7 Beskrivelse og vurdering av de aktuelle virksomhetene

7.1 Innledning

Bakgrunn

I dag føres grunnboken ved domstolene i første instans. I dette kapitelet gis det en vurdering av de ulike organisasjonsmodellene som er aktuelle for fremtiden. Det tas utgangspunkt i de hensyn som er omtalt i kapitlene 5 og 6.

Det er tre hovedalternativer for fremtidig organisering: Hardangerregisteret, Brønnøysundregistrene og Statens kartverk. Alternativene skiller seg fra hverandre på tre vesentlige punkter:

• om oppgaven skal knyttes til et eksisterende miljø eller om det skal etableres en ny frittstående organisasjon

• om oppgaven skal sentraliseres eller om føringen skal foretas på fylkesnivå

• om publikum skal ha adgang til å benytte papirdokumenter og kunne kontakte registeret eller om det skal etableres et nettverk bestående av banker, eiendomsmeglere mv som brukerne må benytte i sin kontakt med registeret.

Eksisterende eller nyetablert organisasjon

I dag er det to etablerte miljøer som det kan være aktuelt å knytte tinglysing i fast eiendom til: Statens kartverk og Brønnøysundregistrene. Statens kartverk har bl.a. ansvaret for GAB slik at denne modellen innebærer at ansvaret for offentlig eiendomsinformasjon i større grad samles i én virksomhet. Ved Brønnøysundregistrene registreres bl.a. pant i løsøre. Denne modellen kan derfor medføre samordning i forhold til etablering av pant.

Alternativt kan det etableres en ny organisasjon uten tilknytning til ett av disse miljøene. Hardangerregisteret er et eksempel på dette, se nærmere beskrivelse i 7.2. En slik frittstående modell kan også lokaliseres til andre deler av landet. Det kan i den forbindelse nevnes at Vågå kommune i Oppland også har vært i kontakt med departementet vedrørende en slik etablering. Vågå har sammen med syv andre kommuner deltatt i et prosjekt i regi av Kommunal- og regionaldepartementet hvor målet er at kommunen skal bli mer attraktiv både for privat næringsliv og det offentlige. Også Kultur- og kirkedepartementet har Vågå som pilotkommune for utprøving av ulike trivselstiltak. Dessuten har SIVA i samarbeid med Oppland fylkeskommune etablert Vågå næringspark. Kommunen har gjenom flere nyetableringer fått et allsidig næringsliv med bl.a. vekt på regnskap og IT. Oppland fylkeskommune stiller seg bak en slik etablering.

Sentralisering eller fylkesnivå

Det andre hovedspørsmålet er om oppgaven skal sentraliseres eller om det skal etableres fylkesvise føringsenheter. Både Brønnøysundregistrene og en ny frittstående organisasjon, Hardangerregisteret, innebærer sentralisering. Statens kartverk ønsker å knytte oppgaven til de eksisterende fylkesvise fylkeskartkontorene. Også Statens kartverk har imidlertid en organisasjon i dag som muliggjør sentralisering til Hønefoss, men som det fremgår under 7.3 anses en fylkesmodell mest hensiktsmessig. Etablering av fylkesvise enheter vil dessuten tilsi en smidigere overgangsperiode ved at dagens ansatte i tingrettene vil få tilbud om ansettelse ved fylkesenhetene.

Valgfrihet for publikum

Det tredje hovedspørsmålet er tilnærmingen til hvordan oppgaven skal utføres og hvordan publikumskontakten skal organiseres. Hardangerregisteret bygger på en modell som forutsetter at det kun benyttes elektroniske dokumenter og at innsendingen skjer via godkjente mellommenn som banker og meglere. Både Brønnøysundregistrene og Statens kartverk åpner for at brukerne kan velge mellom innsending av papirdokument og elektronisk dokument.

Nedenfor beskrives de tre hovedmodellene Hardangerregisteret, Brønnøysundregistrene og Statens kartverk nærmere. Justisdepartementets vurdering og anbefaling fremgår av 7.5.

7.2 Hardangerregisteret

Organisasjonen

Det såkalte Hardangerregisteret vil være et nytt sentralt register lokalisert til Hardangerregionen. En slik organisering innebærer følgelig at registeret blir uten samlokalisering med ett av de eksisterende offentlige registerne. I Hardangerregionen pågår det et interkommunalt samarbeid hvor målet bl.a. er å få eksterne virksomheter til å etablere seg i distriktet. Distriktet har tradisjonelt en stabil arbeidsstyrke. Denne er i liten grad relatert mot offentlig eiendomsinformasjon eller forvaltning og drift av et register. Det er kun dagens ansatte ved Hardanger tingrett (ett drøyt årsverk) som kan følge oppgaven fra tingretten uten å pendle over lengre avstand.

Det lokale prosjektet har utarbeidet en skisse for hvordan registeret kan organiseres. Prosjektet har ikke tatt stilling til organisasjonsform, men antar at en forvaltningsbedrift knyttet til Justisdepartementet vil være mest nærliggende. Det er videre pekt på at dersom Statens kartverk ønsker å sentralisere oppgaven, kan en slik enhet eventuelt lokaliseres til Hardanger. Det legges videre til grunn at den nye enheten vil ha behov for ca. 56 årsverk. Det er en forutsetning at alle dokumentene leveres elektronisk og at dette medfører en effektiviseringsgevinst på 85 % i forhold til dagens ordning. Det er ikke satt av ressurser til innkreving av dokumentavgift, veiledning av publikum eller betjening av dagens pantebok da dette er oppgaver som i hovedsak er tenkt overlatt til andre aktører. Det samme gjelder IKT-utviklingen.

Krav til kvalitet og saksbehandlingstid

Det forutsettes utvidet bruk av standarddokumenter f.eks. ved at det innføres avkrysningsalternativer og standardtekster. Ved at adgangen til individuelle formuleringer begrenses, vil tolkningstvil om forståelsen av ordlyden reduseres. Dette vil heve kvaliteten. Mangfoldet om hvordan slike dokumenter utformes i dag er stort. Det kan derfor ikke påregnes at en full standardisering av dokumentene vil kunne dekke alle alternativene som benyttes. Partenes avtalefrihet over hva som kan tinglyses, vil derfor indirekte begrenses ved at partene i mindre grad kan bestemme ordlyden i dokumentet selv, og i steden må velge mellom de alternativene som fremgår av standarddokumentene.

Kvaliteten på registeret er bl.a. avhengig av den kontroll som foretas av dokumentene. I prosjektbeskrivelsen legges det opp til betydelig automatisering av denne kontrollen. Justisdepartementet vil påpeke at en rekke av disse tiltakene vil bli gjennomført som følge av innføring av et nytt datasystem (se 2.8) og at effektiviseringen derfor oppnås uavhengig av hvilken organisasjonsmodell som velges.

Denne modellen innebærer sentralisering. Det antas at sentralisering på lang sikt gir økte muligheter for ensartet praksis. Dette vil heve kvaliteten og være forenklende for bruker. Da opprettelsen innebærer tilnærmet fullt kompetansebrudd med eksisterende fagmiljø, vil overgangsperioden være risikofylt.

Tilbud om samordnet eiendomsinformasjon

Modellen innebærer at dagens ansvarsfordeling mellom de ulike offentlige instansene som har oppgaver innen offentlige eiendomsinformasjon, opprettholdes.

I dag sammenstiller Norsk Eiendomsinformasjon as opplysninger fra grunnboken og GAB i et felles register, Eiendomsregisteret (EDR). Hardangerregisteret har i utgangspunktet anført at selskapets oppgaver i forhold til grunnboken bør tillegges registeret. Dette vil i så fall innebære at det overlates til det kommersielle markedet å sammenstille opplysningene fra de offentlige registrene. Dersom det er ønskelig, har derfor registeret uttalt at Norsk Eiendomsinformasjon as kan opprettholdes.

Elektroniske dokumenter - bruk av mellommenn

Registeret forutsetter at dokumentene sendes inn elektronisk. Det etableres følgelig ikke en overgangsperiode hvor publikum kan velge om dokumentet skal sendes inn elektronisk eller på papir. Som det fremgår i kapittel 4.3 kan elektroniske dokumenter bygge på ulike modeller. Hardangerregisteret legger opp til den som er beskrevet i 4.3.2 dvs. at det opprettes et nett med godkjente, lokale mellommenn som banker og eiendomsmeglere som sender dokumentene elektronisk til registeret. Disse mellommennene utarbeider også det utdraget av dokumentet som skal registreres i grunnboken. Det vises for øvrig til 4.3.2 hvor denne type elektroniske dokumenter er beskrevet nærmere.

Det er kun godkjente mellommenn som kan sende dokumenter til registeret. Selv om utsteder har nødvendig elektronisk utstyr, må vedkommende derfor kontakte en mellommann. Bakgrunnen er bl.a. at det er en fordel for registeret å ha et begrenset antall mellommenn å forholde seg til.

Justisdepartementet har innhentet uttalelse fra Sparebankforeningen, Finansnæringens Hovedorganisasjon og Norges Eiendomsmeglerforbund mht. til den rolle virksomhetene er tiltenkt i en slik modell. I brev fra Sparebankforeningen av 15. oktober 2001 heter det:

«Vi er redd for at modellen med banker som tinglysings-mellommenn undervurderer den kompetanse som er nødvendig. Det gjelder både med hensyn til veiledning av publikum, og spesielt dersom mellommannen også skal foreta ekstrahering av dokumentene.

Svært mange dokumenter vil riktignok være standardiserte, som f eks pantedokumenter. Men også her kan det oppstå mange juridiske spørsmål, om hvem som har kompetanse til å undertegne ved ulike selskapsformer, om prioritet og prioritetsvikelser, om opptrinnsrett, om forholdet mellom servitutter og pengeheftelser mv. Ved valg av organisatorisk løsning må en imidlertid ta høyde for også de mer spesielle og «individuelle» tinglysinger. Her vil det kunne kreves i hvert fall en viss grunnleggende innsikt i mange rettsområder, som skissert i departementets brev. Vi tilføyer i den forbindelse at av landets 130 sparebanker, som står for det finmaskede nettet av bankfilialer utover i landet, er det i dag kun snaut 20 som har egen/egne jurister i juridisk stilling, og da normalt kun ved bankens hovedkontor.

Det positive ved tanken om bankene som mellommenn ved tinglysing, er den nærhet en vil få mellom publikum og tinglysingsekspedisjonen: Er det en bank i bygda, vil en også ha et «tinglysingskontor» der. Men her ligger også svakhetene ved modellen. Bankfunksjonærene ved ekspedisjonskontorene, der banken møter publikum, er i første rekke fagfolk på bank og bankprodukter. De har ikke nødvendig kompetanse på et så vidt spesielt fagfelt som tinglysing. Selv om det alt vesentlige av bankenes tinglysing som nevnt er av relativt standardisert art, er bankenes arbeid med deres egne dokumenter til tinglysing sentralisert til en depotavdeling, enten kun én ved bankenes hovedkontor eller desentralisert ved region-hovedkontorer. Slik spesialisering anser våre medlemsbanker som helt nødvendig, for å få nødvendig kvalitet på tinglysings-dokumentene.

Vi kan videre vise til kontoførervirksomhet i Verdipapirsentralen. Registrering i VPS av rettigheter i finansielle instrumenter er et relativt smalt og banknært faglig felt, sett i forhold til alle de spørsmål som kan reise seg ved tinglysing i fast eiendom. Likevel er det bare ca 50 av landets 130 sparebanker som har gått inn som kontoførere i VPS. I tillegg kommer ca 70 sparebanker som har koblet seg opp som såkalte «relaterte kontoførere» via Gjensidige NOR sparebank, men det er en svært begrenset virksomhet disse relaterte kontoførerne kan utføre selv. Bl a må pantsettelser av finansielle instrumenter sendes som papirdokument til Gjensidige NOR, for registrering derfra. Og også internt i Gjensidige NOR er kontofører-virksomheten sentralisert til ett kontor: Registrering av rettigheter i VPS krever spesialkompetanse, som en ikke kan forvente å finne ved avdelingskontorer eller filialer. ...

Det er den enkelte sparebank, og ikke Sparebankforeningen, som må ta stilling til hvorvidt den finner det interessant å gå inn på mellommannsvirksomhet i tinglysing som et nytt forretningsområde. ...

Som ledd i vårt arbeid med departementets høringsutsendelse, har saken vært forelagt et utvalg medlemsbanker. Oppfatningen har vært helt entydig: Bankene har ansett det som helt uaktuelt å påta seg oppgaven som mellommann ved tinglysing.»

Finansnæringens Hovedorganisasjon er i det alt vesentlige enig i denne høringsuttalelsen, og har sluttet seg til konklusjonen.

Norges Eiendomsmeglerforbund uttaler:

«Fagkunnskapen når det gjelder de dokumenter eiendomsmeglerne i dag sender til tinglysing er til stede i dag, men dersom det skal åpnes for at eiendomsmeglerkontorene skal veilede og være registerfører utover dette området vil det kreve oppdaterende tilleggsutdanning. ... Dersom eiendomsmeglerne skal forestå registreringen av andre dokumenter enn det de i dag sender inn, vil det utover økt utdanning kreve tid og ansvar som det må tas betalt for. Siden omfanget av dette arbeidet ikke er fastlagt er det ikke mulig i dag å anslå dette nærmere. I brevet stiller departementet krav til utstrakt tilgjengelighet for publikum uten ventetid og uten å bestille time. Dette kan være vanskelig å kombinere med dagens utøvelse av eiendomsmeglerarbeidet. Vi konkluderer med å stille oss positive til at eiendomsmeglere kan foreta direkte elektronisk registrering av de dokumentene vi i dag sender inn til registrering. Om eiendomsmeglerne også kan påta seg arbeidet som registerfører og veileder for det øvrige publikum, og dels på andre fagområder og dokumenter enn de vi i dag behandler, krever en bredere gjennomgnag av de problemstillinger dette reiser.»

Justisdepartementet har på bakgrunn av disse merknadene innhentet ytterligere kommentarer fra Hardangerregisteret. Fra dette prosjektet er det fremholdt at man mener at den skisserte løsningen er den som på lang sikt er best. Det vil være behov for overgangsordninger og full sentralisering vil ikke være ønskelig på kort sikt. Det anføres videre at det må bygges opp et nytt fagmiljø uavhengig av hvilken modell som velges og at bankforeningene overdriver kompetansebehovet hos det mellomleddet som er tenkt etablert.

Veiledningstilbud

Hardangerregisteret har i sin modell ikke satt av personressurser til å yte utstrakt veiledning direkte til privatpersoner eller andre brukere av registeret. Veiledning er tenkt delegert til de lokale mellommennene dvs. banker og eiendomsmeglere. Disse mellommennene kan derimot kontakte registeret for å få hjelp.

Kostnadseffektivt

Veiledning er i dag gratis. Etter denne modellen overlates oppgaven til private aktører og det legges opp til at de kan ta betalt for den tjenesten som utføres. Dette avviker fra det tradisjonelle prinsippet om at forvaltningen har plikt til å yte gratis veiledning. Dette kan imidlertid løses ved at registeret og ikke brukerne, dekker kostnadene de private aktørene har i forbindelse med denne tjenesten.

I dag leveres dokumenter enten via posten eller ved personlig oppmøte hos tinglysingsavdelingen. Hardangerregisteret forutsetter at det sendes inn elektronisk via godkjente mellommenn. Det kan tas gebyr for å utføre dette. I tillegg vil registeret ta gebyr for selve registreringen. Gebyret for denne tjenesten kan imidlertid settes ned i forhold til dagens gebyrnivå slik at gebyret totalt sett nødvendigvis ikke øker.

Kostnadene ved tilgang til opplysningene antas ikke å bli berørt av hvilken organisasjonsmodell som velges.

Tilgang til opplysningene

Dersom Norsk Eiendomsinformasjon as opprettholdes, er dette et forhold som ikke påvirkes av hvilken organisasjonsmodell som velges.

7.3 Brønnøysundregistrene

Organisasjonen

Brønnøysundregistrene er organisert som en etat under Nærings- og handelsdepartementet (NHD). Etaten har ansvaret for flere registre. De viktigste er Løsøreregisteret, Foretaksregisteret, Enhetsregisteret, Regnskapsregisteret, Konkursregisteret og Ektepaktregisteret. Det overordnede målet er å bidra til økt økonomisk trygghet og effektivitet både for næringslivet og i samfunnet generelt.

Denne modellen innebærer en sentralisering av ansvaret for tinglysing i fast eiendom. Det åpnes for bruk av papirdokumenter parallelt med elektroniske dokumenter, men papirdokumenter bør bringes ned på et minimum så raskt som mulig. I motsatt fall vil det bli behov for å bygge opp en stor stab som deretter må nedbemannes som følge av at elektroniske dokumenter kommer i alminnelig bruk.

Krav til kvalitet og saksbehandlingstid

Registerenheten har erfaring fra drift og forvaltning av registre og kan nyttiggjøre seg dette ved etableringen.

I en overgangsperiode kan publikum velge mellom papir- og elektroniske dokumenter. Dersom de standardiserte elektroniske dokumentene ikke dekker avtalepartenes behov, kan de i steden benytte papirdokumenter. Det oppstår derfor foreløpig ikke avtalerettslige konsekvenser.

Publikum vil fortsatt kunne sende inn dokumentene selv eller velge å benytte banker eller andre dersom det er ønskelig.

Denne modellen innebærer sentralisering. Det antas at sentralisering på lang sikt gir større muligheter for ensartet praksis. Dette vil heve kvaliteten og være forenklende for bruker. Ettersom opprettelsen innebærer fullt kompetansebrudd med eksisterende fagmiljø, vil overgangsperioden være risikofylt. Det kan likevel dras nytte av at registerenhetens erfaring med drift av ulike registre.

Tilbud om samordnet eiendomsinformasjon

I likhet med Hardangerregisteret innebærer denne modellen at dagens ansvarsfordeling mellom de ulike offentlige instansene som har oppgaver innen offentlige eiendomsinformasjon, opprettholdes. Derimot kan det etableres samordnede løsninger for rettsvern i både fast eiendom og løsøre. Det er ikke uvanlig at det ved finansiering av lån er behov for sikkerhet i ulike panteobjekter. Dette behovet kan dekkes bedre enn i dag.

Elektroniske dokumenter

Elektroniske dokumenter vil bli benyttet også ved registrering i Løsøreregisteret. Det kan derfor påregnes at Brønnøysundregistrene har noe erfaring med bruk av denne type dokumenter før enheten eventuelt får ansvaret for tinglysing i fast eiendom. Det er ikke tatt stilling til hvilken form for elektroniske dokumenter som vil bli innført, men det pågår utviklingsprosjekt for å kartlegge hva som er mest hensiktsmessig. Av hensyn til publikum anses det som formålstjenlig at de samme prinsipper benyttes for både Løsøreregisteret og grunnboken.

Veiledningstilbud

Eksisterende veiledningssystem kan forholdsvis enkelt bygges ut til også å omfatte tinglysing i fast eiendom. Dette innebærer bl.a. at det opprettes en opplysningstelefon som i førstelinjen betjenes av erfarne operatører med bred kunnskap om Brønnøysundregistrene. Andrelinjen betjenes av erfarne saksbehandlere i de enkelte registre. Tjenester over Internett videreutvikles. Det samme gjelder datafon og «fax-back» tjenester som i noen år fremover kan være vesentlige supplement til andre tjenester.

Kostnadseffektivt

Brønnøysundregistrene anbefaler at det etableres en gratis, men begrenset tilgang til opplysninger via Internett. Hvilke opplysninger som gjøres tilgjengelig på denne måten må avveies både mot personvernhensyn og mot hvilke opplysninger som bør være en del av den kommersielle tjenesten.

Kostnadene ved tilgang til opplysningene antas ikke å bli berørt av hvilken organisasjonsmodell som velges.

Tilgang til opplysningene

Det legges til grunn at Norsk Eiendomsinformasjon as opprettholdes slik at markedet kan få tilbud om samordnet eiendomsinformasjon på samme måte som i dag.

7.4 Statens kartverk

Organisasjonen

Statens kartverk er landets nasjonale kartinstitusjon. Kartverket leverer landsdekkende geografisk informasjon og ivaretar de forvaltningsoppgaver som følger med det. Også det overordnede ansvaret for det landsdekkende registeret for Grunneiendommer, Adresser og Bygninger (GAB) tilligger Kartverket. Dette er følgelig en organisasjon som har kompetanse når det gjelder offentlig informasjon knyttet til fast eiendom, likevel i liten grad om tinglysing. Kartverket vil i årene framover fokusere på sin rolle som dataforvalter, mens datainnsamling og dataformidling i større grad enn nå settes bort eller utføres i samarbeid med andre.

Kartverket er lokalisert til Hønefoss og har dessuten et regionalt apparat gjennom 18 fylkeskartkontorer, og er derfor tilgjengelig for brukere over hele landet. Disse kontorene ligger i dag i Vadsø, Tromsø, Bodø, Steinkjer, Trondheim, Molde, Hermansverk, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Arendal, Skien, Tønsberg, Drammen, Moss, Oslo, Hamar og Lillehammer. Det er etablert et utstrakt samarbeid med kommunene. I Miljøverndepartementets arbeid med ny lov om eiendomsregistrering vil dessuten Kartverket sannsynligvis få rollen som nasjonal matrikkelmyndighet, og kommunene tilsvarende ansvar lokalt. Dette blir omtalt i odelstingsproposisjon om ny lov om eiendomsinformasjon som planlegges fremmet våren 2002.

Kartverket arbeider med å etablere en nasjonal infrastruktur for geografisk informasjon, herunder eiendomsinformasjon. I en slik infrastruktur skal all sentral eiendomsinformasjon gjøres tilgjengelig i en felles tjeneste til brukerne.

Markedsdivisjonen er allerede skilt ut som egen regnskapsansvarlig enhet. Det vurderes dessuten om konkurranseutsatt virksomhet skal bli fristilt eller solgt senest i forbindelse med at Kartverket eventuelt overtar ansvaret for tinglysingen. Dersom dette gjennomføres, vil Kartverket stå igjen med forvaltning- og myndighetsoppgaver.

Denne modellen innebærer at tinglysingen slås sammen med fylkeskartkontorene. Det er også vurdert en sentralisering i tilknytning til Kartverket på Hønefoss, men fylkesvise enheter anses samlet sett som den beste løsningen, både for publikum, dagens ansatte og staten.

Krav til kvalitet og saksbehandlingstid

Kartverket har sentral IT-kompetanse og har allerede etablert nær kontakt med Norsk Eiendomsinformasjon as vedrørende drift og forvaltning av GAB og kan nyttiggjøre seg dette ved etableringen.

Det er forutsatt at publikum kan velge mellom papir- og elektroniske dokumenter. Dersom de standardiserte elektroniske dokumentene ikke dekker avtalepartenes behov, kan det i steden benyttes papirdokumenter. Det oppstår derfor ikke avtalerettslige konsekvenser.

Publikum vil fortsatt kunne sende inn dokumentene selv eller velge å benytte banker eller andre dersom det er ønskelig.

Modellen innebærer at tinglysingen legges på fylkesnivå og slås sammen med fylkeskartkontorene. Mange av dagens ansatte vil få tilbud om å følge oppgaven, og reiseavstanden mellom dagens arbeidsplass og den nye sammenslåtte enheten, gjør at det er realistisk med kompetanseoverføring. En kritisk faktor er dessuten å opprettholde eksisterende kapasitet i omstillingsfasen. En modell der mange kan tilbys stilling i en ny organisasjon, vil redusere faren for at nåværende saksbehandlere ved tingrettene slutter før ny organisasjon er på plass.

Tilbud om samordnet eiendomsinformasjon

Det er et funksjonelt fellesskap mellom grunnboken og GAB-registeret ved at de begge forholder seg til ulike aspekter ved de samme objekter (fast eiendom), men det er vesentlige forskjeller mellom registrene så vel mht. formål som juridisk status. Grunnboken er et fullstendig register over hvem som er den formelle eier til eiendommer, og hvilke rettigheter som er registrert på eiendommene. GAB-registeret gir derimot opplysninger om den enkelte eiendommens beliggenhet, størrelse, bygninger på eiendommen og adresser, og får sine opplysninger fra både grunnboken og de enkelte kommuner.

Utviklingen går i retning av å opprette og stifte rettigheter i nye typer eiendommer. Adgang til å skille ut eiendommer både over og under bakkenivå (anleggseiendom) vil bli foreslått lovhjemlet. I slike tilfeller kan garasjeanlegget under grunnen ha en hjemmelshaver, en annen eier veien som går på grunnen, mens en tredje eier boligen som er bygd på et lokk over veien. Et annet eksempel er distribusjonsnett for naturgass og rettighet til å ha gassrør over en eiendom. I slike tilfeller bør plasseringen av gassrør angis på kart samtidig som rettigheten må tinglyses på vedkommende eiendom. Eksemplene viser at sammenhengen mellom eiendomskart og tinglysing forsterkes i fremtiden. Dette gjennomføres på enklest måte dersom ansvaret ligger samme sted.

Elektroniske dokumenter

I likhet med Brønnøysundregistrene vil denne modellen innebære innføring av elektroniske dokumenter parallelt med at publikum fortsatt kan velge å benytte papirdokumenter. Det er ikke fastsatt hvilken type elektroniske dokumenter som vil bli benyttet. Kartverket ønsker å benytte det nye datasystemet som er under utvikling og hvor dette er et av områdene som utredes. Det er i den forbindelse kontakt med Brønnøysundregistrene for bl.a. å sikre at publikumshensynene ivaretas.

Veiledningstilbud

Ved at det opprettes fylkesvise enheter i befolkningstette områder, kan en stor andel av det publikum som måtte ønske å møte opp personlig bli betjent av disse kontorene. Dersom det tas utgangspunkt i dagens dokumentmengde, vil ca. 60 % av dokumentene gjelde eiendommer hvor tilgjengeligheten for publikum blir omtrent den samme som i dag. På tilsvarende måte som ved de to andre modellene, vil det dessuten bli opprettet en effektiv telefontjeneste og lagt til rette for bruk av Internett.

I tillegg vil Kartverket videreutvikle den etablerte kontakten som er med kommunene innenfor eiendomsdata. Det vises for øvrig til 7.5.4 hvor kommunenes rolle i den nye modellen konkretiseres nærmere.

Kostnadseffektivt

Norsk Eiendomsinformasjon as har ansvaret for drift av så vel datasystemet til GAB som sentral grunnboksdatabase. Dette gir en økonomisk gevinst i form av kostnadseffektiv drift. Stordriftsfordelene har medført reduksjon i de løpende datadrift- og systemforvaltningskostnadene. Denne løsningen kan opprettholdes.

Denne modellen vil dessuten redusere kostnadene til rekruttering, opplæring av nytt personale og til ventelønn idet mange kan tilbys arbeid i den nye organisasjonen.

Tilgang til opplysningene

Det legges til grunn at Norsk Eiendomsinformasjon as opprettholdes som i dag. Dessuten vil fylkesenhetene selv kunne gi opplysninger fra så vel grunnboken som GAB.

7.5 Justisdepartementets anbefaling

7.5.1 Behov for endringer

Tingrettene har lang tradisjon i å utføre tinglysingsoppgaver, og de innkomne høringsuttalelser støtter inntrykket av at både utført arbeid og service er av solid kvalitet. Ved vurderingen av hvordan oppgaven skal løses i fremtiden, kan det imidlertid ikke bare ses på det arbeid som har vært utført til i dag. Det må også legges vekt på brukernes samlede behov og hvilken organisasjonsform som på beste måte vil bidra til at tinglysingsoppgavene inngår i et helhetlig, hensiktsmessig fagmiljø.

Det er særlig to forhold som tilsier at det bør foretas organisasjonsendringer:

• organisasjonsmodellen må være hensiktsmessig også ved bruk av elektroniske dokumenter

• ansvaret for offentlig eiendomsinformasjon bør forenkles slik at det samlede tilbud til forbruker blir bedre

Elektronisk kommunikasjon

Innen all offentlig forvaltning legges det til rette for elektronisk kommunikasjon mellom det offentlige og publikum. Dette vil også gjelde tinglysingen. Et nytt datasystem som etter planen settes i drift sommeren 2004, vil åpne for bruk av elektroniske dokumenter. Banker og meglere har allerede signalisert at de ønsker å benytte dette. Arbeidsbelastningen med å føre grunnboken vil derfor bli betydelig redusert.

Pantobligasjoner er særlig egnet for elektronisk kommunikasjon. Det antas derfor at omlag halvparten av dokumentmengden leveres elektronisk kort tid etter at det gis tilbud om det. Det antas at saksbehandlerbehovet når alle dokumenter sendes elektronisk, blir 50 årsverk. Dersom dette legges til grunn, vil saksbehandlerbehovet når om lag halvparten sendes elektronisk, reduseres fra dagens 200 til ca. 125. Dersom ny domstolstruktur legges til grunn, innebærer dette at antall tingretter hvor tinglysing utgjør ett eller færre årsverk øker fra 7 til 26 av de 64 tingrettene som har tinglysing, mens antallet med 5 eller flere årsverk reduseres fra 12 til 2. Samtidig forutsetter oppgaven at de ansatte har en betydelig innsikt i et bredt spekter av regelverket og kan benytte dette på de ulike problemstillingene som de innleverte dokumenter reiser. Med en betydelig reduksjon i forhold til dagens ansatte, vil dagens måte å organisere dette arbeidet på, bli svært sårbar. Ferier, kurs og annet fravær vanskeliggjøres. Et effektivt kredittmarked forutsetter dessuten at grunnboken er oppdatert til enhver tid. Dokumentene kan derfor ikke ligge uregistrert i flere dager i påvente av at den ansvarlige kommer tilbake. Dette tilsier at enhetene bør være betydelig større enn i dag.

Forenkle ansvaret for offentlig eiendomsinformasjon

Som det fremgår av Sem-erklæringen, ønsker regjeringen økt samordning og rasjonalisering av statlig virksomhet. I dag er ansvaret for offentlig eiendomsinformasjon fordelt på flere. Fremtidsutviklingen tilsier at oppgavene i større grad må ses samlet. Et viktig formål med reformen er derfor å forenkle organiseringen av offentlig eiendomsinformasjon.

Ved kjøp, leie eller andre avtaler knyttet til fast eiendom vil publikum f.eks. vite:

• hvem er hjemmelshaver (eier) til eiendommen (registrert i grunnboken)

• er obligasjoner, rett til vei/brønn eller andre heftelser tinglyst (registrert i grunnboken)

• eiendomsgrensene (registrert i GAB)

• hvor på eiendommen ligger veien/brønnen som er tinglyst (sjelden registrert, eventuelt på kartet)

• hvor på eiendommen er tomten det er tinglyst forkjøpsrett til (sjelden registrert, eventuelt på kartet)

• tomtearealet (registrert i GAB)

• hvilke bygninger ligger på eiendommen, byggeår, bygningenes størrelse og andre bygningstekniske opplysninger (registrert i GAB)

• kart over området (fås hos kommunene, antas på sikt å bli knyttet til GAB)

• reguleringsplan og annet planmateriale (fås hos kommunene, antas på sikt å bli knyttet til GAB)

• offentlig pålegg om eiendommen, eks. fredningsvedtak og branntiltak (noe er registrert i GAB, noe i øvrige kommunale arkiv)

I dag er ansvaret for registrering av opplysningene og å yte informasjon/veiledning delt ved at tingrettene har ansvaret for grunnboken og kommunene/fylkeskartkontorene for de øvrige opplysningene. Publikum må med andre ord kontakte flere steder for å få et fullstendig bilde av situasjonen. Dette kan tenkes løst ved at tingrettene får tilgang til GAB-registeret. Tingrettene kjenner imidlertid ikke detaljene i hvordan de ulike tekstene, kodene og kartet skal forstås, og de vet heller ikke hva som kun finnes i form av papirdokumenter. I mange tilfeller hadde publikum derfor likevel måttet oppsøke kommunen eller fylkeskartkontoret for å få den nødvendige hjelp. For publikum vil det derfor være en fordel om fagfeltet i større grad samles.

Nedenfor gis en vurdering av hvordan de ulike modellene vil tilfredsstille de forventninger brukerne bør få innfridd.

7.5.2 Hardangerregisteret

Krav til kvalitet og saksbehandlingstid

Denne modellen innebærer sentralisering. Det antas at sentralisering på lang sikt gir økte muligheter for ensartet praksis. Dette vil heve kvaliteten og innebære forutsigbarhet for bruker. I overgangsperioden fra dagens organisasjon vil imidlertid sentralisering være risikofylt. Dette skyldes bl.a. at det ikke kan påregnes at dagens ansatte vil følge oppgaven til den nye organisasjonen. Et slikt kompetansebrudd kan få alvorlige samfunnsmessige konsekvenser idet saksbehandlingstiden kan øke og kvaliteten bli redusert. Det er også fare for at det oppstår kompetanseproblemer før overføring finner sted idet ansatte sier opp før oppgaven overføres. I tillegg til den nevnte risiko, vil det også føre til økte rekrutterings- og opplæringskostnader hvis man må starte fra grunnen av.

På lang sikt vil det være mulig å bygge opp en organisasjon med tilfredsstillende kvalitet og saksbehandlingstid. Dette vil imidlertid være forbundet med høye kostnader, og risikoen i en lengre overgangsperiode vil være betydelig. Selv en kortere periode med rutinesvikt i registreringsarbeidet kan få langvarige og vidtrekkende konsekvenser. Modellen forutsetter derfor at det settes inn betydelige ressurser så vel til opplæring som overbemanning innen virksomheten har oppnådd ordinær drift.

Tilbud om samordnet eiendomsinformasjon

Denne modellen innebærer at dagens ansvarsfordeling innen offentlig eiendomsinformasjon opprettholdes. Justisdepartementet ser det imidlertid som en fordel å benytte denne prosessen til forenkling og utvikling av fagfeltet.

Elektroniske dokumenter

Modellen forutsetter at alle dokumentene sendes inn elektronisk. Justisdepartementet vil påpeke at mangfoldet med hensyn til hvilke dokumenter som tinglyses i grunnboken er stort. For enkelte dokumenttyper vil det derfor være fordelaktig at publikum kan velge å benytte papirdokumenter dersom det er mest formålstjenlig. De prinsipper Hardangerregisteret har skissert, gjør det vanskelig å imøtekomme en slik mellomløsning.

Dokumentene skal bare sendes inn av godkjente, lokale mellommenn som banker og eiendomsmeglere. Justisdepartementet vil i den forbindelse vise til høringsuttalelse fra Sparebankforeningen og Finansnæringens Hovedorganisasjon som er referert i 7.2. Sentrale aktører ønsker med andre ord ikke den rolle de er tiltenkt. Justisdepartementet slutter seg til at det er uheldig å bygge opp et register som vil være så vidt avhengig av at de private aktørene holder et høyt faglig nivå på områder som faller utenfor det som er virksomhetenes kjerneområde. Selv om mange allerede i dag benytter bank eller eiendomsmegler til å sette opp og sende inn dokumenter til tinglysing, mener departementet at publikum fortsatt bør kunne velge om de skal gjøre dette selv. Hardangerregisteret har riktignok på bakgrunn av bankforeningenes uttalelser anført at det kan etableres overgangsordninger. Det er i liten grad konkretisert hva en slik overgangsordning vil innebære utover at noen oppgaver fortsatt bør ligge til domstolene. Departementet anser dette som lite aktuelt, da det vil være til vesentlig ulempe for brukerne og øke risikoen ved omleggingen.

Veiledningstilbud

Justisdepartementet mener at hovedansvaret for å gi publikum veiledning bør ligge hos den virksomheten som har ansvaret for grunnboken. Det legges i den forbindelse vekt på høringsuttalelsene hvor det fremheves at det i første rekke er den som fører registeret som vil ha full oversikt over praksis og detaljspørsmål og som derfor er nærmest til å gi veiledning. Andre aktører bør derfor kun utgjøre et supplement til denne veiledningen. Departementet mener derfor at den organisering av veiledningstjenesten som Hardangerregisteret legger opp til, er lite hensiktsmessig. Publikum vil heller ikke få all offentlig eiendomsinformasjon på ett sted.

Sentralisering på generelt grunnlag

Alternativt kan det etableres et sentralt register i Kinsarvik som organiseres etter prinsipper fastsatt av departementet. I så fall kan dette likestilles med andre lokaliseringsalternativer som eksempelvis Vågå. Justisdepartementet vil imidlertid fraråde å bygge opp en organisasjon uten samlokalisering med et eksisterende fag- eller registermiljø. Tinglysing er en funksjon som er viktig både for kredittmarkedet og omsetning av fast eiendom. En nyetablering vil være forbundet med svært høy risiko idet få ansatte vil ha erfaring fra fagfeltet fra tidligere. Da registerenheten i Brønnøysund ble etablert, forutsatte ikke oppgavene som ble overført samme krav til effektivitet i overgangsperioden. Denne organisasjonsendringen forutsetter at den nye organisasjonen er fullt operativ fra første arbeidsdag. I motsatt fall vil det bl.a. påløpe økte kostnader for publikum f.eks. i form av mellomfinansiering av lån.

Dette øker risikoen til et prosjekt hvor etablering av et sentralt register i seg selv er befengt med høy risiko.

Departementet har imidlertid vurdert om panteboken (gjenpartsarkivet) kan sentraliseres til et annet sted enn der selve føringen av dokumentene foretas. Det vises i den forbindelse til 7.5.4 hvor det foreslås at denne enheten legges til Ullensvang.

7.5.3 Brønnøysundregistrene

Krav til kvalitet og saksbehandlingstid

Også denne modellen innebærer sentralisering. Det vises i den forbindelse til departementets merknader under 7.5.2. I Brønnøysund er det imidlertid allerede etablert et registermiljø som det kan dras veksler på ved etableringen.

Selv om Brønnøysundregistrene har nødvendig kunnskap av registreringsmessig art, er de tinglysingsfaglige forskjellene mellom tinglysing i løsøre og fast eiendom store. Eksempelvis har ikke Løsøreregisteret den nødvendig fagkunnskap for å kontrollere at reguleringslovgivningen etterleves. Tilsvarende er problemstillinger knyttet til eiendomsoverdragelser, bruksretter og andre servitutter ukjent område. Også denne modellen innebærer følgelig et tilnærmet fullt kompetansebrudd mht. den tinglysingsfaglige delen. Dette øker risikoen ved etableringen.

Tilbud om samordnet eiendomsinformasjon

Denne modellen innebærer at dagens ansvarsfordeling innen offentlig eiendomsinformasjon opprettholdes. Ansvaret for Løsøreregisteret åpner derimot for en samordning av tinglysing i henholdsvis løsøre og fast eiendom. Fordelene ved å forenkle og utvikle offentlig eiendomsinformasjon gir imidlertid større samfunnsmessig gevinst.

Elektroniske dokumenter

Elektroniske dokumenter vil bli benyttet også ved registrering i Løsøreregisteret. Det kan derfor påregnes at Brønnøysundregistrene har noe erfaring med bruk av denne type dokumenter før enheten eventuelt får ansvaret for tinglysing i fast eiendom. Av hensyn til publikum anses det som formålstjenlig at de samme prinsipper benyttes for både Løsøreregisteret og grunnboken. Dette kan imidlertid oppnås selv om en annen organisasjonsmodell velges.

Veiledningstilbud

En sentralisering innebærer at muligheten for veiledning ved personlig oppmøte blir illusorisk. Registerenheten har utviklet ulike informasjonskanaler for sine registre som til en viss grad avhjelper dette. Det kan dessuten etableres kontakt eksempelvis med de offentlige servicekontorene. Brønnøysundregistrene har imidlertid ikke et kontaktnett i kommunene som det er naturlig å videreutvikle på tilsvarende måte som for Kartverket. Et slikt kontaktnett kan etableres, men vil innebære at kommunene får ytterligere en offentlig etat å forholde seg til innen eiendomsdata.

7.5.4 Statens kartverk

Ut fra en helhetsvurdering går Justisdepartementet inn for at ansvaret for tinglysingsoppgavene overføres til Statens kartverk ved at tinglysingen slås sammen med fylkeskartkontorene. Bakgrunnen for dette er beskrevet i dette punktet.

Krav til kvalitet og saksbehandlingstid

Som fremhevet i 6.3 er overføring av kompetanse fra dagen organisasjon til den nye avgjørende for hvor stor risiko som er knyttet til omleggingen. Statens kartverk mener det er mest hensiktsmessig å overføre tinglysingsoppgavene til fylkeskartkontorene. Dette innebærer at det etableres fylkesvise føringsenheter. Dette samsvarer også med Justisdepartementets egne vurderinger. Med unntak av Hermansverk er det minst én tingrett på alle disse stedene. Ved en slik modell vil det i større grad enn ved sentralisering, kunne dras nytte av dagens saksbehandlere i den nye organisasjonen. På denne måten kan saksbehandlerene tilbys arbeid hvor det er behov for deres kompetanse, og den risiko som alltid er tilstede når en større arbeidsoppgave overføres til en annen organisasjon, blir redusert. En fylkesmodell vil derfor være mindre risikofylt og gi en mer fleksibel overgang fra dagens domstolsbaserte system.

Fylkesmodellen innebærer at føringen skjer færre steder enn i dag. Det vil bli etablert tiltak for å sikre enhetlig praksis. Etter modell fra dagens organisering av arbeidet med eiendomsinformasjon i Kartverket, vil Kartverket bygge opp et sterkt, sentralt støtteapparat med jurister og annet fagkyndig personale. Ved å ta i bruk moderne teknologi som skanning av dokumenter og utstyr for videokonferanse vil dette støtteapparatet kunne gi umiddelbar hjelp til løsningen av vanskelige saker ved det enkelte føringssted. Det sentrale støtteapparatet vil arbeide med oppfølging og videreutvikling av lover og regelverk, støtte til fylkeskontorene, utvikling av rutiner for kvalitetssikring og lignende. Det vil bli lagt stor vekt på opplæring, nettbaserte veiledninger og andre virkemidler for å sikre enhetlig praksis. Det vil likevel være behov for juridisk kompetanse også ved fylkesenhetene.

Det vil dessuten kunne dras nytte av GAB slik at kontrollarbeidet ved tinglysingen forbedres. Dette vil også heve kvaliteten på de opplysningene som er registrert.

Samordnet eiendomsinformasjon

I dag er ansvaret for offentlig eiendomsinformasjon fordelt mellom tingrettene som har ansvaret for grunnboken, Statens kartverk med ansvaret for GAB og digitalt eiendomskart og kommunene som i hovedsak foretar registreringene i GAB og har ansvaret for offentlige arealplaner og eiendomskartlegging. Justisdepartementet mener det er av vesentlig betydning at tinglysingsoppgavene forvaltes og utføres på en måte som bidrar til å sikre en helhetlig utvikling og forvaltning av alle former for eiendomsinformasjon. Departementet legger derfor avgjørende vekt på den muligheten som nå er tilstede for å etablere en nasjonal infrastruktur for eiendomsinformasjon. På denne måten vil planinformasjon, elektroniske kart og data om eiendommens fysiske, juridiske og økonomiske forhold utgjøre komponentene sammen med tinglysing i fast eiendom. Derved sikres et mer helhetlig grep om utvikling og forvaltning på dette området.

Som påpekt over vil samordnet eiendomsinformasjon være arbeidsbesparende og øke publikums sikkerhet ved eiendomsoverdragelser idet saken blir opplyst i sin fulle bredde. Ingen andre alternativ vil sikre brukerne en samlet eiendomsinformasjon med en slik kvalitet.

Utviklingen tilsier at det vil komme nye krav fra eiendoms- og kredittmarkedet når det gjelder tilpasning av regelverk og datasystemene. Dette gjelder eksempelvis muligheten for at vei- og vannretter, offentlige pålegg og andre restriksjoner som tinglyses, også stedfestes på et kart. Ved å samordne opplysningene blir både GAB og grunnboken mer oppdatert. I mange tilfeller er det tungvint og tar tid å få tilgang til opplysninger om arealplaner og offentlige pålegg som legger restriksjoner på bruken av eiendommen. For å oppnå dette, er det behov for at det offentlige har tilgang til bredere eiendomsfaglig kompetanse enn det som er tilfelle i dag.

Med Statens kartverk som nasjonal myndighet både for matrikkel, tinglysing i fast eiendom og på sikt et informasjonssystem for arealplaner, vil ansvaret for hovedelementene i det nasjonale eiendomsinformasjonssystemet bli samlet på ett sted. Kartverket vil for eksempel løpende kunne vurdere hvordan nye datatyper og eiendomsobjekter skal registreres og i hvilket register det skal skje. Felles forvaltning av offentlig eiendomsinformasjon gjør det dessuten enklere å utvikle optimale løsninger for avgivelse av informasjon til brukerne.

Elektroniske dokumenter

Elektroniske dokumenter vil bli innført. Det vil likevel være adgang til å sende inn papirdokumenter dersom publikum heller ønsker det.

Veiledning

Reformen innebærer at tinglysing foretas færre steder. Det klare flertallet av dokumentene sendes inn av banker, meglere og andre profesjonelle brukere som ikke har et reelt behov for å møte opp personlig. Fylkeskartkontorene ligger dessuten i områder med størst antall dokumenter til tinglysing, slik at for mange vil slikt oppmøte fortsatt være mulig. Mange har heller ikke i dag et tinglysingskontor i sin kommune, idet domstoler med tinglysing kun finnes i 87 kommuner (64 etter ny struktur). Det vil dessuten bli opprettet en effektiv telefontjeneste og lagt til rette for bruk av Internett.

Både fylkeskartkontorene og Statens kartverk sentralt vil gi veiledning. Det nære samarbeidet mellom fylkeskartkontorene og kommunene gir særlige muligheter for at brukerne også kan få veiledning i sin bostedskommune. Det legges ikke opp til at kommunen skal få ansvar for selve registreringsoppgaven, men ha mulighet til oppslag i fylkeskartkontorets databaser og gi brukerne den viktigste informasjonen. Fordi kommunene allerede har ansvar for en del av informasjonen, er ikke tjenesten avhengig av at offentlige servicekontorer i kommunene bygges ut fullt. Kommunens ansatte vil ha kunnskaper som er et godt grunnlag for videre opplæring slik at publikum i stor grad får dekket sitt behov for veiledning og innsyn i de opplysningene som finnes om eiendommen. Kommunen vil også kunne formidle vanskelige spørsmål videre til fylkeskartkontoret eller til Statens kartverk sentralt. Det vil være behov for å tilføre sektoren nødvendige ressurser, bistand til opplæring og tilgang til grunnboken og informasjonsmateriale.

I kommunen bør publikum kunne få

• innsyn i hva som er registrert i grunnboken

• bekreftet utskrift fra grunnboken

• bestille utskrift fra panteboken

• utskrift av de digitaliserte gamle grunnboksarkene (den papirbaserte grunnboken som eksisterte før overgang til elektronisk grunnbok)

• hjelp til å finne frem til den informasjon som finnes på Internett

• tilgang til skjemaer, brosjyrer og annet informasjonsmateriale

• kontakt med fylkeskartkontoret for mer utfyllende hjelp

Det er likevel mest hensiktsmessig at det er de som har ansvaret for å føre grunnboken, dvs. de fylkesvise kontorene, som har hovedansvaret for å gi veiledning. Det er disse kontorene som vil kjenne praksis og de nærmere detaljer og derfor kan gi en fyllestgjørende forklaring til publikum.

Sentralisering av panteboken

Panteboken er et gjenpartsarkiv som omfatter kopi av de fleste tinglyste dokumenter. Arkivet brukes dels i tinglysingsmyndighetens egen saksbehandling og dels bestiller publikum kopier av dokumentene. Statsarkivene har som hovedregel kun materiale fra før 1936. I dag oppbevares de øvrige dokumentene ved den enkelte tingrett. Samlet utgjør dette et betydelig antall hyllemeter. Det er tre måter å organisere dette på i fremtiden:

• arkivet forblir på den enkelte tingrett. Disse gir de nye enhetene nødvendig bistand til å få kopier

• arkivet flyttes til de nye enhetene

• arkivet sentraliseres ved at alt materiale samles på ett sted

Dette arkivmaterialet er i aktiv bruk mange år etter at dokumentet er registrert. Pantobligasjoner er for eksempel i utgangspunktet gyldige i minst 30 år. Skjøter og ulike rettigheter er evigvarende dvs. at de gjelder inntil dokumentet blir slettet. Gjenpartene av disse dokumentene blir dessuten oppbevart i panteboken også etter at de er slettet.

De senere årene har det vært økning i henvendelsene, både fra eiendomsmeglere og annet publikum. Dette skyldes bl.a. at det kan være behov for opplysninger utover det som er registrert i grunnboken. Dette gjelder særlig veiretter, boretter og andre servitutter hvor teksten i grunnboken kan være knapp. Ved eiendomsoverdragelser innhentes derfor ofte hele dokumentet. Eldre materiale blir dessuten benyttet av slektsgranskere og andre som vurderer dette i et historisk perspektiv. Konsekvensen er at det er behov for omfattende brukertjenester. En av årsakene til at det i liten grad er foretatt avlevering til statsarkivene, er da også at dokumentene fortsatt er i aktiv bruk.

Når elektroniske dokumenter blir innført, vil også de fremtidige gjenpartene bli elektroniske, se nærmere beskrivelse i 4.6. Det antas imidlertid at det ikke er økonomisk forsvarlig å digitalisere dagens gjenpartsarkiv som ledd i den omorganisering som foreslås i denne meldingen. I dag er dessuten materialet ofte oppbevart i ordinære kontorlokaler uten særskilt sikring. Dette er ikke tilfredsstillende. Dokumentene er svært viktige både som rettsdokumenter og som historisk dokumentasjon og bør derfor sikres på best mulig måte. Selv om alt materiale ble gjort elektronisk tilgjengelig, vil det med andre ord være behov for å investere i hensiktsmessige lokaler.

Justisdepartementet anser det lite hensiktsmessig at arkivet forblir ved den enkelte tingrett. Erfaring fra Sverige, som har gjennomført tilsvarende omorganisering, tilsier at den tidligere tinglysingsmyndigheten raskt mister så vel kompetanse som fokus knyttet til tidligere fagfelt. Det svenske Domstolsverket har i samarbeid med det svenske Riksarkivet besluttet å etablere et sentralt pantebokarkiv. Domstolsverket antar at det ved ordinær drift vil være behov for syv årsverk, noe mer i etableringsfasen.

Kartverket har gitt uttrykk for at en slik sentralisering kan være hensiktsmessig også hos oss. Justisdepartementet anbefaler også en slik sentralisering. Med skjerpede krav til offentlige arkiver kan det bli svært kostbart å bygge opp sikre arkiver ved alle fylkeskontorene. Samtidig innbyr ny teknologi til at både publikum og tinglysingskontorene kan bli effektivt betjent fra et sentralisert pantebokarkiv.

Et utvalg oppnevnt av Riksarkivet, avga 28. februar 1997 en innstilling hvor det ble anslått at det var behov for ni årsverk for å betjene henvendelsene knyttet til et slikt materiale. Det var imidlertid forutsatt at dokumentene for de siste ti årene fortsatt skulle oppbevares og besvares fra tingrettene. Dessuten var det forutsatt at materiale ble mikrofilmet slik at betjeningen av publikum ble forenklet. Justisdepartementet antar at behovet vil være noe større i Norge enn i Sverige og at arkivet vil beskjeftige inntil 20 personer.

Arkivet vil være organisert under Statens Kartverk, men kan lokaliseres uavhengig av lokaliseringen til fylkeskartkontorene. Departementet anbefaler at arkivet lokaliseres til Hardanger, som har engasjert seg for å få arbeidsplasser til regionen i tilknytning til denne saken. Etableringen forutsetter dialog med Riksarkivet.

Robust og hensiktsmessig organisasjon også på lang sikt

På sikt vil det bli ytterligere rasjonalisering som følge av innføring av elektroniske dokumenter. Kartverksmodellen er robust og vil forenkle gjennomføringen av en slik reduksjon. Fylkeskartkontorene vil bli tildelt nye oppgaver som ledd i Miljøverndepartementets reformarbeid knyttet til eiendomsinformasjon. Det ligger derfor til rette for en nærmere tilknytning mellom tinglysingen og andre eiendomsfaglige oppgaver. Det vil gi et bredere fagmiljø og fleksibilitet til å sikre at det til enhver tid er kapasitet til de prioriterte oppgavene. Det skaper dessuten en robust organisasjon, som vil kunne tilpasses et lavere bemanningsbehov uten ny omorganisering. De tinglysingsansatte kan derfor i takt med nedbemanning innen tinglysing, tilbys oppgaver knyttet til andre deler av fylkeskartkontorenes virksomhet. Dette sikrer et fagmiljø også i et langsiktig perspektiv.

Desentralisering kan være aktuelt på svært lang sikt

Full sentralisering av tinglysingen anses som lite ønskelig på kort sikt. I forhold til en fylkesmodell vil kostnadene bli høye, og risikoen for lavere kvalitet og sårbarhet i oppbyggingsfasen er betydelig.

Det er heller ikke ønskelig at en fylkesmodell etableres som ledd i en prosess som resulterer i sentralisering på lang sikt. Tvert imot innebærer en fylkesmodell knyttet til kartkontorene at det på svært lang sikt kan være aktuelt med mer desentralisering. Eiendomsinformasjon er et fagfelt som står foran en omfattende utvikling. Hvis man ønsker en distriktsutvikling hvor kommunenes ansvar økes, vil det på lang sikt være mulig å utvide kommunenes oppgaver med eiendomsinformasjon fra ren veiledning til saksbehandling. Dette forutsetter imidlertid at den kontakt som i dag er mellom Kartverket og kommunene innen eiendomsdata, gradvis videreutvikles. En overføring av tinglysingen fra tingrettene til fylkeskartkontorene gir derved stor fleksibilitet i et perspektiv på noen tiår fremover.

Oppsummering

Ut fra en helhetsvurdering går Justisdepartementet inn for at ansvaret for tinglysingsoppgavene overføres til Statens kartverk ved at tinglysingen slås sammen med fylkeskartkontorene. Det legges i den forbindelse særlig vekt på at det i større grad enn i dag kan tilbys all offentlig eiendomsinformasjon på ett sted. Det anses ikke hensiktsmessig å bygge opp kompetansen på alle disse spørsmålene i virksomheter som ikke dekker noen av disse oppgavene i dag, som Brønnøysundregistrene eller Hardangerregisteret. Den eneste realistiske måten å oppnå dette på, er derfor at Statens kartverk også får ansvaret for tinglysingen.

Det har vært vesentlig å sikre at fagmiljøet ved det enkelte kontoret blir tilstrekkelig robust, slik at kvaliteten opprettholdes og at brukerne fortsatt kan ha stor tillit til at opplysningene registreres korrekt. Samtidig er det lagt vekt på at kontorene skal ligge der det når et bredest publikum, med andre ord at flest mulig fortsatt skal ha en reell mulighet til å møte opp på kontoret. Det er også lagt vekt på distriktspolitiske hensyn. Dessuten trekkes kommunene i større grad inn, slik at deler av publikumskontakten blir mer desentral enn i dag. Det legges dermed til rette for flere oppgaver til kommunene på lang sikt hvis en slik utvikling er ønskelig. Ved at ansatte kan følge oppgaven til den nye organisasjonen, blir risikoen og kostnadene i omleggingsprosessen lavere enn for andre alternativer.