10 Arkivering, arkivavgrensning og kassasjon

10.1 Forslaget i høringsnotatet

Høringsforslaget § 6 inneholdt bestemmelser om arkivavgrensing, arkivavlevering og kassasjon av koronautvalgets materiale. I høringsnotatet ble det gitt følgende redegjørelse for forholdet til arkivregelverket:

«Departementet viser til at personvernforordningen i artikkel 17 nr. 3 bokstav b fastsetter at den registrerte ikke kan kreve sletting av personopplysninger når behandling er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Dette omfatter for eksempel arkiveringsplikt.

Dokumenter som faller inn under arkiveringsplikten etter arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, kan ikke kasseres. For andre dokumenter foreslår departementet å lovfeste at disse skal kasseres når utvalget har avsluttet sitt arbeid. Det vil derfor ikke være behov for å utarbeide egne kassasjonsregler for utvalget. Det forutsettes at utvalget vil ta kontakt med Arkivverket i forbindelse med avleveringen av arkivmaterialet.»

10.2 Høringsinstansenes syn

Arkivverket har kommet med innspill til forslaget og uttaler at de er positive til at avlevering og kassasjon er regulert i en egen bestemmelse. Det er gitt noen merknader til utformingen av bestemmelsen, da Arkivverket mener den kan misforstås: En henvisning til arkivlova trekkes fram som en mulig løsning.

«Lovforslagets § 6 andre ledd omtaler arkivplikten og kassasjon etter arkivloven.

Det er viktig å skille mellom kassasjon av arkiv med hjemmel i arkivloven § 9 og arkivavgrensing i tråd med arkivforskriften § 14 eller bevaringspåbudet etter arkivforskriften § 15.

Hva som skal arkivavgrenses etter § 14 er dokumentasjon som ikke er arkivpliktig. Dette skal holdes utenfor arkivet, eller fjernes fra arkivet ved arkivavgrensning. Dokumentasjon som «kan kasseres» er som utgangspunkt arkivpliktig, men arkivlovens § 9 slår fast motsetningsvis at arkivmateriale kan kasseres, dvs. slettes eller destrueres, men bare dersom dette er hjemlet i arkivloven med forskrifter, eller Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon.»

Videre påpeker Arkivverket at det er uklart om Koronautvalget skal utarbeide kassasjonsregler for arkivmaterialet:

«Etter arkivforskriften § 2 femte ledd fremgår hvilke regler i forskriften som gjelder direkte for utvalget «For offentlege utval som skal ha eige arkiv, gjeld føresegnene i § 6, § 7, § 12, § 14 til § 17 og § 19 til § 25 […]»

Denne viser til arkivforskriften § 16 andre ledd hvor det fremgår at «Statlege organ skal utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar for fagsakene. Riksarkivaren kan krevje at det overordna organet samordnar arbeidet med slike reglar. Reglane gjeld ikkje før dei er godkjende av Riksarkivaren.»

Departementet skriver i høringen under punkt 4.7 «Dokumenter som faller inn under arkiveringsplikten etter arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, kan ikke kasseres. For andre dokumenter foreslår departementet å lovfeste at disse skal kasseres når utvalget har avsluttet sitt arbeid. Det vil derfor ikke være behov for å utarbeide egne kassasjonsregler for utvalget. Det forutsettes at utvalget vil ta kontakt med Arkivverket i forbindelse med avleveringen av arkivmaterialet.»

Det er vår oppfatning at utvalget skal utarbeide kassasjonsregler for arkivmateriale som ikke skal arkivavgrenses, og at dette skal godkjennes av Riksarkivaren jf. arkivforskriften § 16. Arkivverket bistår gjerne med veiledning, slik at arkivloven overholdes, i god tid før avlevering.

At utvalget skal utarbeide kassasjonsregler fremgår ikke klart av utkastet § 6 og vi foreslår at bestemmelsen omformuleres.»

Arkivverket stiller seg positive til forslaget om direkte avlevering av arkivmateriale fra utvalget til arkivdepot i § 6 første ledd andre punktum. Det vises til at dette er en noe annen løsning enn det som ellers følger av arkivforskriften § 21 fjerde ledd første punktum om at offentlige utvalg som danner eget arkiv, skal overføre det til oppdragsgiveren i ordnet stand. Videre uttales det:

«Avlevering fra oppdragsgiveren skal så skje etter reglene i arkivforskriften § 20. I praksis innebærer dette at det er det opprettende organ som avleverer arkivet til Arkivverket. Avlevering av arkivet gjør at arkivet skifter status og at Riksarkivaren overtar råderetten over arkivet jf. arkivloven § 10 fjerde ledd.

Det følger av arkivforskriften § 19 første punktum at Riksarkivaren fastsetter avleveringsplaner for statlig arkivmateriale i samråd med avleverende organ. Riksarkivaren kan etter dette gjøre avtale med det overordnede organet om direkte avlevering til arkivdepot.»

Datatilsynet er positive til at det inntas bestemmelser om hvilket organ som overtar materialet og behandlingsansvaret etter at utvalget er ferdige med sitt arbeid. Tilsynet uttaler videre:

«Vi ønsker å presisere at det på grunn av den store risikoen for innsamling av overskuddsinformasjon til utvalget, vil være nødvendig å gjøre vurderinger av hva som skal anses arkivverdig for fremtidig lagring. Departementet forutsetter at utvalget vil kontakte Arkivverket i forbindelse med overlevering av data, noe Datatilsynet støtter. Dette kan bidra til at å minimere risikoen for videre lagring av overskuddsinformasjon i form av personopplysninger.»

10.3 Departementets vurderinger

Departementet viderefører forslaget til § 6 i høringsforslaget. Det foreslås ikke å ta inn henvisninger til arkivlova i lovteksten. Etter departementets vurdering framkommer skillet mellom arkivavgrensing og kassering tilstrekkelig klart og presist slik lovteksten er formulert.

Det vises til at det framkommer i første ledd at det skal gjennomføres en arkivavgrensing av utvalgets dokumentmateriale når utvalget har avsluttet sitt arbeid. Dette er i tråd med arkivforskriften § 14. Materiale som utvalget besitter, men som ikke omfattes av deres arkiv, skal da sorteres ut og holdes utenfor arkivmaterialet som skal avleveres. Det følger forutsetningsvis at materiale som ikke omfattes av utvalgets arkiv, er materiale som ikke er arkivpliktig.

Det følger videre av andre ledd at materiale som i utgangspunktet inngår i utvalgets arkiv, men som ikke skal arkiveres eller bevares etter reglene i arkivlova med tilhørende forskrifter, skal kasseres etter at utvalget har avsluttet sitt arbeid. Dette er materiale som i utgangspunktet inngår i utvalgets arkiver, men som arkivlova § 9 slår fast at kan kasseres dersom dette er hjemlet i arkivlova med forskrifter, eller Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon. At materialet skal kasseres, innebærer som utgangspunkt at materialet tas ut og destrueres, jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 7-2 bokstav j. Departementet påpeker at dette vil være materiale som ikke er omfattet av arkiveringsplikten etter arkivforskriften § 14 eller bevaringspåbudet i forskriften § 15, jf. forskriften § 16.

Departementet er enig i at det ut fra høringsnotatet punkt 4.7 er uklart om det skal utarbeides kassasjonsregler for utvalget. Departementet mener imidlertid at dette følger forutsetningsvis av arkivforskriften § 16, og vil ikke foreslå en omformulering av lovutkastet § 6. Det forutsettes at utvalget tar kontakt med Arkivverket angående opprettelsen av utvalgets arkiv, utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan og avleveringen av arkivet. Dette er også viktig for å minimere risikoen for videre lagring av overskuddsinformasjon, slik Datatilsynet påpeker i sitt høringssvar.