8 Forslag om adgang til fjernmøter og elektronisk signering i interkommunale selskaper etter lov om interkommunale selskaper

8.1 Gjeldende rett

Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) regulerer blant annet organiseringen og saksbehandlingen i organer i interkommunale selskaper. Med interkommunalt selskap menes et selskap hvor alle deltakerne er kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper, jf. IKS-loven § 1.

Et interkommunalt selskap skal både ha et representantskap og et styre, jf. IKS-loven §§ 6 og 10. Representantskapet er selskapets øverste myndighet, og behandler blant annet selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan. Selskapet skal også ha et styre som blant annet har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Dersom et interkommunalt selskap skal avvikles, skal representantskapet oppnevne et avviklingsstyre. Avviklingsstyret har myndighet til å foreta de disposisjoner som trengs for å avvikle selskapet, jf. IKS-loven § 33.

Saksbehandling i representantskapet, styret og avviklingsstyret skal gjennomføres i møter, jf. IKS-loven §§ 8, 11 og 33. Loven gir ikke direkte hjemmel for å gjennomføre fjernmøter. I forarbeidene til IKS-loven forutsettes det at møter i representantskapet skal være fysiske møter med alle representantene til stede. Departementet har i en tolkningsuttalelse åpnet for at styremøter kan gjennomføres ved fjernmøter, men ikke gitt samme åpning for representantskapet.

Det er krav om at det skal føres protokoll for møtene, jf. IKS-loven §§ 9, 12 og 33. For protokoller fra møter i representantskapet er det krav om at den underskrives av møteleder og to av representantskapets medlemmer. For protokoller fra møter i styret er det krav om at protokollen underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer.

8.2 Innspill til lovarbeidet og høring

Departementet har i forkant av høringen mottatt henvendelse fra blant annet KS Bedrift som påpeker behovet for fjernmøter i interkommunale selskaper. KS Bedrift viser blant annet til at i den nåværende situasjonen vil det være umulig å oppfylle lovens møtekrav for interkommunale selskap, som følge av myndighetenes pålegg om ikke å være mange samlet på ett sted, lokale karanteneregler mellom kommuner, samt restriksjoner på flytrafikk. KS Bedrift viser videre til at kravet om fysiske møter kan være utfordrende å overholde, også under normale omstendigheter, som følge av at det ofte er mange kommuner som er eiere i selskapene og noen ganger store geografiske avstander.

I høringen påpeker KS Bedrift at det i tillegg er behov for en midlertidig hjemmel for elektronisk signering av styreprotokoller og representantskapsprotokoller, slik at de beslutningene som treffes i fjernmøtene får nødvendig notoritet. Det fremgår av aksjeloven § 1-6 at både styre- og generalforsamlingsprotokoller kan signeres elektronisk.

I høringen har KS støttet forslaget om adgang til fjernmøter. Norsk Journalistlag (NJ) uttaler i høringen at de håper at de interkommunale selskapene vil praktisere en stor grad av åpenhet under denne ekstraordinære krisesituasjonen.

8.3 Departementets vurderinger og forslag

Kommuner har opprettet samarbeid i interkommunale selskaper på en rekke ulike samfunnsområder. På grunn av utbruddet av Covid-19 vil det kunne oppstå situasjoner hvor det verken er mulig eller forsvarlig å gjennomføre fysiske møter i interkommunale selskaper. Utbruddet av Covid-19 har derfor aktualisert behovet for adgang til å ha fjernmøter for organer i interkommunale selskaper.

IKS-loven trådte i kraft for over 20 år siden. Siden den tid har det skjedd en betydelig teknologisk utvikling som gjør at fjernmøter er en tilgjengelig måte for gjennomføring av møter, samtidig som at øvrige krav i IKS-loven til gjennomføring av møtet kan ivaretas. Til sammenlikning gis det i kommuneloven en vid adgang til å ha fjernmøter. Etter kommuneloven § 11-7 kan kommunestyret beslutte at folkevalgte organer skal ha adgang til å holde møter som fjernmøter. Av kommuneloven følger enkelte begrensninger i adgangen til å ha fjernmøter. For å begrense spredningen av Covid-19 er kommunelovens adgang til å ha fjernmøter i folkevalgte organer utvidet ytterligere i midlertidig forskrift fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Det er dermed adgang til å for eksempel ha fjernmøter også selv om medlemmene ikke kan se hverandre, slik at fjernmøtet dermed kan gjennomføres over telefon.

Departementet mener at flere av hensynene som taler for at kommunestyret og andre folkevalgte organer etter kommuneloven kan ha fjernmøter, også gjør seg gjeldende for representantskapet, styret og avviklingsstyret i interkommunale selskaper. Departementet kan ikke se at det er hensyn som taler mot at organene i interkommunale selskaper skal kunne ha adgang til å ha møter som fjernmøter. En mulig konsekvens av gjeldende IKS-lov er at interkommunale selskaper risikerer ikke å kunne fatte nødvendige beslutninger om drift av selskapet fordi selskapets organer kun kan ha møter som fysiske møter. Blant annet må representantskapet møtes for å kunne fastsette regnskapet og årsberetningen. Departementet foreslår derfor en bestemmelse som gir et midlertidig unntak fra IKS-loven, slik at representantskapet, styret og avviklingsstyret i interkommunale selskaper gis adgang til å ha møter som fjernmøter. Departementet foreslår at kommuneloven § 11-7 om fjernmøter skal gjelde tilsvarende så langt den passer. Departementet foreslår også at forskrift gitt med hjemmel i § 11-7 fjerde ledd, skal gjelde for interkommunale selskaper så langt den passer.

Departementet vurderer at det i tillegg til adgang til fjernmøter, også er behov for adgang til elektronisk signatur av protokoller fra møter i representantskapet, styret og avviklingsstyret. I IKS-loven stilles det krav til at protokoller fra møtene skal føres og at protokollen skal signeres. Departementet foreslår at det skal være adgang til signering av protokoll ved bruk av elektronisk signatur. Departementet viser for øvrig til regulering av elektronisk signatur som følger av lov om gjennomføring av EUs forordning om elektronisk identifikasjon og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner i det indre marked (lov om elektroniske tillitstjenester) og tilhørende forskrifter. Departementet viser til at elektronisk signatur er tillatt for selskaper regulert i aksjeloven, og at Nærings- og fiskeridepartementet i forbindelse med utbruddet av Covid-19 har foreslått adgang til elektronisk signatur også for blant annet selskaper regulert i selskapsloven.