2 Nærmere om tinglysing i fast eiendom

2.1 Innledning

I dette kapittelet gis det en kort innføring i hva tinglysing i fast eiendom innebærer. Det redegjøres for grunnbokens formål, hvilke dokumenter som kan registreres der og virkningen av at dette gjøres. Foruten å gi enkelte nøkkeltall, beskrives hvilken saksbehandling som gjøres fra dokumentet kommer inn til det returneres i tinglyst stand. Det gis også en kort beskrivelse av hvilke endringer som oppnås ved å endre datasystemet og hvorfor det er behov for organisasjonsendringer i tillegg til dette. Kapittelet danner derfor grunnlaget for de vurderinger som gjøres i de påfølgende kapitler.

2.2 Hva er grunnboken

Opplysninger om eierforhold og andre disposisjoner over fast eiendom har i flere hundre år vært vesentlig for så vel private som for staten. Opplysningene føres inn i et register som kalles grunnboken. Der fremgår det hvem som til enhver tid er hjemmelshaver til en eiendom og hvilke heftelser som hviler på den.

Med «hjemmelshaver» menes den som grunnboken utpeker som eier av eiendommen. Det er denne som må ha inngått eller samtykket til inngåelse av en avtale. Dersom dette er ikke er tilfelle, vil en slik avtale som hovedregel bli nektet registrert i grunnboken. Det er følgelig ikke tilstrekkelig at vedkommende faktisk råder over eiendommen eller av andre grunner mener seg berettiget til den.

Med «heftelse» menes pantobligasjoner, bruksretter og andre forhold som begrenser hjemmelshaverens rådighet. Det vises for øvrig til 2.4 hvor innholdet i grunnboken er beskrevet nærmere.

Tradisjonelt brukes ofte ordet «tinglyse» i steden for «føre inn» eller «registrere». Når et dokument skal tinglyses, skal det med andre ord registreres i grunnboken.

I grunnboken er de fleste eiendommene i Norge registrert. Med eiendom menes i denne sammenheng også leiligheter som er organisert som eierseksjoner. Borettslagsleiligheter faller derimot utenfor. Eiendommene identifiseres ved bruk av gårds- og bruksnummer, eventuelt også festenummer og seksjonsnummer. Disse numrene er tildelt av kommunen. Når kommunen gir tillatelse til eksempelvis å dele en eiendom, blir den nye eiendommen med dens nye nummer automatisk opprettet i grunnboken ved at det tinglyses målebrev.

Registeret inneholder kun opplysninger om eiendommer. Dokumenter som pålegger eieren plikter, blir derfor avvist. Eksempelvis tinglyses en avtale om plikt til å holde gjerde rundt eiendommen, dersom det i avtalen står at det er «eiendommen gårdsnummer 1 bruksnummer 1» som har denne plikten, mens avtalen vil bli avvist dersom det er «Ola Nordmann» som har denne plikten. Grensen mot personlige rettigheter og plikter som ikke skal tinglyses i grunnboken, er imidlertid ikke alltid like klar.

Grunnboken føres ved domstolene i første instans (tingrettene) og er en videreutvikling av tingbøkene som i sin tid ble ført lokalt ved det enkelte tinglag. Hovedformålet var den gang at ny eier skulle ha bevis for sin rett. I tingbøkene ble det foretatt fortløpende nedtegnelser. Hensynet til at også andre skulle ha mulighet for å finne tilbake og få full oversikt over hva som ble registrert, ble ikke ivaretatt. Det var derfor arbeidskrevende å få oversikt over hva som var notert om den enkelte eiendom. I 1848 ble det opprettet eget ark (grunnboksark) for hver eiendom, og registreringene knyttet til eiendommen ble ført fortløpende på dette arket. Etter dette har grunnboken vært det primære eiendomsregisteret i Norge.

Et grunnboksark er todelt, idet det skilles mellom dokumenter som gjelder hjemmelsforhold og dokumenter som gjelder heftelser. Heftelsene ble skrevet ned løpende slik tabell 2.1 viser.

Frem til slutten av 1980-tallet ble grunnboken skrevet på slike papirark som tabell 2.1 viser. Nå er det et elektronisk register. Teknisk er dette løst ved at hver tingrett registrerer opplysningene i en lokal database som hver natt sender disse til en felles sentral base. Skillet mellom lokale og sentral base setter visse begrensninger for den videre bruk av dataene. Det er derfor besluttet at uavhengig av hvem som skal ha ansvaret for å føre grunnboken i fremtiden, vil dette skje i en sentral base. Utviklingen av det nye datasystemet er nærmere beskrevet i 2.8.

2.3 Grunnbokens formål

Grunnboken skal ivareta mange viktige formål;

• skape notoritet

• etablere rettsvern

• være troverdig

• gjøre opplysningene offentlig tilgjengelig

• ivareta kontrollhensyn knyttet til offentlig reguleringslovgivning

Dessuten er det tinglysingsmyndigheten som fastsetter og krever inn dokumentavgift ved overdragelse av fast eiendom.

Betydning mellom partene - skape notoritet

Selv om partene ofte betrakter tinglysing som en verifisering av den avtalen som er inngått, har registrering i grunnboken ikke betydning for avtalens gyldighet partene i mellom. En ugyldig avtale blir følgelig ikke gyldig som følge av en eventuell tinglysing. Ved en senere uenighet mellom partene kan derfor ugyldighet fortsatt påberopes, se eksempel i boks 2.1.

I praksis anses tinglysing som en naturlig stadfesting av at avtale er inngått. Selv om det kunne ha vært stilt spørsmål ved om avtalen strider med tidligere tinglyst dokument, eksempelvis klausuler i et gammelt skjøte, vil partene som regel innrette seg i henhold til den nye avtalen. Ved at den etterleves og blir offentlig, skapes det en notoritet rundt avtaleforholdet. Som det fremgår nedenfor, vil dessuten tinglysing være avgjørende for at den part som enten får overdratt eiendommen eller på annen måte får rettighet i den, sikrer denne retten i forhold til andre som mener å ha rettigheter i den samme eiendommen.

Betydning i forhold til tredjemann - etablere rettsvern

Et sentralt formål med tinglysing er at det etableres det som kalles «rettsvern». Ved overdragelse, pantsettelse eller annen rådighetsutøvelse vil det fra motpartens side ikke være tilstrekkelig at bare hjemmelshaver etterlever avtalen. Det kan være like viktig at også andre som enten hevder å ha eller som i fremtiden får rettigheter i samme eiendom, er kjent med avtalen og forholder seg deretter. Banken som ønsker å få pantesikkerhet, vil for eksempel ikke risikere at tidligere eier påstår at det ved eiendomsoverdragelsen ble tatt forbehold om at eiendommen ikke kunne pantsettes. Dersom et slikt forbud ikke er tinglyst, har ikke klausulen rettsvern og bankens adgang til pant går foran. Rettsvern innebærer med andre ord at det som er tinglyst, som hovedregel vil gå foran det som ikke er tinglyst. Dette gjelder selv om den ikke-tinglyste avtalen er gyldig mellom partene.

Rettsvernsreglene gjør at det er viktig å tinglyse dokumentet.

Tidspunktet for når rettsvern etableres, er også viktig, idet dette bestemmer hvilken prioritet dokumentet har. Dersom annet ikke er avtalt, reguleres prioritetsrekkefølgen av tidspunktet for når tinglysing fant sted. Det kan eksempelvis være tinglyst flere pantobligasjoner i samme eiendom som til sammen overstiger eiendommens verdi. Ved et tvangssalg vil kreditorene som tinglyste pantet først og som dermed har best prioritet, bli dekket først. Den som krever et dokument slettet fra grunnboken, kan ikke i ettertid kreve at det blir tinglyst på nytt med samme prioritet som forrige gang. Dette gjelder selv om det kan påvises at dokumentet fortsatt er gyldig. Grunnen til dette er at det i mellomtiden kan være andre som har forholdt seg til at dokumentet faktisk er slettet.

Grunnbokens troverdighet

Skal formålet med tinglysing nås, må en potensiell erverver eller kreditor kunne disponere på grunnlag av de opplysninger som er registrert i grunnboken. En forutsetning for at dette kan gjøres, er at grunnboken gir opplysninger om alle vesentlige rettsforhold som vedrører eiendommen. Dessuten må det være mulig å stole på de opplysningene som er registrert. Dette omtales ofte som grunnbokens troverdighet.

Dette har flere sider. Med positiv troverdighet menes at man skal kunne stole på at de opplysningene som er registrert, er korrekte. Det som er registrert i grunnboken, skal kunne legges til grunn. Grunnboken har også det som omtales som negativ troverdighet. Det vil si at opplysninger som ikke er registrert, ikke kan gjøres gjeldende mot godtroende tredjemann. Hensikten med disse to prinsippene er bl.a. å skape notoritet og sikkerhet mht. hvilken prioritet den enkelte rettighet har. Rettighetshaver som har tinglyst sin rett, blir vernet mot senere erverver av eiendommen og mot kreditorer som enten ikke har registrert sine rettigheter eller som registrerer dem senere.

Kravene til grunnbokens troverdighet stiller også krav til kvaliteten på selve registeret. Registerfører må være nøyaktig slik at det ikke oppstår feilregistreringer. Det brukes flere virkemidler for å oppnå dette. Det er lagt opp til kontrollrutiner og det stilles krav om at visse opplysninger dokumenteres nærmere. Behandlingsprosessen er nærmere beskrevet i 2.7.

Troverdigheten er vesentlig for den betydning grunnboken har for så vel omsetning av fast eiendom som i kredittmarkedet. Feil kan få vidtrekkende konsekvenser for den enkelte. En bank gir eksempelvis lån fordi grunnboksopplysningene tilsier at det ikke hviler boretter eller tyngende heftelser som gjør eiendommen uegnet som panteobjekt. Dersom dette ikke er tilfelle, kan banken bli påført tap dersom lånet misligholdes. Troverdigheten underbygges av at staten har objektivt erstatningsansvar i de tilfellene noen lider uforskyldt tap som følge av tinglysingsfeil. Slikt tap kan eksempelvis skyldes at et dokument feilaktig er blitt slettet av registerfører, at det er registrert med feil beløp, at dokumentet som dannet grunnlaget for registreringen, er skrevet under som følge av grov tvang eller at endringer i datasystemet har medført at opplysninger er blitt endret eller slettet.

Opplysningene blir offentlig tilgjengelige

Opplysningene i grunnboken er offentlig tilgjengelig. Enhver kan følgelig få innsyn i hva som er registrert. Opplysningene kan gis i form av en utskrift fra grunnboken eller muntlig til den som ønsker det. Det er dermed enkelt å få oversikt over hvilke begrensinger som finnes mht. hjemmelshaverens rådighet over eiendom. Dette er en viktig premiss for at grunnboken skal ivareta de øvrige formålene. Banken kan få opplyst om og i så fall hvor stor pantegjeld som hviler på eiendommen. Den som ønsker å kjøpe en eiendom kan sjekke om andre har tinglyst veirett eller andre rettigheter i eiendommen. Offentlighet er følgelig med på å underbygge grunnbokens betydning ved omsetning av fast eiendom og for kredittmarkedet.

Kontrollfunksjoner innen offentlig reguleringslovgivning

Det er i utgangspunktet full avtalefrihet ved salg og annen utnytting av fast eiendom. Tinglysingsmyndigheten foretar derfor ingen overprøving av det privatrettslige forholdet mellom partene. Det gripes med andre ord ikke inn selv om avtalen er ugunstig for en av partene. Hvis det er uklart hva partene har ment, kan dokumentet derimot avvises.

Kontrollen er annerledes når det gjelder hensynet til lovgivning som er fastsatt ut fra samfunnsinteresser. Ulik reguleringslovgivning setter nemlig begrensinger for eiers rådighet over eiendommen. Dette gjelder eksempelvis konsesjonslovgivningen, adgang til å dele eiendommen i flere tomter, salg av landbrukseiendommer, overdragelse av jakt- og fiskeretter osv. I mange tilfeller kreves det derfor samtykke fra offentlig myndighet før hjemmelshaver kan disponere over eiendommen. Skal disse bestemmelsene etterleves, stiller det krav til at det foreligger kontrollmuligheter for at nødvendig samtykke foreligger. I en del tilfeller er dette kontrollansvaret lagt til tinglysingsmyndigheten. Dette innebærer at et dokument skal nektes tinglyst dersom det ikke dokumenteres at samtykke foreligger eller at avtalen faller utenfor de tilfeller hvor samtykke er nødvendig. Saksbehandler ved registeret må følgelig være kjent med de begrensinger i avtalefriheten som følger av regelverket.

Dokumentavgift

Innkreving av dokumentavgift har ikke betydning for grunnboken som sådan. For staten er imidlertid dette en viktig oppgave da avgiften bringer betydelige beløp til statskassen. Dokumentavgift skal betales dersom eiendommen overdras til ny hjemmelshaver. Det er tinglysingsmyndigheten som avgjør om det foreligger en slik hjemmelsoverdragelse og om eventuelle unntak fra dokumentavgiften får anvendelse.

Betydning for kredittmarkedet

Grunnbokens betydning for kredittmarkedet er beskrevet i 5.1.1.

2.4 Hvilke opplysninger er registrert i grunnboken

Grunnboken inneholder opplysninger knyttet til tre hovedelementer: hjemmel, heftelser og grunndata.

Hjemmel

I grunnboken fremgår det hvem som er hjemmelshaver, tidspunktet for når eiendomsoverdragelsen ble tinglyst og hva som i sin tid var kjøpesummen. Med «hjemmelshaver» menes den som grunnboken utpeker som eier av eiendommen. Dersom eiendommen har flere eiere, viser grunnboken også hvor stor eierandel den enkelte har.

Heftelser

Det kan skilles mellom pengeheftelser og servitutter. Pengeheftelser anses som en særlig tyngende begrensning mht. eierens rådighet. Dersom en servitutt anses å ha betydning for pantsikkerheten, registreres den derfor som en pengeheftelse og fremkommer under pengeheftelser på utskriftene fra grunnboken.

Pengeheftelser, typisk pantobligasjoner og utlegg, utgjør den største dokumentmengden ved tinglysing. For pantobligasjoner er det særlig viktig at beløpets størrelse er korrekt. På pantobligasjonen skal derfor beløpet angis både med tall og bokstaver. Det kan lett oppstå feilskrift ved at et siffer utelates eller legges til. Derfor er det beløpet slik det er skrevet med bokstaver, som registreres i grunnboken. Dersom avviket er av en slik art at dokumentet er uklart, blir det returnert til innsender.

Nøyaktighet er også påkrevd når pantobligasjonen skal slettes. Det må kontrolleres at den som krever sletting, har fullmakt til å gjøre det. Dessuten kan slettingen gjelde kun deler av pantobligasjonen, slik at den fortsatt skal være tinglyst på noen av de eiendommene som opprinnelig ble pantsatt.

Også kjøpe-, feste- og leiekontrakter tinglyses som en pengeheftelse. Spesielt leiekontraktene inneholder ulike bestemmelser hvor det er viktig at grunnboken er presis. Det gjelder for eksempel hva leietaker i ettertid kan tinglyse uten hjemmelshaverens (utleierens) samtykke. Ved registreringen må saksbehandler derfor ta stilling til hvilken rett leietaker har i så måte. Kontrakten kan eksempelvis åpne for at leietaker kan pantsette, fremleie eller har krav på å forlenge leiekontrakten et visst antall år. Da det er full avtalefrihet med hensyn til kontraktens innhold, kan vurderingen være komplisert.

Det er en stigende tendens til at det tinglyses ulike urådighetserklæringer, se eksempel inntatt i boks 2.3.

Dersom selger betinger seg bo-eller bruksrett til eiendommen, vil dette få betydning for eiendommens verdi og vil derfor også bli tinglyst som en pengeheftelse. I enkelte tilfeller ønsker selger av eiendommen å ha forkjøpsrett ved videresalg av eiendommen. Slik forkjøpsrett kan tinglyses. Det er i disse tilfellene viktig å avklare hvem som skal ha denne forkjøpsretten, se eksempel i boks 2.4.

Ordlyden er avgjørende for om forkjøpsrett kan slettes ved selgers død eller om den også kan påberopes av hans arvinger. Forkjøpsrettens innhold er med ande ord i stor grad tilpasset den konkrete situasjonen som foreligger mellom partene. Dette er derfor et område hvor standardisering lett vil begrense den avtalefrihet som er i dag.

Servitutter er en uensartet gruppe hvor mangfoldet er stort. Ofte er servitutter betingelser som selger har fastsatt i et skjøte. Slike heftelser kan også bli tinglyst som følge av at det er opprettet særskilt dokument som regulerer forholdet. En typisk servitutt er at selger betinger seg bestemte rettigheter som rett til båtfeste, rett til å få tømmer til eget bruk eller lignende. For landbrukseiendommer er avtalefriheten på området begrenset. Saksbehandler må derfor undersøke om eiendommen er en landsbrukseiendom eller ikke. Konsesjonsplikten knytter seg også til andre eiendomstyper. Saksbehandler må derfor vurdere om stiftelse og overdragelse av slike rettigheter er konsesjonspliktig. Under servitutter finnes også opplysninger om grensejusteringer og målebrev.

Dersom det kun er deler av en eiendom som selges, kan det være aktuelt for selger å ha veirett over den utparsellerte tomten, eventuelt at kjøper ønsker veirett over selgers gjenværende eiendom. Det samme gjelder bruk av brønn, vannledning eller annen vannkilde. Dette kan dessuten være satt som vilkår i forbindelse med at det ble gitt tillatelse til å dele eiendommen i flere tomter. Selger kan også ønske å beholde en viss bruk av eiendommen. Av hensyn til effektiv utnyttelse av eiendommens ressurser, er det begrensinger mht. hva som kan avtales om dette. Jaktrett kan eksempelvis ikke skilles fra den øvrige bruksretten for mer enn 10 år. Avtaler av lengre varighet skal derfor nektes tinglyst.

Grunndata

Grunndata er bl.a. opplysninger om eiendommens adresse og areal. Disse opplysningene er hentet fra GAB-registeret (Grunneiendom-Adresse-Bygning, se beskrivelse i 3.2) og er formelt sett ikke tinglyst. De er heller ikke nødvendigvis oppdatert. Grunndata viser hvilke tomter som er fradelt fra eiendommen.

Opplysninger som ikke er registrert i grunnboken

Som det fremgår i kapittel 3 har Norge flere offentlige registre som inneholder opplysninger om fast eiendom. Opplysningene som står i disse, er ikke registrert i grunnboken. Grunnboken gir heller ingen oversikt over offentlige pålegg knyttet til eiendommen. Dette kan eksempelvis være krav om å utbedre eller rive bygninger, forbud mot en viss bruk av eiendommen, pålegg om brannsikring av eiendommen og lignende. Opplysninger som er registert, vil fremgå av utskriften fra grunnboken slik tabell 2.2 viser.

2.5 Hva er panteboken?

Registrering i grunnboken gjøres på bakgrunn av det som står i det innsendte papirdokumentet. Det er imidlertid ikke hele dokumentet som gjengis. Ved registreringen benyttes nemlig i stor grad standardtekster og i liten grad sitater fra selve dokumentet. For pantobligasjoner vil det eksempelvis fremgå hvilken dato den er registrert, hvem som er panthaver og beløpets størrelse. Bestemmelser om nedbetalingstid og renter registreres derimot ikke. I ettertid kan det være behov for å få innsyn i hele teksten. Derfor har tinglysingskontoret en gjenpart av dokumentet. Når noe skal tinglyses, sendes det inn to papirdokumenter hvor det ene er originalen og det andre gjenparten. Gjenparten sammenlignes med originalen før originalen returneres innsender i tinglyst stand. Gjenpartene settes fortløpende i en perm som kalles «panteboken». Selv om navnet skulle tilsi at det bare er pantedokumenter som oppbevares, er ikke det tilfelle. Med få unntak oppbevares alle dokumenttyper. Ønskes opplysninger utover det som fremgår av grunnboken, kan det derfor bestilles kopi fra panteboken.

Dokumenter som leveres til tinglysing, inneholder i en del tilfeller dels opplysninger som skal tinglyses og dels opplysninger som ikke kan tinglyses. Registerfører oppbevarer gjenpart av hele dokumentet i panteboken. Dermed er det mulig å få kopi også i de tilfeller hvor det strengt tatt ikke er de tinglyste opplysninger man ønsker innsyn i.

2.6 Dagens organisasjonsstruktur og arbeidsmengde

Grunnboken føres ved domstolene i førsteinstans. Arbeidsmengden utgjør ca. 2,5 årsverk eller mindre ved drøyt 80 % av tingrettene. Kun et fåtall tingretter har flere enn seks årsverk knyttet til tinglysingen.

Digitaliseringen av grunnboken på 1990-tallet forutsatte en innsparing av bemanningen på ca. 30 %, og antall saksbehandlerårsverk ble redusert med ca. 100. Det er beregnet at ca. 22 % av saksbehandlerkapasiteten ved tingrettene, tilsvarende ca. 195 årsverk, medgår til tinglysingsoppgavene i dag. Arbeidet med tinglysing er i all hovedsak delegert til saksbehandlerne. Det er beregnet at arbeidsoppgavene kun beslaglegger i overkant av 1 % av dommerkapasiteten, tilsvarende ca. 6 årsverk på landsbasis.

Antall dokumenter som tinglyses pr år, har i perioden 1996 - 2000 variert mellom 831 000 og 901 000. I 2001 ble dokumenter tinglyst ca. 940 000 dokumenter. Av dokumentmengden utgjør tinglysing av skjøter ca. 15 %, pantobligasjoner ca. 30 %, sletting av tidligere tinglyste dokumenter ca. 35 %, mens de resterende 20 % er fordelt på mange ulike dokumenttyper. Fra 1. juli 2001 foretas pantsetting av driftstilbehør i Løsøreregisteret og ikke i grunnboken. Dette kan medføre en liten nedgang i antall tinglyste dokumenter.

Tinglysing er gebyrbelagt. Rettsgebyret oppjusteres regelmessig, og for tiden er det kr 670. For de fleste dokumenttyper betales 1,5 ganger rettsgebyret (for 2002 kr 1 005), mens det for pantobligasjon eller skadesløsbrev betales 2 ganger rettsgebyret (for 2002 kr 1 340). I tillegg påløper det dokumentavgift ved overdragelse av eiendommen. Størrelsen på denne indirekte skatten fastsettes av Stortinget i det årlige avgiftsvedtaket. Avgiften har de siste årene vært 2,5 % av kjøpesummen og utgjorde i 1999 og 2000 henholdsvis 2,5 milliarder og 2,3 milliarder kroner.

Staten har objektivt ansvar for tinglysingsfeil. Erstatningsutbetalingene pr. sak har de siste fem årene variert fra snaut kr 1 000,- til 3 millioner kr. I gjennomsnitt utbetales det til sammen ca. 2 millioner kr pr. år. Feilene har i hovedsak sin bakgrunn i overføringen av grunnboken fra de manuelt førte grunnboksarkene til dagens digitale register. De forholdsvis lave erstatningsutbetalingene over en rekke år tyder på at grunnboken holder høy kvalitet.

2.7 Dagens behandlingsprosess

Det er opp til partene om en avtale skal tinglyses. Tinglysing foretas derfor først når skjøte, pantobligasjon eller et annet dokument faktisk blir levert til tinglysingskontoret. Sammen med originaldokumentet følger en gjenpart og forskuddsbetaling for eventuelt rettsgebyr og dokumentavgift. Før dokumentet kan returneres i tinglyst stand, har det gjennomgått en behandlingsprosess som består av følgende hovedelementer:

• kontroll av at det ikke foreligger åpenbare feil. Dersom slike feil foreligger, blir dokumentet returnert uten registrering

• dokumentet registreres i grunnboken. Dokumentet kan likevel inneholde mindre alvorlige feil. I så fall returneres det til innsender for retting av disse

• når retting av eventuell feil er foretatt slik at dokumentet oppfyller kravene til tinglysing, skal selve registreringen godkjennes. Dette kalles konferering

• gjenparten som tinglysingskontoret beholder, kontrolleres mot originalen

• dokumentet returneres i tinglyst stand

Kontroll før registrering

For å sikre at grunnboken i størst mulig grad inneholder korrekt informasjon, er det nødvendig med en viss kontroll av dokumentene som skal registreres. Dokumentet gjennomgås derfor av en saksbehandler før det føres inn i registeret. Dokumentene vurderes i forhold til bestemmelsene i tinglysingsloven med tilhørende forskrifter. I tillegg oppstiller flere andre lover krav og vilkår til dokumentets innhold. Kontrollen vil for de fleste dokumenters vedkommende skje raskt. Men i enkelte tilfeller vil spørsmålet om å godta eller nekte tinglysing volde tvil, for eksempel hvis dokumentet ligger i grensesonen av hva som kan tinglyses, eller det er tvilsomt om dokumentet etter sitt innhold er i strid med en tidligere tinglyst rådighetsbegrensning. Det kan være mistanke om at dokumentet er utformet på en bestemt måte for å omgå offentlig reguleringslovgivning eller avgiftspolitikken. I slike tilfeller har saksbehandler ofte behov for å snakke med en jurist. Denne forkontrollen avdekker hvilke dokumenter som inneholder så klare feil eller mangler at vilkårene for tinglysing ikke er til stede. Dette gjelder bl.a.

• dokumenter som etter sitt innhold ikke kan tinglyses eksempelvis fordi avtalen gjelder en personlig rettighet og ikke en rettighet knyttet til fast eiendom

• utsteder har ikke hjemmel eller har ikke fullmakt til å inngå en slik avtale

• manglende samtykke fra noen hvor dette åpenbart er nødvendig, eksempelvis fra ektefelle

• konsesjonsmangler idet egenerklæring mangler eller ikke kan benyttes

• avtalen er av en slik art at det kreves kartforretning (oppmåling) etter delingsloven

• avtalen er i strid med jordloven, jaktloven eller andre lover som begrenser avtalefriheten

• det er oppgitt feil eiendomsbenevnelse (gårds- og bruksnummer)

• forskuddsbetaling av tinglysingsgebyr og eventuell dokumentavgift er for lav eller mangler

Ved åpenbare feil returneres dokumentet uten å bli registrert. Ettersom det ikke er ført inn i grunnboken, får det heller ikke vern mot andre som krever rettigheter knyttet til samme eiendom. Det har med andre ord ikke oppnådd rettsvern og dermed heller ikke prioritet. Dersom det kommer inn andre dokumenter i perioden frem til det returnerte dokumentet innkommer i korrekt stand, kan dette derfor få alvorlige følger. Skillet mellom hvilke dokumenter som returneres før registrering finner sted og hvilke som returneres etter, er derfor fundamentalt. Samtidig er mangfoldet så vidt stort at det ikke er praktisk å fastsette detaljerte regler på området. Det vil derfor måtte utøves et skjønn fra saksbehandlers side. Feil ved skjønnsutøvelsen kan medføre erstatningsansvar.

I visse sammenhenger er det krav om at fødsels- eller organisasjonsnummer oppgis. Dette gir økt sikkerhet da flere kan ha samme navn, mens fødsels- eller organisasjonsnummer er entydig.

Føreren av grunnboken er pålagt en rekke offentlige kontrolloppgaver i tillegg til det egentlige tinglysingsarbeidet. Denne kontrollen er særlig knyttet til reguleringslovgivning som jordloven og konsesjonsloven. Dersom en eiendom er konsesjonsbelagt, kan en eiendomsoverdragelse eksempelvis ikke tinglyses før konsesjon er gitt, jf. konsesjonsloven § 22. Enkelte kommuner har nedsatt konsesjonsgrense for hele eller deler av kommunen, jf. konsesjonsloven § 5 tredje ledd. Registerfører må derfor holde seg orientert om hvilken grense som gjelder for den enkelte kommunen.

I de senere år er det oppnådd en betydelig rasjonalisering og forenkling ved at det er åpnet for bruk av egenerklæringer og erklæringer fra andre offentlige instanser, blant annet fra de kommunale plan- og bygningsmyndigheter. Opplysningene i disse skjemaene vil normalt bli lagt til grunn. Selv om egenerklæringer er forenklende, må registerfører likevel ha innsikt i konsesjonsreglene for å utføre kontrolloppgavene.

Det foreligger ingen statistikk som viser hvor stor andel av dokumentene som må returneres på grunn av ulike mangler, men det antas at denne andelen ikke er ubetydelig. Dette gjelder uavhengig av om dokumentet sendes inn av storbrukere som banker og meglere eller av privatpersoner.

Registrering av dokumentet

Dersom forkontrollen ikke avdekker åpenbare feil ved dokumentet eller ved den dokumentasjon som er vedlagt, blir det registrert. Ved mindre feil blir følgelig dokumentet registrert for deretter å bli returnert innsender for retting av de feil som foreligger.

Registrering innebærer ikke at hele dokumentet gjengis i grunnboken. Ved føringen benyttes nemlig i stor grad standardtekster og i liten grad sitater fra dokumentet. For å forenkle senere søk i registeret er det viktig at dokumentene føres på samme måte. Det er derfor utarbeidet en føringsinstruks hvor både bruk av koder, forkortelser (eksempelvis på selskapsbetegnelser som aksjeselskap og andelslag) og andre føringsregler er beskrevet.

Avsluttende godkjennelse

Når alle dagens dokumenter er ført inn i registeret, konfereres (godkjennes) innføringen av en annen ansatt enn den som foretok registreringen. Denne godkjenningen er et viktig element i kvalitetssikringen av grunnboken og innebærer at dokumentene og måten dokumentene er ført på, kontrolleres på nytt. Ved denne kontrollen sjekkes det bl.a. at dokumentene er registrert på riktig eiendom og er lagt korrekt inn i datasystemet.

Dokumentet er først tinglyst når det er konferert. I dag utføres konferering i all hovedsak av en saksbehandler, men en avgjørelse om å nekte et dokument tinglyst, skal alltid treffes av en dommer. Nektelse av å tinglyse et dokument kan påkjæres til lagmannsretten.

Retur av dokumentet i tinglyst stand

Når dokumentet er konferert, kan det returneres innsender i tinglyst stand. Først på dette tidspunktet er eksempelvis banken sikker på at pantobligasjonen blir tinglyst.

Veiledning av brukerne

Profesjonelle brukere, som banker, finansinstitusjoner, eiendomsmeglere, advokater og enkelte offentlige etater, står for et overveldende flertall av samtlige tinglysinger. Alle gruppene henvender seg i en del tilfeller til tinglysingskontoret for å få veiledning når de skal tinglyse et dokument. Vanlige henvendelser er spørsmål om hvilket skjema som skal nyttes i de enkelte tilfeller, hjelp til utfylling av disse, opplysninger om tinglysingsgebyr og dokumentavgift, spørsmål om hva som kreves av dokumentasjon og om hva som kan tinglyses. De fleste henvendelsene er forholdsvis enkle å besvare. Enkelte spørsmål er imidlertid så kompliserte eller opptrer så vidt sjelden at saksbehandler har behov for bistand fra en jurist. Dette kan relatere seg til ønske om å endre eiendommens fysiske forhold eller være knyttet til kompliserte hjemmelsforhold.

Et godt veiledningstilbud er også en fordel for registerfører da det kan påregnes færre mangler ved de dokumentene som kommer til tinglysing.

Bruk av standarddokumenter

Frem til 1990 kunne innsender selv bestemme utformingen av dokumentene som ble levert til tinglysing. Ved innføring av elektronisk grunnbok ble det sett som en fordel at opplysningene i dokumentet ble presentert i samme rekkefølge som de skulle registreres i datasystemet. Det ble derfor gitt en forskrift som gjelder de mest benyttede dokumenttypene som skjøter, festekontrakter og pantobligasjoner. Forskriften fastsetter hvilke rubrikker som skal være med i dokumentet, rekkefølgen på disse og hvilke standardtekster som skal benyttes. Det er likevel fortsatt slik at det i hver rubrikk er satt av ubegrenset plass til den tekst partene selv ønsker å få tinglyst. Dette skyldes bl.a. at mangfoldet er så vidt stort at det anses uhensiktsmessig å dekke alle behov i samme blankett. Dokumentene vil dessuten lett bli uoversiktlige og det kan oppstå tvil om utfyllingen dersom det blir for mange rubrikker og avkrysningsalternativer.

Bruk av standarddokumenter forenkler registreringsprosessen. Det har imidlertid ikke vært meningen at bruk av slik dokumenter skal begrense avtalefrihet ved at partene tvinges til å bruke en bestemt ordlyd for å få dokumentet tinglyst.

Innbetaling av gebyr og dokumentavgift

Både tinglysingsgebyr og dokumentavgift må betales forskuddsvis. Manglende betaling eller innbetaling av for lite beløp er nektingsgrunn. Beregning av dokumentavgiftens størrelse reiser en rekke spørsmål knyttet til om det foreligger hjemmelsovergang, om unntak kommer til anvendelse, om fastsettelse av avgiftsgrunnlaget og lignende.

2.8 Utvikling av nytt datasystem

Dagens grunnbok er elektronisk. Datasystemet er imidlertid ca. ti år gammelt. Selv om det i løpet av denne perioden naturligvis er foretatt endringer, er det begrenset hva som kan løses ved kun å utvikle nye versjoner av eksisterende system. Uavhengig av hvordan tinglysingen blir organisert i fremtiden, er det behov for å utvikle et nytt datasystem. I januar 2001 ble det derfor inngått avtale mellom Norsk Eiendomsinformasjon as og Justisdepartementet om dette. Det nye systemet skal etter planen være ferdig innen 1. juli 2004. Mange av svakhetene ved grunnboken vil derfor bli bedret uavhengig av valg av organisasjonsmodell.

Det nye datasystemet vil være organisasjonsuavhengig. Hvilken organisasjonsstruktur som velges, har derfor i hovedsak kun betydning for koordineringen med organisasjonens øvrige datasystemer som økonomisystem og postjournal. Det nye systemet kan innføres direkte i en ny organisasjon uten først å ha vært i bruk ved tingrettene. For å redusere risikoen ved omleggingen, bør tidsplanen for etablering av ny tinglysingsorganisasjon og tidsplanen for innføring av nytt datasystem samordnes.

En av de vesentlige endringene vil være selve databasestrukturen. I dag er tinglysingen teknisk og administrativt organisert i to IT-systemer, et lokalt datasystem bestående av lokale databaser ved de 87 tingrettene og en sentral database. Den sentrale basen mottar hver natt innregistrerte data fra de lokale databasene. Avgivelse av grunnboksinformasjon, herunder produksjon av utskrifter fra registeret, skjer fra den sentrale databasen. I det nye systemet vil alle registreringer bli foretatt i den samme, sentrale basen. Uavhengig av om føringen skjer ett sted eller fylkesvis, vil det følgelig kun være en database. Det vil også være tilrettelagt for bruk av elektroniske dokumenter. Elektroniske dokumenter er nærmere omtalt i kapittel 4.

Endring i databasestrukturen innebærer bl.a. at det vil bli mulig å gi utskrifter fra registeret «over disk» og ikke dagen etter slik det er i dag. Selv om grunnboken skulle føres flere steder, er det heller ikke nødvendig å kontakte den enheten hvor eiendommen ligger for å få en utskrift. Alle føringsenheter vil kunne gi utskrifter for alle eiendommer i landet. I dag er det heller ikke mulig å be om utskrift som kun inneholder noen av opplysningene i grunnboken, eksempelvis bare hjemmelshaverens navn og heftelser. Dette vil bli endret slik at bruker får tilbud om selv å velge hvilke opplysninger som skal tas med på utskriften, eksempelvis at grunndata og servitutter skal utelates.

Dagens bruk av fødsels- og organisasjonsnummer vil bli utvidet. Det vil også bli tilrettelagt for større grad av direkte oppslag i andre registre. Dette vil eksempelvis gjelde Folkeregisteret og Enhetsregisteret. En slik kobling innebærer at dagens krav om at innsender ofte må vedlegge dokumentasjon på fødsels- og organisasjonsnummer, opphører. I tillegg vil det bli foretatt periodiske oppdateringer av endringer som foretas i disse registrene. Når en hjemmelshaver melder navneendring til Folkeregisteret, vil den periodiske oppdateringen medføre at tilsvarende navneendring også gjøres i grunnboken. Dette vil avhjelpe de ulempene som er i dag med at navnet skrives feil i registeret. Slike feil kan skyldes feilregistreringer eller at mellomnavn er utelatt i det dokumentet som er innlevert til tinglysing.

Det vil bli utarbeidet ulike hjelpefunksjoner for å forenkle kontrollen av dokumentets gyldighet og av om vilkårene for tinglysing er til stede. Dette innebærer bl.a. hjelpefunksjoner som gjør det enklere å ha oversikt over hvilke problemstillinger som bør undersøkes i forhold til det aktuelle dokumentet og å finne frem til aktuelle bestemmelser, rundskriv mv. på området.

Det vil også bli lagt opp til flere automatiske kontroller. Ved registrering av flere rettsstiftelser i samme dokument skal systemet kontrollere gyldigheten av disse kombinasjonene. Det vil også bli foretatt kontroll av om de koder som velges, er utarbeidet til bruk for den aktuelle dokumenttypen.

Bruk av standardtekster og koder vil bli utvidet. Det vil likevel fortsatt være adgang til å benytte fritekst slik at datasystemet ikke setter begrensinger i avtalefriheten.

Når det ønskes opplysninger om en eiendom, er det ikke alltid tilstrekkelig å undersøke hva som er registrert på denne eiendommen. For å få full oversiktlig over hvilke rettigheter eiendommen har, er det i dag også nødvendig å sjekke hvilke opplysninger som er tinglyst på andre eiendommer. Når det tinglyses veirett, beiterett, vannrett eller andre rettigheter som en eiendom har, registreres disse nemlig kun på den eiendommen hvor eiers rådighet begrenses dvs. på den eiendommen som må tåle at andre gjør bruk av den, se eksempel i boks 2.6.

Det nye datasystemet vil innebære en effektivisering, forenkling og bidra til å øke kvaliteten på de opplysningene som er registrert.