5 Kriterier for fremtidig tinglysing i fast eiendom
I dette kapittelet redegjøres det for sentrale mål for tinglysingen. Vurderingen tar utgangspunkt i så vel brukerperspektivet som behovet til det offentlige og de ansatte. Hensynene som drøftes er;
krav til kvalitet og saksbehandlingstid
tilbud om samordnet eiendomsinformasjon til publikum
elektroniske dokumenter og annen effektiv utnyttelse av IKT
veiledningstjenesten
lave kostnader for bruker og det offentlige
rask og oversiktlig tilgang til opplysningene
Disse hensynene vil danne grunnlaget for den vurderingen som gjøres av de ulike organisasjonsmodellene i kapittel 7.
5.1 Høy kvalitet og lav saksbehandlingstid
5.1.1 Behov for høy kvalitet
Bakgrunn
Grunnboken står i en særstilling i forhold til øvrige offentlige registre om fast eiendom, idet grunnbokens troverdighet innebærer at opplysningene som er registrert der kan legges til grunn som korrekte. Det vises for øvrig til 2.3 hvor begrepet «grunnbokens troverdighet» er forklart. Selv om brukerne på enkelte områder ønsker ytterligere forbedringer, har Norge et kvalitetsmessig velfungerende tinglysingssystem. Dette er av grunnleggende betydning for omsetning av eiendommer og for kredittlivet. Registeret er også en forutsetning for effektiv kontroll av offentlig reguleringslovgivning og dermed for så vel det offentliges som privates utnytting av den ressurs fast eiendom er. Det er derfor et mål at grunnboken skal gjenspeile den faktiske situasjonen mht. hvem som er hjemmelshaver og hvilke heftelser som hviler på eiendommen.
En periode med lavere standard vil skape ringvirkninger i en lang tidsperiode. Dokumenter som gjelder eiendomsoverdragelse har ingen tidsbegrensning. Tinglyste pantobligasjoner har som hovedregel 30 års levetid. En eventuell feil ved registreringen vil ikke nødvendigvis bli oppdaget straks, men først når noen vil gjøre retten gjeldende eller det på annen måte oppstår tvist. En feilregistrert pantobligasjon oppdages eksempelvis først dersom lånet misligholdes og banken ønsker å inndrive lånet ved å selge eiendommen. Dette innebærer at selv en kortere periode med rutinesvikt kan få langvarige og vidtrekkende konsekvenser.
Betydning for omsetning av eiendommer
For den som kjøper en eiendom er vissheten om at det ikke kan reises tvil om transaksjonen viktig. Derfor innhentes det utskrift fra grunnboken slik at kjøper kan få klarhet i om eiendommen er heftelsesfri og at selger er hjemmelshaver til den. Dersom det er gjort feil når et dokument registreres, kan det medføre at heftelser som er tinglyst likevel ikke kommer med på utskriften. Tilsvarende kan en navneforveksling medføre at eiendommen overdras til feil person. Eksempelvis bor to personer som heter Lars Holm i samme kommune. Lars Holm sr. har kjøpt en tomt, men ved en feil legges personnummeret til Lars Holm jr. inn i registeret. Peder Ås kjøper deretter tomten av Lars Holm jr. og vil dermed komme i tvist med Lars Holm sr. Dersom Peder Ås i tillegg har pantsatt eiendommen før feilen oppdages, må også hans bankforbindelse delta når tvisten skal løses.
Som eksempelet viser vil en eventuell retting av grunnboken ofte involvere flere parter med ulike interesser. Dersom det først er foretatt en feil, er det derfor ikke alltid mulig å rette grunnboken slik at forholdene blir slik det opprinnelig var forutsatt. Selv om to personer mener å være rette eier, er det bare den ene som kan beholde eiendommen. Mange er følelsesmessig knyttet til sitt eget hjem. Det å oppleve at andre bestrider eierforholdet, kan være en personlig påkjenning. Hvem som får økonomisk erstatning og hvem som rent faktisk vil beholde eiendommen, vil avhenge av hendelsesforløpet og hvilken feil det er tale om.
Usikkerhet knyttet til registerets kvalitet, kan også virke konfliktskapende ved at det kan oppstå tvist mellom kjøper, selger og eventuelt andre som har rettigheter i eiendommen. Dersom det oppstår usikkerhet mht. om opplysningene i grunnboken kan legges til grunn, vil det forsinke omsetningsprosessen idet megler må innhente tilleggsinformasjon fra andre kilder.
Betydning for kredittmarkedet
Sikring av rettigheter gjennom tinglysing, og tilgang til eiendomsinformasjon fra andre kilder, er helt avgjørende for et fungerende eiendomsmarked, som igjen er en forutsetning for å mobilisere kapital mot pant i fast eiendom. Det er både nasjonalt og internasjonalt økende forståelse for betydningen av eiendomsregistrering i vid forstand både som grunnlag for kapitaltilgang og økonomisk vekst. Et felles kjennetegn ved de landene i verden som har en ordnet økonomi, er at rettigheter til eiendom er bredt fordelt, sikret og gjort omsettelige gjennom systemer for eiendomsregistrering. FN fokuserer nå sterkt på dette som et virkemiddel for sosial og økonomisk utvikling i utviklingslandene.
Investeringer foretatt av så vel privatpersoner som selskaper er i stor grad avhengig av et fungerende kredittmarked. Dersom muligheten til å lånefinansiere prosjekter reduseres eller vanskeliggjøres, vil det få store konsekvenser for samfunnsutviklingen. I den forbindelse er grunnboken et fundament fordi det ofte vil være behov for å stille pantesikkerhet for lånet. I 1999 og 2000 ble det eksempelvis tinglyst henholdsvis ca. 280 000 og 260 000 pantobligasjoner. Det er derfor viktig at grunnboken har tillit i kredittmarkedet. Det skal ikke hefte usikkerhet mht. om den er oppdatert, at opplysninger er feilregistrert, at mangler ved dokumenter er oversett osv. Når bankene sjekker hvem som er hjemmelshaver og om det hviler heftelser på eiendommen, foretas det ingen grundigere undersøkelse av om dette virkelig er korrekt. Dersom det oppstår usikkerhet om kvaliteten på registeret, vil dette måtte gjøres. Det vil dermed raskt påløpe ytterligere gebyrer for lånekundene, og behandlingen vil ta lengre tid. Dermed vil også transaksjonskostnadene øke.
For kjøpere/selgere, långivere/låntakere og andre aktører i eiendomsmarkedet, er det viktig at kostnadene ved transaksjonene er så lave som mulig. Transaksjonskostnadene i denne sammenheng er blant annet:
utgifter til å skaffe til veie informasjonen som trengs for å kunne inngå avtale, herunder til bistand fra megler, advokat, bank osv.
gebyrer og andre kostnader for tinglysing, eiendomsdeling og etablering av eierseksjon mv.
Transaksjonskostnadene vil særlig påvirkes dersom det må etableres mellomfinansiering til høyere rente, enten fordi det tar lang tid å innhente nødvendige opplysninger, eller fordi selve registreringen tar tid. Kvaliteten på den offentlige infrastrukturen for eiendom har stor betydning for hvordan eiendomsmarkedet fungerer, og derigjennom for mobilisering av kapital mot sikkerhet i fast eiendom.
Selv om statens erstatningsansvar er en garanti for den som lider «uforskyldt tap» som følge av tinglysingsfeil, kan dette oppleves som en tungvint og arbeidskrevende måte å få dekning på. Finansinstitusjonene kan derfor være tjent med å sikre seg på annen måte. I ytterste konsekvens kan låntaker som ønsker å stille fast eiendom som sikkerhet, oppleve det samme som aksjeeiere hvor bankene ved usikkerhet i aksjemarkedet ikke aksepterer visse aksjeposter som pantesikkerhet. Dette kan innebære at låntakere som i dag får lån innenfor 80 % av eiendommens verdi får verdigrensen redusert til eksempelvis 70 %. Dersom usikkerheten mht. om ønsket pantesikkerhet oppnås blir tilstrekkelig stor, kan det sågar medføre at lånsøker får avslag på lånesøknaden. Dette vil svekke markedsmekanismene og kan få betydning for samfunnsutviklingen.
Betydning for registerets virksomhet
Lavere kvalitet vil på sikt også medføre merarbeid for registeret. Det vil medgå ekstra tid til å varsle berørte, inngå en dialog med disse i forhold til hvordan feilen kan rettes, avklare hvem som har vært i god tro, foreta selve rettingen osv. Dessuten vil dette antakelig øke forespørslene om innsyn i dokumentene i panteboken. Dette arbeidet kan gå ut over den løpende driften.
5.1.2 Tiltak for å oppnå høy kvalitet
Kvaliteten på registreringsarbeidet må minst opprettholdes på dagens nivå. På enkelte områder vil det også være ønskelig med forbedringer. Det er et mål at tinglysingspraksisen blir mer ensartet, noe som er en fordel særlig for storbrukerne. Det vil også gi en mer effektiv dokumentbehandling og entydig grunnbok.
Forbedringer kan oppnås gjennom endringer i regelverket. Justisdepartementet vedtok sommeren 2001 forskriftsendringer hvor formålet var å skape mer enhetlig praksis og forenkling for brukerne. Et detaljregulert regelverk vil begrense skjønnsutøvelsen, og dermed oppnås enhetlig praksis. Samtidig blir registeret mer rigid i den forstand at dokumenter med en ordlyd som tradisjonelt har blitt tinglyst, må avvises. Dette vil være uheldig idet det kan innebære at grunnboken på sikt ikke gjenspeiler de faktiske forhold. Det er derfor begrenset hvor stor effekt regelverksendringer vil ha, uten at det samtidig gripes inn i tinglysingens karakter.
Også endringer i datasystemet kan forbedre kvaliteten. Det vises til 2.8 hvor det er redegjort for utvikling av et nytt datasystem. Dette vil innebære utvidet bruk av automatiske kontroller, utvikling av hjelpefunksjoner, kobling til andre registre og ytterligere utvidet adgang til å foreta søk. Dette behovet skyldes bl.a. at overgangen fra papirbasert til elektronisk register har stilt nye krav til selve føringen. Tidligere hadde mindre skrivefeil, for eksempel i navnet, liten relevans for bruk av registeret. Et elektronisk register åpner for søk på navn, og dermed får slike feil en helt annen rekkevidde. Analyser hvor grunnboken er sammenlignet med Folkeregisteret tilsier at hjemmelshaverens navn i 25 % av tilfellene er skrevet feil.
Enhetlig praksis er ønskelig både fra brukersiden og for å få en entydig grunnbok. I dag stilles det noe ulike krav ved de ulike tingrettene, slik at et dokument som tinglyses ett sted blir avvist ett annet. Dette kan medføre dobbeltarbeid for storbrukerne som forholder seg til flere tingretter og derfor må tilpasse sin saksbehandling til den praksis den enkelte tingretten utøver. Det kan også oppstå lokale variasjoner mht. hvordan grunnboken er ført. Selv om det legges opp til felles rutiner og kurs, har praksis vist at dette ikke er tilstrekkelig til å løse problemet.
GAB kan nyttes når saksbehandler kontrollerer dokumenter som kommer til tinglysing. For å få full effekt av dette, er det imidlertid nødvendig med samordning utover det som gjøres i dag. Det vises for øvrig til 5.2 hvor også behovet for samordnet eiendomsinformasjon er beskrevet.
Det er fare for at en strukturendring kan påvirke kvaliteten, i alle fall i en overgangsperiode. Det vises i den forbindelse til 6.3.
5.1.3 Lav saksbehandlingstid og effektivitet i registreringsarbeidet
Tilliten til og nytten av tinglysingssystemet er ikke bare avhengig av at det som registreres er riktig, men også av at registreringen skjer raskt. Lang saksbehandlingstid kan påføre brukerne økte transaksjonskostnader ved at lån må mellomfinansieres inntil tinglysing har funnet sted. Grunnboken må derfor til enhver tid være mest mulig a jour. Årlig registreres det 800-900 000 dokumenter, og med en så stor saksmengde er det avgjørende at effektiviteten i registreringsarbeidet opprettholdes. Innleverte dokumenter må ikke bli liggende uten registrering. Dokumentene skal da også etter gjeldende regelverk føres samme eller påfølgende dag. Evne til rask og nøyaktig saksbehandling hos personalet, og tilstrekkelig kapasitet hos registerenheten, er derfor viktig.
I gjennomsnitt tar det ca. 1,2 dager fra et dokument innkommer til det er registrert. Selv om effektivisering medfører at denne tiden reduseres ytterligere, setter tinglysingens karakter grenser for brukernytten av dette. I hovedsak har alle dokumenter som kommer inn samme dag, samme prioritet. Grunnboken gir derfor først et fullstendig bilde når alle dokumentene den aktuelle dagen er ført, ikke bare det aktuelle dokumentet. Dette kan løses ved at det innføres klokkeslettprioritet. Et dokument som tinglyses kl. 10.00 vil da gå foran et som tinglyses kl. 11.00 samme dag. Dette kan være en praktisk løsning dersom alle dokumentene sendes inn elektronisk. Dersom det fortsatt åpnes for innsending av papirdokumenter, vil imidlertid en slik ordning ha svakheter.
5.2 Tilbud om samordnet eiendomsinformasjon
5.2.1 Bakgrunn
Forvaltningen av de enkelte elementene innen offentlig eiendomsinformasjon er fordelt på tre ulike organer som har ulike hovedoppgaver og mål for sin virksomhet. I dag forvalter således tingrettene grunnboken (omtalt under 2), Statens kartverk GAB-registeret (omtalt under 3.2) og kommunene planregistre (omtalt under 3.3) og eiendomskart. Samlet utgjør dette det offentliges informasjon om faste eiendommer. Behovet for samordning varierer ut fra hvilke tjenester publikum vil ha utført og hvordan det offentlige vil nyttiggjøre seg opplysningene i sin virksomhet. Samling av flere av elementene innenfor én enhet vil styrke oppbygningen av en felles infrastruktur for nasjonal eiendomsinformasjon. Figuren under forsøker å illustrere dette.
Slik samordning gjelder i hovedsak fire forhold:
Samlet ansvar på sentralt nivå for løpende forvaltning og utvikling av registersystemene og tilhørende regelverk
Samordnet føring av grunnbok, GAB og kommunale planregister
Samlet opplegg for datadrift av grunnbok, GAB og kommunale planregistre
Samordnet opplegg for salg av informasjon til brukerne
Samordning kan skje der dokumentene registreres ved at føringsleddene samlokaliseres, ved kobling av registrene eller på administrativt plan. Samordnet datadrift gjennomføres i dag for så vidt gjelder grunnboken og GAB. Det samme gjelder samlet salg av opplysinger fra grunnboken og GAB som gis til brukergrupper som har tilgang til Eiendomsregisteret. Dette gjelder imidlertid i hovedsak storbrukerne. Kommunale planregistre berøres derimot ikke av denne stortingsmeldingen, slik at eventuell samordning med disse må løses på et senere tidspunkt.
5.2.2 Andre utredninger på området - ny lov om eiendomsregistrering
Et vesentlig element i infrastrukturen for eiendomsinformasjon er det arbeidet som pågår i Miljøverndepartementet med ny lov om eiendomsregistrering på bakgrunn av tilrådingene i NOU 1999:1 Ny lov om eiendomsregistrering. I denne utredningen redegjøres det for hvordan det samlede nasjonale eiendomsinformasjonssystemet bør se ut for å betjene aktørene i eiendomsmarkedet og andre brukere på en tilfredsstillende måte. Et nytt dataregister, «Matrikkelen», skal erstatte dagens GAB-register og det digitale (elektroniske) eiendomskartet. Foruten de opplysningene som er registrert i GAB, skal den bl.a. inneholde opplysninger om offentlige pålegg og restriksjoner for bruk av grunn og bygninger, forurenset grunn (data fra Statens forurensingstilsyn) og kulturminner. Også tilgangen til offentlige arealplaner bedres ved at reguleringskart og -bestemmelser for den enkelte eiendom, vises. Det digitale eiendomskartverket skal inngå i Matrikkelen, slik at brukerne kan få tilgang til dette sammen med andre eiendomsopplysninger.
Utredningen har vært på høring og utviklingen av det nye systemet er påbegynt. Utvikling av nytt datasystem for grunnboken og nytt matrikkelsystem skjer parallelt og i nært samarbeid slik at koblingen mellom grunnboken og Matrikkelen/GAB opprettholdes.
Visjonen er at aktørene i eiendomsmarkedet skal kunne hente all nødvendig informasjon fra «nettet» i en løsning som gir brukerne enkel felles tilgang til opplysningene. Hovedelementene i det nasjonale eiendomsinformasjonssystemet vil da bestå av:
grunnboken
matrikkelen
informasjonssystem for reguleringsplaner og andre bindende arealplaner
offentlige pålegg
I henhold til lovforslaget vil Statens kartverk bli sentral matrikkelmyndighet med ansvar for å forvalte matrikkelen og tilhørende regelverk. Miljøverndepartementet vil i løpet av vårsesjonen 2002 fremme en odelstingsproposisjon hvor disse forholdene vil bli omtalt og nærmere regulert.
5.2.3 Betydning for hjelp og veiledning av publikum
Det er en fordel både ved veiledning og ved annen publikumskontakt at offentlig ansatte ikke bare har kunnskap innen ett element av offentlig eiendomsinformasjon, men kan ivareta helheten. Dermed øker muligheten for at opplysninger som gis er fullstendige, samtidig som faren for at vedkommende kun blir henvist til en annen etat reduseres. I dag må tinglysingskontorene i stor grad henvise publikum til kommunen for utfylling av visse skjemaer om fast eiendom, eksempelvis om konsesjon eller eierseksjonering. Det samme gjelder de som ønsker veiledning om hvordan de skal få delt en eiendom eller slått sammen to eiendommer. Tilsvarende kan ikke føreren av GAB gi informasjon knyttet til heftelsene som hviler på eiendommen. Publikum får med andre ord ikke et fullstendig tilbud om hjelp og informasjon på ett og samme sted.
På enkelte punkter er det uklart om et dokument skal tinglyses i grunnboken eller om det er tilstrekkelig med registrering i GAB. Unødvendig registrering i grunnboken påfører publikum utgifter i form av gebyr. På den annen side har det store rettslige følger dersom slik registrering feilaktig blir utelatt. Det er derfor vesentlig at bruker får hjelp til å foreta denne avveiningen.
5.2.4 Betydning for selve registreringen i grunnboken
I forbindelse med registreringen i grunnboken er samordningsbehovet særlig aktuelt for å ivareta kontrollhensynene, ved registrering av opplysninger som deretter overføres elektronisk for å oppdatere GAB, utvikling av nye prosjekter og ved drift av datasystemet.
Kontrolløyemed
Grunnboken har som kjent svært begrenset informasjon om eiendommens lokalisering, utstrekning, form og areal. Ved registrering i grunnboken har registerføreren derfor behov for visse opplysninger som er registrert i GAB. Ved kontroll i henhold til konsesjonslovgivningen er bl.a. tomtearealet avgjørende. I dag oppdaterer GAB arealopplysningene i grunnboken 1-2 ganger pr. år. Også på andre områder kan GAB og eiendomskart nyttes i kontrolløyemed ved registrering i grunnboken. Det gis eksempelvis oversikt over hvilke gårds- og bruksnumre som utgjør en og samme driftsenhet etter jordloven § 12 fjerde ledd og derfor må overdras samlet. Det vil likevel i noen tilfeller være behov for en konkret vurdering av om det skjer en deling av en driftsenhet.
Når Matrikkelen blir etablert (se 5.2.2), vil eiendomsinformasjonssystemet bli tilført en ny dimensjon ved at kartinformasjon knyttes til eiendommen. Dette betyr at eiendomsinformasjon kan anvendes i kombinasjon med kartdata om vann, samferdsel, topografi med videre. Slikt kart kan tinglysingsmyndigheten nytte både i sitt kontrollarbeid og når brukerne veiledes mht. hva en heftelse innebærer (eks. hvis vannledningen er merket av på kartet, er det mulig å se om den kommer i konflikt med andre heftelser). Det kan også være behov for i større grad å sammenstille tinglyste heftelser med pålegg det offentlige har knyttet til eiendommen (eks. vedrørende brannsikring).
Bruk av GAB i kontrolløyemed kan til en viss grad ivaretas ved at tinglysingsføreren gis elektronisk tilgang til registeret. I dag har således tinglysingskontorene tilgang til GAB på CD-rom. Bruken av dette varierer imidlertid fra tingrett til tingrett. For fullt ut å dra nytte av opplysningene i GAB, er det dessuten viktig ikke bare å ha tilgang til registeret, men også å ha god kjennskap til og forståelse for de begrep og koder som nyttes. Dette gjelder så vel kartdatabasen som øvrige opplysninger.
Tilsvarende kan grunnboken nyttes i forbindelse med føringen av GAB, eksempelvis kartfesting av relevante heftelser og bruksretter. GAB oppdateres som kjent i utgangspunktet kun gjennom forvaltningsrutiner og ikke ved at det kommer inn særskilte dokumenter til registrering. Føreren av GAB får dermed ikke innsikt i avtaler inngått mellom private parter. Slike dokumenter blir derimot levert til tinglysing. Dersom disse opplysningene også kunne kobles mot GAB, vil kvaliteten på GAB øke.
Nødvendig innsikt i de to registrene oppnås i første rekke gjennom et felles fagmiljø og løpende kontakt i det daglige arbeidet. Samlokalisering innebærer derfor fordeler utover det å få tilgang til registeret.
Opplysninger som senere overføres til GAB
Visse opplysninger i GAB ajourføres ved at opplysninger overføres fra grunnboken. Ved tinglysing av skjøter oppgis og registreres således opplysninger som er vesentlig for GAB. Dette er eksempelvis opplysninger om tomten er bebygd eller ubebygd og hva slags bebyggelse det er tale om (eksempelvis enebolig, tomannsbolig, rekkehus, blokk, kontor, landbruk eller industri). Disse opplysningene er ofte mangelfulle på de dokumentene som innleveres. Samtidig er dette opplysninger som ikke vil fremkomme på utskrifter eller som på annen måte har betydning for grunnbokens kvalitet. Opplysningene nyttes heller ikke av tinglysingsfører på annen måte. Det er derfor fare for at denne kontrollen nedprioriteres til fordel for andre arbeidsoppgaver. Oppdateringen av GAB blir dermed ikke korrekt. Det vil dessuten øke datakvaliteten i GAB om opplysningene føres direkte inn der. På sikt kan det også være aktuelt at andre opplysninger fra dokumenter til tinglysing registreres i GAB, f.eks. data for stedfesting av bruksretter. Det ligger til rette for å registrere slike opplysninger i eiendomskartet.
Arbeid med utviklingsprosjekter
Tinglysing og annen offentlig eiendomsinformasjon er et område hvor det har skjedd en utvikling siden begynnelsen av 1990-tallet. Både innføring av elektroniske registere og behovet for økt utnyttelse av fast eiendom har medført nye ønsker fra brukergruppene. Tilsvarende har det offentlige nye hensyn som bør ivaretas. Slik vil det også være i fremtiden. Eksempelvis bør det legges til rette for at informasjon om gassrør, optiske fiberkabler, telekabler, elektriske ledninger og lignende blir tilgjengelig. Dette vil ha betydning for både grunnboken og GAB.
Et viktig element i utviklingsprosjekter er deltakelse fra de som kjenner systemene ved daglig bruk. Sektorovergripende tiltak reiser særlige utfordringer. Dette gjelder eksempelvis når nye opplysninger skal tas inn i offentlige registre. Det er ikke alltid opplagt hvilket register som er best egnet til formålet. Tilsvarende kan det være aktuelt å overføre ansvaret for en type opplysning fra ett register til ett annet. Når slike problemstillinger drøftes, er det en fordel å ha god kunnskap om alle registrene.
Drift av datasystemene
Norsk Eiendomsinformasjon as har ansvaret for drift av så vel datasystemet til GAB som sentral grunnboksdatabase. Denne samordningen har to sider. For det første gis brukerne et bedre tilbud. Dessuten er det en økonomisk gevinst i form av kostnadseffektiv drift. Stordriftsfordelene har medført reduksjon i de løpende datadrift- og systemforvaltningskostnadene.
5.2.5 Tilgang til opplysninger registrert i offentlige eiendomsregistre
Dagens situasjon
Tidligere var det et større skille mellom når brukerne ønsket informasjon fra grunnboken og når annen type eiendomsinformasjon var av interesse. Utviklingen de siste årene har gått i retning av at det i flere typer saker er behov for samlet oversikt.
Denne utviklingen er i samsvar med det som tidligere er skissert for Stortinget om behovet for samordning av offentlig eiendomsinformasjon. I St. prp. nr. 1 (1993-94) side 138 punkt 2.2 ble brukernes ønsker om samordnet informasjon påpekt. På denne bakgrunn ble det opprettet en felles formidling av data fra GAB og grunnboken gjennom Eiendomsregisteret, se nærmere beskrivelse av registeret under 3.4. Denne samordningen ble brukerfinansiert og medførte derfor ikke utgifter over statsbudsjettet, jf. St. prp. nr. 1 (1994-95) side 50 kap. 5630 post 80. Denne samordningen omfatter ikke kommunale planer eller annen kommunal informasjon som ikke er registrert i GAB. Eiendomsregisteret er dessuten rettet mot storbrukere, idet tilgang til registeret forutsetter kontrakt med en forhandler som gjerne stiller krav om minstekjøp.
Ansvaret for eiendomsinformasjon er i mange kommuner fordelt på flere etater. Når bruker skal innhente slik informasjon, må vedkommende følgelig kontakte flere ledd. For å forenkle denne prosessen, har Norsk Eiendomsinformasjon as etablert InfoLand. InfoLand er ikke et tradisjonelt register, men et system hvor det kan bestilles, leveres og faktureres eiendomsrelatert informasjon. Informasjonen er ikke lagret i dette systemet, men hos de aktuelle kommunene og enkelte private kartleverandører. Systemet forenkler imidlertid bestillingsrutinene da informasjonen kan bestilles samlet over Internett uavhengig av hvilke(n) kommunal(e) etat(er) som har ansvaret for de ulike delene av informasjonen. Bestillingen blir deretter automatisk fordelt til ansvarlig(e) etat(er). Informasjonen leveres fra kommunene enten ved elektronisk post eller på papir dersom opplysningene ikke er tilgjengelig elektronisk. Foreløpig er det 50-60 kommuner som tilbyr bestilling av informasjon på denne måten. Ordningen som er gebyrbelagt, er foreløpig begrenset til profesjonelle brukere som eiendomsmeglere og takstmenn.
Brukerens behov
Ved kjøp og salg er det ikke bare behov for å innhente oversikt over heftelsene på eiendommen (dvs. fra grunnboken), men også oversikt over tomtens areal og byggeår (dvs. opplysninger fra GAB) og kartoversikt og reguleringsplan mv. fra kommunen. Det samme gjør seg gjeldende ved låneopptak, da så vel utnyttelsesgraden på tomten som kommunale planer kan ha betydning for prisutviklingen. Offentlige pålegg knyttet til en eiendom vil også influere på dens verdi. Tilsvarende er det i forbindelse med utarbeidelse av private reguleringsplaner og søknad om byggetillatelse nødvendig å få opplysninger fra flere offentlige organer.
På sikt antas det at muligheten for også å stille sammen data fra planregister i en tilfredsstillende on-line løsning for brukerne kan gjennomføres uansett hvordan tinglysingen organiseres. Det vil være et krav fra brukere, og dette kan settes som vilkår overfor de respektive driftsorganisasjonene. Det vil imidlertid være lettere å få til et samlet salg av opplysningene dersom det sentrale ansvaret for alle registrene er samlet i én instans, særlig fordi det vil være et løpende behov for oppgradering av registrene og systemet for salg. Den som innhenter opplysningene kan dessuten ikke kontakte ett organ for å få hjelp til å forstå innholdet og rekkevidden av de opplysningene som er registrert. Det vil fortsatt være slik at vedkommende må kontakte både føreren av grunnboken og føreren av GAB. Tilsvarende må to steder kontaktes for å få kopi av de dokumentene registreringen bygger på. Det vises for øvrig til 5.4 hvor behovet for hjelp og veiledning er beskrevet nærmere.
5.2.6 Overordnede og administrative forhold
I dag har Justisdepartementet det administrative ansvaret for grunnboken, Statens kartverk for GAB, mens kommunene har ansvaret for eget planregister. Kjerneområdet og innfallsvinkelen til fagområdet er ulikt for de ulike instansene. Det utveksles idéer og erfaringer, men det er ikke etablert et eget organ med overordnet ansvar for forvaltning og rammestyring.
Også lovansvaret for fagområdet er overlatt til flere departementer. Eksempelvis har Justisdepartementet ansvaret for tinglysingsloven som er avgjørende for føringen av grunnboken, Miljøverndepartementet har ansvaret for delingsloven som er vesentlig for GAB, men som også er av betydning for grunnboken, Kommunaldepartementet har ansvaret for eierseksjonsloven som er av betydning for så vel grunnboken som GAB, mens Landbruksdepartementet har ansvaret for konsesjonsloven og jordloven.
Hver sektor løser egne problemer, men har med de gitte ressurser få muligheter til å prioritere løsningsforslag som i første rekke vil bedre situasjonen utenfor egen sektor. Dette gjelder på områder som regelverksutvikling, utarbeidelse av arbeidsrutiner og enhetlige standarder og valg av infrastruktur og IT-verktøy. Ved regelverksendringer er det derfor behov for koordinering både for å unngå motstrid og for at datasystemene som benyttes, endres i samsvar med nye målsettinger.
Det er utviklet ulike datasystemer for føring av registrene. Systemene er følgelig ikke bygd opp ut fra en grunntanke om at det skal være enkelt for samme person å føre flere registre. Det er derfor ikke gitt at den som har registrert opplysninger i grunnboken, kan føre GAB uten grunnopplæring om hvordan datasystemet fungerer.
Det er heller ikke etablert felles kurs- eller etterutdanningstilbud for de organer som ivaretar offentlig eiendomsinformasjon. Omfanget av kurstilbudene er begrenset og dekker derfor kun sentrale deler innen egen sektors ansvarsområde. Dette begrenser muligheten til effektiv utnyttelse av fagkompetansen innen dette feltet.
Det er behov for et samlet grep på sentralt nivå når det gjelder forvaltning og utvikling av registrene og det tilhørende lovverket. Dette ansvaret bør samles i én instans uansett hvordan arbeidet med føringen av de respektive registrene organiseres. Behovet for samlet grep på sentralt nivå er særlig stort for å imøtekomme krav fra brukerne om å tilpasse lovregler og registrene til endringer i eiendomsmarkedet og å imøtekomme etterspørselen etter tjenester fra det offentlige på dette området. Ved større reformer kan dette til en viss grad avhjelpes ved at det opprettes særskilte utvalg med medlemmer fra aktuelle instanser. En mer generell overordnet styring kan imidlertid være fordelaktig for ressursutnyttingen. Dette vil i større grad sikre felles prioriteringer innen så vel videreutvikling av regelverk og investeringer som i den løpende drift. Det bør også være adgang til å instruere føringsenhetene eller på annen måte stille krav som sikrer samordning til fordel for så vel brukerne som det offentlige.
Behovet for tilpasninger og endringer vil antakelig øke, og vil bl.a. være knyttet til:
krav fra markedet om å kunne gjøre transaksjoner i andre eiendomstyper og rettigheter enn det som tillates i dag, f.eks. eiendom over og under bakkenivå, forskjellige ledninger og byggeretter
behov for i større grad å kunne stedfeste tinglyste rettigheter, f.eks. traseer for gassrørledninger, optiske fiberkabler og telekabler og byggeretter. Et moderne tinglysingssystem må sannsynligvis ha tilgang til en mer utbygd grafisk del enn i dag. For eksempel bør tegningene som viser eierleiligheter digitaliseres og gjøres tilgjengelig on-line for brukerne
behov for løpende å ta stilling til om nye datatyper skal registreres i grunnboken, Matrikkel eller planregister
behov for å tilpasse dataløsningene for registrering, utveksling av data og for avgivelse til den teknologiske utviklingen
Det vises for øvrig til 5.2.2 hvor etablering av Matrikkelen til erstatning for dagens GAB er omtalt.
5.3 Effektiv utnyttelse av informasjons- og kommunikasjonsteknologi
Elektronisk kommunikasjon er viktig både mht. kommunikasjon med andre registre og som kommunikasjon med brukerne av tinglysingen. Når det gjelder kommunikasjon med andre registre, er det særlig viktig å påse at grensesnittet for datasystemet er slik at dette er mulig. Dette innebærer f.eks. at tinglysingen kan kobles mot folkeregisteret og Enhetsregistret. Dette vil forbedre kvaliteten og innebære at brukerne av tinglysingen ikke lenger må innhente disse opplysningene på forhånd.
I offentlig forvaltning legges det nå til rette for elektronisk kommunikasjon mellom det offentlige og publikum. Dette gjelder også innen tinglysing. Et nytt datasystem til bruk i tinglysingen er under utvikling og settes etter planen i drift sommeren 2004. Dermed åpnes det for bruk av elektroniske dokumenter også her. Blant annet banker og meglere har signalisert at de ønsker å benytte dette da det vil være arbeidsbesparende. Også for den som fører tinglysingen vil arbeidsbelastningen bli betydelig redusert bl.a. fordi dagens arbeid knyttet til selve innregistreringen forenkles. Det vises i den forbindelse til kapittel 4 hvor også de ulike elektroniske innleveringsmåter og utskrifter beskrives nærmere. Dessuten omtales muligheten for utvidet bruk av Internett.
Også innen veiledning og annen tilrettelegging for brukeren, bør IKT ha en sentral plass. Det er eksempelvis vesentlig at telefontjenesten er lett tilgjengelig og holder en innholdsmessig høy kvalitet.
5.4 Godt og tilgjengelig veiledningstilbud
Registerets plikt til å gi veiledning
Før den ansvarlige for tinglysingen registrerer de innleverte dokumentene, må de kontrolleres. I mange tilfeller er tolkningen av regelverket i den forbindelse forbundet med skjønn. Det er følgelig den som er ansvarlig for registeret som vil ha best oversikt over og innsikt i gjeldende regelverk og praksis. Gjennomgående understrekes det i høringsuttalelsene at veiledning bør gis fra registerfører og ikke i sin helhet overlates til andre aktører, verken kommunene eller banker og/eller eiendomsmeglere. Dette begrunnes med at det er helt avgjørende at de som gir veiledning har den nødvendige faglige bakgrunn og selv arbeider med registrering. Uavhengig av om forvaltningsloven får anvendelse for registeret eller ikke, mener Justisdepartementet at registeret bør ha en plikt til å gi veiledning innenfor sitt ansvarsområde. Selv om også andre tilbyr veiledning, kan ikke dette erstatte denne plikten. Det bør derfor være mulig å etablere telefonisk kontakt med registerfører og å møte opp personlig i den grad det er praktisk mulig. Veiledningen kan i tillegg gis pr. telefaks, post og e-post. Av hensyn til brukernes behov, er det viktig at et godt og lett tilgjengelig veiledningstilbud opprettholdes.
Behov for veiledning ved personlig oppmøte
Da NOU 1999: 22 Domstolene i første instans var på høring, viste mange førsteinstansdomstoler til at den største andelen besøkende i tingretten knytter seg til tinglysingsoppgavene, og at så vel private som profesjonelle brukere møter opp personlig. I høringsrunden knyttet til denne meldingen, fastholder mange domstoler dette synspunktet. I praksis har det også vist seg at en del brukere foretrekker å møte opp personlig på et kontor fremfor å benytte andre kommunikasjonsmåter. Det er ikke foretatt noen representativ registrering av hvorfor de velger denne veiledningsmåten, og hvor ofte de faktisk har oppsøkt tinglysingskontoret. Enkelte tingretter har imidlertid foretatt undersøkelser og funnet at en stor andel av disse er privatpersoner.
Selv om mange henvendelser kan besvares tilfredsstillende på telefon, bør det fortsatt være et slikt veiledningstilbud som supplement til en telefontjeneste. Enkelte henvendelser, som for eksempel hjelp til utfylling av skjemaer, besvares dessuten best ved personlig fremmøte. Det bør også kunne gis utskrifter fra registeret og nødvendig forklaring på hva de registrerte opplysningene innebærer. Det bør ikke være nødvendig for brukerne å avtale tid på forhånd for å få slik veiledning.
Hvem kan gi slik desentralisert veiledning
Kommunene har allerede i dag ansvaret for deler av offentlig eiendomsinformasjon bl.a. gjennom GAB. Denne oppgaven kan eventuelt utvides til også å bli et tilbud om desentralisert veiledning innen rutiner og regelverk rundt tinglysing. Dette vil være i samsvar med den generelle styrking av kommunenes ansvarsområde som følge av den videreutvikling av GAB som er foreslått i NOU 1999: 1 Lov om eiendomsregistrering. Et tilbud om veiledning og informasjon ved personlig fremmøte innenfor den enkelte kommune vil være mer desentralisert enn dagens tilbud og gi publikum en lettere tilgang til disse funksjonene. Kommunene vil stå fritt når det gjelder om veiledningstilbudet skal legges til en av dagens etater eller eventuelt til de offentlige servicekontorene i de kommunene som har opprettet slike. Pr. i dag har nesten halvparten av landets kommuner opprettet slike kontorer.
Alternativt kan et desentralisert veiledningstilbud gis på fylkesplan. Det må legges vekt på fagkompetanse hos dem som skal yte veiledning. Justisdepartementet antar at et tilbud på fylkesplan vil kunne holde en høyere faglig kvalitet enn et kommunalt tilbud pga. større saksmengde og spesialisering. For enkelte brukere vil imidlertid tilgjengeligheten bli dårligere. Selv om både fylkesmannen og fylkeskartkontorene har oppgaver knyttet til fast eiendom, er det ingen etater på fylkesnivå som har tinglysingskompetanse i dag.
En annen mulighet er å overlate veiledning til private aktører som banker og/eller eiendomsmeglere. Banker og eiendomsmeglere har lang erfaring som brukere av tinglysingen. Det vil likevel være nødvendig med en del opplæring. Bankene har for eksempel god kunnskap om pantobligasjoner. De har imidlertid liten erfaring med andre typer dokumenter. Det vil bli krevd særskilt gebyr for slik veiledning. Dersom ikke registerfører selv etablerer et desentralisert tilbud, bør det private tilbudet være gratis. Dette kan løses ved at registeret betaler de private aktørene for å yte en slik tjeneste. Dersom private aktører kommer som et supplement, kan det i større grad åpnes for at disse kan kreve gebyr direkte fra kunden.
Uavhengig av hvordan et desentralisert veiledningstilbud organiseres, forutsetter dette at registeret tilrettelegger forholdene. Det må gis tilbud om opplæring, informasjonsmateriale og enkel tilgang til opplysningene som er registrert i grunnboken. Det må også være mulig å kontakte registeret dersom det stilles spørsmål hvor det er behov for forklaring utover det den desentraliserte enheten kan gi. Dette kan eksempelvis løses ved at det er mulig å skanne det aktuelle dokumentet eller på annen måte gjøre det tilgjengelig for registerfører.
Telefontjeneste
Mange brukere foretrekker å ringe registerfører for å få nødvendig veiledning over telefon. En viktig forutsetning er at det er tilstrekkelig god kapasitet på telefontjenesten, slik at lang ventetid unngås. I tillegg må telefontjenesten være tilgjengelig et tilstrekkelig antall timer i døgnet for å sikre god tilgjengelighet for brukerne. Det er dessuten en forutsetning at de som betjener telefonen har den nødvendige fagkunnskap, slik at veiledningen holder en høy kvalitet.
5.5 Kostnadseffektivt for brukere og det offentlige
5.5.1 Kostnader for bruker
Kostnader ved veiledning
I dag gis veiledning gratis. God veiledning er kostnadseffektivt både for brukerne og for det offentlige. Eksempelvis forebygges feil på et tidlig stadium. Dette er arbeidsbesparende idet det unngås at samme dokument og innbetalt gebyr må sendes mellom tinglysingen og innsender flere ganger for å rette feil. Justisdepartementet mener at veiledning fortsatt bør være gratis. Heller ikke veiledning over telefon bør gebyrlegges. Det kan være aktuelt at veiledning gis av andre enn registerfører. Dersom slike aktører kommer som et supplement til registerets veiledning, kan det i større grad åpnes for at disse kan kreve gebyr.
Kostnader ved registrering
Gebyr for registrering av dokumenter er regulert i rettsgebyrloven. Rettsgebyret oppjusteres regelmessig, og er for 2002 kr 670. For registrering av pantobligasjon betales 2 ganger rettsgebyret (for 2002 kr 1 340) og for øvrige dokumenttyper 1,5 ganger rettsgebyret (for 2002 kr 1 005). Når registreringen i fremtiden blir mer effektiv, kan det være naturlig at gebyret også blir lavere. En eventuell justering må foretas i samsvar med de alminnelige prinsippene som rettsgebyrloven bygger på.
I 5.1.1 er forholdet mellom prosessene i kredittmarkedet og registerets kvalitet påpekt. I den forbindelse er også faren for økte transaksjonskostnader berørt.
Kostnader ved tilgang til opplysningene
I dag betales 1/5 av rettsgebyret (for 2002 kr 134) for en bekreftet utskrift fra grunnboken. Dersom den bestilles gjennom Eiendomsregisteret, må det i tillegg betales et bestillingsgebyr på kr 20 pr. utskrift. Hvis utskriften bestilles gjennom forhandlere som brukerne kan knytte seg opp mot, varierer bestillingsgebyret fra forhandler til forhandler.
Til sammenligning må publikum betale gebyrer for de fleste av tjenestene fra Brønnøysundregistrene. Pantattest fra Løsøreregisteret koster for eksempel kr 134. For opplysninger fra GAB varierer prisene for opplysninger bl.a. etter hvor man henter opplysningene fra (EDR-web, CD-rom, ulike spesialrapporter osv.), og det gjelder også ulike satser for kommuner og private brukere.
Det er kun eventuelle feil i bekreftede grunnboksutskrifter som er grunnlag for det særskilte erstatningsansvaret for det offentlige. I dag foreligger det ikke skriftlige alternativer til den bekreftede utskriften. Tingrettene gir riktignok opplysinger muntlig pr. telefon og til den som møter opp personlig på tinglysingskontoret. Brukerne ønsker imidlertid i en del tilfeller å få dette skriftlig, selv om utskriften ikke faller inn under det særskilte erstatningsansvaret. Justisdepartementet mener derfor at det bør vurderes å tilby skriftlig informasjon utover bekreftet utskrift, for eksempel i form av ubekreftet utskrift. Ubekreftet utskrift som viser pant og heftelser på motorvogn, person eller foretak fra Brønnøysundfaksen, koster for eksempel kr 32. En lignende ordning, uten erstatningsansvar for det offentlige for eventuelle feil, bør vurderes etablert som et supplement til bekreftede utskrifter fra grunnboken.
Etterskuddsvis betaling og effektiv beregning og inndriving av gebyr og dokumentavgift
I dag må både tinglysingsgebyr og dokumentavgift betales forskuddsvis. Justisdepartementet mener at gevinsten ved effektive betalingsrutiner tilsier at det bør innføres etterskuddsvis betaling av både tinglysingsgebyr og dokumentavgift. Til sammenligning er det i sivile saker for tingrettene og ved skjønn betydelige unntak fra krav om forskuddsbetaling av rettsgebyr for offentlige organer og praktiserende advokater. Ved registrering i Løsøreregisteret skjer all innkreving av gebyrer etterskuddsvis. Brukerne ønsker etterskuddsvis betaling også ved tinglysing av fast eiendom, fordi det vil være mer effektivt.
Etter dagens ordning må brukerne selv beregne tinglysingsgebyr og dokumentavgift på forhånd, og de må legge ved betaling sammen med dokumentene som skal tinglyses. Dagens betalingsmåter er gammeldagse og lite effektive å benytte. Til tross for at beløpet i den enkelte sak kan bli høyt, er det få tingretter som har betalingsterminaler. Dokumentavgiften er dessuten så høy at den uansett vanligvis overskrider beløpsgrensene for bruk av minibankkort. Dessuten forutsetter betaling via betalingsterminal personlig oppmøte på tinglysingskontoret, og er derfor ikke en tilfredsstillende løsning på betalingsproblemet.
For det offentlige er forskuddsbetaling arbeidskrevende, blant annet fordi to personer må være til stede ved åpning av verdipost, og fordi regnskapsbilaget må kobles med og kontrolleres mot dokumentet som skal tinglyses.
Forskuddsbetaling innebærer også et lavt servicenivå overfor brukerne. Det er vesentlig for brukerne at tinglysing foretas så raskt som mulig, og betaling ved sjekk eller giro medfører ofte forsinkelser. Mangelfull forskuddsbetaling eller feilberegning kan også føre til retur av dokumentene uten tinglysing. Dersom gebyret og dokumentavgiften kunne innkreves etterskuddsvis, kan de fleste slike feil unngås fordi korrekt beløp da vil bli fastsatt før betaling finner sted.
Ulempen med å innføre generell etterskuddsvis betaling, er at dette vil innebære en kreditt fra det offentlige, og dermed en fare for at gebyr ikke betales. Fordelen med dagens ordning er nettopp at det i liten grad er nødvendig å innkreve utestående fordringer. Dette kan imidlertid forebygges ved at det innføres mekanismer som gjør at innkrevingen fortsatt blir effektiv, for eksempel at kravet gjøres til særskilt tvangsgrunnlag, og at det innføres legalpant i eiendommen dokumentet er knyttet til for dokumentavgiften. Overgang til etterskuddsvis betaling forutsetter derfor en nærmere vurdering av hvordan innkrevingen bør organiseres og hvilke tiltak som bør innføres for effektivt å redusere ulempene.
5.5.2 Kostnader for det offentlige
Lavest mulig omstillingskostnader
Det er et mål at omstillingskostnadene ved overgang til ny organisering av tinglysingen blir så lave som mulig. For brukerne er omstillingskostnadene små og lite påvirket av de ulike modellene. For det offentlige vil størrelsen på omstillingskostnadene bl.a. være avhengig av antall personer som har krav på ventelønn. I denne sammenhengen er også antall nyansettelser og kostnader til opplæring av nyansatte relevant. Videre vil omstillingskostnadene påvirkes av antallet og omfanget av nye kontorlokaler.
Justisdepartementet mener dessuten at man bør unngå at videre effektivisering i fremtiden, for eksempel ved innføring av elektroniske dokumenter, nødvendiggjør enda en ny omorganisering av tinglysingen. Ved valg av organisasjonsmodell, bør det derfor legges vekt på konsekvensene av ytterligere effektivisering i fremtiden.
Lavest mulig varige driftskostnader
Det er videre et mål at driftskostnadene holdes på et lavt nivå. Når det gjelder kostnadene til drift av grunnboksregisteret, utgjør lønn og utgifter i tilknytning til bygninger de største utgiftspostene. Hvor store driftskostnadene vil bli etter omorganiseringen av tinglysingen, påvirkes særlig av antall saksbehandlerstillinger og av antallet føringssteder.
Når det gjelder beregning av disse kostnadene, vises det for øvrig til 8.1.
5.6 Rask og oversiktlig tilgang til opplysningene
5.6.1 Hvilket behov skal innsynet i registeret dekke?
Grunnboken gir informasjon om hvem som er hjemmelshaver og hvilke heftelser som hviler på eiendommen. Dessuten oppbevares en gjenpart av det tinglyste dokumentet i panteboken. Alle opplysningene er offentlige. Tinglysingskontorene kan derimot ikke gi opplysninger fra GAB eller annen form for samordnet eiendomsinformasjon. I dette kapitlet redegjøres det for hvilke behov brukerne har for å få innsikt i hva som er registrert.
Opplysningene i grunnboken nyttes både av storbrukere som finansinstitusjoner og eiendomsmeglere og av privatpersoner. Omfanget av hva det ønskes innsyn i varierer og kan oppsummeres slik;
all grunnboksinformasjon knyttet til en bestemt eiendom
begrensede opplysninger knyttet til en bestemt eiendom, eksempelvis hjemmelhaverens navn eller tinglyste heftelser
kopi av et bestemt dokument i panteboken
samordnet eiendomsinformasjon knyttet til en bestemt eiendom
masseoverføring av opplysninger knyttet til alle eiendommene i grunnboken eventuelt til alle eiendommer innenfor et nærmere angitt geografisk område
Tradisjonelt har grunnboksopplysninger særlig blitt innhentet ved eiendomsoverdragelse og pantsettelse. I slike situasjoner er det typisk å be om all grunnboksinformasjon knyttet til en bestemt eiendom. Ofte vil det i forkant av en avtaleinngåelse være ønskelig å få avklart hvem som er hjemmelshaver og om det hviler heftelser på eiendommen som har betydning for den avtalen som skal inngås. I enkelte tilfeller er det tilstrekkelig å få deler av informasjonen. Dersom formålet eksempelvis er å avklare hvem som skal få nabovarsel, er det kun hjemmelshaverens navn som er av interesse.
Når brukerne ønsker kopi av dokumentgjenpartene, har det flere årsaker. Ettersom grunnboken ikke siterer ordlyden i dokumentet, kan det ved tvist være behov for å se det. Originalen som tidligere er returnert i tinglyst stand, kan være kommet bort eller være i annen persons besittelse. For eldre dokumenter kan ønske om innsyn også skyldes historisk interesse.
Grunnboksopplysninger benyttes også i andre sammenhenger enn de tradisjonelle. For eksempel er grunnboken ett av flere registre som danner grunnlaget for kredittselskapenes kredittvurderinger. Dette gjelder uavhengig av om den faste eiendommen skal nyttes som sikkerhet for lånet eller ikke. Utvikling av løsningene i bankene og kredittselskapene er ikke en offentlig oppgave. Registerfører må imidlertid kunne avgi informasjonen på en slik måte at slik sammenstilling av opplysningene kan utføres på kommersiell basis innenfor rammen av tinglysingsloven og personopplysningsloven.
Det kommersielle markedet kan også ønske å bruke opplysninger i grunnboken til et helt annet formål enn det som er bakgrunnen for registreringen. I markedsføringsøyemed kan det eksempelvis være interessant å få oversikt over hjemmelsoverganger de siste tre månedene for å rette reklame direkte mot en gruppe hvor det antas at en stor andel vil starte med oppussing av bolig. Slik bruk ligger utenfor det opprinnelige formål og har hittil ikke blitt benyttet. Også for fremtiden bør det vises stor tilbakeholdenhet med å akseptere denne type bruk av registeret. I dag selges opplysninger fra grunnboken til det kommersielle markedet via forhandlere som Norsk Eiendomsinformasjon as har knyttet til seg. Norsk Eiendomsinformasjon as har et selvstendig ansvar mht. hvordan forhandlere sammenstiller og bruker opplysningene. Det er utarbeidet avtaler og prosedyrer for godkjenning av nye produkter som sikrer at retningslinjene blir fulgt. Dessuten er det en løpende dialog med så vel Datatilsynet som Justisdepartementet ved eventuelle endringer i bruken. Det bør også i fremtiden legges begrensinger på forhandleres bruk. Dagens begrensinger mht. at nye produkter må godkjennes av registerfører eller noen registerfører utpeker, bør derfor opprettholdes.
Det bør også kunne tilbys samordnet eiendomsinformasjon, jf. 5.2.5. Det må imidlertid fortsatt kunne gis grunnboksopplysninger separat. Dette skyldes bl.a. at grunnbokens troverdighet og statens erstatningsansvar er begrenset til disse opplysningene.
5.6.2 Hvordan gis det tilgang til opplysningene?
Dagens informasjonstilbud
Tinglysingskontorene gir i dag muntlig informasjon til de som møter opp personlig eller henvender seg over telefon. Dessuten gis det skriftlig informasjon i form av bekreftede utskrifter fra grunnboken og panteboken. Disse utskriftene er gebyrbelagt.
All annen informasjonsavgivelse fra grunnboken er overlatt til Norsk Eiendomsinformasjon as som gir innsyn i grunnboksopplysninger på følgende måte:
tilgang til Eiendomsregisteret ved bruk av Internett, se nærmere under 2.5
bekreftet utskrift kan bestilles via Eiendomsregisteret
spesialtilpasset tilgang ut fra den konkrete brukers behov eksempelvis inkorporering til brukeres eget saksbehandlersystem
tilgang gjennom forhandlernettet til Norsk Eiendomsinformasjon as
Fremtidig behov for muntlig informasjon
Selv om bruk av Internett videreutvikles, vil det fortsatt være behov for muntlig tilgang til opplysningene i grunnboken. Det er registerfører som står nærmest til å gi slik informasjon. Foruten å gjengi det som er registrert, kan det være aktuelt å forklare hva de ulike registreringer betyr og utdype hvilke opplysninger som er relevant i den sammenhengen bruker ønsker å nyttiggjøre seg dem. Dessuten vil det ofte være en glidende overgang mellom henvendelser som kun gjelder innsyn i hva som er registrert og henvendelser hvor det også er et element av veiledning. Et slikt tilbud fra andre enn registerfører bør derfor kun være et supplement.
Muntlig informasjon gis enten ved personlig fremmøte eller over telefon. Behovet for å møte personlig hos registerfører er likevel langt mindre fremtredende her enn når det foreligger et veiledningsbehov. Mange tinglysingskontorer har i dag begrenset åpningstiden slik at det kun svares på denne type spørsmål mellom kl. 1000 og kl. 1400. Det bør være et mål at slike henvendelser besvares i hele arbeidstiden og at responstiden er kort.
I en del sammenhenger som eksempelvis ved låneopptak og salg av eiendommer, innhenter banker og eiendomsmeglere opplysninger fra grunnboken som senere videreformidles til privatpersoner. Dette gjelder også muntlig informasjon. Dette samarbeidet mellom registerfører og finansnæringen bør videreutvikles. Bankkunder kan eksempelvis ønske å få grunnboksinformasjon fra et kontaktnett som allerede er etablert i forhold til saker om egen økonomi. Dersom dette skal være effektivt, er det viktig at finansinstitusjonene ikke er avhengig av selv å kontakte registerfører, men at grunnboken til enhver tid er tilgjengelig for søk. Å videreformidle informasjon på denne måten stiller heller ikke de samme krav til faglig kompetanse som ved veiledning.
Fremtidig behov for skriftlig informasjon fra registerfører
I dag gir tinglysingskontorene bekreftet utskrift fra grunnboken. Det er denne utskriften statens erstatningsansvar relaterer seg til. Det vil fortsatt være behov for denne type utskrifter. Etterhvert som tilgang gjennom ulike medier øker, er det viktig at denne utskriften skiller seg fra utskrifter brukerne kan ta ut eksempelvis ved bruk av Internett. Av tekniske grunner kan utskrifter i dag først gis dagen etter de er bestilt. Når nytt datasystem (se nærmere under 2.8) er innført, vil det bli mulig å gi utskrifter straks.
Tinglysingskontorene gir ikke ubekreftede utskrifter. Det er heller ikke mulig å be om utskrift som kun inneholder noen av opplysningene i grunnboken eksempelvis bare hjemmelshaverens navn eller bare servitutter. Tilbud om utskrifter hvor bruker selv har begrenset omfanget av hvilke typer opplysninger utskriften skal omfatte, er ønskelig. Også dette behovet vil det bli tatt høyde for i det nye datasystemet.
Tilgang gjennom Internett
I dag er tilgang via Internett knyttet til bruk av Eiendomsregisteret. Dette registeret er nærmere beskrevet i 3.4. Dessuten kan Eiendomsregisteret knyttes til brukers eget saksbehandlingsverktøy. Dette er en stor forenkling for storbrukerne ved at det eksempelvis ved behandling av lånesøknader automatisk foretas søk i aktuelle registre uten at det er nødvendig å gå ut av næringens egne saksbehandlingsverktøy.
Grunnboken som sådan er derimot ikke tilgjengelig via Internett. En slik tilgang vil åpne for at også privatpersoner og andre småbrukere får elektronisk tilgang. I 4.4 er dette vurdert nærmere.
Tilgang til samordnet informasjon fra GAB og grunnboken
Behovet for slik samordnet avgivelse av informasjon er nærmere omtalt i 5.2.5. Den samordningen som i dag foretas av Norsk Eiendomsinformasjon as, bør opprettholdes.