater til å gi særregler innenfor sitt område. Det er fire forskjellige grupper notarer innenfor Forbundsrepublikken. Hovedgruppen er de notarene som får autorisasjon til å etablere notarvirksomhet som sin eneste beskjeftigelse. De har ikke lov til å drive annen juridisk virksomhet og kan derfor bl a ikke drive advokatvirksomhet. I noen delstater, stater som hørte til det tidligere Prøyssen, er det imidlertid slik at det bare er advokater som kan få autorisasjon som notar. Disse har derfor i tillegg til å være notarer, også anledning til å fortsette sin advokatvirksomhet. De siste to grupper notarer er statsansatte notarer, knyttet til henholdsvis Apelldomstolen i Karlsruhe og som distriktsnotarer i Apelldomstolen i Stuttgart.

En tysk notar er forpliktet til å holde sitt kontor åpent i normal arbeidstid og må søke om tillatelse fra myndighetene til å holde stengt i mer enn en uke. Alle oppgaver som gjennom lovgivningen er lagt til notaren, må utføres, med unntak dersom det foreligger inhabilitet for notaren eller der lovgivningen gir særskilt hjemmel for nektelse, f eks om notaren gjennom notarialforretningen medvirker til gjennomføring av ulovlige eller uetiske handlinger. En nektelse av å utføre notarialforretningen kan ankes inn for domstolene.

En notar kan gjøres erstatningsrettslig ansvarlig for feil og må derfor tegne en ansvarsforsikring som sikkerhet for et slikt mulig ansvar.

For å få autorisasjon som notar må vedkommende ha juridisk utdannelse, minimum 3½ års studier, i praksis er gjennomsnittlig studietid 6½ år, og avleggelse av en særskilt eksamen. Deretter er det 2½ års obligatorisk praksis ved en domstol, i påtalemyndigheten, offentlig administrasjon, advokatkontor etc i tillegg til nok en eksamen. Siste ledd i utdannelsen er praksis hos en notar i minst 3 år som kandidat. I praksis er denne perioden som regel mye lengre enn 3 år. Utnevnelse til kandidat får bare de som finnes kvalifisert til det, og utnevnelse foretas av justisdepartementet. Med praksisperioden følger kurs for videre kvalifisering og en endelig godkjennelse av notarialmyndighetene. Gjennomsnittsalder for de som får autorisasjon som notar er høyere enn 35 år.

I de delstatene der advokater kan få bevilling som notar, er det ikke spesielle krav til utdannelsen, men søkere må ha minimum 5 års praksis som advokat, samt ha deltatt på kvalifiserende kurs for notarer.

Oppgavene til en tysk notar faller i to hovedgrupper. Notaren kan i henhold til Bundesnotarordnung artikkel 20 - 25 gi en rekke type bekreftelser som omfatter bekreftelse av underskrifter, kopier, utskrifter av møteprotokoller, foreta loddtrekninger, utføre registreringsforretninger og forseglinger, motta protester og bekrefte andre typer faktiske omstendigheter. Som bekreftet av notaren, har slike dokumenter særlig bevisverdi. Notaren kan også ta imot for oppbevaring penger eller andre verdigjenstander og besørge overføring av slike verdier til tredjemann. Notaren kan også gi råd for å hindre rettstvister, særlig i forbindelse med utarbeidelse av overdragelsesdokumenter. En notar kan imidlertid ikke formidle lån, selge fast eiendom eller stå som garantist i forbindelse med slike transaksjoner.

I tillegg kommer oppgavene som følger av civil law. Tysk lovgivning gir anvisning på en rekke rettslige transaksjoner som må skje i form av en notarialakt. Hensikten med det er å sikre at transaksjonen blir utført rettslig korrekt og bindende, den får notoritet med hensyn til tid og sted og får særlig bevisverdi ved en senere eventuell rettstvist. I tillegg sikrer denne litt mer omstendelige form at transaksjonen blir nøye gjennomtenkt før den blir endelig. Gjennomføringen er regulert i egen lov, Beurkundungsgesetz.

Denne form for dokumentopprettelse er gjort obligatorisk for transaksjoner av særlig viktighet. Den skal f eks benyttes ved overdragelse av fast eiendom og ved gavebrev og gjeldsbrev som gir direkte tvangskraft. Den brukes også ved stiftelse av aksjeselskaper, både private og allmennaksjeselskaper, i forbindelse med vedtektsendringer og overdragelse av aksjer. I privatretten kreves det notarialakter ved inngåelse av ektepakter, arvepakter, visse typer testamenter, arvefrafall og i forbindelse med adopsjon.

Gjennomføringen faller i tre deler, hvor første del blir forberedelse og rådgivning. Notaren må også bringe klarhet i hva som er registrert i relevante offentlige registre, f eks eiendomsregister, skipsregister, testamentsregister, handelsregister mv. Neste fase er selve opprettelsen av dokumentene, som skal leses høyt for partene før de undertegnes. I en avsluttende fase sørger notaren for at det blir foretatt de nødvendige registreringer i offentlige registre.

I tillegg til disse oppgavene, kan notaren utferdige erklæringer eller bekreftelser om tysk rett til bruk utenlands og bistå ved opprettelse av dokumenter til bruk i EU eller resten av verden. En notar har en særlig plikt til å gi rettshjelp til sosialt svakerestilte personer og personer med handicap. Han plikter å fremskaffe tolk eller translatør dersom en transaksjon gjelder en utlending som notaren ikke kan kommunisere med og skal selv gi bistand med opprettelse av dokumenter på et fremmed språk han selv behersker.

Notarenes virksomhet er krevende, og de spiller en viktig rolle i det tyske rettssystemet, både som rådgivere og garantister for rettssikkerhet for den enkelte. Notarenes virksomhet er visstnok den rimeligste av all tilgjengelig rettshjelp i Tyskland.

1.7.8 Nederland 52

Også Nederland følger tradisjonen med civil law notarer og ordningen er ganske lik den i Tyskland. Den vesentligste forskjellen er at i Nederland er alle notarer advokater og de har rett til å praktisere som advokat i tillegg til å være notar. Det er ca 1000 notarer i Nederland og omkring 8% av disse arbeider i større advokatfirmaer med flere advokater. Som notar må de opptre nøytralt i forhold til klientene, men kan på anmodning fra klienten også gi juridisk bistand som advokat, særlig hvis den annen part i kontraktsforholdet har engasjert advokat. Med begge parters samtykke kan advokaten også fungere som notar ved gjennomføringen av den aktuelle transaksjonen, f eks utarbeide og bekrefte overdragelsesdokumenter knyttet til fast eiendom, skip eller registrert luftfartøy eller utarbeidelse av lånedokumenter for lån med pant i samme.

Notarer blir regelmessig anmodet om å opptre som mellommenn ved overdragelser, motta oppgjør, oppbevare kjøpesummen til overdragelsen er registrert og pantheftelser er ordnet, for deretter å betale ut kjøpesummen til selger. Dette er akseptabelt og i slike tilfelle utferdiges vanligvis en egen avtale om det.

For å få autorisasjon som notar i Nederland må man ha en grunnleggende juridisk utdannelse. En jusstudent som i sine studier har spesialisert seg på notarialrett, kan ved avsluttete studier og minimum 3 års praksis ved ett eller flere notarkontorer, få autorisasjon som kandidat, «kandidaat-notarissen». I praksis har de fleste praktisert i 10 år eller mer før de får slik autoriasjon. En kandidat assisterer en notar i hans arbeid. Etter 3 år som kandidat, kan han med særskilt samtykke fra presidenten i distriktsretten, opptre som vikar for en notar i ferier og under sykdom. Notarialakter utferdiget av kandidaten har samme gyldighet som om den var utferdiget av prinsipalen.

Autorisasjon som notar får man av statlige myndigheter, og notaren tjenestegjør innenfor domssognet til en domstol i 1. instans. Tilsyn med notarene føres av et eget styre, samt av presidenten i den domstol i hvis domssogn notaren har autorisasjon. For å få bevilling som notar må vedkommende ha fylt 25 år og kan ikke fortsette etter fylte 65 år.

Hovedoppgavene til notarene er utferdigelse av notarialaktene, d v s de rettslige transaksjoner som lovgivningen angir må skje på denne måten. Dette gjelder stiftelse av selskaper og endring av vedtekter i slike selskaper, overdragelse av fast eiendom, skip og registrert luftfartøy, pantsettelser knyttet til slike aktiva, testamenter, ektepakter og skifter der det er umyndige arvinger. I tillegg kan partene bli enige om at også andre typer transaksjoner skal gjennomføres som notarialakt, bl a stiftelse av partnerskap og interessentskap, avtaler om kjøp, salg og overdragelse av aksjer, lånetransaksjoner og avtaler om fusjoner og fisjoner. I slike tilfelle utarbeider notaren dokumentene, bekrefter disse som lovlige og ordner med registreringer og slettelser.

I tillegg kan en nederlandsk notar bekrefte underskrifter og gi andre notarialbekreftelser på linje med det vi kjenner i Norge.

1.8 Generelle problemstillinger

1.8.1 Innledning

Under dette kapittel vil jeg drøfte en del generelle problemstillinger som gjelder notarialoppgavene basert på gjeldende lover og regler og dagens notarialpraksis. Også her holder jeg vigslene og registrering av partnerskap utenfor. For slike notarialoppgaver er det gitt regler i ekteskapsloven og partnerskapsloven med tilhørende forskrifter. Av skrevne saksbehandlingsregler finner vi for øvrig regler i forbindelse med de lovbestemte oppgavene om veksel- og sjekkprotester, se vl kapittel XV og sjl § 65, jf nedenfor pkt 10.2.

Notarialsakene behandles normalt ved at den som ønsker en notarialbekreftelse personlig møter frem hos notarius publicus. De fleste henvendelser gjelder bekreftelse av underskrift. Dersom vedkommende ikke er kjent, blir han eller hun bedt om å legitimere seg. Fremvises tilfredsstillende legitimasjon, jf nedenfor under pkt 8.14, undertegner vedkommende dokumentet i påsyn av notarius eller en funksjonær ved embetet. Deretter blir bekreftelsen påført dokumentet med et stempel på norsk eller et annet språk som embetet har til dette bruk, dato settes på og notarius undertegner bekreftelsen. I hvertfall ved de større embetene er det vanlig at det er en funksjonær som tar i mot henvendelsen, kontrollerer identiteten og underskriften og påfører bekreftelsen, hvoretter en dommer ved embetet blir forelagt bekreftelsen til underskrift. Spørsmålet om delegasjon av bekreftelsesfullmakt behandles nedenfor under pkt 8.3.

Hvis det for notarialbekreftelsen er krav om edfestelse eller forsikring, blir vedkommende tatt med til en dommer og avlegger forsikring slik som angitt i dl § 141. Vedkommende må da gjøres kjent med ansvaret ved å avgi slik forsikring.

Ved bekreftelser av rett kopi, tar embetene normalt selv de nødvendige kopier, fordi kontroll mot original vil ta for lang tid. Det er ikke hjemmel for å kreve betaling for slike kopier, men de største embetene har de siste årene likevel tatt betaling for å dekke kopieringsutgiftene. Beløpet varierer fra kr. 1,- til kr. 5.- pr. kopi. I Bergen har de tatt kr. 2,- pr kopi og ført beløpene til inntekt på konto 410 11 76 Vedlikeholdstjenester.

Bekreftelse av kompetanse, prokura eller signatur, behandles i dag ulikt ved notarialembetene. Mange av de mindre embetene nekter å gi slike bekreftelser, mens de større gjør det. Det er flere problemstillinger knyttet til disse notarialsakene, og de behandles nedenfor under pkt 8.13.

Spesielle spørsmål oppstår når det i et dokument allerede har tatt inn en ferdig trykket tekst for bekreftelsen. Det er bl a vanlig på dokumenter fra USA. Det må da vurderes om teksten kan aksepteres, noe som i en del tilfelle kan føre til avslag, jf drøftelsen nedenfor under pkt 8.14. Det er viktig at den funksjonær som tar i mot henvendelsen er oppmerksom på at slike spørsmål kan oppstå og drøfter det med en dommer før bekreftelsen gjøres ferdig for underskrift.

For at ikke personer som ofte må få sin underskrift bekreftet, f eks ansatte i banker, rederier eller større aksjeselskaper, hver gang skal måtte møte personlig for notarius, har de største embetene et arkiv med deponerte underskriftsprøver. Det er vanlig at det kreves at vedkommende møter frem hvert annet år og fornyer underskriftsprøven. Vedkommende må da legitimere seg. Det er utarbeidet egne skjema for dette, hvor det presiseres at deponeringen uten nærmere varsel makuleres når deponeringstiden er utløpt. Dersom det i bekreftelsen står at vedkommende har møtt for notarius («before me» eller annet uttrykk) eller det skal avlegges forsikring, må vedkommende alltid møte personlig. Jeg er i tvil om det er riktig å tilby en slik ordning og noen problemstillinger knyttet til slike deponeringer drøftes nedenfor under pkt 8.15.2.

Krever dokumentet at det også skal være bekreftelser fra vitner, noe som f eks forekommer i dokumenter fra USA, må vedkommende selv skaffe vitnene. Embetets funksjonærer bør ikke undertegne som vitner.

Dersom ikke alle formalia er i orden, eller ytterligere opplysninger må innhentes som f eks firmaattest eller oversettelse av dokumentet, blir vedkommende bedt om å skaffe til veie det som mangler og komme tilbake. Spørreundersøkelsen viser at embetene er lite villige til selv å innhente manglende opplysninger, f eks ved bruk av Brønnøysundfaksen. 53 Spørsmål om oversettelser drøftes for øvrig nedenfor under pkt. 8.12.2.

Notarius må være meget nøye i sin prøving av begjæringen om notarialbekreftelse. Den overordnete saksbehandlingsregel vil alltid være at bare der notarius er overbevist om at det som ønskes bekreftet er korrekt, kan bekreftelse gis. Saksbehandlingsrutinene må legges opp deretter. I så måte ligner dette på de prøvelser som finner sted i forbindelse med tinglysing. Er notarius i begrunnet tvil, må bekreftelse nektes. Det må vurderes konkret hva som må fremskaffes for at tvilen skal ryddes av veien, og det må være den som ber om bekreftelsen som har ansvaret for å fremskaffe de manglende opplysningene. Det er sjelden at slike spørsmål settes på spissen og når det skjer, er det som regel rekvirenter som har tilgang på juridisk bistand og kan få løst problemet gjennom slik bistand. Bekreftelsens ordlyd kan endres, det kan undersøkes hva mottaker av dokumentet kan akseptere av endringer, eller det kan gjøres andre tilpasninger eller avklaringer slik at bekreftelse kan bli gitt.

I noen tilfelle kan det tenkes at vår praksis kan skape problemer for den som ber om bekreftelsen, jf foran pkt 7.2. Det kan skje i land med svært formalistiske krav til notarialbekreftelser som f eks Spania eller Italia. Det er imidlertid en følge av at landene har ulike rettstradisjoner og i gitte tilfelle vil dette kunne føre til at vedkommende ikke får den notarialbekreftelse som etterspørres i utlandet. Så langt som mulig må imidlertid en norsk notarius søke å medvirke til å finne en form på bekreftelsen som kan aksepteres i det landet der dokumentet skal benyttes.

1.8.2 Saklig kompetanse

1.8.2.1 Problemstilling

Det spørsmål som det oftest etterlyses svar på er: «Hva kan norsk notarius publicus bekrefte?» jf foran pkt 3.4. I spørsmålet ligger det en oppfatning om at grensene er uklare, men at det er en grense et sted. I praksis er det den enkelte dommer som avgjør når han eller hun mener at en begjæring om notarialbekreftelse må avslås, men i praksis fører det til usikkerhet og tildels ulik praksis embetene i mellom. I tillegg kommer at notarius publicus i en del andre land er tillagt flere oppgaver enn den norske notarius, og for dokumenter ment til bruk i disse landene kan det bli krevet bekreftelser som er fremmede for oss. Det vises i denne sammenheng til pkt 7.2 foran. Som utgangspunkt er det likevel viktig å slå fast at det er norsk rett og praksis som gir rammene for hva en norsk notarius kan gi av bekreftelser. Dette fremgår også tydelig av forarbeidene til rl ikrl § 6 slik de er gjengitt foran under pkt 3.3.

Utfordringen ligger i å finne grensene for den norske notarius publicus' saklige kompetanse. Svaret må søkes i norsk rettstradisjon, norsk rett og norsk notarialpraksis. Dette brytes likevel mot kravene man møter i utenlandsk rett når norske borgere skal ivareta sine interesser i utlandet. Det viktigste grunn til å opprettholde institusjonen notarius publicus i Norge ligger nettopp i behovet for notarialbekreftelser til bruk i utlandet. I det norske rettssamfunn har ikke notarius publicus lenger noen viktige oppgaver bortsett fra borgerlige vigsler og vekselprotester. Ved søking etter grensene må en derfor ta hensyn til de krav som vi blir møtt med fra utlandet.

Kjernen i denne problemstilling ble tatt opp av byrettsdommer Håkon Børresen i hans artikkel i Lov og Rett, 54 men hans artikkel antyder bare grensene gjennom en kasuistisk gjennomgang av sakstyper. Han uttaler deretter:

En vesentlig årsak til problemene er antagelig at arbeids- og ansvarsområdet for en Notarius Publicus i mange fremmede land er mer omfattende enn hos oss, og at våre regler i realiteten er slik at de stort sett overlater til dommeren etter fri og skjønnsmessig vurdering å avgjøre om han vil opptre som noe mer enn et offentlig vitterlighetsvitne.

Han påpeker det uheldige i at man ikke har klarere retningslinjer å holde seg til og viser til at det i rl ikrl § 6 tredje ledd er hjemmel for å gi slike regler. I dette ønsket har han støtte hos mange av dagens førsteinstansdommere, som i spørreundersøkelsen har etterlyst klarere regler for hva notarius kan eller skal beskjeftige seg med.

Fra egen praksis kjenner jeg godt denne problemstillingen og forstår behovet for en nærmere avklaring av notarius' saklige kompetanse. Men spørsmålet er om det er mulig å trekke opp absolutte grenser for kompetansen. Jeg har gitt min hovedkonklusjon på spørsmålet under pkt 3.4 foran, men skal drøfte problemstillingen nærmere i det etterfølgende.

1.8.2.2 Er det begrensninger i gjeldende lover?

For den som vil lete etter mulige grenser for notarius publicus' saklige kompetanse, er det liten hjelp å hente i lovgivningen. De positivrettslige regler man har, forteller noe om enkelte oppgaver notarius publicus skal ivareta, men heller ikke mer.

Rl ikrl § 6 gir ingen holdepunkter ut over adgangen til å ta imot forsikring etter reglene i dl § 141 for ivaretakelse av interesser i utlandet. Da Børresen skrev sin artikkel hadde loven en bestemmelse om tilkalling av vitne «ved forretninger som ikke indskrænker sig til at utfærdige en attest eller bekræftning». Hensikten med lovendringen var å ta bort kravet om bruk av vitne, ikke endre kompetansen til notarius.

Lovbestemte oppgaver som vigsler og registrering av partnerskap og veksel- og sjekkprotestene, har hjemmel i egne lover. Notarius er også tillagt oppgaver som vitterlighetsvitne, jf gjennomgangen av lovbestemmelser i pkt 5.3 og forskrifter i pkt 5.4. Forskriftene under pkt 5.4.6 og 5.4.7 går et skritt videre og forutsetter bekreftelse av kompetanse, mens forskriftene under pkt 5.5 gir anvisning på erklæring avgitt med forsikring som en særskilt bekreftelse eller attest. Oppgaven for notarius publicus i Oslo etter valgloven er noe spesiell, jf pkt 5.2.5 og nedenfor under pkt 10.17.6.

1.8.2.3 Forarbeidene til rettergangslovens ikrafttrædelseslov

Vender man seg til forarbeidene til hjemmelsloven, rl ikrl § 6, uttales det der at det ved den nye lovgivning ikke er tanken «at foreta nogen utvidelse av omraadet for notarialforretninger». 55 Det påpekes forskjeller i norsk og utenlandsk rett, men gis ellers ingen anvisninger på notarius» saklige kompetanse.

Ser man på praksis hos notarius publicus forut for loven slik den er beskrevet foran under pkt 2.3, 3.1 og 3.2, finner man stort sett de samme oppgaver som notarius utfører i dag, vekselprotester, sjøprotester og ulike slag bekreftelser. Noen oppgaver er forsvunnet, særlig oversettelser fra fremmed språk, men det har sammenheng med samfunnsutviklingen og det behov som var tidligere for slik bistand. Skiftende behov vil alltid spille inn.

1.8.2.4 Dagens notarialpraksis

Heller ikke dagens notarialpraksis gir grunnlag for å trekke opp eksakte grenser for notarius» saklige kompetanse. Praktisk talt alle saker notarius behandler, ligger innenfor de sakstyper som blir behandlet nedenfor under kapittel 10. I spørreundersøkelsen ble det tatt utgangspunkt i 12 forskjellige sakstyper, men med spørsmål om embetene hadde andre sakstyper. De fleste embetene svarte at de ikke hadde andre typer notarialsaker, bortsett fra at noen bemerket adopsjonssakene som spesielle. Adopsjonssakene ligger imidlertid innenfor de vanlige sakstypene, jf pkt 10.16 nedenfor. Bare to embeter opplyste at de hadde hatt helt andre sakstyper, og det bekrefter at det av og til kan dukke opp ønsker om notarialbekreftelser som avviker fra den vanlige praksis. Etter min mening kan ikke slike begjæringer uten videre avslås. Sorenskriveren i Sandefjord har fortalt om en sak med forsegling av vareprøver. Som et ledd i en vitenskapelig undersøkelse av malingtyper, ble det ved Jotun Fabrikker tappet maling av deres produksjon over på nøytrale kanner som ble merket med et nummer og forseglet. Forseglingen ble utført av notarius publicus, som også ga en attest på korrespondansen mellom numrene på boksene og malingtypene som var på kannene. Behovet for slik notarialbekreftelse må fabrikken vurdere, men forutsatt at notarius med sikkerhet kan bekrefte at alt stemmer, kan det ikke være noen grunn til at ikke slik bekreftelse kan gis.

Børresen 56 viser også i sin kasuistiske gjennomgang av sakstyper at det må være rom for variasjoner, men at det går en grense et eller annet sted for hva man ikke kan bekrefte.

1.8.2.5 Begrensninger etter sakstype

Ville det være mer hensiktsmessig å angi notariuspublicus' saklige kompetanse knyttet til sakstyper? Hvis det var mulig, måtte det kunne gis en forskrift som sier at den eller den type notarialforretning kan utføres, andre begjæringer må avslås. Arbeidet for notarius publicus ville bli enklere og det kunne utarbeides standardpåtegninger for alle aksepterte sakstyper.

Etter min oppfatning vil det verken være riktig, hensiktsmessig eller ønskelig å gi slike regler. Ikke minst av hensyn til forholdet til utlandet vil det være uheldig om kompetansen er avgrenset til bestemte sakstyper, selv om kompetansen inkluderte de vanligste bekreftelsene som kreves i andre land. I spesielle tilfelle kan det være behov for en mer fleksibel løsning for å kunne imøte et spesielt behov, selv om det er tale om sjeldent forekommende saker. Saken fra Sandefjord illustrerer behovet. Jeg er også enig i det som den danske arbeidsgruppen anførte til en lignende problemstilling i Danmark, jf foran pkt 7.4. De konkluderer med at det ikke er ønskelig med en uttømmende og bindende angivelse av notarius' saklige kompetanse. I denne sammenheng kan det være viktig å peke på at norsk og dansk rettstradisjon her, som på mange andre områder, er den samme.

A M Schweigaard uttaler i sin omtale av notarialbevitnelser at notarius publicus «i Almindelighed kan [...] med fuld Beviiskraft afgive Bevidnelse om Alt, hvad han efter Opfordring af nogen Vedkommende har erfaret». 57 Som anført foran verken kan eller bør grensene for notarius' saklige kompetanse angis ved en gjennomgang av saksområder. Så lenge notarius kan innestå for riktigheten av det som bekreftes, må notarialbekreftelse kunne gis. Begrensningene ligger i muligheten til å kontrollere riktigheten av det som ønskes bekreftet, samt at begjæringen om bekreftelse må kunne avslås der bekreftelsen kan misbrukes eller innholdet støter mot lov eller ærbarhet, ordre public, jf pkt 8.2.6.3.

Vender man blikket mot Sverige, vil man se at den svenske loven og den tilhørende forskriften, gjengitt under pkt 7.3 foran, heller ikke gir klart definerte grenser for kompetansen. I forbindelse med forberedelsene av loven som ble gitt i 1981, ble det gjennomført en spørreundersøkelse for å få klarlagt hvilke oppgaver notariene hadde, og lovens oppregning beskriver disse oppgavene. Etter spørreundersøkelsen ble det konkludert slik:

Allmänt kan sägas att den verksamhet som notarius publicus nu bedriver tillgodoser sådana praktiska behov att den i hovudsak måste behållas under överskådlig tid i en eller annan form.

Forskriftens oppregning av oppgaver er mer beskrivende enn i norsk og dansk rett, men både § 6 nr 1 og særlig nr 4 gir åpning for andre sakstyper enn dem som særskilt er angitt.

Behovet for avklaring av kompetansen som mange førsteinstansdommere gir uttrykk for, kan bare avhjelpes ved en gjennomgang av de vanlige sakstypene med veiledning om valg av påtegninger og undersøkelser som bør foretas, jf nedenfor kapittel 10. Men som presisert flere ganger tidligere, notarius publicus skal ikke bekrefte mer enn det han kan innestå for basert på de undersøkelser som kan foretas. Her vil noe bli overlatt til dommers eget skjønn, selv om det kan gis generelle anvisninger til veiledning for skjønnet.

1.8.2.6 Begrensning i kompetansen på særlige områder

1.8.2.6.1 Innledning

Tross den vide adgang til å gi notarialbekreftelser, kan det likevel diskuteres om det ikke bør oppstilles noen begrensninger i plikten til å gi notarialbekreftelser. Det gjelder som nevnt foran bekreftelser som skal brukes i forretningsmessig sammenheng, reklame, eller hvor dokumentets innhold strider mot lov eller ærbarhet, ordre public. Det bør også være en adgang til å nekte medvirkning, dersom omfanget av forretningen ikke står i rimelig forhold til nytten av forretningen. Jeg kommenterer ikke det siste nærmere her, men har tatt det med i mitt forslag til ny lov om notarius publicus.

1.8.2.6.2 Bruk av notarialbekreftelser i reklamesammenheng.

Utgangspunktet for byrettesdommer Børresens artikkel i Lov og Rett 58 var en notarialbekreftelse som var gitt i forbindelse med prøveoppvask foretatt med et bestemt vaskemiddel. Bekreftelsen skulle trolig vise at bare en sprut fra det aktuelle vaskemiddelet var tilstrekkelig til rengjøring av et imponerende antall tallerkener. I dagens reklameverden kunne man jo tenke seg notarialbekreftelse av sugeevnen til barnebleier eller andre bind, eller hvor glansfullt håret blir med det eller det vaskemiddel. Spørsmålet har så vidt vites ikke oppstått og vil vel kanskje ikke heller oppstå når vi har markedsføringsloven med markedsrådet og forbrukerombudsmannen. Avgrensningen er det likevel viktig å påpeke.

I Sverige hadde man i 1980-81 en debatt omkring notarialbekreftelser i forbindelse med reklame og et par uheldige tilfelle i den forbindelse ble trukket frem. I forarbeidene til loven av 1981 ble dette kommentert slik:

Att notarius publicus utnyttjas för otillbörliga ändamål kan, även om det bara förekommer i enstaka undantagsfall, undergräva förtroendet för uppdraget och skada notarius publicusinstitutionens anseende. I notarius publicusstadgan finns därför en bestämmelse (10§ fjärde stycket) som förbjuder honom att handlägga ärenden som är av sådan beskaffenhet att medverkan av notarius publicus inte kan anses tillbörlig. Bestämmelsen hade en motsvarighet i 1945 års stadga. I motiven till denna bestämmelse anfördes (prop. 1945:6 s. 45 f):

Härmed åsyftas fall, i vilka notarius publicus finner, att hans biträde begäres i rättstridigt eller chikanöst syfte eller då ärendet er av sådan natur, att dess handläggning av notarius publicus ej är förenlig med befattningens värdighet. Ur sistnämnda synpunkt är för notarius publicus särskild anledning att kritiskt bedöma vissa av de fall, där bestyrkandet begäres för reklamändamål.

.............

De motivuttalanden som här har citerats bör i det väsentliga vara vägledande också i fortsättningen. När notarius publicusstadgan nu arbetas om, bör författningstexten preciseras. I denna kan lämpligen föreskrivas att notarius publicus inte får utföra sådant som begärs huvudsakligen för reklamändamål eller som är otillbörligt eller lätt kan utnyttjas på ett otillbörligt sätt.

Därmed blir det klart att notarius publicus måste avhålla sig från att medverka när reklamändamålet är uppenbart och dominerande. Är reklaminslaget mindre fremträdande (eller ingår reklam inte alls i bilden), skall han likeväl vägra att befatta sig med det som framstår som otillbörligt enligt rådande värderingar i samhället eller som erfarenhetsmässig lätt kan utnyttjas på ett otillbörligt sätt i t.ex. reklam.

Som exempel på fall där notarius publicus normalt bör kunna medverka trots reklamknytning kan nämnas utlottning bland allmänheten av varor som ett företag har skänkt till en ideell organisation.

Dette har ikke i Norge vært noe problem og ingen av de embeter som har besvart spørreundersøkelsen har opplyst noe om slike saker. Jeg er kjent med at det justisdepartementet i 1974 hadde en henvendelse om en sak der det for bilmerket Opel ble reklamert med at den aktuelle bilen hadde et meget lavt bensinforbruk pr mil. For å bevise dette var det i Sverige foretatt en test under kontroll av notarius publicus. Testen hadde visstnok vært foretatt gjennom kontroll av påfylt antall liter bensin og en forsegling av tanklokket. Da denne testen ble brukt i norsk reklame for bilen, kom spørsmålet opp om kontrollen var foretatt av notarius publicus i Oslo, hvilket ikke var tilfelle. Byfogden uttalte i oversendelse av saken til departementet følgende: «Det understrekes at av hensyn til at en bekreftelse av notarius må inngi absolutt tillit bør det stilles meget strenge krav til den måten en eventuelt nytter notarius på i reklame».

Det er viktig å fremheve at notarius publicus bør være varsom med saker hvor reklamen er det vesentlige i bekreftelsen. Dette bør komme klart frem i en mulig fremtidig forskrift av notarialsaker.

1.8.2.6.3 Ordre public

En annen begrensning er knyttet til bekreftelser der dokumentet som forretningen gjelder har et innhold som strider mot norsk lov eller ærbarhet. I dette ligger et element av ordre public, fordi dokumentet kan være akseptabelt i det land der det skal benyttes, men dets innhold er i strid med norsk lov og det på en slik måte at norsk lov bør slå gjennom. Eksempler på dette er kanskje ikke så ofte forekommende, men Oslo byfogdembete hadde en slik sak i 1995 hvor byfogd Lars Borge-Andersen begrunnet avslaget slik:

Etter anmodning bekreftes at jeg har nektet å notarialbekrefte en fullmakt fra NN vedrørende ekteskapsinngåelse ved stedfortreder. Min begrunnelse er at slik ekteskapsinngåelse ikke bare er i strid med norsk rett, men etter norsk oppfatning også må anses å være i strid med «ordre public». Jeg finner det derfor ikke riktig å medvirke til slik ekteskapsinngåelse, selvom den skal skje i utlandet.

Bergen byfogdembete hadde for noen år siden en lignende sak hvor det også ble avslått å gi notarialbekreftelse.

I 1999 avslo Bergen byfogdembete en begjæring om avgivelse av to forsikringer om ugifte. Forsikringene skulle brukes i forbindelse med inngåelse av ekteskap mellom to parter, hvorav den ene part, kvinnen, bare var 15 år. Det var søkt om samtykke fra fylkesmannen til inngåelse av ekteskap, men fylkesmannens avgjørelse forelå ikke på det tidspunkt notarialforretningen skulle avholdes. Førstebyfogd Arne Arvid Rasmussen la til grunn at bruden var mindreårig og under vanlig laveste alder for inngåelse av ekteskap i Norge. Det ble vist til strl § 196 og uttalt i avslaget:

...det finnes grunn til å vise til at forsøk på inngåelse av ekteskap med et barn antaes å stride mot ordre public i Norge. Forbudet mot notarius publicus sin medvirkning antaes å omfatte både ekteskapsinngåelse og klargjøring av dokumenter for slik ekteskapsinngåelse.

Andre eksempler kan være dokumenter med et innhold som krenker ærbarhet eller gjelder «spill og veddemål», jf strl ikrl § 12.

Et problem som her melder seg, er språkproblemet. Er en fullmakt avfattet på et fremmed språk som notarius ikke behersker, f eks russisk, arabisk, swahili eller urdu, vil det ikke være så enkelt for en norsk notarius å kontrollere innholdet. Språkproblemer drøftes nedenfor under pkt 8.12, men i forhold til kontroll av innholdet i dokumentet, er det flere veier å gå. Det mest naturlige er å spørre vedkommende som har utstedt dokumentet om han eller hun forstår innholdet og hva det gjelder. Hvis det ikke gir grunn til nærmere undersøkelser med hensyn til innholdet, kan notarius enten velge å bekrefte underskriften uten noe forbehold, eller velge en alternativ standardpåtegning som bl a benyttes i Oslo og Bergen:

I hereby certify that this document is signed by......................................

I emphasize that the confirmation applies to the signature only, not to the contents of the document.

Med sin negative og noe avvisende form, bør ikke denne type bekreftelse brukes for ofte, men å kreve alle dokumenter skal oversettes er, vil etter min oppfatning være å gå for langt, jf nedenfor pkt 8.12.2.

1.8.3 Personell kompetanse - delegasjon

1.8.3.1 Innledning

Tradisjonelt har myndigheten som notarius publicus vært oppfattet som en oppgave for dommerne ved notarialembetene, dvs dommere og dommerfullmektiger. Flere notarialembeter har likevel i flere år praktisert en begrenset form for delegasjon av bekreftelseskompetanse til funksjonærer ved embetet. Delegasjonen har omfattet oppgaver knyttet til bekreftelse av kopier og underskrifter der bekreftelsen ikke skal brukes utenlands. De siste årene har imidlertid de større embetene av arbeidsmessige grunner ønsket en mer omfattende adgang til delegasjon av notarialoppgaver til funksjonærene. Det store flertall av bekreftelser er kurante og det er alltid en funksjonær som tar imot henvendelsen. Vedkommende funksjonærer forbereder saken, setter på de nødvendige bekreftelser og forelegger deretter bekreftelsen for en dommer til underskrift. Ved embeter hvor man har funksjonærer med lang erfaring og nødvendig faglig kompetanse innenfor dette saksområde, bør det være anledning til å delegere til dem fullmakt til å undertegne som notarius publicus.

Spørsmålet har vært forelagt justisdepartementet, som ved brev av 25.09.96 uttalte følgende:

Etter Justisdepartementets oppfatning er notarialbekreftelsene en del av domstolenes forvaltningsmessige gjøremål. Så vidt vi kan se begrenses ikke adgangen til delegasjon av notarialbekreftelser av loven.

Departementet antar at spørsmålet om delegasjon skal gjennomføres og hvem som eventuelt skal få slik myndighet, må avgjøres av den enkelte embetsleder.

Justisdepartementet vil for øvrig avvente førstebyfogd Erik Elstads utredning omkring Notarius Publicus før vi tar konkret stilling til praksis omkring notarialbekreftelser og Notarius Publicus' rolle for fremtiden.

I henhold til dette har i hvertfall byfogdembetene i Oslo, Bergen og Stavanger gitt navngitte funksjonærer ved embetene delegert myndighet til å undertegne som notarius publicus. Det har fungert tilfredsstillende, bortsett fra at det fra USA's ambassade i Norge skal være uttalt at man der ikke kan se at det er hjemmel for slik delegasjon og at underskrift fra funksjonærer ikke vil bli legalisert av ambassaden.

Lensmannen i Asker har også forelagt for Justisdepartementet et spørsmål om adgang til å delegere notarialmyndighet til funksjonærer ved lensmannskontoret. Departementet har ved brev av 12 05 98 til lensmannen svart at de ikke ønsker å ta stilling til dette spørsmålet før utredningen om notarius publicus foreligger.

Jeg er enig i at det av arbeidsmessige grunner bør kunne finne sted en delegasjon, men stiller meg noe tvilende til om det i dag er adgang til slik delegasjon. Jeg skal i det følgende drøfte dette som kan kalles notarius publicus' personelle kompetanse. Problemstillingen blir om andre enn dommere og dommerfullmektiger kan gis kompetanse som notarius publicus gjennom intern delegasjon ved det enkelte embete.

1.8.3.2 Tidligere behandling av spørsmålet

Det kan være interessant å nevne at spørsmålet har vært fremme tidligere. I 1983 ble et dokument undertegnet av en funksjonær ved Bergen byfogdembete «On behalf of Notary Public of Bergen». Dokumentet ble presentert for utenriksdepartementet for legalisering og daværende byfogd, senere førstelagmann Erik A. Foss, bekreftet på forespørsel fra UD at bekreftelsen var i orden. Dokumentet ble legalisert, men i ettertid ble man usikker på riktigheten av dette. I brev av 03 08 83 til justisdepartementet skrev UD at det var «tvil om hvorvidt en notarius publicus kan og bør kunne delegere sin myndighet til å notarialbekrefte underskrifter på dokumenter som skal benyttes i utlandet». De lovbestemmelser det ble henvist til var hjemmelsloven, rl ikrl § 6, lov om utenrikstjenesten § 20, utenriksinstruksen kapittel 8 § 2, forskriften fra 1931 om delegasjon av notarialkompetanse til lensmenn og tinglysningsforskriftene av 1975 § 3. Bestemmelsene er gjengitt foran.

I sitt svarbrev av 25.05.1984 uttalte justisdepartementet bl a:

L. 14.8.1918 nr 4 § 6, 1. ledd lyder: «Utførelsen av notarialforretninger hører under herreds- eller byretten, hvis ikke andet er bestemt ved lov eller av kongen». Andre eksterne organer enn domstolene må således ha hjemmel i lov eller forskrift for å kunne utføre notarialforretninger. Bestemmelsen er ikke ment å regulere domstolenes interne arbeidsfordeling.

I praksis utføres de fleste notarialforretninger av dommer/dommerfullmektig. Visse notarialforretninger (feks. vigsel, prøving av ekteskapsvilkår) er også av en slik art at utøvelsen forutsetter dommerkompetanse.

Ved «rene» underskriftbekreftelser av utpreget rutinemessig karakter, antar imidlertid Justisdepartementet at den enkelte dommer kan foreta den arbeidsdeling som finnes hensiktsmessig. En forutsetter at fullmakten i det enkelte tilfelle vil være skriftlig, begrunnet i et praktisk behov ved embete og forsvarlig ut fra dommerens vurdering.

Tross dette klare standpunkt til spørsmålet, utarbeidet likevel justisdepartementet i juli 1985 et utkast til forskrift i medhold av rl ikrl § 6 første ledd:

§ 1 Dommere ved herreds- og byrettene kan, når særlige forhold, herunder behovet for å oppnå rasjonelle arbeidsordninger, tilsier det, delegere sin kompetanse til å bekrefte underskrifter etter lov 14. august 1918 nr. 4 § 6, første ledd, til en eller flere funksjonærer ved embetet.

§ 2 Melding om delegasjon, med eksempel på vedkommende funksjonær(er)s underskrift sendes Utenriksdepartementet og Justisdepartementet.

§ 3 En delegering etter § 1 kan når som helst trekkes tilbake.

Dommeren skal sende melding til Utenriksdepartementet og Justisdepartementet når funksjonær som har fullmakt til å bekrefte underskrifter slutter, eller hvis fullmakten av andre grunner trekkes tilbake.

§ 4 Justisdepartementet kan gi nærmere regler om gjennomføring av denne forskrift.

Departementet forutsatte at bekreftelse av underskrifter fortsatt som hovedregel skulle utføres av en dommer eller dommerfullmektig og at enhver delegering måtte være begrunnet i et praktisk behov ved domstolen. Utkastet til forskrift ble av ukjent grunn ikke fremmet til vedtakelse av Kongen.

1.8.3.3 Danmark

I Danmark er notarialforretningene som i Norge lagt til domstolene i første instans, og oppgavene utføres av dommer eller dommerfullmektig. Det er likevel i retsplejelovens § 17 a, stk. 2 en viss adgang til å delegere protestforretninger for veksler og sjekker til andre personer. Arbeidsgruppen som i 1981 fremla sin «Beretning om Notarialvæsenet» drøftet spørsmålet om ikke adgangen til å delegere burde utvides. Etter å ha undersøkt behovet for slik delegasjon i praksis ved de større notarialembetene, konkluderte arbeidsgruppen med at delegasjon burde kunne gis til «særligt kvalificerede kontorfunktionærer der i nogen tid har medvirket ved behandlingen af notarialforretninger» og kan omfatte mer kurante notarialforretninger. Arbeidsgruppen uttaler videre:

Bemyndigelse bør derimod efter arbejdsgruppens opfattelse i almindelighed ikke gives til foretagelse af notarialforretninger, der normalt kræver egentlige juridiske forudsætninger, som det f.eks. navnlig er tilfældet ved testamentsoprettelse og attestation af tegningsberettigelse.

Arbejdsgruppen foreslår herefter, at retsplejelovens § 17 a, stk. 2, 1. pkt. affattes således:

«.....Ved byretterne og ved Sø- og Handelsretten i København kan der meddeles andre personer bemyndigelse til at udføre foged-, skifte- og notarialforretninger, såfremt der ikke skal træffes afgørelse i tvistigheder.»

1.8.3.4 Delegasjon av notarialkompetanse

Innledningsvis bemerkes at det er et internrettslig spørsmål om det i Norge er adgang til å delegere notarialkompetanse til funksjonærer i den enkelte domstol. Det er ikke opp til utenlandske myndigheter å overprøve dette. Når justisdepartementet i sine brev av 25 05 84 og 25 09 96, jf foran pkt 8.3.1 og 8.3.2, gir uttrykk for at det foreligger slik delegasjonsadgang, er det vanskelig å akseptere at en utenlandsk ambassade skal kunne overprøve det. Men det understreker behovet for en avklaring.

Et mulig utgangspunkt for drøftelsen kan være spørsmålet om notarialforretninger er en judisiell oppgave fordi myndigheten er lagt til domstolene i første instans. Defineres oppgaven som judisiell må konsekvensen være at myndigheten må utøves av en dommer eller dommerfullmektig. Defineres notarialoppgavene som utøvelse av forvaltningsmyndighet, argumentet være at man kan følge de vanlige regler i forvaltningsretten om intern delegasjon, hvoretter utøvelse av notarialoppgavene ved embetet må kunne være gjenstand for delegasjon uten særskilt hjemmel.

I Danmark var det i 1959 en debatt i Ugeskrift for Retsvæsen 59 der dommer Niels Harbou reiste spørsmål ved om Folketingets ombudsmand kunne behandle og uttale kritikk mot en dommerfullmektigs avgjørelse under en loddtrekning som notarius publicus. I Danmark lå det (i hvert fall i 1959) under ombudsmannens kompetanse å behandle klager mot en dommerfullmektig når det ikke var tale om klage over en judisiell avgjørelse. Spørsmålet som derfor ble reist av dommer Harbou var om dommerfullmektigens handling som notarius var av en slik karakter at den falt utenfor ombudsmannens kompetanse. Harbou konkluderte sin drøftelse med at avgjørelser under utøvelse av myndighet som notarius publicus, er judisielle avgjørelser.

I et svar 60 til dette uttalte professor, dr jur Stephan Hurwitz, at etter gjeldende lover var ombudsmannen «kompetent til at behandle alle mod en dommerfullmægtig rettede klager vedrørende hans embedsførelse, bortset fra de tilfælde, hvor vedkommende har beklædt dommersædet eller hvor Klageretten iøvrigt måtte være kompetent». Det var derfor ikke nødvendig «at komme ind på det tvivlsomme spørgsmål, om en dommerfuldmægtigs virksomhed som notar er judiciel eller administrativ». I et tilsvar til dette, 61 fastholdt dommer Harbou sitt syn uten at jeg finner grunn til å gå nærmere inn på det. Problemstillingen ble reist og svaret ble ansett som tvilsomt.

Det har i Norge vært alminnelig å oppfatte notarialoppgavene som noe annet enn domstolenes dømmende virksomhet. Strukturutvalget 62 sier om notarialoppgavene:

Herreds- og byrettene er tillagt oppgaven som notarius publicus, jf lov om rettergangsordningens ikrafttræden § 6. De ordinære notarialforretninger går ut på å bekrefte underskrifter, kopier o s v, d v s faktiske bekreftelser. Notarius publicus kan ikke bekrefte rettsforhold og skal heller ikke ta stilling til dem. Notarialforretningene er således ingen dømmende eller tvisteløsende oppgave. Notarialforretningenes største funksjon er at bekreftelsen er gitt av en offentlig myndighet som har alminnelig tillit. Særlig gjelder dette ved bekreftelse av dokumenter til bruk i utlandet.

Det uttales også at notarialforretningene ikke er noen domstoloppgave. Alternativet blir da at man kaller det forvaltningsvirksomhet. Jeg har vanskeligheter med å se at problemet på tilfredsstillende måte er løst vet at man definerer notarialvirksomheten som forvaltningsvirksomhet og ikke judisiell eller dømmende virksomhet. Myndigheten er etter hjemmelsloven primært lagt til domstolene i første instans og det er etablert kjæremålsadgang til høyere rettsinstans. I lagmannsretten avgjøres saken ved kjennelse. At notarialmyndigheten i Norge har vært lagt til domstolene og utøvet av dommere, har også lang tradisjon. Som vist foran i kapittel 2 er det mer enn 200 års tradisjon for at notarialoppgavene har vært utført av sorenskriver eller byfogd. Det har neppe vært stilt spørsmålstegn ved at ikke dette var en oppgave dommeren selv skulle utføre, ikke minst på bakgrunn av den viktighet man tilla oppgaven som notarius. Selv om oppgaven ikke er av dømmende karakter, finner jeg det derfor vanskelig å karakterisere den som forvaltningsrettslig i tradisjonell forstand, slik at spørsmålet om adgang til delegasjon er løst under henvisning til forvaltningsretten.

Domstolene har også andre oppgaver som ikke helt og fullt hører under den dømmende virksomhet. Det gjelder særlig skifte- og dødsfallsregistreringer, bobehandling og tinglysning. Dersom andre enn dommere ved domstolen skulle utøve myndighet på vegne av domstolen innenfor disse områder, har det vært gitt særskilte hjemler for det. Skiftelovens § 18 a gir således embetsleder hjemmel til å bemyndige funksjonærer til å styre skiftesamlinger i dødsboer. Funksjonæren «kan ikke behandle og avgjøre tvister eller foreta utlodninger». Konkurslovens § 92 har en tilsvarende hjemmel for skiftesamlinger i konkursboer, dog slik at adgangen er begrenset til å styre en enkelt skiftesamling i «påtrengende tilfelle». Tinglysingsforskriften av 03.11.1995 § 1 gir hjemmel for å delegere dommers myndighet etter tingl § 1 til annen tjenestemann ved embetet. Unntak er gjort for nektelser og rettinger.

Det kan utvilsomt med en viss rett anføres at når notarialmyndighet kan gis til lensmenn og andre ved forskrift, må intern delegasjon i den enkelte domstol kunne finne sted, forutsatt at delegasjon er tilstrekkelig begrunnet i domstolens arbeidsmengde og de som får slik myndighet har den nødvendige kyndighet. Det siste vil i tilfelle være embetsleders ansvar å påse, herunder sørge for nødvendig opplæring. Men så lenge det kan reises tvil ved hjemmelsgrunnlaget, bør det etter min oppfatning gis en utrykkelig hjemmel for delegasjon. Da kan det også tas hensyn til at noen avgjørelser knyttet til notarialsakene kan påkjæres til lagmannsrett, der avgjørelsen uten tvil må behandles av dommere. I mitt forslag til ny lov og forskrift har jeg foreslått slik delegasjonsadgang. Den delegerte myndighet kan bare omfatte kurante saker og ikke saker der det er nødvendig å ta standpunkt til juridiske problemstillinger eller treffes avgjørelse.

1.8.4 Stedlig kompetanse

Rl.ikrl. §§ 6-8 sier ikke noe om den stedlige kompetanse til notarius publicus. I de aller fleste tilfelle foretas notarialforretningene på kontoret til notarius, og den som har behov for en notarialbekreftelse oppsøker som regel notarius publicus på sitt hjemsted. I noen spesielle tilfelle foretas forretningene utenfor kontoret, på et sykehus, en arbeidsplass, et lager e l, men fortsatt innenfor domstolens embetsdistrikt. Notarialmyndigheten er lagt til herreds- og byrettene og oppfattes som knyttet til domstolens embetsdistrikt, jf også tvistemålslovens regler om den stedlige domsmyndighet, §§ 17 flg. Når spørsmålet om den stedlige kompetanse skal drøftes, må man skille mellom to spørsmål:

1. Kan notarius utføre notarialforretninger utenfor eget embetsdistrikt?

2. Kan notarius nekte å utføre notarialforretninger for personer som er bosatt eller har sitt forretningskontor eller hovedvirksomhet utenfor embetsdistriktet?

For notarius publicus som vigsler er det i el § 12 litra c uttrykkelig sagt at vigselsretten gjelder «også utenfor det vanlige embetsdistrikt». Dette var nytt i ekteskapsloven fra 1991 og ble tatt inn fordi man hadde erfaring for at det var et behov blant dommere og dommerfullmektiger for å kunne foreta vigsler også utenfor eget embetsdistrikt. Dette gir imidlertid ikke noe svar for notarialoppgavene generelt, selv om det fra en slik positiv lovbestemmelse kanskje kan trekkes både analogislutninger og antitetiske slutninger.

Rl ikrl § 8 sier ikke hvilken lagmannsrett som er kjæremålsinstans, bortsett fra spesialbestemmelsen om at Borgarting lagmannsrett er kjæremålsinstans for avgjørelser truffet av norsk notarius i utlandet. Det vises imidlertid til tingl. § 3 annet ledd som for kjæremål over tinglysingsavgjørelser sier at «kjæremålet hører under lagmannsretten i det lagdømme der dommeren har sete». Denne bestemmelse «gjelder tilsvarende» for notarialsakene.

Heller ikke vl § 87 gir noe entydig svar. Ved protest av en veksel skal vekselen forevises den som protesten kreves opptatt hos, på dennes hjemsted eller forretningslokale. Det vil da være naturlig at det gjøres av notarius publicus som som har dette sted innefor sitt distrikt. Men § 87 sier bare «den embetsmann som notarialforretningene hører under» og åpner adgang til å foreta protesthandlinger også utenfor eget distrikt.

Uten en klar bestemmelse om vernetinget, må de reelle hensyn være avgjørende for hva man vil svare på de to nevnte spørsmål:

Ad. 1) Notarialembetene skal avholde sine forretninger på norsk statsterritorium. Utenfor landets grenser, har utenrikstjenesten myndighet som norsk notarius publicus, jf foran, for øvrig må man henvende seg til utenlandsk notarius publicus. Med notarius publicus i alle rettskretser i Norge må det riktige være at notarialforretningene avholdes innenfor domstolens eget embetsdistrikt, og forretninger som må avholdes innenfor en annen rettskrets, henvises til vedkommende domstol, jf dl § 44 første ledd. Bare hvis det er fare ved opphold, kan forretningen holdes utenfor egen rettskrets, og da skal rett domstol (notarius publicus) gis underretning om det, jf dl § 44 tredje og fjerde ledd.

Slik er også regelen i Danmark, og den tidligere omtalte arbeidsgruppen foreslo regelen opprettholdt.

Ad 2) Det er vanskelig å finne noen avgjørende begrunnelse for at ikke notarius publicus skal kunne behandle alle begjæringer om notarialforretninger som mottas, enten de kommer fra personer bosatt innenfor eller utenfor embetsdistriktet, eller ikke bosatt i Norge i det hele tatt. Det vil alltid være en mulighet for at en person som har fått avvist sin begjæring om notarialbekreftelse ett sted, forsøker seg ved et annet embete, men det kan ikke være avgjørende. Hvert enkelt notarialembete må prøve de saker som blir forelagt dem uten hensyn til om andre skal ha nektet å gi bekreftelse. Men nektelse ett sted vil naturligvis være et viktig moment ved den neste prøvingen. Det er imidlertid viktig at alle notarialembeter har en lik praksis slik at svaret skulle bli det samme uansett hvor forretningen blir begjært.

1.8.5 Habilitet

Etter rl ikrl § 7 gjelder reglene om ugildhet i domstolloven §§ 110-113 og 118-121 for notarius publicus. Det antas unødvendig å kommentere disse bestemmelser nærmere. Så vidt jeg kjenner til, har ikke habilitetsspørsmål vært fremme som problem i forbindelse med notarialsaker.

For notarius publicus som vigsler har ekteskapsloven § 18 særskilte regler. Det samme gjelder partnerskapsloven § 2 fjerde ledd, jf forskrift 10 07 93 nr 748 § 20. Disse bestemmelsene viser for øvrig til forvaltningslovens inhabilitetsregler.

1.8.6 Taushetsplikt

Taushetsplikten er hjemlet i domstolloven § 63a:

Dommere og andre som utfører tjeneste eller arbeid for et dommerkontor plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det de i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

1. noens personlige forhold, eller

2. tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår.

Forvaltningsloven §§ 13 til 13 e og straffeloven § 121 får tilsvarende anvendelse.

Forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder også opplysninger om «noens personlige forhold» eller forretningshemmeligheter, jf fvl § 13. «Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold», jf fvl § 13 annet ledd. Henvisningen til forvaltningsloven får ellers betydning i forbindelse med reglene om begrensning i taushetsplikten i visse tilfelle, bl a i forhold til partene, i offentlig interesse og i forhold til forskning. Det vises for så vidt til loven.

1.8.7 Dokumentoffentlighet

For notarialsakene vil det bare være et spørsmål om dokumentoffentlighet, bortsett fra vigsler som er mer «muntlige forhandlinger». Det som her skal drøftes er offentlighet i forhold til media og allmennheten.

Domstolene omfattes i utgangspunktet av offentlighetslovens bestemmelser om dokumentoffentlighet, men i lovens § 1 tredje ledd et det gjort vidtrekkende unntak for saker som behandles etter rettspleielovene. I forskrift 14 02 86 til offentlighetsloven, gjengitt foran under pkt 5.6.4, er det sagt at dette gjelder «straffeprosessloven, domstolloven, tvistemålsloven, tvangsfullbyrdelsesloven, skjønnsloven eller lover som knytter seg til disse lovene (konkursloven, skifteloven), jordskifteloven og rettsgebyrloven». I forskriften er det ellers uttrykkelig slått fast at offentlighetsloven gjelder for «registrerings- og notarialforretninger og liknende som utføres ved dommerkontorene». Med de unntak som følger av offentlighetsloven selv, eller forskrift til loven, er det således offentlighetsloven som regulerer spørsmålet om offentlighet i notarialsakene.

Unntak er gjort for innsyn i journaler for ekteskapssaker, jf forskrift 14 02 86 VI til offentlighetsloven, gjengitt foran under pkt 5.6.4.

Offvl § 6 har unntak fra offentlighet på grunn av dokumentets innhold, men det viktigste unntaket finner vi i offvl § 5a, hvoretter det er gjort unntak for opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt. Taushetsplikt har de ansatte i domstolene etter dl § 63a, jf foran pkt 8.6. Unntaket gjelder bare opplysninger i dokumentet, ikke hele dokumentet, men dersom de offentlige delene «gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold», kan hele dokumentet unntas.

Det hører ikke til denne utredning å gi en generell omtale av reglene i offentlighetsloven, og det vises derfor tilgjengelig litteratur om emnet. 63 Det kan kort nevnes at innsynsretten ikke bare gjelder de dokumenter som notarius selv har utferdiget, men også dokumenter som er lagt frem for notarius. Den gjelder dessuten ikke bare skrevne dokumenter, men også bilder, skisser, tegninger o l. Dokumenter som er levert inn eller sendt til notarius, er offentlige når de er kommet inn. Innsynsretten i notarius» egne dokumenter inntrer fra det tidspunkt de er utferdiget.

Det er vanskelig å forestille seg hvordan dette i praksis skal foregå eller hvilken interesse offentligheten kan tenkes å ha i de vanlige notarialsakene. Som nevnt vil et viktig unntak være opplysninger som er undergitt taushetsplikt, og det vil trolig gjelde de fleste notarialsaker. Men det kan kanskje tenkes spørsmål om innsyn i forbindelse med en sjøprotest eller et dokument med en erklæring om et eller annet som har fanget offentlighetens interesse. I praksis kjenner jeg ikke til at spørsmålet har vært oppe.

Problemstillingen henger ellers til en viss grad sammen med spørsmålene om journalføring og arkiv for notarialsaker. Om dette vises det til pkt 8.8 nedenfor.

1.8.8 Notarialprotokoll

Rl ikrl § 6 sier intet om føring av protokoll og forskrift om det er heller ikke gitt. Som det fremgikk under kapittel 2 var det tidligere et krav om notarialprotokoll, og noen embeter har opplyst at de fortsatt fører notarialprotokoll. Andre embeter fører enkle notater, mest for å ha oversikt over hvor mange og hvilke typer notarialforretninger de har. For vigselssaker føres egen protokoll og for denne er det nå tatt i bruk et elektronisk register. Noe arkiv for notarialsaker har så vidt vites ingen embeter, med unntak av det man beholder i et presedensarkiv til eget bruk.

I NL 1-8-2 var det inntatt en bestemmelse om at notarius publicus skulle ha en særskilt autorisert protokoll, jf foran pkt 2.3, og Schweigaard sier skriver om dette bl a at «[s]trengt taget burde alle Notarialhandlinger lige til Oversættelser og Afskrifter af Documenter, der forhen ikke ere protocollerede, indføres i denne Embedsbog til Vederbørlig Oplysning for Alle, som i Tiden derom behøve Efterretning». 64

I Utenriksinstruksen er det bestemt at en utenriksstasjon bl a skal føre en «Notarial- og forhørsprotokoll». I Sverige bestemmer forskriften for notarius publicus at «Notarius publicus skall föra protokoll över verkställda förrättningar, om det begärs eller om han finner att det behövs till framtida säkerhet». I Danmark føres ingen særskilt protokoll over forretningene, men det føres en legitimasjonsprotokoll hvor det føres inn hvilken legitimasjon vedkommende la frem som bekreftelse på sin identitet. Protokollen har bl a vist seg å være av interesse for politiet i fremmedsaker. I USA er det et ubetinget krav om journal, som skal inneholde opplysninger om dato, hvilken type notarialforretning, dokumentets dato og type, navn og adresse på den som har undertegnet dokumentet, identifikasjon, signatur og betaling. I noen stater kreves også fingeravtrykket til den hvis underskrift er blitt notarialbekreftet.

Spørsmålet om protokoll for notarialsakene i Norge bør vurderes nærmere, særlig i forbindelse med utviklingen av det nye domstolsystemet. Etter min mening bør det føres slik protokoll og med moderne teknologi bør den være elektronisk. Teknisk må den kunne kombineres med utskrifter til bruk ved notarialbekreftelsene. Jeg har i forslag til forskrift § 11 tatt med en bestemmelse om dette.

Når det gjelder arkiv, må spørsmålet vurderes i tilknytning til forskrift 11 12 98 nr 1193 til arkivloven av 4 desember 1992 nr 126. Loven trådt i kraft 1. januar 1999. Jeg er i tvil om det er nødvendig eller hensiktsmessig å beholde kopi av alle notarialbekreftelser som gis, men dette må vurderes.

1.8.9 Service

Bemerkningene i de to siste avsnittene foran leder over til spørsmålet om kravet til service hos notarius publicus. Notarialsakene er en oppgave på linje med tinglysing, og det må kunne kreves at domstolene yter den service som arbeidsforholdene tillater. Det er utvilsomt slik at det er den som ber om en notarialbekreftelse som har ansvaret for å fremskaffe de nødvendige opplysninger og dokumentasjoner. Imidlertid har de norske domstoler etter hvert fått utstyr som telefaks og databasert on-line tilknytning til ulike registre. Når firmaattest mangler og det haster med å få bekreftelsen i orden, f eks fordi dokumentet skal bringes videre til utlandet samme dag i forbindelse med forretningstransaksjoner eller registreringer, må embetet kunne innhente firmaattest pr telefaks fra Brønnøysund, jf foran under pkt 8.1, eller ved oppslag i registre man har tilgang til. Brønnøysundkatalogen finnes også på CD-ROM. Det samme må kunne gjøres når attesten er eldre enn det som aksepteres eller det av andre grunner er tvil om riktigheten av opplysningene. Telefon kan også benyttes ved henvendelse til Brønnøysundregistrene eller folkeregisteret, men dessverre tar slike telefonhenvendelser mer tid enn akseptabelt.

Notarius må også ha veiledningsplikt når det som begjæres notarialbekreftet ikke kan bekreftes slik det foreligger. Inn under veiledningsplikten må gå forslag til alternative løsninger for notarialbekreftelsen. Kan ikke notarius gi den bekreftelse som etterspørres, kan det kanskje være andre løsninger. Notarius nekter f eks å bekrefte et faktisk eller juridisk forhold fordi det ikke er tilstrekkelig eller akseptabelt dokumentert. Et alternativ kan da være at vedkommende som hevder at det forholder seg slik, undertegner en erklæring om dette og deretter avgir forsikring overfor notarius på riktigheten av innholdet i erklæringen. Erklæringen gis bekreftelse om underskrift og avgitt forsikring med stempel fra notarius publicus. I de fleste tilfelle har dette vist seg å være tilstrekkelig. Samme fremgangsmåte kan benyttes når en advokat avgir en erklæring om et norsk juridisk spørsmål. Notarius innestår ikke for innholdet i erklæringen, bare underskrift og at forsikring er avgitt.

Kravet til service tilsier også at bekreftelser må kunne gis innenfor vanlig kontortid og ikke bare i en snevrere ekspedisjonstid som f eks kl 10-14. Om man skal strekke seg lenger enn vanlig kontortid, må vurderes ut fra behov og viktighet for den som ber om en notarialbekreftelse.

Å gi en notarialbekreftelse på telefaks må frarådes. Telefaks er i realiteten en blanding av kopimaskin og skanner og muligheten for forfalskninger vil derfor alltid være til stede. Men er det en hastesak hvor notarius kjenner den som ber om bekreftelsen og kjenner seg trygg på at den ikke blir misbrukt, kan det kanskje tenkes at notarius kan gi bekreftelsen pr telefaks.

I bunnen for all vurdering av servicenivået må ligge at notarialbekreftelser etter noen lands lovgivning tillegges avgjørende betydning i forbindelse med ulike transaksjoner. Den norske notarius publicus må da kunne imøtekomme en begjæring om notarialbekreftelse på en slik måte at det ikke skapes unødige problemer for den som trenger den.

Justisdepartementet satte i april 1997 ned en arbeidsgruppe med oppgave å utrede hva som bør være «riktig» servicenivå ved domstolene. Gruppen, som avga sin rapport 12 november 1998, sier om service ved notarialforretningene:

Saksbehandlingen skal sikre forutsigbarhet og likebehandling.

Notarialpåtegningene skal som hovedregel utføres mens kunden venter. I enkelte tilfeller, f. eks. ved adopsjoner eller ved mange dokumenter, kan man akseptere en behandlingstid på 2-3 dager.

Hvis kunden ikke kan få bekreftelse mens de venter, skal kunden få returnert dokumentene pr. post, dersom kunden ønsker det.

Brukerne bør få påtegnet bekreftelse på de vanligste fremmedspråkene.

Forslag til tiltak for å heve servicenivået ytterligere:

Delegering av notarialfullmakter til funksjonærene for å skape større fleksibilitet.

Kopiering: Ved alle bekreftelser er det en fordel for domstolen å foreta kopiering for kunden. Da holder det å sjekke originaldokumentet. For kunden er det god service.

Signaturregister:Signaturregister anvendes overfor hyppige brukere og firmaer hvor mange har signaturfullmakt. Dette letter arbeidet for domstolen, og er god service overfor næringslivet.

Behovet for et signaturregister er antagelig sterkt varierende, men der hvor man har innslag av næringsvirksomhet av en viss størrelse, kan det være en naturlig service.

Jeg kan i det vesentligste slutte meg til det som her fremheves som god service, men jeg er tvilende til delegasjonsadgangen, jf foran pkt 8.3. Jeg er også skeptisk til ordningen med signaturregister, jf nedenfor under pkt 8.15.2.

1.8.10 Notarialbekreftelsens form

Det er ikke gitt noen retningslinjer for dette ut over et rundskriv fra justisdepartementet datert 13 03 92 med forslag til språkriktig formulering av notarialbekreftelsen i forbindelse med oversettelser utført av statsautoriserte translatører. I rundskriv av 8 november 1982 (G-249/82) innskjerpes reglene om at navnet til notarius må påføres med stempel eller maskin på grunn erfaringer med uleselige underskrifter. Rundskriv G-11/95 gir noen utfyllende opplysninger om bekreftelsen som skal gis etter tre forskrifter om EØS-regler om offentlige kjøp, jf nedenfor under pkt 10.7.2.

Det er vanlig at notarialembetene har stempler med ulike bekreftelser. Stemplene er på forskjellige språk, vanligvis norsk, engelsk, tysk, fransk og spansk. I teksten er det plass for utfylling av tilleggsopplysninger som navnet på den hvis underskrift bekreftes og dato for bekreftelsen. Hvis det ikke er laget et eget stempel, blir påtegningen påført dokumentet med skrivemaskin. Oslo byfogdembete som landets største notarialembete, har en rekke forskjellige påtegninger, dels som stempler, dels lagt inn på skrivemaskin med minne. Jeg har i vedlegg 8 gitt eksempler på bekreftelsespåtegninger og har i det vesentligste fulgt praksis fra Oslo byfogdembete.

I tillegg til påtegningen påsatt med stempel eller skrivemaskin, skal notarialbekreftelsen ha påsatt det runde embetsstempelet til notarius publicus. Stempelet innebærer en bekreftelse på at den som har gitt notarialbekreftelsen har den nødvendige myndighet i henhold til norsk lov. Navnet til den som undertegner som notarius bør også påføres med stempel eller maskin. Det er mest en ordensforskrift og blir stort sett overholdt, men den norske ambassade i London har til meg bemerket at legalisering mange ganger er vanskelig fordi man der ikke vet hvem som undertegner som notarius publicus ved det enkelte embete og signaturene er ikke alltid så lette å tyde.

Dersom dokumentet som blir påført bekreftelsen består av flere sider eller bekreftelsen av plasshensyn må komme på en ny side, er det ulik praksis for løsningen av det. Oslo byfogdembete benytter en egen oblat som klistres på, stemples og signeres. I tillegg maljes sidene sammen med en egen maljemaskin, slik at de vanskelig kan tas fra hverandre uten at det vises. Bergen byfogdembete bretter sidene i hjørnet, stifter i denne bretten og stempler deretter over bretten med notarialstemplet. Dommer setter sine initialer i midten av stemplet. I Sverige benyttes en oblat som klistres på, i England bindes sidene sammen.

Det gis ved bruk av slike påtegninger ingen opplysninger om hvordan vedkommende underskriver har legitimert seg, men ved bekreftelse av signaturrett eller prokura for et firma, blir det som regel henvist til den firmaattest som har bekreftet vedkommendes kompetanse, jf nedenfor under pkt 10.6.2.

Særlige spørsmål oppstår når det dokument som skal bekreftes har en ferdigtrykt tekst for notarialbekreftelsen. Noen embeter har opplyst at de aldri benytter disse, men alltid egne påtegninger. De større embetene bruker de ferdigtrykte tekstene, men bare når de innholdsmessig ikke går ut over det som påtegningen ellers ville inneholdt. Etter min oppfatning bør man så langt det er mulig benytte den ferdigtrykte teksten når det reelle innholdet i bekreftelsen blir det samme som i egen påtegning, fordi det ser ryddigere ut og man unngår at mottaker blir i tvil om bekreftelsen. Men det kan være problemer knyttet til dette, og jeg viser til drøftelsen nedenfor under pkt 8.14.

Arbeidsgruppen i Danmark foreslo at det skal kreves at attesten skal påføres det aktuelle dokument eller utferdiges i egen skrivelse, hvor det gis opplysning om tid og sted for notarialforretningen, forretningens parter og hvordan de har legitimert seg, rettelser eller tilføyelser i dokumentet, samt særlige omstendigheter ved notarialforretningen. I mitt forslag til ny forskrift foreslår jeg at det gis tilsvarende regler om det samme i Norge, jf kapittel 13.

1.8.11 Meldinger om hvem som kan undertegne som notarius publicus

Særlig for de større embetene med mange notarialsaker og skifte av dommerfullmektiger relativt ofte, er det viktig at UD, fylkesmannen og utenlandske ambassader og konsulater blir holdt underrettet om hvem som til enhver tid er berettiget til å undertegne som notarius publicus og hvordan deres signatur er. For Bergen byfogdembetes vedkommende betyr det at det ved hvert dommerfullmektigskifte sendes ut ca 60 slike brev. Dette er en service overfor mottakerne som trenger opplysningene i forbindelse med legaliseringer eller apostille. Det bør innføres en ordning hos alle byfogd- og sorenskriverembeter at det sendes slike underretninger når det skjer endringer i underskriftskompetansen. Jeg er kjent med at ambassader setter pris på å bli bli kontinuerlig oppdatert.

1.8.12 Språk

1.8.12.1 Innledning

Som anført foran har i dag institusjonen notarius publicus sin vesentligste begrunnelse i behov som oppstår når dokumenter utferdiget i Norge skal benyttes i utlandet. Et sentralt spørsmål blir derfor språk, både ved valg av språk i notarialbekreftelsen og ved at de dokumenter som presenteres for notarialbekreftelse er skrevet på et annet språk enn norsk.

Oversettelser er i dag ikke en oppgave for notarius publicus, selv om det var slik den gang Rasmus Ærboe ble notarius publicus i 1715 og også etter hans tid, jf pkt 2.3. I dag kan man få oversettelser utført ved statsautorisert translatør, og translatørens status og underskrift kan bekreftes av notarius publicus, jf nedenfor pkt 10.10. Når det gjelder språkkunnskaper hos den norske notarius publicus, er det noen dommere som behersker ett eller flere fremmede språk, mens andre kanskje bare kan sin «skoleengelsk» og litt til. Det kan ikke stilles spesielle krav til språkkunnskaper hos dommere som har notarialsaker.

I Sverige har man åpnet for at notarius publicus kan bekreftelse oversettelser «i den mån hans språkkunnskaper medger det». Også i andre land oversetter notarene dokumenter så langt deres språkkunnskaper og kjennskap til fremmed rett gjør det forsvarlig.

1.8.12.2 Oversettelse av dokumenter

Når et dokument avfattet på et fremmed språk kommer inn med begjæring om notarialbekreftelse, kan spørsmålet om oversettelse til norsk oppstå. Er det avfattet på engelsk tenker man ikke så lett på det, men er det avfattet f eks på russisk eller kinesisk, blir det helt noe annet.

Noen generell regel om at alle utenlandske dokumenter skal fremlegges med norsk oversettelse, kan det etter min mening ikke oppstilles. En notarialbekreftelse inneholder normalt ingen bekreftelse knyttet til dokumentets innhold. I de fleste notarialsaker er det bare underskrivers identitet og eventuell avlagt forsikring, som bekreftes. Å kreve at alle dokumenter på fremmed språk skal oversettes, vil påføre den som ber om notarialforretningen betydelige økonomiske utgifter som ikke står i forhold til behovet. Det må gjelde uansett hvilket språk det er tale om.

Med hensyn til spørsmålet om å nekte bekreftelse på dokumenter som strider mot norsk lov eller ærbarhet, vil manglende oversettelse selvsagt vanskeliggjøre denne kontrollen. Det vil være naturlig å spørre vedkommende som kommer med dokumentet om han eller hun selv har forstått dokumentets innhold og om det kan gis et kort resymé av innholdet. Som anført foran under pkt 8.2.6.3 må det avgjøres konkret hvor langt man mener det er riktig å gå i så henseende ut fra hvilken oppfatning man får av saken, men en bekreftelse av underskriften med uttrykkelig anførsel om at bekreftelsen ikke gjelder innholdet, vil ikke påføre notarius noe ansvar.

Det har fra enkelte embeter vært anført at en påtegning som vist under pkt 8.2.6.3 egentlig er unødvendig, fordi en bekreftelse av bare underskriften i realiteten sier det samme. Det er for så vidt riktig, derfor vil det normalt ikke være aktuelt å bruke den «utvidete» versjonen, men er notarius i tvil om dokumentets innhold og føler behov for å presisere det, kan det være riktig å gi uttrykk for dette.

Hvis den som kommer med dokumentet ikke selv kan gjøre seg forstått på norsk eller et annet språk som notarius behersker, og notarius ønsker ytterligere opplysninger om dokumentet, må det kunne kreves at vedkommende sørger for å ha tolk til stede. Det samme vil gjelde behovet for døvetolk.

Dokumenter der notarialbekreftelsen i tillegg til underskriften bekrefter at vedkommende har kompetanse til å undertegne på vegne av en juridisk person, reiser spesielle problemer. Det kan dreie seg om Power of Attorneys, pantobligasjoner, Bill of Sale og andre dokumenter som ofte er ordrike og «snirklete». Oftest er slike dokumenter skrevet på engelsk, og notarius kan som regel med litt tid «stave seg gjennom» det. Men slike utvidete bekreftelser innebærer i seg selv visse problemer, jf nedenfor under pkt 10.6, derfor bør notarius publicus i tillegg til tilfredsstillende dokumentasjon av kompetanseforholdet, også kunne kreve oversettelse av dokumenter som hans språkferdigheter hindrer ham i å forstå. Er teksten innviklet og går over flere sider, må notarius ha sikkerhet for at det ikke i teksten er formuleringer som gjør at notarialbekreftelsen kan oppfattes å omfatte mer enn bare bekreftelse av underskrift og kompetanse. Motsetter rekvirenten seg å fremskaffe en autorisert oversettelse, må begjæringen om utvidet bekreftelse avslås og bare underskriften bekreftes, eventuelt at det gis bekreftelse med et forbehold for innholdet.

I Danmark ble spørsmålet om obligatorisk oversettelse av fremmedspråklige dokumenter drøftet av arbeidsgruppen til revidering av notarialforskriften, men gruppen konkluderte med at fordelene med en generell regel om oversettelse ikke var tilstrekkelig tungveiende i forhold til omkostningene det ville påføre den som søkte om notarialbekreftelse. Gruppen foreslo videreført en regel fra instruksen fra 1924 om at det kan gis bekreftelse på et dokument på fremmed språk når bare underskriver erklærte seg kjent med innholdet. Det ble foreslått følgende nye regel:

(§ 12).Notaren kan attestere underskrift på eller vedkendelse af indholdet i dokumenter på et for opretteren eller notaren fremmed sprog, når den, der underskriver eller vedkender sig dokumentet, erklærer sig bekendt med eller vedkender sig indholdet.

1.8.12.3 Bekreftelser på fremmed språk

Dagens praksis med å gi notarialbekreftelsen på et fremmed språk, må opprettholdes, og teksten i bekreftelsen må tilpasses det land der dokumentet skal presenteres. Notarius må sette seg inn i innholdet i de standardtekster som benyttes, selv om vedkommende for øvrig ikke behersker språket. Det vises også til anbefalingene om service under pkt 8.9 foran.

De vanlige standardtekster er på norsk, engelsk, fransk, tysk og spansk, eventuelt også italiensk. Det bør foretas en gjennomgang og eventuell korrigering av de tekster som benyttes i dag og alle embeter som har notarialsaker må ha disse tilgjengelig, enten som stempler eller som tekst som kan skrives ut. Utgangspunkt kan lettest tas i standardtekstene som benyttes ved de største notarialembetene, særlig Oslo byfogdembete, jf vedlegg 8. Justisdepartementet bør ta initiativ til en slik gjennomgang av standardtekster, jf nedenfor under kapittel 13.

1.8.13 Bekreftelse av underskriftskompetanse

1.8.13.1 Innledning

En vanlig forekommende notarialforretning er bekreftelse av underskrift kombinert med bekreftelse av at underskriver har kompetanse til å binde et aksjeselskap eller annen juridisk person med sin underskrift. Det kan være signaturrett som styreformann eller styremedlem, prokura eller kompetanse som daglig leder. Notarius publicus gir gjennom en slik bekreftelse mottaker av dokumentet sikkerhet for at den personen som har undertegnet har den nødvendige kompetanse til å forplikte den juridiske personen med sin underskrift.

I min spørreundersøkelse stilte jeg en del spørsmål knyttet til bekreftelse av underskrift sammen med bekreftelse av kompetanse og la ved noen konkrete eksempler på slike saker. Spørsmålet til embetene var om de ville gitt slik notarialbekreftelse og svaret fra mange embeter var klart: «Vi bekrefter bare underskriften.» Jeg viser her til kapittel 6 og vedlegg 6. Spørreundersøkelsen viser imidlertid at de fleste embetene har forespørsler om slike saker, selv om det bare er de største som møter dem i et større antall.

Utenriksinstruksen behandler i kapittel 8 § 2 notarialforretninger avgitt ved våre utenriksstasjoner og i kommentarene nevnes at blant forretninger som notarius publicus kan utføre er å «bekrefte at en myndighet eller person er berettiget til å foreta bestemte tjenestehandlinger, og at en person innehar en bestemt stilling, eller er berettiget til å opptre på vegne av en annen».

Internasjonalt er det klart at notarier i andre land gir slike bekreftelser, bl a i Sverige, Danmark, Storbritannia og USA. I Norge har vi også eksempler på lovgivning med krav om bekreftelse for signaturrett, jf foran under 5.4.6 og 5.4.7, forskrifter om registrering av skip i NIS og NOR:

I tilfelle underskrift på vegne av utenlandsk selskap, organisasjon eller annen juridisk person, skal notaren også bekrefte at den eller de som underskriver har myndighet til å forplikte vedkommende selskap mv.

En tilsvarende bestemmelse ble foreslått inntatt i forskrift om registrering av luftfartøy i Norges Luftfartøyregister (NLR), men det ble møtt med innvendinger fra en del notarialembeter. Hensikten med å kreve en slik bekreftelse for utenlandske selskaper er at registreringsmyndigheten skal ha sikkerhet for at dokumentet er undertegnet av den som har den formelle kompetanse til å gjøre det og dermed kunne legge dette til grunn som et faktum i den videre behandling av saken. Det må kunne hevdes at når vi i vår lovgivning krever slike bekreftelser for utenlandske selskaper, må norske selskaper kunne be om tilsvarende bekreftelser fra norsk notarius publicus for sitt bruk i utlandet. De spesielle spørsmål som knytter seg til en bekreftelse fra norsk notarius publicus for et utenlandsk selskap behandles nedenfor under pkt 8.13.5.

Etter min mening kan ikke en norsk notarius avslå en begjæring om bekreftelse av kompetanse i tillegg til bekreftelse av underskrift. Spørsmålet blir derfor hvilke undersøkelser notarius må foreta for å kunne innestå for riktigheten av en slik bekreftelse og hvordan bekreftelsen bør formuleres. Men først skal jeg gjennomgå kort gjeldende signatur- og representasjonsbestemmelser i norsk rett. Disse omfatter både bestemmelser om signatur, prokura og daglig leders representasjonsrett. Det er egentlig styret som samlet «tegner selskapets firma», hvilket betyr at det undertegner som om det er selskapet, men styret kan gi enkeltpersoner som styremedlemmer, daglig leder eller navngitte ansatte fullmakt til å forplikte selskapet. For nærværende utredning er det imidlertid ikke nødvendig å gå nærmere inn på disse terminologiske spørsmål.

1.8.13.2 Signatur- og representasjonsregler i norsk rett

1.8.13.2.1 Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper

For aksjeselskaper har lov 13 juni 1997 nr 44 følgende bestemmelser:

§ 6-30. Representasjon utad

Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma.

§ 6-31. Fullmakt til å tegne selskapets firma

(1) Styret kan gi styremedlemmer, daglig leder eller navngitte ansatte rett til å tegne selskapets firma. Slik fullmakt kan fastsettes i vedtektene, som også kan begrense styrets myndighet til å gi rett til å tegne selskapets firma.

(2) Retten til å tegne selskapets firma kan når som helst tilbakekalles. Vedtektsfestet fullmakt kan tilbakekalles av styret når generalforsamlingens beslutning ikke kan avventes uten skade for selskapet.

(3) Bestemmelsene om daglig leder i § 6-27 gjelder tilsvarende for firmategner som ikke er daglig leder eller medlem av styret.

§ 6-32. Daglig leders representasjon utad

Daglig leder representerer selskapet utad i saker som inngår i den daglige ledelse.

§ 6-33. Overskridelse av myndighet

Har noen som representerer selskapet utad etter reglene i §§ 6-30 til 6-32 ved disposisjon på selskapets vegne gått ut over sin myndighet, er disposisjonen ikke bindende for selskapet når selskapet godtgjør at medkontrahenten forsto eller burde ha forstått at myndigheten ble overskredet, og det ville stride mot redelighet å gjøre disposisjonen gjeldende.Lov 13 juni 1997 nr 45 om allmennaksjeselskaper har helt tilsvarende bestemmelser i denne lovs §§ 6-30, 6-31, 6-32 og 6-33.

De to §§ 6-33 samsvarer med en lovendring som i 1995 fant sted i den tidligere aksjelov som følge av Norges tilslutning til EØS og tilpasningen av vår aksjelov i den forbindelse, jf Ot prp nr 4 (1995-96). 65 De gjelder for øvrig etter sin ordlyd bare overskridelse av representasjonsrett, ikke spørsmålet om mulige legitimasjonsvirkninger for f eks et styremedlem som hadde signaturrett, men som har fratrådt og etter sin fratreden som styremedlem undertegner på vegne av selskapet. 66 Jeg kommer tilbake til spørsmålet under pkt 10.6.

1.8.13.2.2 Andre selskaper

Selskapsloven, lov 21 juni 1985 nr 83, gjelder for andre selskapsformer med visse unntak angitt i sel § 1-1 nr 4 og 5. Signaturbestemmelsene er gitt i lovens § 2-21:

(1) Ansvarlig selskap representeres utad av den enkelte deltaker, som også tegner dets firma. Det kan avtales at bare en eller flere deltakere skal ha rett til å tegne selskapets firma, og at de deltakere som har slik rett må utøve den i fellesskap.

(2) Har ansvarlig selskap styre, er det dette som representerer selskapet utad og tegner dets firma. Selskapsmøtet kan bestemme at bare ett eller flere styremedlemmer har rett til å tegne selskapets firma, og at de styremedlemmer som har slik rett må utøve den i fellesskap.

(3) Har selskapet faglig leder, representerer denne selskapet utad i saker som faller innenfor hans myndighet etter § 2-18. 67

(4) Når ikke annet er avtalt representerer en deltaker i indre selskap ikke selskapet eller de øvrige deltakerne.

§ 2-22 har bestemmelser om kunngjøring av begrensninger i signaturretten og overskridelse av denne:

(1) Begrensning i signaturretten som nevnt i § 2-21 første og annet ledd kan bare gjøres gjeldende overfor tredjemann når opplysning om avtalen eller beslutningen er registrert i Foretaksregisteret eller når tredjemann kjente eller burde kjent begrensningen.

(2) Har noen som representerer selskap utad ved handling på vegne av selskapet overskredet sin myndighet, er handlingen ikke bindende for selskapet dersom medkontrahenten innså eller burde innse at myndigheten ble overskredet, og det derfor ville stride mot redelighet og god tro å gjøre rett etter handlingen gjeldende.

Når det gjelder annet ledd, er det en forskjell i forhold til asl § 6-33 og asal § 6-33, som legger bevisbyrden for medkontrahentens onde tro på selskapet. Etter sel § 2-22 annet ledd skal det ved en fri bevisvurdering vurderes om medkontrahenten innså eller burde innse at myndigheten var overskredet. Forskjellen skyldes som nevnt foran EØS-tilpasningen av aksjeloven i 1995, tilsvarende endring måtte ikke gjøres i sel § 2-22.

For kommandittselskaper har sel § 3-13 følgende bestemmelse:

1) Den enkelte komplementar representerer selskapet utad og tegner dets firma. Har selskapet styre som er registrert i Foretaksregisteret, representerer den enkelte komplementar selskapet utad i saker som faller innenfor hans myndighet etter § 3-10 første ledd. Det kan bestemmes at bare en eller flere komplementarer har rett til å tegne selskapets firma, og at de som har slik rett må utøve den i fellesskap.

(2) Har selskapet styre representerer dette selskapet utad og tegner dets firma. Det kan bestemme at et eller flere styremedlemmer skal ha rett til å tegne selskapets firma, og at de som har slik rett må utøve den i fellesskap.

(3) Har selskapet daglig leder, representerer denne selskapet utad i saker som faller innenfor hans myndighet etter § 3-11, jf § 2-18.

(4) Det kan bestemmes at daglig leder eller bestemt betegnete ansatte skal ha rett til å tegne selskapets firma, og i tilfelle at de som har slik rett må utøve den i fellesskap.

(5) Bestemmelse som nevnt i første ledds tredje punktum, annet ledds annet punktum og fjerde ledds annet alternativ, kan bare gjøres gjeldende overfor tredjemann når den er registrert i handelsregisteret, med mindre tredjemann kjente eller burde kjenne bestemmelsen.

1.8.13.2.3 Andre juridiske personer

Sjøloven, lov 24 juni 1994 nr 39, kapittel 5 har regler om partrederier, hvoretter bestyrende reder har signaturrett for den daglige virksomhet, men med avgrensninger mot kjøp, salg og pantsettelse av skip, § 104. Slike selskaper er unntatt fra selskapsloven.

Det finnes for øvrig i Norge et stort og variert antall stiftelser, organisasjoner, foreninger og lag, noen lovregulerte som f eks boligbyggelag og borettslag, andre omfattet av mer faste regler gitt av høyere myndighet som f eks idrettslag og idrettskretser tilsluttet Norges Idrettsforbund eller klubber og foreninger innenfor fagorganisasjonene mv. Næringsdrivende stiftelser og organisasjoner skal registreres i Foretaksregisteret, mens andre stiftelser og organisasjoner med ideelle formål av ulike slag kan registreres i Enhetsregisteret, jf lov 3 juni 1994 nr 15. Felles for alle slike organisasjoner er at det er styret som forplikter organisasjonen, men at vedtekter eller beslutninger i enkeltsaker kan legge representasjonsretten til enkeltpersoner, enten sammen eller enkeltvis. 68 For notarius publicus vil problemet i forhold til disse juridiske personene være dokumentasjon for hvem som til enhver tid representerer den, dersom det skal bekreftes. Det omtales nedenfor under 10.6.3.

1.8.13.2.4 Prokura

Denne representasjonsformen er hjemlet i lov om prokura av 21 juni 1985 nr 80. Kompetansen er beskrevet i lovens § 1:

Har en næringsdrivende gitt noen en fullmakt som uttrykkelig er kalt prokura, eller på annen måte betegnet noen som sin prokurist, er denne bemyndiget til å opptre på vegne av foretaket i alt som hører til driften av dette. Prokuristen kan likevel ikke uten uttrykkelig fullmakt overdra eller behefte foretakets faste eiendom eller løsøre som kan registreres i skipsregisteret eller luftfartøyregisteret, eller opptre på dets vegne i søksmål.

Om registrering av prokura gjelder bestemmelsene i lov om registrering av foretak.

Kompetansen til en prokurist er ikke helt klar og har vært gjenstand for prøving noen ganger for domstolene. Det kan spørres om myndigheten faller sammen med daglig leders representasjonsrett eller om den er noe videre. Antakelig går den noe videre idet den omfatter «alt som hører til driften» av foretaket, med de unntak som bestemmelsen angir.

1.8.13.3 Foretaksregisteret

Bestemmelsene om Foretaksregisteret er gitt i lov 21 juni 1985 nr 78. Loven gir regler for hvilke foretak som er registreringspliktige, § 2-1, og hvilke opplysninger som skal registreres, § 3-1. Registreringspliktige er bl a aksjeselskaper og andre næringsdrivende selskaper, og stiftelser, foreninger og andre innretninger som driver næringsvirksomhet. Etter lovens § 3-1 nr 7 skal det registreres hvem som representerer selskapet utad og tegner dets firma. På bakgrunn av de registrerte opplysninger kan registeret gi firmaattester med foretaksopplysninger, herunder hvem som har signaturrett eller prokura. Vanlig firmaattest koster i dag kr 120. Det kan også gis notarialbekreftete firmaattester eller attest oversatt til engelsk, slike attester koster i dag kr 300.

En viktig bestemmelse er lovens § 10-1:

I forhold til rettsregler som lar det være avgjørende for tredjemanns rettsstilling om denne kjente eller ikke kjente til et forhold, anses det som er registrert etter denne lov for å ha kommet til tredjemanns kunnskap.

Meldepliktige forhold som ikke er meldt, og som er i strid med det som er registrert, kan ikke gjøres gjeldende overfor tredjemann, med mindre denne kjente eller burde kjent forholdet.

Det avgjørende tidspunkt er registreringsdato. Tenker vi oss at et tidligere signaturberettiget styremedlem undertegner på vegne av et aksjeselskap dagen etter at hans fratreden er registrert i foretaksregisteret, binder ikke underskriften selskapet. At det må være slik i de tilfelle tredjemann var klar over forholdet, synes opplagt, men var han i god tro, virker det umiddelbart urimelig at registreringen av fratreden dagen før skal gå ut over godtroende tredjemann. Det ligger ikke til denne utredning å drøfte dette spørsmålet nærmere, 69 men når det nevnes er fordi det har betydning for hvordan notarius publicus bør gi sin bekreftelse, jf nedenfor 10.6.2.

I denne sammenheng kan det være interessant å nevne EUs første selskapsdirektiv fra 1968, 70 som ble gitt bl a for å sikre vern for tredjemanns interesser ved samordningen av medlemsstatenes aksjeselskapslovgivning. Direktivet har regler om registrering og offentliggjøring av opplysninger om aksjeselskaper, bl a om signaturrett, og at disse opplysningene ikke før den sekstende dag etter dagen for offentliggjøringen kan påberopes overfor tredjemann. Det betyr at tredjemann har mer enn to uker etter registrering og offentliggjøring av endringen, til å bli kjent med endringen, ikke som i Norge samme dag som registreringsdato. 71

1.8.13.4 Enhetsregistere 72

Enhetsregisteret er opprettet med hjemmel i lov 3 juni 1994 nr 15, enhetsregisterloven. Formålet med loven er å «fremme effektiv utnyttelse og samordning av offentlige opplysninger om juridiske personer, enkeltmannsforetak og andre registreringsenheter gjennom regler for oppretting, organisering og drift av et landsdekkende enhetsregister». Flere offentlige registre er tilknyttet Enhetsregisteret, herunder Foretaksregisteret, merverdiavgiftsmanntallet og fylkesmennenes registre over stiftelser. Loven bruker uttrykket registreringsenheter og bestemmer i lovens § 4 at enheter som skal registreres i Enhetsregisteret er enheter som er registreringspliktige i tilknyttet register. Pliktig registrering i Enhetsregisteret påhviler derfor enheter som bl a skal registreres i Foretaksregisteret, jf foran pkt 8.13.3.

Loven åpner også for frivillig registering i Enhetsregisteret. I forskrift til loven 9 februar 1995 nr 114 § 8 er det åpnet for at enhetstyper som er nevnt i lovens § 4, men som ikke har registreringsplikt i tilknyttet register, kan bli registrert i Enhetsregisteret.

Lovens §§ 5 og 6 angir hva som skal gis av opplysninger ved registrering. Blant slike er opplysninger om signatur og prokura. Ved registrering får enheten et organisasjonsnummer, som er nøkkel til all informasjon i databasene til Brønnøysundregistrene. Fra Enhetsregisteret kan det gis utskrifter som inneholder sentrale opplysninger om juridiske personer, enkeltmannsforetak, stiftelser, foreninger mv. Utskriftene kan være signert og notarialbekreftet.

1.8.13.5 Utenlandske selskap, organisasjon eller annen juridisk person

Som nevnt foran, pkt 8.13.1, kreves det i registeringsforskriftene til NIS og NOR at notarius publicus for utenlandske selskaper mv skal bekrefte at vedkommende som undertegner har kompetanse til å gjøre det på vegne av sin oppdragsgiver. Dette påbudet må i hovedsak være rettet mot notarius publicus i vedkommende selskaps hjemland. Det er svært ulike regler om signatur i andre land, også når det gjelder forekomsten av registre som kan gi bekreftelser om signaturrett. Innenfor EU krever første selskapsdirektiv av 1968 at det skal opprettes handelsregistre i alle medlemsstatene, men det kan i dag ikke kreves at norsk notarius publicus skal forholde seg til mulige utskrifter fra disse, heller ikke det som ellers måtte bli fremlagt som dokumentasjon. Blir en norsk notarius publicus bedt om å gi en slik bekreftelse som disse forskriftene krever for et utenlandsk selskap mv, må begjæringen kunne avslås og vedkommende selskap henvises til notarius publicus i hjemlandet.

På dette området er det en utvikling som vil få betydning. Flere land i Europa har gått sammen om å etablere European Business Register, som er et europeisk nettverk for utveksling av foretaksinformasjon basert på et konsept om å knytte sammen flere brukersystem. Via EBR er offisiell informasjon om europeiske foretak tilgjengelige on-line over hele Europa. I første omgang kan EBR tilby informasjon fra åtte nasjonale foretaksregistre i tillegg til Norge, men på lang sikt er målsettingen å kunne tilby samme informasjon fra alle nasjonale registre i EU's indre marked. De åtte landene som i dag er med er Belgia, Danmark, Frankrike, Hellas, Italia, Norge, Spania, Sverige og Østerrike. Nærmere opplysninger om denne tjenesten finnes på http://www.brreg.no/ebr/index2.htm Tjenesten kan kanskje på sikt redusere etterspørselen etter notarialbekreftete opplysninger om signatur, eventuelt føre til at norsk notarius publicus lettere vil kunne få tilgang på opplysninger om underskriftskompetanse.

1.8.14 Ferdigtrykte notarialbekreftelser

Ved bruk av standardpåtegninger i form av stempel eller maskinskrevet på dokumentet av notarius, har notarius full kontroll med hvilken bekreftelse som gis. Men ofte er det et ferdig skrevet eller trykket dokument som blir forelagt for notarialbekreftelse. Da kan den ferdigtrykte teksten være i samsvar med det man bruker i mottakerlandet, men svært forskjellig fra den standardteksten en norsk notarius ville brukt. Et eksempel kan være følgende:

Vanlig standardtekst:

I hereby certify that this doocument is signed by NN

Oslo byfogd og notarius publicus, (dato)

Utenlandsk tekst (brukt i England):

TO ALL TO WHOM these presents shall come I Notary Public of the City of Bergen, duly admitted and sworn DO HEREBY CERTIFY the genuineness of the signature Ola Nordmann at foot of the document hereunto annexed, such signature having been this day subscribed in my presence by Ola Nordmann, holder of Norwegian Passport number ......

IN FAITH AND TESTIMONY whereof I the said notary have subscribed my name and set and affixed my seal of office at ......aforesaid this ......day of ...... twothousand.

Innholdsmessig er det ingen forskjell på de to tekstene, og da må den norske notarius kunne bruke den ferdigtrykte teksten selv om den er mer ordrik enn den norske. Å stryke over denne og bruke stempel med egen tekst, gir etter min mening et uryddig bilde av notarialbekreftelsen og ser mindre tillitvekkende ut. At norske notarier ikke særskilt er «duly sworn» som notarius publicus og ikke har en lisens som utløper en bestemt dato, slik notary publics i USA har, bør ikke tillegges avgjørende betydning i denne sammenheng.

Men blir den ferdigtrykte teksten så komplisert og overlesset at den norske notarius føler seg utrygg på innholdet, må man velge egen tekst. Det samme gjelder om den ferdigtrykte teksten er skrevet på et språk som notarius ikke behersker.

I dokumenter fra en del land, særlig USA, kreves det at vedkommende i tillegg til å få underskriften bekreftet, også skal avlegge ed, «subscribed and sworn before me». I Norge benyttes ikke lenger edfestelse, bare forsikring, som har samme strafferettslige virkninger om den er falsk. Siden forsikring, «solemn affirmation» er godkjent som et alternativ også i andre land, må man i disse tilfellene kunne endre den ferdigtrykte teksten. Jeg viser ellers om dette til drøftelsen under pkt 10.7.

1.8.15 Krav til legitimasjon og personlig fremmøte

1.8.15.1 Legitimasjon

Den som møter hos notarius publicus og ber om notarialbekreftelse, må kunne legitimere seg. Hvilke krav som skal stilles til gyldig legitimasjon kan diskuteres, fordi mulighetene for forfalskninger alltid vil være til stede. Også pass og førerkort kan visstnok forfalskes, men fordi det er vanskelig å gjøre det, er det grunn til å regne med at sjansen er liten for at et slikt forfalsket legitimasjonsdokument fremlegges. I alle fall må det være noen legitimasjonsdokumenter som kan aksepteres, i tillegg må berettiget mistenksomhet være på sin plass om omstendighetene tilsier det.

I medhold av lov 10 juni 1988 nr 40 om finansieringsvirksomhet og finansinstitusjoner § 2-17, har Finansdepartementet fastsatt i forskrift 7 februar 1994, senest endret 9 september 1998 nr 866, regler om legitimasjonskontroll og tiltak mot hvitvasking av penger, Hvitvaskingsforskriften. 73 Siktemålet med regelverket er å sikre at institusjoner som omfattes av reglene, foretar en forsvarlig identitetskontroll av sine kunder. Kravet gjelder ved etablering av kundeforhold, ved større transaksjoner eller der det er mistanke om at transaksjonen har tilknytning til utbytte av en straffbar handling. Forskriftens § 3 har nærmere angitte krav til legitimasjonsdokumenter som kan aksepteres. Reglene gjelder bl a for alle banker og Posten. 74

Legitimasjonsdokumentene som fremlegges skal være utstedt av offentlig myndighet, eller av annet organ hvis kontrollrutiner for dokumentutstedelse er betryggende og det er allmennt akseptert at dokumentet for øvrig har et tilfredsstillende sikkerhetsnivå. Slike alternative organ kan være bankene og Posten. Dokumentet skal inneholde:

• fullt navn,

• fødselsnummer, evt. D-nummer, eller for diplomater og NATO-personell særskilt nummer

• fotografi (påsatt slik at det ikke kan byttes, f eks ved at bildet er lasergravert eller delvis stemplet, eller at dokumentet er laminert.)

• navnetrekk

• utsteders navn

For fysiske personer som ikke er tildelt norsk fødselsnummer eller D-nummer skal legitimasjonsdokumentene inneholde opplysning om fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap.

D-nummer kan tildeles fysisk person som ikke fyller vilkåret for å få tildelt fødselsnummer og som bl a er i forretningsforhold med norsk bank eller annen institusjon som er underlagt reglene i finansieringsvirksomhetsloven, se forskrift om D-nummer gitt av Skattedirektoratet 14 februar 1995.

Eksempler på legitimasjonsdokumenter som tilfredsstiller forskriftens krav er:

• Gyldig pass

• Fremmedpass

• Reisebevis for flyktninger

• Asylsøkers ID-kort

• EU-kort

• Norsk bankkort

• Førerkort utstedt etter våren 1989

• Forsvarets ID-kort

• Politiets ID-kort

• Postens ID-kort, utstedt etter 01.10.1994

Oslo byfogdembete har i sin interne rutinebeskrivelse i tillegg følgende akseptable legitimasjonsdokumenter:

• Eldre førerkort: Godtas sammen med annen form for identitetsdokument (f eks fødselsattest, vigselsattest, skattekort, vernepliktsbok, navnebevitnelse fra folkeregisteret, tjenestebevis, pressekort, studiekort e l)

• Postverkets eldre identitetskort: Godtas sammen med annen form for identitetsdokument.

• Pressekort fra Norsk Presseforbund og Den Norske Fagpresses Forening: Godtas sammen med annen form for identitetsdokument.

• Tjenestebevis eller kort som gir adgang til arbeidsplass eller virksomhet: Godtas sammen med annen form for identitetsdokument.

Eksempler på dokumenter som finansinstitusjonene ikke godtar som legitimasjon er:

• Kredittkort, faktureringskort o l

• Postens identitetskort utstedt før 01 10 1994

• Månedskort for buss, trikk, tog o l

• Medlemskort i foreninger

• Skolebevis og studiebevis

• Vernepliktsbok

For juridiske personer innført i Foretaksregisteret, må det kreves firmaattest av nyere dato. Det samme må gjelde opplysninger om juridiske personer innført i Enhetsregisteret.

1.8.15.2 Personlig fremmøte

Hovedregelen er at den som ber om en bekreftelse, må møte personlig for notarius publicus. Dersom dokumentet allerede er undertegnet før fremmøte og det derfor er tale om at vedkommende skal vedkjenne seg underskriften, bør vedkommende anmodes om å undertegne på et blankt ark slik at underskriften kan sammenlignes med underskriften på dokumentet.

Ved bl a byfogdembetene i Oslo og Bergen er det åpnet adgang for at brukere som hyppig har behov for notarialbekreftelser av underskrifter, kan deponere en signaturprøve hos notarius. Når et dokument fra en slik person blir forelagt for bekreftelse, blir underskriften sammenlignet med prøven man har i arkivet. Dette er en ekstraservice for personer i større firma eller foretak, eksportbedrifter, rederier, banker og finansinstitusjoner, som ofte har behov for notarialbekreftelser, men som vanskelig eller ikke uten unødig tidsspille, kan møte hos notarius hver gang.

Deponeringen foregår ved at et eget skjema fylles ut og undertegnes ved personlig fremmøte hos notarius og med fremleggelse av gyldig legitimasjon. Skjemaet som benyttes ved Bergen byfogdembete er tatt med som vedlegg 7. Originalskjemaet oppbevares hos notarius publicus, deponenten får en kopi av skjemaet. Deponeringen gjelder for 2 år og makuleres deretter uten ytterligere varsel hvis den ikke blir fornyet. Deponenten må selv sørge for fornyelsen.

Ved slik deponering slipper vedkommende å møte for hver gang underskriften skal bekreftes. Men dersom bekreftelsen på det aktuelle dokument krever at vedkommende skal ha møtt for notarius publicus og undertegnet dokumentet i dennes påsyn, eller det skal avlegges forsikring, må vedkommende møte frem personlig.

Oslo byfogdembete har også som en ekstra service åpnet for at dersom det skal deponeres mer enn 10 signaturer for ett selskap, kan det avtales at signaturprøvene hentes hos selskapet, f eks i forbindelse med et styremøte. For Oslo-baserte selskaper med avdelinger andre steder i landet, kan deponering av skjema for underskrifter fra avdelingene skje gjennom signaturprøve avgitt hos notarius publicus på vedkommendes hjemsted.

Tilsvarende signaturprøver sammen med stempelprøver benyttes for statsautoriserte translatører.

Muligheten for feil er her absolutt til stede, og jeg er derfor skeptisk til ordningen. Etter min mening bør man ikke velge denne løsningen uten at det er absolutt behov for det og notarius kan føle seg trygg på at den ikke kan bli misbrukt. Det blir et spørsmål om tillit, fordi kontroll av underskriften aldri vil kunne bli sikker. Underskriften kan være forfalsket, enten ved etterligning eller ved bruk av moderne kopieringsmuligheter eller skanning. Slike forfalskninger vil det ikke være lett å oppdage. Det bør derfor alltid vurderes hvem som skal få benytte en slik adgang og vurderes nøye hvilket kjennskap man har til vedkommende personer eller selskap. Notarius må føle seg trygg med den valgte fremgangsmåte og at rutinene omkring det er forsvarlige. Selv om jeg personlig ikke liker denne ordningen, må den kanskje av servicemessige grunner aksepteres, i hvertfall i begrenset omfang.

I USA er man meget meget klare på at underskrifter ikke kan notarialbekreftes uten personlig fremmøte. Bare i spesielle tilfelle godtar noen delstater en løsning med «Proof by Subscribing Witness», som går ut på at en annen enn underskriver møter frem hos notarius og bekrefter med avleggelse av ed eller forsikring, at vedkommende personlig har sett at dokumentet ble undertegnet av NN, som selv ikke har anledning til å møte frem for notarius. I USA har man imidlertid lettere tilgang til en notarius, og større selskapet har egne ansatte som har autorisasjon som notary public.

Det tillates ikke deponering av underskriftprøver i Danmark eller Sverige.

1.8.16 Kopier av tilleggsdokumentasjon

Tilleggsdokumentasjon vil som regel være firmaattester, men kan også være tilleggsdokumentasjon for identitet, jf foran Oslo byfogdembetes liste over akseptabel legitimasjon.

Det må utvises stor varsomhet ved fremleggelse av tilleggsdokumentasjon, og med dagens kopieringsteknikk kan ubekreftede kopier ikke aksepteres i noen form. Også firmaattester som fremlegges som originaler, kan i dag kopieres så godt at notarius kan bli lurt. Det er nok å vise til at det stadig oftere oppdages pengesedler som er kopiert på vanlige datautstyr med et så godt resultat at de blir tatt for å være ekte. Notarius publicus må være klar over dette og ved mistanke om uredelighet sjekke den fremlagte original, eventuelt ringe Foretaksregistret eller bruke Brønnøysundfaksen.

Ved Oslo byfogdembete og Bergen byfogdembete godtas ingen former for kopier av firmaattester, heller ikke kopier bekreftet av advokat. Foretaksregistret utsteder i dag sine originale firmaattester på grønt papir, mens registerets engelskspråklige firmaattester blir utskrevet på hvitt papir, underskrevet og stemplet med rødt stempel fra Foretaksregisteret. Foretaksregisteret er for øvrig også selv bemyndiget til å notarialbekrefte egne attester, jf foran pkt 4.6.

1.8.17 Straffebestemmelser

Straffeloven § 166 setter straff for den som avgir uriktige opplysninger til notarius publicus. Medvirkning er også straffbart. Er det avgitt forsikring er strafferammen høyere, jf strl § 163 annet ledd. I forbindelse med avleggelse av forsikring bør det opplyses om den strafferettslige siden ved avgivelse av forsikring.

Det hører ellers ikke med til denne utredning å gå dypere inn i de strafferettslige spørsmålene.

1.8.18 Kjæremål

Rl ikrl § 8 fastsetter at avgjørelser under notarialforretninger kan påkjæres til lagmannsretten. For avgjørelser truffet av norsk notarius i utlandet kan det også anvendes kjæremål og Borgarting lagmannsrett er da kjæremålsinstans. For avgjørelser truffet av sysselmannen som notarius publicus på Svalbard, er Hålogaland lagmannsrett kjæremålsinstans, jf Svalbardloven § 6. For notarius publicus som vigsler inneholder el § 14 fjerde ledd bestemmelse om klage til fylkesmannen over nektelse av å foreta vigsel. Det samme gjelder ved registrering av partnerskap, jf forskrift 7 oktober 1993 nr 748 § 21.

For den som har mottatt underretning om avgjørelsen, bestemmer rl ikrl § 8 at kjæremålsfristen er to uker fra vedkommende mottok underretningen. For andre er fristen to uker fra den dag vedkommende har fått eller burde ha skaffet seg kjennskap til avgjørelsen, likevel ikke senere enn tre måneder fra det tidspunkt avgjørelsen ble truffet.

For kjæremålssaken gjelder tvistemålslovens og domstollovens regler om kjæremål, rl ikrl § 8 jf tingl § 3 annet ledd, men for avgjørelse av om kjæremålet likevel skal behandles selv om kjæremålsfristen er oversittet, gjelder forvaltningsloven § 31, jf tingl § 10 annet ledd. Saksomkostningsavgjørelsen skal følge reglene i forvaltningsloven § 36 første og annet ledd og fjerde ledd første og annet punktum.

Rl ikrl § 8 jf tingl § 10 tredje ledd bestemmer at notarius skal tilrettelegge saken for kjæremålsretten og gi slik redegjørelse som er nødvendig for kjæremålsretten.

For tinglysing har tingl § 7 bestemmelser om fremgangsmåten ved nektelser, men det er ikke gitt noen regler om hvordan en nektelse av å foreta en notarialbekreftelse skal foretas eller meddeles. Siden kjæremålsadgangen ble innført i 1990 har det så vidt vites ikke vært noen kjæremål, noe som viser at dette ikke er noe stort praktisk problem. I praksis unngår man eventuelle problemer gjennom alternative løsninger som tilfredsstiller alle parter. Men når det blir truffet en formell avgjørelse under en notarialforretning, i praksis trolig nektelse, bør vedkommende notarius være oppmerksom på muligheten for kjæremål og sikre beviset for når det ble gitt underretning. Helst bør slik underretning gis skriftlig, men i praksis er det nok som regel slik at nektelsen blir gitt muntlig direkte overfor den som ber om bekreftelsen eller en representant for denne. I alle fall må det påligge notarius en plikt til å orientere om kjæremålsadgangen.

«Andre» som har kjæremålsadgang vil være de som har rettslig interesse i å kunne påkjære avgjørelsen. Hvem det er, må avgjøres konkret for den enkelte sak. Det vil være personer som enten selv eller på vegne av en juridisk person, kan bli påført tap eller ulemper om notarialbekreftelse nektes. Det beste eksempel vil være styreformannen for det selskap som trengte notarialbekreftelsen. Andre kan være statsautorisert translatør i forbindelse med oversettelser, lege i forbindelse med adopsjonssaker, medarvinger eller familie ved dokumenter i tilknytning til arv i utlandet osv.

Det er heller ikke gitt regler om begrunnelse av avgjørelser under notarialforretninger, men det må være et krav at det sammen med avgjørelsen blir gitt en begrunnelse. Når avgjørelsen først er påkjært, kan notarius gi ytterligere begrunnelse for sin avgjørelse ved oversendelsen til kjæremålsretten, men denne redegjørelse bør ikke inneholde en annen begrunnelse enn den som ble gitt ved avgjørelsen, bare en utdyping og nærmere begrunnelse for standpunktet.

Valgloven § 17 inneholder en særegen klageordning, der klage over vedtak om registrering av politiske partier skal avgjøres av en nemnd oppnevnt av departementet. Denne ordningen bryter med prinsippet om domstolenes uavhengighet og bør endres. Antakelig burde ordningen med registrering av politiske partier hos notarius publicus i Oslo vært endret og godkjenningsordningen lagt til en annen instans enn notarius publicus.

1.9 Legalisering og apostille

1.9.1 Innledning

De mest vanlige notarialbekreftelsene gjelder bekreftelse av underskrifter, eventuelt kombinert med bekreftelse av kompetanse, og mottakelse av forsikring. Formålet med slike bekreftelser er å skaffe påkrevet dokumentasjon i forbindelse med at dokumentet skal benyttes i utlandet, og da oppstår spørsmålet om det også er nødvendig å få bekreftet notarialbekreftelsen. Noen må kanskje bekrefte at den er gitt av lovlig notarialmyndighet. Notarius publicus som har gitt en bekreftelse innenfor sin kompetanse og på korrekt måte, har i prinsippet avsluttet sin oppgave. Bekreftelse av notarius publicus' underskrift og kompetanse må derfor gis av andre offentlige myndigheter, men innenfor rettledningsplikten til notarius publicus må ligge en plikt til å kunne orientere også om de videre bekreftelsesrutiner. Det er derfor naturlig kort å gi en fremstilling av reglene om legalisering og apostille.

1.9.2 Legalisering

Med legalisering forstås bekreftelse av en offentlig funksjonærs underskrift med bekreftelse av at underskriveren er innehaver av den stilling som er angitt i dokumentet og i den egenskap har rett til å underskrive et slikt dokument. Legalisering innebærer ingen bekreftelse på at dokumentets innhold er korrekt. Norske ambassader og konsulater legaliserer utenlandske dokumenter som skal ha rettsvirkning i Norge, mens UD, utenlandske ambassader og konsulater gjør det samme med norske dokumenter som skal tillegges rettsvirkning i deres respektive land. Blant slike dokumenter kan være dokumenter påført bekreftelse av norsk notarius publicus, 75 men også offentlige dokumenter som ulike attester utstedt av offentlig myndighet, bl a fødselsattester, dåpsattester og ekteskapsattester.

1.9.3 Apostille

Skal prosedyrer med bekreftelse av bekreftelsen virke med absolutt sikkerhet, kan man få en lang kjede med slike bekreftelser. For å forenkle disse prosedyrene ble det i Haag 5 oktober 1961 vedtatt en konvensjon kalt «Convention Abolishing the Requirement of Legalisation of Foreign Public Documents». 76 Norge sluttet seg til konvensjonen i 1983.

Etter konvensjonens artikkel 1 gjelder den «public documents», som i den norske oversettelsen er kalt «offentlige dokumenter». Disse er definert slik i konvensjonen:

1. Dokumenter som stammer fra en myndighet, eller en tjenestemann som hører under en statlig domstol, derunder dokumenter som stammer fra påtalemyndigheten, en rettsskriver eller et stevnevitne.

2. Dokumenter opprettet av administrativ myndighet.

3. Notarialakter.

4. Offentlige attester, så som registreringsbevis, som bekrefter at et dokument eksisterte på en gitt dato og underskriftsbekreftelser, påført et privat dokument. 77

Etter artikkel 2 skal enhver kontraherende stat frita slike dokumenter for legalisering om de skal fremlegges på dens territorium. For bekreftelse av underskriftens ekthet, underskriverens stilling ved undertegningen og i tilfelle identiteten av segl eller stempel som er påført dokumentet, er det etter artikkel 3 tilstrekkelig med en bestemt type bekreftelse kalt apostille. Den gis av kompetent myndighet i vedkommende land og kan påføres dokumentet med et stempel eller heftes ved dokumentet. Attesten skal være i samsvar med den modell som konvensjonen angir, jf nedenfor. Overskriften skal være på fransk, «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)», ellers kan man benytte eget lands språk.

I Norge er det delegert til fylkesmannen å gi apostille, og korrekt utfylt apostille bekrefter ektheten av dokumentets underskrift, underskriverens stilling ved undertegningen og segl eller stempel påsatt dokumentet (artikkel 5). Ytterligere bekreftelse kan ikke kreves. Fylkesmannen skal føre et register eller protokoll med oppgave over foretatte attestasjoner hvor bl a nummeret på apostillen skal fremgå, dato, navn på underskriver, stilling og eventuelt stempel. Interesserte skal senere kunne få bekreftelser fra det som er registrert i registeret eller protokollen.

På neste side er inntatt et eksempel på en apostille med foreskrevet tekst.

Pr 1 januar 1997 hadde følgende land ratifisert konvensjonen:

Antigua og Barbados, Argentina, Armenia, Australia, Bahamas, Belgia, Belize, Bosnia-Herzegovia, Botswana, El Salvador, Fiji, Finland, Frankrike, Hellas, Hviterussland, Israel, Italia, Japan, Kroatia, Kypros, Latvia, Lesotho, Liechtenstein, Luxembourg, Makedonia, Malawi, Malta, Marshall Islands, Mauritius, Mexico, Mozambique, Nederland, Norge, Panama, Portugal, San Marino, Russland, Seychellene, Slovenia, Sør-Afrika, Spania, Storbritannia, Surinam, Sveits, Swaziland, Tonga, Tyrkia, Tyskland, Ungarn, USA og Østerrike.

Som det fremgår av listen over konvensjonsstater, mangler flere av de større land i verden, hvilket betyr at ordningen med legalisering fortsatt består. Apostille benyttes der det er anledning til det, men det har internasjonalt fremkommet kritikk mot ordningen, fordi den myndighet som gir apostille ikke har noe ansvar for dokumentets innhold. Særlig når det gjelder artikkel 1 litra c) har kritikken gått på at det gis apostille på handlinger som ikke tilfredsstiller kravene til å være «notarial acts». Kritikken har sammenheng med behovet for sikkerhet for at riktigheten av innholdet i et utenlandsk dokument. Her gjør særlig forskjellen mellom civil law notaries (Latin notaries) og common law notaries seg gjeldende. Om dette vises det til pkt 7.2 foran.

Jeg er ikke kjent med at ordningen med utstedelse av apostille i Norge har medført spesielle problemer.

1.10 Dagens notarialpraksis - de enkelte sakstyper

1.10.1 Innledning

Bekreftelser av ulike slag er hovedoppgaven til notarius publicus og det store flertall av saker består i bekreftelse av underskrift. I noen tilfelle brukes bekreftelse av underskrift også der man burde ha gått lengre, f eks ved å bekrefte signaturrett i firma e l, jf pkt 10.6 nedenfor. Jeg vil i dette kapittel gjennomgå ulike typer notarialsaker som forekommer ved embetene og gi en anvisning på hvordan de bør behandles. Ikke alle embeter har hatt alle disse sakstypene, men gjennomgåelsen dekker de aller fleste saker den norske notarius i praksis møter. Jeg har ikke foretatt eller iverksatt en systematisk gjennomgåelse av standardtekster på aktuelle språk, men gir i vedlegg 8 eksempler på slike tekster. Samlingen er i det vesentligste basert på praksis ved Oslo byfogdembete.

1.10.2 Vigsler

Notarius publicus er vigsler etter ekteskapsloven og den som forestår registrering av partnerskap etter partnerskapsloven. Antallet vigsler varier sterkt mellom store og små embeter, fra færre enn 20 ved noen embeter til 1297 ved Oslo byfogdembete i 1996. Også registreringer av partnerskap varierer fra ingen til 80 i 1996 i Oslo. Som vigsler har notarius publicus fra tid til annen problemer knyttet til prøving av ekteskapsvilkår, særlig knyttet til ekteskap hvor en av partene, eller begge, ikke er fast bosatt i Norge, jf el § 7 første ledd litra h. Disse spørsmål kunne fortjene en egen utredning, men jeg tar dem ikke opp til drøftelse her.

1.10.3 Veksel- og sjekkprotester

1.10.3.1 Innledning

Dette er lovbestemte oppgaver som følger av vl § 87 og sjl § 65. I praksis forekommer i dag ikke sjekkprotester, mens antallet vekselprotester er lavt. Oslo byfogdembete har opplyst at de i 1996 hadde 135 vekselprotester, men antallet synker for hvert år. Bergen byfogdembete hadde i 1996 20, Trondheim byfogdembete 15 og Indre Follo sorenskriverembete 2 slike saker. De øvrige embetene har svart at de ikke lenger har vekselprotester.

Også utenlands har antallet veksel- og sjekkprotester sunket betydelig, og det har vært foreslått å fjerne hele ordningen. I USA har man i Model Notary Act utelatt protester som notarialoppgave. 78 Årsaken til det lave antall vekselprotester antas å være at denne type betalingsforpliktelser er blitt umoderne og at annen betalingsformidling og sikring av bevis for manglende betaling, heller benyttes. Det er heller ikke grunn til å anta at antallet vil øke igjen i fremtiden.

Reglene for protest av veksler er lite kjent og oppfattes som kompliserte. Hensikten med protest for manglende betaling er å fastslå at trassaten (eller domisiliaten) tross lovlig forevisning, ikke betaler. Protesten blir et formelt bevis på manglende betaling og utløser de misligholdsbeføyelser som vekselloven hjemler. Forut for protesten skal vekselen forevises, og dette skjer i praksis i forbindelse med protesten. Kan vedkommende betale, må notarius ta imot betalingen og protest kan ikke opptas.

Protest opptas etter vl § 87 av den embetsmann som notarialforretningene hører under. I lensmannsdistrikt kan protest opptas av lensmannen, ellers kan den opptas av hovedstevnevitnet når enten Kongen gjør vedtak om det eller notarius publicus ikke har kontor i kommunen. I hastetilfelle kan også et stevnevitne oppta protest.

En veksel har påført forfallsdato. Skyldneren har to løpedager på seg til å betale før vekselen kan leveres til protest. Lørdager og søndager regnes ikke med, slik at dersom forfallsdag er en lørdag eller søndag, regnes løpedagene fra den påfølgende mandag.

Vekselprotester er gebyrpliktige og betales med halvt rettsgebyr for hver person det opptas protest hos.

I det følgende gjengis i noe redigert form rutinene for vekselprotester slik de praktiseres ved Oslo byfogdembete.

1.10.3.2 Mottak av vekselprotest

Vekslene skal umiddelbart føres inn i vekselboken med antall veksler, hvem som har levert vekslene og vekslenes pålydende. Vekslene tildeles saksnummer etter listen i vekselboken.

Funksjonæren sjekker vekselen og ser etter forfallsdato, beløp, hvem som skylder penger (trassaten) og hvem som skal ha pengene. Videre må det sjekkes om vekselen er betalbar ved en navngitt bank i Oslo eller «domisiliert» en navngitt bank i Oslo. Dersom ikke vekselen er domisiliert en navngitt bank i Oslo og trassaten heller ikke har adresse i Oslo, skal vekselen som hovedregel avvises.

En domisiliert veksel er en veksel som skal betales på et bestemt sted. Dersom vekselen er domisiliert en navngitt bank og det er denne banken som har levert vekselen til protest, er det ikke nødvendig å ringe trassaten. Vekselen blir å anse som protestert ved bankens bud.

1.10.3.3 Foreleggelse av veksel for skylder ved hjelp av telefon

Banken eller den som rekvirerer vekselprotest skal oppgi forretningsadresse eller bopelsadresse og telefonnummer til den protesten skal opptas hos. Hvis dette ikke er gjort, må funksjonæren finne telefonnummer til skyldner i telefonkatalogen eller hos opplysningen. Man ringer så opp og ber om å få snakke med den som har signert vekselen. Er han ikke til stede, må man prøve å komme i kontakt med økonomiansvarlig, daglig leder eller en i styret. Dersom ingen av dem er til stede, forteller man hva det gjelder og spør om det er noen andre som kan vedta protesten. Dersom ingen av de tilstedeværende kan vedta protesten, spør man om hvor disse personene kan treffes, privat eller på mobiltelefon.

Når man har kommet frem til riktig person, sier man hvor man ringer fra og at det gjelder en vekselprotest. Man forelegger vekselprotesten for vedkommende ved å oppgi pålydende, hvem som skal ha pengene, forfallsdato og hvilken bank som har levert inn protesten. Man spør så om vedkommende vedtar protesten for manglende betaling.

Navn, hva som svares, dato og tid, noteres. Det er opplysninger som skal anføres i protestdokumentet.

Hvis skyldner ikke er enig i protesten, f eks fordi det hevdes at vekselen er betalt, bes vedkommende ringe banken som deretter må ringe notarius før stengetid om protesten skal trekkes.

Kommer man ikke i kontakt med skyldneren, gjøres nytt forsøk om morgenen den påfølgende dag. Dersom skyldneren ikke har vedtatt protesten og banken ikke har trukket den, kontaktes banken den påfølgende dag om dette.

Dersom vekselprotesten ikke trekkes eller det er umulig å forelegge skyldneren vekselen ved hjelp av telefon, må vekselen forelegges skyldneren på bopel eller forretningsadresse.

1.10.3.4 Foreleggelse av veksel på bopel eller forretningsadresse

Kopi av vekselen og et følgeskjema utferdiges. Dersom trassaten er til stede og vedtar protesten, noteres det på følgeskjemaet. Det noteres navn på den som har vedtatt protesten, sted, dato og klokkeslett. Videre må den som har forelagt vekselen for trassaten signere vekselkopien.

Dersom trassaten ikke vedtar protesten, noteres det på vekselkopien, og han henvises til banken. Er ikke trassaten på oppgitt adresse, noteres det og banken kontaktes. Ønsker trassaten å betale, er man pliktig til å ta imot betalingen. Er vekselen pålydende i utenlandsk valuta og det betales i norske kroner, må informasjon om kurs innhentes fra bank. Dersom hele beløpet betales, skal vekselen utleveres trassaten.

1.10.3.5 Utstedelse av protestdokument

Protestdokument skal utstedes innen 24 timer etter at vekselen ble innlevert. Kopi av vekselens for- og bakside kopieres til baksiden av protestdokumentet. Vekselens bakside stemples med stempel for vekselprotest og dateres. Veksel og protestdokument skal underskrives av dommer og stemples med embetsstempel. Etter underskrift tas kopi som vedlegges protokollen.

1.10.3.6 Fremgangsmåten ved protest av sjekker

Fremgangsmåten ved protest av sjekker er angitt i sjl. § 65. I mangel av annen avtale opptas protesten i vedkommende banks forretningslokale i den alminnelige banktid. Fremgangsmåten følger ellers fremgangsmåten for protest av veksler. Sjekkprotester har i praksis falt helt bort.

1.10.4 Loddtrekninger

Loddtrekninger er ikke lenger en oppgave for notarius publicus slik det var tidligere og visstnok fortsatt er i bl a Sverige og Danmark. 79 Lov om lotterier 24 februar 1995 nr 11 og forskrift nr 185 av samme dato legger ansvaret for trekning til politiet. Det gjelder etter lovens § 1 de vanlige lotteritypene der man ved kjøp av lodd «kan erverve en gevinst som følge av trekning, gjetting eller annen fremgangsmåte som helt eller delvis gir et tilfeldig utfall», ulike lykkespill, gevinstautomater mv. Lotterier kan enten forhåndstrekkes eller trekkes etter endt loddsalg, og trekning foretas «av politiet eller annen myndighet etter departementets bestemmelse», lovens § 8. Forskriftene legger trekningen til politiet i det distrikt hvor tillatelsen er gitt.

En ny lotterilov med forslag om et eget lotteritilsyn er foreslått i Ot prp nr 84

(1998-99). Lovforslaget er ikke ferdigbehandlet i Stortinget.

Etter lov om pengespill 28 august 1992 nr 103 som bl a omfatter Lotto, Viking Lotto, Flax, Pengelotteriet mv, føres tilsyn med trekningen av en egen kontrollkomité oppnevnt av Kulturdepartementet.

Uttrekninger av obligasjoner for innfrielse, som tidligere også var en oppgave for notarius publicus, er nå overtatt av Verdipapirsentralen etter at man fikk ordningen med dokumentløse verdipapirer. Trekningen skjer maskinelt styrt av et dataprogram utviklet i 1985 i samarbeid med notarius publicus i Oslo og med Norsk Regnesentral som nøytral sakkyndig instans. Verdipapirsentralens kontrollkomité og EDB-revisjon fører kontroll med at trekningen skjer etter de regler som er gitt og foretar jevnlige stikkprøvekontroller.

1.10.5 Bekreftelse av underskrift

En rekke forskrifter gir anvisning på at notarius publicus kan bekrefte underskrifter, jf foran pkt 5.4, men de fleste underskriftsbekreftelser som notarius foretar, har sammenheng med dokumenter som skal benyttes i utlandet. Vedkommende som vil ha sin underskrift bekreftet, må legitimere seg hvis vedkommende ikke er kjent og undertegne dokumentet i påsyn av notarius eller en funksjonær hos notarius. Har vedkommende allerede undertegnet, kan han vedkjenne seg underskriften, men bør likevel undertegne på et blankt ark for at underskriften kan sammenlignes med den som skal bekreftes. Det er noen steder åpnet adgang for deponering av underskrifter. Det vises om dette til pkt 8.15.2 foran.

Bekreftelse av underskrift har alle notarialembetene, antallet varierer fra 4-5 ved de minste embetene til mer enn 8000 ved Oslo byfogdembete. Sakene skaper ingen rettslige problemer når det bare er underskriften som skal bekreftes og alle embeter har standardtekst for slike bekreftelser på flere språk.

Bekreftelsen kan lyde slik: Det blir herved notarialbekreftet at NN har underskrevet dette dokument.

I hereby certify that this document is signed by NN

1.10.6 Bekreftelse av kompetanse

1.10.6.1 Innledning

Under pkt 8.13 har jeg drøftet spørsmålet om bekreftelse av underskriftskompetanse i forbindelse med at notarius bekrefter selve underskriften. Etter min mening kan ikke notarius nekte å gi slik bekreftelse, men drøftelsen viser at det er god grunn til å utvise forsiktighet. Kompetansen må være dokumentert på tilfredsstillende måte og det må foreligge sikkerhet for at kompetansen ikke er bortfalt. Det kan imidlertid stilles spørsmålstegn ved hvor langt notarius kan gå i sin bekreftelse av kompetanse, f eks om det kan kreves bekreftet at vedkommende som underskriver handler innenfor sin fullmakt som f eks daglig leder, prokurist eller bestyrende reder. Disse spørsmål kommer jeg tilbake til i pkt 10.6.3 nedenfor.

1.10.6.2 Henvisning til firmaattest

Den vanligst formen for bekreftelse av kompetanse som benyttes i Norge er følgende:

I hereby certify that this document is signed by (NN), and that (he/she/they) (is/are) authorized to sign (singly/jointly) for the company, (company), enterprise number (foretaksnummer), according to Certificate of Registration from the Register og Business Enterprise in Brønnøysund, Norway, dated (dato)

Gjennom denne bekreftelse innestår ikke notarius publicus for mer enn det som fremgår av den fremlagte firmaattest, og notarius har ikke gjort andre undersøkelser omkring forholdet. Om vedkommende overskrider sin myndighet, kommer f eks asl § 6-33 og asal § 6-33 til anvendelse, men notarius har ikke ved sin bekreftelse påtatt seg noe ansvar for at myndighetsoverskridelse ikke foreligger.

Brønnøysundregistrene har myndighet til selv å notarialbekrefte egne attester, og med en eventuell apostille i tillegg skulle det være unødvendig med ytterligere bekreftelse. Det har imidlertid vist seg i praksis at det i flere land kreves notarialbekreftelse av kompetansen sammen med bekreftelsen av selve underskriften, derfor må notarius publicus kunne gi slike bekreftelser.

Er underskriften gitt i henhold til prokura, benyttes samme bekreftelse, men slik at det angis at vedkommende «is authorized to sign per power of procuration». Heller ikke en slik bekreftelse sier mer enn det som følger av firmaattesten og innebærer ingen bekreftelse om at vedkommendende prokurist har handlet innenfor sin fullmakt. På samme måte må det kunne bekreftes at daglig leder har undertegnet som sådan, uten at notarius med det har undersøkt eller innestår for om daglig leder handler innenfor sin fullmakt, jf asl § 6-32 og asal § 6-32. Men både for prokura og daglig leders kompetanse kan det være grunnlag for å hevde at notarius bør reagere om fullmaktsoverskridelsen er åpenbar.

Firmaattesten må fremlegges i original og må ikke være for gammel. Det er blant notarialembetene ulik praksis med hensyn til hvor gamle firmaattester som aksepteres. Kravene varierer fra «helt ny» til 1 år. Byfogdembetene i Oslo og Bergen som har de fleste av disse sakene, aksepterer firmaattester som er nyere enn 6 måneder, men med en viss adgang til skjønn i enkeltsaker, bl a for store finansinstitusjoner, rederier eller selskaper som jevnlig har behov for slike bekreftelser.

Jeg er ikke kjent med at denne formen for notarialbekreftelse av kompetanse har medført problemer ved bruk av dokumentet i utlandet. Samme bekreftelsesform benyttes for øvrig i Sverige og Danmark, og et stort notarialkontor i London, Cheeswrights, har på forespørsel opplyst at de finner denne formen for bekreftelse fullt akseptabel.

1.10.6.3 Annen form

Det hender at det begjæres notarialbekreftelse på et ferdig trykket formular eller en ferdig maskinskrevet tekst som f eks denne: This is to certify that Mr NN who on this day in my presence has signed this document, according to evidence presented to me, is entitled to sign on behalf of the company AA Ltd.

In testimony whereof I have hereunto signed my name and affixed the notarial seal of office. 80

En enklere form er denne:

I, the undersigned, AA, Notary Public of the City of Stockholm, Sweden, certify that

NN duly authorized to sign for Skipsbanken AB

have issued and signed the foregoing document. 81

I spørreundersøkelsen brukte jeg nedenstående eksempel med spørsmål om en norsk notarius publicus kunne undertegne følgende bekreftelse:

The undersigned Notary certifies that he has reviewed corporate documents that evidence that Fish & Ferry AS is duly incorporated and currently in force in accordance with the laws of Norway, and that its representative has the appropriate authorities to execute and deliver this power of attorney.

I den siste bekreftelsen går notarius noe lengre enn å bekrefte kompetansen, idet det også bekreftes at selskapet er lovlig stiftet og fortsatt er i virksomhet. Svært mange notarialembeter mente at de ikke ville kunne gi en slik bekreftelse. Imidlertid vil dette være opplysninger som fremgår av en firmaattest og skulle være ufarlig å bekrefte. Det samme gjelder opplysningene om signaturretten.

Dersom notarius kjenner selskapet fra tidligere eller av andre grunner føler seg trygg med en ikke helt ny firmaattest, f eks fordi det gjelder en stor bank eller selskap, må det være kurant å gi slike bekreftelser. I motsatt fall må det i slike tilfelle der det ikke uttrykkelig henvises til firmaattesten, jf foran, kreves fremlagt en helt ny firmaattest. Alternativet er at embetet selv foretar undersøkelser ved bruk av Brønnøysundfaksen eller ved en telefon til Foretaksregisteret. Utlegg man får ved bruk av Brønnøysundfaksen, må man kunne kreve at kunden dekker.

Lengre enn dette bør ikke en norsk notarius gi bekreftelse om et selskap, dersom han ikke er absolutt sikker på at bekreftelsen er korrekt. Ved Bergen byfogdembete har man bl a avslått å bekrefte at en Power of Attorney lå innenfor selskapets formål, heller ikke har man bekreftet at det ligger innenfor norsk rett å gi en bestemt fullmakt eller inngå en nærmere bestemt kontrakt. Dersom den som begjærer bekreftelsen hevder at den er nødvendig fordi det kreves fra utlandet, må man søke etter andre løsninger. En løsning som i praksis har vært benyttet, er at selskapets styreformann, daglig leder eller advokat avgir en erklæring om forholdet og avlegger forsikring på riktigheten av erklæringens innhold. Tilsvarende løsninger benytter man bl a i USA, jf under pkt 12.4.

Dersom bekreftelsen gjelder en organisasjon som ikke er registrert i Foretaksregisteret eller Enhetsregisteret, må notarius undersøke om vedtekter og generalforsamlingsprotokoller kan gi den nødvendige dokumentasjon av forholdet. Hvor langt man i slike tilfelle skal gå i undersøkelser, må avgjøres i hvert enkelt tilfelle. Jeg antar imidlertid at det i praksis ikke er så ofte at organisasjoner som ikke er registrert i Foretaksregisteret, har behov for notarialbekreftelser. Problemene vil nok heller dukke opp hos dommeren som tinglysingsdommer.

1.10.7 Forsikring og edfestelse

1.10.7.1 Om bruk av forsikring og notarialbekreftelsens form

Som vist foran under pkt 5.1, hadde opprinnelig ikke notarius publicus adgang til å motta ed eller forsikring, men fordi det for ivaretakelse av interesser i utlandet var behov for det, ble det i 1920 gitt en egen hjemmel for adgang til edfestelse. Bestemmelsen kom siden med i rl ikrl § 6. Det er ingen generell adgang til å motta forsikring; adgangen er knyttet til «ivaretagelse av interesser i utlandet». Dette forbeholdet betyr likevel ikke så meget i praksis fordi det bare er i forbindelse med forhold i utlandet at det er behov for å avlegge forsikring.

Edsavleggelser brukes ikke lenger i norsk rett etter endringene i prosesslovgivningen i 1985, 82 og i 1995 ble også formularet ved forsikring om «på ære og samvittighet» tatt bort. 83 Det kreves heller ikke at vedkommende skal løfte høyre hånd ved avleggelse av forsikring. Det betyr at en norsk notarius publicus ikke kan imøtekomme krav fra utlandet om edsavleggelser, men i praksis har dette ikke skapt problemer. Forbausende mange embeter har svart at de ikke har slike saker, 30 av 70 embeter, men antallet saker er også relativt lavt ved flere andre embeter. Flest antall slike saker hadde Bergen byfogdembete med ca 400 saker.

Et spesielt problem knyttet til disse sakene er spørsmålet om man skal rette en ferdig trykket tekst fra utlandet som forutsetter avleggelse av ed, «Subscribed and sworn to before me» og lignende. I spørreundersøkelsen ble det spurt om embetene rettet slik tekst etter at forsikring var avgitt, men svarene viser at det blir ikke gjort, trolig mest fordi man er redd slik rettelse kan medføre problemer i utlandet for den som skal benytte dokumentet der. Så lenge edfestelse og forsikring er likestilte former, kan ikke unnlatelse av å rette teksten være en feil som får betydning for gyldigheten av notarialbekreftelsen, men så lenge det mottas forsikring og ikke ed, bør notarius etter min mening rette teksten.

I England og USA er edfestelse og forsikring likestilte former. I Brooke's Notary uttrykkes dette slik:

Where a person objects to being sworn, he is permitted to make a solemn affirmation instead of taking an oath and such affirmation has the same force and effect as an oath. An affirmation is in the following form: «I, A.B., do solemnly, sincerely and truly declare and affirm», followed by the words of the oath prescribed by law, but omitting any words of imprecation or calling to witness.

An affirmation in writing commences «I, A.B., of, do solemnly and sincerely affirm» and, in lieu of the customary jurat, the form of words is «Affirmed at this day of 20.. Before me..» 84

I USA er det i Uniform Law on Notarial Acts 1982 gitt anvisning på følgende kortform:

Signed and affirmed before me on (date) by (name(s) of person(s) making statement).

Oslo byfogdembete bruker følgende standardtekst på engelsk:

I hereby certify that this document bears the signature of NN and that he/she has certified its contents before me according to Norwegian law.

Standardtekster finnes også på andre språk, jf vedlegg 8. Etter min mening skulle det være unødvendig å presisere at dette skjer i oversensstemmelse med norsk rett. Den amerikanske kortformen må være tilstrekkelig. Det er viktig at den som tar imot forsikringen gjør vedkommende kjent med ansvaret ved å avgi forsikring, jf strl § 163.

1.10.7.2 Forskrifter om bruk av erklæring med forsikring eller edfestelse

Foran under pkt 5.5.1 - 5.5.3 er nevnt tre forskrifter som er gitt for gjennomføring av bestemmelser i EØS-avtalen. De gjelder tildeling av kontrakter om h h v offentlige varekjøp, offentlige bygge- og anleggskontrakter og offentlige tjenestekjøp, og inneholder bl a bestemmelser om «Avvisningsgrunner» 85 når oppdragsgiver skal velge blant potensielle leverandører. Fordi bestemmelsene trolig ikke er så godt kjent, gjengis her § 27 i forskriften om offentlige varekjøp: 86

§ 27. Avvisningsgrunner

1. Oppdragsgiver kan ved utvelgelse av kandidater og ved tildeling av kontrakt avvise leverandører:

1. som er konkurs, under gjeldsforhandling eller under avvikling, eller som har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter,

2. som er begjært konkurs, hvor det er begjært åpning av gjeldsforhandling eller begjært tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter,

3. som ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel,

4. som i sitt yrke her gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, som er påvist ved metoder som oppdragsgiver kan forsvare,

5. som ikke her oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor han er etablert, eller i Norge,

6. som ikke her oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor han er etablert, eller i Norge,

7. som her gitt grovt feilaktige opplysninger som svar på den informasjon som kreves i medhold av §§ 27 - 31.

2. Når oppdragsgiver krever bevis for at leverandøren ikke befinner seg i noen av de omstendigheter som er nevnt i nr. 1 bokstav a), b) c), e) eller f), godtas som tilstrekkelig bevis:

1. når det gjelder bokstav a), b) eller c); utdrag fra strafferegister eller konkursregister. I mangel av dette, et tilsvarende dokument som viser at kravene er tilfredsstilt, utstedt av en retts- eller forvaltningsmyndighet i leverandørens hjemstat eller nåværende oppholdsstat,

2. når det gjelder bokstav e) eller f); attest utstedt av vedkommende myndighet i den berørte EØS-stat.

3. Når den berørte EØS-stat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring under ed eller forsikring avgitt av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat.

4. Nærings- og energidepartementet skal utstede og ajourføre lister over myndigheter og organer som har kompetanse til å utstede dokumenter som nevnt ovenfor.

De to andre forskriftene har likelydende bestemmelser i § 32.

Forskriftene gir her anvisning på at en erklæring avgitt under ed eller forsikring i visse tilfelle kan erstatte attester for at avvisningsgrunner ikke foreligger. I Norge vil det bli aktuelt med forsikring. I nyere norsk rett er slike erklæringer noe nytt og ordningen må sees i sammenheng med det internasjonale samarbeid som EØS-avtalen innebærer.

Justisdepartementet har i rundskriv G-11/95 av 13 01 95 kommentert forskriftene og uttaler bl.a.:

På områder der norske myndigheter ikke utsteder egnede attester, kan leverandøren i stedet oppfylle kravet ved å avgi en forsikring - egenerklæring - som er bekreftet av notarius publicus (§ 27 nr 3). I praksis vil dette være aktuelt dersom innkjøper krever bevis for at det ikke er begjært konkurs, åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning ol i foretaket (§ 27 bokstav b). Hva angår attest for at man ikke er under konkursbehandling vil slik attest kunne skaffes til veie fra Foretaksregisteret evt. Konkursregisteret.

Nærings- og energidepartementet har utarbeidet en veileder til forskriftene om offentlige innkjøp. I denne veileder er det presisert at norske myndigheter kun bør kreve forsikring bekreftet av notarius publicus i spesielle tilfeller og at man ellers bør nøye seg med en ubekreftet forsikring fra leverandøren. Det er ikke ønskelig med en utstrakt bruk av bekreftede forsikringer da notarialbekreftelser av forsikringer normalt vil være unødvendig og representere en unødig belastning for herreds- og byrettene.

Justisdepartementet underretter herved herreds- og byrettene om forskriftene. En ber imidlertid om at den enkelte domstol registrerer antallet erklæringer som blir bekreftet av notarius publicus og at det gis en tilbakemelding til departementet dersom antallet blir stort. Videre presiseres at notarius publicus ikkeskal undersøke om leverandørens erklæring er riktig, men bare bekrefte at leverandøren har avgitt en erklæring om et forhold.

Det er grunn til å merke seg at norske leverandører som ønsker å delta i anbudskonkurranser utenfor Norge, kan bli møtt med tilsvarende dokumentasjonskrav fra innkjøpsmyndighetene i andre EØS-land. Dersom leverandøren ikke fremskaffer de aktuelle dokumentene kan vedkommende bli utelukket fra konkurransen om anbudet.

Det er videre grunn til å merke seg at justisdepartementet ikke ønsker «utstrakt bruk av bekreftede forsikringer», selv om begrunnelsen er hensynet til domstolenes arbeidsbelastning. Det kan stilles spørsmåltegn ved om det er ønskelig av å innføre dette som en egen bekreftelsesform i Norge, selv om man må akseptere at notarius må ta saken når det i utlandet blir stilt krav om slik bekreftelse. Ut fra svarene på spørreundersøkelsen synes det ikke som om forskriftene til nå har vært noe problem for notarialembetene.

1.10.8 Kopibekreftelser

1.10.8.1 Notarialbekreftelsens form

Dette er også en meget vanlig forekommende notarialforretning, hvis eneste formål er å gi en bekreftelse på at kopien som er fremlagt er en riktig kopi av en original, som også må forevises. Spørreundersøkelsen viser at mange av notarialembetene har mange slike bekreftelser, noen har over 1000 med Oslo byfogdembete på topp med 4000, Haugesund sorenskriverembete 2000, Asker og Bærum herredsrett 1000. I forhold til størrelsen har også mindre embeter mange slike notarialforretninger, som derfor utgjør en ikke liten arbeidsbelastning.

Domstolloven har i § 162 87 en bestemmelse om bekreftelse av gjenparter, men vanligvis er det fra utlandet at kravet om notarialbekreftelse av kopier kommer. Mange studenter som vil søke opptak på utenlandske universiteter eller høyskoler, har fått krav om at kopi av deres eksamensvitnemål må være bekreftet av notarius publicus. I Norge er det vanlig at bekreftelse fra notarius publicus er sidestilt med bekreftelse fra andre som advokater, revisorer og offentlige tjenestemenn, noe som har gjort det enklere for dem som må ha bekreftet kopier. Tidligere hadde postverket en slik tjeneste, men den ble avsluttet da postverket ved årsskiftet 1996/97gikk over til å være et særlovregulert aksjeselskap og de ansatte ikke lenger var offentlige tjenestemenn.

I perioder omkring søknadsfrist for opptak på utenlandske læresteder kan pågangen på notarialembetene bli stor. Den som krever notarialbekreftet kopi bør kunne dokumentere at dette er nødvendig, ellers kan de få sine kopier bekreftet hos politi, lensmann eller annen offentlig myndighet. Det har imidlertid i praksis vist seg at slike institusjoner ofte henviser til notarius publicus for bekreftelser, og servicehensyn tilsier at man ikke viser folk unødig videre til andre. Den som ber om slik bekreftelse, særlig hvis det er tale om mange kopier, må imidlertid kunne akseptere at de ikke kan få dem på dagen. Det avtales gjerne et tidspunkt for avhenting, eller vedkommende kontaktes når kopiene er ferdige. Et ennet spørsmål er om ikke lærestedene selv burde pålegges å gi kopier av vitnemål, jf nedenfor under pkt 10.8.3.

Ved Oslo byfogdembete og Bergen byfogdembete benyttes notarialbekreftelse bare på de bekreftelser som det er dokumentert må ha slik bekreftelse. For kopier ellers, også de som skal til utlandet, kan det være nok med bekreftelse fra offentlig tjenestemann. Bekreftelse gis da av en funksjonær som er gitt fullmakt til dette og med benyttelse av vanlig embetsstempel, ikke notarialstempelet.

For å kunne bekrefte rett kopi forutsettes det at man har sikkerhet for at kopien virkelig er rett. Av tidsmessige grunner vil det vanligvis ikke være mulig å kontrollere kopier som kunden selv har tatt, derfor har i hvert fall de store embetene innført den ordning at kopier tas på embetets egen kopimaskin, og kunden belastes for kopieringsutgiftene. I Oslo og Bergen kreves kr. 2,- pr. kopiert side, som dekker utgifter til kopiering og papir. Det er en klar mangel at det ikke finnes lovhjemmel for en slik praksis.

Når det gis bekreftelse for rett kopi trenger ikke mottaker å se originalen fordi kopien aksepteres som en korrekt gjengivelse av originalen. I standardformularet som benyttes i England er man mer nøye med å presisere dette:

TO ALL TO WHOM these presents shall come, I, NN of the City of NOTARY PUBLIC duly admitted and sworn DO HEREBY CERTIFY that the document hereunto annexed is a true [photografic] copy of the original document of which it purports to be a copy, I having carefully collated and compared the said copy with the said original and found the same to agree therewith.

IN FAITH AND TESTIMONY whereof I the said notary have subscribed my name and set and affixed my seal of office at aforesaid this day of twothousand.> 88

I USA 89 benyttes formuleringen «I certify that this is a true and correct copy of a document in the possession of NN», som er noe mindre «bastant» enn den engelske. En fyldigere versjon er denne:

I certify that the attached or preceding document of ... page(s) is a true, exact, complete and unaltered photocopy of ...... (description of Original Document

presented to me by ...... (Original Document's Custodian) OR

an official notarial record in my possession

and that, to the best of my knowledge, the original document is neither a public nor a recordable instrument, certifies copies of which are available from an official source other than a Notary Public.

1.10.8.2 Hva om originalen er forfalsket?

Med dagens kopierings- og skannerteknikk kan det være vanskelig å skille et originalt dokument fra en kopi. Man kunne f eks tenke seg at den litt for smarte student fikk laget kopier av sine vitnemål med bedre karakterer enn han egentlig har fått, men hvor kopien er så god at den fremtrer som en original, også når det gjelder underskrifter. Til dette må bemerkes at de ansatte ved notarialembetene må være oppmerksom på muligheten og utvise den nødvendige varsomhet. Den bekreftelse som benyttes innebærer imidlertid ikke at man bekrefter at originalen var rett, bare at det er er rett kopi av et dokument som ble lagt frem som en original. Problemstillingen er imidlertid viktig i forbindelse med kopi av offentlige dokumenter, jf nedenfor pkt 10.8.3.

1.10.8.3 Notarialbekreftelse av kopi av offentlige dokumenter

Notarialbekreftelse av rett kopi av offentlige dokumenter, og særlig slike dokumenter utferdiget i utlandet, reiser spesielle problemstillinger. En slik sak oppstod ved Oslo byfogdembete i 1996 i forbindelse med legalisering av en kopi av dokument utstedt av utenlandsk offentlig myndighet. Utenriksdepartementet nektet å foreta legalisering av et utenlandske offentlig dokument som ble fremlagt i kopi bekreftet av notarius publicus i Oslo. Begrunnelsen som ble gitt var at ved å legalisere en notarialbekreftet kopi av dokumentet, risikerer man å legalisere kopier av dokumenter som i original ikke er ekte. Notarius hadde ikke før sin bekreftelse foretatt undersøkelser for å bringe på det rene om originaldokumentet virkelig var ekte. Det aktuelle dokument var utstedt i Chile, men UD viste til at myndighetene i Brasil hadde gjort henvendelse til departementet om en tilsvarende sak.

Problemstillingen er interessant og viser at notarius ved bekreftelse av rett kopi må utvise særlig varsomhet dersom originalen er et utenlandske offentlige dokument. Utgangspunktet vil også her være at notarialbekreftet rett kopi av et dokument ikke innebærer noen bekreftelse på at originaldokumentet er ekte eller ikke. Men bekreftelsen og ikke minst stemplet fra notarius publicus, gir dokumentet et mer offisielt preg enn det ellers ville ha hatt. Samtidig vil mulige forfalskninger som er gjort på selve originaldokumentet være vanskeligere å se. Det kan gjelde tekstendringer eller at det er påført et falsk stempel. Er dokumentet i sin helhet falskt, kunne man kanskje på originalen sett detaljer som viste at det var manipulert med, men slike små detaljer kan bli helt borte på en kopi. Når kopien i tillegg er bekreftet av notarius publicus, vil den lett bli akseptert som kopi av en «ekte» original.

På den annen side kan det i noen tilfelle være et behov for å få notarialbekreftet kopier av originale utenlandske dokumenter. Det kan f eks være vitnemål fra utenlandske læresteder i forbindelse med søknad om godkjenning av utdannelse i utlandet eller søknader på arbeid i Norge. Det vil være tungvint om den som trenger kopiene skulle måtte henvende seg til utenlandsk myndighet for å skaffe seg de nødvendige kopier. Er det tale om flyktninger eller asylsøkere, vil det kanskje i praksis være helt umulig.

I USA er man som det fremgår av formularet gjengitt foran under pkt 10.8.1, klare på at bekreftelse av dokumenter utstedt av offentlig myndighet eller av registreringsmyndigheter, aldri skal finne sted. Er det behov for flere eksemplarer av et slikt dokument, må det skaffes ved henvendelse til vedkommende myndighet og ikke gjøres i form av notarialbekreftet kopi. 90

Jeg er enig i at notarius publicus ikke skal bekrefte kopier av slike offentlige dokumenter, og slett ikke av utenlandske dokumenter av denne typen. Det må særlig gjelde vitale dokumenter som fødsels- og dåpsattester, ekteskapsattester, politiattester, panteattester, ligningsattester o l. Slike kan den som trenger kopier få ved henvendelse til rette myndighet. Hvor langt man vil gå i retning av å avvise studenter som ønsker bekreftete kopier av vitnemål, får være et skjønnsmessig spørsmål, men utgangspunktet burde være at lærestedene stod for fremskaffelse av kopiene.

Et alternativ kan være å kreve at vedkommende sørger for å få dokumentet legalisert før det kan bli aktuelt å bekrefte kopier av det, men også her kan det være muligheter for forfalskninger.

Utenriksdepartementet anmodet Oslo byfogdembete om å slutte med å gi slike bekreftelser, en anmodning som byfogdembetet må vurdere på fritt grunnlag. Problemstillingen er imidlertid viktigere og og mer prinsipiell enn man kanskje først tenker seg.

1.10.9 Sjøprotester

Sjøprotester er ikke særskilt hjemlet i norsk lovgivning, men har hjemmel i gammel sedvane innen sjøretten og er kjent over hele verden. Praksis er gammel og man finner den bl a omtalt i sportelreglementet fra 1788, jf foran under pkt 3.3. Protesten kunne innebære mottakelse av forklaring fra mannskapet og i noen tilfelle besiktigelse om bord i skipet. I sportelloven av 1830 var det også fastsatt betaling for anmeldelse av en sjøprotest, med mottakelse av ekstrakt av skipsjournalen og foreløpig forklaring av mannskapet. Man gikk endog lengre og fastsatte betaling for «General-Beregninger i Anledning af Havari eller Søskade, og modtage Vedtagelse af de deri indførte Regningers Rigtighed af Udstederne, samt for at paategne Regningerne og samtlige andre til Havariet henhørende Akter og Dokumenter, saavelsom en fuldstændig Havari-Akt».

I Viktor Haxthows kommentarutgave til sjølovene 91 beskrives sjøprotester slik i tilknytning til omtale av sjøloven av 1893 § 315 om sjøforklaring for utenlandsk myndighet:

Som et eksempel på en form som enkelte fremmede lovgivninger har påbudt, kan nevnes (sjø)protesten. Den har nærmest karakter av en rapport, avgitt for den kompetente myndighet på stedet, i regelen notarius publicus. Dens innhold varierer etter hensikten. Gjelder det et ansvarsspørsmål for skipet, f.eks. mulig skade på lasten, vil protesten særlig inneholde en påvisning av de begivenheter underveis som har medført skaden, og en erklæring om at skipet og skipsføreren holdes fri for følgene. Gjelder det derimot et krav for skipet, f.eks. i anledning av en kollisjon, vil protesten fortrinnsvis inneholde et kort referat av begivenheten med forbehold om erstatning hos det skyldige skip. Har protesten karakter av en foreløpig protest, fortsettes den ved en utvidet (extended) protest, f.eks. når det senere viser seg at det faktisk foreligger en skade. Norsk lov er ikke til hinder for at skipsfører på utenlandsk skip opptar sjøprotest her i landet.

For øvrig benyttes protesten i mange forbindelser og ofte i utide. I alminnelighet tjener den bare til å fastslå et faktum og derav utledet rett eller ansvarsfrihet på en offisiell, høytidelig måte for å sikre beviset. Men i visse tilfelle får den etter flere lands lovgivning en videregående følge, idet selve den materielle rett er avhengig av, om det er opptatt protest eller ikke. Forsømmes protesten, tapes m.a.o. retten.

Foreskrevet ved lov er protesten vesentlig i de romanske land (Frankrike, Belgia, Italia, Spania og Portugal). Men den er også benyttet annet steds, f.eks. i England og Nederland.

Sjøprotester forekommer i meget liten utstrekning ved notarialembetene i dag og av de embeter som har besvart spørreundersøkelsen, er det bare Halden sorenskriverembete, Trondheim byfogdembete og Bergen byfogdembete som sier at de har hatt slike saker i den senere tid. Det er i forbindelse med skader eller hendelser som har rammet utenlandske skip, at det er aktuelt med sjøprotest.

Utenriksinstruksen av 1991 har et kapittel 9 om «Forholdet til sjømenn og norske handelsskip». Om sjøprotester er det bestemt:

§ 24 Sjøprotest

Hvis fører av norsk skip plikter å nedlegge sjøprotest i henhold til skipets befraktningsavtale eller den stedlige lovgivning, skal utenrikstjenestemannen på anmodning ta imot protest eller bistå skipsføreren med å få forretningen utført hos vedkommende myndigheter på stedet.

Skipets dagbok for den reise protesten gjelder, skal fremlegges og gis påtegning om protesten.I kommentaren til denne bestemmelse heter det:

Avgivelse av sjøprotest er ikke påbudt etter norsk sjøfartslovgivning, men kan være påbudt i stedlig lovgivning. Det forekommer også at protest er påbudt i henhold til skipets befraktningsavtale.

Når en skipsfører henvender seg til utenriksstasjon med anmodning om opptakelse av sjøprotest, må tjenestemannen kjenne til og kunne gi opplysning om hvordan gyldig protest kan avgis på tjenestestedet.

På enkelte steder må gyldig sjøprotest avgis for kompetent myndighet på stedet, ofte notarius publicus, mens protesten på andre steder er rettskraftig også når den er avgitt for utenrikstjenestemann.

Det må påses at påtegning blir gjort i skipets dagbok for angjeldende reise om at sjøprotest er avgitt.

Sjøprotest vil vanligvis inneholde en beretning om begivenheter under skipets reise som har eller muligens kan ha medført skade på skip eller last. Den skal referere hendelsesforløpet for derigjennom å sikre beviset, og inneholder som oftest en erklæring om at skipsføreren holdes fri for følgene av skaden.

Den alminnelige sjøprotest som her er behandlet, må ikke forveksles med sjøforklaring, jfr. sjøfartslovens bestemmelser om sjøforklaring og § 23 i dette kapittel.

Sjøprotest beskrives i Brooke's Notary 92 som en erklæring som legges frem med en detaljert beskrivelse av det som har skjedd, hvilke følger det fikk og hva man gjorde for å begrense skaden. Deretter gis det en erklæring med forsikring som kan lyde slik:

We the appearers do solemnly and sincerely declare and affirm that the foregoing (or hereunto annexed) statements is correct, and contains a true account of the facts and circumstances, and we make this solemn declaration conscientiously believing the same to be true, and by virtue of the provisions of the Statutory Declarations Act, 1835.

Deretter avgis følgende protest:

The appearers, A, B and C, do protest, and I the undersigned notary do also protest against the bad weather, gales, storms, accidents and occurrences mentioned in the foregoing (or hereunto annexed) statement, and all loss and damage occasioned thereby.

Notarius publicus må lese protesten opp for de møtende for å sikre seg at den er forstått, og bekrefter deretter med underskrift og stempel at protesten er avgitt.

Assuranceforeningen Skuld, som driver med sjøforsikring, gir følgende råd til sjøkapteiner og styrmenn knyttet til «Liability for damage to Cargo, SKULD Rule Five»: 93

Protest

Lodge a sea protest at your next port of call and make sure a log extract showing relevant entries is attached. Cooperate as much as possible with the surveyor appointed on behalf of the owners at the destination. If possible, the Master should attend the survey of damaged cargo himself, or have his Chief Officer attend.

I Norge har vi ingen standardform for slike protester, og ved Bergen byfogdembete har den vært mottatt ved fremleggelse av skipets dagbok der den aktuelle hendelse beskrives. Dagboken underskrives av kapteinen og hans underskrift blir deretter bekreftet av notarius publicus. Ved Trondheim byfogdembete brukes et stempel lydende slik:

Det bekreftes at denne «Note of Protest» er fremlagt for Notarius Publicus i dag.

Det er vanskelig å gi noen nærmere anvisning på behandlingen av slike protester siden de forekommer så sjelden og betydningen av protesten i form og innhold avhenger av utenlandsk lovgivning. Så lenge en norsk notarius innenfor den praksis vi følger, finner å kunne gi en notarialbekreftelse, må slike forretninger fortsatt kunne behandles. Den som ber om bekreftelsen må angi hva som behøves.

1.10.10 Notarialbekreftelse av oversettelser

Det er ikke en oppgave for notarius publicus å bekrefte oversettelser, men i praksis har det ved noen større embeter vært gitt en bekreftelse om at oversettelsen er utført av en statsautorisert translatør. Translatøren innestår for oversettelsen, notarius bekrefter oversetters underskrift og at oversetter har den nødvendige kompetanse gjennom at vedkommende er statsautorisert translatør. I rundskriv av 13 03 92 til landets notarialembeter har justisdepartementet referert forslag fra Statsautoriserte translatørers forening til tekst for disse notarialbekreftelsene, hvorav den engelske teksten lyder slik:

As Notary Public in (sted), Norway, I hereby certify that the signature on this document is that of (Mr/Mrs/Ms translatørens navn) who is known to me to be a Government Authorized Translator in English.

Forslaget omfatter tekster på engelsk, fransk, spansk og tysk. Oslo byfogdembete og Bergen byfogdembete benytter bekreftelser med tilsvarende innhold. Translatører på stedet kan registrere sine underskrifter ved embetet og må samtidig fremlegge sin translatørbevilling i original, samt en prøve på sitt stempel. Deponeringen er gyldig for 2 år. I vedlegg 8 er tekstene fra rundskrivet benyttet.

1.10.11 Bekrefte dokument som forevist

Mer enn halvparten av embetene som har besvart spørreundersøkelsen sier at de har denne typen notarialforretning fra tid til annen, mens Oslo byfogdembete har ca 2000 slike saker hvert år. Poenget med denne type notarialforretning er å sikre bevis for at det aktuelle dokument forelå på det tidspunkt bekreftelsen ble gitt. Det mest vanlige er dokumenter og tegninger i forbindelse med oppfinnelser der det vil bli søkt om patent eller annen beskyttelse for oppfinnelsen. Notarius publicus skal ikke foreta noen kontroll av dokumentets innhold, bare gi en bekreftelse på at det er forevist denne dag.

Bekreftelsen kan lyde slik, jf vedlegg 8:

Forevist Bergen byfogdembete den (dato)

Notarius publicus

1.10.12 Bekrefte dokument fremlagt i original

Dette er en notarialforretning som de fleste av embetene har og ved de største embetene i et betydelig antall. Oslo byfogdembete har ca 1000 slike saker pr år, Bergen byfogdembete 600, Asker og Bærum 500.

Bekreftelsene brukes i de fleste tilfelle i forbindelse med adopsjoner fra utlandet. Originalattester som fødsels-, dåps- og vigselsattester og dokumenter fra offentlige etater som er underskrevet, blir bekreftet som originale. Så lenge det er klart at dokumentet ikke er en kopi, er det i prinsippet en original uansett hva innholdet er og kan bekreftes som sådan. Hensikten med slike bekreftelser må likevel være å gi mottaker en trygghet for at det som dette dokumentet inneholder kan man stole på, at det er avgitt av rett myndighet og ikke er forfalsket. Bekreftelse bør derfor ikke gis uten at det har en begrunnet hensikt, f eks i forbindelse med utenlandsadopsjoner hvor de opplysninger dokumentet gir, er av betydning for behandlingen av saken i adopsjonslandet.

Hvilke undersøkelser notarius i slike tilfelle skal foreta, må bero på skjønn i den enkelte sak. Hovedregelen er her som ellers at bekreftelse bare kan gis dersom notarius er sikker på at det forholder seg slik som bekreftelsen gir uttrykk for. Kontroll kan gjøres mot folkeregisteret eller utsteder av dokumentet. Muligheten for at det fremlegges en manipulert kopi vil også kunne være til stede, jf foran under pkt 10.8.3.

Spørsmålet må også sees i sammenheng med reglene om legalisering og apostille dersom det er et utenlandsk dokument som fremlegges i original. Hensikten med legalisering og apostille er å gi sikkerhet for at det offentlige dokumentet er utstedt av rett myndighet i vedkommende land. Vi kan så tenke oss at en person fremlegger for notarius publicus i Norge som original et dokument som fremtrer som et dokument utstedt av offentlig myndighet i utlandet. Vedkommende ber om å få notarialbekreftet at dokumentet har vært fremlagt i original. Muligheten vil da være til stede for at dokumentet slett ikke er utstedt av den offentlige myndighet, men er en forfalskning. Notarialbekreftelsen sier egentlig ikke noe annet enn at det har vært fremlagt «i original», hvilket det for så vidt har vært, men notarialbekreftelsen gir likevel det forfalskede dokument mer troverdighet fordi mottaker lett vil kunne tro at notarius har kontrollert at dokumentet faktisk også er utstedt av rett myndighet, jf foran under pkt 10.8.3. Å bruke notarialbekreftelsen «fremlagt i original» i slike tilfelle må derfor frarådes.

Selve bekreftelsen, jf vedlegg 8, kan for disse sakene lyde slik:

Fremlagt i original den (dato)

Notarius publicus

1.10.13 Leveattester

Denne typen notarialbekreftelser benyttes vanligvis i forbindelse med utbetalinger av pensjoner fra utlandet. Mottaker blir med jevne mellomrom presentert et dokument fra den institusjon som utbetaler pensjonen hvor det bes om bekreftelse på at vedkommende fortsatt er i live og dermed fortsatt berettiget til å få pensjonen. Det er en notarialforretning som i følge svarene på spørreundersøkelsen forekommer forholdsvis sjelden ved embetene, men den er godt kjent ved de større embetene. Når lensmennene i 1931 fikk begrenset notarialmyndighet var det bl a begrunnet med behovet for å kunne få bekreftet leveattester.

Vedkommende må møte personlig og legitimere seg. Attesten, jf vedlegg 8,kan lyde slik: I hereby certify that NN, born (dato), passport no (nr.) is alive.

1.10.14 Bekrefte at lege er autorisert til å praktisere

Dette er en notarialforretning som oftest forekommer i forbindelse med utenlandsadopsjoner, men kan også forekomme i forbindelse med legeattester som skal benyttes i utlandet ved f eks søknad om arbeid eller visum. Legers autorisasjon kan undersøkes ved henvendelse til Den Norske Legeforening, Helsedirektoratet eller Fylkeslegen, som vil kunne bekrefte om vedkommende lege har norsk legelisens. Bekreftelsen kan lyde slik:

I hereby certify that NN is licensed to practise medicine i Norway.

Sporadisk har det vært spurt etter notarialbekreftelse for andre roller eller profesjoner, særlig i forbindelse med utenlandsadopsjoner. Om vedkommende har den nødvendige advokatbevilling lar seg lett konstatere, men hva med ulike yrkesgrupper som f eks sosialarbeidere eller sosionomer? Oslo byfogdembete har opplyst at de avslår å gi slike bekreftelser, men i Bergen har man i noen tilfelle i forbindelse med utenlandsadopsjoner bekreftet at en navngitt person var ansatt i Bergen kommune. Bekreftelse på det fikk man ved henvendelse til sosialsjefen i kommunen. En variant kan være at rådmannen i kommunen der vedkommende er ansatt, avgir en erklæring om vedkommendes ansettelse og arbeidsoppgaver, og at rådmannens underskrift, eventuelt også forsikring, notarialbekreftes.

1.10.15 Bekreftelse av fotografi

Et fotografi kan ikke bekreftes, men det kan gis en bekreftelse på en erklæring knyttet til fotografiet om at dette er et bilde av den eller den navngitte person. Slike bekreftelser forekommer i forbindelse med at utenlandske statsborgere skal søke om pass til sitt barn eller i forbindelse med utenlandsadopsjoner.

For amerikanske statsborgere som søker om pass til sitt barn, er det i USA utarbeidet et eget skjema som skal notarialbekreftes. Bildet er limt på skjemaet og det skal avlegges forsikring (ed) på skjemaets opplysninger, herunder også bildet. Teksten lyder bl a slik:

I solemnly swear (or affirm) that the statements on this application are true and the photograph attached is true likeness of me.Barnets verge(r) undertegner for en mindreårig. Notariusstemplet må settes slik at det dekker et hjørne av bildet for å sikre at bildet ikke byttes ut.

Benyttes ikke slikt skjema, kan bildet festet på et ark og med slik tekst:

I solemnly affirm that the photograph attached is true likness of me,

eller hvis det dreier som er barn:

I (fars/mors navn) solemnly affirm that the photograph is true likeness of my (our) child named NN.

Også her må notariusstemplet settes delvis over fotografiet, men selvsagt ikke slik at det dekker bildet av personen.

Det må også kunne aksepteres, slik det gjøres i USA, at en person får bekreftelse i forbindelse med et bilde der det entet på bildets bakside eller på det arket bildet er festet på, er erklært følgende:

I certify that this is an actual photograph of myself,

eller enda enklere:

This is a photograph of myself.

Notarius publicus skal her bare bekrefte underskriften til den som har avgitt erklæringen.

1.10.16 Utenlandsadopsjoner

Flere embeter har etterspurt en nærmere omtale av slike notarialforretninger. I prinsippet innebærer ikke disse andre notarialbekreftelser enn dem man kjenner fra andre saker, men de er sammensatt av flere typer bekreftelser, vanligvis bekreftelse av underskrift, jf pkt 10.5, bekreftelse av originaler, pkt 10.12, bekreftelse av translatør, pkt 10.10, bekreftelse av legelisens, pkt 10.14 og fotografier, pkt 10.15.

I tillegg utarbeides det samlemapper i slike saker. Om notarialbekreftelse av disse har Oslo byfogdembete følgende rutinebeskrivelse:

Adopsjonsforum og Verdens Barn leverer inn adopsjonsmapper som skal notarialbekreftes. Det kan være forskjellige typer bekreftelser, men de vanligste er:

• Bekreftelse at listen over dokumenter er korrekt. Det er da ofte en mappe med originaler og en til to mapper med kopier.

• Bekrefte antall original dokumenter og antall dokumenter som er signert av statsautorisert translatør i mappen.

Behandlingstiden er 48 timer fra dokumentet leveres til de kan hentes.

Når man skal notarialbekrefte adopsjonsmapper, må man se etter hva som skal bekreftes. Er det listen som skal bekreftes, må man se etter at alle oppgitte dokumenter er på plass i mappen. Skal det bekreftes antall originaler og antall translatørsignerte dokumenter, må dokumentene telles og translatørsignatur kontrolleres mot signaturprøve i translatørpermen.

Når man har kontrollert papirene, lager man ferdig ark med aktuell tekst for bekreftelse. Ferdige maler [er utarbeidet]. Disse finnes med både engelsk og spansk tekst.

Mappene og dokumentene hulles. Hullforsterker settes på mappen samt første og siste ark. Mappen bindes så sammen med farget hyssing og forsegles med blysegl.

En med notarialfullmakt skriver under på de steder hvor det er notarialbekreftelser i mappen. Det settes så på navnestempel og rundt embetsstempel.

På en del adopsjonssaker kommer det mange løse dokumenter hvor det kreves underskrift og stempel på hvert ark. Disse følger samme prosedyre som vanlige notarialbekreftelser alt etter hva som skal bekreftes.Enkeltdokumenter i samlemappen som her er omtalt, notarialbekreftes på hjemstedet til adopsjonssøker, mens mappene som regel notarialbekreftes ved Oslo byfogdembete.

1.10.17 Andre notarialsaker

Det forekommer i praksis mange varianter av notarialforretninger, men de faller som regel inn under sakstypene beskrevet foran. Noen varianter kan likevel kort nevnes:

1.10.17.1 Bekreftelse av kopi av pass

Gjelder det kopi av hele passet, vil det være en bekreftelse av rett kopi. Fra tid til annen har det ved Bergen byfogdembete forekommet anmodning om kopi av en del av passet, og da er det gitt følgende bekreftelse:

Kopi av passutdrag bekreftes.

1.10.17.2 Bekreftelse av utskrift fra protokoll e l

Det har forekommet at en forening eller institusjon har bedt om bekreftelse av utdrag av styreprotokoll. Notarius publicus må da nøye kontrollere utskriften, og bekreftelsen kan lyde slik:

Ekstraktutskrift av (beskrivelse av protokollen) er rett.

1.10.17.3 Bekreftelse av norsk statsborgerskap

Det har forekommet ved Bergen byfogdembete anmodning om bekreftelse av norsk statsborgerskap. Det har vært løst med følgende påtegning:

I henhold til pass nr. (nr) utstedt den (dato) av (utstedende myndighet), bekreftes det at (navn) er norsk statsborger.

1.10.17.4 Invitasjoner til utlandet

Etter utlendingsforskriften 94 § 106 er det satt som vilkår for å få besøksvisum til Norge for turistbesøk, familiebesøk, offentlige oppdrag, forretningsreise, studiebesøk eller annet formål at vedkommende har gyldig pass, har returadgang til det det land søkeren oppholder seg eller et annet land, samt

3) Midler til å dekke frem- og tilbakereise og opphold. Midler til reise og opphold kan eventuelt garanteres for av person bosatt i Norge etter nærmere retningslinjer gitt av Utlendingsdirektoratet.

Det er hovedsakelig borgere i de tidligere østblokk-landene som Russland, Polen, Ukraina o a, som må ha visum for å besøke Norge. De blir gjerne invitert til å komme av venner eller familie bosatt i Norge, og i forbindelse med det garanterer den som inviterer for omkostningene i overensstemmelse med utlendingsforskriftens § 106 nr. 3. Politiet har et eget skjema for dette som skal fylles ut, og det kreves at underskriften på skjemaet bekreftes av notarius publicus.

Denne typer saker har økt de senere årene og i forbindelse med spørreundersøkelsen har noen embeter i Nord-Norge gitt uttrykk for at dette har blitt særlig arbeidskrevende. Som notarialforretning skal denne typen saker på vanlig måte behandles som bekreftelse av underskrift med krav om legitimasjon mv.

1.10.17.5 Vareprøver

Foran under er beskrevet en notarialforretning ved Sandefjord sorenskriverembete. Sorenskriveren har opplyst at forretningen tok to dager og at det av kapasitetsmessige grunner neppe ville være aktuelt å gjenta det.

1.10.17.6 Valgloven § 17 og registrering av politiske partier

Dette er en oppgave bare for notarius publicus i Oslo, jf foran pkt 5.2.5. Ordningen er ingen typisk notarialforretning og burde vært endret.

1.10.17.7 Annet

I forbindelse med 200-års dagen til Bergenssangen som begynner slik Jeg tok min nystemte Cithar i Hænde

Sorgen forgik mig paa Ulrikkens Top

var det et arrangement nettopp på Ulrikens topp, hvor man ville binde en blomsterkrans rundt toppen. Blomsterkransen skulle bli så lang at den kom i Guiness Rekordbok, og notarius publicus i Bergen var til stede for å kontrollere og bekrefte målingen. Det viste seg dessverre at blomsterkransen ikke ble lang nok.

1.11 Ansvarsspørsmål

1.11.1 Ansvar på culpagrunnlag

Den som oppsøker notarius publicus og ber om en notarialbekreftelse gjør det fordi en slik bekreftelse skal gi sikkerhet mot falsk og uriktige opplysninger. Når notarius har gitt sin bekreftelse skal tredjemann kunne stole på at det forholder seg slik notarius har bekreftet. Bekrefter notarius at Kari Nordmann har undertegnet dokumentet, så skal mottaker av dokumentet kunne stole på at det faktisk forholder seg slik. Har notarius i tillegg bekreftet at Kari har undertegnet som signaturberettiget for AS Bello skal mottaker også kunne stole på at det er korrekt.

Hvis det senere skulle vise seg at det likevel ikke var Kari Nordmann som undertegnet dokumentet eller at AS Bello godtgjør at Kari slett ikke hadde selskapets dignatur, kan spørsmålet om erstatningsansvar for notarius publicus komme opp. Erstatningssaker har så vidt vites hittil ikke forekommet i Norge, i hvertfall ikke i nyere tid, men muligheten for ansvar vil alltid ligge der. Og et tap kan nok tenkes å bli betydelig.

Et erstatningsansvar må bygges på culpa, forsett eller uaktsomhet, fra notarius under utførelsen av den uriktige notarialbekreftelsen. Uaktsomheten kan bestå i manglende kontroll av identitet, manglende kontroll av fullmaktsforhold eller fremlagt dokumentasjon, manglende aktsomhet ved bekreftelse av kopier osv. Med dagens avanserte kopi- og skannerteknologi vil den som på uhederlig vis vil søke å lure til seg en uriktig notarialbekreftelse, ha gode muligheter til å lykkes. Falske identitetsdokumenter vil det også være mulig å skaffe seg. Men den blotte og bare omstendighet at notarius lot seg lure, kan ikke være avgjørende for ansvarsspørsmålet. Det må vurderes om notarius har handlet aktsomt i forhold til det som ble presentert som underlagsmateriale og ikke gått lenger i sin bekreftelse enn han/hun kan innestå for. Det må stilles strenge krav ved aktsomhetsvurderingen, men har notarius fulgt vanlig og anerkjent praksis i notarialsaker og vist vanlig aktsomhet ved gjennomgåelse av det som ble fremlagt, vil det være tilstrekkelig til å unngå ansvar.

Ansvar kan vanskelig tenkes å oppstå om dokumentet etter at bekreftelsen er gitt, er blitt manipulert, selv om det kan hevdes at notarius må bebreides for at han/hun ikke sikret dokumentet godt nok mot slik manipulasjon. Tenker man seg at signaturbekreftelsen er stemplet på siste side i et dokument på flere sider, kan sider foran byttes ut i ettertid. Forskjellige teknikker benyttes for å hindre dette, f eks bruk av maljer gjennom dokumentet, bruk av oblater eller signerte stempler, men det kan ikke stilles for strenge krav til notarius her. Det må være tilstrekkelig å konstatere at det er gjort forsvarlige og akseptable tiltak for å sikre mot slik manipulasjon.

De som i Norge utfører notarialoppgaver er ansatt i staten. Et mulig krav om erstatning kan derfor rettes mot staten i medhold av skl § 2-1. Det personlige ansvar for notarius reguleres av skl § 2-3. Jeg går ikke nærmere inn på disse reglene. Jeg er ikke kjent med at dommere som har hatt oppgaven som notarius publicus, har tegnet egen ansvarsforsikring.

1.11.2 Objektivt ansvar

Kan det også tenkes at ansvar kan inntre på objektivt grunnlag for notarius personlig eller staten? Et slikt ansvar kunne tenkes å bygge enten på det offentliges ansvar for myndighetsutøvelse eller på innholdet i den særegne myndighet som ligger i oppgavene til notarius publicus.

Jeg har foran under pkt 8.3.4 drøftet spørsmålet om notarialvirksomheten er forvaltningsrett og konkluderte med at det nok er en form for forvaltningsvirksomhet, men ikke av en slik karakter at alle forvaltningsrettslige regler kommer til anvendelse. Jeg er også tvilende til etablering av et objektivt ansvar bygget på resonnementer fra forvaltningsretten. Det er ikke naturlig å betegne oppgaven som notarius publicus som offentlig myndighetsutøvelse. Reglene om ansvar for myndighetsmisbruk og ansvar knyttet til utenforliggende hensyn, ulovlig formål, usaklig forskjellsbehandling, vilkårlighet mv passer dårlig. Notarialvirksomhet kjenner vi fra de fleste land i verden, men det er så vidt vites bare i Norge og Danmark at virksomheten er lagt til domstolene. Det har en historisk forklaring og er ikke et uttrykk for at dette er en statlig oppgave. I andre land har også notarene en offisiell stilling i kraft av at de får sin autorisasjon av staten, men det fører ikke til at staten kan gjøres ansvarlig for notarenes feilaktige handlinger, verken på objektivt eller subjektivt grunnlag. Notarene er selv ansvarlige for sine feil og er i de fleste land pålagt å tegne egen ansvarsforsikring. Når staten i Norge kan gjøres ansvarlig, er det et arbeidsgiveransvar hjemlet i skl § 2-1, jf foran.

Mer nærliggende kan det være å hevde at det i den rolle notarius innehar, også burde ligge et objektivt ansvar dersom det skulle vise seg at bekreftelsen ikke var riktig. Bekreftelsen går jo nettopp ut på at notarius innestår for at det eller det er korrekt eller faktisk har skjedd. Når dette viser seg ikke å medføre riktighet, inntrer ansvaret. En analogi kan tenkes å være statens ansvar for tinglysingsfeil, jf tingl § 35.

Etter min oppfatning er imidlertid ikke en analogi fra tinglysingen treffende. For tinglysingsystemet gjelder reglene om grunnbokens negative og positive troverdighet. Basis for systemet er at det som er innført skal oppfattes som korrekt, slik at om noen uforskyldt lider tap ved å stole på grunnboken eller utskrift fra denne i form av pantattest, skal vedkommende holdes skadesløs. Det foreligger positiv lovbestemmelse for det. Uten tilsvarende særskilt lovhjemmel i forbindelse med notarialvirksomhet, kan jeg ikke se at det kan etableres et objektivt ansvar for notarius publicus.

Hertil kommer, som anført foran, at notarialoppgavene ikke er en offentlig oppgave selv om den i Norge er lagt til domstolene. I alle andre land er det enighet om at notarius har et ansvar for uriktige notarialakter eller notarialbekreftelser, men ansvaret hviler på notaren personlig og på culpagrunnlag. Den ansvarsforsikring som tegnes dekker ansvar på culpagrunnlag. Forsikringsdekning knyttet til et objektivt ansvar er ikke aktuelt og vil dessuten føre alt for langt. Slik må det også være i Norge.

En annen ting er at ansvar knyttet til uaktsomhet i de fleste tilfelle vil være tilstrekkelig slik at det neppe er behov for et objektivt ansvar.

1.12 Fremtidige problemstillinger

1.12.1 Innledning

Vår nåværende notarialpraksis bygger på tradisjoner gjennom flere hundre år, det har vært endringer som følge av at behovet for notarialbekreftelser har endret seg, men grunntrekkene er fortsatt de samme. Vil det være slik i fremtiden også eller er det grunn til å forvente større endringer?

Å gi noe sikkert svar på dette, er ikke mulig, men noen utviklingstrekk kan nevnes. Noen endring av den grunnleggende idé bak notarialfunksjonen i norsk rett, kan ikke forventes. Notarius publicus skal være en uavhengig tredjepart som med tillit og autoritet skal kunne bekrefte rettslige eller faktiske omstendigheter på en slik måte at det som bekreftes anses riktig inntil det motsatte måtte bli bevist. For mottaker av en notarialbekreftelse, innebærer det sikkerhet mot falsk og uriktigheter. Behov for slike bekreftelser vil det være også i fremtiden.

Men endringer må forventes som følge av ny teknologi og den stadig økende internasjonalisering. Nyere teknologi som telefaks, skannere og stadig bedre kopieringsmaskiner har økt kravene til kontroll før bekreftelse kan gis og stiller krav om skjerpet aktsomhet. Datateknologi og databasert kommunikasjon som Internett og e-post, vil bringe med seg større utfordringer. Avtaler kan inngås uten at det er et papir hvor partene med sin signatur bekrefter at det er inngått en endelig avtale. En fullmakt kan formidles over Internett, mottaker må kunne sikre seg en bekreftelse på at det virkelig er fullmaktsgiver som har gitt fullmakten. Men hvordan kan man signere et elektronisk dokument?

Vi kjenner ikke i norsk rett så mange eksempler på formkrav, men noen har vi, som f eks oppsigelse i arbeidsforhold og testamenter. Avtaler er bindende enten de er muntlige eller skriftlige, men i skriftlig form legger man til grunn at den signerte avtale gir et korrekt bilde av hva som er avtalt og partenes intensjoner. Signaturen betyr også at avtalen er endelig. Notarialbekreftelsen innhentes for å sikre bevis for at det er rette vedkommende som har undertegnet avtalen eller dokumentet.

Den økende internasjonale handel, både på den måten vi tradisjonelt kjenner den og som elektronisk handel over Internett, vil i fremtiden kunne stille krav til notarius publicus. Hvordan vil oppgavene til notarius publicus bli når vi beveger oss inn i det papirløse samfunn hvor det aktuelle dokument bare eksisterer i digitalisert utgave, som en elektronisk fil i databasert kommunikasjon?

Uten å gjøre for mye ut av dette, skal jeg i det følgende først omtale noen problemstillinger knyttet til bekreftelser i forbindelse med elektroniske dokumenter, deretter noen problemstillinger knyttet til økende internasjonalisme.

1.12.2 Digitale signaturer

Elektronisk handel har hatt en voldsom vekst de siste årene og veksten ventes å fortsette med enda større fart i kommende år. I 1998 var omsetningen over Internett ca 43 milliarder dollar og anslag går ut på at den kan ventes å øke til 1,3 billioner dollar i 2003. I 2006 er det ventet at 40% av all handel i verden vil gå over Internett. Dette er spennende perspektiver, men åpner også for store muligheter for kriminell virksomhet, derfor vil sikkerheten knyttet til slik handel bli viktig.

Når man mottar en bestilling eller inngår en avtale over Internett verken ser eller snakker man med motparten. Hvordan kan man da ha sikkerhet for at den man handler med, virkelig er den han eller hun utgir seg for å være? Et eksempel kan være Carroll som er diamanthandler i Chicago og som ofte over telefon får bestillinger på varer fra Jean, en av hennes faste kjøpere i Paris. 95 En fredag får Carroll over e-post en bestilling fra Jean, som uventet ber om at diamantene denne gangen ikke skal leveres i Paris, men sendes til en adresse i London. Og det haster, slik at diamantene må sendes slik at de kommer frem neste dag. Det er for sent å kontakte noen over telefon for å få de nødvendige bekreftelser. Hvordan skal Carroll kunne vite at bestiller også denne gang virkelig er hennes gode og betrodde kunde i Paris.

I praksis er det utviklet et system med digitale signaturer basert på krypteringsteknologi som sikrer mot forfalskninger og misbruk. Signaturene kan sertifiseres gjennom en Tiltrodd Tredjepart (TTP), på engelsk Certification Authority (CA) eller Certification-Service-Provider (CSP). Dette vil i realiteten være en bekreftelse nær beslektet med notarialbekreftelser. I USA kan det også bli en del av oppgavene til notarius publicus, om noen av de forslag som foreligger, blir gjennomført, jf nedenfor.

I USA var delstaten Utah først ute med lovgivning om elektroniske signaturer, Utah Digital Signature Act, som ble gitt i 1995. 96 Senere har 8 delstater gitt lover med lovgivningen i Utah som modell, mens 34 delstater har vedtatt mindre omfattende lovbestemmelser. Syv stater har så langt ikke vedtatt lover om dette.

Også i de fleste andre land i resten i verden arbeides det med spørsmål knyttet til elektronisk handel og digitale signaturer. For å sikre en ensartet utvikling på dette området innenfor EU, ble det 13 12 99 vedtatt et «Direktiv for Europaparlamentet og Rådet om et felles rammeverk for elektroniske signaturer», 1999/93/EC. Direktivet får betydning for Norge gjennom EØS-avtalen. Det arbeides nå med lovforslag i alle land innenfor EU.

I Norge uttalte regjeringen i St meld nr 41 (1998-99) «Om elektronisk handel og forretningsdrift» bl a at

...det er regjeringens mål at elektronisk kommunikasjon og bruk av nett som infrastruktur for samhandling skal bli like akseptert, tillitsvekkende og ha samme juridiske holdbarhet som tradisjonell skriftlig kommunikasjon og dokumentasjon.

Lov 25 juni 1999 om finansavtaler og finansieringsoppdrag (finansavtaleloven) har i § 8 bestemmelser om «Bruk av elektronisk kommunikasjon og elektroniske medier». Loven åpner for at kunden kan be om at avtalen inngås ved hjelp av elektronisk medium, og kravet er da at «det er benyttet en betryggende metode for å autentifisere inngåelsen av en avtale med det angitte innhold». Det er ikke i loven angitt nærmere hva slags teknologi som her kan benyttes for å være betryggende, men i lovens forarbeider antas det at bruk av PIN-kode e l vil være betryggende. Loven trer i kraft 1 juli 2000.

En arbeidsgruppe oppnevnt av Nærings- og handelsdepartementet avga 30 11 98 en rapport til Rådet for IT-sikkerhet kalt « Digitale signaturer gir tillit til elektronisk kommunikasjon. Forslag til tiltak for aksept og utbredelse». Rådet for IT-sikkerhet har 17 03 99 gitt sine «Anbefalinger vedrørende organisering og bruk av digitale signaturer og tjenester fra tiltrodde tredjeparter TTP» og 29 02 00 sendte Nærings- og handelsdepartementet ut på høring «Forslag til lov om elektronisk signatur mv.» Høringsfristen er 05 05 00. 97

Elektroniske signaturer omfatter ulike metoder for «signering» av elektroniske dokumenter. De er digitale i teknisk forstand og kan skapes med ulike teknikker, men omfattes ikke alle av begrepet digitale signaturer, jf nedenfor. Elektroniske signaturer kan være et navn som skrives inn på en melding sendt over e-post, et elektronisk produsert brevhode, en innskannet håndskrevet signatur, en hemmelig kode eller PIN for å identifisere avsender, en signatur kryptert gjennom et dataprogram, avlesning av en elektronisk penn o a. Andre teknikker kan være basert på biometriske «kjennetegn» som avlesning av «iris-øye» eller fingeravtrykk, men her har man foreløpig ikke kommet så langt i forskningen. Poenget er imidlertid at slike «underskrifter» i dag kan la seg forfalske og derfor ikke gir full trygghet for mottaker, verken for at det er rett avsender eller at dokumentet ikke er endret underveis.

Lovgivning og utredninger har konsentrert seg om de såkalte digitale signaturer som man antar ikke lar seg forfalske dersom de brukes på rett måte. De baseres på Public Key Infrastructure (PKI) som er et sett tjenester som støtter opprettelse, utgivelse, publisering og gjenopprettelse av digitale sertifikater og sikkerhetskoder. Digitale sertifikater sørger for at eieren av kortet identifiseres elektronisk. Kodene som tilhører sertifikatet gjør det mulig for innehaverne å identifisere hverandre og foreta sikker, elektronisk kommunikasjon. Gjennom slik teknikk kan digital informasjon «signeres» på samme måte som vi i dag signerer et papirbasert dokument. Til slike signaturer må det stilles en del viktige krav: 98

• Integritet- som betyr at informasjon ikke er endret under lagring eller transport. Det skal ikke være mulig å endre f eks en transaksjonsmelding til bank med overføring av 500 kroner til 5000 kroner, eller overføring av elektronisk resept fra 10 til 100 tabletter.

• Autentisering - som sikrer at en enhet (person/prosess) virkelig er den som vedkommende gir seg ut for å være. I forbindelse med utveksling av elektroniske meldinger vil autentifisering innebære å skaffe seg hensiktsmessig sikkerhet for at avsenderen av en melding er den vedkommende gir seg ut for å være og knytte avsenderen til meldingens innhold.

• Sporbarhet - som skal sikre at viktige hendelser i systemet kan spores til ansvarlige personer eller prosesser.

• Ikke-benekting (nonrepudiation) - som er den egenskap at mottakeren av et dokument har sikkerhet for at den angitte avsender ikke senere kan nekte å ha sendt dokumentet. På samme måte må avsenderen av et dokument sikre seg mot at mottakeren på et senere tidspunkt kan nekte å ha mottatt dokumentet.

• Tilgjengelighet - som skal sikre at informasjon og resurser er tilgjengelig for brukere som har rettmessig adgang til informasjon når de har behov for det. Bekreftelsesprosessen må være kostnadseffektiv og enkel i bruk.

• Konfidensialitet - som skal sikre at informasjon ikke blir gjort tilgjengelig for uvedkommende.

Det er av regjeringen igangsatt et «kartleggingsprosjekt» for å finne hvilke lover og forskrifter som har formkrav og som kan tenkes unødvendig å hindre elektronisk informasjon, kommunikasjon og e-handel. Det er også nedsatt et utvalg som skal utrede bruk av digital signatur i offentlig forvaltning og hvordan forvaltningens brukere best skal betjenes.

PKI-teknologien,( Public key infrastructure) benytter nøkkelpar bestående av en privat og en offentlig nøkkel. 99 Nøklene hører sammen, den private er hemmelig for alle andre enn innehaver, den offentlige nøkkel distribueres offentlig som et telefonnummer. Det benyttes et asymmetrisk krypteringssystem der nøklene benyttes ved krypteringen. Figuren nedenfor illustrerer hvordan et digitalt signatursystem fungerer. 100

Når avsender ønsker å «signere» et elektronisk dokument M, sendes M sammen med signeringsnøkkelen (den private) S A inn i en signeringsfunksjon. Resultatet av denne prosessen er en signert melding S(M). I de fleste signatursystemene består den signerte melding av den opprinnelige melding etterfulgt av et signaturfelt. Signaturen er igjen en komplisert blanding av M og S A.

Mottaker som får en signert melding, kan som utgangspunkt ha direkte tilgang til selve M fordi denne ikke nødvendigvis trenger å være kryptert. Men for å verifisere at M virkelig kommer fra rett avsender og ikke er blitt endret underveis, kan han benytte avsenders offentlige nøkkel. Den kan han få fra avsender eller innhente fra en TTP, jf nedenfor. Med den offentlige nøkkelen V A kan han i en verifikasjonsfunksjon «låse opp» signaturen til avsender. Lykkes det, vil mottaker vite følgende:

• M kommer virkelig fra Avsender siden det bare er hun som besitter den hemmelige signaturnøkkelen, den private nøkkelen, som måtte til for å lage den digitale signaturen.

• Meldingen eller signaturfeltet kan ikke bevisst eller ubevisst ha blitt endret under overføringen.

• Avsender kan ikke i ettertid nekte for å ha sendt meldingen. Mottaker kan bevise overfor en tredjepart, f eks en domstol, at det var avsender som signerte meldingen.

• Signaturen beskytter også mot at mottaker endrer meldingen og prøver å få den akseptert som en ekte melding. Mottaker kjenner ikke signeringsnøkkelen SA, som er nødvendig for å lage en signatur som passer på den modifiserte meldingen.

Hvis innehaver koder en melding med sin private nøkkel, vil meldingen bare kunne dekodes ved hjelp av hans offentlige nøkkel. Hvis meldingen lar seg dekode ved hjelp av hans offentlige nøkkel, må innehavers private nøkkel ha vært benyttet for å kode meldingen. Systemet fungerer også den andre veien: Hvis sender velger å kode meldingen med mottakersoffentlige nøkkel, vil den bare kunne dekodes ved hjelp av mottakersprivate nøkkel. Da blir også meldingen kodet slik at den blir uleselig for alle andre enn mottaker med den riktige private nøkkel.

Digitale signatursystemer forutsetter at det etableres ordninger for utstedelse av nøkler, forvaltning av offentlige nøkler, katalog- og navnetjenester. Her kommer Tiltrodd tredjepart, TTP, inn i bildet. Dette er en sertifiseringsautoritet som tildeler nøkkelpar og elektronisk sertifikat som kobler nøkkelinnehavers identitet opp mot den offentlige nøkkel. Sertifikatet signeres med TTP-ens hemmelige nøkkel, mens alle skal ha tilgang til TTP-ens offentlige nøkkel for gjennom den å kunne kontrollere sertifikatets ekthet. For å få slikt sertifikat må vedkommende legitimere seg på tilfredsstillende måte for autoriseringsmyndigheten, som ved utstedelsen av sertifikatet bekrefter identiteten.

Sertifikat kan utstedes på person, slik at den som påstår han er Hans Hansen elektronisk kan verifisere at han faktisk er Hans Hansen. Videre kan det være rollesertifikater knyttet til rolle eller autoritet som lege, advokat e l, eller sertifikat knyttet til ansettelse i etat eller firma, f eks som fullmektig eller person med prokura eller signatur i et selskap. De offentlige nøklene vil være tilgjengelige på en database som TTP-en betjener. Sertifikatene som utstedes er digitale og kan benyttes av innehaver som legitimasjon. Sertifikatet inneholder den offentlige nøkkelen.

I Norge har bl a Posten SDS 101 fått konsesjon i rollen som TTP. Det vil også være et internasjonalt samarbeid om slike sertifiseringsautoriteter, uten at det er nødvendig å gå nærmere inn på det her.

Det er mange flere detaljer i dette som det ikke er nødvendig å redegjøre for her, men mange vil kanskje spørre hvor tråden til Notarius publicus er blitt av? Den er kanskje ikke så lett å få øye på, men kan trekkes slik:

a) Ved utstrakt bruk av elektroniske dokumenter med digitale signaturer, kan autentifiseringen skje på en mye sikrere måte enn den notarius kan tilby. Sertifikatet kan f eks være knyttet til en rolle i et selskap der det av sertifikatet fremgår at vedkommende har rollen som innkjøper, fullmektig eller signaturberettiget i selskapet. Eller sertifikatet og nøklene sikrer auteniteten til avsender uten notarialbekreftelse. I tillegg er man sikret mot at dokumentet blir endret underveis, noe som kan skje med et notarialbekreftet dokument, selv om man forsøker å sikre seg mot det ved ulike teknikker.

b) Sertifiseringsmyndigheten, TTP, overtar oppgaven og ansvaret med å kontrollere identiteten til vedkommende som sertifiseres. Denne oppgaven er beslektet med det ansvaret notarius tar på seg i forbindelse med notarialbekreftelsen, men blir ikke helt den samme. 102 Imidlertid kan det tenkes at notarius publicus kan benyttes i forbindelse med TTP-ens kontroll av identiteten. I høringsutkastet til lov om digitale signaturer er det uttalt på side 3 at man under kontrollen kan benytte en registreringsenhet, f eks Postkontoret. I et konsern kan det være praktisk og hensiktsmessig at konsernet selv håndterer kontrollen selv ved at tilbyderen oppnevner noen i konsernet som sikrer koblingen mellom person og sertifikat. Men under denne kontrollen vil også notarius publicus kunne være en aktuell samarbeidspartner.

I USA har CyberNotary Committee foreslått at en notary public som har fått autorisasjon som CyberNotary, jf nedenfor, også kan få fullmakt til å utstede sertifikater.

c) I USA har et TTP-selskap, ARCANVS, fått patent på «Witnessed Authentication of Electronic Documents», et konsept som er kalt CryptoNotary. En CryptoNotary er en notary public som bruker PKI signaturer i tillegg til eller i stedet for vanlig skriftlig notarialbekreftelse. Prosessen beskrives slik:

1. En klient som ønsker et digitalt signert dokument tar dokumentet med f eks på diskett til notaren sammen med sine digitale nøkler. CryptoNotary er sertifisert av ARCANVS og har egen computer med nødvendig software for oppgaven, samt sine egne digitale nøkler.

2. CryptoNotary fyller ut sin journal som foreskrevet. Klientens elektroniske dokument, hans digitale sertifikat og private nøkkel blir lastet inn i notarens computer for identifikasjon. Samtidig kontrollerer notaren klientens identitet gjennom det digitale sertifikatet.

3. Klienten «signerer» dokumentet ved bruk av sin private nøkkel.

4. Notaren utferdiger en elektronisk bekreftelse som knyttes til dokumentet og «signerer» denne digitalt med sin private nøkkel.

5. Klienten får dokumentet tilbake på diskett. Det er nå signert og notarialbekreftet.

Klienten kan deretter sende dokumentet til mottaker.

I National Notary Associations medlemsblad Notary Bulletin er det i Vol IX No 6 fra December 1999 opplyst at Utah County Recorder's office som det første kontor i USA 10 09 99 aksepterte til registrering en eiendomsoverdragelse der dokumentet var digitalt signert og digitalt notarialbekreftet.

d) EU- direktivet om rammeverk for elektroniske signaturer skal fremme bruken av digtale signaturer og bidra til å harmonisere regelverket omkring denne type teknologi i EU. Formålet er å sikre fri bevegelighet av varer og tjenester i det indre marked. Men direktivet sier uttrykkelig at det ikke skal ha innvirkning på nasjonal rett vedrørende formkrav som f eks krav om håndskrevet signatur, krav til bestemte dokumenttyper, krav til at avtaler skal inngås skriftlig mv. Det betyr at det er det enkelte lands internrett som bestemmer hvordan dokumenter skal opprettes og i den forbindelse hva som kreves av medvirkning av en notar. Det må igjen bety at forskjellene mellom det notarialsystem vi kjenner og civil law notarene fortsatt vil bestå med de problemer det innebærer.

1.12.3 Autentiske dokumenter

Luganokonvensjonen, vedtatt i Lugano 16 09 88, ble ratifisert av Norge 02 02 93 og trådte i kraft for Norges del 01 05 93, jf gjennomføringslov 8 januar 1993 nr 21. Konvensjonen har bestemmelser om domsmyndighet og fullbyrding av dommer i sivile og kommersielle saker, regler som ikke skal gjennomgås her. Konvensjonens regler om anerkjennelse og fullbyrding av dommer i artiklene 25 - 49 forutsetter at dommene ikke krever legalisering eller noen form for notarialbekreftelse.

Konvensjonens artikkel 50 har bestemmelser om at autentiske, offentlig bekreftede dokumenter som er tvangskraftige i en konvensjonsstat, også skal kunne fullbyrdes i andre konvensjonsstater. Dokumentene gjelder rettsforhold innen konvensjonens privatrettslige virkeområde, og bare ordre public er prøvingsgrunn i mottakerstaten der fullbyrdelse skal finne sted.

Denne typen dokumenter er blitt til uten medvirkning fra en domstol, men er gitt direkte tvangskraft. Etter norsk rett er gjeldsbrev med bekreftet underskrift, veksler og sjekker tvangsgrunnlag, jf tvangsl § 7-2, men det er antatt at disse dokumenter ikke går inn under konvensjonens artikkel 50. For øvrig finnes ikke i norsk rett noe som ligner på den type dokumenter konvensjonen her omtaler. Stein Rognlien sier i sin kommentarutgave til Luganokonvensjonen 103 at det bl a er uklart hvilke krav som må være oppfylt før et dokument kan anses som autentisk etter intern rett i de ulike konvensjonsstater. Det dreier seg som oftest om notarialakter, dokumenter opprettet og bekreftet av en notar.

I Ot prp nr 94 (1991-92) s 18 flg diskuteres det om man i Norge bør få i stand en ordning med adgang til å opprette autentiske dokumenter, bl a hva som skal til for at gjeldsbrev med bekreftet underskrift kan oppfylle vilkårene. Det drøftes om løsningen kan være å kreve at skyldneren møter for notarius publicus og legger frem et gjeldsbrev satt opp i bestemte former. Om dette vises til proposisjonen side 19. Det konkluderes likevel med at det for tiden ikke synes å være noe stort behov for en slik ordning og at spørsmålet kan tas opp igjen dersom det skulle oppstå større behov.

1.12.4 Bør Norge innføre civil law notarialsystemet?

Beslektet med problemstillingen under foregående punkt, er spørsmålet om ikke flere land burde innføre et system med civil law notarer. Foran under kapittel 6 er det redegjort for dette systemet som vi finner i mange land over hele verden, land som er viktige handelspartnere for norsk næringsliv. Også i det nåværende EU er systemet med civil law notarer mest utbredt og Norge blir vel kanskje en gang i fremtiden medlem av EU. For nordmenn som skal handle med land hvor vedkommende land etter sitt system stiller særlige krav om notarialbekreftelser, vil det da lett oppstå problemer. Og problemene vil trolig øke i takt med at den elektroniske handel over landegrensene øker.

I USA er bruken av notarialbekreftelser utbredt, men som i Norge, gir aldri en notary public bekreftelse på at innholdet i et dokument er rettslig gyldig og i overensstemmelse med nasjonal rett. For amerikanske forretningsmenn som handler med utlandet, kan dette være et stort problem, også kostbart dersom de i stedet for notarialbekreftelsen må få en advokat til å gi de nødvendige bekreftelser på hvordan amerikansk og utenlandsk rett er på det aktuelle rettsområde. 104 Det er etablert en komité under American Bar Association, CyberNotary Committee, som bl a arbeider med disse spørsmålene på bakgrunn av den forventede eksplosjonsartede vekst i elektronisk handel. Det er foreslått å etablere en ordning der høyt kvalifiserte advokater får autorisasjon som CyberNotaries. Komitéen arbeider med personer og organisasjoner med sikte på å oppnå aksept for «CyberNotarial Acts» skal få aksept i USA og i utlandet, og komitéens medlemmer representerer Tyskland, Irland, Italia, Mexico, Quebec, Puerto Rico, Storbritannia, i tillegg til Unión Internacional del Notariado Latino og American Bar Association. En CyberNotary vil få myndighet til å avgi «Authentic Acts», som innebærer en bekreftelse på at dokumentets innhold og gjennomføring er rettslig korrekt og i overensstemmelse retten i den delstat hvor avtalen er opprettet.

Under pkt 7.6 foran er nyordningen med civil law notaries i delstaten Florida omtalt. CyberNotary Committee har vært medvirkende ved etableringen av den nye ordningen. Den nye lovgivning er et resultat av at behovene for å lette handelen over landegrensene øker. Innenfor the North American Free Trade Agreement er det også et arbeid i gang for å få etablert en utvidet ordning med notarialbekreftelser.

For Norge er dette neppe et aktuelt spørsmål i dag, men det ville likevel være nyttig med en nærmere utredning av spørsmålet. Selv med utstrakt bruk av elektroniske dokumenter og digitale signaturer, vil det lette dokumentutveksling over landegrensene om alle land hadde et system der også dokumentets rettslige innhold kunne bekreftes. Hvordan vi da skal tilpasse vårt system til et slikt nytt notarialsystem, kan diskuteres. Kanskje kan den tradisjonelle notarialvirksomheten bli i domstolene og nyordningen etableres utenfor med autorisasjon av advokater til disse oppgavene? Eller kanskje vil det være mer naturlig å ta notarialoppgavene helt ut av domstolene og legge dem til autoriserte jurister eller advokater? Domstolene er kanskje ikke rette sted for notarialbekreftelser lenger?

Strukturutvalget 105 konkluderer sin drøftelse av notarialoppgavene i domstolene med at de inntil videre bør utføres av domstolene, men legger til at dersom det opprettes såkalte fogdekontorer, vil disse kunne overta oppgavene som notarius publicus. Jeg tror ikke det vil være noe heldig valg, jf nedenfor pkt 13.2.1. Notarialoppgavene kan være krevende og bør behandles av eller under tilsyn av, faglig godt kvalifiserte jurister. Skulle man i fremtiden velge en annen struktur på notarialvirksomheten bør det vurderes om den ikke bør tas ut av domstolene og annen offentlig virksomhet og gis til kvalifiserte jurister som med autorisasjon fra det offentlige utfører disse oppgavene. Det er som nevnt foran den vanlige ordning i de fleste andre land og vil også lettest kunne tilpasses en utvikling i retning av civil law notaries.

1.13 Reformforslag. Lov- og forskriftsforslag

1.13.1 Innledning

Jeg har i kapittel 1-10 gitt en relativt omfattende beskrivelse av notarius publicus i norsk rett med en oversikt over gjeldende lover og forskrifter og de oppgaver som i dag utføres av notarius publicus. Tiden bør nå være inne til å gi en klarere lovhjemmel med tilhørende forskrift. Mange av de tvilsspørsmål som i dag eksisterer med hensyn til notarialforretningene, kan løses gjennom en beskrivelse av praksis og med anbefalinger om standardpåtegninger, men det vil også hjelpe godt om man hadde en klarere lovhjemmel med tilhørende forskrift som kan gi svar på hva som ligger innenfor notarius» oppgaver og utførelsen av disse. Det er ikke noe behov for å endre praksis, derfor bør utgangspunktet for slike regler være praksis slik vi kjenner den i dag.

Jeg har utarbeidet forslag til ny hjemmelslov med tilhørende forskrift. Forslagene følger som vedlegg 1 og 2. Nedenfor skal jeg gi noen kommentarer til forslagene.

1.13.2 Ny hjemmelslov for notarius publicus

1.13.2.1 Hvem skal utføre notarialoppgavene

Rl ikrl §§ 6 - 8 er dagens hjemmelslov for institusjonen notarius publicus i norsk rett. Oppgaven er som hovedregel lagt til herreds- og byretten, uten at det er gitt nærmere anvisning på hvorfor oppgaven i Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger er lagt til byfogden. Strukturutvalget sier om denne oppgaven:

Notarialforretningene er ingen domstolsoppgave. På den annen side innebærer de ordinære notarialforretningene ingen stor arbeidsbyrde for domstolene. Skal notarialforretningene tas ut av domstolene, må oppgaven av hensyn til publikum flyttes til en instans som er kjent og som nyter samme alminnelige tillit som domstolene - også i utlandet.

Oppgaven kunne vært lagt til fylkesmannen, som er en statlig instans. Hensynet til publikum tilsier imidlertiden mer desentralisert instans, f eks politiet. Fordi notarialforretningene som nevnt av og til reiser vanskelige spørsmål, bør oppgaven legges til et organ som har den nødvendige kompetanse.

Etter en avveining av nytten for publikum mot arbeidsbyrden for domstolene er Strukturutvalget blitt stående ved at notarialforretningene inntil videre bør utføres av domstolene. Opprettes fogdekontorer, vil disse kunne overta oppgaven som notarius publicus. Uten at konkrete forslag fremsettes, vil utvalget også peke på muligheten for oppnevning av særskilt betrodde offentlige tjenestemenn, advokater eller lignende for å utføre notarialforretninger.

Det Strukturutvalget uttaler om valg av instans «som nyter samme tillit som domstolene» beror etter min mening litt på en misforståelse. Når notarialforretninger har den tillit de har, bl a i utlandet, beror ikke det på at oppgaven er lagt til domstolene. Det er bare Norge og Danmark som har en slik ordning. Tilliten har sammenheng med at de som utfører oppgavene har den autorisasjon som notarius publicus. Det er selve institusjonen Notarius Publicus som er avgjørende. Som vist foran under kapittel 7 har civil law notarene en særlig posisjon i sine lands judisielle system, noe som har sammenheng med disse lands rettstradisjoner og lovgivning. Den norske notarius publicus har ikke den samme status, men aksepteres i kraft av å være notarius, ikke fordi han også en dommer.

En annen ting er at fordi oppgavene som notarius publicus tillegges så stor viktighet i utlandet, bør den som i Norge har kompetansen, ha tilstrekkelige kvalifikasjoner for oppgaven. Juridisk utdannelse må være et minimum. I litteratur om notarialordningen i USA, hvor «hvemsomhelst» kan få autorisasjon som notary public, fremheves det at U S Notaries ikke har så stor tillit, verken i USA eller i utlandet. 106 Dette tilsier at om oppgaven skal flyttes ut av domstolene, bør man velge å legge den til advokater eller offentlige tjenestemenn med de nødvendige kvalifikasjoner.

I kapittel 12 har jeg reist spørsmål om Norge burde utrede spørsmålet om en omlegging av notarialpraksis slik at en norsk notarius publicus kan avgi bekreftelser på linje med dem som gis av en civil law notar. Gjennomføres det en slik endring bør oppgavene tas ut av domstolene og legges til særskilt autoriserte advokater eller andre jurister. Inntil det spørsmålet er utredet, bør oppgaven etter mening fortsatt ligge til domstolene.

Begrenset notarialkompetanse etter bestemmelse av Kongen, kan som i dag gis lensmenn og registererførerne i offentlige registre. Jeg ser heller ingen grunn til å foreslå endringer i lovbestemmelsene om Svalbard og utenrikstjenesten. Politimestrenes og lensmennenes notarialkompetanse behandles nedenfor under pkt 13.4 og 13.5.

1.13.2.2 Behovet for ny lovhjemmel

Dagens lovhjemmel for notarius publicus er svært godt gjemt som tre paragrafer i en ellers svært lite kjent lov, lov om rettergangsordningens ikrafttræden av 14 august 1918. Mesteparten av loven gjelder endringer i prosessuelle bestemmelser i en rekke eldre lover, jf lovens §§ 14-91, men de aktuelle bestemmelser ikke er gjengitt i lovsamlingen. I dag, mer enn 80 år senere, bør lovhjemmelen for notarius publicus flyttes til en egen lov. Den vil bli lettere å finne, og det vil bringe notarius publicus bedre «frem i lyset».

Loven bør også være klarere på hva som er oppgavene til notarius publicus. Det er ikke praktisk mulig, og neppe heller ikke ønskelig, i lovs form å beskrive alle notarialforretninger som kan forekomme, men en viss veiledning kan gis ved at man henviser til lovbestemte oppgaver og den praksis som følges av notarialembetene i dag, jf nedenfor under 13.4.

Loven bør gi klarere hjemmel for nektelser. Under 13.6 nedenfor kommenteres lovforslaget nærmere.

1.13.3 Forskrift til hjemmelsloven

Lovhjemmelen bør være enkel og ikke for detaljert, men det bør gis fullmakt til Kongen til å fastsette nærmere behandlingsregler. Dagens lovhjemmel gir også slik fullmakt, men har vært lite brukt. En forskriftshjemmel vil gi anledning til større fleksibilitet og harmonere f eks med ordningen innenfor tinglysing. I Danmark og Sverige har man også forskrift i tillegg til hjemmelsloven.

Et spørsmål som kan reises er om ikke utførelsen av oppgaven som notarius publicus er så mangfoldig og så avhengig av løsninger i det enkelte tilfelle, at det ville være enklere om domstolene stod helt fritt i utførelsen av oppgavene. Praksis kan kanskje lettere beskrives gjennom litteraturen. Derfor bør heller ikke forskriften inneholde en detaljbeskrivelse av hva notarius publicus skal beskjeftige seg med. Når forskriften bare skal inneholde saksbehandlingsregler, kan jeg ikke se at det er noen prinsipielle betenkeligheter ved å gi Kongen slik fullmakt.

Vedlagt følger et forslag til forskrift. Kommentarer til forslaget er gitt under 13.7.

1.13.4 De tre politimestrenes notarialkompetanse

I dagens samfunn synes det ikke lenger å være behov for å opprettholde ordningen med at tre utvalgte politidistrikter har kompetanse som notarius publicus. Kommunikasjonene er blitt bedre, og behovene for notarialbekreftelser har endret seg. De som har behov for slike bekreftelser kan få dem ved henvendelse til sorenskriveren i distriktet, eventuelt at lensmennene i landdistriktene fortsatt beholder en begrenset notarialmyndighet. I tillegg kommer at det nå finner sted en betydelig endring av organiseringen av politiet, jf NOU:10 om «En bedre organisert politi-og lensmannsetat». Opphevelse av ordningen med notarialmyndighet til de tre politidistriktene vil gi en ryddigere organisering av notarius publicus - funksjonen i Norge.

Politimesteren i Vestoppland politidistrikt har gitt uttrykk for at han finner det naturlig at sorenskriveren i Toten overtar myndigheten også for Gjøvik by.

Politimesteren i Rjukan politidistrikt har opplyst at den hyppigst forekommende notarialforretning for notarius publicus er prøving av ekteskapsvilkår og vigsler, samt en del bekreftelser for utenlandske borgere i distriktet. Det er ikke opplyst hvor mange vigsler det dreier seg om, men det antas at antallet ikke er større enn at de kan utføres av sorenskriveren i Tinn og Heddal, eventuelt en ny sammenslått distriktsrett.

Sør-Varanger politidistrikt har ca 250 notarialforretninger i året, fordelt bl a på ca 20 vigsler, ca 50 bekreftelser av underskrifter og ca 100 bekreftelser av rett kopi. Her kan reisemåtene være mer tungvint enn i Sør-Norge, men det er neppe grunnlag godt nok for å opprettholde politimesterens notarialkompetanse. Dersom lensmennenes notarialkompetanse opprettholdes, kan behovet for bekreftelser dekkes av det lokale lensmannskontor.

Etter dette foreslår jeg at notarialmyndigheten til de tre politidistriktene oppheves.

1.13.5 Lensmennenes notarialkompetanse

Lensmennene har i dag en begrenset kompetanse som notarius publicus, hjemlet i kgl res av 10 juli 1931:

Når det kreves av hensyn til varetakelse av interesser i utlandet, kan også en lensmann innen sitt distrikt som notarius publicus bekrefte riktigheten av underskrifter på dokumenter og utferdige leveattester samt i den forbindelse motta ed eller forsikring på ære og samvittighet.

I tillegg har lensmennene kompetanse til å foreta veksel- og sjekkprotester, jf vl § 87 og sjl § 65.

Norges lensmannslag har vært forespurt om notarialoppgavene fortsatt er en del av lensmennenes oppgaver. I brev av 19 11 97 uttaler lensmannslaget v/ generalsekretær Svein Stuberg:

Jeg har [....] foretatt en undersøkelse av forholdet og det viser seg at ordningen i høyeste grad er «levende». Flere av de lensmenn som er kontaktet opplyser at de jevnlig har henvendelser om underskrift i forbindelse med f. eks. utenlandske pensjoner, adopsjoner og leveattester. Det synes etter dette som om det vil være et tilbakeskritt å oppheve ordningen.

Ut fra dette antar jeg det av servicehensyn vil være fornuftig å opprettholde ordningen med at lensmenn har begrenset notarialkompetanse innenfor sitt distrikt. Det vil for folk som bor langt fra en domstol gjøre det lettere å få utført praktisk viktige notarialforretninger.

Justisdepartementet har til behandling et utkast til fremtidig organisering av den sivile rettspleien på grunnplanet med utgangspunkt i en utredning av 18 februar 1997 utarbeidet av lovrådgiver Knut Helge Reinskou. Utredningen behandler bl a organiseringen av de sivile gjøremål til politiet og lensmennene. Utredningen tar ikke stilling til lensmennenes oppgaver som notarius publicus, men henviser i note 1 på side 58 til min kommende utredning om notarius publicus.

Reinskous utredning er ikke ferdigbehandlet, men vil bli vurdert i forbindelse med behandlingen av Strukturutvalgets innstilling, NOU 1999:22 om «Domstolene i første instans». Hvis lensmennene beholder de sivile gjøremål, bør lensmannen beholde oppgaven som notarius publicus. For de distrikter der man velger «byfogdalternativet» bør oppgaven som notarius publicus fortsatt ligge hos herreds- og byrettene, men det kan overveies om man av servicehensyn bør gi begrenset notarialkompetanse på linje med lensmennene, til de nye fogdekontorene. Alternativet er tenkt gjennomført på steder med større befolkningstetthet, som vil ha gode kommunikasjoner og lettere tilgjengelighet til domstolene, men det kan innebære en viss lettelse for domstolene om de enkle underskriftsbekreftelsene og eventuelt også bekreftelse av kopier, også kan utføres av et annet kontor. Jeg ser det ikke som riktig at fogdekontorene overtar all notarialkompetanse fra domstolene, jf foran pkt 13.1

1.13.6 Kommentarer til lovforslaget

Til § 1

Bestemmelsen er foreslått i to alternativer, der forskjellen mellom alternativene er at det i alternativ I vises til at det ved lov kan være bestemt at notarialmyndighet kan være lagt til andre enn domstolene, mens de någjeldende lovbestemmelser er tatt inn i alternativ II. Det gjelder Sysselmannens notarialmyndighet på Svalbard, jf Svalbardloven § 5, og lov om utenrikstjenesten § 20. Alternativ I er som i dag. Valget mellom de to alternativene vil være et hensiktsmessighetsspørsmål, men alternativ II gir best oversikt over hvem som har notarialkompetanse.

Bestemmelsen som foreslås for domstolenes notarialmyndighet er i realiteten identisk med nåværende lov, men det foreslås en noe annen formulering for klarere å få frem hvilke domstoler det gjelder.

Det bør fortsatt være mulig ved forskrift å gi andre begrenset notarialkompetanse, derfor foreslås det at Kongen kan gi andre notarialmyndighet. Det er i forslaget sagt at denne myndighet skal være begrenset. Skal det gis full kompetanse som notarius publicus, bør det gis som egen bestemmelse i loven.

Til § 2

Bestemmelsen angir hva som skal være oppgavene for notarius publicus uten å angi i detalj hva en notarialforretning er. Henvisning til lovgivning ivaretar hensynet til de lovbestemte notarialoppgavene, jf min utredning der de aktuelle lovbestemmelser er samlet. I tillegg henviser loven til praksis, som er ment å fange opp alle de notarialforretninger som i dag utføres. Det er særlig de krav som stilles av utenlandske myndigheter til ulike former for notarialbekreftelser som gjør det nødvendig å opprettholde institusjonen i Norge. Å foreta en nærmere definisjon eller avgrensing av hva en notarialforretning i praksis vil være, er verken praktisk mulig eller hensiktsmessig. Det må derfor ligge under den enkelte notarius å avgjøre om en anmodning om utførelse av en notarialforretning kan imøtekommes.

I Danmark la en arbeidsgruppe frem et forslag til ny lov i 1981. Forslaget er så vidt vites ennå ikke fremmet som lovforslag, men arbeidsgruppens innstilling benyttes i dag av danske notarer som en veiledning om hvordan notarialforretningene skal utføres. Arbeidsgruppen drøftet hjemmelsspørsmålet og stilte spørsmål om det ville være hensiktsmessig å gi nærmere bestemmelser om hva som går inn under begrepet «notarialforretning». En slik bestemmelse kunne gjøre det enklere for notarius å avgjøre om en begjæring skal imøtekommes eller ikke. Det ble imidlertid påpekt at det var sjelden det oppstod slik tvil, og tvilen knyttet seg bare til mer sjeldent forekommende notarialforretninger eller kunne dreie seg om dokumenter som ikke bør få notarialbekreftelse, f eks fordi innholdet stred mot lov eller ærbarhet. Arbeidsgruppen uttalte videre:

Imod en bindende og udtømmende regel taler bl.a., at varetagelsen af hvervet som notar ofte stiller betydelige krav til smidighed og konduite. Dette skyldes ikke mindst den særlige stilling, som notaren indtager i mange andre lande, og som ofte får myndigheder eller private i disse lande til at forlange notarbekræftelser i tilfælde, hvor den danske notars attestation og indholdet af denne må afgøres helt konkret og ofte under et betydeligt tidspress. En praktisk og forsvarlig løsning af sådanne sager, der ofte indeholder betydelige handelsmæssige og dermed økonomiske aspekter, kan vanskeliggøres ved en egentlig regeldannelse eller udvande en regeldannelse i en sådan grad, at dens værdi bliver stærkt begrænset.

Jeg er enig i det den danske arbeidsgruppen her anfører. Mitt forslag tilsikter ikke noen endringer i dagens praksis, bortsett fra at jeg foreslår bestemmelser i tredje og fjerde ledd som gir hjemmel for i visse tilfelle å avvise en begjæring om notarialforretning. En formulering som foreslått i første ledd gir anledning til en smidig utførelse av notarialmyndigheten. Jeg peker også på at jeg i pkt 3.4 jf pkt 8.2, har konkludert med at det ikke kan defineres klart avgrensete arbeidsoppgaver for notarius publicus.

Unntakene som foreslås gjelder først bekreftelser for handlinger eller dokumenter som strider mot norsk lov eller ærbarhet (ordre public). En slik regel har i enkelt tilfelle vært praktisert også i dag, men foreslås nå lovfestet. I tillegg foreslås det at en begjæring kan avslås dersom notarialbekreftelsen kan utnyttes på en uakseptabel måte i reklame eller annen kommersiell sammenheng. Tilsvarende bestemmelse har man i Sverige. Hvor grensene her skal gå, må vurderes i det enkelte tilfelle. Behovet for å få slik notarialbekreftelse må da også vurderes.

I siste ledd er det foreslått at notarius publicus kan nekte å medvirke til notarialforretninger der arbeidet med denne ikke står i rimelig forhold til behovet for forretningen. Dette er en bestemmelse som må anvendes med stor forsiktighet. Notarius må imidlertid kunne stille spørsmål ved hensikten med bekreftelsen og om ikke dette kan gjøres på en annen og enklere måte. Vil f eks arbeidet med bekreftelsen være så omfattende at det kan ta en hel dag ved et travelt embete, kan det være grunn til å se det opp mot hva som rekvirenten kan oppnå ved å få utført notarialforretningen. På den annen side kan ikke bestemmelsen brukes om selve forretningen vil ta tid f eks fordi vedkommende er syk og må besøkes hjemme eller på sykehus, hvor forretningen ellers har et berettiget eller nødvendig formål.

Til § 3

Her gis det en uttrykkelig hjemmel for delegasjon av notarialmyndighet. Det vises i denne forbindelse til drøftelsen foran under pkt 8.3. Hjemmelsloven § 1 gir Kongen myndighet til å gi nærmere bestemmelser om slik delegasjon, og i forslag til forskrift er det gitt forslag til slike regler, jf vedlegg 2 og kommentarene til forskriftsforslaget nedenfor. Begrensningen ligger i at kompetanse til å motta forsikring eller å treffe avgjørelse i tvist, ikke kan delegeres. En tilsvarende bestemmelse er foreslått i Danmark.

Til § 4

Bestemmelsen er i sitt innhold uforandret i forhold til dagens lov.

Til § 5

Bestemmelsen er i sitt innhold uforandret i forhold dagens lov. Det foreslås tatt inn at kjæremålsinstans for avgjørelse truffet av Sysselmannen på Svalbard som notarius publicus er Hålogaland lagmannsrett.

Til § 6

Hjemmelsloven i rl ikrl §§ 6-8 foreslås opphevet. Dersom alternativ II til formulering av § 1 velges, må det i tillegg gjøres nødvendige endringer i lov 17 juli 1925 nr 11 om Svalbard og lov 18 juli 1958 nr 1 om utenrikstjenesten.

1.13.7 Kommentarer til forslag til forskrift

Til § 1

I alternativ I første ledd er bestemmelsen i lovens § 1 første ledd gjentatt. Det er ikke nærmere angitt hvilke lover som gir notarialmyndighet, men det vil etter lovforslaget alternativ I gjelde utenrikstjenesten i henhold til lov 18 07 58 nr 1 § 20 og sysselmannen på Svalbard i henhold til lov 17 07 25 nr 11 § 5. Alternativ II er tilpasset lovforslagets alternativ II.

I annet ledd er det foreslått tatt inn bestemmelse om lensmennenes notarialmyndighet. Det er samme myndighet som følger av kgl res 10 juli 1931, jf foran pkt 4.3. En mulig utvidelse til også å omfatte bekreftelse av kopier er vurdert, men i tilfelle må det gjøres avgrensning mot notarialbekreftelse av utenlandske offentlige dokumenter og trolig også utskrifter fra norske offentlige registre.

I tredje og fjerde ledd er tatt inn hjemlene for notarialmyndighet til direktøren for Brønnøysundregistrene og registerføreren og kontorsjefen for Skipsregistrene. Disse foreslås opprettholdt uendret.

Til § 2

Her er nærmere angitt adgangen til delegasjon av notarialmyndighet til funksjonær ved et dommerkontor. Myndighet til å ta imot forsikring (ed) og beslutning om å avvise en begjæring om notarialforretning, kan ikke delegeres. Dette er også i overensstemmelse med delegasjonsregelen i forbindelse med tinglysing.

I annet ledd er det nærmere angitt hvordan delegasjonen skal dokumenteres og om det i forbindelse med delegasjonen er satt andre begrensninger enn de som følger av første ledd. Det må være domstolleder som vurderer behovet for slike begrensninger. Det vil normalt være ved behandlingen av kurante notarialforretninger at delegasjon er aktuelt, derfor er det uttrykkelig sagt at en mulig begrensning kan være etter sakstype. Delegasjonen må være forsvarlig vurdert ut fra arbeidsmengde og vedkommende funksjonærs erfaring og faglige dyktighet. Delegasjonen skjer for øvrig på domstolleders ansvar, derfor må domstolleder være sikker på at vedkommende har den nødvendige kompetanse. Krever behandlingen av begjæringen om en notarialforretning juridisk kvalifikasjoner, skal funksjonæren alltid konferere med en dommer dersom han eller hun er i tvil. Den delegerte fullmakten innebærer at vedkommende funksjonær også kan undertegne forretningen. Domstolen må påse at det blir sendt meldinger til UD og utenlandske ambassader og konsulater om delegasjon av notarialmyndighet og underskriftskompetanse, jf foran pkt 8.11.

Det er også foreslått hjemmel for delegasjon til tjenestemann ved lensmannens kontor. Slik delegasjon må også kunne omfatte funksjonærer uten politifaglig utdannelse, dvs sivilt tilsatte ved kontoret. Lensmannen i Asker har i brev av 22 12 97 til justisdepartementet tatt opp spørsmålet om delegasjon av notarialkompetanse til funksjonær ved lensmannskontoret. Hvorvidt det er et praktisk behov for slik delegasjon kjenner jeg ikke til, men jeg antar at det må være det ved Asker lensmannskontor når spørsmålet reises. Det kan reises tvil ved om slik delegasjonshjemmel bør gis, men det er tale om notarialkompetanse begrenset til bekreftelse av underskrifter og utferdigelse av leveattester, forretninger som normalt ikke skulle by på problemer. Det må imidlertid kunne stilles de samme krav til beslutningen om å delegere myndighet som dem som følger av annet ledd, jf kommentarene til denne bestemmelse.

Til § 3

Bestemmelsen angir hvem forskriftens saksbehandlingsregler skal gjelde for. Det er gjort et visst unntak for notarialbekreftelsene som foretas av Registerenheten i Brønnøysund og ved Skipsregistrene, fordi notarialmyndigheten her bare gjelder bekreftelse av registrenes egne utskrifter. For utenrikstjenesten må det være Utenriksdepartementet som fastsetter saksbehandlingsreglene.

Til § 4

Bestemmelsen angir den stedlige kompetansen til notarius publicus. Når notarius publicus får en begjæring om en notarialforretning til sitt kontor hvor selve forretningen kan utføres der, skal begjæringen imøtekommes. Også utenfor kontorstedet, men innenfor eget embetsdistrikt, kan notarius utføre en notarialforretning, dersom særlige hensyn taler for det. Det kan f eks være hjemmebesøk, besøk i en bedrift eller på rekvirentens kontor. Krever imidlertid notarialforretningen at noe skal utføres utenfor embetsdistriktet, skal normalt begjæringen avslås og vedkommende henvises til notarius publicus på vedkommende sted. Om dette vises for øvrig til pkt 8.4 foran.

Til § 5

Bestemmelsen pålegger rekvirenten å fremlegge den nødvendige dokumentasjon som notarius trenger for at notarialforretningen kan gjennomføres. Notarius publicus skal ikke bekrefte mer enn det han kan innestå for basert på de undersøkelser han kan foreta innenfor rimelighetens grenser. Dette er meget viktig, derfor må det stilles krav om at den som fremsetter en begjæring om notarialbekreftelse selv sørger for å fremlegge det som notarius må ha av dokumentasjon. Det er ikke som hos civil law notaren hvor det er notaren som fremskaffer opplysningene ved f eks kontroll av offentlige registre. Den norske notarius må kunne kreve fremleggelse av den dokumentasjon som anses nødvendig. Det kan settes frist for dette og etterkommes ikke pålegget innen fristen, kan begjæringen anses som ikke innkommet.

Av servicehensyn bør likevel notarius i hastetilfelle kunne være behjelpelig med å innhente opplysninger pr telefon eller faks. Det er her særlig Brønnøysundfaksen som kan være aktuell, eventuelt Foretakskatalogen på CD-ROM eller en telefon til Brønnøysundregistrene. Aktuelt kan også være oppslag i elektroniske registre som notarius har tilgang til.

Normalt fremsettes en begjæring om notarialforretning muntlig og behandles på grunnlag av denne. Er ønsket om notarialbekreftelse mer komplisert og det kan være tvil om hva som faktisk ønskes, er det foreslått åpnet for at notarius kan kreve å få begjæringen skriftlig. Det må imidlertid skje unntaksvis.

Jeg har ikke foreslått at det skal settes noen særskilt tidsfrist for gjennomføringen av notarialforretningen. Det synes unødvendig, idet de fleste forretningene blir ordnet over disk. Er det behov for mer tid, antar jeg at forretningen likevel blir utført raskt og senest i løpet et par dager.

Til § 6

Bestemmelsen pålegger rekvirenten å fremskaffe tolk eller døvetolk der dette er nødvendig for gjennomføring av forretningen. Av servicemessige grunner bør likevel notarius der det er mest praktisk, være behjelpelig med å skaffe nødvendig hjelp fra tolk.

Til § 7

Bestemmelsen gir anvisning på fremgangsmåten ved avvisning av en begjæring. Kravet om at en avvisning skal meddeles skriftlig er tatt inn for å sikre notoritet dersom det kan bli aktuelt å påkjære avvisningen. Dette skal ikke i praksis bety at enhver avvisning må meddeles skriftlig. Når det fremsettes en muntlig begjæring ved oppmøte hos notarius og det er på det rene at begjæringen ikke kan imøtekommes, eventuelt ikke på den måten vedkommende selv hadde tenkt seg det, må dette kunne meddeles muntlig over skranken. Rekvirenten bør få tilstrekkelig veiledning og det bør søkes frem til en løsning som tilfredsstiller begge parter, eventuelt at rekvirenten innhenter opplysninger om hva den som har bedt om bekreftelsen kan akseptere av løsning. Den skriftlige avvisningen blir aktuell dersom rekvirenten fastholder sitt krav om en notarialbekreftelse som notarius ikke kan imøtekomme.

I annet ledd er det åpnet for oversendelse til annen notarius publicus der det er mest hensiktsmessig.

Til § 8

Bestemmelsen krever at rekvirenten «på tilfredsstillende måte» skal godtgjøre sin identitet. Det er ikke i forslaget gitt nærmere regler for hva som er betryggende identifikasjon, fordi det neppe er praktisk å gjøre det i forskrifts form. Hva som til en hver tid kan godtas som betryggende identifikasjon vil kunne variere, men det vil være naturlig å følge de bestemmelser som bankene har utarbeidet i henhold til «hvitvaskingsforskriften». Det vises her til pkt 8.15 foran.

Til § 9

Bestemmelsen gir regler om veiledningsplikt i forbindelse med notarialforretninger og plikt til å orientere om det strafferettslige ansvar ved å bekrefte med forsikring uriktige opplysninger. Det er i denne forbindelse viktig å minne om at ed og forsikring er likestilt, også i andre land. Det vises for så vidt til pkt 10.7 foran.

Til § 10

Bestemmelsen gir krav til notarialattesten. Bestemmelsen er ment å passe til dagens praksis med bruk av stempler, men det fremtidige domstolsystem bør utarbeides slik at det har en notarialprotokoll og at attestene kan skrives ut fra dette systemet. Dermed unngår man dobbeltføring og en lettelse i valg av form på bekreftelsen. Hvordan attesten skal festes til dokumentet på en slik måte at den ikke kan fjernes uten at det vises, er et praktisk spørsmål der forskjellige løsninger kan tenkes. Dette bør utredes nærmere.

Attesten skal inneholde opplysninger om tid og sted for notarialforretning, navn på den det gjelder, den som har undertegnet dokumentet og eventuelt avgitt forsikring. Ved bekreftelse av kopier er det ikke nødvendig med navn og identitet på selve attesten, men ved en databasert attestutskriving vil dette være navnet på rekvirenten.

Kravet om påtegning om «rettelser og tilføyelser» retter seg mot dokumentet der det med hånd eller på annen måte er gjort rettelser eller tilføyelser til det som må sies å være det opprinnelige dokument. For å sikre at ikke det oppstår tvil om slike rettelser eller tilføyelser er gjort etter notarialbekreftelsen, bør opplysning om disse anmerkes av notarius. Dette er neppe vanlig forekommende situasjoner.

Under pkt 4 er det åpnet for at særlige omstendigheter ved notarialforretningen kan anmerkes. Det er en adgang som må anvendes med forsiktighet fordi slike påtegninger kan åpne for spekulasjoner om at notarialbekreftelsen ikke er uforbeholden og derfor ikke til å stole på. En anmerkning kan imidlertid være forbeholdet om at bekreftelsen bare gjelder underskriften, ikke innholdet i dokumentet. Om dette vises til pkt 8.2.6.3 og forskriftsforslaget § 10 første ledd.

Til § 11

Bestemmelsen regulerer forholdet ved bekreftelser som gis på dokumenter utferdiget på et fremmed språk. Om dette vises det til pkt 8.12 foran. Bestemmelsen tilsvarer forslaget som den danske arbeidsgruppen har foreslått i Danmark.

I annet ledd er det åpnet for å kunne kreve oversettelse av dokument avfattet på et språk som notarius ikke behersker, men denne adgangen bør ikke overdrives, jf pkt 8.12. Et alternativ er å gi bekreftelse med forbehold om dokumentets innhold.

Av en norsk notarius publicus må det kunne kreves at selve notarialbekreftelsen gis på et av de mest vanlige språk. Notarius må kunne sette seg inn i innholdet selv om han ikke behersker språket.

Til § 12

Bestemmelsen legger opp til at det skal føres et register over notarialsakene. I Domstolsystem bør det legges til rette for elektronisk registrering av notarialsakene med tilhørende mulighet til utskriving av notarialattestene. I dag fører noen embeter en notarialprotokoll, andre gjør det ikke. Opprinnelig har det vært krav om dette, men her har det i praksis skjedd en endring, jf foran pkt 8.8. Hvis Domstolsystem med notarialprotokoll er klart til bruk om ca 2 år, er det kanskje ingen grunn til å kreve at embetene før det skal begynne føringen av en egen notarialprotokoll, men er det snakk om lengre tid, bør det alt nå gis regler om protokollplikt.

Notarialprotokollen vil være offentlig i henhold til forskrift til offentlighetsloven, jf foran pkt 8.7.

Til § 13

Det bør innføres gebyrplikt for notarialforretninger. Størrelse og omfang må vurderes av departementet. En mulig sats vil kunne være en tidel av rettsgebyret, ca kr 60. Innføres gebyrplikt antar jeg at kopieringsutgiftene knyttet til bekreftelse av kopier vil være dekket gjennom gebyret. Alternativt bør det gis egen hjemmel for dekning av disse «sideutgiftene».

Vedlegg 1