11 Høve til å påleggje offentlege styresmakter å nytte elektronisk meldeform ved levering av oppgåver til folkeregisteret

11.1 Innleiing

Finansdepartementet legg fram forslag om endring i § 12 i lov 16. januar 1970 nr. 1 om folkeregistrering. Endringa går ut på at det blir innført lovheimel slik at departementet i forskrift kan gje påbod om at offentlege oppgåvegivarar skal gje melding til folkeregisteret i elektronisk form. Bakgrunnen er eit behov for å forenkle og effektivisere arbeidet med folkeregistermeldingane.

11.2 Bakgrunn

Folkeregisteret tek i mot eit stort tal opplysningar frå offentlege myndigheiter og institusjonar om fødsel, dødsfall, vigsel, separasjon, skilsmisse osv. som skal registrerast i Det sentrale folkeregister. Døme på offentlege oppgåvegivarar er jordmor eller lege tilsett ved offentlege helseinstitusjonar, lensmann, vigslar, fylkesmann, domstolar og trygdeetaten, jf. forskrift 4. mars 1994 nr. 161 om folkeregistrering (folkeregisterforskrifta) §§ 6 og 7 og forskrift 25. oktober 1982 nr. 1524 om melding av fødsler, erkjennelse av farskap og melding om valg av navn (fødselsforskrifta) § 1.

Etter føresegna i folkeregisterlova § 12 kan folkeregisteret eller Sentralkontoret for folkeregistrering gje påbod om at offentlege myndigheiter utan hinder av lovbestemt teieplikt, skal gje dei meldingane og opplysningane som er naudsynt for folkeregistreringa. Føresegna seier ikkje noko om i kva form opplysningane skal leverast.

I dag er levering av opplysningar til folkeregisteret i høg grad papirbasert. Sentralkontoret for folkeregistrering meinar at innføring av elektronisk meldeform vil føre til ei forenkling av arbeidet med folkeregistermeldingane, både for oppgåvegivarane og folkeregisteret. Bruk av elektronisk meldeform vil også auke kvaliteten på folkeregisteret.

11.3 Høyringa

Forslag om innføring av heimel til å påleggje elektronisk meldeform blei send på høyring 16. desember 2005, med frist for å kome med fråsegn til 17. mars 2006. Forslaget blei sendt til 49 høyringsinstansar, hvorav 28 har gitt svar. Av desse har 18 kome med merknader. Ingen av høyringsinstansane er negative til forslaget.

Arbeids- og inkluderingsdepartementet, Fornyings- og administrasjonsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet, Kunnskapsdepartementet, Landbruks- og matdepartementet, Samferdselsdepartementet, Utenriksdepartementet, Nasjonalt folkehelseinstitutt, Forbrukerrådet og Landsorganisasjonen i Norge hadde ingen merknader til forslaget.

Følgjande høyringsinstansar har gitt sin støtte til forslaget:

Nærings- og handelsdepartementet, Barne- og likestillingsdepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet, Miljøverndepartementet, Helse Nord, Utlendingsdirektoratet, Rådgivende utvalg for folkeregistrering, NTL-Skatt, Politidirektoratet, Rikstrygdeverket, Sosial- og helsedirektoratet, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet og Statistisk sentralbyrå.

Skattedirektoratet er også positiv til forslaget, men ber om at forskriftskompetansen leggjast til Skattedirektoratet. Datatilsynet har bede om at det visast til personopplysningslova § 13 om informasjonstryggleik, for å sikre at informasjonstryggleiken blir teke i vare på ei fullnøyande måte. Justisdepartementet er samd i at elektronisk meldeform vil forenkle og effektivisere arbeidet med folkeregistermeldingane. Justisdepartementet peiker på at det framleis bør vere mogeleg å gi meldingar på papir om det vil føre med seg uforholdsmessig store kostnader i høve til nytta å gå over til elektronisk meldingsform. Domstolsadministrasjonen stiller seg fullt ut bak ønsket om å oppnå størst mogeleg grad av elektronisk informasjonsutveksling i offentleg sektor. Domstolsadministrasjonen meiner teknologien som skal nyttas bør vere i samsvar med de mål som er oppstilt i eNorge 2009. Vidare peiker Domstolsadministrasjonen på at det er viktig å sikre gode løysingar for informasjonssending i alle ledd ved inngåing av ekteskap. Nettverk for overformynderiene i Norge har mellom anna vist til at det er store skilnader mellom overformynderia, og at ikkje alle har nødvendig elektronisk utstyr for å kunne sende meldingar elektronisk til folkeregisteret.

11.4 Vurderingar og forslag frå departementet si side

11.4.1 Fordeler ved å nytte elektronisk meldeform

Folkeregisterlova blei til i ei tid der papirbaserte løysinger var einerådande. Den teknologiske utviklinga innan elektronisk lagring og overføring av data dei senare åra har ført med seg at oppgåvegivarane i mange høve har opplysningane tilgjengeleg i maskinlesbar form i sakshandsamingssystema sine. Departementet meiner derfor at tilhøve i dag ligg godt til rette for elektronisk levering av opplysningar til folkeregisteret.

Departementet legg til grunn at innføring av elektronisk meldeform vil forenkle og effektivisere arbeidet med folkeregistermeldingane både for oppgåvegivarane og for folkeregistermyndigheitene. I dag må oppgåvegivarane skrive meldingane ut på papir, signere og sende dei til folkeregisteret med vanleg post. Folkeregisteret på si side handsamar meldingane manuelt. For folkeregisteret vil departementet sitt forslag frigjere ressursar som til dømes kan nyttast til kvalitetskontroll av oppføringane i folkeregisteret.

Elektronisk meldeform vil og føre til betring av kvaliteten på opplysningane i folkeregisteret. Problem med feilskrift og feilregistrering blir redusert og registeret vil bli raskare oppdatert. Rask og korrekt oppdatering av Det sentrale folkeregisteret er viktig fordi opplysningar frå folkeregisteret brukast av andre offentlege styresmakter og av enkelte private personar og institusjonar.

Departementet foreslår på denne bakgrunnen endring av folkeregisterlova, slik at departementet blir gitt høve til i forskrift å påleggje offentlege oppgåvegivarar å levere meldingar til folkeregisteret i elektronisk form.

11.4.2 Nærmare om høve til å påleggje elektronisk meldeform

Etter folkeregisterlova § 12 kan folkeregistermyndigheitene påleggje offentlege myndigheiter å gje dei meldingane og opplysningane som er naudsynt for folkeregistreringa, utan hinder av eventuell lovbestemt teieplikt som måtte gjelde for vedkommande myndigheit.

Departementet vil foreslå at heimelen for å fastsetje forskrift om at offentlege oppgåvegivarar kan påleggjast å gi meldingar til folkeregisteret i elektronisk form, blir plassert i folkeregisterlova § 12, som nytt andre ledd. Departementet sitt forslag om å kunne gje påbod om elektronisk meldeform vil då gjelde for dei same offentlege myndigheiter som kan påleggjast oppgåve- og meldeplikt etter folkeregisterlova § 12. Nytt andre ledd vil berre regulere høve til å fastsetje om slike opplysningar skal gis i elektronisk form.

Finansdepartementet vil ikkje gå inn for eit generelt pålegg om å nytte elektronisk innrapportering til folkeregisteret for alle offentlege oppgåvegivarar. Oppgåvegivarane har ulike føresetnader for å levere oppgåver elektronisk, og nytteverda ved å gå over til elektronisk meldeform kjem an på talet meldingar som den einskilde oppgåvegivar sender til folkeregisteret. Fleire høyringsinstansar peikar på at det framleis bør vere høve til å gi meldingar i papirform. Dersom overgang til elektronisk meldeform vil føre med seg uforholdsmessig store kostnader i høve til nytteverdien, legg departementet til grunn at det framleis skal vere mogeleg å gje melding til folkeregisteret i papirform. Dette må avgjerast etter ei samla vurdering av kostnadene og nytteeffekten.

Fødselsmeldingar til folkeregisteret er den meldingstypen som det er mest aktuelt å krevje elektronisk levert. Folkeregisteret mottek og handsamar årleg mellom 55 000 og 60 000 fødselsmeldingar. Dei aller fleste av desse kjem i frå jordmødrer eller fødselslegar tilsett ved offentlege helseføretak.

Skattedirektoratet, Helse- og omsorgsdepartementet, Sosial- og helsedirektoratet, Den norske jordmorforeining og fleire regionale helseføretak, står bak eit ynskje om at sjukehusa skal innføre elektronisk meldingssystem. Skattedirektoratet har i samband med dette innleia eit samarbeid med helsesektoren for å iverksette elektronisk fødselsmelding frå sjukehusa til folkeregisteret. Etter kvart vil det bli behov for å vurdere om det også skal gis pålegg om at andre meldingar frå offentlege myndigheiter skal sendast elektronisk, til dømes meldingar om dødsfall, vigsel, separasjon og skilsmisse.

Finansdepartementet legg til grunn at det på kvart enkelt område kor det planlegges påbod om elektronisk meldeform, skal det utarbeidast ein realistisk tidsplan for innføring av ordninga. Fleire av høyringsinstansane har peika på at dette er viktig. Når det gjeld dei konkrete tekniske løysingane for ei elektronisk meldeform vil dette bli nærare omtalt i samband med høyringa i det særskilte høvet.

Innføring av elektronisk meldeform vil medføre at dei oppgåvepliktige byggjer opp eller nyttar seg av noverande databasar med personopplysningar. Departementet vil understreke at personopplysningslova sine krav til handsaming av personopplysningar, medrekna reglane om melde- og konsesjonsplikt, skal liggje til grunn for all innhenting og opparbeiding av opplysningar i samband med elektronisk rapportering til folkeregisteret.

Departementet finn det ikkje naudsynt med ei tilvising til personopplysningslova § 13 (Informasjonssikkerhet) av reint informative grunnar. Departementet føresett at oppgåvegivarane og folkeregistermyndigheitene er kjend med krava i personopplysningslova og har ordna sine register i samsvar med krava til handsaming av personopplysningar.

Departementet viser til forslag til nytt anna ledd i folkeregisterlova § 12.

11.5 Økonomiske og administrative konsekvensar

Konsekvensar for dei oppgåvepliktige

Forslaget om overgang frå papirbasert til elektronisk meldeform antas å innebere einskilde økonomiske og administrative konsekvensar for dei oppgåvepliktige som må leggje til rette verksemda for elektronisk meldeform. Overgang frå papirbasert til elektronisk meldeform vil for mange oppgåvepliktige krevje investeringar og tekniske tilpassingar. Ein del oppgåvegivarar har allereie eller vil i nær framtid få opplysningane tilgjengeleg i dei elektroniske sakshandsamingssystema sine. Overgangen til elektronisk meldeform vil i desse tilfella kunne skje utan omfattande ressursbruk. Når elektronisk meldeform er etablert, antas det å medføre ressursinnsparing for oppgåvegivarane. Dei økonomiske og administrative konsekvensane må likevel vurderast konkret i kvart høve i samband med fastsetjing av forskrift som pålegg elektronisk meldeform.

Konsekvensar for folkeregisterstyresmaktene

Finansdepartementet legg til grunn at elektronisk meldeform i det vesentlege vil bidra til forenkling og effektivisering av arbeidet med folkeregistermeldingar, samt at rask ajourføring vil føre til ei heving av kvaliteten på registeret.

11.6 Når endringa tek til å gjelde

Departementet foreslår at lovendringa tek til å gjelde straks.