6 Etterarbeid
Det skal lagast referat frå alle møte i regionalt planforum. Referatet oppsummerer viktige innspel til vidare arbeid med planforslaget. Føremålet med regionalt planforum er mellom anna å auke effektiviteten og unngå konfliktar i planlegginga. Referata er viktige for at planmyndigheita skal kunne vurdere og ta omsyn til innspela før politisk behandling og offentleg ettersyn.
Referata bør som minimum innehalde
- dato og stad for møtet
- namnet og rolla til deltakarane
- ei kort oppsummering av saka og viktige problemstillingar
- innspel frå møtedeltakarane
- ei kort oppsummering av diskusjonar i møtet
- vidare oppfølging
- presentasjon halden i møte
Eksempel på mal for referat frå møte i regionalt planforum:
REFERAT
Xx Fylkeskommune
______________________________________________________________
Regionalt planforum dato:
Saksnr:
Til stades:
Sendt til:
Kopi til:
- Velkommen
- Kort omtale av saka
- Hovudproblemstillingar
- Tilbakemeldingar frå møtedeltakarane
- Problemstilling ……..
- Fylkeskommunen
- Statsforvaltaren
- Statleg myndigheit………..
- Andre………..
- Andre problemstillingar og innspel
- Vidare oppfølging
Vedlegg: presentasjon frå møtet
Referatet må sendast til møtedeltakarane for gjennomsyn før det blir gjort offentleg på nettsida til fylkeskommunen. For å sikre effektive planprosessar bør referatet sendast ut kort tid etter møtet.
Referatet frå planforum erstattar ikkje uttaler frå dei enkelte etatane ved oppstarten av eit planarbeid og ved offentleg ettersyn. Referatet må likevel forståast som eit viktig notat med tanke på nasjonale og regionale innspel som ein skal ta omsyn til i det vidare planarbeidet.