4 Innmelding av saker og innkalling til møte

4.1 Møteplan og bestilling av møte

Vanlegvis er det kommunane og fylkeskommunane som melder inn saker til regionalt planforum. Fylkeskommunen og statlege myndigheiter kan òg oppmode kommunar og fylkeskommunar til å melde inn planar dei meiner bør diskuterast i eit tverrfagleg forum.

Fylkeskommunane bør ha informasjon lett tilgjengeleg på nettsidene sine om møtedatoar og korleis ein melder inn saker. Det bør setjast opp ein møteplan for minst eit halvt år om gongen. Møteplanen blir gjord kjend for sektormyndigheitene slik at dei kan planleggje deltakinga i møta. Talet på møte i planforum må tilpassast behovet. Mange fylke opplever aukande interesse for planforum og arrangerer møte kvar 14. dag.

Myndigheiter med ansvar for større samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur kan etter samråd med planmyndigheita utarbeide og fremje forslag til arealplan for slike tiltak, og leggje planane ut til offentleg ettersyn, jf. plan- og bygningslova § 3-7. I desse sakene er det som regel myndigheita som utarbeider planforslaget, som ber om møte i planforum, til dømes Bane NOR for jernbaneplanar. Aktuelle kommunar kan òg be om at slike saker blir tekne opp i planforum.

4.2 Innmelding av saker

Kommunar og andre bør melde inn saker til planforum i god tid, seinast tre veker før møtet. Fylkeskommunen stadfestar møtedatoen og informerer om kva materiale som må leverast før møtet, jf. pkt. 4.3.

Mange fylkeskommunar har laga eit eige skjema for innmelding av saker. Skjemaet gir informasjon om plantype, kvar planområdet ligg, om planforslaget er i konflikt med regionale eller nasjonale interesser, om det er sektormyndigheiter som er særleg berørte, og kva problemstillingar planmyndigheita ønskjer å drøfte. Skjemaet gir fylkeskommunen eit grunnlag for å vurdere om saka bør takast opp i planforum, og kva problemstillingar som er aktuelle.

4.3 Grunnlagsmateriale for møtet

For at planmyndigheita skal få god nytte av diskusjonen i planforum, er det viktig at møtedeltakarane er godt førebudde. Vi tilrår derfor at planmyndigheita sender relevant planmateriale til fylkeskommunen seinast to veker før møtet. Kva som er relevant planmateriale, kjem an på både sjølve plansaka og kor langt i prosessen saka er kommen. Materialet bør gi tilstrekkeleg informasjon til at aktuelle myndigheiter kan vurdere om dei skal delta på møtet, og ha ei meining om dei aktuelle problemstillingane.

I tillegg til ein presentasjon av planen og problemstillingane han reiser, er det ein fordel om planmyndigheita presiserer kva problemstillingar ein ønskjer å diskutere i planforum. Grunnlagsmaterialet som blir sendt inn til møtet, bør vere meir detaljert enn informasjonen som blei brukt då saka blei meld inn.

Fylkeskommunane må sende grunnlagsmaterialet vidare til deltakarane i planforum slik at dei får tid til å førebu seg til møtet.

4.4 Innkalling og deltaking

Innkallingane til møta i regionalt planforum skal sendast til regionale og statlege myndigheiter slik at dei kan vurdere om dei bør delta på møtet. I innkallinga bør det komme fram kva myndigheiter og fagområde som er rørte ved av saka.

Innkallinga bør sendast ut seinast to veker før møtet, med unntak av i hastesaker. Innkallinga bør innehalde ein dagsorden for møtet og grunnlagsmaterialet for kvar sak.

Dersom fylkeskommunen ser at planforslaget angår ein annan kommune, skal invitasjonen sendast til denne kommunen med ei oppmoding om at dei deltek.

Dei enkelte myndigheitene vurderer om dei skal delta i møtet, og kven som skal delta, ut frå planområdet, planinnhaldet og eige ansvarsområde. Myndigheiter med fleire ansvarsområde må vurdere om det er behov for at fleire personar deltek i møtet, eller om ein person kan sikre interessene som er aktuelle i saka.

For at fylkeskommunen skal ha oversikt over kven som kjem, og kva fagområde dei representerer, bør deltakarane så snart som mogleg gi tilbakemelding til fylkeskommunen om deltakinga.