4 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT)

4.1 Innledning

I dag mottas dokumenter til tinglysing ved at brukerne sender inn papirdokumenter. Når grunnboken likevel er elektronisk, skyldes det at tinglysingsmyndigheten fører opplysningene inn i et elektronisk register. Det benyttes i stor grad standardtekster og i liten grad sitater fra selve dokumentet. I fremtiden vil det innføres elektroniske dokumenter som vil effektivisere behandlingsprosessen, bl.a. ved at dagens arbeid knyttet til selve innregistreringen forenkles. Dette vil også være arbeidsbesparende for brukerne. I 4.3 er ulike elektroniske innleveringsmåter beskrevet nærmere.

Det gis utskrifter fra grunnboken som viser hva som er registrert. Disse lages elektronisk, men skrives deretter ut ved den enkelte tingrett. De leveres deretter til brukerne i form av en papirutskrift og sendes eksempelvis ikke ved e-mail. Elektroniske utskrifter omtales i 4.4.

Grunnboken er tilgjengelig på Internett via Eiendomsregisteret (EDR), men denne tilgangen er ikke gratis. Målgruppen for EDR er i første rekke storbrukere, og det er ikke beregnet til bruk for publikum som kun ønsker å foreta et svært begrenset antall søk. Utvidet bruk av Internett er beskrevet i 4.5.

Som det fremgår av 2.4 oppbevares en gjenpart av det dokumentet som er tinglyst, i panteboken. Denne gjenparten er et papirdokument slik at panteboken ikke er et elektronisk register i dag. Dersom en viss andel av dokumentene innleveres elektronisk, kan det også opprettes et elektronisk gjenpartsarkiv, se 4.6.

4.2 Elektroniske dokumenter og elektroniske signaturer

Om elektronisk kommunikasjon

Elektronisk kommunikasjon er et sentralt virkemiddel for å forenkle utveksling av informasjon så vel i privat som offentlig sektor. Begrepet skal forstås vidt og omfatter all elektronisk samhandling, som for eksempel elektronisk avtale, elektronisk rapportering, elektronisk markedsføring, elektronisk betaling og elektronisk saksbehandling. Dette kan gjelde kommunikasjonen mellom private aktører, i forvaltningen eller mellom disse gruppene.

Det er et generelt mål at slik elektronisk kommunikasjon skal bli like akseptert og ha samme juridiske holdbarhet som tradisjonelle papirdokumenter. Som regel vil det være behov for å vite hvem som har sendt og/eller utstedt dokumentet. Dette er regulert i lov om elektronisk signatur som gjelder der lovgivningen for øvrig åpner for elektronisk kommunikasjon. Slik regelverkstilpasning foreligger pr. i dag ikke for tinglysingen, men Justisdepartementet arbeider med å foreta slike tilpasninger.

Om elektroniske dokumenter

Elektronisk kommunikasjon i tinglysingen vil i stor grad kunne gjennomføres ved at et elektronisk dokument erstatter dagens papirdokument. Brukerne sender med andre ord dokumentet elektronisk til registeret i steden for å benytte posten. I prinsippet er ethvert dokument som er lagret i digitalt format et elektronisk dokument. Uttrykket er likevel normalt reservert for de tilfeller hvor et elektronisk lagret dokument benyttes med de samme rettsvirkninger som et tradisjonelt papirdokument.

De fleste dokumenter innleveres av profesjonelle brukere som finansinstitusjoner, banker, eiendomsmeglere og advokater. En endring bør derfor også ta utgangspunkt i de besparelser dette gir for de profesjonelle brukerne. I denne sammenheng er det ikke minst interessant om omfanget av retur av dokumenter kan reduseres. I dag returneres en ikke ubetydelig del av de innleverte dokumentene fordi dokumentene er mangelfullt utfylt. Dette gjelder også dokumenter innsendt av banker og meglere. Når dokumentet sendes elektronisk, vil det i større grad ligge hjelpefunksjoner i datasystemet slik at feilutfylling i større grad unngås. Det antas at gruppen ser så vidt store fordeler ved bruk av elektroniske dokumenter at nødvendig teknologi tas i bruk når denne er tilgjengelig. I brev fra Sparebankforeningen av 15. oktober 2001 heter det således:

«Det vil gi grunnlag for en betydelig rasjonaliseringsgevinst når vi i løpet av relativt kort tid får på plass elektroniske signaturer, noe som igjen vil legge til rette for at pantedokument kan sendes elektronisk fra bankenes saksbehandlersystemer direkte til tinglysingsmyndigheten, uten å gå veien om et papirdokument. Det vil gi enklere rutiner både i bankene og på tinglysingskontorene, og bl a muliggjøre reduksjon av tinglysingsgebyrene.»

Det kan ta lenger tid før befolkningen som sådan vil benytte seg av elektroniske dokumenter. Dette vil bl.a. avhenge av om teknologien på en enkel måte kan benyttes fra ulike systemer. Dessuten gjelder dokumentene ofte så viktige transaksjoner at det må påregnes at mange i en lengre periode vil føle det tryggest fortsatt å benytte papirdokumenter. I løpet av en fem års periode etter at elektroniske dokumenter er i alminnelig bruk, er sannsynligvis opptil 70 % av dokumentmassen elektronisk.

En overordnet forutsetning er at dagens krav til datakvalitet i grunnboken videreføres. Utfordringen er derfor å sikre at de elektroniske dokumentene og håndteringen av dem tilfredsstiller de krav til sikkerhet og tillit som tinglysingen forutsetter. Det er vesentlig at den nye teknologien prøves ut på en slik måte at det ikke oppstår usikkerhet mht. kvaliteten. Det kan derfor være aktuelt at dette i en overgangsperiode forbeholdes spesielle dokumenttyper eller særskilte brukergrupper. Dersom førings- og kontrolloppgaver skal flyttes ut til banker, advokater og eiendomsmeglere eller andre, må også ansvarsforholdene avklares. Det er avgjørende at prinsipper som gjelder erstatning til parter som lider uforskyldt tap, videreføres.

Det elektroniske dokumentet vil medføre at opplysningene som skal tinglyses, blir tilgjengelig for registreringsenheten. Hvordan dokumentet kan gjøres tilgjengelig for registeret, er beskrevet i 4.3.

Om elektronisk signatur

Tinglysing stiller krav om at dokumentet er underskrevet. Dermed kan det slås fast om dokumentet stammer fra rette vedkommende. I mange tilfeller er det dessuten flere parter inne i bildet. Dersom eier (hjemmelshaver) stiller boligen som pant for en annens gjeld, typisk sine barn, må eksempelvis både skyldner (barnet), eier, dennes ektefelle og banken inn. Tilsvarende vil så vel selger, kjøper, eiendomsmegler og kjøpers bankforbindelse ha en rolle ved overdragelse av en eiendom. Det er heller ikke gitt at det er underskriver som skal sende inn dokumentet til registeret. Ulike former for verifisering av det elektroniske dokumentet er derfor viktig.

Elektronisk signatur er et svært vidt begrep og stiller krav om at signaturen skal bekrefte hvem som har sendt inn meldingen. Det må vurderes hvilke krav som skal stilles til en slik signatur. I lov om elektronisk signatur skilles det mellom elektronisk signatur, avansert elektronisk signatur og kvalifisert elektronisk signatur. Når det stilles krav om underskrift, vil bruk av kvalifisert elektronisk signatur alltid oppfylle et slikt krav. Dette betyr at en kvalifisert elektronisk signatur gis samme rettsvirkning som en håndskreven underskrift. Også andre former for elektronisk signatur kan etter omstendighetene være tilfredsstillende. Denne loven regulerer ikke hva slags signatur som skal brukes i ulike tilfeller, den oppstiller kun de krav som skal følges for at de ulike signaturkrav skal være oppfylt.

Tinglysing gjelder ofte store verdier, for den enkelte kan det være snakk om kjøp eller pantsettelse av bolig. Det er derfor grunn til å kreve kvalifisert elektronisk signatur. Ved at avsenderen bruker en slik signatur kan mottaker bevise hvem som sendt dokumentet, og om dokumentet er blitt forandret underveis.

Mottaker av et elektronisk signert dokument har et behov for å verifisere at avsenderen er den han eller hun påstår å være. Dette kan prinsipielt skje på to måter, enten ved at partene har en forutgående avtale som legger premissene for verifikasjon av avsender, eller ved at en tredjeperson verifiserer underskriften. Denne tredjemann kalles gjerne tiltrodd tredjepart (thrusted third party, TTP). For at et slikt system skal fungere kreves en infrastruktur for «nøkler» som brukes ved verifisering, gjerne kalt «public key infrastructure», PKI. Denne meldingen gir ikke en beskrivelse av hvordan slike løsninger fungerer, men henviser i det vesentlige til PKI-utvalgets innstilling, NOU 2001: 10 Uten penn og blekk.

4.3 Innlevering av dokumenter til bruk i tinglysingen

I dag mottas kun papirdokumenter. I dette kapitlet gis det en nærmere redegjørelse for hvordan en slik innleveringsmåte kan erstattes av elektroniske dokumenter. Det er fire modeller som skisseres; én basert på at hjemmelshaver og andre som skal underskrive dokumentet påfører sin elektroniske signatur på et elektronisk dokument, én basert på at en elektronisk kopi av originaldokumentet sendes til tinglysing, én basert på at en kontofører sender en pretensjon til registerfører og endelig én kontoførerløsning etter modell av Verdipapirsentralen.

4.3.1 Elektronisk dokument med digital signatur

Denne modellen er basert på at hjemmelshaver og andre som skal underskrive dokumentet er i besittelse av et sertifikat og at han eller hun ved hjelp av dette påfører dokumentet sin digitale signatur. Dokumentet sendes deretter til den som fører grunnboken og registreres automatisk inn i saksbehandlingssystemet hos denne. Det foretas automatisk kontroll av bl.a. underskrift. Dokumentet konfereres (etterkontrolleres) deretter som i dag. Den som sendte inn dokumentet vil motta en elektronisk bekreftelse på at dokumentet er tinglyst, samt opplysninger om foranstående heftelser m.m.

Bruk av digital signatur kan lett sammenlignes med dagens skriftlige underskrift. Den vesentligste forskjellen er at underskriften påføres elektronisk, og at all kommunikasjon skjer elektronisk. Selve verifikasjonen av at det er korrekt person som har påført sin digitale signatur, skjer ved en forespørsel til den aktuelle sertifikatsutsteder, som skissert i figuren nedenfor.

Et grunnleggende krav for å etablere en slik ordning er at det er en viss utbredelse av digitale signaturer, eller infrastruktur for digitale signaturer, jf. NOU 2001:10 side 32-33. Utbredelsen av elektroniske signaturer er begrenset. Det er høyt prioritert for regjeringen å sikre en PKI-infrastruktur. På tross av dette er det svært vanskelig å ha noen sikker formening om hvor lang tid det vil ta før denne type digitale signaturer får en viss utbredelse. Siden god utbredelse av digitale signaturer er en nødvendig forutsetning for å velge denne løsningen, er dette neppe et alternativ på kort sikt. På mellomlang og lang sikt vil det fremstå som det naturlige valg.

I dag har tinglysingsmyndigheten en papirgjenpart av de aller fleste dokumentene som er tinglyst. For å sikre dette også for fremtiden, vil en elektronisk kopi av dokumentet bli oppbevart ved tinglysingsmyndigheten. Dette er en fullgod erstatning for dagens tinglysingsgjenpart. Det vises for øvrig til beskrivelsen av elektronisk pantebok i 4.6.

4.3.2 Elektronisk kopi av et papirdokument

Denne modellen er basert på at dagens papirbaserte dokumenter opprettholdes. Dette dokumentet leveres ferdig utfylt og undertegnet til en bank, eiendomsmegler eller annen som er godkjent av registerfører. Denne mellommannen har to hovedoppgaver. For det første skal de opplysningene som senere skal fremgå av grunnboken, registreres elektronisk. Det er med andre ord mellommannen som lager det ekstraktet (utdraget av dokumentet) som skal tinglyses. Dette tilsvarer den registrering saksbehandlerne ved tinglysingen gjør i dag.

Dette innebærer en betydelig arbeidsbesparelse for registeret. For dokumenter mellommannen selv har utstedt, typisk pantobligasjoner i en bank, vil de fleste opplysningene allerede være lagt inn i mellommannens eget saksbehandlersystem i forbindelse med den interne behandlingen av dokumentet. Forskjellen fra i dag er dels at dokumentet sendes elektronisk og ikke som et papirdokument. Dessuten kan det være aktuelt å flytte noe av kontrollansvaret fra registeret til mellommannen. For dokumenter som mellommannen ikke selv har utstedt, eksempelvis at en bank skal sende over en leiekontrakt utformet av de private partene, vil denne ordningen være en merbelastning for mellommannen. Dette er kommentert nærmere under 7.2 (Hardangerregisteret).

Den andre hovedoppgaven er å lage en elektronisk kopi av originaldokumentet. Både utdraget av og den elektroniske kopien av papirdokumentet sendes deretter registerfører. Det foretas automatisk kontroll av bl.a. hjemmelsopplysninger, samt av mellommannens digitale signatur. Dokumentet konfereres (etterkontrolleres) som i dag. Mellommannen vil elektronisk få en bekreftelse på at dokumentet er tinglyst, og opplysninger som tilsvarer dagens pantattest dvs. opplysninger om foranstående heftelser m.m. Selve verifikasjonen av mellommannens digitale signatur blir som ovenfor.

I dag har tinglysingsmyndigheten en papirgjenpart av de aller fleste dokumentene som er tinglyst. For å sikre dette også for fremtiden, vil den innsendte elektroniske kopien av det tinglyste dokumentet bli kopiert og oppbevart av registerfører. Dette er en fullgod erstatning for dagens tinglysingsgjenpart.

Likhetstrekkene med dagens ordning er fremtredende. Det skal fortsatt benyttes papirdokumenter, men selve behandlingen er automatisert, ved at dokumentene sendes elektronisk.

Denne modellen kan også gjennomføres i kombinasjon med at registeret fortsatt mottar alle dokumenter som skal tinglyses som papirdokumenter. Dette innebærer at registeret foruten å motta det elektroniske dokumentet også mottar et likelydene papirdokument i posten. Når postforsendelsen kommer til registerfører, kontrolleres dokumentene mot det som er overført elektronisk, og de elektronisk overførte data legges inn i grunnboken. Dermed spares ressurser ved innregistreringen. En slik løsning er innført for foretaksregisteret i Irland.

4.3.3 Kun innholdet og ikke papirdokumentet overføres tinglysingen

Denne modellen er basert på at den som ønsker å tinglyse et dokument forholder seg til en bank, megler eller lignende godkjent mellommann. Partene inngår en avtale om f.eks. overdragelse av fast eiendom eller pantsettelse av denne på vanlig måte. De sender imidlertid ikke avtalen til den som er ansvarlig for å føre grunnboken, men leverer den til en godkjent mellommann. Mellommannen sender et elektronisk varsel til den som er ansvarlig for å føre grunnboken om at man har et slikt dokument i sin besittelse og at innholdet skal tinglyses. Selve dokumentet beholdes av mellommannen. Denne modellen kan tenkes på to måter; enten ved at det skal utferdiges et papirdokument, som i dag, eller at dette kravet ikke opprettholdes. Dersom kravet ikke opprettholdes, må det tas stilling til hva som anses som tilstrekkelig dokumentasjon for at en avtale er inngått.

Opplysningene fra mellommannen registreres automatisk i tinglysingsmyndighetens saksbehandlingssystem. Det foretas en konferering (etterkontroll), som i praksis innebærer kontroll av offentligrettslige krav knyttet til eiendommen, urådighet av andre grunner ol. Mellommannen vil deretter få et elektronisk varsel om at dokumentet er tinglyst, melding om de foranstående heftelser m.m.

Selve verifikasjonen av mellommannens digitale signatur blir som ovenfor.

I dette tilfelle vil ikke registerfører ha kopi av det tinglyste dokumentet. Dette innebærer at tinglysingsmyndigheten heretter ikke vil ha en pantebok og dermed ikke kan fremlegge det underliggende dokumentet. Dokumentene i panteboken nyttes også i kontrolløyemed. Også denne muligheten opphører ved en slik modell. Panteboken er i dag en sentral del av tinglysingsvesenet, og løsningen innebærer at det velges en annen løsning for fremtiden.

Behovet for tinglysingsgjenparten over tid, er ulikt for ulike dokumenttyper. Det er forskjell på et kortsiktig lån og en servitutt. Det kan tenkes løsninger hvor en slik løsning godtas for enkelte dokumenttyper (f.eks. pantelån med kort løpetid), men ikke for andre (f.eks. skjøter og servitutter).

4.3.4 Kontoførerløsning

Det siste alternativet er en kontoførermodell, hvor tinglysingsmyndigheten ikke har andre praktiske oppgaver enn drift og utvikling av en sentral informasjons- og kommunikasjonsteknologi-løsning. Man godkjenner kontoførere som foretar all registrering i basen, uten at registeret skal foreta noen konferering (etterkontroll) overhodet. I Norge er vel Verdipapirsentralen (VPS) et godt eksempel på en slik løsning. I hovedsak er det banker og meglerforetak som kan være kontoførere. Ca. 50 av landets 130 sparebanker har gått inn som kontoførere i VPS. Av de øvrige benytter ca. 70 tjenester fra Gjensidige NOR sparebank (såkalte «relaterte kontoførere») som innebærer at den enkelte sparebank i liten grad behøver å utføre tjenester selv. Etter verdipapirsentralloven § 3-1 er kontoførere og deres oppgaver:

«Kontofører er foretak som på vegne av investorer eller utstedere av fondsaktiver fører konti i Verdipapirsentralen. En kontofører kan føre konti for seg selv, både som utsteder og investor. All kontakt mellom den enkelte investor og Verdipapirsentralen skjer gjennom kontoførerne, ...»

Dersom en tilsvarende modell etableres for tinglysingen, kan f.eks. banker og eiendomsmeglere godkjennes som kontoførere og overta ansvaret for føring av tinglysingen. Det legges opp til enkelte automatiserte rutiner for hva slags registrering som er godkjent, men utover dette påtar det offentlige seg intet ansvar for innholdet i tinglysingsregisteret.

Denne modellen har likhetstrekk med den forrige, forskjellen er at det ikke foretas noen konferering, hvilket innebærer at også de offentligrettslige krav, andre rådighetsbegrensninger etc må kontrolleres av kontofører.

4.3.5 Sammenfatning av alternativene

Betydningen for ressursbruken

Alle modellene er basert på at de ansatte hos registerføreren ikke skal foreta registrering av innkommende dokumenter. De er forutsatt overført elektronisk fra en mellommann eller direkte fra hjemmelshaver. Dette fører til at behovet for arbeidskraft hos registerfører reduseres kraftig.

I alle tilfelle må det påregnes at en del fortsatt vil ønske å forholde seg til tinglysingsmyndigheten direkte, uten bruk av mellommann. I alle løsninger, unntatt den første, er det mulig å nekte slik direkte kontakt. Hvorvidt det er ønskelig er et hensiktsmessighetsspørsmål. Det vises i den forbindelse til 5.2.3 hvor bl.a. registerets veiledningsplikt er omtalt. Modellvalget kan ha betydning i en overgangsfase hvor det kan være aktuelt å åpne for valgfrihet for bruker mht. om dokumentet skal sendes inn elektronisk eller på papir.

Hvilken form de elektroniske dokumenter får, kan ha betydning for krav til bemanning på tinglysingssiden. Det antas likevel at antall ansatte vil kunne reduseres gradvis fra dagens om lag 200 saksbehandlerårsverk til om lag 50 etter full innføring av elektroniske dokumenter. Det er grunn til å anta at det reduserte bemanningsbehovet er i samme størrelsesorden uavhengig av hvem som får ansvaret for registeret. Som det fremgår i kapitel 7 har de alternative organisasjonsmodellene imidlertid noe ulik tilnærming til hva registerets totale rolle skal være. Det samlede årsverksbehov er derfor noe forskjellig.

Tilgang til tinglysingsgjenparter (panteboken)

To av de fire modellene innebærer at tinglysingsmyndigheten fortsatt skal håndtere tinglysingsgjenparter, mens de to andre modellene innebærer at det ikke skal oppbevares tinglysingsgjenparter.

Det offentliges ansvar for kvaliteten på grunnboken

I de to første modellene har det offentlige samme oppgaver og kontrollansvar som i dag. I forhold til den tredje modellen vil registeret ikke ha mulighet for å kontrollere det dokument som mellommannen pretenderer å være i besittelse av, men ellers skal det foretas kontroll som i dag. I den fjerde modellen har det offentlige i prinsippet ingen rolle ved registrering av dokumenter.

I dag har staten et objektivt ansvar for innholdet i grunnboken. Det er vanskelig å se for seg at staten skal ha et tilsvarende objektivt ansvar for forhold registeret ikke skal kontrollere. Det kan imidlertid tenkes at staten dekker tap som oppstår, men har adgang til å kreve regress fra den som faktisk er ansvarlig for feilen.

4.3.6 Elektroniske skjema

Frem til 1990 kunne innsender selv bestemme hvordan dokumentene som ble levert til tinglysing, skulle utformes. Ved innføring av elektronisk grunnbok ble det sett som en fordel at opplysningene i dokumentet ble presentert i samme rekkefølge som de skulle registreres i datasystemet. Det ble derfor gitt en forskrift som regulerer rekkefølgen på opplysningene og visse standardtekster. Det er likevel fortsatt slik at det kan fylles inn tekst tilpasset den konkrete avtalen. Visse dokumenttyper, eksempelvis leiekontrakter, omfattes dessuten ikke av forskriften overhodet.

Det foreligger i liten grad ferdige skjemaer fra det offentliges side. Skjemaene må derfor ofte kjøpes i det private markedet. Profesjonelle brukere tilbys ulike pakkeløsning enten som integrert del av saksbehandlingssystemet, bruk av CD-rom eller web-løsning. Pakkeløsningene er ikke tilpasset privatpersoner da de i stor grad forutsetter et abonnement som strekker seg over en viss tid. Med unntak av enkelte skjemaer har privatpersoner derfor i liten grad mulighet for elektronisk tilgang til skjemaene.

Innføring av elektroniske dokumenter, tilsier at det også tilbys elektroniske skjemaer. På nettsiden til Brønnøysundregistrene er det for eksempel mulig å bestille skjemaer til bruk for tinglysing av ektepakter og i Løsøreregisteret. Enkelte skjemaer kan dessuten lastes ned. Dette bør også kunne gjennomføres for tinglysing i grunnboken.

Selv om det tilbys elektroniske skjemaer, bør disse utformes etter samme prinsipp som i dag. Det bør følgelig fortsatt åpnes for at partene selv kan fylle inn den tekst de ønsker å få tinglyst.

4.4 Bestilling og utlevering av utskrifter

Brukere av Eiendomsregisteret (EDR, se omtale i 3.4) kan bestille utskrifter fra grunnboken via Internett. Andre brukergrupper har ikke tilsvarende mulighet, og må derfor kontakte den aktuelle tingrett. Uavhengig av bestillingsmåten, sendes dessuten utskriften i posten og ikke elektronisk.

Utskrifter bør kunne gis i elektronisk form dersom den som skal ha utskriften ønsker det. For vanlige utskrifter kan det være tilstrekkelig at mottaker har sikkerhet for at meldingen stammer fra tinglysingssystemet (autentisering). For bekreftede utskrifter, som eventuelt skal kunne sendes videre i kopi til andre for å dokumentere et forhold, kan det benyttes for eksempel digitale signaturer når dette oppnår tilstrekkelig spredning.

4.5 Tilgang til grunnboken på verdensveven

Rent teknologisk er det uproblematisk å gi tilgang til grunnboksinformasjon på verdensveven. Registerenheten i Brønnøysund har en tjeneste som kalles nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret. Der gis det enkelte opplysninger om den enkelte organisasjon.

Det å lage et slikt grensesnitt mot verdensveven anses relativt uproblematisk. Selv om registeret er offentlig slik at enhver kan kreve innsyn, må imidlertid dette vurderes mot personverninteresser. Spesielt i forhold til utlegg, tvangssalg og lignende registreringer kan det være betenkeligheter ved å gjøre opplysningene tilgjengelige for alle ved søk. Også i dag er det visse begrensninger av personvernmessige karakter i tilgangen til grunnboksopplysninger, og dette blir mer fremtredende om den legges ut som en søkbar tjeneste på verdensveven. For å ivareta personverninteressene kan man se for seg en «minimumsløsning» på samme måte som for Enhetsregisteret, hvor det kan søkes på gateadresse, samt gårds- og bruksnummer, og kun få opp hjemmelshaverens navn og eventuelt andre vitale opplysninger.

Et annet forhold er at salg av grunnboksopplysninger i dag generer inntekter som tilfaller staten via Norsk Eiendomsinformasjon as. Selskapet er eiet av staten ved Justisdepartementet, og utbyttet tilfaller derfor staten. Brønnøysundregistrene har også distributører som tilbyr en rekke kommersielle opplysningstjenester, samtidig som en begrenset del av registerinformasjon er gratis tilgjengelig på Internett. Tilsvarende kan etableres for grunnboken.

4.6 Elektronisk pantebok

I panteboken oppbevares kopi av de aller fleste dokumentene som er tinglyst, se nærmere beskrivelse i 2.5. Når elektroniske dokumenter er innført, kan registerfører enten lagre tinglysingsgjenparter ved at det lagres en elektronisk kopi av papirdokumentet eller ved elektronisk lagring av et digitalt signert dokument.

Elektronisk kopi av dokumentet

Som skissert i 4.3.2 kan elektroniske dokumenter innføres ved at en elektronisk kopi sendes til registerfører fra banker, meglere eller andre godkjente mellommenn. Denne elektroniske kopien danner utgangspunktet for tinglysingsmyndighetens kontroll og skal deretter oppbevares av registeret for å sikre full tilgang til de tinglyste opplysninger. Denne løsningen baserer seg på at det foreligger et originalt papirdokument som digitaliseres av den lokale mellommannen. Det vil dermed dannes en elektronisk kopi av papirdokumentet, som er en gjengivelse av dokumentet slik det ser ut på papir. Denne elektroniske kopien kan lagres i panteboken.

Størrelsen på dokumentet og dermed behovet for lagringskapasitet hos registerfører er avhengig av den til enhver tid tilgjengelige teknologi. Dagens dokumentmengde tilsier at det tinglyses ca. 900 000 dokumenter pr. år. Ett dokument består av flere sider. Selv om noen dokumenter fjernes fra panteboken når visse vilkår er oppfylt, antas det at pantebokarkivet vokser med ca. 2 millioner A4-sider pr. år. Dagens teknologiske løsninger tilsier at hver A4-side trenger i gjennomsnitt 100 Kb. Det totale lagringsbehovet pr. år blir da 200 GB. Det må årlig skaffes lagringsmedier for dette.

Kostnaden for å få lagret dokumenter på en forsvarlig måte med tilhørende sikkerhetskopiering og kapasitet for 5 år vil i dag koste rundt 3 millioner kroner i investeringer. Denne prisen vil være raskt synkende i årene som kommer. En halvering innen det tidspunktet et slikt system eventuelt realiseres, er realistisk.

Det kan også være aktuelt at dokumentene sendes inn på papir, og at registerføreren selv foretar digitalisering av innkomne dokumenter. Dette er ikke kostnadsberegnet.

Elektronisk lagring av digitalt signerte dokumenter

Det andre alternativet er en løsning som er basert på at hjemmelshaver påfører dokumentet sin digitale signatur. Dette krever at registerfører foretar automatiske kontroller av de innkomne dokumentene. De innkomne dokumenter vil være basert på tekst, og vil være betraktelig mindre enn de digitale gjengivelser som er skissert ovenfor. Dette vil utgjøre beskjedne datamengder. Kostnadene ved et slikt lagringsregister er derfor ikke beregnet særskilt.

Pantebok basert på mottak av begge dokumenttyper

Når elektroniske signaturer kommer i alminnelig bruk, er det sannsynlig at opptil 70 % av dokumentmassen kommer inn som elektroniske dokumenter i løpet av de 5 første årene. Disse vil lagres i den elektroniske panteboken i tekstlig form, uten store krav til lagringskapasitet. Den årlige veksten i skannede dokumenter vil tilsvarende bli redusert og vil utgjøre en beskjeden datamengde på dette tidspunktet. Selv om utbredelsen av elektroniske signaturer skulle trekke ut i tid, vil en likevel søke etter løsninger der det kan benyttes elektroniske dokumenter uten at f.eks. hjemmelshaver signerer selv elektronisk. Oppsummert kan en si at en total investering i en lagringsløsning for elektronisk pantebok vil om 3 år være mellom 1 og 2 millioner kroner.

Dagens pantebok

Panteboken er i dag spredt på de 87 tingrettene som har tinglysing. Det er ikke beregnet hvor mye det vil koste å konvertere disse til elektronisk form. Omfanget, ca. 100 millioner papirdokumenter, tilsier at dette vil være en meget stor kostnad. Det forutsettes derfor at dette i overskuelig fremtid må håndteres manuelt som i dag.

Betydning for registeret

Når det i dag bestilles kopi av dokumenter som er oppbevart i panteboken, forutsetter det en manuell prosess fra registerets side. Dokumentet må gjenfinnes i riktig perm, kopieres og settes inn igjen på rett plass. Dette er tidkrevende og forutsetter stor grad av nøyaktighet for å unngå at panteboken blir uoversiktlig. Dersom panteboken i steden blir elektronisk, kan saksbehandler ved et enkelt søk få frem det aktuelle dokumentet.

Enkelte dokumenter fjernes fra panteboken etter en visst tid. Eksempelvis oppbevares slettede pantobligasjoner i 5 år før de makuleres. Også denne oppryddingen er arbeidskrevende og kan gjøres betydelig mer rasjonelt ved elektronisk pantebok.

4.7 Kobling mellom registre

I dag har Norsk Eiendomsinformasjon as (NE), som eies av staten ved Justisdepartementet, ansvaret for et produkt som kalles Eiendomsregisteret (se nærmere i 3.5). Dette registeret henter opplysninger fra grunnboken og GAB, og sammenstiller disse dataene på en helhetlig måte. En slik sammenstilling av data fra ulike databaser stiller krav til struktur på dataene. Disse registrene opererer med de samme identifikasjonsnøkler (gårds- og bruksnummer) og omhandler de samme objektene (eiendommene). Forholdene ligger derfor meget godt til rette for en stor grad av samordning slik at opplysningene kan identifiseres og sammenstilles.

Informasjonen som avgis gjennom NE i dag kommer i hovedsak fra henholdsvis 87 tingretter og fra Statens kartverk. Selv om det i hovedsak er juridisk informasjon som registreres i grunnboken og i hovedsak faktisk informasjon i GAB, er det likevel nære knytninger mellom de to registrene. Eksempelvis skjer avgivelsen av informasjon fra de to registrene langt på vei mot et felles marked.

Eiendomsregisteret innebærer at det allerede i dag er samordning av opplysningene fra GAB og grunnboken. I 5.2 er det påpekt et samordningsbehov utover dette. Her begrenses det derfor til å nevne følgende begrensinger ved denne modellen:

• bedre utnyttelse av at GAB og grunnboken har en stor del sammenfallende data. Disse dataene registreres i dag i begge registrene eller utveksles elektronisk mellom registrene. Dersom ansvaret samles, er det grunn til å anta at det vil være større fokus på å oppnå hensiktsmessig fordeling.

• enklere å foreta prosjekter som hever datakvaliteten hvor data brukes på tvers av registrene slik at kvaliteten forbedres i begge registrene.

• bedre mulighet for informasjonsutveksling mellom registreringspartene; dvs. Statens kartverk sentralt, kommunene og føringsstedene for tinglysingen.

• forenklet innhenting av informasjon fra andre registre til bruk i både grunnboken og GAB.

• større muligheter for å etablere et felles begrepsapparat for eiendomsinformasjon. I dag brukes i enkelte sammenhenger ulike begreper for de samme data i GAB og i grunnboken. I tillegg er enkelte begreper brukt ulikt i de samme registre.