6 Arkivering, innsyn og annen bruk av opptakene mv.
6.1 Arkivering, utlån og utskrift av opptak
6.1.1 Gjeldende rett
Tvisteloven § 13-7 fjerde til sjette ledd gir nærmere regler om utlån, utskrift og arkivering av opptak i sivile saker. Opptak foretatt etter tvisteloven § 13-7 skal etter sjette ledd første punktum arkiveres sammen med saken.
Lydopptak i straffesaker skal oppbevares av retten inntil saken er rettskraftig avgjort og seks måneder deretter. Opptaket kan senere tilintetgjøres dersom ikke noen av partene har begjært fortsatt oppbevaring. Siktede og forsvarer har samme rett til å få opptaket spilt av som til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Opptakene skrives ut når retten finner grunn til det, og utskriften blir en del av sakens dokumenter, jf. forskrift om lydopptak ved rettens behandling av en straffesak § 3.
Arkivloven gjelder for domstolene, jf. arkivloven § 5, jf. Ot.prp. nr. 77 (1991–92) kapittel 4 side 23. Domstolene har dokumentasjons- og arkivansvar etter arkivloven § 6. Arkivansvaret gjelder dokumentasjon for samtid og ettertid.
Offentlige organ skal etter arkivforskriften § 18 avlevere eldre og avsluttede arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren har gitt forskrift om når avlevering skal skje, se forskrift 19. desember 2017 nr. 2286. Etter forskriften § 6-2 skal «[e]ldre og avslutta arkiv […] avleveres til arkivdepot når de er om lag 25 til 30 år gamle».
6.1.2 Straffeprosessutvalgets forslag
Straffeprosessutvalget omtaler ikke reglene om arkiv særskilt i utredning.
Lovutkastet medfører at opptakene anses som en del av sakens dokumenter, noe som utløser en full og tidsubegrenset plikt til arkivering av opptakene. Kongen kan imidlertid etter utvalgets utkast til ny § 134 a i domstolloven femte ledd gi forskrifter om oppbevaring og sletting av rettsbøker, inkludert opptakene.
Utvalget mener opptakene bør lagres minimum tre år for å dekke behov for bruk underveis i saksbehandlingen og ved eventuelle anker. Utvalget skriver videre at de foreslåtte gjenåpningsreglene kan tilsi at lagringstiden bør være 25 år, se utredningen punkt 28.3.4.1 side 534.
6.1.3 Høringsinstansenes syn
Domstoladministrasjonen opplyser i sitt høringssvar at det gjennomføres omtrent 190 000 timer rettsmøter om året. Dersom samtlige av disse skal tas opp og bevares for ettertiden, utløser dette behov for stor kapasitet til lagring. Domstoladministrasjonen har uttalt om dette:
«Departementet bør derfor nøye vurdere om det er hensiktsmessig å gi en lovregel som medfører ubegrenset arkiveringsplikt, noe utvalgets forslag synes å innebære. Eventuelt bør det vurderes å begrense lagringsplikten i forskrift gitt i medhold av ny § 134a fjerde ledd.»
Norsk Arkivråd har fremhevet viktigheten av å lagre opptakene for ettertiden, og mener manglende arkivering av dokumentasjon i straffeprosessen vil være et rettssikkerhetsproblem.
Kommisjonen for gjenopptakelse av straffesaker har uttalt:
«For kommisjonens arbeid vil opptak være av stor betydning. Spørsmålet om lagring er tatt opp under kapittel 28 om økonomiske og administrative konsekvenser, men kommisjonen vil understreke at spørsmålet har stor rettssikkerhetsmessig betydning i saker om gjenåpning, idet opptak vil skape notoritet om hvordan rettsforhandlingene forløp. Ikke sjelden oppstår spørsmål om hva vitner forklarte eller hvordan ulike prosessuelle spørsmål ble håndtert under hoved- eller ankeforhandlingen. Dom og rettsbok gir ikke nødvendigvis fyllestgjørende svar på dette.
Til kostnadssiden vil kommisjonen bemerke at for kommisjonens formål vil lydopptak i de fleste tilfeller være tilstrekkelig. Lagringstiden bør imidlertid være på 25 år dersom utvalgets forslag til forhøyet terskel etter 25 år skulle bli vedtatt.»
6.1.4 Departementets vurdering
Departementet foreslår at opptak skal arkiveres etter de gjeldende reglene om arkivhold, og at det kan gis nærmere regler om arkiv i forskrift. Opptakene inngår etter departementets forslag som en del av rettsboken og skal arkiveres.
Departementet vil se hen til erfaringene med prøveprosjektet i Tromsø, og antar at prosjektet kan indikere hvilken kapasitet til lagring det er behov for. Departementet tar sikte på å komme tilbake til spørsmålet om arkivering av opptak ved en senere anledning. På nåværende tidspunkt foreslås det en hjemmel til å gi nærmere regler i forskrift om oppbevaring av opptak. I forskriften kan det, som etter Straffeprosessutvalgets forslag, fastsettes begrensninger i plikten til å oppbevare opptak. Nærmere regler om utlån og utskrift av opptak kan fastsettes i forskrift.
6.2 Innsyn
6.2.1 Gjeldende rett
I sivile saker har partene en uinnskrenket rett til innsyn og utlån av opptakene, jf. tvisteloven § 13-7 fjerde ledd første punktum, jf. § 14-1. Innsyns- og utlånsretten gjelder både for egne forklaringer og andre forklaringer som er tatt opp i saken. Den som har fått forklaringen sin tatt opp, har etter tvisteloven § 13-7 fjerde ledd annet punktum samme rett til innsyn og utlån av opptak av denne forklaringen. Allmennheten har ingen rett til innsyn eller utlån av opptaket, og opptakene omfattes ikke av allmennhetens innsynsrett etter tvisteloven kapittel 14, se Schei mfl.: Tvisteloven kommentarutgave bind I (2. utgave, 2013) side 478.
I straffesaker har siktede og hans forsvarer etter forskrift om lydopptak ved rettens behandling av en straffesak § 3 første ledd samme rett til å få et lydopptak avspilt som til å gjøre seg kjent med saksdokumentene.
6.2.2 Straffeprosessutvalgets forslag
Mistenkte og forsvareren har etter utkastet § 6-1 rett til innsyn i «sakens opplysninger», det vil si all informasjon som fremkommer i etterforskningen eller ved rettens behandling av saken. Fornærmede, etterlatte, skadelidte, og andre med rettslig interesse, har etter § 6-2 rett til innsyn i «sakens opplysninger så langt det er nødvendig for at de skal kunne ivareta sine interesser.»
Som etter gjeldende rett, har «enhver» etter § 6-3 første ledd i utgangspunktet rett til å gjøre seg kjent med tiltalebeslutningen og rettsavgjørelser. Enhver har etter § 6-3 annet ledd rett til innsyn i sakens øvrige opplysninger når det er «ubetenkelig». Etter § 6-3 annet ledd tredje punktum krever innsyn i opptak domstolens samtykke, og innsyn kan kun unntaksvis skje utenfor domstolen. Det siste er med sikte på å minimere faren for misbruk av opplysningene. Forslaget er inspirert av den svenske ordningen, der innsyn i bildeopptak nektes med mindre det er «klart att uppgiften kan röjas utan att den hörde lider men», se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 43 kap. 4 §.
Utvalget har foreslått en to-trinns behandling av krav om innsyn ved at påtalemyndigheten i straffesaker først skal vurdere innsyn etter vanlige fremgangsmåter, og at spørsmålet om innsyn i tillegg skal vurderes av domstolen som behandlet saken, se utkastet § 6-9, jf. § 6-3 annet ledd tredje punktum.
Kongen kan etter utkastet § 6-12 gi nærmere regler om innsyn i lyd- og bildeopptak fra rettsmøter i forskrift.
6.2.3 Høringsinstansenes syn
Det er forskjellige syn blant høringsinstansene på hvordan terskelen for allmennhetens innsynsrett i opptak bør være. Noen høringsinstanser støtter utvalgets høye terskel for innsyn, mens andre mener det ikke er grunnlag for å stille opptakene annerledes enn andre opplysninger. Flere høringsinstanser har også uttalt seg om de administrative sidene ved gjennomføringen av innsyn i opptak, blant disse spørsmålet om hvem som skal behandle krav om innsyn og hvordan innsyn bør gjennomføres.
Domstoladministrasjonen, Riksadvokaten og Trøndelag statsadvokatembeter støtter utvalgets forslag og mener terskelen for innsyn i lyd- og bildeopptak fra rettsmøter må være høy. Domstoladministrasjonen har vist til «at sprednings- og misbruksfaren ved innsyn i opptak er større og har en annen karakter enn tradisjonelt dokumentinnsyn», og at dette tilsier at innsynsretten bør være «noe begrenset».
Hordaland statsadvokatembeter, Norsk Journalistlag, Norsk Presseforbund, Norsk Redaktørforening, NRK og Oslo statsadvokatembeter mener utvalget foreslår en for høy terskel for innsyn i opptak. Oslo statsadvokatembeter mener det er forunderlig at utvalget foreslår terskelen slik det gjør, fordi rettsmøter i det vesentlige er offentlige. Norsk Presseforbund mener det ikke er nødvendig med et krav om det må være «ubetenkelig» å gi innsyn. Norsk Journalistlag og NRK mener det bør foretas en forholdsmessighetsvurdering i den enkelte sak ut fra sakens allmenne interesse. Norsk Journalistlag fremhever prinsippene om offentlighet i rettspleien og vernet om ytringsfriheten etter Grunnloven, og mener opptak av rettsmøter som har gått for åpne dører som utgangspunkt bør være offentlige. Hordaland statsadvokatembeter stiller seg undrende til at allmennhetens rett til innsyn i opptak av rettsmøter skal være snevrere enn i øvrige straffesaksopplysninger, og mener «det ikke er faktisk eller rettslig grunnlag» for en særbehandling av opptakene. Hordaland statsadvokatembeter viser særlig til at saken når den føres for domstolen er mer konsentrert enn i tidligere stadier, og at dette isolert sett burde tilsi en videre rett til innsyn enn i opplysninger fra politiets etterforskning.
Norsk Journalistlag, Norsk Redaktørforening og NRK er imot forslaget om at påtalemyndigheten først skal behandle krav om innsyn. Norsk Journalistlag og Norsk Redaktørforening mener opptakene må anses som domstolens eiendom, og at det kun er retten som bør ta stilling til krav om innsyn.
Riksadvokaten har stilt spørsmål ved om ikke domstolen bør behandle krav om innsyn ettersom opptakene er foretatt ved domstolen, og mener «det fremstår som unødig tungrodd med en to-trinns behandling hvor både påtalemyndigheten og domstolen skal avgjøre begjæringen». Riksadvokaten mener på den annen side det er naturlig at påtalemyndigheten, forsvareren og eventuell bistandsadvokat gis anledning til å uttale seg om innsynskravet. Videre er det etter Riksadvokatens syn uklart hva som skal skje dersom påtalemyndigheten avslår begjæringen om innsyn, herunder om domstolen fortsatt kan samtykke eller om både påtalemyndigheten og domstolen må innvilge innsyn. Domstoladministrasjonen mener på den annen side påtalemyndigheten bør foreta en innledende innsynsvurdering, og at domstolene bør ta stilling til om det er «ubetenkelig» å innvilge innsyn.
Domstoladministrasjonen mener innsyn normalt bør gjennomføres hos domstolen, og ikke ved at opptak utleveres, men likevel slik at det på nærmere vilkår «i kurante tilfeller kan lånes ut [opptak] til representanter for massemediene». Riksadvokaten mener også innsyn som utgangspunkt bør gis hos domstolen, subsidiært hos påtalemyndigheten, og «uten at det gis kopi eller mulighet til å gjøre egne opptak av det som vises». Trøndelag statsadvokatembeter mener innsyn i opptak «må gjennomføres på en slik måte at videre spredning forhindres».
Asker og Bærum tingrett, Domstoladministrasjonen og Oslo tingrett bemerker at forslaget overlater flere og ressurskrevende oppgaver til domstolene, og at merarbeidet kan bli betydelig. Oslo tingrett har i forlengelsen av dette uttalt:
«[G]jennomføring av slikt innsyn vil kreve egnede lokaler, teknisk utstyr og kompetanse, samt ekstra personalressurser til vakthold fra domstolens side for å hindre at den som får innsyn kopierer opptakene. Vi ser også praktiske utfordringer med å gi innsyn så lenge hovedforhandlingen pågår, og tekniske utfordringer ved redigering av opptaket, dersom det gis delvis innsyn. I kommentaren til bestemmelsen åpnes det for at domstolen kan nekte samtykke dersom den ikke har kapasitet til å håndtere innsynsbegjæringen. Vi stiller oss imidlertid spørrende til i hvilken utstrekning en domstol på Oslo tingrett størrelse vil bli hørt med en slik begrunnelse for å nekte innsyn.»
6.2.4 Departementets vurdering
Tvisteloven inneholder allerede innsynsregler, men når opptakene etter departementets forslag skal vedlegges rettsboken, vil dette kunne få konsekvenser for innsynsretten. Utover dette må departementet ta stilling til hvordan innsynsreglene i opptak i straffesaker skal være.
Departementet viser til at utvalget har veid allmennhetens interesse i å kontrollere rettspleien opp mot behovet for å hindre spredning av sensitive opplysninger. Videre foreslår utvalget at retten kan nekte samtykke til innsyn for enhver i opptak dersom retten «ikke har kapasitet til å håndtere innsynsbegjæringen», og terskelen for innsyn i lyd- og bildeopptak foreslås «å være høy», se utredningen kapittel 30 side 566. Høringsrunden viser at det er avvikende syn på hvor vid allmennhetens innsynsrett bør være i opptakene, hvem som skal avgjøre krav om innsyn og hvordan innsynsretten bør gjennomføres.
Selv om rettergangen er offentlig, er det etter departementets syn ingen automatikk i at allmennheten også skal ha rett til innsyn i opptakene. Allmennhetens rett til innsyn er ivaretatt nettopp ved at rettsmøter er offentlige, og at den enkelte, herunder pressen, har tilgang til norske rettssaler. Spørsmålet om innsyn i opptak, blir et spørsmål om noe mer. Departementet mener på dette grunnlag at det ikke er grunn til å utvide allmenhetens innsynsrett i opptak i særlig utstrekning. Samtidig legger departementet til grunn at det kan foreligge særlige grunner til at allmennheten på nærmere vilkår bør kunne få innsyn i opptak fra både en sivil sak og en straffesak.
Departementet foreslår at det kan fastsettes nærmere regler om innsynsrett i opptak i forskrift, herunder om terskelen for innsyn, hvem som skal ta stilling til innsynskrav og hvordan eventuelle innsyn skal gjennomføres.
6.3 Annen bruk av opptakene
Forslaget medfører ingen begrensning i rettens bruk av opptaket. Retten kan for eksempel spille av opptak i forbindelse med domsskrivingen, se også Schei mfl.: Tvisteloven kommentarutgave bind 1 (2. utgave, 2013) side 478.
Departementet foreslår ikke nærmere regler om annen bruk av opptakene her, for eksempel bruk i undervisnings- eller opplæringsøyemed, for tilsynsformål eller i gjenåpningssaker.
Muligheten for bruk i gjenåpningssaker har imidlertid nær sammenheng med opptakenes lagringstid, noe som kan tilsi at opptak av forklaringer i alle fall i de mest alvorlige straffesakene bør lagres så lenge det er praktisk behov for dem i en eventuell gjenåpningssak. Nærmere regler om oppbevaringstid kan fastsettes i forskrift.