5 Organisering av møta
Fylkeskommunen har ansvar for å arrangere og leie møta i regionalt planforum. Dei fleste fylkeskommunane arrangerer møta i lokala til fylkeskommunen. Nokre fylkeskommunar opnar for å halde regionalt planforum i den kommunen som har ei sak. Det kan til dømes vere aktuelt i saker der det er nyttig med ei synfaring.
Det bør alltid vere mogleg å delta i møte i planforum via video. Det sikrar at myndigheiter som har lang reiseveg eller avgrensa kapasitet, likevel kan delta i møtet.
Møta i regionalt planforum bør leggjast opp slik at det blir rom for god dialog og moglegheit for konkrete avklaringar.
5.1 Gjennomføring av møte
Erfaringane viser at god møteleiing er viktig for å gi planforum tilstrekkeleg tyngde og legitimitet. I fleire fylke er det leiaren som har ansvar for plansaker, som har denne rolla.
Dagsorden for møta i planforum bør sendast ut i god tid slik at deltakarane kan førebu seg. Møtet bør innleiast med at kommunen eller fylkeskommunen gir ein presentasjon av planarbeidet og dei aktuelle problemstillingane.
Eksempel på dagsorden i regionalt planforum
- velkommen
- føremålet med og forventningane til møtet
- presentasjon av deltakarane og fagområda deira
- presentasjon av plansaka og tema for eventuell konsekvensutgreiing ved planmyndigheita
- oppklarande spørsmål
- runde rundt bordet basert på problemstillingane som er belyste i forkant av møtet
- eventuelle andre innspel
- drøfting av moglege løysingar i plenum
- oppsummering
Ein viktig premiss for eit godt møte er at deltakarane har sett seg godt inn i saka. Det er òg viktig at innspela frå myndigheitene er konkrete, slik at dei bidreg til å klargjere interessene i planområdet. Det er ofte mange deltakarar i planforum, og det er viktig at innlegga er korte og konkrete slik at det blir tid til innspel frå alle som deltek. Myndigheitene som stiller i møtet, må gi tydelege signal om regionale og nasjonale interesser som er viktige i plansaka.
Det er eit mål at diskusjonar i planforum skal bidra til samordning av statlege, regionale og kommunale interesser i plansakene. Det er viktig at deltakarane i møtet jobbar for å finne gode løysingar saman, og at fylkeskommunen som møteleiar og planfagleg rettleiar for kommunane bidreg til dette.
Tidlegare Hordaland fylkeskommune har halde årssamling for alle etatane med planforum som tema. Det siste året var òg kommunane med. Det gir høve til å ha ei felles forståing av planforum og korleis ein ønskjer å gjennomføre det.
5.2 Digitale møte
Lang reiseveg kan vere ei utfordring for kommunar og sektormyndigheiter som dekkjer fleire fylke. Det bør derfor leggjast til rette for digital deltaking på møta i planforum.
Digitale møte krev ein strammare struktur og møteleiing. Møteleiaren er ansvarleg for at alle kan ta ordet i møtet og har like gode føresetnader for å delta i dialogen.
Ved å leggje til rette for digital deltaking vil det vere enklare for statlege fagetatar som NVE, Kystverket, Mattilsynet og Direktoratet for mineralforvaltning å delta med relevante fagpersonar i møtet. Også i møte der dei fleste er fysisk samla hos fylkeskommunen, bør det vere mogleg med digital deltaking når lang reiseveg og ressursomsyn gjer det vanskeleg å møte fysisk.