6 Oppbevaring

6.1 Oppbevaringsplikt

6.1.1 EØS-rett

Etter tredje hvitvaskingsdirektiv artikkel 30 skal institusjoner og personer som omfattes av direktivet, oppbevare dokumenter og opplysninger til bruk ved eventuell etterforskning eller analyse av mulige tilfeller av hvitvasking eller terrorfinansiering av den finansielle etterretningsenheten eller andre kompetente myndigheter. I tilknytning til kundekontroll, skal det oppbevares kopi av eller henvisninger til de nødvendige bevis («evidence») i et tidsrom på minst fem år etter avslutningen av kundeforholdet. I tilknytning til kundeforhold og transaksjoner skal det oppbevares «supporting evidence and records, consisting of the original documents or copies admissible in court proceedings under the applicable legislation» i et tidsrom på minst fem år etter at transaksjonene er utført eller kundeforholdet avsluttet. FATF-anbefaling 10 inneholder i det vesentlige tilsvarende regler om oppbevaring, og bestemmelsen er en videreføring av første hvitvaskingsdirektiv artikkel 4.

6.1.2 Norsk rett

Etter hvitvaskingsloven § 8 første ledd skal rapporteringspliktige oppbevare kopi av nødvendige dokumenter som er brukt ved identitetskontroll, samt registrerte opplysninger om kunden, i fem år etter at kundeforholdet er opphørt eller transaksjonen er gjennomført. Bestemmelsen suppleres av hvitvaskingsloven § 6 annet og tredje ledd, hvor det kreves at registrerte opplysninger lagres forsvarlig og at det registreres en entydig forbindelse mellom kundeforholdet og opplysningene.

Dokumenter tilknyttet transaksjoner som har utløst undersøkelsesplikt, skal etter hvitvaskingsloven § 8 annet ledd oppbevares i fem år etter at transaksjonen er gjennomført.

Etter hvitvaskingsloven § 8 tredje ledd skal de ovennevnte dokumentene og opplysningene slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten opphører.

I hvitvaskingsforskriften § 15 er det gitt utfyllende bestemmelser om oppbevaring av opplysninger. Første og tredje ledd gjentar i det vesentlige de ovennevnte reglene i hvitvaskingsloven om oppbevaring og sletting. Annet ledd fastslår at andre lov- eller forskriftsbestemmelser kan fastsette lengre frister for oppbevaring. Etter fjerde ledd skal kundeopplysninger oppbevares i form av kopi av fremlagte legitimasjonsdokumenter, og kopien skal påføres «rett kopi bekreftes» med signaturen til den personen som har foretatt legitimasjonskontrollen. Femte ledd oppstiller plikt til å oppbevare opplysningene på en slik måte at dokumentene ikke taper bevisverdi. Dersom oppbevaringen ikke er papirbasert, skal det påses at oppbevaringen skjer i samsvar med forskrift 16. desember 1992 nr. 1156 §§ 5-3 og 5-4. Etter sjette ledd skal dokumentene sikres for å beskytte dem mot uautorisert tilgang fra uvedkommende, og det fastslås at personopplysningsloven med tilhørende forskrift gjelder for oppbevaring av personopplysninger.

6.1.3 Utvalgets forslag

Etter utvalgets oppfatning oppfyller de gjeldende oppbevaringsreglene i hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften i betydelig grad de krav som stilles i direktivet. I FATFs evalueringsrapport punkt 3.5.3 legges det likeledes til grunn at norsk rett er i samsvar med FATF-anbefaling 10. Utvalget foreslår på denne bakgrunn at de nåværende bestemmelsene videreføres, med enkelte endringer som beskrives nedenfor. Det anses ikke nødvendig å innføre et skille mellom dokumentasjon knyttet til kundekontroll og dokumentasjon knyttet til kundeforhold og transaksjoner, slik direktivet legger til grunn.

Utvalget foreslår at rapporteringspliktige skal oppbevare kopier av dokumenter benyttet ved kundekontroll, samt registrerte opplysninger, i fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift, jf. utvalgets lovforslag § 21 første ledd første punktum. Forslaget viderefører hvitvaskingsloven § 8 første ledd og hvitvaskingsforskriften § 15 første og annet ledd.

Dersom det er benyttet kvalifisert sertifikat, foreslår utvalget at sertifikats identifikasjonskode og opplysninger om sertifikatutstederens identitet skal oppbevares, jf. utvalgets lovforslag § 21 første ledd annet punktum. Etter det utvalget har fått opplyst, vil dette være tilstrekkelig for en entydig identifisering av sertifikatet.

Hvitvaskingsloven § 6 tredje ledd, om entydig forbindelse mellom kundeforhold og registrerte opplysninger, foreslås videreført og flyttet til lovens øvrige bestemmelser om oppbevaring, jf. utvalgets lovforslag § 21 første ledd tredje punktum.

Utvalgets lovforslag § 21 annet ledd viderefører hvitvaskingsloven § 8 annet ledd, hvoretter dokumenter tilknyttet transaksjoner som har utløst undersøkelsesplikt skal oppbevares i minst fem år etter at transaksjonen er gjennomført.

Hvitvaskingsloven §§ 6 annet ledd og 8 tredje ledd og hvitvaskingsforskriften § 15 tredje og sjette ledd foreslås sammenfattet i utvalgets lovforslag § 21 tredje ledd. Etter forslaget skal dokumenter og opplysninger oppbevares på en betryggende måte, beskyttes mot uautorisert tilgang fra uvedkommende og slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten opphører. Videre fastslås at personopplysningsloven får anvendelse for oppbevaringen av personopplysninger.

Utvalget foreslår at departementet gis hjemmel til i forskrift å fastsette nærmere regler om oppbevaringsmåte og sletting av opplysninger, jf. utvalgets lovforslag § 21 fjerde ledd. Den nåværende hjemmel etter hvitvaskingsloven § 8 fjerde ledd til å fastsette regler om hvilke dokumenter som skal oppbevares, foreslås ikke videreført. Det er etter utvalgets syn mer naturlig at regler om hvilke dokumenter som skal innhentes/utarbeides ved kundekontroll og i tilknytning til mistenkelige transaksjoner, fastsettes i medhold av forskriftshjemlene i utvalgets lovforslag §§ 7 fjerde ledd, 16 tredje ledd og 17 tredje ledd.

Hvitvaskingsforskriften § 15 fjerde ledd om bekreftelse av kopier av fremlagte legitimasjonsdokumenter, foreslås videreført, jf. utvalgets forslag til forskrift § 13 første ledd.

Etter hvitvaskingsforskriften § 15 femte ledd skal opplysninger oppbevares «på en slik måte at dokumentene ikke taper bevisverdi». Utvalget anser det ikke hensiktsmessig å knytte en regel om oppbevaringsmåte til bevisverdi, og foreslår at det i stedet innføres et tilsvarende krav som etter forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften) § 7-1. Dokumenter og opplysninger skal etter dette oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, jf. utvalgets forslag til forskrift § 13 annet ledd.

Den såkalte løsbladforskriften av 16. desember 1992, som det henvises til i hvitvaskingsforskriften § 15 femte ledd, ble opphevet allerede i 1999, men kunne i medhold av overgangsregler benyttes ut 2006. Løsbladforskriften §§ 5-3 og 5-4 må anses avløst av bokføringsforskriften § 7-2, hvoretter det stilles krav til sikkerhetskopi ved oppbevaring av elektronisk materiale. Utvalget foreslår at det stilles tilsvarende krav til oppbevaring etter hvitvaskingsregelverket, jf. utvalgets forslag til forskrift § 13 tredje ledd.

Kravet etter direktivet artikkel 30 om at dokumenter må være «admissible in court proceedings» krever ikke særskilt gjennomføring i norsk rett, på bakgrunn av prinsippet om fri bevisføring under rettergang.

6.1.4 Høringsinstansenes merknader

Buypass AS som leverer elektronisk ID og løsninger for e-signatur, samt er registrert utsteder av kvalifiserte sertifikater, uttaler følgende i sin høringsuttalelse:

«Vi forstår § 21 i lovutkastet slik at det erstatter kravene i den gjeldende forskrifts § 15 om oppbevaring av legitimasjonsdokumenter. Vi registrerer med glede at man i lovforslaget delvis går tilbake til formuleringen i den gamle hvitvaskingsforskriften, og pålegger den rapporteringspliktige å oppbevare kopier av dokumenter benyttet i forbindelse med kundekontroll, samt registrerte opplysninger. Buypass har tidligere påpekt overfor Finansdepartementet at kravet til oppbevaring av fysiske kopier av legitimasjonsdokumenter benyttet ved kundekontroll er tilnærmet umulig å etterleve for nettbaserte virksomheter.»

6.1.5 Departementets vurdering

Departementet slutter seg til utvalgets vurderinger og forslag vedrørende oppbevaring av dokumenter og opplysninger til bruk ved eventuelle etterforskning og analyse av mulig hvitvasking eller terrorfinansiering. Det vises til lovforslaget § 22.