4 Forvaltning av samlingene

4.1 Bakgrunn

Kunnskapsutviklingen knyttet til natur- og kulturminneforvaltningen er behandlet i kapittel 3 om forskning.

Universitetsmuseenes samlinger utgjør ikke en statisk kunnskapsbank. De kan inngå i nye sammenhenger og kan bidra til å utvikle helt nye typer innsikt. Framtidige forskere kan utvikle bedre metoder, stille andre spørsmål og derved få supplerende svar fra det samme materialet. Sånn sett kan universitetsmuseenes samlinger sies å være en uuttømmelig kilde til kunnskap i framtiden.

Samlingene danner utgangspunktet for både formidling og forskning. Kunnskapen som formidles og utvikles i et museum, har en materiell basis. Det gjør at museenes samlinger må utvikles, ivaretas, dokumenteres og tilgjengeliggjøres på best mulig måte. Samlingsforvaltning er de prosedyrene museet følger, og det arbeidet det utfører for å sikre dokumentasjon, bevaring og tilgjengelighet. Dette inkluderer blant annet planer for utvikling av samlingene, rutiner for utlån og innlån, konservering, planer for eventuell avhending av materiale og rutiner ved aksesjon.

Det å stille spørsmål om hva en skal ta vare på, og begrunne valgene blir en stadig viktigere oppgave for museene. Fortiden kan bli sett og vurdert på ulike måter. Valg av perspektiv blir derfor helt avgjørende. Et viktig spørsmål er hva det er ønskelig å formidle og fra hvilken tidsperiode. Et annet spørsmål er hva man ønsker å verne og hvilke ressurser samfunnet kan avsette til dette formålet.

Alle universitetsmuseene, med unntak av Kulturhistorisk museum v/Universitetet i Oslo og Arkeologisk museum i Stavanger, har naturhistoriske samlinger innenfor feltene zoologi, botanikk og geologi. Det er noe varierende aktivitet innenfor de ulike fagområdene. I tillegg til disse grunnleggende fagområdene finnes det enkelte spesialsamlinger som skiller de enkelte institusjonene.

Innenfor kulturhistorie har så vel Kulturhistorisk museum som de tre kultur- og naturhistoriske museene arkeologiske samlinger og fotosamlinger. Universitetsmuseene har også samlinger innenfor etnografi, numismatikk, kirkekunst og nyere kulturhistorie. Tromsø Museum har et særskilt ansvar for samiske etnografiske samlinger og arkiv og nordområdenes materielle kulturarv.

4.2 NOU 2006: 8 Kunnskap for fellesskapet

4.2.1 Utvalgets syn

Utvalget skriver at en strategisk samlingspolitikk er viktig for å kunne fremme en samlingsforvaltning som står i forhold til universitetsmuseenes mål og oppgaver. De viser til at en godt definert samlingspolitikk fungerer som et museumsfaglig verktøy og som et styringsdokument for museumsledelsen.

Utvalget peker på at å innlemme objekter i museenes samlinger medfører et langsiktig ansvar for konservering, sikring, dokumentasjon og tilgjengeliggjøring av materialet. Forvaltningen av samlingene binder store ressurser, noe som gjør det særlig viktig å knytte samlingsutviklingen til etablerte faglige planer og prioriteringer.

Utvalget mener at for å kunne arbeide godt og systematisk med å bevare samlingene, må universitetsmuseene ha en stab med bred og oppdatert konserveringskompetanse. Det mener at man bør kunne differensiere kompetansekravet til stillinger innenfor konservering. Det peker også på at konserveringskapasiteten er for liten. Det bør opprettes stillinger som kan tillegges oppgaver innenfor bevaring og magasinforvaltning under ledelse av erfarne, fagutdannede konservatorer.

Utvalget mener at digitalisering er et nødvendig verktøy for å få en effektiv samlingsforvaltning. Det viser til at universitetsmuseene til nå har lagt hovedvekten på den tekniske digitaliseringen av eksisterende data, og at tilgjengeliggjøring av samlingene ikke har vært prioritert. Det peker på at Artsdatabanken og Miljøverndepartementet overfor utvalget har understreket nødvendigheten av en bedre tilgjengeliggjøring av samlingene for bruk i naturforvaltningen.

Utvalget mener at det ligger et betydelig ansvar hos ledelsen ved universitetsmuseene for å tilgjengeliggjøre og synliggjøre samlingene. Samtidig mener det at det påligger universitetsledelsen et ansvar for kvaliteten på samlingsforvaltningen, som formelt ansvarlig for samlingene. Det mener at det digitaliserte materialet må tilrettelegges for formidling, forvaltning og forskning.

Utvalget mener det er en utfordring å utvikle samarbeid om og sambruk av dokumentasjonssystemer i hele museumssektoren. Det skriver at å formidle kunnskap om kulturarv og om biologisk og geologisk mangfold til både publikum og offentlig forvaltning er en helt sentral del av museenes samfunnsoppdrag.

Utvalget peker på at klimatiske forhold, fysisk tilstand, brannsikring, tyverisikring og bygningers tilstand er en viktig del av den totale samlingsforvaltningen. Disse forholdene er, som påvist av Riksrevisjonen, kritikkverdige ved universitetsmuseene. Det mener at ansvaret er delt mellom universitetene, som eier og driver bygningene og samlingene, universitetsmuseene, som er direkte ansvarlige for oppbevaringsforholdene, og Kunnskapsdepartementet, som er den øverste myndighet med ansvar for overordnede føringer og strategier også for universitetsmuseene.

Etter utvalgets oppfatning må samlingsarbeidet opprioriteres og gis høyere status ved universitetsmuseene. Det innebærer også å kunne nedprioritere enkelte samlingsområder.

4.2.2 Utvalgets anbefalinger

Et samlet utvalg anbefaler følgende:

• Universitetsmuseene må ha en helhetlig samlingspolitikk som er knyttet til museenes prioriterte områder for formidling og forskning.

• De kritikkverdige bevaringsforholdene som er avdekket av Riksrevisjonen, må bedres gjennom tydelige styringssignaler, en oppgradering av bygningsmessige forhold, herunder magasiner, og konservering.

• Museene må prioritere utvikling av kapasitet innenfor konservering.

• ABM-utvikling bør gjennom tilrettelegging av museumsfaglig nettverk og samordning av programvareutvikling arbeide for en enhetlig og koordinert samlingsutvikling.

• Det digitaliserte materialet må tilrettelegges for formidling, forvaltning og forskning.

4.3 Høringsuttalelsene

Høringsinstansene etterspør en bedre og mer inngående drøfting av problemstillinger omkring samlingsforvaltningen og understreker at en mer helhetlig samlingspolitikk må være forskningsbasert. ABM-utvikling savner diskusjon om prioritering av samlinger og gjenstander og en vurdering av avhending dersom samlingene ikke har tilstrekkelig potensial innen forskning og formidling. Det er enighet om at dersom det skal skje forbedringer av vesentlig betydning for forholdene som samlingene oppbevares under, vil det kreve betydelige økonomiske investeringer i nybygg og ombygninger. Kultur- og kirkedepartementet peker på at bygningsmessige forhold er til hinder for en forsvarlig samlingsforvaltning ved enkelte av universitetsmuseene.

Universitetene etterlyser en omtale i NOU-en av at det er satt i gang en prosess for å bedre samlingsforholdene. De vektlegger at Kunnskapsdepartementet har bevilget betydelige midler for å rette opp forholdene, og at prioriteringer internt har ført til at forbedringsprosessen er godt i gang. Videre peker de på at det er innført mål- og resultatindikatorer for samlingsforvaltningen. Høringsinstansene slutter seg til at det er behov for å utvikle kapasiteten innen konservering.

4.4 Departementets vurderinger

4.4.1 Helhetlig samlingspolitikk

Tilveksten til de kulturhistoriske museenes samlinger skjer dels gjennom feltarbeid og dels ved gaver og innkjøp. Det er arkeologisk materiale fra eksterne prosjekter, særlig forvaltningsgravinger, som dominerer tilveksten. Dette er materiale fra museenes egne utgravinger og materiale som museene plikter å overta etter at Norsk Institutt for Kulturminneforskning har gjennomført sine utgravinger. Alle løse kulturminner funnet etter 1905 er statens eiendom, og universitetsmuseene plikter å ta imot og forvalte disse. Universitetsmuseene rapporterer om at det har vært en økning i innkomne funn de senere årene, og peker på at høykonjunktur i byggebransjen og dermed flere arkeologiske registreringer i fylkeskommunene er årsaken.

Tilveksten til de naturhistoriske samlingene skjer i stor grad gjennom museenes egeninitierte forsknings- og innsamlingsvirksomhet. I tillegg til at museene selv samler inn materiale på ekspedisjoner og feltoppdrag i inn- og utland, kommer tilveksten fra private, fra instituttsektoren og fra universitetsinstitutter. Flere museer overtar jevnlig materiale fra eksterne forskningsprosjekter eller institusjoner som Norsk institutt for skog og landskap, Planteforsk, Havforskningsinstituttet, Norsk Institutt for Naturforskning, Norges Geologiske undersøkelser og Norsk Polarinstitutt.

Kunnskapsdepartementet vil understreke at innsamlingspolitikken må være seg bevisst hvilken historie som fortelles. Det museene praktisk foretar seg, gjennom hva de velger å samle på, sier bedre enn noe annet hva de ønsker å formidle. Dersom samlingene er resultat av en bevisst innsamlingspolitikk og en villet utvikling, er ikke tilveksten problematisk slik Kunnskapsdepartementet ser det. Departementet deler utvalgets syn om at universitetsmuseene må ha en helhetlig samlingspolitikk som er knyttet til museenes prioriterte områder for forskning, forvaltning og formidling. Uten klare strategier for dette vil det være en risiko for at det gjøres beslutninger som medfører tilvekst til samlingene, uten at det er foretatt en samlet vurdering av behovet. Kunnskapsdepartementet vil legge føringer i tildelingsbrevene om at det må utvikles samlingsplaner ved hvert universitetsmuseum som ses i sammenheng med museenes prioriterte områder for forskning, forvaltning og formidling.

Det er viktig å kunne se historiene som fortelles, i et bredt perspektiv og kunne relatere dem til andre kulturer. Norges befolkning deler ikke lenger den samme forhistorien. Forrige århundres enhetskultur er skiftet ut med en befolkning med en flerkulturell bakgrunn, noe som gjør at publikums referanserammer hele tiden skifter. Dette må innvirke på universitetsmuseenes samlingsforvaltning. Samlingene må også kunne fortelle noe om både kvinners og menns historie. Kunnskapsdepartementet vil i tildelingsbrevene legge føringer om at samlingsplanene for de kulturhistoriske museene må inneholde et kjønnsperspektiv og et kulturelt mangfoldsperspektiv.

4.4.2 Tilvekst til samlingene binder budsjetter

Som nevnt ovenfor er mye av veksten i samlingene påvirket av eksterne forhold. Fra det øyeblikket et museum har innlemmet en gjenstand i sine samlinger, er museet i prinsippet forpliktet til å oppbevare gjenstanden i lang tid framover. Utvalget påpeker at dette medfører et langsiktig ansvar for konservering, sikring, dokumentasjon og tilgjengeliggjøring av materialet.

Før eventuelle forvaltningsgravinger foretar fylkeskommunen registreringer. En utfordring er at det ikke følger finansiering med funnene fra disse registreringene. Som det ble vist til over, plikter universitetsmuseene og Arkeologisk museum i Stavanger å ta imot og forvalte løse kulturminner, og de må selv dekke kostnadene ved magasinering og etterkonservering av disse. De naturhistoriske samlingene overtar også uten vederlag mye materiale som må katalogiseres, eventuelt også konserveres, og magasineres.

Samarbeidsrelasjoner knyttet til arbeid under kulturminneloven vil bli diskutert i årlige møter, jamfør punkt 7.4.2.

Reglement for økonomistyring i staten fastslår at virksomheten skal fastsette mål- og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet, samt sikre at mål- og resultatkrav oppnås. Departementet tilrår at det utvikles retningslinjer ved hvert museum som blant annet inneholder følgende kontrollpunkter før det tas beslutning om tilvekst til samlingene:

• undersøke om innsamling av materiale er i samsvar med museets vedtatte innsamlingspolitikk.

• undersøke hva som allerede finnes av lignende materiale fra samme område i museets samlinger.

• undersøke om museet har tilstrekkelige ressurser til å ta hånd om materialet på en tilfredsstillende måte.

Kunnskapsdepartementet vil legge føringer i tildelingsbrevene om at det fastsettes retningslinjer for dette ved universitetene. Retningslinjene vil ikke gjelde i de tilfelle museene har plikt til å motta materiale.

4.4.3 Sikring og bevaring av samlingene

Utvalget anbefaler at de kritikkverdige forholdene som er avdekket av Riksrevisjonen, bedres gjennom tydeligere styringssignaler og en oppgradering av bygningsmessige forhold, herunder magasiner og lokaler for konservering.

Kunnskapsdepartementet viser til at siden Riksrevisjonen framla sin rapport høsten 2003, har departementet bevilget om lag 120 millioner kroner i øremerkede midler til sikring, bevaring og digitalisering ved universitetsmuseene. Dette er midler som har kommet i tillegg til rammebevilgningene til universitetene. Midlene er brukt til å bedre magasinforholdene ved universitetsmuseene og til sikring, konservering og digitalisering. Utover øremerkede midler fra departementet har universitetene tilført beløp fra egne rammer til dette arbeidet. For å få samlingene opp på et høyere sikrings- og bevaringsnivå og for få gjort dem tilgjengelige vil Kunnskapsdepartementet vurdere å videreføre øremerking av midler til sikring og bevaring. Dette er likevel ikke tilstrekkelig, og flere av museene påpeker at muligheten for bedring av oppbevaringsforholdene innenfor eksisterende bygninger er uttømt. Dette er fordi egnede magasiner er utnyttet maksimalt, og fordi samlingene oppbevares i gamle verneverdige bygninger hvor det ikke lar seg gjøre å oppnå en tilfredsstillende samlingsforvaltning innenfor den gamle bygningsmassen. Kunnskapsdepartementet har vurdert byggproblematikken ved universitetsmuseene og laget et forslag til hvordan dette kan løses over en 15–20 års periode. Se for øvrig kapittel 8 om bygg.

Som en oppfølging av Riksrevisjonens rapport har Kunnskapsdepartementet i samarbeid med universitetene og universitetsmuseene innført mål- og resultatindikatorer for bevarings-, sikrings- og digitaliseringsarbeidet. Kunnskapsdepartementet vil jobbe videre med indikatorene og forbedre disse, samtidig som det vil arbeide for en bedre samordning av rapporteringen til departementet.

Kilde: Fotograf: ukjent, Kulturhistorisk museum, Universitetet i Oslo

4.4.4 Konserveringskompetanse

Konservatorer har en nøkkelfunksjon ved landets universitetsmuseer. For å kunne arbeide godt og systematisk med å bevare samlingene må universitetsmuseene ha en stab med bred og oppdatert konserveringskompetanse. Flere av universitetsmuseene har konserveringspersonale med realkompetanse, men få tilsatte med formell kompetanse.

Det er et fåtall studiesteder i Norden som utdanner konservatorer. Bare universitetet i Göteborg og akademiet i København tilbyr doktorgradsstudier. Universitetet i Oslo er i dag det eneste universitetet i Norge som utdanner konservatorer, og foreløpig kun for konservering av malerier og kulturhistoriske gjenstander. Mastergradsstudiet ved Universitetet i Oslo gir mulighet til videre doktorgradsstudier.

Utvalget har anbefalt at museene må prioritere utvikling av kapasiteten innenfor konservering, da konserveringskapasiteten i dag er for liten. Kunnskapsdepartementet deler utvalgets syn på at det er viktig med konserveringskompetanse for å kunne arbeide godt og systematisk med å bevare samlingene. Universitetet i Oslo har et utdanningstilbud som dekker konservering av kunst og objektkonservering. Tilbudet gir en gjennomsnittlig tilgang på 5 konservatorkandidater pr. år. Kapasiteten dekker knapt naturlig avgang. Kunnskapsdepartementet vil vurdere å øke kapasiteten ved konservatorstudiet og vurdere om det skal omfatte flere spesialiteter. For å dekke flere spesialiteter er det nødvendig å samarbeide med andre land i Norden, men også samarbeid med land utenfor Norden kan være aktuelt.

4.4.5 Digitalisering og koordinert samlingsutvikling

Kunnskapsdepartementet har fastsatt mål om at en større andel av universitetsmuseenes samlinger skal digitaliseres, men det er ikke fastsatt noen standarder. Kunnskapsdepartementet mener det er behov for fellesløsninger som gjør det mulig å utnytte de samlede dataene til forsknings-, forvaltnings- og formidlingsformål både på nasjonalt og internasjonalt plan, innenfor natur- og kulturminneforvaltningen. En nærmere drøfting foretas i kapittel 6.

4.5 Tiltak

Samlingsplaner

Kunnskapsdepartementet vil legge føringer i tildelingsbrevene om at det må utvikles samlingsplaner ved hvert universitetsmuseum, som ses i sammenheng med museenes prioriterte områder for forskning, forvaltning og formidling. For de kulturhistoriske museene vil det også framgå at planene må inneholde et kjønnsperspektiv og et kulturelt mangfoldsperspektiv.

Tilvekst til samlingene

Å innlemme objekter i museenes samlinger medfører et langsiktig ansvar for konservering, sikring og tilgjengeliggjøring av materialet. Kunnskapsdepartementet vil legge føringer i tildelingsbrevene om at det utvikles retningslinjer ved hvert museum som må inneholde kontrollpunkter som må gjennomgås før det tas beslutning om tilvekst til samlingene.

Sikring og bevaring av samlingene

For å få samlingene opp på et høyere sikrings- og bevaringsnivå og for å få gjort dem tilgjengelige vil Kunnskapsdepartementet vurdere å viderføre øremerking av midler til sikring og bevaring.

Kunnskapsdepartementet vil fremme forslag til hvordan byggproblematikken ved universitetsmuseene kan løses over en 15–20 års periode. Se for øvrig kapittel 8 om bygg.

Kunnskapsdepartementet vil jobbe videre med mål- og resultatindikatorer for bevarings-, sikrings- og digitaliseringsarbeidet og forbedre disse, samtidig som det vil arbeide for en bedre samordning av rapporteringen til departementet.

Stab med konserveringskompetanse

Kunnskapsdepartementet vil vurdere å øke kapasiteten ved konservatorstudiet og vurdere om det skal omfatte flere spesialiteter. For å dekke flere spesialiteter er det nødvendig å samarbeide med andre land i Norden, men også samarbeid med land utenfor Norden kan være aktuelt.

Digitalisering og koordinert samlingsutvikling

For å styrke samlingsforvaltningen vil Kunnskapsdepartementet knytte resultatkrav til at samlingene skal være tilgjengelige på Internett gjennom åpne grensesnitt basert på internasjonale standarder.